REGISTRO GENERAL DELA PROPIEDAD Manual de Normas, Procesos y Procedimientos del Despacho General Primera Edicion Afio 2017 j ooooa0s,/ |GENERAL Contenido A Introduccion 4 Il. Objetivos del Manual 5 lll. Filosofia institucional 6 IV. Alcance de! Manual 13 V. Base Legal 14 VI. Simbologia utilizada 15 VIL Tabla de Inventario de Procesos y Procedimientos del Despacho General 16 VIII. Normas de los procesos y procedimientos del Despacho General 18 1X. Procesos y Procedimientos del Despacho General 20 A. Proceso de Gestién de Reuniones 21 8. Proceso de Recepcién y Tramitacién de Documentos 26 C. Proceso de Aprobacién del Plan Operativo Anual 31 D. Proceso de Representacién ante el Registro de Informacién Catastral 36 E. Proceso Presidir la Comision Nacional Registral 41 Proceso Requisiciones Mensuales 46 nes SS. G. Proceso de Emisién de Acuerdos Administrativos y Resolu H. Proceso de Presentacién del Presupuesto Institucional para Aprobacién de la Comisién Nacional Registral 56 Unidad de Planificacién y Registrador General de la Sequimianto aa Gestion Despacho General Propiedad institucional BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL Y CERTEZA JURIDICA oooso02 iMANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO. GENERAL |. Proceso de Administracién de la Agenda del Despacho General 61 J. Proceso de Emisién de Oficios y/o Providencias 67 K. Proceso de Correspondencia Interna y Externa del Despacho General 72 L. Proceso de Envio de Mensajeria 7 M. Proceso de Gestién de Archivo 82 X. Hoja de Aprobacién 87 Xl. Hoja de Elaboracién 88 Unidad de Planificacion y Registrador General de la Seguimiento ala Gestién Despacho General Propiedad Institucional BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL ¥ CERTEZA JURIDICA oo 3 4Diciembre MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO GENERAL I Introduccion Considerando que la Unidad de Planificacién y Seguimiento a la Gestién institucional es la responsable de proporcionar asesoria a la maxima autoridad y a todas las unidades organizacionales en materia de planes, programas y proyectos, asi como la coordinacién institucional para la elaboracion y actualizacién de los manuales administrativos, se elabora el presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos del Despacho General, como un documento técnico-administrativo que concentra en forma ordenada y sistematica la secuencia de acciones I6gicas para la realizacién diaria de las funciones y actividades que competen a dicho Despacho. El documento consiste en un instrumento conceptual formal y oficial que integra la Rormativa y los procedimientos administrativos y operativos regulados en las Normas Generales de Control interno de la Ley Organica de la Contraloria General de Cuentas, siendo estas normas el elemento basico que fija los criterios técnicos y metodolégi para disefiar e implementar los procedimientos para el control, registro, direccién, ejecucién e informacién de las operaciones financieras, técnicas y administrativas del Sector Publico, Derivado que las Normas Generales de Control interno son de cumplimiento obligatorio Por parte de todos los entes puiblicos, se desarrolla el presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos el cual contiene lineamientos administrativos, base legal, normas y la descripcién de los procesos y procedimientos que el Despacho General debera considerar necesario para el desarrollo y cumplimiento de sus funciones. rador General de la Propiedad Seguimiento ala Gestion Despacho General Institucional 009004 BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL ¥ CERTEZA JURIDICAMANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO. GENERAL I. Objetivos del Manual Objetivo General Disponer de un documento técnico-administrativo que describa las Normas, los Procesos y los Procedimientos a seguir por parte del personal del Despacho General, enfocandolos en alcanzar la eficacia y eficiencia en los requerimientos establecidos por los entes rectores de la planificacién. 8 Objetivos Especificos 1. Disponer de —herramientas administrativas que responsabilicen a los duefios de cada proceso y procedimiento en el desarrollo de sus funciones y atribuciones. 