Guía para elaborar términos de

referencia - parte 1
Por Carlos Fernando Castañeda Castro

1. Introducción

La formulación de proyectos, cualquiera sea su naturaleza, exige que

se haga un ejercicio de identificación de la necesidad o carencia que
tiene la organización, lo cual constituye un problema y
simultáneamente una deficiencia que retrasa y/o dificulta su desarrollo.

Los problemas, necesidades o carencias en una organización surgen

en cualquier nivel de esta. En el ámbito directivo como problemas de
administración, gestión, contabilidad, finanzas, recursos humanos, etc.
En el ámbito operativo, sea en la producción de bienes (cualquier
nivel) o en provisión de algún o algunos servicios.

En todos esos ámbitos, los empleados y directivos pueden identificar

los problemas o carencias e incluso a nivel del diálogo coloquial
esbozar posibles soluciones a estos. Es decir, identifican el problema
y platean una o varias soluciones.

Ejemplo: Problema: Nunca encontramos los documentos que ingresan

al despacho y perdemos el tiempo en buscarlos y no sabemos a quien
se le asignó su respuesta y/o atención.

Solución: Deberíamos tener un sistema para registrar los documentos

que recibimos y poder hacer un seguimiento del trámite que se hace.

A simple vista tenemos la solución al problema. Seguramente ustedes

han tenido brillantes ideas para solucionar los problemas que hay en
sus respectivas oficinas. La pregunta que hay que hacerse es si el
problema que hemos identificado es realmente el problema o es el
efecto o consecuencia de un problema real.

Entonces, si planteamos, así las cosas, nos damos cuenta, que el

problema que identificamos podría no ser realmente el problema, sino
sólo el efecto del problema que aún no hemos detectado. Por eso, la
importancia de tener una mirada más amplia de la problemática que
queremos analizar y luego solucionar. Debemos mirar tanto el bosque
como los árboles que lo conforman.
Es decir, si detectamos un problema, debemos construir un árbol de
problemas, para identificar, las causas de los efectos y actuar en
consecuencia de ello.

Ejemplo. En el caso anterior, puede resultar que la desorganización de

la oficina se debe a la falta de un procedimiento uniforme y conocido
de registro y seguimiento de los documentos (directiva) o, que
existiendo los miembros de la organización no cumplan con las
funciones que les competen en dicho procedimiento. (Registrar,
clasificar, asignar, responder, remitir, etc.)

Si vemos este proceso de recibir, derivar, atender y archivar

documentos es básicamente el manejo de información (documentos,
datos, etc.) y que el problema no necesariamente se solucionará con
la instalación de un sistema de cómputo, si no se tiene también, un
procedimiento, se fijan los responsables de implementarlo y se verifica
que el trabajo se haga como se acordó.

Recuerden que estas actividades se realizaban antes en las

organizaciones sin la existencia de computadoras y sistemas
informáticos, que evidentemente facilitan mucho el trabajo.

La instalación de un sistema de cómputo servirá de poco si no se

organiza adecuadamente el trabajo o el proceso que se está
proponiendo como ejemplo.

¿Cómo enfrentar estos problemas y otros más complejos que suceden

en las organizaciones? La respuesta es identificar los problemas,
comprender la y/o las causas que lo provocan, identificar el o los
efectos, evaluar las posibles soluciones y decidir por una alternativa
de solución.

Si completamos este proceso, entonces ya estamos en condiciones de

conocer con mayor certeza las necesidades de la organización,
departamento u oficina que estamos evaluando. Por lo que ahora, sí
podemos esbozar una posible solución.

Para implementar la solución requerida, es que intervienen los

denominados Términos de Referencia[1], que es un instrumento
técnico en cual se van a plasmar de manera objetiva lo que se quiere,
cómo se quiere, para qué se quiere, cuanto estoy dispuesto a pagar y
en qué plazos lo requiero.