Activos Fijos, Prepagados y Diferidos

Gastos Prepagados, Activos Fijos y Cargos Diferidos Gastos Pagados por Anticipado Son
erogaciones de dinero hechas por adelantado, por gastos que se van a causar o por servicios a
percibir en el futuro. Representan pagos efectuados por concepto de bienes o servicios que
benefician más de un ejercicio económico entre otras tenemos: Seguros Pagados por Anticipado,
Intereses Pagados por Anticipado, Alquileres Pagados por anticipado; podemos incluir en este
grupo a los Artículos de escritorio o materiales de oficina, ya que el beneficio que han de prestar
aún no se ha recibido.
El tipo de asiento que ha de efectuarse para distribuir el gasto pagado por anticipado va a
depender de la naturaleza de la cuenta a la cual se cargue originalmente el desembolso ya que
podría ser a una cuenta de activo (Real) o a una cuenta de gasto (Nominal).
Como Cuenta Real (Activo) Como Cuenta Nominal (gasto)
1. - Al Crearse como activo ..............................1.- Al Crearse como gasto
Alq. Pagado Adelantado XXX.................................. Gastos por Alquiler XXX
Banco XXX ..................................................................Banco XXXX

2.-Al Cierre del Ejercicio Económico.............. 2. Al Cierre del Ejercicio Económico

por la parte consumida en el ejercicio ....................Por la parte no consumida en el ejercicio Gasto
por Alquiler XXX................................................. Alq. Pagado. Adelant. XXX
Alq. Pág. Adelant. XXX................................................................. Gasto por Alq XXX
Por la parte consumida en el ejercicio....................Por la parte no consumida en el ejercicio

3.-Al Siguiente Periodo.................................... 3.- Al Siguiente Periodo

Gasto por alquiler XXX............................................... Gasto por Alq. XXX
Alq. Pág. Adelant. XXX....................................................... Alq. Pág. Adelant. XXX

Activos Fijos (Propiedad, Planta, Equipo)

Concepto
Está formado por todos aquellos bienes materiales o inmateriales que van a ser usados
para el desarrollo de sus actividades y que representan las siguientes características:
1. Que sean propiedad de la empresa.
2. Son de naturaleza permanente.
3. Están destinados para el uso de las operaciones propias de la empresa y no para la venta.
4. Tiene un cierto valor considerable.
Los Activos Fijos pueden ser Tangibles e Intangibles, se llaman Tangibles porque poseen
existencia corpórea, es decir se puede pesar, tocar, medir, mientras que los intangibles son
propiedad de la empresa pero que no se pueden pesar, medir, y tocar, entre ellos tenemos, la
patente, la plusvalía, entre otros.
Vida Útil:
Se trata del tiempo que se estima que un determinado activo dará servicio útil a la
empresa, es decir, contribuirá a los ingresos normales de la empresa. Principales Métodos de
Depreciación:
1.- Línea Recta
2.- Dígitos Decrecientes
3.- Horas Maquina
4.- Unidades de Producción
5.- Porcentaje Fijo Sobre Saldos Variables
6.- Bolívares por Kilometro
7.- Inventario
Cargos Diferidos
Concepto Son cuentas de Activo y dentro de estas se incluyen aquellas cuentas que
representan gastos efectuados por la empresa, los cuales por beneficiar a más de un ejercicio
contable, no se aplican o reflejan totalmente como gasto del período, en el cual se incurrió.
Ejemplo de Estas Cuentas
 Gastos de Organización o constitución.
 Mejoras a la propiedad arrendada.
 Campaña Publicitaria


Ejemplo de asiento original.

Campaña Publicitaria ....xxx
......Banco...............................xxx
El ajuste es
Amortización campaña publicitaria..xxx
............Campaña Publicitaria...............xxx
Para ser un cargo diferido es requisito indispensable que dicha erogación beneficie a más
de un ejercicio económico y en caso contrario no se puede registrar en este grupo. Otros Activos:
Este tipo de Activo no posee características definidas como es el caso de los otros ya ubicados,
por tanto, bajo este rubro colocamos el Activo que no se puede colocar dentro de los grupos
anteriores que conforman el Balance General

