Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López

Febrero 10, 2003

Febrero 10, 2003,

Montevideo - Uruguay

Breve Tutorial de Introducción a SAP
Por Exequiel López ( exequiel@adinet.com.uy )

Introducción En este tutorial vamos a explicar brevemente que es SAP y cual ha sido su evolución histórica hasta llegar a convertirse en el sistema que es hoy en día.

Este tutorial esta dirigido a personal NO técnico tal como gerentes, administradores y jefes de sección que necesiten hacerse una idea clara, concreta y concisa de que es SAP, como funciona y para que sirve.

También será útil para aquellos profesionales que deseen introducirse al mundo de la consultoria empezando desde cero.

La idea de este tutorial no es el de una historia extensiva del sistema ni mucho menos un manual del mismo, este tutorial es una primera aproximación de carácter muy general y sobre todo muy BREVE y SIMPLE que sea fácil y rápida de asimilar para personas que no saben nada acerca del mismo y quieren hacerse una idea de que es con rapidez.

Básicamente esta compuesto por un conjunto de preguntas frecuentes que hemos recibido a lo largo de los anos cada vez que debíamos ir a realizar una implementación de SAP en una empresa donde nunca habían escuchado hablar antes de SAP, sistemas ERP, CRM o términos y conceptos similares.

El lenguaje utilizado en este tutorial es deliberadamente simple y los conceptos vertidos en el son lo suficientemente genéricos como para que cualquier persona sin un conocimiento profundo en sistemas de información pueda entenderlos, esto ha sido hecho así a propósito ya que una de las características que he notado en muchos trabajos de iniciación al sistema SAP es que usan terminología extremadamente técnica y oscura, muchas veces para ocultar carencias propias o ignorancia que para ser exactos.

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latas de comida o teléfonos celulares por ejemplo ha de tener entonces también personas y recursos físicos dedicados a llevar el inventario de las cosas producidas. manejo de los libros diarios contables o manejo del libro mayor. pago a los proveedores. También si la empresa esta bien organizada deberá tener un control sobre sus recursos humanos. que hacen estas y muchas mas tareas. computadoras y demás dedicadas a llevar las finanzas de la empresa. cobro de deudas. es decir tendrá lo que se llama comúnmente activos fijos que deberán ser gestionados. La empresa también tendrá que tener un control sobre sus canales de distribución de servicios y mercaderías.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. muebles. es decir un conjunto de personas. Por lo general (aunque no siempre) las empresas tienen variados programas de computadora. saber donde y en que estado están. por lo general dependientes de la gerencia de sistemas o de la gerencia de finanzas lo que significa que mas de una unidad dentro una misma empresa puede crear programas. mesas. escritorios y vehículos. archivadores. es decir tendrá que tener alguna manera de llevar adelante la venta y distribución de su producción. oficinas. relaciones publicas. comunicación y atención de su personal. es decir son creados por empleados directos de la empresa. realizando tareas como pago de sueldos. separados y diferentes entre si. A veces algunos de esos programas son creados por los programadores de la misma empresa. archivadores. para que se están usando y por quien. Pagina 2 . Además. 2003 Que es en concreto SAP R/3 y para que sirve ? Todas las compañías del mundo tienen al menos una sección en la empresa encargada de la contabilidad. etc. control de vacaciones. licencias por enfermedades. maquinas. también se da el caso de que la empresa usa programas genéricos como Microsoft Excel por ejemplo para llevar adelante algunas tareas de procesamiento de datos que no son cubiertos ni por los programas propios ni por los programas comprados a terceros. Si dicha empresa es relativamente grande entonces tendrá asimismo como parte de su patrimonio propiedades tales como edificios. Si la empresa produce algún bien o mercadería que deba almacenarse como relojes. También se da el caso de que la empresa (además de escribir sus propios programas) compre algunos programas hechos por otras empresas o por terceras personas para realizar alguna de estas tareas. computadoras. a llevar el control de como estas mercaderías y materiales son almacenadas o retiradas de sus bodegas o en donde son almacenadas.

fabrica u oficina publica o privada. Por esta razón es que fue creado SAP y este es justamente el problema que SAP resuelve. 2003 En resumidas cuentas: en las empresas puede llegar a generarse un verdadero caos de distintos sistemas. ( Enterprise Resource Planing – planificación de recursos empresariales ) que hace todas estas tareas y muchísimas mas teniendo toda la información almacenada en una ÚNICA base de datos centralizada por lo que no existen problemas de repetición de datos o inconsistencia entre los mismos. un súper sistema gigante de gestión empresarial que cubre todas las necesidades de procesamiento de datos de una empresa. capaces de realizar todas estas tareas simultáneamente también se los conoce como sistemas Back Officce. corporación. Pagina 3 . Otra de las formas en las que SAP suele ser llamado es Sistema Operativo de la empresa. lo que en determinadas circunstancias puede llegar a representar un serio problema.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. A estos sistemas. puede llegar a darse el caso de que sea imposible procesar debidamente la información necesaria para permitir a la empresa alcanzar sus logros o simplemente funcionar con normalidad.R. SAP es un sistema gigante conocido bajo la clasificación E. Es decir es un sistema de gestión de información que lo abarca todo dentro del negocio. Es por decirlo en palabras simples. programas y aplicaciones funcionando en paralelo.P.

