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ASPECTOS IMPORTANTES PARA

PLANEAR PROCESOS DE GESTION DE
TALENTO HUMANO
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ANÁLISIS DOFA:

¿Qué es y cómo hacerlo?

Un análisis DOFA es una evaluación de los procesos; que tanto individuos como empresas realizan
para conocer su situación o posición en el mercado. De esta manera pueden saber qué tan
competitivos son y en qué áreas deben concentrarse para serlo.

Una matriz DOFA implica estudiar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (Según
sus iniciales – DOFA). Este método realiza un análisis interno y externo. En este caso las fortalezas
y las debilidades son internas; mientras que las oportunidades y amenazas son externas.

Tanto empresas como individuos utilizan esta herramienta para conocer su estado actual y de esta
manera tener la información suficiente para tomar decisiones. Después de obtener los resultados
de este análisis, una empresa sabrá qué la está ayudando a lograr sus objetivos. Y también sabrá
qué obstáculos debe superar o minimizar para alcanzar los resultados deseados.
CÓMO HACER UN ANÁLISIS DOFA

Para desarrollar un análisis DOFA sigue los siguientes pasos:

1. Antes de crear una matriz DOFA es esencial crear un perfil de la empresa. Es decir,
describir qué hace la empresa y quiénes son sus clientes. Esto ayudará a tener una base
sólida para determinar los factores internos y externos que afectan a tu empresa. De
acuerdo con el portal Investopedia, empresas de mayor tamaño deberán hacer análisis
independientes de sus áreas, marcas o líneas de producto; para así conocer el impacto que
generan en la compañía.
2. El segundo paso es determinar cuál es el objetivo por el cual se está desarrollando este
análisis. ¿Quieres expandirte a un nuevo mercado?, ¿crear un nuevo producto?, ¿prevenir
futuros fracasos?, ¿saber qué elementos están afectando el éxito de tu empresa?, ¿qué
hacer para ser más fuertes frente a la competencia? Si existe un objetivo claro, será más
sencillo encontrar los elementos de este análisis.
3. El tercer paso consiste crear una matriz de 2×2. Cada sección del diagrama será el espacio
para escribir las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de tu empresa.
4. En el siguiente paso debes escribir la información relacionada con cada título de la matriz.

PREGUNTAS QUE TE AYUDAN A COMPLETAR UN ANÁLISIS DOFA.

Encuentra a continuación algunas preguntas que te ayudarán a identificar los diferentes

componentes de un análisis DOFA.

Fortalezas: Son todos aquellos elementos que te brindan una ventaja competitiva.

 ¿Qué hacemos excepcionalmente bien?

 ¿Cuáles ventajas tenemos?
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 ¿Cuántos activos o recursos tenemos?

 ¿Qué fortalezas identifican nuestros empleados y clientes?

Debilidades: Son todos aquellos elementos que te ponen en desventaja.

 ¿Qué estamos haciendo que podríamos hacer mejor?

 ¿Cuáles son las críticas y quejas que recibimos?
 ¿En dónde somos vulnerables?

Oportunidades: Son todos aquellos espacios en el mercado que no han sido tenidos en cuenta; y
que podrían representar mayores utilidades a futuro.

Estas oportunidades son externas y son comúnmente determinadas por las tendencias del
mercado.

 ¿Qué oportunidades conocemos, pero no hemos hecho nada para aprovecharlas?

 ¿Existen nuevas tendencias de las cuales podemos tomar ventajas?

Es importante tener en cuenta si tu empresa está en una posición estratégica para atacar estas
oportunidades; teniendo en cuenta tus fortalezas y debilidades.

AMENAZAS: Están determinadas por las fluctuaciones del mercado, las regulaciones del gobierno,
o la percepción del público.

 ¿Qué elementos externos existen que bloquean nuestro progreso?

 ¿Cuáles condiciones económicas están afectando nuestro negocio?
 ¿Qué cambios en el mercado podrían impactar nuestra empresa?

Las debilidades encontradas son vitales para determinar qué tan vulnerable es tu empresa al
enfrentar las amenazas externas.

EJEMPLO DE ANÁLISIS DOFA

En el año 2015, el portal Valueline.com realizó un análisis DOFA de “The Coca Cola Company”.
Cómo se explicó en los párrafos anteriores; se analizaron los factores internos (Fortalezas y
Debilidades) y externos (Oportunidades y amenazas) de la compañía.

Encuentra a continuación un resumen de sus resultados:

FACTORES INTERNOS.

Fortalezas: El gran reconocimiento de la marca Coca Cola alrededor del mundo. Su logo y sus
comerciales resuenan en consumidores de todas las edades. Por otro lado, Coca Cola ha
construido una enorme red de distribución; alcanzando a más de 200 países.

Debilidades: Las fluctuaciones de la moneda extranjera. ES una debilidad ya que Coca Cola debe
manejar dinero en divisas diferentes al dólar; como yenes, euros y monedas latinoamericanas.
Adicionalmente el manejo del agua como recurso principal para la elaboración del producto;
debido a su tratamiento y a que es un recurso limitado.
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FACTORES EXTERNOS.

