Paso 4 - Actividad Individual

PROPUESTA DE SOLUCIÓN.
Paso 4
Propuesta de Solución.
Iván Rodríguez Pombo.
Comunicación Organizacional.
Código de Grupo: 126023_1
Tutor: Lina Marcela Duque Jiménez
Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD
Facultad Administración de Empresas
ECACEN
junio 24 de 2022
PROPUESTA DE SOLUCIÓN. 2
Introducción.
En el presente texto se desarrollarán actividades tendientes a buscar soluciones al caso de
estudio analizado y formular cambios que conlleven a mejorar el proceso de comunicación
efectiva en la organización, partiendo de la identificación de la situación en la empresa,
posteriormente se adelantara una revisión y descripción de la organización, así como un análisis
de la situación (interna y/o externa) y los actores que intervienen, para finalmente elaborar un
diseño de un Plan Estratégico de Comunicación Organizacional.
La comunicación es un factor fundamental en el funcionamiento de las organizaciones y
esta constituye el proceso de direccionamiento de la empresa , en esta line de pensamiento la
comunicación no debe ser entendida como una actividad. Paralela al desarrollo de la
organización , su misión , por tal motivo se deben orientar todos los esfuerzos en su correcto
funcionamiento, implementando un correcto plan de comunicación organizacional, así mismo no
debe estar centrada de forma informativa, sino que debe ser utilizada para relacionarse con la
cultura organizacional.
Objetivos.
General.
Exponer soluciones al estudio de caso analizado, con el fin de formular cambios que
conlleve a mejorar el proceso de comunicación efectiva en la organización.
Específicos.
Identificar la situación actual de la organización.
Desarrollar una matriz DOFA, en la cual se aprecien las debilidades y fortalezas actuales
en la organización respecto de la comunicación organizacional.
Realiza el diseño de un Plan Estratégico de Comunicación Organizacional (propuesta de
solución) para el caso de estudio, basado en las tendencias y nuevas formas de gestión de
comunicación organizacional.
Etapa 1.
Identificación de la Situación.
A lo largo de este periodo académico se ha trabajado en el análisis del caso de estudio de
la empresa C.I. Asopalma S.A., la cual está relacionado con la falta de comunicación interna
(PEC) existente entre el área de Planta de Operaciones, el Área de Recursos Humanos, y los
Colaboradores de la Plata de Producción. En esta ocasión analizaremos un aspecto fundamental
que debe poseer el líder del área de operaciones de esta organización antes mencionada y está
relacionada con la capacidad de comunicarse para transmitir y recibir información en forma útil.
En este orden de ideas un buen comunicador tendrá la capacidad de adelantar todas sus tareas,
tales como la de ordenar, organizar, controlar y direccionar, haciéndolo de forma fácil y siempre
utilizará los datos de forma eficiente. (Ramos Ramos, 2018, págs. 119-131).
Ahora bien, en las diferentes literaturas se menciona que los líderes deben tener la
capacidad de innovar, lo cual es un factor clave para generar competitividad de forma eficiente,
de esta forma podrán motivar a sus colaboradores para que generen diferentes estrategias de
innovación. En el estudio de este caso, observamos que el líder del área de operaciones hace uso
de un estilo de liderazgo coercitivo, afectando por ende el clima de la organización. (Ramos
Ramos, 2018, págs. 119-131).
1.1 Revisión y Descripción de la Organización.
C.I. ACEPALMA S.A. constituida mediante Escritura Pública número 1541 del 21 de
agosto de 1991, de la Notaría Cuarenta y Dos de Bogotá D.C. con NIT 800.141.770-1 y con
domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., es una compañía colombiana que opera en la
industria química. Constituida como sociedad anónima de carácter comercial, esta entidad es
especializada en la comercialización de aceite de palma a nivel internacional, tiene actualmente
140 accionistas, todos ellos cultivadores de palma de aceite o beneficiadores de su fruto.

Misión.
Ser la mejor alternativa para la comercialización, operación logística y financiera, en el
mercado nacional e internacional de aceites, grasas, fracciones, derivados, biocombustibles y
otros productos agropecuarios; así como para los insumos agrícolas e industriales, generando
mayor valor a sus accionistas
Visión.
Al futuro seremos una empresa sólida, rentable y globalizada. Reconocida por nuestro
nivel de servicio, precios competitivos y por brindar soluciones integrales, oportunas y a la
medida; con un equipo de trabajo comprometido y orientado al resultado.
Valores.
El sello de garantía a las diferentes operaciones que desarrolla está enfocado en los
siguientes aspectos. Respeto. Reconocemos el valor de las personas, de nosotros mismos y del
medio ambiente que nos rodea; Honestidad. Demostramos la transparencia en nuestras acciones
y en la relación con los demás; Responsabilidad. Cumplimos los compromisos y tenemos la
capacidad de asumir las consecuencias de nuestros actos; Perseverancia. Alcanzamos los
objetivos con dedicación y optimismo y Seguridad. La certeza de la protección de los bienes
propios y de los entregados por nuestros clientes. (Palmero., 2021).
1.2 Análisis de la Situación (Interna - Externa) y Actores que Intervienen.
La situación que se analiza en este caso de estudio es a nivel interno, en este orden de
ideas los antecedentes que se tiene de la organización Acepalma, está relacionado con la falta de
comunicación (PEC) existente entre el área de Planta de Operaciones, el Área de Recursos
Humanos, y los Colaboradores de la Plata de Producción.