Diferencia entre Prepagados y Cargos diferidos

Están constituidos por cuentas representadas por gastos que generalmente no ocurren de
manera repetida, que no corresponden a operaciones normales de la empresa y cuyos efectos
sean atribuibles a los resultados de varios ejercicios futuros. Las diversas partidas que integran
esta agrupación deben mostrarse separadamente, cuando sean de relativa importancia. Debe
indicarse en notas la base de valuación, el método de amortización, el monto aplicable al ejercicio
y el año en que extinguirán tales cargos. Deben mostrarse separadamente, cuando sean de
importancia las siguientes partidas: Gastos de organización, de desarrollo, de investigación, de
explotación y otras de naturaleza semejante.
Mientras los gastos prepagados, ocurren repetitivamente dentro de la organización y
representan pagos efectuados por concepto de bienes o servicios que benefician más de un
ejercicio económico entre otras tenemos: Seguros Pagados por Anticipado, Intereses Pagados
por Anticipado, Alquileres Pagados por anticipado; podemos incluir en este grupo a los Artículos
de escritorio o materiales de oficina, ya que el beneficio que han de prestar aún no se ha recibido.
El tipo de asiento que ha de efectuarse para distribuir el gasto pagado por anticipado va a
depender de la naturaleza de la cuenta a la cual se cargue originalmente el desembolso ya que
podría ser a una cuenta de activo (Real) a una cuenta de gasto (Nominal).
Así mismo, el dinero invertido en gastos prepagados representan al 1 ó 2 % del total de los
activos, es corriente observar que para los efectos del Balance suelen mostrar en una sola cifra
varias partidas combinadas de gastos anticipados, por ejemplo, seguros, sueldos, alquileres,
 intereses, etc, que representan aquellas cantidades que se cargarán a gastos en el período
siguiente ya que no se han consumido a la fecha del Balance.
La verificación de los Cargos Diferidos comprenderá el estudio de la naturaleza de los
saldos como medida previa a la comparación y así determinar la amplitud que se dará a esta tipo
de partida, por ejemplo la publicidad desplegada en una campaña intensiva.
Los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos son cuentas de Activo, pero
deberán identificarse de acuerdo a su naturaleza, ya que sí son de corto plazo se podrán ubicar
en el Activo Circulante como Gasto Pagado por Anticipado. Es decir en otras palabras, el
Contador o Administrador trata de establecer que importe de los gastos pagados por adelantado y
los cargos diferidos sean determinados de acuerdo a los Principios Contables y que dichos saldos
sean razonables en función de los beneficios futuros que se habrán de obtener de ellos.

Clasificación de Activos Fijos y Rubros que lo conforman

1. Tangibles: Son los que poseen consistencia física especial y es palpable pueden ser:
No Depreciable: Terreno
Depreciable: Edificio, Maquinaria, Mobiliario, Vehículo, etc.
Agotable: Minas, Pozos Petroleros, etc.
2. Intangible: Es aquel de naturaleza inmaterial, y abstracto constituyen derechos para la
empresa puede ser:
Amortizables: Patentes.
No Amortizables: Fórmulas secretas de fabricación, plusvalía.

Método para calcular la Depreciación y Ajuste

1. Método Línea Recta o Método Directo: Es el más utilizado y se calcula:

Depreciación Anual = Costo - Valor de Rescate o salvamento/ Vida Útil

1. Método Horas Trabajadas: igual al anterior sólo que la vida útil del activo es en función de
las horas efectivas de trabajo.
2. Método Unidades Producidas: los activos pierden su valor de acuerdo al volumen que
produzcan.
 3. Métodos Números Dígitos Decreciente: Este método se basa en depreciar cantidades
mayores los primeros años de existencia del activo y cantidades menores los últimos años
en forma decreciente, esta idea considera que al principio del activo no requeriría
reparaciones y tendrá escasos cargos por mantenimiento mientras que al final los gastos por
este concepto son llevados pero el cargo por depreciación es inferior cada año.