Oportunidades: Grandes opciones de expandirse en los mercados emergentes. En los cuales crece
la población y mejora su situación económica. Así mismo, la diversificación de sus productos les ha
permitido crecer en otras categorías dentro del mercado de las bebidas.

Amenazas: La constante búsqueda de los consumidores por opciones saludables. Además del
incremento de la competencia por parte de empresas que están ofreciendo estas opciones.
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¿Qué es la departamentalización?
La departamentalización podemos definirla como la sectorización que se realiza en una empresa
de los empleados por departamentos según las necesidades y actividades que se lleven a cabo en
la misma.

Está organización se produce formando grupos de trabajos en donde cada uno se encarga de
cumplir con el papel que se le asigna según las labores que esté capacitado para llevar a cabo. Este
concepto está muy ligado y se basa en la correcta estructura organizacional.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

A la hora de clasificar los diferentes tipos de departamentalización se puede hacer según al criterio
que se aplique esta, a continuación, se mencionan los diferentes casos:

 Por tiempo: Es aquella que se realiza de acuerdo al turno de trabajo o a la jornada laboral.
 Por cliente: Se organiza la empresa de acuerdo al tipo de servicio que se presta a un
determinado cliente o de acuerdo a la clase de necesidades que presenten estos.
 Por territorio: De acuerdo con el área geográfica donde se brindan los servicios la
empresa.
 Por productos o servicios: Se toma en cuenta el tipo de producto o servicio que se ofrece
y de esta manera se realiza la división de departamentos.
 Por proyectos: Se realizan equipos diferentes de acuerdo a cada proyecto que se planea
realizar.
 Por equipo: Se elaboran equipos de trabajo para que las actividades sean realizadas a
plenitud y se disminuya el costo del trabajo.
 Por procesos: Busca optimizar y hacer rentable la producción a través de procesos que
contribuyen a un mejor rendimiento.
 Por funciones: El trabajo se divide de acuerdo a las actividades y al área que le
corresponde llevar a cabo dicha labor.

IMPORTANCIA DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN

La departamentalización en las empresas es de suma importancia ya que esta permite llevar a

cabo la especialización que facilite las actividades de la organización. De esta manera se puede
ordenar el trabajo para lograr los objetivos de una manera eficiente.

Sin departamentalización, la organización de las tareas sería difícil ya que al no sectorizar a la

organización no se puede respetar el orden que da eficiencia y rapidez al cumplimiento de
actividades para lograr las metas y objetivos de la empresa. También, sin esta, sería difícil ejercer
un correcto control ante los empleados de la organización.

EJEMPLOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
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A continuación, veremos algunos ejemplos que permitirán comprender mejor a lo que se refiere la
departamentalización.

 En un banco se lleva a cabo la departamentalización cuando se dividen las actividades de

esta forma: gerente, banca comunitaria, banca empresarial, banca institucional, banca
agrícola y préstamos hipotecarios e inmobiliarios.
 En una empresa se podrá encontrar los diversos sectores: Finanzas, Marketing, Producción
y Presidencia. A esta división se la llama departamentalización.
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ORGANIGRAMA
¿Qué es y cómo hacerlo?
Es importante que en tu empresa o negocio tengas bien definido un organigrama, porque muestra
la estructura organizativa, es decir, informa cómo está ordenada internamente.

El organigrama ordena y estructura tu empresa dentro de su comunicación formal, es decir,

informa a todos de forma oficial qué departamentos hay en tu empresa, qué personas ocupan sus
puestos, cuáles son sus funciones y cómo se relacionan entre ellos.

En este artículo te voy a explicar cómo puedes organizar los departamentos de tu empresa,
haciendo tu organigrama, con varios ejemplos de estructuras de pequeñas y medianas empresas
de distintos sectores o actividades.

1. DEFINICIÓN DE UN ORGANIGRAMA

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura interna de tu empresa.

1.1 ¿QUÉ ES UN ORGANIGRAMA?

Es un esquema de tu empresa.

Este puede ser el organigrama básico de cualquier empresa:

La función esencial del organigrama es informar, tanto a personas internas como externas de la
empresa.

La información que contiene un organigrama es la siguiente:

Departamentos.

Personas

Funciones
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Relaciones jerárquicas.

Puedes hacer una representación sencilla, incluyendo solamente los departamentos, o una
representación más completa que añada las personas incluidas en ellos y las competencias que
tienen.

1.1 DEPARTAMENTOS DENTRO DE UNA EMPRESA

Todos los departamentos de tu empresa han de cooperar y trabajar unidos para conseguir un
objetivo común. Esto queda reflejado en tu organigrama.

Los departamentos más comunes en una empresa son los siguientes:

 Dirección General.
 Compras.
 Almacén.
 Logística.
 Producción.
 Marketing.
 Comercial.
 I+D. (innovación y desarrollo)
 Administración.
 Finanzas.
 Recursos humanos.