Toda la información de SAP esta almacenada en una única base de datos centralizada y todos los módulos tienen acceso a esta información por lo cual el sistema se define como Consistente. Pagina 4 . otra dedicada a los recursos humanos ( Modulo HR ) y así cubriendo no menos de 20 módulos hoy en día. 2003 Que son los módulos de SAP ? SAP esta dividido en módulos. es decir esta dividido en diferentes partes que se encargan de los distintos aspectos de la gestión de información de una empresa. Como se ve en el esquema arriba mostrado.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. otra dedicada a los activos fijos ( Modulo AA ). Tiene una sección dedicada a la contabilidad ( Modulo de Finanzas). todos los módulos de SAP giran alrededor de una base de datos común por lo que comparten toda la información relevante de la empresa. otra sección dedicada al manejo de mercaderías ( Modulo de materiales ) otra dedicada a la venta y distribución (Modulo SD).

etc.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. como se hacen las cosas. Pagina 5 . a veces durante semanas. cuales son los procesos.000 implementaciones de empresas grandes en todo el mundo y es el líder de los sistemas ERP. Es común que una vez que se implante SAP todos los demás sistemas que se usaban hasta el momento dejen de existir o de usarse ya que SAP cubre todas las necesidades en el 90 % de las empresas donde se instala. SAP tiene unas 25. a estas personas seleccionadas para participar en el proyecto se los conoce bajo el nombre genérico de usuarios claves. En el proceso de implantación el cliente aporta el personal que conoce el día a día de los procesos de la empresa. que documentos deben completarse. Los procesos de implantación regularmente cubren la totalidad de las actividades de procesamiento de datos de la empresa. también entrenan al usuario en el uso del sistema SAP. SAP además viene con su código fuente original disponible para la empresa por lo que siempre se sabe lo que esta pasando adentro de SAP aunque no se desarrolle nada nuevo por lo cual el cliente que compra SAP nunca queda esclavo de la compañía. Habitualmente esta tarea es llevada adelanta por otra empresa conocida como la consultora y los profesionales que llevan adelante esta tarea son conocidos como los consultores SAP o consultores de modulo de SAP. 2003 Que es una implementación de SAP ? Al proceso de instalar en la empresa al sistema SAP. cual es el organigrama general. también se les llama analistas funcionales o simplemente funcionales. SAP también tiene un lenguaje de programación propio ( llamada ABAP ) que permite ampliar la capacidad del sistema original para cubrir áreas de trabajo o necesidades sumamente especificas. Los funcionales de la consultora pasan largas horas. cuales son las reglas internas. es decir son empleados de la empresa que conocen todos los detalles del funcionamiento de la misma. como pueden mejorarse en caso se ser necesario. etc. entendiendo los procesos de la empresa y generando documentos que describen como serán las operaciones de la empresa una vez implantado SAP. al proceso de recabar información sobre la empresa y al proceso de preparar a las personas que trabajan en la empresa para utilizar SAP se le denomina Implantación o implementación del sistema. entrevistándose con los usuarios claves y generando documentos que describen el estado actual de las cosas. La empresa donde se va a implementar SAP es conocida por parte de los consultores (funcionales) de la consultora como El Cliente.

