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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Código


SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Fecha
DOCUMENTO
CODIGO RETENCION ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL FORMA
TIPO DOCUMENTAL SOPORTE FISICO SOPORTE CONSERVACION
SERIE SUBSERIE ORIGINAL COPIA ELECTRONICO GESTIÓN CENTRAL CT S E F D
ACTAS
Brigada de Emergencia x x
Comités 1 9
Acta de Conformación x 1 9 x x
Citación x 1 9 x x
Acta Reunion 1 9 x x
Soporte de sus actuaciones x 1 9 x x
Anexos x 1 9 x x
Revisión de la Gerencia x 2 2 x
Auditorias x 2 2 x
ELECCION DE REPRESENTANTES
Copasst
Convocatorias x 2 2
Inscripciones x 2 2 x
Tarjetones x 2 2 x
Acta instalación mesas x 2 2 x
Acta conteo de votos x 2 2 x
Lista General de Votantes x 2 2 x
Comunicado a Representantes de la Compañía x 2 2
Comunicado de Notificación de la Elección x 2 2 x
Comité de Convivencia
Convocatorias x 2 2 x
Inscripciones x 2 2 x
Tarjetones x 2 2 x
Acta instalación mesas x 2 2 x
Acta conteo de votos x 2 2 x
Lista General de Votantes x 2 2 x
Comunicado a Representantes de la Compañía x 2 2
Comunicado de Notificación de la Elección x 2 2 x
ESTADISTICA OCUPACIONAL
Indicadores de Accidentalidad x 5 0 x x
Indicadores de Ausentismo x 5 0 x x
Indicadores Enfermedad Laboral x 5 0 x x
Indicadores de Cumplimiento planes de trabajo x 5 0 x x
ESTUDIOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Matriz de Identificación y Valoracion de Riesgos x 5 5 x
Plan de Emergencias x 5 5 x
Mediciones ambientales x 2 20 x
Informes de Condiciones de Salud de los trabajadores 2 20 x x
PROGRAMAS
Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo x
Invitaciones x 1 9 x
Relación de participantes x 1 9 x
INFORMES
Informe de Gestión x 2 4 x
REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION DE SST
Registros
Reporte de Inspecciones x 2 2 x
Cronograma de inspecciones planeadas x 2 2 x
Pruebas de Elementos de Protección personal x 2 2 x
Reporte condiciones de Seguridad x 2 2 x
Reporte e investigación Accidentes e incidentes laborales x x x
Reporte condiciones de Salud del trabajador x x x
Reporte, investigación y seguimiento de personal con EL o EC con x x x
Actas de reintegro y reubicación laboral x SE ENVIA A CADA x x
HOJA DE VIDA:
Entrega Elementos de Proteccion Personal x SE RETIENE 20 x x
AÑOS DESPUES
Conceptos de Examenes de ingreso, periodicos y de retiro de x
DE TERMINADA
LA RELACION x x
trabajadores LABORAL

x x x
Control de Asistencia capacitaciones y actividades del sistema
Evaluación de acciones de formación x x x
Documentación de contratistas x 2 2 x
Reportes e informes de Auditoria x 2 2 x
Seguimiento acciones correctivas y preventivas x 2 2 x
Matriz de Seguimiento
Aspectos Legales x 3 0 x
Inspecciones x 3 0 x
Control Elementos de emergencia x 3 0 x
Accidentes e incidentes laborales x 3 0 x
Casos Atel o EC con Recomendaciones x 3 0 x
Historico de incapacidades x 3 0 x x
Elementos de Protección Personal x 3 0 x
Control de contratistas x 3 0 x

CONVENCIONES:
CT: CONSERVACIÓN TOTAL __________________________________________________
S: SELECCIÓN FIRMA APROBACIÓN RESPONSABLE AREA
E: ELIMINACIÓN __________________________________________________
F: FISICO APROBACIÓN ARCHIVO
D: DIGITALIZACION

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