Tu organigrama es la imagen de tu empresa, por tanto, has de adaptarlo a ella. Puedes añadir
otros departamentos como pueden ser:

 Sistemas de información.
 Calidad.
 Atención al cliente.
 Exportación.
 Expansión.
 Asesoría jurídica.

Dependiendo del tamaño de tu empresa, tu actividad y el número de empleados, tendrás más o

menos departamentos desarrollados.

Ten claro, que la mayoría de las funciones de esos departamentos se están haciendo, lo más
habitual es que seas tú quien realiza todas las actividades en las cuales no tengas un
departamento creado en tu empresa.

1.2 PERSONAS RESPONSABLES DE CADA DEPARTAMENTO

Cada departamento tiene una persona responsable de él, con unos empleados a su cargo.

Son los jefes de departamento, por ejemplo:

Jefe de compras – José García.

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Jefe de producción – María García.

Jefe de comercial – Pedro García.

Jefe de administración – Ana García.

1.3 FUNCIONES DE DIRECTOR EJECUTIVO O CEO (CHIEF EXECUTIVE OFFICER)

Las funciones básicas a realizar por el Director Ejecutivo o CEO de la empresa, es decir, tus
funciones son las siguientes:

 Definir y potenciar la imagen corporativa y cultura de tu empresa.

 Planificar el modelo de negocio que vas a seguir.
 Tomar decisiones de estrategia
 Informar y controlar el cumplimiento de objetivos.
 Organizar los diferentes departamentos de tu empresa.
 Coordinar y unir el trabajo de todos los departamentos.
 Gestionar y motivar el talento de tu empresa.

1.4 FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA

A continuación, tienes las funciones básicas a realizar dentro de cada departamento. Estas son
orientativas, pues dependen del tipo de actividad, sector y tamaño de tu empresa pueden variar.

COMPRAS.

 Gestión de proveedores.
 Optimizar los costes de compra.
 Gestión de compras: calidad y documentación.
 Gestión de stock.
 Analizar tendencias y alternativas fuentes de suministro.

ALMACÉN.

 Gestión de recepción, almacenamiento y salida de mercancía.

 Conservación y mantenimiento de la mercancía.
 Gestión de inventario.

LOGÍSTICA.

 Gestión de negociación con empresas de logística

 Gestión y trazabilidad de expediciones.

PRODUCCIÓN.

 Planificación de la producción y materia prima necesaria.

 Ejecución del proceso productivo.
 Innovar y mejorar producción.
 Control de calidad proceso productivo.
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MARKETING

 Elaboración del Plan de Marketing.

 Diseño e implantación de la estrategia de marketing.
 Gestión de la marca personal.
 Estudio de mercado.
 Estrategia de comunicación.
 Calendario de eventos, ferias y relaciones públicas.
 Desarrollo estrategia: web, blog y redes sociales.
 Crear campañas publicitarias.
 Gestión de tu web y posicionamiento (SEO).
 Control del presupuesto y objetivos.

COMERCIAL

 Previsión de ventas.
 Elaboración estrategias de captación y fidelización de clientes.
 Gestión clientes activos.
 Captación de nuevos clientes.
 Gestión antiguos clientes no activos.
 Ejecutar campañas y promociones.
 Establecer métodos de atención al cliente.
 Control de objetivos.

I+D. (INNOVACIÓN Y DESARROLLO)

 Identificar oportunidades.
 Generar ideas de nuevos proyectos.
 Transformación digital de la empresa.

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD.

Administración

 Gestión de facturas de clientes y proveedores.

 Gestión de cobros y pagos.

Contabilidad

 Apuntes contables.
 Preparación y pago de impuestos.
 Cierre ejercicio.
 Obligaciones registrales.

FINANZAS Y CONTROL DE GESTIÓN.

Finanzas

 Gestión de costes.
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 Plan financiero: gestión de presupuestos y búsqueda de financiación.

 Análisis y control objetivos.

control de gestión.

 Control cumplimento objetivos de todos departamentos.

 Análisis evolución entorno.
 Plan estratégico: asesoramiento estratégico a Dirección.

RECURSOS HUMANOS.

 Gestión administrativa de personal.

 Reclutamiento y selección personal.
 Formación y desarrollo profesional.
 Evaluación del desempeño.
 Descripción y retribución del puesto de trabajo

1.5 RELACIONES JERÁRQUICAS

En una pequeña y mediana empresa la posición jerárquica es más reducida:

 CEO o Director Ejecutivos o Director General.

 Jefes de departamento.
 Operarios.

En una gran empresa la posición jerárquica es la siguiente:

 CEO o Director Ejecutivos o Director General.

 Director de departamento.
 Jefes de áreas.
 Supervisores.
 Operarios.

2. PARA QUÉ SIRVE UN ORGANIGRAMA

El organigrama te permite analizar cada una de las áreas de tu empresa, reflejando la estructura e
información de toda ella.