Los fallos que se presentan en la actualidad, los podemos considerar como el resultante
de las malas prácticas en el desarrollo de la comunicación organizacional, por parte de los
directivos de la planta, la cual inicia en la falta de retroalimentación en los mensajes que se
emiten en los niveles superiores de la jerarquía organizacional en este caso (plata de operaciones)
que se dirigen hacia los niveles inferiores (colaboradores), en la cual se aprecia como único
participante << emisor>> que afectan regularmente el bienestar de los trabajadores<<
receptor>>, por el incremento de las jornadas laborales(horario) sin ningún tipo de
remuneraciones ya sea económica u otorgándole otra clase de incentivos, ejemplo un día de
descanso. (Ramos Ramos, 2018, págs. 175,180).
En esta línea de pensamiento, en el análisis de este caso de estudio, se ha determinado
que la raíz del problema existente radica en la mala comunicación organizacional a nivel
interno(vertical), observando que existe una comunicación unidireccional. Teniendo en cuento
que un emisor (directivos de la plata de producción) se limitan a emitir información a los
receptores (colaboradores), sin importarles como han interpretado la orden, la cual consiste en la
ampliación del horario laboral, sin escuchar algún tipo de sugerencias por parte de los
colaboradores, ni otro tipo de información en este caso los argumentos relacionados con el
cumplimiento de los horarios laborales establecido por el área de recursos humanos.
Analizando este tipo de comunicación, lo que podemos apreciar es que no se desarrolla
un proceso de comunicación sino más bien de información, porque según lo descrito en los
modelos de comunicación, para que exista esta es necesario que participen un << Emisor>> y un
<< Receptor>> y que exista un mensaje, el medio y la retroalimentación.

Otros aspectos para tener en cuenta en este análisis están relacionados con la ausencia
del direccionamiento estratégico del área de recursos humanos y la necesidad de cumplir con
todos los procesos que se desarrollan en el área de producción. Aunado a esto, la falta de
habilidades por parte de los directivos de la plata para trabajar una comunicación bidireccional
con los colaboradores y la falta de contacto (RAPPORT), que facilite la comunicación, el
acompasamiento, lo antes mencionado es absolutamente imprescindible para que exista una
comunicación efectiva al interior de las organizaciones, y más importante aún si lo que persiguen
los directivos de la plata de operaciones es que los colaboradores incrementen sus jornadas
laborales sin una previa organización (planeación estratégica), ni remuneración que involucra
temas tan importantes como el tiempo y dinero. (Ramos Ramos, 2018, págs. 39,44).
De forma paralela a toda esta situación, también se logra evidenciar la falta de
comunicación a nivel interno de tipo horizontal, entre el área de recursos humanos y los
directivos encargados de direccionar los procesos de la plata de operaciones, estos últimos
generadores de los inconvenientes. (Ramos Ramos, 2018, págs. 175,180).
Con relación al área de recursos humanos, a fin de vislumbrar cuáles son las fallas
generadoras en la comunicación interna con la planta de operaciones y los colaboradores, se
logró evidenciar que no hay una adecuada planeación estratégica que permita el correcto
desarrollo de la comunicación interna, con todos los actores involucrados de la organización.
Filosofía de la Organización.
Las ideas que se plantearon en la creación de esta organización están enfocadas en el
compromiso con el medio ambiente y el bienestar social, así mismo, impulsa una política de
gestión ambiental enfocada en la prevención y mitigación de los impactos ambientales asociados
a nuestras operaciones, fomentando la armonía con nuestro entorno y garantizando el