Hopp y Tschira. SAP CRM y SAP Portales los últimos componentes agregados que mas crecimiento le han brindando al que ha sido en ser llamado el Sistema Operativo de las empresas. R2 y R3 ? Como se dijo anteriormente SAP fue fundada en 1972 por cinco ex empleados de IBM cuyos apellidos son: Hector. La corporación SAP fue fundada en 1972 en Alemania por cinco programadores escindidos de IBM y ha crecido hasta convertirse en una de las mayores empresas productoras de software del mundo con oficinas en todos los continentes y sub regiones del planeta. Pagina 6 . 2003 Breve desarrollo histórico El nombre “SAP” es al mismo tiempo el nombre de la compañía que produce el sistema SAP y el nombre del sistema en si mismo. la traducción mas aceptada es: Sistemas. por lo cual SAP quedo compuesto en este entonces por el modulo de finanzas (FI) y el modulo de materiales (MM). Aplicaciones y Productos en el procesamiento de datos Que significa R1. A este sistema se le llamo originalmente R y luego se rebautizo como R/1 ya que mas adelante se agregaron mas módulos al sistema para conformar lo que se conoció como el sistema R/2.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. SAP es el acrónimo de: Systems Aplications and Products in data processing es decir. Desde entonces SAP no ha dejado de ganar mercados y clientes y de crecer ininterrumpidamente a la vez que va adaptando a R/3 a las cambiantes necesidades del mercando siendo hoy en día SAP Netweaver. Asimismo se desarrollo un paquete de manejo de materiales que se convirtió en el segundo modulo estándar del sistema. Mientras trabajaban para IBM desarrollaron un paquete de contabilidad extremadamente bueno y completo para uno de los clientes de IBM que funcionaba en tiempo real y tenia características que eran únicas para la época. Posteriormente al agregar aun mas módulos y capacidades aun se conformo lo que se conoce como sistema R/3 hoy en día el cual fue originalmente presentado en 1992. Plattner. SAP compró los derechos de este paquete a la empresa Naturin ( el cliente para el cual había sido desarrollado el paquete ) y amplio el diseño original. Wellenreuther.

Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. En nuestra implementación de SAP por lo general nuestra computadora portable personal o nuestra computadora de escritorio en nuestro trabajo será el cliente. Un esquema general de SAP es el siguiente: SAP Database SAP Core SERVER SAP Front End CLIENT ABAP Oracle SyBase etc 4 GL Languaje UNIX Open VMS MPE/iX Windows NT El sistema SAP esta enteramente desarrollado en un lenguaje de programación propietario llamado ABAP 4. En términos generales en una arquitectura Cliente/Servidor existe una computadora llamada Server en la cual se centraliza la ejecución de los programas y existe una o varias computadoras ejecutando un programa llamado Cliente que recibirá los resultados de esa ejecución y nos lo presentara. 2003 La arquitectura SAP Lo primero que debemos saber es que SAP esta basado en un tipo de sistema al que se conoce como arquitectura Cliente / Servidor. en el cual esta concentrada toda la información necesaria para el funcionamiento de la empresa y que es el lugar donde SAP deposita o almacena toda la información que maneja. Los códigos fuentes del sistema ( es decir las instrucciones de computadora que le dicen a SAP que hacer ) están disponibles en la empresa que compra las licencias de SAP por lo cual este tipo de sistema evita un problema muy común con el software desarrollado por terceros que es el denominado “síndrome de la caja negra”. Pagina 7 . la denominada comúnmente Base de Datos. es decir las empresas quedaban prisioneras de un solo proveedor de software ya que este nunca le proveía información interna sobre el sistema que habían comprado o sobre como estaba configurada la base de datos del mismo. Lo segundo que debemos saber es que existe un repositorio central de información.

Para entender por que existe este concepto debemos entender primero como es que se trabaja en una implementación de SAP. Pues bien. Los mandantes ( o clients en ingles ) no son servidores. 2003 Para la mayor parte de la empresas del mundo esta característica es DETERMINANTE a la hora de adquirir un software pues les brinda la seguridad de que tienen control absoluto sobre los sistemas que han adquirido y que nunca quedaran desprotegidos o a merced de un único proveedor de software ya que al ser el sistema conocido mundialmente y existir una gran cantidad de profesionales que trabajan en el se puede reclutar personal capaz de solucionar cualquier problema o necesidad que pudiesen surgir en el futuro. también conocidos en ingles como Clients ? Lo primero es no confundirlos con el concepto Cliente / Servidor. Cada computadora que vaya a ser utilizada como Cliente deberá tener instalado por lo tanto el Front End de SAP. Pagina 8 . si quisiéramos saber como va a funcionar un nuevo programa que vamos adquirido para nuestra empresa seria fantástico si pudiésemos ejecutar una completa simulación de cómo va a comportarse en la vida real bajo parámetros de la vida real y con datos de la vida real y ver como interactúa con el resto de la organización como si estuviese en la realidad y sin correr ningún riesgo. son lo que se denominan en términos técnicos Instancias. probarlas en un ambiente donde no exista riesgo y a continuación poder utilizarlas en la vida real. Cuando se realiza cualquier desarrollo en SAP. Digamos para empezar que una de las características mas buscadas en el mundo es la capacidad de realizar cosas. Que son los mandantes. este desarrollo no pasa directamente a ser utilizado en la empresa. para poder llevar adelante esta forma de trabajo SAP esta dividido en tres instancias principales: • • • DESARROLLO TEST & TRAINING PRODUCTIVO Cada una de estas instancias contiene al inicio de la implementación del proyecto las mismas características. Que es el Front End también conocido como SAP Gui ? De la misma manera que un navegador como el Internet Explorer permite descargar y ver paginas WEB en nuestra computadora el Front End de SAP es el programa que servirá como cliente para poder ver y utilizar las pantallas y programas del sistema SAP que se están ejecutando en el servidor central de SAP. Por ejemplo.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. pero todo proyecto de SAP comienza su vida con infinidad de pruebas que se realizan en el mandante de Desarrollo.