En un organigrama puedes tener los nombres de las personas que están a cargo de dirigir cada
departamento y la relación de competencias que tiene.

Es útil tanto para el personal interno como colaboradores, proveedores y clientes, al tener
identificado quién es el responsable de una determinada área, todos saben con quién tienen que
comunicarse.

2.1 ¿CUÁNDO HACER EL ORGANIGRAMA DE TU EMPRESA?

El organigrama de una empresa se elabora dentro del Plan de negocio, cuando vas a crear tu
empresa, o dentro del Plan estratégico, cuando tu empresa está en funcionamiento, necesitarás
rediseñar su estructura para tener un crecimiento sostenido.
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2.2 ¿QUIÉN ELABORA EL ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA?

El organigrama está confeccionado por el departamento de recursos humanos, porque estructura

y organiza a todo el personal de tu empresa.

Si tu empresa es pequeña no tienes departamento de recursos humanos, eres tú, el director

general o CEO quien se encarga de la selección y gestión del personal, por tanto, serás tú el
responsable de elaborar tu organigrama.

3. TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Existen muchos tipos de organigramas, aquí tienes los más utilizados:

Organigrama horizontal: Sus departamentos están ordenados de izquierda a derecha y sus niveles
jerárquicos se representan en columnas.

Organigrama vertical: Sus departamentos están ordenados en forma de pirámide, de arriba

(Dirección General) hacia abajo (trabajadores). Este es el esquema que vas a ver en los ejemplos
de este artículo.
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Organigrama circular: En el centro está la Dirección General y alrededor, formando un círculo,

están el resto de departamentos.

Organigrama mixto: Es una mezcla de los tres anteriores.

4. Ejemplos de organigramas

Ahora vas a tener varios ejemplos de organigramas para que puedas encontrar uno similar a la
estructura de tu empresa.

Están de menor tamaño a mayor, por tanto, cuanto más crece la empresa, más complejo es su
organigrama.
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4.1 Organigrama de un emprendedor

Este es el más sencillo, pues todo lo haces tú.

4.2 ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA PEQUEÑA O MICROEMPRESA

En este caso, tienes algún empleado que te ayuda, normalmente en estará en administración o
producción. Además, tendrás externalizados los servicios de contabilidad, fiscal y laboral.

4.3 ORGANIGRAMA DE UNA PYME O EMPRESA DE SERVICIOS

En este caso, tienes contratados varios empleados (administración, producción o ventas) y

externalizados varios servicios (contabilidad, fiscal, laboral y marketing).
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4.4 ORGANIGRAMA DE UNA PYME O EMPRESA DE PRODUCTOS

En este caso es similar al anterior, solo que incluye departamento de producción, almacén y
logística, los cuales desarrollan el proceso de fabricación y entrega al cliente.

Tienes contratados varios empleados (administración, producción o ventas) y externalizados varios

servicios (contabilidad, fiscal, laboral y marketing).

4.5 ORGANIGRAMA DE UNA PYME DE GRAN TAMAÑO

En este caso, para una empresa de mayor tamaño, puedes ver cómo organizar la mayoría de los
departamentos vistos en apartados anteriores.

5. CÓMO HACER UN ORGANIGRAMA

Para elaborar tu organigrama necesitas tener claro cuáles son los departamentos que tiene y
necesita tu empresa.

 Antes de hacer tu organigrama, debes tener en cuenta:

 Tú puedes ocupar varios departamentos al mismo tiempo.
 Puedes tener varios departamentos unidos, realizando sus tareas una misma persona.
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 Puedes tener uno o varios departamentos externalizados.

5.1 PASOS PARA HACER UN ORGANIGRAMA

Estos serían los pasos a realizar para hacer tu propio organigrama:

Haz un listado con todos los departamentos de tu empresa.

1. Define las funciones a realizar en cada departamento y la persona responsable de realizar

esas tareas.
2. Haz un esquema con Power Point de tus departamentos. Puedes guiarte con los ejemplos
anteriores.
3. Analiza que el funcionamiento es adecuado e identificadas las tareas a optimizar. Es
aconsejable identificar:
a) Tareas en las cuales tu empresa es buena y las que no es tanto.
b) Tareas principales o estratégicas y tareas secundarias.

4. Es una forma de saber cuáles son las actividades candidatas a delegar o externalizar, para
hacer crecer tu empresa.
5. Comunica a todos tus empleados el organigrama, para que cada uno sepa cuál es su
puesto y responsabilidad.

6. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UN ORGANIGRAMA

Tiene muchas ventajas frente a sus desventajas, a continuación, tienes ambas.

6.1 VENTAJAS DE UN ORGANIGRAMA

Son muchas las ventajas de hacer un organigrama, estas son algunas de ellas:

 Su organización te ayuda a conseguir tus objetivos.