cumplimiento de la normatividad vigente a través de la adopción de buenas prácticas como:
Reducir la generación de residuos e incrementar su aprovechamiento con el fin de mitigar
impactos ambientales y disminuir costos.
Optimizar el consumo energético, por medio de la promoción de una cultura del uso
eficiente y ahorro de este recurso y la migración gradual hacia fuentes de energía más limpias.
Ofrecer apoyo profesional a nuestros clientes en la gestión de los empaques o embalaje
de nuestros productos a lo largo de su ciclo de vida.
Objetivos Estratégicos.
Sus objetos estratégicos están encaminados al desarrollo de actividades comerciantes al
por mayor de productos agrícolas de materias primas, discriminadas de la siguiente forma:
procesamiento y comercialización de aceite crudo de palma, aceite de palmiste y sus derivados.
Así como, glicerina vegetal y biodiesel de palma. Productos que se exportan por cualquiera de
nuestras dos costas, en óptimas condiciones de almacenamiento y transporte. (EMIS, 2022).
Objetivos Funcionales.
La empresa adelanta el cumplimiento de sus objetivos mediante actividades, de carácter
homogéneo y coordinado desde sus áreas de Dirección, producción, finanzas, marketing y
recursos humanos, entre ellos encontramos: Mantener o aumentar la rentabilidad del negocio,
Obtener mayor productividad, Ofrecer un excelente servicio al cliente, Atraer y retener al capital
humano, Alcanzar a los clientes adecuados, Mantener los valores fundamentales de la empresa,
Tener un crecimiento sostenible.
Resultados y Proyecciones.
Acepalma proyecta producir el 10% del total de mercado y facturar 2 billones de pesos.
Una de las claves del impacto en este negocio es que la empresa hace fórmulas personalizadas de
fertilizantes, que responden a las necesidades de los productores colombianos, en un país con
suelos y climas muy variados. Acepalma tiene más de 400 fórmulas para responder a los
requerimientos de los productores y ser aliados para proveer al país. (Acosta, 2022)
Productos, Servicios o Actividades que Desarrollan. La empresa tiene como
actividades económicas las siguientes:
Elaboración de Aceites: Aceite Crudo de Palma, Aceite Crudo de Palmiste, Aceite Refinado de
Palma, Aceite Refinado de Palmiste, Aceite Alto Oleico, Estearina de Palma RBD, Oleína de
Palma RBD, Glicerina Cruda, Glicerina Técnica y USP.
Insumos Agrícolas: Fertilizantes, Herramientas para el cultivo, Semillas de cobertura.
Insumos Industriales: Metanol, Metilato de sodio.
Servicios Acepalma: Coberturas de precios y tasa de cambio, Logística, Formulación de planes
nutricionales, Fidelización de proveedores.
Estructura Organizativa C.I. Acepalma S.A
Políticas de la Organización. Están enmarcadas en el establecimiento de los
lineamientos que definan el compromiso y la filosofía de gestión de la organización.
Calidad: realizar la gestión de nuestros procesos, de acuerdo con el direccionamiento estratégico
y al análisis del contexto, con el fin de cumplir los objetivos definidos para el Sistema de Gestión
de Calidad y así contribuir al mejoramiento continuo de la compañía.
Con los Clientes: Realizar la gestión efectiva de los requerimientos de los clientes, buscando
satisfacer y superar sus expectativas, a través de personal competente y comprometido,
suministro de recursos técnicos, tecnológicos, financieros y de infraestructura que sean
requeridos, así como, tomando las acciones necesarias para gestionar sus riesgos y
oportunidades.
Con Nuestro Equipo de Trabajo: Busca promover el desarrollo profesional, económico y
personal de nuestro equipo de trabajo a través de su formación, fortaleciendo sus competencias y
buscando alinear sus necesidades y expectativas con la compañía.
Con Nuestro País: Cumplir la legislación y regulación aplicable y otros compromisos en
materia de calidad.
Con Nuestros Accionistas: Buscamos el crecimiento, sostenibilidad y adecuados márgenes de
utilidad para nuestros accionistas.
Procesos Políticas y Normas.
La empresa direcciona el desarrollo de todos sus procesos teniendo presente la política de
Sostenibilidad, el objetivo principal está en el compromiso con el desarrollo sustentable del
ecosistema palmero, a través del apoyo en temas claves de acuerdo con su impacto. El
compromiso se traduce en la no comercialización de aceite de palma y sus derivados
provenientes de plantaciones que incumplan.
Cumplimiento de Normatividades.
Cumplimiento de Certificaciones. Realizando la verificación de la normatividad y
seguimiento a las certificaciones aplicables por la compañía y dar cumplimiento a las normas
(RSPO e ISCC), por parte de los empleados del departamento de aceites y derivados.
No Deforestación. Estas actividades están encaminadas al No desarrollo de plantaciones
en áreas deforestadas a partir del año 2010; No conversión de ecosistemas naturales; Gestión de
emisión de GEI; No desarrollo de plantaciones en bosques de altas reservas de carbono a partir
del 2010.
No Turberas. No desarrollo en turba a partir del 2010, sin importar su profundidad y No
quema para limpiar la tierra o nuevos desarrollos o para replantar.
No Explotación. Respeto y apoyo a la Declaración Universal de Derechos Humanos;
Respeto a derechos de propiedad de la tierra; Proceso de resolución de conflictos transparente y
equilibrado; Respeto al derecho de comunidades locales e indígenas para dar o retener;
Consentimiento Libre, Previo e Informado (FPIC) a operaciones en tierras con derechos legales,
comunales o de usos y costumbres.
Laborales. Respeto y reconocimiento de los derechos de los trabajadores; Prohibir el
trabajo infantil, el trabajo forzoso; Prohibir cualquier tipo de violencia, intimidación física,
sexual o psicológica; Respeto a la libertad de asociación y negociación colectiva; Protección a la
salud y seguridad en el trabajo; Promoción a la formación, entrenamiento y capacitación;
Provisión de lugares de trabajo saludables y seguros; Pago y condiciones de los trabajadores con
estándares legales y obligatorios.
Plataforma de Comunicación.
Las finalidades del tratamiento de los datos que son transformados en información
valiosa que maneja la empresa son los siguientes: a) El desarrollo de actividades propias de la
compañía, b) Realizar contactos comerciales, c) Suministrar información sobre sus productos y
servicios, d) Enviar invitaciones de los eventos realizados por C.I. ACEPALMA S.A.

Notoriedad e Imagen Ideal de la Organización.
Desde el punto de vista de la empresa, cuenta con una buena imagen, la cual le permite
atrae a la gente necesaria para construir el éxito: analistas, inversores, clientes, socios y
empleados (Chajet, 1989). En concreto, desde la dirección estratégica se considera un
mecanismo que fomentar la cooperación entre competidores (Brown y Dacin, 1997).
La imagen identifica el diseño elaborado por la empresa a través del logotipo, con colores
corporativos, aplicaciones visuales y uniformes, entre otros aspectos, y proyectados a través de
diferentes soportes con intención comunicativa.
Públicos Internos, Percepciones, Necesidades y Expectativas. (análisis realizado).
Los públicos internos que se observan en el estudio de este caso encontramos los
integrantes del área de operaciones ubicada en la ciudad de Santa Marta, los directivos de la
planta, (emisores)que se dirigen hacia los niveles inferiores, trabajadores<< receptor>>. También
se logra evidenciar como publico interno el área de recursos humanos, siendo estos los directivos
encargados de direccionar los procesos de la plata de operaciones.
Percepciones.
Lo que se puede percibir es que al interior de la organización se debe ejecutar técnicas de
motivación por parte de los directivos del área de recursos humanos y los jefes del área de
operaciones. Como, por ejemplo, la participación, la cual es una técnica para motivar y estimular
el desarrollo personal y a la vez profesional. Lo cual está relacionado con el enriquecimiento del
trabajo. Otro aspecto es desarrollar y conservar la autoestima en los colaboradores de la
organización, cuando un líder logra este aspecto, construye personas competentes y capaces.
(Ramos Ramos, 2018, págs. 164).

Necesidades.
Las necesidades que surgen son la creación de objetivos y construir un feedback, conocer
las necesidades del grupo de trabajo (colaboradores) para de esta forma lograr una comunicación
de forma correcta y efectiva por parte de los directivos hacia sus subordinados. Por tanto, un
correcto manejo de la Comunicación con los empleados se basa en un estilo de liderazgo de la
Alta Dirección basada en un estilo Orientativo, ya que permitirá mejorar variables inmersas en el
proceso de la comunicación (claridad, compromiso, flexibilidad), es decir se debe estar
comprometido filosófica y conductualmente con la idea de que la comunicación con los
empleados es esencial para el logro de las metas institucionales. Si sus palabras y acciones van
enfocadas a una mayor y mejor comunicación, su compromiso trascenderá al resto de la entidad.
(Ramos Ramos, 2018, págs. 119-121).
Expectativas.
La comunicación es uno de los factores que rige las sociedades modernas, por ende, es
necesario mejorar el proceso de comunicación interna de la organización. En la cual todos los
empleados son emisores y receptor de los mensajes con un código propio de las diferentes tareas
que se desarrollan y un contexto delimitado en el espacio de la empresa y su horario laboral. Es
así como el objetivo principal de la comunicación interna es lograr la motivación del personal, y
relación interpersonal entre sus homólogos. La Comunicación organizacional orienta la difusión
de políticas y la información generada al Interior de la empresa, esto conlleva al cumplimiento de
unos requisitos: Dar a conocer la filósofa de la empresa, compartir información relacionad con
los objetivos y metas, acciones, tareas, motivar a los trabajadores y desarrollo de la
comunicación ascendente, descendente, horizontal y vertical.

