*tkessaua ‘Seguridad Social para todos RESOLUCION DE GERENCIA CENTRAL’ DE ASEGURAMIENTO N° O02) -GCAS- ESSALUD-2013 Lima, 41 sue 08 CONSIDERANDO: Que, mediante Resolucién de Presidencia Ejecutiva N° §33-PE-ESSALUD-2011 de fecha 20 de julio de 2011, se aprobé la Estructura Organica y el Reglamento de Organizacién y Funciones de la Gerencia Central de Aseguramiento, cuyo primer articulo establece que la Gerencia Central de Aseguramiento es el 6rgano de linea de la Gerencia General, rector y normativo del Sistema de Aseguramiento; Que, mediante Resolucion de Gerencia General N° 187-GG-ESSALUD-2011, modificada con Resolucién de Gerencia General N° 1466-GG-ESSALUD-2011 de fecha 23 de setiembre de 2011 se designa al Gerente Central de Aseguramiento, como responsable de la implementacién del proceso de certificacién ISO 9001 versién 2008; Que, la Gerencia Central de Aseguramiento, implementé el Sistema de Gestion de la Calidad, obteniendo en Abril de 2012, la certificacion de acuerdo a la norma de ISO 9001:2008 por UKAS Quality Management y auditada por SGS del Pert S.A. ue, la Politica Nacional de Modernizacién de la Gestién Publica aprobada mediante Jecreto Supremo N° 004-2013-PCM, tiene como objetivo especifico implementar la gestion or procesos, promover la simplificacién administrativa y la salisfacci6n del ciudadano en ‘odas las entidades publicas; Que, a efectos de cumplir uno de los objetivos del Plan Estratégico Institucional 2012 — 2016, resulta indispensable fortalecer las acciones de planificacién, organizacién, Rjecucién y toma de decisiones ("Ciclo PHVA") a fin de ampliar de manera exitosa el aicance del Sistema de Gestién de la Calidad (SGCAS) en las Oficinas de Aseguramiento A) Agencias de Seguros restantes; Que, bajo el enfoque de la mejora continua, se hace necesario que la Gerencia Central de Aseguramiento forme equipos de mejora, que coadyuven al desarrollo de los compromisos », de la Politica y Objetivos de la Calidad, mediante el uso de herramientas de calidad y plicacién de la metodologia de “Kaizen"; Que, los “Equipos de Mejora’, tendran como misién proponer soluciones a procesos 0 actividades potenciaimente mejorables, permitiendo incrementar la actuacion preventiva, mediante el desarrollo de las oportunidades de mejora al Sistema de Gestion de la Calidad; Que, la Gerencia Central de Aseguramiento ha convocado la participacin de los colaboradores en forma voluntaria, obteniendo la aceptacion de los mismos durante el proceso de inscripcin y seleccién, involucrando a colaboradores que conocen los procesos desarroliados por la Gerencia, 10 que permitiré atender las necesidades demandadas por las distintas unidades orgénicas que tienen oportunidades de mejoras identificadas en las auditorias internas y extemas; asi como plantear mejoras a un problema identificado por el equipo;Pikessatud Seguridad Social para todos RESOLUCION DE GERENCIA CENTRAL DE ASEGURAMIENTO N° ©2/ .ccas- ESSALUD-2013 Que, para la formacién del equipo de mejora es necesaria la implementacién de un Plan de Formacién de equipos de.mejora del Sistema de Gestién de Calidad de la Gerencia Central de Aseguramiento, asi como la designacién de sus integrantes; En uso de las atribuciones conferidas. ‘SE RESUELVE: : Articulo Primero.- APROBAR el Plan de Formacién de Equipos de Mejora del Sistema de Gestion de Calidad de la Gerencia Central de Aseguramiento que como anexo forma parte de la presente Resolucién, Articulo Sequndo.