 Transparente en política de promoción y ascensos de la plantilla.
 Muestra la cadena de mando y las relaciones entre los departamentos.
 Divide y reparte el trabajo de forma clara.
 Informa quién es el responsable de cada área.
 Facilita las tareas de supervisión de los mandos intermedios.

6.2 DESVENTAJAS DE UN ORGANIGRAMA

Siempre es aconsejable que tengas hecho el organigrama de tu empresa, aunque debes saber que
tiene alguna desventaja:

 No refleja, ni tiene en cuenta las relaciones informales.

 Trasladar la estructura del papel a la realidad, puede ser complicado en algún
departamento o persona.
 Exige constante actualización, para que sea útil.
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7. CONCLUSIONES

El organigrama es una herramienta imprescindible en tu empresa, pues te ayudará a organizar su

estructura interna.

Gracias al organigrama tendrás identificado cada departamento de tu empresa, qué personas son
sus responsables, cuáles son sus funciones y cómo se relacionan todos entre sí.

Podrás analizar si tu estructura actual es óptima o es susceptible de mejorar. Esto ayudará a tu

empresa a crecer. Buscando alternativas con la contratación de nuevos empleados para
desarrollar nuevos departamentos o eliminar algún departamento que se exceda en costes
externalizando sus servicios, por ejemplo, el departamento financiero, logística o marketing.
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ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

La descripción y el análisis de cargos tienen que ver directamente con la productividad y
competitividad de las empresas, ya que implican una relación directa con el recurso humano que
en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organización. Son herramientas que
permiten la eficiencia de la administración de personal, en cuanto que son la base para la misma.
Una descripción y análisis de cargos concienzudos y juiciosas dan como resultado la simplificación
en otras tareas propias de este sector de la organización.

Es muy importante tener claro que existe una gran diferencia entre una descripción de puesto y
análisis de puestos. La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la
planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de
trabajo, los incentivos y la administración salarial.

La descripción es un resumen de las principales responsabilidades, funciones y/o actividades del

puesto; es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo
y que lo diferencian de los demás cargos que existen en una empresa; es la enumeración detallada
de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución
(cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo
hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente es hacer un inventario de los
aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Todas
las fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un cargo "es la reunión de todas
aquellas actividades realizada por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y
ocupa un lugar formal en el organigrama".

Evidentemente, las descripciones de cargos son útiles, aunque se pueden permitir desviaciones
individuales. Un empleado nuevo querrá saber qué se espera de él, y cuando el supervisor se
percata de problemas de coordinación entre empleados tendrá que saber cuáles son las funciones
que corresponden a cada uno.

La descripción debería, en el caso ideal, distinguir entre el contenido prescrito y discrecional de

cada cargo. Así, quizá sea requisito que, por ejemplo, cada vendedor presente un informe semanal
de sus visitas, mientras un vendedor de más experiencia y capacidad puede emplear su discreción
al informarle a la gerencia acerca de las condiciones cambiantes en el mercado, sus orígenes y
posibles medidas correctivas en la línea de productos.

La descripción de puestos se divide en:

 Descripción genérica: Es explicar el conjunto de actividades del puesto.

 Descripción específica: Detallar las actividades del puesto. Es decir, cada una de las
actividades que debe realizar el trabajador.

La descripción de puestos debe redactarse bajo el siguiente procedimiento:

 Claridad: Con verbos en infinitivo y acciones específicas, con el fin de evitar confusiones.
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 Sencillez: Debe de tener un lenguaje accesible para que toda persona que lo lea entienda
lo que se hace en ese puesto.
 Concisión: Se debe de utilizar el menor número de palabras.
 Precisión: Evitar palabras ambiguas para evitar las confusiones
 Viveza: La descripción debe despertar el interés de la persona que lo está leyendo.

En resumen, la descripción de cargos está orientada hacia el contenido de los cargos, es decir,
hacia los aspectos intrínsecos de los cargos.

Análisis de Cargos

El análisis de cargos tiene que ver con los aspectos extrínsecos, es decir, con los requisitos que el
cargo exige a su ocupante.

Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las
condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada. Este análisis es la
base para la evaluación y la clasificación que se harán de los cargos para efectos de comparación.

Se hace de vital importancia el análisis de cargos porque por medio de éste: se deduce, analiza y
desarrolla datos ocupacionales relativos a los cargos, cualidades necesarias para ocupar los cargos
y características del ocupante, que sirven de base para la orientación profesional, la evaluación de
salarios, la utilización de trabajadores y otras prácticas de personal. Estudia cargos desempeñados
en industrias, comercios y otras organizaciones y produce descripciones de elementos de los
cargos y de los requisitos físicos e intelectuales que debe poseer el ocupante. Define, clasifica y
correlaciona datos ocupacionales; desarrolla medios de orientación para trabajadores inexpertos o
que desean cambiar de cargo, y prepara procedimientos de entrevista para facilitar la colocación
de trabajadores; utiliza datos para desarrollar sistemas de evaluación de salarios y recomienda

cambios en la clasificación de los cargos; prepara organigramas, elabora monografías (mediante la

descripción de patrones y tendencias industriales); diseña pruebas para medir conocimientos
ocupacionales y habilidades de los trabajadores y realiza la búsqueda ocupacional relacionada.

