IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO

QUE ORGANICE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS Y ADMINISTRATIVOS DE

LA EMPRESA ARTE Y CONFECCION EN EL DEPARTAMENTO DE CORDOBA,
MUNICIPIO DE MONTERIA

KELLY JHOANA SIMANCA CUERVO

ANDRES EDUARDO SERPA FLOREZ

Encargada:
SIRLEY DEL CARMEN KERGUELEN GOMEZ

CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR CUN

FACULTAD: INGENIERIA DE SISTEMAS
MONTERIA – CORDOBA
2016

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 TABLA DE CONTENIDO

1. LA EMPRESA
2. SITUACIÓN ACTUAL
3. PLAN DE ACTIVIDADES
- Meta Empresarial
- Objetivos
- Resultados
- Posibles Riesgos
- Ventajas Previstas
- Costos Previstos
- Capital Necesario
- Fecha De Inicio Y Finalización
4. EQUIPO DE TRABAJO
5. CIRCUNSTACIAS EXTERNAS
- Competencias
- Sistemas Informáticos
- Hardware
- Software
- Instalación
- Otros
- Plan de capacitación
- Plan de ejecución
- Diagrama Pert

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 1. La Empresa

La empresa Arte y Confección, inicio su actividad productiva el día 25 de agosto

del año 2005, bajo el mando de su actual dueña Dalis Nury Cuervo Romero, la
señora nury desempeña el cargo de propietaria, gerente y diseñadora.

Su ubicación inicial fue en el departamento de córdoba, municipio de Monteria con

la dirección manzana 69 lote 3 etapa 7 Barrio la pradera, allí permaneció hasta el
año 2010, después se trasladó a la dirección carrera 16B # 26-46 Barrio tacasuan
permaneció en ese lugar hasta el 2015, y actualmente se encuentra ubicado en la
dirección carrera 14 B # 15B-44 Barrio Urbina.

La función original de la empresa fue el servicio de confección para empresas y

personal en general, en el año 2014 la señora nury, propietaria de la empresa,
implemento el servicio de bordados programados, el cual aún continúan
prestando.

Durante el tiempo que la empresa ha durado prestando el servicio tanto de

confección como de bordado, la propietaria siempre utiliza el mismo sistema de
control de sus procesos administrativos y productivos, el cual se compone de la
utilización de una libreta para anotar todas las actividades que van relacionadas
con el servicio que adquiera el cliente; pero dicho sistema le ha traído problemas
en la satisfacción al cliente y perdidas monetarias, ya que el sistema que usa no el
seguro y sus defectos van muy de la mano con errores humanos.

La señora nury desea ampliar su negocio adquiriendo una nueva bordadora, pero
el sistema que tiene no le permite llevar una contabilidad u organización de sus
procesos tanto administrativos como productivos.

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 2. Situación Actual

La empresa Arte y Confección es una empresa que pertenece al sector textil y

por lo tanto la responsabilidad acerca de la fecha de entrega, el tipo de arreglo
o confección que se haga, el monto del pago, son de carácter primordial, no
obstante la empresa no maneja dicha sistematización, lo cual ha contribuido
que se presenten muchos problemas con clientes, que incluso desisten de
seguir adquiriendo el servido.

El proceso para adquirir el servicio, comienza con el cliente acercándose a las

instalaciones donde se encuentra la empresa, a continuación él le manifiesta a
la propietaria cual es el servicio que desea adquirir (Bordado o confección); De
ser seleccionado el servicio de confección ella le solicita al cliente las
características del producto (tipo de material, color, diseño, largo) el cual ella
va a confeccionar, una vez que se tenga claro las características, se pasa a la
utilización de la libreta donde la propietaria anota las características que se
establecieron y las tallas correspondiente al cliente, adicionalmente en dicha
libreta se anota también la fecha de entrega y el monto a pagar. En el caso del
servicio de bordado, el proceso comienza por seleccionar el tipo de diseño que
se quiere y sus características (tamaño, color, ubicación), a continuación la
propietaria pasa anotar en su libreta las características ya establecidas, el
monto a pagar y la fecha de entrega.