Herramientas, Canales y Códigos de la Organización. Entre las herramientas que
maneja la empresa para el desarrollo del proceso de comunicación interna encontramos
El Internet. Esta herramienta permite el acceso a la información por parte de todos los
colaboradores, les brinda un soporte de datos eficaz y, por ende, optimiza el trabajo y la
productividad. La comunicación es necesaria para el rendimiento.
House Organ. Se trata de una revista interna que generalmente es realizada por el área de
Marketing. Su contenido comunica las actividades, los logros de distintas áreas, los
reconocimientos a los empleados, los incentivos y los nuevos proyectos para el futuro.
Email Interno: es una herramienta que conecta a todos los colaboradores para que
reciban o envíen todas las novedades de la compañía. Además, este programa permite crear
correos atractivos sin necesidad de tener conocimientos elevados en diseño.
Manual del Empleado: Incorpora la información necesaria, que puede variar con el
tiempo, acerca de la historia, el organigrama, la misión y visión de la empresa. Además, incluye
las normas con las que debe regirse el trabajo.
Buzón de Sugerencias Online: Es una fuente de crecimiento para la organización. Allí
se depositan las opiniones, propuestas y comentarios de los trabajadores acerca de sus
condiciones, relaciones laborales y beneficios.
Videoconferencias. A través de programas como Skype, es la forma más eficaz que
tienen los empleados para comunicarse. La rapidez y el bajo costo permiten conectar a dos o más
personas, evitando transporte, ahorrando tiempo y dinero.
Encuestas. Mientras más grande es una compañía, más difícil puede ser para la gerencia
mantenerse informada de cada aspecto organizacional en los trabajadores. Para conocer
cualitativa y cuantitativamente la satisfacción del personal se requiere de ejecución de encuestas.

Las encuestas regulares permiten mejorar el trato, la gestión y los objetivos de comunicación que
tiene una empresa al comprender mejor al capital humano.
Canales de la Empresa. En todas las organizaciones existen canales de comunicación,
estos se dan de forma personal e impersonal.
Códigos. Encontramos los alcances y el propósito de estos.
Alcance: Aplica para todos los funcionarios de la Empresa.
Propósito: Entregar una información clara, concisa, precisa y oportuna, adoptando los
diferentes canales de comunicación existentes en la organización.
Etapa 2.
Construcción Análisis DOFA
(debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) de la organización con su respectivo
análisis y con base a las encuestas realizadas. Esta metodología se implementará para realizar
un diagnóstico a fin de evaluar cómo está funcionando la comunicación interna de forma
cotidiana.
Amenazas - Oportunidades
Hecho, situación o Consecuencia Amenaza u Impacto para la Plazo en que

Circunstancia Relevante Oportunidad Organización. Impactará.
Alto – Medio – Bajo. Corto –
Medio-
Largo
Falta de coherencia en los Logro de los Amenaza Indicadores Medio
mensajes adecuados en los objetivos de Productividad.
momentos apropiados. planteados.
Se percibe violencia simbólica Deterioro en la Amenaza Indicadores de Corto
(coerción)por parte del jefe de libertad de Comunicación
área de producción hacia los expresión
colaboradores.
No se cumplen los códigos de Construcción de la Amenaza Indicadores de Corto
ética y conducta empresarial empatía y Comunicación
(comportamientos por parte de colaboración.
los jefes de área)
Desarrollo de las capacidades Ausencia en la Amenaza Indicadores de Medio
individuales de los identificación de Operación
colaboradores. competencias
Resolución de las problemáticas Construcción de Oportunidad Indicadores de Corto

por parte de los jefes de área iniciativas. Dirección
para con los colaboradores.
Desarrollo de una comunicación Construcción de Oportunidad Indicadores de Corto
coherente entre los feedback necesario Comunicación
colaboradores y jefes de área. en el proceso de la
comunicación
Buena disposición para mejorar Cumplimiento de Oportunidad Indicadores Medio
la toma de las metas y de Productividad
decisiones(colaboración) objetivos
Motivación de los trabajadores Construcción de la Oportunidad Indicadores Corto
por mejorar la situación de subjetividad de de Competitividad
comunicación. forma positiva.
Creación de nuevos canales de Mejora continua de Oportunidad Indicadores de Medio
comunicación. la empresa. Dirección
Manejo de Desarrollo de Oportunidad Indicadores de Medio
Buzón de sugerencias. iniciativa en la Comunicación
Resolución de
problemas
Reuniones periódicas con los Mejorar el Oportunidad Indicadores Largo
colaboradores planteamiento de Competitividad
estratégico
Debilidades - Fortalezas
Hecho, situación o Impacto para la Plazo en que