El análisis es un estudio detallado del puesto para determinar el grado en que se da cada uno de
los factores de valuación.

El análisis de cargos tiene una estructura que se refiere a cuatro áreas de requisitos: intelectuales,
físicos, responsabilidades implícitas, condiciones de trabajo. Cada una de estas cuatro áreas está
dividida en varios factores de especificaciones, como la experiencia, por ejemplo, en el área de
requisitos intelectuales. Estos factores de especificación son puntos de referencia que permiten
analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son verdaderos instrumentos de
medición, construidos de acuerdo con la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si la
naturaleza de los cargos que van a analizarse varía, así mismo variarán no sólo los factores de
especificaciones considerados, sino también su amplitud de variación y sus características de
comportamiento.
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Hay distintas maneras de agrupar y organizar las tareas y los deberes, y habrá variaciones según se
trate de puestos manuales, de oficina, de producción, y demás. Las principales categorías de
análisis que se podrían incluir son:

 Procedimientos, equipos y materias que el empleado debe conocer; problemas y

solicitudes típicas que recibirá.
 Alcance de su responsabilidad; magnitud de la discreción; "período de control".
 Normas sobre desempeño y carga de trabajo.
 Relaciones; interfaces del cargo.
 Supervisión; relaciones de dependencia.
 Período de calificación, prueba y adiestramiento.
 Condiciones de trabajo; peligros.
 Promoción y oportunidades de carrera.

Existen varios métodos de descripción y análisis de cargos, entre ellos: La observación directa del
trabajador ejecutando la labor; los cuestionarios a trabajadores y sus jefes directos; la entrevista
directa al empleado; métodos mixtos que combinen dos o más de los anteriores. Estos últimos
brindan la posibilidad de contrarrestar las desventajas de cada uno de los métodos, haciendo de
esta manera más confiable el estudio.

Para un buen análisis es importante que quien lo realiza se asegure de:

 Analizar el puesto en función de requerimientos mínimos.

 Que se analice el puesto en función de sus responsabilidades en el momento del análisis
(ni anteriores, ni futuras).
 Que se analice el puesto como una unidad organizacional de trabajo evitando la
contaminación con las características de quien o quienes lo ocupan.
 Que todas las especificaciones se verifiquen a través de todos los medios posibles
evitando que el empleado “infle” o menosprecie sus responsabilidades.

En el método de grados Mercer, la forma más común de analizar un puesto es a través de una
entrevista con quien o quienes ocupan este puesto. Es importante que sea una entrevista dirigida,
y en estos casos, resulta muy conveniente contar con una guía o formato que facilite seguir un
orden y que evite que olvidemos algún punto importante, por lo tanto, se sugiere:

 Explicar el propósito de la entrevista. No de ni más ni menos información de la que se

necesita dar para que se entienda el objeto de la misma.
 Tratar de que el entrevistado se encuentre a gusto y evite interrupciones.
 Iniciar con preguntas directas y concretas.
 Darle tiempo suficiente al entrevistado para que piense las preguntas.
 Utilizar las técnicas de entrevista más idóneas en cada momento (reacción neutra, uso del
eco, uso de la interpretación).
 Tomar nota sobre los aspectos relevantes, pero sin dejar de prestar atención al
entrevistado.
 Cuando se tengan dudas sobre la información que se nos da, procurar aclararlas con
preguntas directas. No evaluar las respuestas del entrevistado ni hacerlo sentir que no le
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

 creemos.
 Terminar agradeciéndole al entrevistado su ayuda. No ofrecer opiniones ni pronósticos
sobre el eventual resultado de la valuación. En todo caso explicar cuáles serán los
siguientes pasos.

No existe un mejor momento para preparar un resumen o reporte del análisis que al momento de
terminar la entrevista con el ocupante.

En ese momento se tendrá toda la información clara y fresca en la mente. Unos días después
pueden significar el olvido de aspectos relevantes y nuestras notas pueden convertirse en
documentos indescifrables.

Primero, debemos empezar por redactar la descripción genérica y específica del puesto (si el
análisis incluye estas dos descripciones) cuidando, en el primer caso, de establecer el propósito o
responsabilidad central del puesto y aclarando como se cumple con las responsabilidades y cuál es
la finalidad de las mismas.

En el caso de la descripción específica, se debe redactar las 6 o 7 principales funciones o

actividades en orden de importancia e indicando qué es lo que se hace, cómo se hace y para qué
se hace.

Terminada la descripción y/o el análisis, es recomendable preparar el resumen, indicando de la

manera más clara que sea posible, el grado en que se da cada uno de los factores de valuación,
siguiendo el orden en que se valuará el puesto. Cabe mencionar que esto aumentará el grado de
aceptación de los resultados, en una organización en que existe un Sistema de Valuación de
Puestos hay que pensar en su mantenimiento.