Reglas de Valuación y Depreciación de Activo Fijos

Consiste en registrarlos por su valor exacto, es decir, el costo menos su depreciación,
agotamiento, o amortización acumulada según sea el caso, la contabilidad de la depreciación
agotamiento y amortización acumulada se hace con la finalidad de descubrir el costo del activo a
través de los años de su vida útil de manera sistemática y racional.
Depreciación
Concepto
La contabilidad de la depreciación es un sistema de contabilidad que busca distribuir el
costo u otro valor básico del activo fijo tangible menos el valor de rescate (si lo hay) durante la
vida útil probable de una unidad en forma sistemática racional.
Elementos que Intervienen para Calcular la Depreciación
Valor del Activo Costo Capitalizado: Representa el precio de costo de un activo más todos
los gastos en que se incurren hasta el momento que el activo llegue a la empresa para que sea
puesto en marcha tales como: Fletes, seguros, instalaciones, impuestos aduanales, etc.
Vida Útil: Es el período durante el cual se espera que el activo preste un servicio eficaz.
Valor Residual: Se le llama también valor de salvamento o de rescate es el valor que le queda al
final de su vida útil.
Registro de la Depreciación
Asientos Contables
-X-
Fecha Gastos Depreciación Vehículo XXX
Deprec. Acum. Vehículo XXX
Donde la cuenta depreciación es una cuenta de gasto que se va al estado de ganancias y
pérdidas en la sección gastos operaciones y la cuenta depreciación acumulada es una cuenta de
valoración de activo que se ubica en el activo fijo.
Presentación en el Balance
Empresa XXX
Balance General
XX-XXX-XXX
Activo Circulante
Activo Fijo
Vehículo XXX
Deprec. Acum. Vehíc. (XXX) XXX
Venta y Cambio de Activos Fijos
Venta y Cambio de Activos Fijos
Pueden darse tres variantes:
a. Ventas sin ganancia ni pérdida
b. Venta con pérdida
c. Venta con ganancia
En el caso a se registra la depreciación del último período así:
-X-
Fecha Gastos Depreciación XXX
Depreciación Acumulada XXX
Luego se efectúa el asiento del registro de la venta, asi:
-X-
Fecha Caja o Cuentas a Cobrar XXX
Depreciación Acum. XXX
(activo que se vende) XXX
Si se da el caso b se registra la depreciación del último período:
-X-
Fecha Gastos Depreciación XXX
Depreciación Acumulada XXX
Luego se efectúa el asiento del registro de la venta:
-X-
Fecha Caja ó Cuentas a Cobrar XXX
Depreciación Acumulada XXX
Pérdida en Venta Activo XXX
(Activo que se vende) XXX
El caso c
Fecha Caja ó Cuentas a Cobrar XXX
Depreciación Acumulada XXX
Utilidad en Vta. De activo XXX
Activo que se vende XXX
Cambios de Activos Fijos
Los Activos Fijos pueden ser cambiados por otros. O dados como parte de pago de otro Activo.
En este caso pueden presentarse tres variables:
a. Que no haya ganancia ni pérdida
b. Que haya pérdida
c. Que haya ganancia o beneficio
En el caso a: Se procede a contabilizar la depreciación del período:
-X-
Fecha Gasto Depreciación XXX
Depreciación Acumulada XXX
Luego después de efectuado el asiento se procederá al siguiente: (Supongamos que es una
maquinaria).
-X-
Fecha Maquinaria XXX
Depreciación Acumulada Maqu. XXX
Caja ó Banco XXX
Maquinaria XXX
Caso b: El primer asiento será igual, en cuanto al segundo se procederá así:
-X-
Fecha Maquinaria XXX
Depreciación Acumulada Maq. XXX
Pérdida en Venta Activo XXX
Maquinaria XXX
Banco XXX
Caso c: En cuanto al primer asiento igual, con relación al segundo se efectuará así:
-X-
Fecha Maquinaria XXX
Depreciación Acumulada Maq. XXX
Caja o Banco . XXX
Ganancia en Cambio Activo XXX
Maquinaria XXX
Siniestro de Activos Fijos
Siniestro de Activos Fijos
Cuando ocurre un siniestro, incendio, inundación, terremoto, motín, etc., se destruyen los Activos
Fijos, ocurriendo la pérdida deterioro de los mismos o parte de ellos.
En estos casos especiales existen ciertos y determinados tratamiento contables, de acuerdo a lo
ocurrido que puede ser:
a. Que se haya perdido todo
b. Que se haya perdido una parte
c. Que estemos amparados por una Póliza de Seguros
Caso a
Fecha Pérdida Activo Fijo (siniestro) XXX
Depreciación Acumulada Maquinaria XXX
Maquinaria XXX
Caso b
Fecha Pérdida Activo Fijo (proporc. Pérdida) XXX
Deprec, Acum. Maq. (proporc. pérd,) XXX
Maquinaria XXX
Caso c
Fecha Cuentas a Cobrar Seguro XXX
Pérdida Activo Fijo XXX
Depreciación Acumulada Maq. XXX
Maquinaria XXX
Adiciones, Mejoras y Reparaciones Extraordinarias
Adiciones, Mejoras y Reparaciones Extraordinarias
Concepto General
Son desembolsos capitalizables, o sea aquellos que no disminuyen el capital de una empresa, es