El problema que tiene su sistema, está en que dicha libreta donde se

encuentran anotados los procesos productivos, ya ha presentado extravíos,
además que en algunos casos no anota la información completa, causándole
pérdidas monetarias.

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 3. Plan De Actividades

 META EMPRESARIAL

Implementar un sistemas de información administrativo que organice los procesos

productivos y administrativos que presenta la empresa ARTE Y CONFECCION
ubicada en el departamento de Córdoba, municipio de Monteria, con el fin de
minimizar las fallas y posea un control más completo en la empresa

Los lineamientos y la meta de la propuesta a desarrollar, son desarrollar un

software que la empresa pueda aplicar en sus procesos administrativos, con el
objetivo de dar a la empresa la capacidad de ofrecer una alta confiabilidad y
respaldo a sus clientes, para poder disminuir la perdida de los mismos que la
empresa ha tenido en los últimos meses. Cuando los procesos y las operaciones
son mejorados y controlados, las empresas mejoran como un todo, reflejando
estas mejoras en las diferentes áreas de la compañía para hacer de las mismas,
una sola área tras un mismo objetivo.

 Objetivo General

Implementar un sistema de información administrativo que organice los

procesos productivos y administrativos de la empresa arte y confección en el
departamento de córdoba, municipio de montería

 Objetivo Especifico
 Identificar la situación actual del proceso productivo
 Diagnosticar los procedimientos y/ o actividades críticas y de mayor impacto
en el proceso productivo
 Análisis de las circunstancias externas
 Diseñar el software propuesto, teniendo en cuenta la investigación que se
hizo
 Implementar el software de control, manejado a través de un computador
 Evaluación del proyecto por parte del cliente
 Mantenimiento

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  Resultados

Se espera con este proyecto que tanto la empresa como la propietaria, mejoren
sus sistemas de producción y administración, utilizando los sistemas de
información; de igual manera al terminar el proyecto se entregara la capacitación y
los documentos que soporten al usuario, manual de usuario

 Posibles Riesgos

Existen riesgos que se pueden presentar en la implementación del proyecto, son

las siguientes:

 Daño en el equipo donde se implementara la sistematización

 No continuación por parte del propietaria en la sistematización
 Falta de presupuesto para implementar la sistematización
 Que la empresa no siga en funcionamiento

 Ventajas Previstas

Las ventajas que tenemos en este proyecto son las siguientes:

 Cuenta con un computador que presenta muy buenas

características como: capacidad de almacenamiento, capacidad
de memoria RAM, tiempo de compra muy reciente
 Conocimientos básicos del uso del computador por parte de la
propietaria
 El compromiso por parte de la propietaria para implementar la
sistematización

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  Costos Previstos

Los requisitos de personal y el presupuesto son los siguientes:

a) Investigación de los requisitos: dos semanas, $500.000 pesos.
b) Diseño de la propuesta: un mes, $1.500.678 pesos
c) Desarrollo del Software: tres meses $2.500.000 pesos
d) Implementación: un mes, $2.978.712 pesos.
e) Capacitaciones: dos semanas, $1.967.109 pesos.
f) Mantenimiento: dos meses, $ 1.500.000 pesos
El tiempo total de desarrollo es de 4 meses y el costo total es de $ 10.946.499
pesos.
 Capital Necesario

El capital inicial estaría conformado por el 60% del costo total el cual es de:

$ 6.567.899 pesos y el 40 % restante al finalizar el seguimiento del que el sistema

funciona correctamente el cual sería de: $ 4.378.600 pesos

 Fecha De Inicio Y Finalización

La fecha de inicio es: 2 de febrero del 2017
La fecha de finalización del proyecto es: 20 de mayo del 2017

4. Equipo De Trabajo

El equipo de trabajo que conforma este proyecto son:

 Andrés Eduardo Serpa Flórez encargado de:

 Diseño del software
 Implementación del software
 Mantenimiento preventivo y correctivo del software

 Kelly Jhoana Simanca Cuervo

 Investigación de los procesos administrativos
 Diseño de la propuesta
 Capacitación al usuario

