Documentos

Comerciales
Documentos
Comerciales
Los documentos comerciales son
comprobantes que evidencia las
transacciones comerciales y/o
financieras realizadas entre las
empresas , los comerciantes y el
público en general. Su Utilidad radica
en que dejan constancia de las
operaciones y constituyen la base
para los registros contables de las
operaciones o transacciones realizadas.
Obligados a emitir documentos comerciales

QUIENES COMERCIALIZAN QUIENES COMERCIALIZAN

BIENES O PRESTAN SERVICIOS.
Importancia de los documentos comerciales

La importancia de los documentos radica en la función que cumplen:

Función de control: permite individualizar a

Función contable: proporciona a la
las personas que intervienen en las
Teneduría de Libros los datos necesarios
negociaciones, estableciendo sus
para efectuar las registraciones contables.
responsabilidades.

Función impositiva: los comprobantes

contables cumplen la función no solo de
Función jurídica: es un medio de prueba
demostrar lo que expresan los libros, sino
escrita de las transacciones efectuadas y
también la de justificar lo manifestado en
de sus correspondientes registraciones en
las declaraciones juradas, y al mismo
los libros de Contabilidad
tiempo para facilitar la fiscalización que se
realiza mediante las inspecciones.
Clasificación documentos
comerciales
1. Soportes Contables:

Son los documentos que se generan a partir de una transacción

económica, por lo tanto se debe tener registro.

Se dividen en:

 Comprobantes Internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden

entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales

 Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y

conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Clasificación documentos
comerciales
2. Soportes No contables: No se genera un hecho económico puesto que no hay
movimiento de dinero, son los documentos que se generan en la empresa a
manera de información.
3. Título de Valores: Son documentos en los que consta una obligación o un
derecho que se pueden convertir en dinero efectivo. Los títulos valores son una
creación propia del derecho mercantil, de enorme trascendencia en el mundo
de los negocios y la vida diaria de las personas. Constituyen el instrumento
eficaz y perfecto de movilización de la riqueza y de circulación de los créditos
y, como tales, encuentran general aplicación en el campo de las relaciones
privadas, asumiendo cada vez mayor importancia.
Clasificación
de los
documentos
contables
Soportes
Contables
El Vale y sus características

 Es un documento que se emplea en

algunas oficinas, este se utiliza con el
propósito de adelantar sumas de
dinero a sus funcionarios, los cuales
deben firmar el recibo de este. Es una
promesa futura de pago, el cual se
hace informalmente en cualquier
clase de papel y se cancela por lo
general dos días después de que se
solicita.
 Quien lo emite: El responsable de la
caja chica o fondo general de la
empresa.
Recibo de dinero
Es un documento que se entrega a cambio de cierta cantidad de dinero que se recibe en
pago de una obligación. Este documento puede adquirirse ya impresos en las librerías o
puede confeccionarse con un modelo de acuerdo a las necesidades. El recibo se emplea
cuando se recibe dinero por cualquier concepto: pago de intereses, abonos a cuentas, entre
otros.

Tanto el recibo como la factura son documentos que tienen el objetivo de informar sobre el
coste de un bien o servicio que se contrata. Por tanto, es el proveedor de dichos bienes o
servicios quien emite estos documentos. Pero, ¿qué diferencia al recibo de la factura?

Básicamente, la principal diferencia entre recibo y factura es el momento en que

el proveedor da el documento al consumidor. Igualmente, la finalidad de ambos documentos
es bien distinta: la factura tiene carácter impositivo; el recibo, no.
Principales diferencias entre recibo
y factura
 La factura se emite con fines tributarios y contables; el recibo, no.

 El recibo se emite por el proveedor sólo después de recibir el pago

por la operación; la factura se emite en cuanto la transacción se
realiza, pero antes del pago.

 El recibo es un registro del pago; la factura es un registro de la

solicitud del pago.
Factura Electrónica
 Es un documento que se emite cuando se concreta la venta de
bienes o servicios.
 Con este documento se transfiere la propiedad de la mercadería y
se usa para hacer el registro contable.
 Es generado, expresado y transmitido en formato electrónico (XML).
 Sustituye , las facturas pre-impresas o sistemas computarizados y
garantiza autenticidad de su origen y la integridad de su
contenido.
 Quien lo elabora: el documento lo emite el departamento de
ventas o facturación de la entidad que realiza la venta
Factura Electrónica
 Todas las personas físicas y jurídicas deben, utilizar la facturación
electrónica obligatoria a partir del 15 de enero de 2018, de acuerdo al
comunicado de la Dirección General de Tributación de Costa Rica.
Según resolución N° DGT-R- 012-2018 del 20 de marzo

 Excepciones. Están exentos de emitir comprobantes electrónicos por

sus características especiales, los contribuyentes acogidos al “Régimen
de Tributación Simplificada” según lo dispuesto en a Ley del Impuesto
sobre la Renta y en la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, así
como instituciones del Estado(CCSS, universidades estatales, entre
otras).
 Requisitos
Específicos
de la
factura
Requisitos
Generales
Facturas
Comprobante provisional por contingencia

 En caso de que el sistema no pueda

ser utilizado por fuerza mayor, se
debe hacer uso de comprobantes
pre-impresos emitidos por una
imprenta autorizada por Tributación.
Deposito Bancario

 El depósito es una operación en la que una

entidad financiera custodia el dinero de un
cliente. Es decir, guarda su dinero, para que a
cambio remunere según el plazo y cantidad al
cliente por tener inmovilizado su dinero.

 El objetivo es depositar el efectivo que la

entidad ha cobrado durante un
periodo(diario). Es utilizado como medida de
control.
Que es un Cheque?
 El cheque es un documento
bancario por medio del cual una
persona autoriza a otra a retirar
dinero de su cuenta corriente.
 La persona que firma debe haber
registrado antes su firma en el
banco. Se tienen cuentas
individuales que puede ser firmadas
por una única persona y cuentas
colectivas donde los cheque son
firmados por cualquiera de las
personas autorizadas y cuentas
mancomunadas cuando los
cheques deben tener dos firmas.
 Con el avance tecnológico ha
disminuido su uso, dado que resulta
mas ágil y rápido realizar
transferencias bancarias, sin
embargo aun se siguen utilizando en
muchas empresas pues se considera
que permite un mejor control de los
pagos.
Que es endosar un cheque?
Endosar un cheque es firmar la parte trasera del
documento para autorizar el retiro o desembolso del
dinero a otra persona. El endoso es válido solamente si la
firma pertenece a la persona autorizada para cobrar el
dinero.
Soportes no contables
 Es un documento de uso interno, cuyo objetivo es:

 Realizar el pedido de los artículos de bodega que se

requieren de inventario, cuando la cantidad de
mercancías en bodega llega aun punto mínimo.

 Quien lo elabora: El encargado de bodega o de

ventas y lo remite al departamento o encargado de
compras de la empresa para que proceda con la
misma.
Nota de
 Registro contable: No genera registro contable, sirve
para verificar posteriormente la entrada de la
Pedido
mercancía y factura de compra.
Orden de Compra

 Orden de compra es el documento oficial que se utiliza para hacer el

pedido de artículos que requieren la empresa, ordena la compra
respectiva. Cada entidad tiene establecido su formato para estos
efectos, incluso pueden hacer el pedido de forma electrónica.

 Quien lo elabora: La realiza el departamento de compras.

Para su elaboración se analiza la lista de proveedores que ofrecen las

mercancías y se hace a nombre del proveedor seleccionado.