- DESIGNAR al siguiente equipo de mejora del Sistema de Gestién de la Calidad: hs ae Ee Oficina de Aseguramiento Sucursal Almenara - 1 | Abel Hs) auececesaeeimcaett Médulo Seguros CAP Il Huaycan Carlos Alberto Garcia Suarez ‘Area de Emergencia del Hospital Almenara ‘bel Oficina de Aseguramiento Sucursal Almenara - César Ribelino Castro Roque prieh ertaag Cc I id Re ereencea tea rotena ease Oficina de Aseguramiento Sucursal Almenara Edinson Hernandez Albujar | Agencia de Seguros Comes t Eduardo José, Zavala Alvarez Gerencia de Auditoria de Aseguramiento Freddy Samuel Lopez Fernandez Agencia de Seguros San Miguel ean Carlo Cardoza Nahuinla Oficina de Aseguramiento Sucursal Almenara Jessica Magdalena Vasquez Encinas _|/ Agencia de Seguros Jestis Marla Jessica Carla Roggero Alvarado Agencia de Seguros San Miguel Julio César Magan Romainville ‘Oficina de Aseguramiento Sucursal Aimenara |12|maoay Louces GunezPenaloza | $4 Seton de Noma y Process de 13 Miguel Angel Dagnino Giran. [otra de Aseguramiento, Sucursal Aimenara 1a] Miagros tnés Cestio Ballén | Subgerencia de Control de Recaudacion y | 15 | Norma Micaela Zegarra Huaman Oficina de Aseguramiento Sucursal Almenara 16 | Patricia Milagritos Arce Agurto | Agencia de Seguros San IsidroPMiessatua Seguridad Social para todos, RESOLUCION DE GERENCIA CENTRAL ‘DE ASEGURAMIENTO N° O21 -GCAS- ESSALUD-2013 17 | Rosa Alejandrina Salazar Ormefio ‘Agencia de Seguros San Miguel 18 | Silvia Maria Jéuregui Antunez Oficina de Aseguramiento Red Almenara Oficina de Aseguramiento Red Aimenara — 19| Vanessa Soledad Sanchez Huanca Emergencia Acreditacién 20 | Victor Angel Pablo Gualberto Morén Jiménez Oficina de Apoyo y Control de Gestién 21 Lanti Vidai Murillo Alvarez ‘Sub Gerencia de Canales Jenny Marleny Delgado Cabrera ‘Sub Gerencia de Sucursales de Aseguramiento Juan Manuel Parra Sam ‘Sub Gerencia de Atencién al Cliente 24 Erasmo Amadeo Contreras Mendoza ‘Sub Gerencia de Atencién al Cliente Articulo Tercero_- ENCARGAR a la Gerencia de Plataforma de Aseguramiento, realice las acciones para la difusion de la presente resolucion. REGISTRESE Y COMUNIQUESE it 347-2013-26 ESSALUD”FORMACION DE EQUIPOS DE MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD "Tan solo hay tres grupos de personas: los que hacen que las cosas Pasen, los que miran las cosas que asan y los que preguntan qué paso" Nicholas Murray Butler a ee ‘Sub Gerencia de Normas y Procesos de Aseguramiento Gerencia Técnica Jestis Maria Julio de 2013Contenido Equipo de Mejora—Concepto y Caracteristicas. PFOCO80 wnnsnnn Indicadores... Cronograma.....La Gerencia Central de Aseguramiento de! Seguro Social de Salud (ESSALUD), implementé el Sistema de Gestién de la Calidad, obteniendo en Abril de 2012, la certificacibn de acuerdo a la norma de ISO 9001:2008 por UKAS Quality Management y auditada por SGS del Peri SAC, alineado a la Politica de Modernizacion de la Gestién Publica cuyo objetivo especifico es implementar la gestion por procesos, promover la simplificacién administrativa y la satisfaccién del ciudadano en todas las entidades piblicas. 5 Esta practica se ha convertido en algo habitual en la Gerencia Central de Aseguramiento, es por ello, que la Gerencia tiene como meta formar equipos de mejora para propiciar la Mejora Continua, en concordancia con los compromisos de la Politica de la Calidad del Sistema de Gestion de la Calidad. Dicha meta requiere del compromiso de los colaboradores de las diferentes unidades organicas para, en primer lugar, mejorar sus competencias mediante el uso de herramientas de calidad y aplicacién de la metodologia de “Kaisen”; asimismo, esta iniciativa tiene como objetivo fortalecer la cultura organizacional considerando los valores de comunicacién, honestidad, responsabilidad, empatia, confianza, liderazgo ¢ innovacién, propiciando la mejora continua y el trabajo en equipo, acorde con los objetivos de