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 5. Circunstancias Externas

 Competencia
Montería es una ciudad que se encuentra en crecimiento empresarial y en el
sector de los sistemas de información de igual manera va en desarrollo; esto nos
da una idea de cómo es nuestra competencia, tenemos tres competencias fuertes
que son:
 NEXTIN S.A.S.
 ZC Ingenieros Asociados
 Sistemas y Contabilidad S & C
Son nuestra más fuerte competencia, ya que cuentan con años de experiencia en
el mercado, y la información de las empresas son fáciles de encontrar en internet,
esto hace que su reconocimiento sea mayor.

 Sistemas Informáticos
En la siguiente tabla se encuentran las características relacionadas al software
DESCRIPCION
La Aplicación será desarrollada en Windows,
que es una familia de sistemas operativos
gráficos (GUI) para computadoras
desarrollada por la empresa Microsoft. Su
nombre significa "Ventanas" pues su interfaz
se basa en ellas. Microsoft Windows es el
sistema operativo más usado del mundo con
un 90% de penetración en el mercado
PROPOSITO DE USO VERSION
Debido a que es el sistema
operativo más usado y más
conocido, es el adecuado
para este tipo de aplicación.
Como será desarrollado en WINDOW 7
Windows, debe ser corrida la
aplicación también en
Windows.

Es una base de datos

Oracle es básicamente una herramienta bastante común, útil y
cliente/servidor para la gestión de Bases de relativamente fácil de
Datos. Es un producto vendido a nivel manejar, adecuado para el
mundial, aunque la gran potencia que tiene y desarrollo de la aplicación. ORACLE
su elevado precio hacen que sólo se vea en EXALITYCS
empresas muy grandes y multinacionales, X4-4
por norma general

(Java Virtual Machine o JVM). Aplicación que Para poder correr la

interpreta y ejecuta programas escritos en el aplicación correctamente se
lenguaje de programación Java. necesita la versión y el
Específicamente puede interpretar el interpretador en la que se
bytecode generado al compilar en Java. desarrolló la aplicación, por Java SE 8u25

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 ello se necesita de JVM.

 Hardware
Producto LENOVO Características
C260
 Peso: 3,5 kg
 Dimensiones: 19,1" x 13,5" x 1,9" (486 mm x 342 mm x 48 mm)
 Puertos: 2 USB 3.0, 3 USB 2.0, lector de tarjetas 6 en 1, salida HDM
opcional, combo de micrófono y auriculares.
 La unidad tiene sólo 155 mm de profundidad
 Procesador: Intel® Celeron® J1800 (2.41 GHz dual-core)
 Memoria: 4GB
 Almacenamiento: 500GB
 Cámara: 1 megapixel (720 p)
 Audio: Hasta 1TB 7200 rpm
 WiFi 802.11 b/g/n

Producto
Impresora Epson Características
Térmica TMT-20
Usb y Paralelo
 Dimensiones del producto: 140 x 199 x 146 mm (5,51” x 7,83” x 5,75
(ancho x prof. x altura).
 Peso: 1,7kg.
 Interfaz: USB + serial o USB + Ethernet.
 Fiabilidad: 60.000.000 MCBF (líneas), 360.000 MTBF (horas).
 Duración útil auto cortador: 1.500.000 Cortes.
 Método de impresión: Impresión térmica de líneas.
 Velocidad de impresión: 200 mm/s.
 Impresión color: Monocromo.
 Tipos papel: recibo.
 Tamaño de papel, rollo de papel: 80 mm: diámetro de 79,5 ± 0,
(ancho) x 83 mm (3,13" ± 0,02" x 3,27") 58 mm: diámetro de 57,5 ± 0,
(ancho) x 83 mm (2,26" ± 0,02" x 3,27").