2003 El desarrollo se hace en un contexto en el cual no existe el riesgo de poner en peligro las aplicaciones que actualmente están trabajando correctamente. El concepto de Orden de Transporte Cada objeto. configuración o acción que se crea en SAP esta asociada indisolublemente a un numero de serie único que le pertenece y la identifica unívocamente. Cada vez que por ejemplo se escribe un programa en SAP en el mandante de desarrollo este será depositado en el interior de una caja virtual la cual estará identificada por su correspondiente numero de serie. A este numero se le denomina Orden de Transporte. Si todo funciona correctamente y las pruebas son exitosas entonces será necesario mover el programa desde el ambiente de test al ambiente de producción para que el personal de la empresa pueda utilizarlo. A la acción de mover un objeto lógico desde Desarrollo hacia Test y luego de Test hacia producción se le denomina Transporte. programa. no habrá consecuencia alguna para el sistema pues lo que se haga solo se utilizara en la vida real una vez que halla pasado por un gran numero de pruebas en el denominado mandante de Test. Esta operación requiere de la autorización de la persona encargada de vigilar la calidad de los desarrollos en la empresa. tantos como la organización necesite. pueden existir multitud de ambientes o mandantes de cada uno de los tres tipos mencionados arriba. De hecho. Solo una vez que los directores de sistemas y de proyectos estén seguros que aquello que se ha desarrollado funciona bien y es seguro para la organización será que este objeto lógico recién desarrollado pasara a existir en el mándate de producción. por lo tanto se hará un nuevo transporte desde Test a producción. Pagina 9 . Cuando el programador halla terminado de escribir el programa será necesario probarlo por lo cual será necesario depositarlo en el mandante de Test. pero por regla general cada organización solo tiene un mándate de producción. es decir será necesario transportarlo o moverlo al mandante donde se hacen las pruebas. un rol que habitualmente esta representando como QA ( Quality Assurance ). A este ambiente se le denomina ambiente de desarrollo y en el pueden cometerse todos los errores que se quiera. La mejor manera de figurárselo es imaginar a la orden de transporte como si se tratara de una caja. Este ciclo de trabajo es el que siempre se utiliza en SAP y es el que garantiza que ningún programa con defectos pueda llegar a producción.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. Para ello se ejecutara una acción especial del sistema llamada justamente Transporte que usando este numero de identificación único moverá al programa desde el ambiente de desarrollo al ambiente de Test.

2003 Que es la Parametrizacion también conocida como Configuración ? El concepto basico involucrado aquí es ADAPTACION. 19% en la vecina Republica Argentina y a su vez tiene diferentes valores en otros países. www.com .com . Parametrizacion es entonces la capacidad del sistema SAP de ser adaptado a las diferentes necesidades de la empresa.Uno de los mas populares foros en Internet sobre SAP.sap4.Uno de los foros en español mas conocidos en Internet. Para obtener mas información puede dirigirse a los siguientes enlaces en la red: www. además existen empresas que tienen diferentes oficinas en varios países por lo que deben llevar la contabilidad de la empresa según las leyes de cada país y a su vez tener una visión global de cual es el comportamiento económico de compañía a nivel global.mundosap.La web oficial de SAP www. Consideremos este simplísimo ejemplo: la forma de tratar y manejar contablemente los impuestos varían de un país a otro. el país donde yo nací. por ejemplo el IVA ( Impuesto al Valor Agregado ) tiene al momento de escribir este tutorial un valor de 23% en Uruguay. Una configuración básica es establecer cual es el valor del IVA.sapgenius. una de las características mas sobresalientes de SAP es que se trata de un sistema que puede ser adaptado a cualquier empresa y a cualquier entorno de trabajo. Pagina 10 . pero tiene un valor diferente.com .Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10.com . tiene la habilidad de permitir ser configurado o parametrizado para comportarse de diferentes maneras frente a una misma situación según sean las necesidades especificas de la empresa. www.Foro mas conocido en ingles sobre SAP. incluso a necesidades cambiantes dentro de una misma empresa en un mismo país o mercado a lo largo del tiempo. pero además el monto de lo recaudado por IVA debe ser depositado en diferentes cuentas de la empresa y debe ser tratado en diferentes maneras según sea el país en el cual se esta haciendo al implantación de SAP.sap. Como se logra esto ? Para empezar debemos saber que el sistema no se se comporta siempre igual ni de la misma manera en todos los lugares donde es instalado.

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