PLAN OPERATIVO

Sector seleccionado: Departamento de Ventas

1. Qué necesidad busca resolver el departamento? El departamento busca el flujo de
productos e ingresos, mediante la solidificación de la relación vendedor-consumidor,
orientado en la satisfacción del cliente.
2. Cuáles son los objetivos del departamento?
Objetivo general:
Incrementar exponencialmente los ingresos de la empresa.

Objetivos específicos:
• Aumentar el reconocimiento de la empresa dentro del mercado local.
• Aumentar las ventas mensuales.
• Adquirir clientes.
• Formar y mejorar la competencia del personal.
• Fortalecer la estructura y la gestión del departamento.

3. Cuál es el resultado deseado por el departamento?

En base a los objetivos planteados anteriormente se espera obtener los siguientes
resultados:
• Adquirir información relevante para conocer el mercado y clientes potenciales.
• Conocer el grado de posicionamiento en la mente del consumidor, de igual forma la
percepción que tiene el público objetivo sobre la marca, con el fin de elaborar estrategias
idóneas en el plan de marketing.
• Lograr posicionar a la empresa en la mente del público como una empresa que ofrece
productos de calidad.
• Lograr un incremento en los ingresos mediante las estrategias planteadas en el plan de
marketing.

4. Cuáles son las actividades y estrategias de trabajo para lograr los objetivos?

El departamento de ventas deberá crear mecanismos para informar al nuevo colaborador

acerca de la historia, direccionamiento estratégico, reglamento de trabajo, relación con
otras áreas etc.
Se deberá establecer y ejecutar protocolos de promoción, valoración y méritos, a su vez
que se desarrollan planes de competencias para aquellos aspectos que no salgan bien
evaluados. Implementar un plan de incentivos que motive la fuerza de ventas y apunte al
cumplimiento de las metas establecidas favoreciendo el clima y ambiente laboral.
 Deberá fortalecer su estructura comercial, tener un equipo humano fuerte y consolidado, y
más que eso motivado y de esta forma obtener mayor cumplimiento de los objetivos y las
metas de ventas establecidas.
La empresa deberá soportar sus estrategias en sistemas de gestión de calidad y sistemas de
información que permitan crear estándares de desempeño, un mayor seguimiento y control
sobre su ejecución.

Se debe definir un sistema de objetivos que simpatice al manejo de conflictos apoyado en

un sistema de información sistematizado en busca al logro de Los objetivos del
departamento.
La implementación de herramientas de investigación, innovación y desarrollo, orientado
hacia el mercado, estrategias y servicio al cliente para una eficiente gestión del
departamento.

5. A qué buyer persona están destinadas las funciones del departamento?

Las actividades de ventas del departamento están destinadas a un público de clase media –
media alta, un público abierto a las tendencias tecnológicas y con un crédito fiable.

6. Cuáles fortalezas y oportunidades tiene el departamento para lograrlo?

El departamento de ventas cuenta con un variado stock de productos, la confianza y el
crédito de sus suplidores, así como una excelente ubicación del almacén.
Las oportunidades que estas fortalezas generan son: captar nuevos clientes, ampliación en
las ventas, así como nuevas líneas de comercialización.

7. Cuál es el estándar de calidad por el cuál se regirá el departamento?

El estándar de calidad por el cual se regirá el departamento de ventas viene arraigado a las
Normas ISO de gestión de la calidad. Las cuales abarcan un campo amplio, referente a los
productos que ofrecen las organizaciones.

8. Cuántos actores clave se necesitan para realizar las operaciones?

Los actores clave y responsables de realizar las actividades y lograr los resultados son el
Gerente General del departamento de ventas, así como los colaboradores bajo su dirección;
los cuales conforman un total de 22 personas.