una gestién publica de calidad. La formacién de “Equipos de Mejora’ est4 alineada al objetivo de calidad “Incrementar la actuacién preventiva mediante el desarrollo de las oportunidades de mejora al Sistema de Gestién de la Calidad” cuya meta es incrementar en un 28% las acciones preventivas implementadas con respecto al basal del afio 2012 En tal sentido, se ha planificado un conjunto de actividades que permitiran la conduccién y viabilidad de las mejoras propuestas por los equipos de mejora considerando tres fases para su desarrollo: i) Fase de Capacitacién, ii). Fase de definicién de la Mejora, y ill) Fase de Implementacién de la Mejora, En esta oportunidad la Gerencia Central de Aseguramiento ha convocado la Participacién de los colaboradores en forma voluntaria obteniendo su aceptacién y compromiso durante el proceso de seleccién. El Sistema de Gestion de la Calidad es una puerta a la innovacién y un agente de cambio que ha motivado a los colaboradores de la Gerencia Central de Aseguramiento a asumir nuevos retos enfocados en la calidad, prevencién y mejora continua para el logro de los objetivos de calidad que contribuyan al fortalecimiento del Sistema de Gestion de la Calidad y al logro de tas metas de la Institucion. En tal sentido, e! Plan de Formacién de Equipos de Mejora se presenta como una herramienta de gestion cuyo propésito es mejorar los servicios y los procesos desarrollados en la Gerencia Central de Aseguramiento,En tal sentido, la Gerencia Central ha involucrade a los colaboradores que Conocen los procesos debido al ejercicio habitual de sus funciones, lo que permite detectar los problemas y obtener alternativas de solucién con mayor facilidad, ‘dentificando factores que inciden negativamente en el sistema y que ponen en rlesgo su eficacia, por fo tanto estos problemas deben resolverse analizando las Causas que les dieron origen y utiizando herramientas de mejora que posibilten su desaparicién o atenuacion, Asimismo, a través de la formacion de equipos de mejora se pretende responder a las necesidades de formacion demandadas por las distintas unidades orgénicas que cuentan con oportunidades de mejora que fueron identificadas en las auditorias internas y extemas; asi como plantear mojoras a un problema identificado por el equipo. - ‘Objetivo general Formacién de Equipos de Mejora que involucren a colaboradores con ‘conocimiento de los servicios y los procesos desarrollados en la Gerencia Central de Aseguramiento, aplicando fa metodologia Kaisen y herramientas de calidad. Objetivos especificos * Incrementar la actuacién preventiva’ mediante el desarrollo de las oporiunidades de mejora al Sistema de Gestion de la Calidad. * Fortalecer ta cultura organizacional mediante los valores de comunicacién, honestidad, responsabilidad, empatia, confianza, innovacién, mejora continua, trabajo en equipo y liderazgo, El equipo de mejora es una herramienta de ta gestion, cuya mision es proponer soluciones a procesos o actividades potencialmente mejorables (por ejemplo: parémetros fuera de especificacion, reclamos reiterados de clientes, elc.) con una metodologia definida, Sus principales caracteristicas son las siguientes: ‘* Se focaliza en la resolucion de un tema concreto. ‘+ Su funcién es identificar, analizar y proponer soluciones. ‘+ Es un equipo interdisciplinario, constituido por personas de diferentes unidades Y perfiles profesionales. + Se gestiona con una estructura de responsabilidades definida, con un plan de trabajo y con objetivos medibles. + Utliza herramientas de mejora de ta gestién (Diagramas de Pareto, Tormenta de Ideas, etc.) Roles del Equipo de Mojora Lider Es la persona que dirige el