ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Análisis de la Estructura Organizacional de mi Empresa

Idamis De Jesús Silva

MANA 500 Ensayo – Taller #3

Escuela De Profesionales

Universidad Del Este - Programa AHORA

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Análisis de la Estructura Organizacional de mi Empresa

Según Stephen Robbins, autor del libro Comportamiento Organizacional

(2009), define la estructura organizacional como “el modo en que se dividen,

agrupan y coordinan. Hay seis elementos clave que los directivos necesitan atender

cuando diseñen la estructura de su organización: especialización del trabajo,

departamentalización, cadena de mando, extensión del control, centralización y

descentralización, y formalización”. A continuación tendremos una descripción de

los seis (6) elementos de la estructura de una organización.

La especialización del trabajo es el grado en que las actividades de la

organización se subdividen en trabajos separados. Es el uso más eficiente de las

capacidades de sus trabajadores. Las eficiencia que se obtienen de este elemento es

la repetición el cual aumentaba la habilidad de los empleados para realizar una tarea,

se dedicaba menos tiempo al cambio de tareas, en retirar las herramientas y equipos

de una etapa anterior del proceso de trabajo y acercar las nuevas para otra. También,

de igual importancia desde el punto de vista de la organización, la capacitación para

la especialización es más eficiente, pues es más fácil y menos costoso encontrar y

capacitar trabajadores que realicen tareas específicas y repetitivas. La

departamentalización agrupa los puestos de la especialización del trabajo de modo

que se coordinen las tareas comunes. Las actividades se agrupan por las funciones

realizadas, geografía o clientes. La cadena de mando, es una línea ininterrumpida

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de autoridad que desciende del máximo nivel de la organización al escalón más

bajo, y aclara quién se reporta a quién. La autoridad se refiere a los derechos

inherentes a un puesto directivo para dar órdenes y esperar que éstas se obedezcan.

Ayuda a preservar el concepto de una línea ininterrumpida de autoridad. Establece

que una persona debe tener un superior, y solo uno, ante quien es directamente

responsable. La extensión del control, es importante porque determina en gran

medida el número de niveles y gerentes que tiene una organización. Si todo lo

demás permanece igual, entre más amplia o profunda sea la extensión, más eficiente

es la organización. La centralización se refiere al grado en que la toma de decisiones

está concentrada en un solo punto de la organización. Los altos directivos quienes

toman todas las decisiones, y los gerentes de bajo nivel sólo ejecutan las directivas

de ellos. La descentralización, la toma de decisiones es llevada hacia abajo, con los

gerentes que están más cerca de la acción las decisiones se toman con más rapidez

para resolver problemas, más personas hacen aportes a las decisiones y es menos

probable que los empleados se sientan alienados de aquellos que toman las

decisiones que afectan sus vidas laborales. La formalización es el grado en que se

encuentran estandarizados los puestos en una organización. Si un puesto está muy

formalizado, entonces en el trabajo respectivo hay una cantidad mínima de libertad

para lo que se hace, cuándo se hace y cómo se hace. Hay descripciones explícitas del

puesto, muchas reglas organizacionales y procedimientos definidos con claridad que

cubren los procesos de trabajo en las organizaciones. La siguiente tabla comparativa

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entrelaza los seis elementos de la estructura de una organización y los diseños

organizacionales.
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Tipos de Diseños Estructura de una Organización

Organizacionales
Especialización Departamentalización Cadena de Autoridad Extensión de Centralización / Formalización
del Trabajo Mando Control Descentralización

Simple

Ventaja: su
simplicidad. Es
rápida, flexible y
barata de mantener,
y la contabilidad está No es elaborada, Grado bajo Una sola Centralizada Amplia Centralizada Poca
clara. plana persona (una sola
persona)
Desventaja: difícil
de aplicar en
organizaciones que
no sean pequeñas
Burocracia

Ventaja:
actividades
estandarizadas en Estandarizados Función Se sigue Cadena de Angostas Centralizada Mucha
una forma Mando
muy eficiente

Desventaja:
conflictos entre
las unidades,
obsesión con
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seguir las reglas

Matricial

Ventaja:
Función - permite
agrupar y
compartir recursos
especializados para
Especialidad Función y Producto Dual Dual Limitada, Descentralizada Poca o
varios productos
lucha de poder ninguna
Producto- coordina
las tareas de
diversos
especialistas
para que terminen a
tiempo y dentro
del presupuesto.

Desventajas:
Función - coordinar
las tareas de
diversos
especialistas
para que terminen a
tiempo y dentro
del presupuesto.

Producto -
duplicación de
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actividades y costos
Virtual

Ventaja:
Flexibilidad.
Minimiza los
costos indirectos, Subcontrata Redes de relaciones Grupo Temporera, Ilimitadas Centralizada Poca o
disminuye los sus pequeño de poca o ninguna
riesgos y costos a principales ejecutivos ninguna
largo plazo funciones de
negocios
Desventaja: reduce
el control de la
dirección
sobre partes que
son clave para el
negocio
Sin Fronteras Tecnologías de Equipos que se da Elimina la Toma de Ilimitadas Descentralizada Poca o
información, poder cadena de decisiones ninguna
Ventajas: elimina generalistas mando participativa
las barreras
externas entre la
compañía y sus
clientes y
proveedores

Desventajas: no hay
especialización
Equipos de
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Trabajo

Ventaja: sinergia
positiva a través del
esfuerzo coordinado
Especialización Función Limitada Rara la vez Limitada Centralizada Poca o
Desventaja: más por proyectos ninguna
demandas
de comunicación,
conflictos que hay
que manejar y
reuniones a las
cuales asistir
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Actualmente laboro para la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias

(FEMA). El tipo de diseño que FEMA utiliza es la burocracia. En cuanto estructura de

organización son las siguientes: la especialización del trabajo es por especialidad, la

departamentalización es por función, se sigue una cadena de mando, la autoridad es

por una cadena de mando, la extensión de control: ilimitada, es centralizada y la

formación es alta.