circunstancia Consecuencia Debilidad - organización. impactará.
relevante Fortaleza Alto – Medio – Bajo. Corto – Medio
Largo
No existe el uso de Actualización en Debilidad Indicadores Medio
medios tecnológicos en el manejo de los de Productividad y
el proceso de la diferentes operación
comunicación TIC. procesos de
comunicación
Falta de canales para Deterioro de la Debilidad Indicadores de Corto.
exponer las comunicación. Comunicación
necesidades que los
trabajadores tiene de
expresarse.
Fluidez de la Asertividad en el Debilidad Indicadores de Efectividad Largo
comunicación cumplimiento de y Eficiencia
(ascendente – las tareas
descendente) encomendadas y
cumplimento de
la productividad
Deterioro del clima Inconformidades Debilidad Indicadores de Dirección Medio
laboral. laborales
Falta de conocimiento, Retraso en el Debilidad Indicadores de Medio.
de los objetivos y la direccionamiento Administración y
cultura de la empresa. estratégico dirección.
Implementación de Generación de Debilidad Indicadores Medio
mejores prácticas y oportunidades – de Competitividad
fortalecimiento del direccionamiento
conocimiento. de competencias
Falta de un estilo de Inconformismo Debilidad Indicadores Corto
liderazgo, motivación y laboral de Competitividad

compromiso
Dificultades en la Construcción de Debilidad Indicadores de Corto
circulación de la los procesos de Comunicación
información comunicación de
forma efectiva
Formalización en los Cumplimiento de Fortaleza Indicadores de Eficiencia Corto
procedimientos políticas de
calidad y
seguridad laboral.
Definición clara de Cumplimiento de Fortaleza Indicadores Corto
responsabilidades. las políticas de Rentabilidad
empresariales
Desarrollo de Eventos Generación de Fortaleza Indicadores de Corto
extraordinarios interacción entre Comunicación
los empleados
Oportunidades de Construcción del Fortaleza Indicadores de Operación Corto
desarrollo de trabajo en equipo
habilidades
colaborativas.
Partiendo de la consolidación de toda esta información se implementará una estrategia ofensiva
basada en la FO (Fortalezas – Oportunidades) (Maxi – Maxi) con el fin de obtener el máximo
provecho de las situaciones favorables del entorno interno de la empresa esto mediante la
clasificación de las Fortalezas y las oportunidades, según su prioridad.
Etapa 3.
Definición de los objetivos estratégicos del PEC en coherencia con la situación identificada,
señalando los actores, área encargada, tipo de acción, entre otros, por tanto, se recomienda
realizar una tabla y posteriormente el respectivo flujograma.
Los objetivos de comunicación estratégica que se trabajarán y direccionarán están encaminados a
la resolución de las fallas<< situaciones>> observadas a lo largo de todo el diagnóstico realizado
a la empresa, las cuales se enumeran a continuación:
Situación 1: Se observa al interior de la organización la falta de coherencia en los
mensajes transmitidos por los directivos del área de operaciones y la falta de Fluidez en la
comunicación (ascendente – descendente) Objetivo: Incrementar en un 30% la generación de

espacios adecuados de comunicación (canales) para escuchar las propuestas e inquietudes que los
colaboradores tienen.
Situación 2: Se percibe violencia simbólica (coerción)por parte del jefe de área de
producción hacia los colaboradores. Objetivo: Lograr la elaboración de un plan de
comunicación que sirva de guía para los trabajadores y los directivos, en la que fluya la
comunicación y dónde se reflejen de forma clara los objetivos.
Situación 3: No se cumplen los códigos de ética y conducta empresarial
(comportamientos por parte de los jefes de área). Objetivo: Lograr integrar en un 100% las
estrategias de comunicación interna que se desarrollen a las acciones operativas de la empresa.
Situación 4: Desarrollo de las capacidades individuales de los colaboradores Objetivo:
Incrementa el fortalecimiento de la gestióndel conocimiento en un 75%, a partir del compromiso
y trabajo en equipo y correcta implantación de la comunicación.
Situación 5: Resolución de problemáticas por parte de los jefes de área para con los
colaboradores y Falta de un estilo de liderazgo, motivación y compromiso. Objetivo:
Implementar un nuevo estilo de liderazgo basado en la Alta Dirección Orientativo, que permitirá
incrementar en un 70% la mejoravariables inmersas en el proceso de la comunicación (claridad,
compromiso, flexibilidad), es decir, se debe estar comprometido filosófica y conductualmente
con la idea de que la comunicación con los empleados, factor esencial para el logro de las metas
institucionales.
Situación 6: Motivación de los trabajadores para mejorar la situación de
comunicación. Objetivo: Lograr difundir en un 100% el manual corporativo mediante la
implementación de herramientas como seminarios o cursos de formación, en otras por la
utilización de medios digitales como por ejemplo la intranet, revistas, un Tablón de anuncios, así
como encuestas y estadísticas.
Situación 7: No existe el uso de medios tecnológicos en el proceso de la comunicación
TIC. Objetivo: Informar al 100% de los empleados de las nuevas iniciativas generadas que
permitirán facilitar la toma decisiones y mejora continua de todos los procesos operacionales.
Etapa 4 y 5.
Identificación del público al cual está dirigido los procesos de mejoramiento y mensajes.
El PEC, está encaminado a los funcionarios de la planta de operaciones que está ubicada
en la ciudad de Santa Marta, puntualmente el área de operaciones (producción), así como a los
diferentes jefes de áreas, los colaboradores del grupo de recursos humanos y los accionistas de la
empresa que tienen su lugar de trabajo en la ciudad de Bogotá. Finalmente, en este PEC también
se vinculará a los familiares de los empleados, a modo que tengan claridad de las actividades que
se realizan, horarios, beneficios y demás.
Mensaje que se Busca Socializar en el PEC.
Implantación de un nuevo estilo de liderazgo: en busca de la mejora continua de la
empresa y el bienestar de todos los colaboradores, así como el cambio de paradigmas en el estilo
de mando.
Construcción de la Comunicación vertical (ascendente y descendente): el gabinete de
comunicación o la junta directiva deciden las pautas y ejecutan las acciones comunicativas.
Construcción de una buena comunicación Horizontal: se implica a muchas personas
(tanto personal, voluntario como remunerado) en el uso de herramientas comunicativas.
Organización en el desarrollo de los procesos: existe un plan de comunicación,
herramientas, formación en su uso y/o una imagen corporativa cuidada. o Institucional. Se

procura dar una imagen seria. o Informal. El lenguaje es cercano, sin excesivas formalidades.
Etapa 6.
Cronograma de Actividades y Presupuesto
Departamentos de Productividad, Comunicaciones, Operaciones, Dirección y Administración
2022 2023
Actividades/mes Jul Ag Sep. Oct Nov Dic Ene Feb Mar
Generación de espacios adecuados de comunicación