equipo de mejora (EM) enfocdndose en su buen funcionamiento y dirigiendo al grupo hacia la busqueda de la solucién del problema identificado,Integrantes Son aquellas personas de distintas dreas que patticipan para contribuir a la solucién del problema. Asimismo, los participantes deben comprometerse a asistir a las reuniones establecidas. Facil Persona habilitada para intervenit en el equipo de mejora a fin de orientar, colaborar, capacitar y resolver conflictos o pérdida del rumbo del equipo. Esta persona es externa al equipo con habilidades y conocimientos en el uso de herramientas de gestion y coordinacion de grupos. Sponsor _ Responsabilidad recaida sobre los responsables de las areas relacionadas con el problema El proceso se realizaré en cuatro fases del cual obtendremos mejoras implementadas en relacién a los procesos 0 servicios de la Gerencia Central de Aseguramiento: |. Fase de Inscripcién Il Fase Capacitacion Ill, Fase de definicion de ta Mejora IV. _ Fase de Implementacion de la Mejora L: Fase de Inscripcion Son las actividades de convocatoria en forma voluntaria para todo el personal de la Gerencia Central de Aseguramiento a nivel de Lima y Callao, La seleccién de los participantes para integrar los equipos de mejora se realiza mediante entrevistas con el propésito de dar a conocer las etapas del plan, los riesgos por incumplimiento del programa, asi como para conocer sus expectativas, temas de interés y las actividades que realizan habitualmente en su trabajo. IL: Fase de Capacitacion La preparacién constante de los colaboradores es una estrategia de la institucién con la finalidad de mejorar los procesos y obtener resultados de eficiencia y de eficacia. Esta fase contiene actividades de preparacién de los colaboradores seleccionados en temas de gestion de procesos, introduccién al sistema de gestion de la calidad, herramientas de calidad y metodologia Kaisen. Las capacitaciones intemas estén a cargo del personal de ESSALUD y las capacitaciones externas’ por una empresa seleccionada de acuerdo al proceso logistico. Esta fase permite asegurar que los colaboradores seleccionados de la Gerencia Central de Aseguramiento obtengan la formacién de competencias en lo referente a la calidad acorde a lo estipulado en el requisito 6 “Competencia, formacion y toma de conciencia” de la Norma ISO 9001:9008. IL- Fase de definicién de 1a MejoraDespués de la formacién de los colaboradores, se dan las actividades para ‘seleccionar a los integrantes de los equipos de trabajo segin su afinidad, empatia, escenario u actividades habituales de sus labores y perfiles profesionales, conformados por 4 a 6 personas. El equipo de mejora actuara segin el siguiente esquema que consta de las siguientes actividades: 1. Razones para la mejora: Identificar tema y razones para trabajar en él. En esta actividad se identifica un tema y la razén por la que se trabaja en él, es decir la oportunidad para la mejora, Este tema o asunto es el que debe ser mejorado y debe ser medible meviante tun indicador. 2. Situacién actual: Seleccionar el problema y objetivo de mejora, y se marca un objetivo de mejora que debe ser medible mediante el indicador seleccionado en la actividad 1 3. Registro del problema.- El lider del equipo de mejora comunicaré a ta Subgerencia de Nommas y Procesos de Aseguramiento para el registro del problema identificado, donde constaré la siguiente informacion: a. Equipo: denominacién, participantes y centros de trabajo. b. Descripcién: tematic, objetivos fijados, integrantes y el plazo previsto de trabajo. c. Programa de trabajo. . Avancesiresultados. e. Indicadores. Una vez recibido el registro, la Subgerencia de Normas y Procesos de Aseguramiento debera informar sobre los siguientes aspectos: a. Existencia de grupos que actiian o actuaron sobre el mismo tema, para evitar duplicidad de esfuerzos. b. Participar en la formacién de los facilitadores y designarios si fuera necesario. ©. Informar a las unidades orgénicas la formacién de los equipos y de los avancesilogros que vayan obteniendo hasta la consecucién final del objetivo fjado. 