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 Producto
Impresora todo-en-uno HP Deskjet Características
Ink Advantage 3835

 Velocidad de impresión en negro: Hasta 8,5 ppm

 Velocidad de impresión color: Hasta 6 ppm
 Negro: 14 segundos
 Color: Velocidad máxima de 17 segundos
 Ciclo de trabajo (mensual, A4)
 Hasta 1000 páginas
 Volumen de páginas mensual recomendado 100 a 300
 Conectividad
 Capacidad inalámbrica Sí, WiFi 802.11b/g/n integrada
 Conectividad, estándar 1 Hi- Speed USB 2.0
 Conectividad, opcional Sí

Materiales para instalación de red

Pinza telefónica para RJ45
Herramienta de presión (ponchadora)
CONECTORES RJ45
CABLE (UTP)

AREA DE BORDADOS
Elementos Cantidad OFICINA DE GERENCIA
Computador de mesa 1 Elementos Cantidad
Conectores Rj45 4 Computador de mesa 1
CABLE(UTP) 2 mts Conectores Rj45 4
CABLE(UTP) 2 mts
RECEPCION Módem - Router ADSL 1
Elementos Cantidad Canaletas para cableado 2 mts
Computador de mesa 1 Router 1
Conectores Rj45 4 Switch 2
CABLE(UTP) 2 mts
Switch 1

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 Características de los elementos
Módem - Router ADSL: Se diferencia de un router en que incorpora en su interior
un módem ADSL, por lo que tenemos dos elementos en uno solo. Se distinguen
sobre todo porque llevan una entrada para la línea telefónica (un conector RJ-11,
dentro del recuadro rojo en la imagen superior).
Terminales RJ-45: Para conectar estos cables necesitamos unas clavijas o
terminales. El tipo utilizado es el RJ-45, algo mayor que el telefónico (RJ-11) y con
8 contactos.
Cable UTP: Se trata de un cable algo más fino, más manejable, pero también
menos seguro y propenso a interferencias. No hay problema en utilizarlo en
distancias cortas (hasta 25 metros), pero en distancias más largas es más
recomendable el tipo STP.
Herramienta de presión (ponchadora): A esta herramienta se le coloca una
punta metálica que al hacer presión con la herramienta insertara el cable en el
conector y otra punta se usara para cortar el cable para quitar el cable del
conector.
Pinza telefónica para RJ45: Esta pinza la usamos para colocar el plug de RJ-45
en el cable UTP, en la imagen podemos ver que en la parte baja tiene una navaja
para cortar el cable y una muesca para pelar el cable; en la parte central tenemos
la sección donde se mete el conector armado para armarlo.

 Software
Nombre del Características
programa
 Manejo de bases de datos de clientes
 Manejo de inventario de productos
SistemAD  Control sobre entrada y salida de productos
 Características de los productos pedidos (prendas o bordados)
(Sistema  Manejo de caja (entrada y salida de las ventas)
Administrativo)  Programación de actividades ( fecha de entrega de los prendas)
 Generador de recibo de pago

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 Imagen en 2D del lugar y de la ubicación del cableado

 Instalación
Topología que se usara BUS:
La topología de bus es la manera más simple en la que se puede organizar una
red. En la topología de bus, todos los equipos están conectados a la misma línea
de transmisión mediante un cable, generalmente coaxial. La palabra "bus" hace
referencia a la línea física que une todos los equipos de la red:
La ventaja de esta topología es su facilidad de implementación y funcionamiento.
Sin embargo, esta topología es altamente vulnerable, ya que si una de las
conexiones es defectuosa, esto afecta a toda la red.
Procedimiento
1- Ubicar los equipos
2- Medir la distancia de los equipos al switch
3- Colocar las canaletas
4- Ponchar los cables
5- Ubicar los switch, modem, router
6- Conectar los switch al router y el modem al router
7- Configurar la red

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  Otros

Para asegurar que se cumplan los requisitos del cliente, fecha de pago, fecha de
entrega, instalación y capacitación; se elabora un contrato para darle cumplimiento
al cliente, y de igual manera el cliente nos brinde a nosotros también el pago
cumplido.