9. Cuáles son los cargos que desempeñan los actores clave? Los cargos de los responsables
de que se lleve a cabo el plan operativo consisten en: Gerente General de ventas, Gerente
Financiero, Secretaria, Supervisor de almacén, Encargado de almacén, Supervisor de
ventas, Encargado de ventas, Encargado de caja, Asistente de atención al cliente, Conserje.
10. Cuáles son los requisitos con los que debe cumplir el personal?
Gerente General: Liderazgo, capacidad de comunicación clara, efectiva y persuasiva,
capacidad de negociación. Afinidad para entablar relaciones con clientes, suplidores,
subordinados y otros departamentos de la empresa. Habilidades operativas y de
planificación en materia de atención al cliente y ventas. Experiencia en informes sobre
indicadores de venta clave. Conocimientos en gestión y estructura organizacional y
conocimientos en innovación y tecnología.
Gerente Financiero: Liderazgo, capacidad de respuesta, enérgico y dispuesto a asumir
iniciativas. Habilidades operativas y de planificación en materia de estados financieros.
Habilidad en la gestión correcta de riesgos. Capacidad y conocimientos en análisis de
información financiera y económica.
Secretaria: Conocimientos de mecanografía, tratamiento de textos, transcripción de audio
y sistemas de escritura rápida. Tener buen dominio del idioma español y conocimientos
intermedios del idioma inglés. Dotes de organización y planificación de volúmenes de
trabajo. Dominio del paquete de Office.
Supervisor de almacén: Competencias y técnicas de supervisión eficaces. Conocimiento
de paquetes de software de almacén y dominio de paquetes de Office. Capacidad para
introducir, recuperar y analizar datos. Compromiso pragmático respecto a cumplir con sus
labores.
Encargado de almacén: Conocimientos en procedimientos y prácticas de gestión de
almacenes. Capacidad de implantar iniciativas de mejoras de procesos. Sólidos
conocimientos de los indicadores de rendimiento claves de almacenes.
Supervisor de ventas: Conocimientos en ventas, gestión comercial y gestión de equipos.
Capacidad para administrar, formar y motivar a un equipo de personal de ventas.
Conocimiento del proceso de venta. Cualidades de entusiasmo e iniciativa. Dotes para la
comunicación.
Encargado de ventas: Formación específica en ventas, comercial y gestión de equipos.
Conocimiento del proceso de venta. Dotes de comunicación. Conocimiento y manejo
tecnológico. Cualidad de entusiasmo e iniciativa. Afinidad para entablar relaciones con los
clientes. Dominio de los todos los por menores de los productos que ofrece la empresa.
Encargado de caja: Conocimientos informáticos básicos. Familiaridad con equipos
electrónicos, como cajas registradoras. Notables capacidades matemáticas. Grandes
capacidades de comunicación y gestión del tiempo. Orientación a la satisfacción del
cliente.
Asistente de atención al cliente: Actitud sociable, orientada a la satisfacción del cliente.
Cualidades de paciencia, autocontrol, empatía y aceptación de críticas. Conocimientos
básicos de informática y gestión vía electrónica. Dotes de gestión telefónica. Buen dominio
del idioma español. Conocimientos intermedios del idioma inglés.
 Conserje: Capacidad de trabajar sin supervisión continua. Buenas habilidades manuales
para realizar toda una serie de tareas. Poseer aptitudes frente a la resolución de problemas.
Ser una persona organizada e higiénica. Poseer dotes de comunicación.

11. Cuáles son los recursos que se necesitan?

Los recursos necesarios son:
El recurso vital del departamento; recurso humano o el personal. Los colaboradores
constituyen el pilar del departamento.
Recursos publicitarios, tales como medios tradicionales o medios tecnológicos.
Recursos materiales; entre estos están los productos que constituyen la materia prima de la
empresa, los equipos de la instalación y otros artículos del departamento.
También es necesario los recursos de mantenimiento del departamento, tales como gastos
de energía, agua, internet, alquiler, entre otros.

12. Cuál es el presupuesto que se necesita para los recursos humanos?

El presupuesto para los recursos humanos o la nómina se presenta en el valor total neto,
teniendo en cuenta se restó del total devengado en la nómina la cantidad que hay que
deducir por IRPF y Seguridad Social.
Gerente General de ventas (1) 73,960.77. Gerente Financiero (1) 75,203.42. Secretarias (2)
18,050.12. Supervisor de almacén (1) 33,166.72, Encargados de almacén (6) 18,403.03.
Supervisor de ventas (1) 24,228.17. Encargados de ventas (4) 17,107.05. Encargados de
caja (3) 12,560.68. Asistente de atención al cliente (2) 13,303.15, Conserjes (2) 12,004.12.
Para un presupuesto mensual total de RD$ 515.802.28.