4, Analisis: Identificar y verificar causas del problema. Esta actividad corresponde a la identificacién y veriicacion det origen del problema, Debe explicar el porgué del problema. Para ello: a. Se aplica el andlisis causa/efecto al problema. b. Se eligen causas del problema tratables, c. Se seleccionan las causas de mayor impacto. 4d. Se usa informacion que verifique las causas. nicion implementacién de la ri En esta fase el equipo de mejora propondré altemativas de solucién que seran expuestas a las reas involucradas para la selecciin de la altemativa a iplementar por el area involucrada. El equipo de mejora continuara actuando segin el esquema propuesto: 61, Medidas 0 soluciones propuestas en relacién con causas identificadas: En esta actividad e! equipo planifica e implanta la alternativa de solucién que contemple acciones para corregir el origen de las causas del problema. Las acciones se plasmaran en un plan de acoién que indicara: quién, qué , cuando, donde, como se debe llevar a cabo la accién, 2. Resultados: Verificacion de la efectividad, permite confirmar que el origen del problema ya no existe y que se ha alcanzado el objetivo de mejora. 3. Normalizacién: Una vez que el equipo comprueba que las acciones han tenido éxito, el area involuicrada comienza a normalizar su sistema para la mejora. 4. Seguimiento del grupo de mejora ‘Al término de las actividades el equipo de mejora presentara a la Subgerencia de Normas y Procesos de Aseguramiento el informe del trabajo con todas las fases; ademas debera sefialar los temas pendientes que ha observado durante ‘su andlisis y que no han podido ser abordados y evalda su propia eficacia. 5. Reconocimiento Con el fin de reconocer el cumplimiento de objetivos, el trabajo en equipo y los logros de los grupos de mejora para optimizar algin aspecto © proceso de la organizacién, la Subgerencia de Normas y Procesos de Aseguramiento realizaré la evaluacién correspondiente y otorgard el reconocimiento pertinente luego del analisis realizado de acuerdo a lo dispuesto por la Gerencia Central de Aseguramiento. Los indicadores operativos y de eficiencia del proceso son: Cantidad de colaboradores que aceptaron la convocatoria. Cantidad de equipos de mejora existentes. Cantidad total de participantes seleccionados Promedio de participantes por equipo de mejora. Horas promedio de dedicacién por Equipo de Mejora. Horas promedio de dedicacion por participante. Problemas solucionados /abordados KAS KKKS Indicadores de resultado de! proceso ¥ Cumplimiento de objetivos propuestos. ¥ Mejoras cuantitativas y/o cualitativas, tales como: optimizacion de procesos, mejora de indices de tiempo, ahorro de costos, etcétera, Anexo 01eorene oF | aptomoisAenonsperanai| Se saeectr ea '3e) 9p oosoyuous { uoioeydeay| Tame ap an] toa por] ‘aunju] S8PEVONIOAU HBON8 HE] UOD UoHOEUNAICD ‘A elofoy op wera 1p oyousesag| cape psinnceem) Top Wed op uoFEOAT| a A souergo1d 9 up.eo4nvep) sais oH Tabu apo 39 a soainb3 op vpipeuuoa| Tae os spsosooie A sewou ap eo.aadar) soos Kuoreryoedeg| iene PN) ‘wo}2equounsop| sp ora Aroubon sp psoas 1&1 9p uo}aesogeye & uoteinoy Eo) ucs¢ 263] godynbe exed wysinaiiue A ower Uupienyp op yeuvew ap ovssia| "WuOFRWW 3G SOdITION SOT Wid OTVENHL 30 WWVESONOWS Tooxany