CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

En todas las empresas u organizaciones, sin importar su tipo o el sector

al que se dedica, se debe abordar indudablemente el tema de la
contabilidad, ya que, sin estos procesos contables u operaciones, seria
sumamente difícil y confuso su manejo. Partiendo de esto es necesario
destacar que la contabilidad en una empresa es de suma importancia ya que
es el pilar para la correcta toma de decisiones dentro de cualquier
organización, es por ello que muchas empresas buscan implementar
constantemente diversas estrategias que les permitan lograr una mayor
organización que facilite así la labor a nivel administrativo, generando a su
vez resultados orientados a los objetivos de la empresa. Ahora bien, los
conflictos que se presentan por no tener un buen control interno o manejo
correcto del departamento contable se ven reflejado en la producción y
desarrollo económico de las empresas. Continuando en este contexto cabe
destacar que las pérdidas materiales por la mala toma de decisiones o la
omisión del cumplimiento correcto de los procesos administrativos a llevado
a miles de empresas a la quiebra, no solo generando un desequilibrio
económico para sus trabajadores sino que también en algunos casos los
dueños pueden enfrentar imputaciones legales, además de generar un
síntoma de decepción en los usuarios externos o clientes que disfruten de
algún bien o servicio ofrecido por alguna compañía.

Es por ello que la planificación y organización a nivel administrativo de

una empresa es fundamental, ya que de ello depende la calidad de los
servicios que la misma pueda ofrecer, además de generar oportunidades
que permitan su crecimiento como por ejemplo créditos de parte de
proveedores que sin duda ayudaría a mejorar los servicios y la producción,
generando así cada vez más resultados orientados al cumplimiento de las
metas establecidas por la empresa.

Pero para lograr esa sinergia necesaria para que la empresa funcione
correctamente en todos los sentidos es necesario establecer un sistema de
control interno, acerca de esto Catácora (1999:238) expresa que “El control
interno es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema
contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad
razonable de las operaciones reflejadas en los Estados Financieros”; lo cual
genera especial importancia en los mercados de hoy, donde debido a la
globalización, se han vuelto cada vez más exigentes los parámetros de
calidad, y el aumento en cuanto al nivel de competitividad, es por ello que la
opción de un control interno en la organización resulta eficiente y práctico
para medir no solo la eficiencia si no también la productividad, permitiendo
a su vez saber el estado real de la empresa antes de tomar decisiones que
puedan ser riesgosas, ya que de una buena toma de decisiones depende su
permanencia en el mercado.

Por otra parte, según (Chiavenato, 2004). El sistema de control interno

comprende, las políticas, normas y procedimientos ejecutados por la
administración con el fin de garantizar la gestión de la institución de manera
ordenada y eficiente, precautelar la documentación generada propia de las
actividades desarrolladas por las instituciones tanto administrativa como
financiera, la integridad de los registros contables e información financiera
oportuna Promover, optimizar y transparentar la gestión de la Institución, así
como la calidad del servicio que brinda al usuario externo. Precautelar los
recursos económicos y bienes evitando de esta manera la pérdida, deterioro
y mal uso de los mismos. A su vez, dentro del control interno existen cuatro
categorías establecidas, de objetivos, de tipo estratégico, de información
financiera, de operaciones y de cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias, cada una de ellas se encargan de temas definidos para
conseguir los objetivos requeridos, no obstante, el control interno
encaminado a la información financiera es el que permitirá llevar adelante
la auditoria de estados financieros basados en la información de relevancia
para la entidad.

También considera (Estrada, 2010) que el control interno es favorable

para la entidad por cuanto permite la consecución de objetivos en base a los
cambios que se implementan. Entre los principales beneficios se puede
mencionar: promueve la optimización de gestión institucional tanto a nivel
administrativo como de otros espacios de la entidad, evitar la corrupción,
fortalece a la institución para conseguir sus objetivos evitando la pérdida de
recursos, asegura que la entidad cumpla con la normativa vigente
permitiendo mantener la imagen institucional positiva ante el usuario interno
y externo. En conclusión, el control interno contribuye con la entidad a
cumplir sus metas, evitando inconvenientes en cada ejercicio fiscal.