2. Garantizar la elaboracién y actualizacion de los documentos — técnicos-administratives _institucionales establecidos en las Normas Generales de Control Interno de la Ley Organica de la Contraloria General de Cuentas. 3. Establecer las normas de cumplimiento obligatorio que debera aplicarse en los procesos y procedimientos para realizar la planificacién institucional asi como la elaboracién y actualizacién de los Manuales. Administrativos. 4, Establecer normas de aplicacién general a las cuales debera regirse el personal del Despacho General y demas personal del Registro General de la Propiedad. Unidad de Planificacion y Registrador General de la eeancnstm oerteh ae oor Gnu ee eas casa eety ore anie 090005 lMANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO. GENERAL i. Filosofia Institucionalk: " aprobada mediante Acuerdo Administrative 21-2017 de fecha 26 del mes de junio del 2017. Unidad de Planificacién y ‘Seguimiento ala Gestion Institucional Registrador General de la Propiedad 9009008 t Despacho General BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL ¥ CERTEZA JURIDICAMANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO. GENERAL, Mision Somos una institucién publica, que mediante la utilizacién de tecnologia moderna y la eficiente utilizaci6n de recursos, garantizamos la certeza juridica y seguridad registral, de los actos requeridos por los titulares de bienes inmuebles, muebles identificables y demas derechos reales, con el objeto de proteger el derecho humano fundamental de la propiedad con apego a las leyes y demas normas de la materia que nos rigen. Unidad de Planificacion y Seguimiento a la Gestién Institucional Registrador General de la Propiedad Despacho General eis eee nee Verte ce ooo00t,/] Diciembre 2017 MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO | GENERAL | Vision Consolidar al Registro General de la Propiedad como una institucién publica lider, socialmente responsable y financieramente sustentable, pionera de un modelo de gestidn del servicio publico certificado a nivel internacional; altamente capaz de brindar certeza juridica y seguridad registral fundamentados en el principio de legalidad. Unidad de Planificacién y Seguimiento a la Gestion Institucional Et Registrador General dela Propiedad oo09008 Despacho General BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL ¥ CERTEZA JURIDICAMANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO [= GENERAL Valores de Honestidad 2 Responsabilidad 3. Lealtad 4. Vocaci6n de Servicio 5. Integridad 6. Trabajo en Equipo ae Transparencia 8. Calidad 9. Respeto 10. Orden Unidad de Planificacion y ae Registrador General de a Seguimiento a la Gestion Despacho General Propiedad = 0000009) | Institucional BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL ¥ CERTEZA JURIDICAMANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO / GENERAL, li Ejes Estratégicos Plan Estratégico Institucional 2017-2020 Fortalecimiento tsi d(ar 1) Transparencia, Dye a a RY i releloda) Administracion Eficiente de los Teor) BYTE BY Modernizacion fetta Z Bolle) Ueto dito [olaF- 1) Unidad de Planificacién y Pe ? Registrador General dela Seguimiento a la Gestién Despacho General peed Institucional ee mando SEGUMIDA0 REGISTRAL¥CEATEDAURIOIEA 0000010Diciembre 2017 11deas MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO GENERAL Objetivo Institucional? Realizar la inscripcién, anotacién y cancelacién de los actos y contratos relativos al dominio y demas derechos reales sobre bienes inmuebles o muebles identificables. Funciones Institucionales Inscribir los titulos que acrediten el dominio de los inmuebles y de los derechos reales impuestos sobre los, mismos; los titulos traslativos de dominio de los inmuebles y en los que se constituyan, reconozcan, modifiquen 0 extingan derechos de usufructo, uso, habitacién, patrimonio familiar, hipoteca, servidumbre y cualesquiera otros derechos reales sobre inmuebles, asi como también sobre los bienes muebles facilmente identificables por los nimeros y modelos de fabricacion. > amivulos 1124 y 1128 del Cio Civil Uinded de enneneny Registrador General dela ento ala Gestion Despacho General pacar Instiucional agaaetty sano sECURIOADAEISTRALY CERTZA WIDIEA 9iciembre 2017 ideas MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO GENERAL 2. Efectuar la inscripcién de ferrocarriles, canales, muelles y obras publicas de indole semejante, asi como los buques, naves aéreas y los gravémenes que se impongan sobre cualquiera de estos bienes. 