(canales) para escuchar las propuestas e inquietudes que
los colaboradores tienen.
Elaboración de un plan de comunicación que sirva de guía
para los trabajadores y los directivos, en la que fluya la
comunicación y dónde se reflejen de forma clara los
objetivos.
Lograr integrar en un 100% las estrategias de
comunicación interna que se desarrollen a las acciones
operativas de la empresa.
Incrementa el fortalecimiento de la gestión del

conocimiento en un 75%, a partir del compromiso y
trabajo en equipo y correcta implantación de la
comunicación.
Implementar un nuevo estilo de liderazgo basado en la

Alta Dirección Orientativo, que permitirá incrementar en
un 70% la mejora variables inmersas en el proceso de la
comunicación (claridad, compromiso, flexibilidad)
Lograr difundir en un 100% el manual corporativo
mediante la implementación de herramientas como
seminarios o cursos de formación, en otras por la
utilización de medios digitales como por ejemplo la
intranet, revistas, un Tablón de anuncios, así como
encuestas y estadísticas.
Informar al 100% de los empleados de las nuevas

iniciativas generadas que permitirán facilitar la toma
decisiones y mejora continua de todos los procesos
operacionales.
Presupuesto.
En esta parte de la implementación del PEC, se seleccionarán los medios posibles y

eliminar aquellos que se considere como imposibles, por su coste o no adecuación, en referencia
a los objetivos, el mensaje y el público, al cual están dirigidos. En este orden de ideas se
escogerán medio básico y se combinarán con otros medios.
Agendas informativas: se elaborarán tableros de tipo informáticos en los cuales se
asignará un presupuesto de $ 5.000.000.
Medios impresos: con el fin de difundir boletines de actividades e informativos, para lo
cual se asignará un presupuesto de $5.000.000.
Adquisición de Medios audiovisuales: con el fin de desarrollar todas las actividades en
pro del mejoramiento de la comunicación, se asignará un presupuesto de $5.000.000.
Adquisición de equipos y medios digitales: con el fin que estén disponibles 24 horas del
para todos los trabajadores y fomentar la participación sin barreras geográficas y con un coste
muy reducido. se asignará un presupuesto de $5.000.000.
Capacitaciones a los jefes de áreas relacionadas con el liderazgo que se debe implementar
en la empresa, para esto se asignará un presupuesto de $ 20.000.000
Métodos de Evaluación y Seguimiento
Se adelantará de forma periódica(bimensual) un seguimiento exhaustivo del alcance que
tiene cada acción, además de confirmar si cumplimos con los objetivos y las expectativas
propuestas y Los métodos de evaluación a utilizar tras la aplicación del PEC serán mediante la
medición del impacto a nivel interno, se adelantarán nuevas encuestas, entrevistas en
profundidad, y se generarán grupos de discusión para verificar el cumplimiento de los objetivos
trazados en la planeación estratégica diseñada. De forma Paralela a todas estas acciones se
implementará un análisis de los datos, proporcionará un conocimiento verdadero sobre los
resultados y también dará información de base para la puesta en marcha de otras acciones, ya que
permitirá conocer qué funciona.
Resumen Ejecutivo
UNAD
Universidad Nacional
Abierta y a Distancia
Iván Rodríguez Pombo.
“Mejoramiento de la Comunicación al Interior
de la Organización C.I. Asopalma S.A.”

Introducción.
Uno de los factores importantes que inciden en el funcionamiento de la organización es la
adecuada forma en el desarrollo de la comunicación interna, teniendo en cuenta que ella permite
transmitir los diversos mensajes que coadyuvan en el desarrollo de las actividades internas y
externas. La comunicación interna incide en la mejora contina de la organización y el desarrollo
de las dinámicas que permiten el constructo de las relaciones del personal en la organización.
Para Max Tello la comunicación interna es “transmitir un mensaje con el objetivo de
provocar un efecto específico, lo que supone no solo tener la capacidad de hablar, sino también
de escuchar, de prestar atención a los demás”.
En este orden de ideas, la función primordial de la comunicación interna es contribuir a la
eficiencia en las distintas funciones que cumplen los colaboradores de la organización y el
manejo de las capacidades de respuesta a los múltiples mensajes que se emiten por parte de los
diferentes jefes de área u alta dirección hacia sus trabajadores (ascendente, descendente), así
como de forma horizontal.
Problemas de Comunicación Interna en el área de Operaciones
En el planteamiento y desarrollo del estudio de caso de la empresa Acepalma, se
adelantaron diferentes actividades tendientes a vislumbrar las posibles fallas existentes en el
desarrollo de la comunicación interna de la empresa, así como identificar sus actores, a
continuación, se hace una relación de ellas, pero se direccionaron todos los esfuerzos para trazar
objetivos estratégicos a fin de lograr el cumplimiento de los mismos y lograr la mejora de la