Partiendo de esto, se puede decir que la organización y la implementación

de un buen control interno en el departamento administrativo es vital para
cualquier empresa, ya que la misma le generaría sin duda un alivio frente a
los diversos cambios económicos y administrativos a las que se enfrentan
las empresas hoy en día, como fue mencionado antes todo esto generado a
la globalización de los mercados y el increíble aumento en nivel competitivo.
Ahora bien, cabe destacar que si bien todas las empresas quieren generar
un gran posicionamiento en el mercado deben trabajar desde la raíz,
llevando principalmente un orden en esta área ya que de ello depende la
vida de la empresa, muchas empresas se enfocan en la compra de
materiales o insumos para generar mas producción , se enfocan tanto en
generar ingresos, que prácticamente se olvidan de que existe una estructura
que deben mantener para que exista una sinergia, entre lo que se debe
hacer a nivel administrativo y los resultados que se desean generar.

Uno de los factores que mas influye en la caída de una empresa es el no

pagar a tiempo a sus acreedores, o no cumplir el pago con los mismos.
Dentro de la estructura contable de una empresa este tipo de obligaciones
administrativas se les denomina cuentas por pagar, las cuales son cuentas
esenciales del pasivo dentro de una organización, debido a que sustentan
la actividad operativa de la entidad, que permiten medir las obligaciones que
mantenga la organización con sus acreedores, Y cuyo propósito a seguir
dentro de la entidad es analizar que cuentas se debe cancelar
oportunamente, para lograr los objetivos trazados por la organización. Por
su parte (Guajardo 2002 - pág. 70) de forma más breve expresa que: “Las
cuentas por pagar, representan los adeudos pendientes por pagos, por
concepto de bienes o servicios, con cargo a la empresa.

Mientras que Gutiérrez (2004, p. 63) plantea que: Las cuentas por pagar
representan facturas que una
empresa posee pendientes de pago a un proveedor, resultantes de
operaciones a crédito con vencimiento no mayor de un año.
 Partiendo de estos conceptos, se entiende que las cuentas por pagar son
de gran importancia dentro de una empresa, ya que un correcto
procedimiento administrativo permite que la misma no se atrase con ningún
pago a proveedores ya sea de bienes o servicios, permitiendo así que la
empresa siga acercándose más a sus objetivos.

Por todo lo antes expresado, surge la necesidad de indagar a través de

este estudio cual es el Déficit en el Cumplimiento de los procesos de
compras, cuentas por pagar y pagos en la empresa Barcojet Jrom, C.A,.
Dicha empresa se encuentra Ubicada en Puerto Cabello, Estado Carabobo,
Venezuela, la misma está dirigida hacia a la asesoría personalizada y al
servicio de agente de aduanas, agente de carga, consolidadores de carga,
almacenaje, distribución, transporte terrestre, importaciones y
exportaciones, cuentan con equipos en Asia, EE. UU., Europa, Sudamérica,
Centro América y el Caribe. Basándose en la calidad de los servicios, ha
logrado un crecimiento sostenido, que actualmente se ha visto afectado por
problemas en el ciclo de compras, cuentas por pagar-pagos para la
adquisición de bienes, mercancías y servicios, que se originan de
debilidades en el personal adscrito al área administrativa.

Se pudo constatar que la empresa tiene un déficit a nivel organizacional

ya que una sola persona se encarga de realizar todas las actividades
relacionadas con el área de compra, estos errores en los que incurre el
personal administrativo no solo se quedan en errores , sino que escalan a
tal magnitud que puede llegar a afectar a dicha empresa a nivel fiscal por el
incumplimiento de la normativa legal vigente del régimen del IVA,
presentando además diversos problemas con los proveedores por
incumplimientos de pagos, errores en el cálculo de los montos a pagar en la
factura, e incluso se han visto casos en donde la empresa ha hecho pagos
mayores a los montos adeudados, generando así como consecuencia
perdida material para la empresa, he ahí donde radica el problema real de
la misma.