decir sirven para adicionarle algo a un activo, para aumentar su eficiencia o rendimiento o para
aumentar su vida útil y se registran con cargo a la cuenta de activo fijo o las depreciaciones
acumuladas correspondientes y afectan a varios ejercicios económicos.
Adiciones
Concepto
Se trata de un desembolso que va agregar algo nuevo a un activo fijo, es decir, que va a
aumentar el volumen físico del bien.
Mejoras y Reparaciones Extraordinarias
Se trata de aumentar la eficiencia del activo fijo es decir, cambiar o sustituir una parte del
activo por otro de calidad superior.
Desembolso capitalizable para que el activo fijo quede "mejor" de lo que era cuando estaba
nuevo.
Gastos Capitalizables y de Operaciones
El problema que suele presentarse en la contabilización de los costos de activos de larga
duración, consiste en distinguir entre los que se consideran costos de capital y costos de
operación.
Los costos de capital son aquellos gastos, que cuando incurren, suministran a la empresa
un servicio superior a un año. Se cargan inicialmente a la cuenta de Activo y posteriormente se
aplican en forma equitativa a los ejercicios contables que se beneficiarán. En ciertas ocasiones,
se registran con un cargo a la depreciación acumulada.
Los costos de operación son aquellos gastos que prestan a la compañía un servicio de un
año o menos. Dentro de esta categoría entrarían los gastos de luz, reparaciones, mantenimiento
de rutina, impuestos, seguros y gastos semejantes, Estos gastos se ligan a los resultados del
ejercicio, en que se incurren.
La empresa debe hacer, una distinción cuidadosa entre los gastos capitalizables y los de
operación. Si un cargo, o gasto, se toma indebidamente como inversión de capital, el resultado
será un gasto registrado de menos, e implica un Activo inflado al final del ejercicio. Con el mismo
tipo de error, pero de índole inversa, se aumentan los gastos con la consiguiente disminución del
Activo y de las utilidades de los ejercicios futuros a los que se aplique el costo.
Existen muchos casos "fronterizos", en los cuales es bastante difícil distinguir entre un tipo
de gasto y otro, por ejemplo, ¿en cuál de estos dos conceptos se registrará el costo de la pintura
de la fachada de un edificio que jamás había sido pintado anteriormente? En este caso cabría
preguntarse ¿este desembolso prolongará la vida del edificio o al menos, asegurará la duración
estimada?
Si la respuesta es afirmativa en ambas preguntas, el desembolso debe capitalizarse
cargándola a la cuenta Edificios. Si la pintura ayudará a asegurar la vida calculada, podría
considerarse como una parte de la compra adicional al edificio.
Ahora bien, si se trata de una repintura y se utiliza el mismo material y calidad de la primera
vez, en este caso es evidente que no se le está agregando valor alguno al edificio, y, en
consecuencia, el precio de la pintura sería un gasto de operación, aunque el precio cancelado
haya sido superior a la vez anterior.
Pero si la pintura hubiese sido de diferente calidad (superior) y constituyese una protección
para el edificio, el excedente que se presenta entre el de la pintura anterior y la actual, podría
capitalizarse.
Concepto de Amortización y Agotamiento
Amortización
Es el proceso sistemático de eliminar de los libros de contabilidad, el costo de un activo
fijo intangible, por su reducción de valor en la medida que la utilidad aportada se disminuye o que
la perdida está dada por el transcurso del tiempo.
Cálculo de la Amortización
Prorratearse el costo de los activos intangibles entre los períodos en que se estime que
estos constituyen a la obtención de las utilidades.
El Agotamiento
Concepto
Es la disminución en valor de un activo debido al variamiento gradual de las unidades o
explotadas tales como: Bosques Madereros, Minas, Pozos de Petróleo. Es decir, el agotamiento
puede considerarse como la baja de valor que sufre un bien por el consumo gradual y
relativamente determinable que de él se hace. Sin embargo, es preferible asimilarlo a la tesis de
que constituye una fuente de recursos.
Para mayor información a continuación se le explicará lo referente a los métodos para
registrar la amortización y agotamiento.
Otros Activos
Este tipo de Activo no posee características definidas como es el caso de los otros ya ubicados,
por tanto, bajo este rubro colocamos el Activo que no se puede colocar dentro de los grupos
anteriores que conforman el Balance General, tales como:
 (Seguros de Vida) (dudoso) XXX
 Efecto por Cobra en litigio XXX
 Depósitos en garantía XXX
 Cuentas bancarias congeladas o bloqueadas XXX