FEMA tiene una Oficina Central en Washington, D.C. la cual es dirigida por un

Administrador. Al ser este un puesto de confianza el Administrador es designado por el

Presidente de los Estados Unidos. En la Oficina Central se establece la visión, misión y

objetivos de la Agencia. Estratégicamente, la Agencia tiene doce Oficinas Regionales y

dos Divisiones. Estas cubren geográficamente diversos Estados para poder coordinar

las operaciones de respuestas y recuperación en momentos de emergencia. De las dos

Divisiones, la Oficina del Caribe donde yo laboro tiene un Director quien es el

encargado de las operaciones en el Caribe. La División esta departamentalizada por

funciones desde Preparación, Operaciones, Mitigación, Finanzas, Administración,

Logística y Network. Cada departamento tiene un supervisor con personal

correspondiente. Ambas, la estructura de día a día y la de desastres siguen una cadena

de mando para poder tener un manejo adecuado del personal. Tenemos una función de

centralización y descentralización. En las operaciones de día a día somos centralizadas

y en las operaciones de desastre es descentralizada para poder brindar los recursos y

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herramientas al nivel más bajo de la comunidad que fue impactada. Nuestra extensión

de control es ilimitada porque va a depender del impacto y la magnitud del desastre.

Nuestras operaciones pueden ser pequeñas pero a la misma vez podemos tener personal

en gran escala para responder a desastres catastróficos. En las operaciones de día a día

nuestra formación es alta pero en las operaciones de desastres aunque hay procesos

estandarizados hay momentos en que tenemos que salirnos de la norma para poder

asistir a los sobrevivientes del desastre. El diseño de nuestra organización ha tenido

impactos positivos y negativos en la globalización, tecnología y comunicación.

En la globalización, nuestra área de Preparación ha tenido la oportunidad de

proveer adiestramiento y crear ejercicios para un sin número de países en como

preparase, responder y recuperarse de desastres y/o emergencias. Al tener una

estructura de Comando de Incidentes y poder aplicar estos conocimientos nos ha

permitido manejar adecuadamente las emergencias. Al tener este peritaje muchos

países, incluyendo latinoamericanos desean adquirir la información. Al igual nosotros

tenemos Academias a nivel de la nación respondedores son invitados a participar de

adiestramientos. Esto permite un intercambio de lecciones aprendidas. Durante

respuestas a emergencias mucho de nuestro personal ha sido solicitado para dar apoyo

en distintos países desde el terremoto en Haití, tsunami en Japón, entre otros. En cuanto

a la tecnología la Agencia está en la posición de incorporarla en todas las áreas

posibles. Esto nos permite alcanzar a los sobrevivientes de los desastres a través de

nuestras plataformas. La Agencia ha invertido en telefonía inteligentes y equipo móvil

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que permite a nuestro equipo en el campo llenar solicitudes al instante, aceptar

documentación para otro agilizar la asistencia por desastre. La utilización de los

medios sociales para obtener y brindar información al igual en reduciendo costos de

viajes ya que la tecnología nos permite hacer videoconferencias inclusive dar los

adiestramientos en línea. La Agencia está al tanto de las innovaciones en tecnología y

como estas nos ayudan a darle el apoyo necesario a los estados y territorios. Una de las

áreas a mejorar sería la de comunicaciones, la estructura actual es muy burocrática. En

ocasiones la comunicación es lenta ya que hay un sin número de niveles por el cual la

información pasa hasta llegar al usuario. En ocasiones tal vez no llega. Aunque se ha

incorporado la tecnología en todos los procesos y tal vez haya mejorado hasta cierto

grado pero creo que hay que buscar otras alternativas para mejorar el proceso de

comunicación escrita. En momentos de desastres el movimiento es mucho más rápido y

hay un sin número de llamadas de conferencias donde el flujo de la información es

continua, tal vez exagerada y donde todos quieren saber qué es lo que está sucediendo

y que se necesita para responder. En este escenario al igual ya que determinar si todas

las llamadas son necesarias y cuales se podrían consolidar para dar tiempo a validar y

obtener la información requerida para tomar decisiones. Como antes mencionado el

diseño actual tiene muchas ventajas pero hay áreas para mejorar.

En conclusión, las estructuras y disneas organizacionales les permiten a los

líderes de las organizaciones a identificar un sistema para agrupar y coordinar las

actividades de sus empleados. Todos los sistemas tienen ventajas y desventajas. Pero
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la organización que pueda minimizar o conseguir un balance apropiado donde su

rentabilidad no se vea afecta puede tener muchos beneficios. Las organizaciones deben

de evaluar el sistema o estructura actual para determinar si están tomando en

consideración los tiempos y la tecnología. Modificaciones pudiesen ser necesarios y

siempre hay áreas para mejorar los servicios internos y externos. En cuanto a la

agencia donde laboro han tratado de incorporar diferentes estructuras en diversos

tiempos, algunas han mejorados los procesos, otros todavía están en proceso. Creo que

la complejidad estriba en donde somos una agencia federal y hay un sin número de

procesos y legalismo que en ocasiones inhiben que hayan cambios sustancial en la

estructura de la Agencia. Según avance los tiempos posiblemente se adoptaron una

estructura donde realmente se maximicen los recursos de la organización.

 
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Referencias

Robbins, S.P. (2009). Comportamiento Organizacional. Capítulo 16: Fundamentos

de la Estructura Organizacional, pagina 519-525