comunicación.
Falta de identificación con la misión institucional.
Ausencia de un proceso de inducción o bienvenida para el nuevo personal de la institución.
Ausencia de mecanismos de integración del trabajo de los diferentes centros.
Focalización de la información, la misma que no baja a los niveles inferiores.
Prácticas verticales y centralistas en el manejo de la información institucional.
Fallas en los mecanismos de convocatoria a reuniones.
Incumplimiento de decisiones acordadas en reuniones de comités.
Problemas de relaciones interpersonales no resueltas.
Falta de capacitación de personal que tiene relaciones con los usuarios y de la institución. Pocos
espacios para la integración del personal.
Desinformación y circulación de rumores sobre situación laboral del personal.
La implementación del plan estratégico de Comunicación Interna que se desarrolló
implica involucrar a todo los actores y en especial las personas que tienen responsabilidades de
dirección y/o conducción, en nuestro caso los jefes de área de operaciones y recursos humanos.
Definición del Planteamiento Estrategia de Comunicación Interna.
El objetivo general que se busca con el desarrollo del plan estratégico de comunicación es
que todos los trabajadores se apropien de los compromisos que persigue la empresa, como su
misión, visión y valores. Todo esto orientado a fomentar una visión integral de las actividades
que desempeñan los trabajadores.
Las Metas Propuestas en el PEC.
Crear canales de comunicación que permitan la implementación eficaz de los planes
estratégicos.
Implementar procesos de integración que permitan conocer y apropiar la misión, valores
y mística institucional, compartir los problemas y logros de la organización en un ambiente
democrático y fraterno, crear un mecanismo de difusión (canales) que permita mantener
informado al personal sobre su situación laboral, de manera que se tome en cuenta en la solución
de los problemas teniendo presente los principios de justicia social(equidad, igualdad)
Actividades Planteadas en el Desarrollo del PEC.
En el plan estratégico de comunicación diseñado se propone logros tangenciales como la
creación e implementación de un mecanismo de seguimiento del Plan Estratégico(indicadores)
La creación y aplicación de una herramienta de comunicación que integre todas las
acciones y toma de decisiones por parte de los jefes de área y grupo de recursos humanos, sobre
los acuerdos tomados en reuniones de Comité Consultivo y Comité Técnico.
Transmitir de forma clara y oportuna todos los acuerdos tomados en los diferentes
Comités Ejecutivo, a todo el personal.
Informar a través de boletines informativos, físicos y electrónicos u tablero de
información sobre las principales actividades realizadas en cada trimestre finalizado y las
proyecciones para el siguiente; sobre eventos, así como información sobre trabajos escritos como
informes finales, consultorías, investigaciones, etc.
Informar sobre el quehacer institucional a través del correo interno de la empresa e
implementación del mecanismo de convocatorias a reuniones programadas.
Dar a conocer e implementar el manual de Procedimientos Administrativos y el
Reglamento Interno.
Desarrollo e implementación de un programa de integración institucional, que busque una
relación armónica entre el personal. (todos los niveles)

Capacitación del personal, sobre todo los que tienen relación con usuarios y el público en
general.
Elaboración y distribución de un manual de bienvenida al personal nuevo y compartir a
través de reuniones generales, circulares y/o memorándums institucionales de la información de
carácter económico.
Hacer público el escalafón salarial institucional y horarios establecidos por el nivel
central (Bogotá)
Finalmente, elaborar una política de incentivos para el personal.
Tipos de Comunicación Presentes en la Empresa Acepalma.
En la actualidad existen dos canales de comunicación interna en las organizaciones,
siendo estas la comunicación formal e informal. Los canales de comunicación formales, los
contenidos están referidos a los aspectos laborales y, generalmente, utilizan la escritura como
medio (comunicados, memorándums, etc.). Los canales de comunicación informal no están
planificados y emergen de la interacción social natural entre los colaboradores de la empresa.
Los contenidos que fluyen en la comunicación informal es aquel tipo que, a pesar de ser aspectos
laborales, utiliza canales no oficiales (reunión en los pasillos) es más rápida que la formal. Suele
estar cargada de aspectos emocionales o sentimentales (índole personal)
De acuerdo con el sentido que se le dé a la comunicación interna, esta puede presentarse
en tres formas: Ascendente, Descendente y Horizontal. Ahora bien, todas estas inciden en el
desenvolvimiento diario de las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa. En el
estudio de nuestro caso logramos verificar como la comunicación descendente y ascendente
estaba deteriorada, siendo esta la forma, natural y espontánea, de transmitir los diferentes
mensajes en la empresa, por tal motivo se elabora un plan estratégico de comunicación.
Construcción del Clima Organizacional partiendo de la comunicación. En toda
empresa es importante el “clima organizacional”, refiriéndonos al ambiente existente entre los
miembros de una organización, ya que coadyuva al incrementar el grado de motivación y
comunicación entre los empleados.
Debemos tener presentes que el clima organizacional es favorable cuando proporciona la
satisfacción de las necesidades personales y la elevación moral de los miembros, y desfavorable
cuando la motivación es escasa, ya sea por frustración o por impedimento para la satisfacción de
las necesidades, entonces sobreviene la apatía, el desinterés, el descontento hasta llegar a grados
de agresividad, inconformidad y en estos casos hacemos énfasis en la violencia simbólica.
Importancia de la Implantación de un Plan Estratégico de Comunicación en la Empresa
Acepalma. El desarrollo de este PEC, permitirá reconstruir el sistema comunicativo a fin de
facilitar actividades cotidianas como la socialización de los planes de trabajo, el cumplimiento de
metas operacionales, objetivos estratégicos, resolución de problemas y conflictos y ante todo los
logros de la organización. Una Estrategia de Comunicación Interna, además de potenciar las
relaciones interpersonales, permite a los trabajadores orientarse hacia lo que sucede en
momentos oportunos, de igual forma permite la participación de los colaboradores respecto de
cuestionar lo que sucede y se sientan escuchados en un ambiente democrático interno.
La formulación e implementación de un adecuado plan estratégico de Comunicación
Interna, busca dar solución a una serie de fallas observadas a lo largo del todo el diagnóstico
realizado a la empresa y desglosar de forma técnica los problemas relacionados con la falta de
una comunicación fluida (vertical y horizontal).
Conclusiones.
El desarrollo de un buen plan estratégico de comunicación PEC, permite garantizar una
comunicación efectiva, lo cual redunda en la construcción del éxito en las organizaciones,
teniendo siempre presente que todos los empleados deben participar desarrollando sus
habilidades de escuchar, comunicativas y lograr trabajan como un solo equipo para lograr los
objetivos.
El aumento de las capacidades de comunicación en las organizaciones incluye la
comunicación descendente, que permite compartir con los empleados el plan estratégico, que
comprende la misión de su organización, visión y declaración de valor.
La comunicación de tipo ascendente en la organización incluye la interacción de los
empleados con sus directivos y un estilo de liderazgo correcto para la dirección de la empresa.
Fomentar la construcción de habilidades de comunicación permite que los empleados se
sientan importantes, y escuchados, que su opinión sea valorada y que a su vez permite aumenta
el rendimiento.
Las organizaciones que son partícipes en el mundo de la posmodernidad<<
globalización>> prosperan siempre y cuando se trabaje en una adecuada comunicación de sus
diferentes actores y la falta de ella promueve un ambiente de trabajo que no promueve el
crecimiento y la construcción de conocimiento