3. _ Registrar las concesiones otorgadas por el Ejecutivo para el aprovechamiento de las aguas nacionales, explotacién de la actividad minera y otras inscripciones especiales. 4. Llevar el registro de los testamentos que se otorguen y también control de avisos notariales que se presenten. Unidad de Planificacién y PUP ENA Seguimiento a la Gesti6 Despacho General eiadad Institucional TTF 9 BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL Y CERTEZA JURIDICA ooo TREES Fam IR TAT Tae ESN woo ITOGENERAL IV. Alcance del Manual El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos serdn de aplicacién y observancia obligatoria para el personal del Despacho General y demas personal de todas las Unidades Organizacionales del Registro General de la Propiedad. Unidad de Planificacion y Registrador General de la Seguimiento a la Gestién Despacho General Propiedad Institucional BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL ¥ CERTEZA JURIDICA 9999013MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO GENERAL Base Legal Acuerdo Gubernativo No. 30-2005, Reglamento de los Registros de la Propiedad. Acuerdo Administrativo 223-2012, Reformas al Acuerdo Administrativo 30-2005. Decreto ntimero 101-97, Ley Organica del Presupuesto y sus reformas. Acuerdo Gubernativo No. 540-2013, Reglamento de la Ley Organica del Presupuesto. Decreto No. 57-2008, Ley de Acceso a la Informacién Publica. Normas Generales de Control Interno de la Ley Orgénica de la Contraloria General de Cuentas. Acuerdo Administrativo 21-2017 Filosofia Institucional del Registro General de la Propiedad. Acuerdo Administrative 37-2017 del Registro General de la Propiedad. Unidad de Penni ony Registrador General dela Seguimiento ala Gestion Despacho General canis Institucional j000L4 LINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL ¥ CERTEZA JURIDICA 5 Tom TPE ATTYMANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO. GENERAL VI. Simbologia Utilizada No. Actividades. DECISIONO ATERNATIA, No st 10 2 DOCUMENT 6 ‘GENERADOO OPERACION. ‘UTILIZADO | 3 ‘DOCUMENTOS PROCESO 7 eNerADOS O "1 ACTERNATIVO| UTLIZADOS Le 4 8 Auaconaerto Disco mAGNETICO reo Unidad de leoinesee Registrador General de la Seguimiento ala Gestion Despacho General Patiala a Institucional, | tf RINDANDO SEGUNDO REGISTAL Y CERTEZAURDICA goov0LsDiciembre 2017 MANUAL DE NORMAS, PROCESOS ¥ PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO GENERAL Vil. Tabla de Inventario de procesos y procedimientos del Despacho General Unidad de Planificacion y Registrador General de la Seguimiento a la Gestién Despacho General Propiedad Instucional J Seo ea aenied (aretanoi 900016)MANUAL DE NORMAS, PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO. GENERAL PR Proceso DG Despacho General 01 «== ~—Correlativo Unidad Organizacional: Despacho General No. Nombre del Proceso 0 Procedimiento | Sédigo Procesos del Despacho General: 1 | Gestion de Reuniones PR-DG-01 2 | Recepcién y tramitacién de Documentos PR-DG-02 3 _ | Aprobacién del Plan Operativo Anual PR-DG-03 4 | Representacién ante el Registro de Informaci6n Catastral PR-DG-04 5 _| Presidir la Comision Nacional Registral PR-DG-05 6 _| Requisiciones Mensuales PR-DG-06 7 _| Emisién de Acuerdos Administrativos y Resoluciones PR-DG-07 Presentacion del Presupuesto institucional para Aprobacién | PR-DG-08 8 de la Comision Nacional Registral ‘9 | Administracién de la Agenda del Despacho General PR-DG-09 40 _| Emision de Oficios y/o Providencias PR-DG-10 41 _| Correspondencia Intema y Externa del Despacho General PR-DG-17 q2 | Envio de Mensajeria PR-DG-12 13 _ | Gestion de Archivo PR-DG-13 Unidad de Planificacién y Seguimiento a la Gestion Despacho General Institucional l Registrador General de la Propiedad BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL Y CERTEZA JURIDICA FORGTS TER Pomel TOR DRRTTT Tax Z2S0.06HT WRN DONE RT EDO ono9017Diciembre 2017 MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO GENERAL Vill. Normas de los procesos y procedimientos del Despacho General inden de Piast sony, Registrador General dela i Gestion Despacho General enaiee oo0oaie,/ BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL Y CERTEZAMANUAL DE NORMAS, PROCESOS ¥ PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO GENERAL 19 deas, Normas Generales de los Procesos del Despacho General '* El Despacho General del Registro General de la Propiedad, es dirigido por el Registrador General de la Propiedad, quien es nombrado por el Presidente de la Republica de Guatemala, por medio de acuerdo gubernativo a través del Ministerio de Gobernacién, segiin lo establecido en el articulo 1225 del Decreto Ley 106, Codigo Civil. «Desde el Despacho General se establecen las politicas administrativas a lo interno y a lo externo de la Instituci6n, en este tiltimo caso se refiere a los asuntos que el Registro desarrolla para con los usuarios como en las _relaciones, interinstitucionales que resultan necesarias. «A través del Despacho General, se ejecutan también las decisiones que toma la Comisién Nacional Registral en el ambito de su competencia, segun el Acuerdo Gubernativo 30-2005. © Para la buena marcha del Despacho General, se cuenta con personal calificado y asesores que colaboran en la ejecucién de asuntos que no pueden ser abordados personalmente por el Registrador General y dependiendo del criterio del Registrador, también se apoya en el Registrador Sustituto, que hace sus veces en ausencia temporal. = Para un mejor control de la documentacién que ingresa y egresa del Despacho General, se coloca un ntimero de correlativo y se escanea en carpetas digitales y fisicas. «Para un mejor seguimiento a los temas de asuntos de mayor interés institucional se llevan a cabo las reuniones de directores, por medio de las cuales se giran instrucciones directas que se deben ejecutar en cada una de las direcciones. Unidad de Planificacion y Registrador General de la Seguimiento a la Gestion Despacho General Peaniedse institucional | RINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL Y CERTEZA JURIDICA anooo12!)MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO GENERAL IX. Procesos y procedimientos del Despacho General Registrador General de la Propiedad 0000020,) Despacho General BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL Y CERTEZA SURIDICA RGR TEE ome DIC TBAT Tax 2IS00NT HoT ROinOTTOEMANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO GENERAL 2idess |. Nombre del Proceso: Gestién de Reuniones ll Cédigo del Proceso: PR-DG-01 2.1 Objetivo del Proceso: Organizar, coordinar y llevar la agenda de las reu nes programadas por el Registrador General. 2.2 Alcance del Proceso: Usuarios Internos, Externos y Entidades 2.3. Fundamento Legal o Documentos de Soporte: Decreto Ley 106 “Cédigo Civil” ‘Acuerdo Gubernativo 30-2005 2.4 Responsable(s) del Proceso: Asistente del Despacho General 2.5 Usuarios del Proceso: Asistente del Despacho General y Registrador General, = Numero de reuniones solicitadas vrs numero de reuniones llevadas a cabo + Reunién: Acto en que se rednen un conjunto de personas, particularmente para tratar algin asunto. Unidad de Planificacion y Registrador General de la Seguimiento ala Gestion Despacho General a institucional RINOANDO SEGURIDAD REGISTRAL¥ CERTEZA RII gonan21yMANUAL DE NORMAS, PROCESOS ¥ PROCEDIMIENTOS DEL DESPACHO GENERAL Ml. Deseripcién de las Actividades del Proceso: Por delegacién del Interesado Despacho General o por cotysee reunion | | Parte del Usuario solictan 1 la reunién verbalmente, por escrito. =o v electronicamente La Asistente del Despacho eae General realiza la consulta : 2 reunion con el Registrador General Asistente del para que autorice la Despacho General reunion e indique fecha y v hora de reunién. ‘Agendar Reuni ‘Agenda le vid ke - 3 “ew || programa en agenda fica Asiteme de brograma en 2g Despacho General vy digital Notcan de : erin Se notifica al solictante y Asitente de ‘se confirma la reunion Despacho General Unidad de Planificacion y , Registradior General deta Seguimiento a la Gestién Despacho General Propiedad Institucional 9000022 |) BRINDANDO SEGURIDAD REGISTRAL Y CERTEZA SURIDICA