En efecto, la creación de nuevos puestos y los cambios que sufren los puestos existentes hacen
necesario reiniciar el proceso de análisis y valuación continuamente.

En general, la gente tratará de resolver muchos problemas de compensación a través del Sistema
de Análisis y Valuación. Algunos de esos casos son:

 Sueldos bajos en comparación con el mercado.

 Personas que llegan al sueldo máximo dentro de su tabulador.
 Personas que no pueden ser promovidas a puesto de mayor responsabilidad.
 Cambios en algunas actividades del puesto.
 Personas que adquieren nuevas habilidades para hacer mejor su trabajo.

En la mayoría de estos casos, el sistema de análisis y valuación no será de ninguna ayuda pues sólo
es útil para determinar la importancia relativa de los puestos.

Así que es conveniente dejar claro que un puesto valuado sólo debe ser vuelto a valuar cuando
cambie su contenido de tal forma que se puedan suponer cambios en el grado en que se dan uno
o más factores en dicho puesto.
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En general, puede afirmarse que no existe absolutamente nada secreto acerca de un sistema de
análisis y valuación. Sin embargo, afirmar que se debe comunicar todo lo relacionado con el
sistema a todo el personal de una empresa puede ser un error gravísimo.

Los pasos para realizar el análisis del puesto son:

Aprobación de la Gerencia. Los costos del análisis de puesto se presentan a la gerencia y esta
determina si lo quiere o no, si tiene el presupuesto.

Objetivos. Con el fin de ver en qué nos va a ayudar el análisis de puesto.

Información a los trabajadores. Con la finalidad de que se sientan importantes y colaboren mejor
con ésta. Los trabajadores deben de conocer en qué consiste este análisis.

ACTIVIDADES PARA REALIZAR CORRECTAMENTE EL ANÁLISIS DE CARGOS

Las actividades para realizar correctamente el análisis son las que a continuación se indican:

Tener encabezado: Debe de tener el título de que se trata el puesto. Aquí se pone el número o
clave del trabajador, se le debe de dar ubicación al puesto, a que área pertenece y donde se
encuentra ese puesto dentro de la organización. Debe de tener jerarquía, jefe y subordinado del
puesto que se va a analizar. Se debe poner el nombre del analista y del superior del mismo y fecha
del análisis.

Descripción del puesto: Preferentemente debe realizarse a través de una entrevista y es

importante saber llevarla para obtener los mejores resultados. La redacción del análisis de puestos
debe tratar de dejar la descripción en un sentido lógico, que todo mundo entienda lo que es cada
puesto, buscar lo esencial, utilizar términos cuantitativos y evitar vaguedades, cuantificar el
tiempo de cada actividad y empezar cada frase con un verbo activo y funcional.

Los beneficios que se obtienen del análisis de puestos son los siguientes:

Para la empresa:

 Lagunas o problemas que puede tener la organización.

 Establece y reparte mejor las cargas de trabajo de cada uno de los puestos.
 Fija responsabilidades en la ejecución del trabajo. Se delimitan las obligaciones y
responsabilidades de cada uno de los puestos.

Para los supervisores:

 Permite explicar mejor al trabajador sus actividades a realizar en el puesto.

 Evita interferencia en el mando.
 La organización le dice al supervisor sus actividades a realizar y no se puede salir
de ellas.

Para el trabajador:

 Señala responsabilidades al trabajador, le dice hasta dónde puede llegar.

 Impide que invada las actividades de otro trabajador.
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 Señala las fallas o aciertos del trabajador.

Para el departamento de talento humano.

 Facilita la conducción de entrevistas.

 Permite calificar los méritos del trabajador, nos permite comparar lo que el
trabajador debe de realizar y lo que éste realiza.
 Permite colocar al trabajador en el puesto adecuado.

Información Básica del Análisis y Descripción de Cargos para la Administración de Salarios.

Para determinar el nivel de retribución por el desempeño de un puesto, el valor relativo de éste es
uno de los factores más importantes. Este valor se basa en lo que el puesto exige del empleado en
términos de habilidades, esfuerzo y responsabilidad, así como en las condiciones y riesgos que se
realiza el trabajo.

Al referirse al puesto de trabajo en el sistema salarial o de compensaciones se debe determinar el

nivel de complejidad o valor relativo frente a los demás puestos, para ello es prerrequisito
conocerlo en profundidad lo cual implica hacer un análisis y descripción de puestos. Por lo tanto,
para una efectiva administración de las remuneraciones se debe utilizar el instrumento más
importante como lo es El Análisis y Descripción de Cargos.

En una organización debe reinar la equidad y, el análisis de descripción de puestos de trabajo ha

constituido una de las bases fundamentales dentro del sistema de Administración de Recursos
Humanos; además que permite dar salario justo al trabajo ejecutado, o sea, “a trabajo igual,
salario igual”. Dicha descripción se ha convertido en un documento que sirve de base legal para
dirimir reclamaciones salariales de los trabajadores.