13. Cuál es el presupuesto necesario para cubrir los recursos materiales?

La compra inicial de mercancía según empresas especializadas en el sector, tendrá que ser
como mínimo la siguiente:

Descripción de los artículos Total

Compra de Mercancía Mensual 2,455,915.50
Otros Materiales 94,281.6
Total 2,550,197.1

Según se vayan generando los ingresos, se irá destinando fondos mensuales para ampliar
el surtido.
14. Cuál es el presupuesto necesario para mantener el funcionamiento del departamento?
A la hora de estimar el fondo o presupuesto de mantenimiento se ha considerado una
cantidad suficiente para hacer frente al pago mensual de: Alquiler, suministros, asesoría,
publicidad, etc.
Además, habría que incluir la cuota préstamo en caso de que la inversión se realice
mediante financiación externa.
Pagos mensuales Total
Alquiler 50,000
Suministros 20,000
Publicidad 3,000
Asesoría 4,000
Otros gastos 6,000
Total 83,000

15. Cómo se obtendrá el capital para cubrir los gastos?

Observadas las cuantías totales requeridas para poner en marcha el plan, el capital será
obtenido mediante dos fuentes de financiación: Los recursos propios de la empresa o
capital privado, y un préstamo comercial con la entidad bancaria que vaya más a fin con
las necesidades de la empresa.

16. Cuáles son las herramientas y estrategias a utilizar para la potencialización de la

eficacia y eficiencia de las actividades?
Estas herramientas son:
• Comunicación: Seguimiento. Generar actas de reunión donde sea claro cada
actividad, el responsable y tiempos de ejecución. Desarrollar espacios en los cuales
se
• de capacitación, entrenamiento y consenso de oportunidades con el equipo de
ventas.
• Información y conocimiento: Sistematizar los datos para generar una trazabilidad
recopilando toda la información de la compañía.
• Intranet: Ampliar la recopilación de datos al sistema interno por procesos.
• Conocimiento Innovación Y Tecnología: Posicionar los productos como
innovadores con tecnología de punta, diseños modernos, que promuevan la
conservación del medio ambiente, generando una ventaja competitiva actual.
• Gestión Humana: Inducción. Crear mecanismos para informar al nuevo
colaborador acerca de la
• historia, direccionamiento estratégico, reglamento de trabajo, relación con otras
áreas, etc.
 • Promoción y Evaluación de desarrollo: Establecer y ejecutar protocolos de
promoción, valoración y méritos, a su vez que se desarrollan planes de
competencias para aquellos aspectos que no salgan bien evaluados. Diseñar un plan
de incentivos que motive la fuerza de ventas y apunte al cumplimiento de las metas
establecidas favoreciendo el clima y ambiente laboral
• Estructura Organizacional: El departamento deberá contar con sistemas de
información que permitan hacer ajustes a la estructura organizacional de tal modo
que esta se modifique teniendo en cuenta el perfil y el cumplimiento de metas de
los colaboradores. Cultura Organizacional

17. Cómo se realizará el monitoreo y evaluación del progreso en las actividades del
departamento?
Se deberá sistematizar los datos para generar una trazabilidad recopilando toda la
información de la empresa. La rentabilidad se deberá de calcular a partir del flujo de
efectivo neto y los activos de la empresa.
Se aplicarán indicadores tales como: porcentaje de ejecución del programa de capacitación,
porcentaje de colaboradores evaluados cuyas calificaciones estén por encima de 80%,
porcentaje de colaboradores involucrados en las actividades establecidas en este plan,
aplicación de la encuesta de clima laboral, análisis FODA y análisis PEST.

18. Cuánto dura la ejecución del plan operativo?

Este plan operativo tiene una duración exacta de un año. Pasado el plazo y revisados los
resultados obtenidos, se puede considerar aplicar tal cual nuevamente, realizar mejoras o
la creación de un nuevo plan operativo enfocado a otra necesidad y otros objetivos del
departamento de ventas.

19. Cuáles son los factores que ponen en riesgo la efectividad del plan?
Actualmente el mayor factor riesgo es la pandemia producto del Covid-19 y la delicada
situación económica en general. Así como el fortalecimiento de las medidas sanitarias, que
suponen un desafío para las operaciones internas, como para las actividades de ventas.

20. Cuáles serían las posibles alternativas para evitar o erradicar dichos riesgos?
Las posibilidades son mínimas, ya que no dependen de la empresa o del departamento de
ventas, es un factor completamente externo, por lo que solo se puede considerar en indagar
nuevas alternativas que logren contrarrestar los impactos negativos de la situación social,
sanitaria y económica actual.