Bibliografía.
Ramos Ramos, P. (2018). Psicología empresarial y comunicación. Editorial ICB. (pp 199-207):
https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/106624?page=6
Aljure Saab, A. (2015). El plan estratégico de comunicación: método y recomendaciones
prácticas para su elaboración. Editorial UOC (pp 77-132).: https://elibro-
net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/57730?page=11
prácticas para su elaboración. Editorial UOC (pp 138-141).: https://elibro-
net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/57730?page=11
Acosta, J. (22 de mayo de 2022). Diario Portafolio. https://www.acepalma.com/page9.html
prácticas para su elaboración. Editorial UOC. Obtenido de La DOFA (Planteamiento y
Análisis) (pp 138-141).:
https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/57730?page=11

Paso 4 - Actividad Individual

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Paso 4 - Actividad Individual

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

PROPUESTA DE SOLUCIÓN.

Iván Rodríguez Pombo.

Código de Grupo: 126023_1

Tutor: Lina Marcela Duque Jiménez

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Facultad Administración de Empresas

En el presente texto se desarrollarán actividades tendientes a buscar soluciones al caso de

estudio analizado y formular cambios que conlleven a mejorar el proceso de comunicación

efectiva en la organización, partiendo de la identificación de la situación en la empresa,

posteriormente se adelantara una revisión y descripción de la organización, así como un análisis

diseño de un Plan Estratégico de Comunicación Organizacional.

La comunicación es un factor fundamental en el funcionamiento de las organizaciones y

esta constituye el proceso de direccionamiento de la empresa , en esta line de pensamiento la

comunicación no debe ser entendida como una actividad. Paralela al desarrollo de la

funcionamiento, implementando un correcto plan de comunicación organizacional, así mismo no

conlleve a mejorar el proceso de comunicación efectiva en la organización.

Identificar la situación actual de la organización.

en la organización respecto de la comunicación organizacional.

Realiza el diseño de un Plan Estratégico de Comunicación Organizacional (propuesta de

A lo largo de este periodo académico se ha trabajado en el análisis del caso de estudio de

Colaboradores de la Plata de Producción. En esta ocasión analizaremos un aspecto fundamental

de un estilo de liderazgo coercitivo, afectando por ende el clima de la organización. (Ramos

Ramos, 2018, págs. 119-131).

1.1 Revisión y Descripción de la Organización.

C.I. ACEPALMA S.A. constituida mediante Escritura Pública número 1541 del 21 de

especializada en la comercialización de aceite de palma a nivel internacional, tiene actualmente

140 accionistas, todos ellos cultivadores de palma de aceite o beneficiadores de su fruto.

Ser la mejor alternativa para la comercialización, operación logística y financiera, en el

mercado nacional e internacional de aceites, grasas, fracciones, derivados, biocombustibles y

mayor valor a sus accionistas

nivel de servicio, precios competitivos y por brindar soluciones integrales, oportunas y a la

medida; con un equipo de trabajo comprometido y orientado al resultado.

y en la relación con los demás; Responsabilidad. Cumplimos los compromisos y tenemos la

capacidad de asumir las consecuencias de nuestros actos; Perseverancia. Alcanzamos los

objetivos con dedicación y optimismo y Seguridad. La certeza de la protección de los bienes

propios y de los entregados por nuestros clientes. (Palmero., 2021).

1.2 Análisis de la Situación (Interna - Externa) y Actores que Intervienen.

comunicación (PEC) existente entre el área de Planta de Operaciones, el Área de Recursos

Humanos, y los Colaboradores de la Plata de Producción.

de las malas prácticas en el desarrollo de la comunicación organizacional, por parte de los

directivos de la planta, la cual inicia en la falta de retroalimentación en los mensajes que se

participante << emisor>> que afectan regularmente el bienestar de los trabajadores<<

receptor>>, por el incremento de las jornadas laborales(horario) sin ningún tipo de

remuneraciones ya sea económica u otorgándole otra clase de incentivos, ejemplo un día de

descanso. (Ramos Ramos, 2018, págs. 175,180).

En esta línea de pensamiento, en el análisis de este caso de estudio, se ha determinado

interno(vertical), observando que existe una comunicación unidireccional. Teniendo en cuento

que un emisor (directivos de la plata de producción) se limitan a emitir información a los

cumplimiento de los horarios laborales establecido por el área de recursos humanos.

Analizando este tipo de comunicación, lo que podemos apreciar es que no se desarrolla

<< Receptor>> y que exista un mensaje, el medio y la retroalimentación.

con los colaboradores y la falta de contacto (RAPPORT), que facilite la comunicación, el

acompasamiento, lo antes mencionado es absolutamente imprescindible para que exista una

De forma paralela a toda esta situación, también se logra evidenciar la falta de

directivos encargados de direccionar los procesos de la plata de operaciones, estos últimos

generadores de los inconvenientes. (Ramos Ramos, 2018, págs. 175,180).

generadoras en la comunicación interna con la planta de operaciones y los colaboradores, se

desarrollo de la comunicación interna, con todos los actores involucrados de la organización.

Las ideas que se plantearon en la creación de esta organización están enfocadas en el

gestión ambiental enfocada en la prevención y mitigación de los impactos ambientales asociados

a nuestras operaciones, fomentando la armonía con nuestro entorno y garantizando el

cumplimiento de la normatividad vigente a través de la adopción de buenas prácticas como:

Reducir la generación de residuos e incrementar su aprovechamiento con el fin de mitigar