Dicho sistema brinda información confiable sobre la organización, las unidades de trabajo y los
empleados El Análisis de Puestos, que significa recabar información acerca del puesto, es la
herramienta para poder valuar un puesto y trata de analizar un puesto en cada una de las
actividades individuales que realiza un puesto.
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MANUAL DE FUNCIONES
Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que son de grandes
dimensiones, ya que así se lleva un control sobre las funciones que tiene el personal que conforma
la compañía. Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa,
ya que determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada
puesto de trabajo.

Este manual consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el

diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación
entre ellos. Es un documento que especifica requisitos para el cargo, interacción con otros
procesos, responsabilidades y funciones.

La elaboración de un manual de funciones consta de siete pasos:

1. Visita a la empresa y entrevista con los responsables para la obtención de información

sobre: la organización de la empresa, el objetivo que tiene y las características de las
diferentes áreas y puestos de trabajo.

2. Análisis del estado de la organización de la empresa.

3. Documentación y racionalización del estado actual de la organización.

4. Elaboración de un anteproyecto de manual de funciones.

5. Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de la empresa.

6. Modificación, correcciones y/o ampliaciones del anteproyecto si las hubiera.

7. Presentación del manual de funciones de la empresa.

Beneficios y utilidad que tiene un manual de funciones:

1. Al determinar y delimitar los campos de actuación de cada colaborador, permite que las
personas interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que
ayuda en el proceso de comunicación, integración y desarrollo.

2. Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de funciones, cuellos de

botella, circuitos de trabajos irracionales, etc…

3. Es un instrumento muy útil para planificar la plantilla de la empresa y la posible variación

de los puestos de trabajo, así como para definir planes de carrera.

4. Los conocimientos específicos la empresa puede poseer al elaborar el manual de

funciones.
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EJEMPLO DE MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL DE FUNCIONES SUPERVISOR

DATOS GENERALES
NOMBRE DELCARGO SUPERVISOR DE PRODUCCION
AREA PRODUCCION
CIUDAD VALLEDUPAR
PERSONA QUE DESEMPEÑAN EN EL CARGO 1
CARGO AL QUE REPORTA DIRECTAMENTE GERENTE GENERAL
CARGO QUE COORDINA OPERARIOS
OBJETIVO DEL CARGO
VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO POR PARTE DEL
CLIENTE
PROPOSITO CLAVE DEL CARGO
CUMPLIR LOS OBJETIVOS DE PRODUCCION, TANTO EN CALIDAD, CANTIDAD, Y TIEMPO, ASI
COMO VERIFICAR EL USO ADECUADO DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO ASIGNADO AL PERSONAL
FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ¿Qué HACE?
1) VERIFICAR ASISTENCIA DEL PERSONAL A SU CARGO
2) RECOPILAR INFORMACION
3) TOMA Y ANALISIS DEL HORARIO
4) ANALIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DIARIAS
5) TOMAR LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA CUMPLIR LAS METAS DE PRODUCCION
6) BALANCEAR LAS OPERACIONES EN LAS LINEAS DE PRODUCCIO
7) ELABORAR REPORTE DE AVANCES DE CORTE E INFORMAR AL GERENTE GENERAL DE
PRODUCCION
8) RECUPERAR FALTANTES DE PIEZAS
9) MOTIVAR A LOS OPERARIOS
10) CUMPLIR CON LAS METAS DE PRODCCION DIARIAMENTE
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ACTIVIDAD EVALUATIVA # 2
Curso: de recursos humano
Modulo: otros aspectos que permiten la planeación de la gestión del talento
humano
1)teniendo en cuenta el módulo otros aspectos que permiten la planeación
de la gestión del talento humano, aplicar a la empresa que creaste en la
actividad evaluativa anterior los siguientes aspectos
a) dofa
b) descripción y análisis del cargo (mínimo 5 cargos)
c) departamentalización
d) organigrama
e) manual de funciones
justifíquelos con ejemplos ¿por qué? y conceptos según su
criterio personal

valoración de la actividad
la evaluación cuantitativa en el taller es de 0 a 100, para ser aprobada debe
sacar 70 puntos, y los criterios a evaluar son los siguientes
cumplimiento: la participación del taller es oportuna, en las fechas
establecidas para su desarrollo 15%
ortografía y redacción: las palabras se encuentren bien escrita,
correctamente, y hay claridad y coherencia en el texto 20%
argumentación: el aprendiz argumenta con claridad y ejempliza
adecuadamente su punto de vista 50%
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referencias bibliográficas: el aprendiz apoya sus argumentos en el material

disponible en el curso de recursos humano para empresa , y registra las
respectivas fuentes 15%
fecha de entrega de la actividad: el 30 de marzo del 2021, pueden hacerla en
grupo, e individual, trascribirlo en computador o manual si la necesidad
obliga por favor enviar fotos