Es decir, están constituidos por cuentas que representan cualquier otro activo no determinado
dentro de las agrupaciones precedentes e incluirán las siguientes partidas:
a. Las cuentas por cobrar no circulantes, correspondientes a socios, directores y empleados.
b. Los fondos especiales para pensiones, jubilaciones y conceptos similares.
c. Los fondos congelados o bloqueados a término no definido o a largo plazo mayor de un año.
d. Otros de la misma naturaleza que nos anteriormente enumerados.
Tratamiento Contable
El tratamiento contable de esta parte del Balance no difiere de otros, pues cuando las
necesidades aconsejan abrir la cuenta que le alimenta, el mismo se hace a través de un simple
asiento.
Presentación en el Balance General
Esta constituye la última parte del Activo en el Balance su ubicación responde en forma lógica a
su definición ya que recoge lo que no tiene cabida en los conceptos que preceden.
Normas de Control
Normas de Control
Control de los Gastos Prepagados
1. Debe existir autorización por funcionarios responsables para la contratación de los pagos
anticipados.
2. Los pagos anticipados anticipados deberán estar destinados a los fines de la empresa.
 3. En el caso de seguros, la empresa deberá aparecer como beneficiaría.
4. Establecer en la empresa medidas de seguridad eficiente para eliminar riesgos y reducir los
montos de las pólizas de seguro.
5. Los seguros deben ser determinados con cobertura que amparen los bienes de la empresa
por períodos lógicos.
6. Deberá establecer una separación entre las funciones de autorización, custodia y registro.
7. Los documentos comprobatorios, tales como contratos o pólizas, deberán ser custodiadas
por funcionarios responsables.
8. Deberá establecer tantas cuentas de control, como pagos anticipados haya, ya sean a corto
o largo plazo.
9. Se mantendrá registros auxiliares para el adecuado control de las amortizaciones, uso,
devengado o consumo de los pagos anticipados.
10. Determinar la conformidad al principio de importancia relativa cuales importes se registrarán
como activo y cuales como resultado.
11. Aplicar oportunamente y consistentemente contra resultados el uso, consumo o
amortización de los pagos anticipados.
Control del Activo Fijo (Planta, Propiedad, Planta y Equipos)
Al igual que los controles estudiados anteriormente, los aplicables a inmuebles, planta y equipos
deben seguir las normas generales, pero como siempre deberán ser establecidos de conformidad
con las necesidades particulares de la entidad.
Por lo tanto, dicho control debe incluir por lo menos:
 Asignar responsabilidad de la custodia de los activos.
 Separar la custodia de los activos de su contabilización (éste es un punto fundamental del
control en casi todas las áreas).
 Establecer medidas de seguridad, por ejemplo, guardias armadas y acceso limitado a los
activos de planta, para evitar robos.
 Proteger los activos de los elementos (lluvia, nieve, etc.).
 Tener seguros adecuados contra incendios, tormentas y otras pérdidas accidentales.
 Capacitar al personal operativo en el uso apropiado del activo.
 Mantener un programa de mantenimiento periódico.
 Los activos deberán ser identificados con un número de control.
 Los inmuebles, planta y equipos serán adquiridos libres de todo gravamen, o en su caso,
identificar los que hubieren.
 Los terrenos y los demás bienes del Activo Fijo deberán ser escriturados o facturados a
nombre de la entidad.
 La adquisición de inmuebles, planta y equipos deberán estar amparados en presupuestos de
inversión, será necesaria la aprobación por escrito de funcionario responsable de la alta
gerencia.
 Los inventarios físicos deberán ser comparados contra los registros auxiliares y las cuentas de
control.
Control Interno de las Cargos Diferidos
El control interno adecuado sobre los gastos pagados por anticipado y cargos diferidos que tienen
significados importantes sobre los mismos son:
a. La adecuada autorización del gasto.
b. El mantenimiento de registros contables suficientemente detallados que muestren la
amortización de las partidas registradas como pagos anticipados.
El control interno apropiado sobre las partidas que nos ocupa, requiere que éstas sean revisadas
periódicamente para determinar si realmente están vigentes, determinar si el saldo está correcto y
las cantidades pendientes de amortización sean clasificadas como gasto prepagado o cargo
diferido según sea el caso. El objetivo del control interno de los cargos diferidos es de vigilar que
solamente con la autorización del ejecutivo o alguna otra autoridad puedan establecerse