En este sentido se puede decir, que la empresa no ha desarrollado o

formalizado como tal un sistema organizacional, o la aplicación de la práctica
que permita tener un proceso de control interno que este bien definido y
permita el control adecuado al momento de realizar las operaciones, es
decir, no posee un procedimiento adecuado de control interno que permita
delegar las funciones. Por otra parte, la falta de clasificación y control del
departamento administrativo trae como consecuencia también la falta de
respuesta oportuna al momento de presentarse algún inconveniente de esta
índole, lo que genera un registro lento, erróneo y en ocasiones una
declaración de impuesto fuera de tiempo o de fecha. Por otro lado, el
frecuente atraso en el registro de las facturas ocasiona que el pago a
proveedores se realice con evidente demora, acumulándose las órdenes de
pago sin cancelar, desvirtuándose la programación de pago.

Es necesario tener en cuenta que, si bien un proceso adecuado de control

interno no constituye una garantía del 100% de que no ocurrirán
irregularidades, pueden ayudar a disminuir las mismas, logrando así que la
empresa no solo cumpla con sus deberes administrativos, sino que también
se estaría acercando cada vez más a resultados orientados al logro de sus
objetivos. Esto garantizaría inevitablemente que se puedan corregir
cualquier error a tiempo, antes de emitir un pago, e incluso podría arrojar
cuales son las facturas con prioridad de pago para que la empresa no pierda
así las líneas de créditos con sus proveedores ya que de ello depende
indudablemente su crecimiento y permanencia en el mercado.

De acuerdo con la situación planteada en la empresa objeto de estudio y

la necesidad que tiene la misma de establecer controles internos en sus
procesos de compra, cuentas por pagar y pagos, resultan las siguientes
interrogantes:

¿Cómo se realizan las actividades inherentes al ciclo de compra, cuentas

por pagar y pagos de la empresa?

¿Cuáles son las actividades de control interno idóneas para brindar

seguridad en cuanto a la información de los procesos de compra, cuentas
por pagar y pagos de la empresa?

¿Cuáles estrategias pueden implementarse para mejorar el control

interno en cuanto a los procesos de compra, cuentas por pagar y pagos de
la empresa?

Objetivo General

➢ Analizar el déficit y proponer estrategias de control interno para el

ciclo Compras - Cuentas por Pagar - Pagos, de la empresa
Barcojet Jrom, C.A.
Objetivos Específicos

➢ Identificar la situación actual de los procesos de compras, cuentas por

pagar y pagos que se llevan a cabo en la empresa Barcojet Jrom,
C.A.

➢ Definir las debilidades de control interno que se presentan en la

empresa Barcojet Jrom, C.A. para los procesos de compras, cuentas
por pagar y pagos.

➢ Implementar normas de control interno para los procesos de compras,

cuentas por pagar y pagos en la empresa Barcojet Jrom, C.A.

Justificación de la investigación

Esta investigación representa un importante valor, ya que, busca ahondar

en esos puntos donde los entes empresariales incurren en faltas en los
procesos administrativos, por falta de control interno, específicamente en el
área de compra, cuentas por pagar y pagos de la empresa, además de tener
como intención fomentar a la cultura en el ámbito empresarial al
conocimiento de las leyes, normas tributarias y cumplimiento de los deberes
administrativos, y, asimismo actúen conforme a los principios éticos y
morales que establece la Ley.

Es importante destacar que esta investigación busca brindar como aporte

la creación de estrategias de control interno en los procesos de compra,
cuentas por pagar y pagos de la empresa objeto de estudio, que permitan
dar solución a la problemática planteada, facilitando métodos que permitan
reestructurar los métodos de control existente e introducir nuevos
mecanismos que sean más eficientes y eficaces para fortalecer así la
empresa en cuanto a sus procesos operacionales, ya que sin duda alguna
la implementación de un sistema de control interno permitiría atacar el
problema o visualizar los posibles errores antes de que se presenten.