 Plan de capacitación

Conversando con la propietaria, se estableció que nosotros desarrollaremos la

capacitación.
Dado que actualmente la propietaria, es la única que manejara este sistema, la
capacitación va ser enfocada en ella, la capacitación cuenta con dos semanas que
iniciara después de hacer la instalación del sistema; una vez que se termine la
instalación, en coordinación con nuestro cliente se establecerán las horas en que
se pueda tener disposición para no interrumpir sus actividades comerciales.

Actividades Duración días Duración Encargado

Horas
Conocimientos básicos
1 2 2 Andrés Serpa
sobre el manejo del pc
2 Presentación del software 2 1 Kelly Simanca
Uso del software 1
3 3 4 Andres serpa
(insertar datos)
Uso del software 2
4 3 5 Kelly simanca
(Buscar datos)
Uso del software 3
5 1 5 Andres serpa
(Generar reportes)
6 Prueba de conocimientos 1 4 Kelly simanca

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  Plan de ejecución
PLAN DE EJECUCIÓN
Etapa Tarea Sub tarea Tiempo
Identificar la *Consulta general a - Realizar reuniones con el cliente 1
situación actual las partes para establecer los parámetros del semana
del proceso interesadas software
productivo *Programar visitar, – Mediante visitas observar cómo se
para evaluar el desarrollan las etapas productivas,
proceso productivo donde se evidencie el uso de los
sistemas de información
Diagnosticar los Determinar cuáles -Organizar un borrador con el fin de 1
procedimientos y/ son las actividades informar al cliente, que aspectos se semanas
o actividades que requieren deben automatizar que contribuyan
críticas y de utilización de los con el mejoramiento productivo
mayor impacto en sistemas de
el proceso información
productivo

Análisis de las Determinación de los - Verificar la fiabilidad del suministro 2

circunstancias requisitos eléctrico, las líneas telefónicas y el semanas
externas técnicos (hardware) acceso a Internet; disponibilidad de
asistencia en TI en la zona
- Cotización de los equipos y
materiales necesarios para el proyecto
Software -Realizar un esquema, para ubicar las 2
actividades que van relacionada con la semanas
utilización de software
-Presentación al cliente del esquema a
fin de tener su aprobación, o cambiar
algún aspecto

Diseñar el Distribución de las -Asignaciones de cargos de los 1

software funciones entre los miembros que conforman el proyecto semana
propuesto, miembros del para iniciar con el proceso de diseño
teniendo en proyecto
cuenta la Comparación del - Buscar programas administrativos 1
investigación que producto a vender, disponibles para comparar sus semana
se hizo con producto en el características con el esquema
mercado realizado anteriormente para el
proyecto
- Investigación de las interfaces
gráficas, que manejan programas
administrativos en el mercado para
tener una idea de cómo diseñar el
programa a fin de que sea fácil su
manejo
Programación del - Aprobar un plan de programación por 4
software de gestión etapas semanas
administrativa - Evaluar la programación, informar del
progreso, realizar pruebas de
evaluación
Implementar el Adquisición e - Compra de los equipos cotizados (3 1

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software de instalación computadoras y 2 impresoras) semana
control, manejado del hardware - Compra de los materiales para
a través de un realizar la instalación
computador
Cableado eléctrico, -- Instalar una línea telefónica 1
copias de seguridad adicional para la conexión de la semana
computadora y el acceso a Internet
-Comprar una USB para la realización
de copias de seguridad
Instalación y pruebas - Instalar el software administrativo 1
del software - Comprobar el funcionamiento del semana
software
Capacitación inicial - Evaluar los conocimientos 2
de los usuarios informáticos de cada persona. semana
(personal, consejo)
Evaluación del Evaluación de la - Analizar el grado de satisfacción de
proyecto ejecución del los cooperativistas - Analizar el grado
proyecto de satisfacción del personal y sus 1
necesidades de capacitación - semana
Analizar las fechas de entrega
previstas con respecto a las efectivas,
y evaluar los retrasos
Mantenimiento y Mantenimiento - Asistencia a los usuarios para 1
evolución del hardware solucionar problemas del hardware - semana
Plan de actualización del hardware
Mantenimiento - Plan de corrección de errores 1
del software del software semana

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 Diagrama pert

16