COMUNICACIÓN Y DOCUMENTACION DE LOS PROYECTOS ESCUCHAR DE FORMA EFECTIVA

COMUNICACIÓN PERSONAL El propósito de la comunicación debe ser la comprensión . la comunicación

La comunicación personal efectiva y frecuente es crucial para que el es mucho mas que hablar y escuchar. La esencia de la comunicación no
proyecto avance e identificar problemas potenciales, solicitar sugerencias esta en las palbras sino en la comprensión.
para mejorar el desempeño del proyecto , saber si el cliente esta Cuando alguien no escucha rompe la comunicación.
satisfecho. La comunicación personal se realiza por medio del lenguaje Obstáculos que impiden escuchar de forma efectiva:
verbal, del no verbal y del lenguaje corporal. La comunicación personal fingir que esta escuchando
puede ser oral o escrita. Distracciones
COMUNICACIÓN ORAL: la comunicación oral puede ser cara a cara o por Seso o intolerancia
teléfono . puede ser por medio de correo de voz o de las videollamadas. La Impaciencia
info se comunica de forma mas exacta y oportuna por medio de la Saltar a las conclusiones
comunicación oral. Esta comunciacion ofrece un foro para la discusión, las Escuchar no solo consiste en dejar que la otra persona hable. Debe ser un
aclaraciones, la comprensión y la retroalimentación inmediata. proceso activo nopasivo . al escuchar activaemnte se comprende mas y
Es muy importante que al principio de un proyecto haya bastante disminuyen los conflictos .
comunicación cara a cara para construir el equipo el equipo, desarrollar Habilidades para escuchar:
buenas relaciones de trabajo. La comunicación se facilita cuando el equipo Concentrese en el orador
del proyecto esta ubicado en un área común.. Escuche participando de forma activa
El gerente de proyectos debe salir de su oficina para charalar con los Pregunte
miembros del equipo o a los clientes. No interrumpa
La comunicación oral debe ser clara, concisa honesta y contundente. JUNTAS:
Usted debe solicitar retroalimentación a la otra parte para comprobar si ah Tipos de juntas del proyecto
entendido lo que se deseaba comunicar. La junta de arranque del proyecto
COMUNICACIÓN ESCRITA: La junta para revisar e estatus del proy
La comunicación escrita generalmente se realiza por medio de Las juntas para resolver problemas
memorandos ente los miembros del quipo del proyecto y de cartas Las juntas para revisar el diseño
dirigidas al cliente o a personas ajenas a la empresa. Las juntas de evaluación a posteriori del proy
La comunicación escrita se debe utilizar principalmente para informar JUNTAS PARA REVISAR EL ESTATUS DEL PROY:
confirmar y solicitar. Suele ser dirigida por el gerente, los objetivos principales de estas juntas
La comunicación escrita debe ser clara y precisa. son informar, identificar problemas y puntos de acción. . deben ser
Los mensajes de correo electrónico relacionados con el trabajo no deben programadas de forma regular para identificar oportunamente los
incluir emoticonos ni abreviatura. problemas reales y potenciales.
JUNTAS PARA RESOLVER PROBLEMAS: Preparar materiales audiovisuales y materiales
Cuando un miembro del equio identifica un problema real o potencial , Reservar y preparar la sala de juntas.
debe convocar enseguida a los miembros indicados para resolverlo. La DURANTE LA JUNTA:
identificación y al solución oportuna de problemas es fundamental para el Empezar la junta a la hora señalada
éxito del proy. Nombrar a una persona apra que tome notas
Las juntas para resolver problemas deben seguir un orden adecuado para Solicitar a a los participantes que apaguen el celular
llegar a la solución: Revisar el objeto y la agenda de la junta
Formaular la expo del problema No exceder el tiempo programado
Identificar ss posibles causas Evaluar el proceso de la junta.
Recabar datos DESPUES DE LA JUNTA:
Identificar posibles soluciones Publique los resultados de la junta en un plazo de 24 horas. El resumen
Evaluar las soluciones debe ser conciso y si es posibles debe ser un docuemnto de una sola hoja.
Establecer cuales la mejor solución Debe confirmar las decisiones que se toamron y enumerar las acciones y
Modificar el plan de proy quien es responsable.
Implementar la solución Los resultados de la junta deben ser distribuidos a todas las personas
Determianr si el problema se soluciono convocadas.
JUNTAS PARA REVISAR EL DISEÑO PRESENTACIONES
En muchos proy suele haber 2 juntas para revisar el diseño PREPARE LA PRESENTACION:
Defina el propósito de la presentación
- Una junta para revisar el diseño después de que el equipo del proy
Conozca a su publico
o el tcontratista han completado el diseño original , planos ,
Prepare un esquema de la presentación
diagrams de flujo.
Utilice un lenguaje sencillo
- - una junta final para revisar el diseño que tiene lugar una vez que
Prepare notas
el equipo del proy o el contratista han concluido las
Materiales audiovisuales
especificaciones detalladas . el propósito de esta junta es obtener
CRITERIOS PARA EVALUAR SU PRESENTACION:
el visto bueno del patrocinador o cliente.
Organización: presentación introducción
JUNTAS EFECTIVAS: Contenido: amplio completo
Antes de la junta: Conducta profesional: contacto visula gestos
Determinar si la junta es realmente necesaria Discursos: enunciación
Determinar el propósito de la junta Diapositivas de powerpoint
Entregar la agenda a los convocados muchos antes de la junta. EFECTUE LA PRESETACION:
Ccuente con que se sentirá un poco nervioso Utilice graficos
Apaqgue su teléfono REGISTRO DE CAMBIOS EN LOS DOCUEMNTOS
Conozca bien sus primeras líneas Las modificaciones a lso documentos del proy se pueden generar en razón
Utilice el método de las 3D su esquema, cuerpo de presentación, su de cambios iniciados por el cliente o por el equipo. Algunos cambios son
resumen. triviales otros son mayores y afectan el alcance del trabajo presupuesto y
Hable con caridad y confianza el programa del proy.
No lea lo que dicen las diapos Al inicio del proy es preciso establecer un sistema para registrear lso
Despierte el interés por su presentación. cambios de lso documentos y como se docuemntaran autorizaran. Todos
Domine las líneas del cierre los participantes están informados de ese sistema.
Cuando conteste als preguntas muestrese sincero seguro PLAN DE COMUNICAICON DEL PROY
REPORTES define como se generaran y distribuirán los documentos a lso grupos de
Comunican info acerca de un proy interés de todo el proy.
Estos se deben escribir pensando en lo que le interesea a los lectores y no HERRAMEINTAS PARA LA COMUNICACIÓN EN COLABORACION
a la persona que lo escribe Las juntas son un foro y una oportunidad para que el equipo colabore. No
TIPOS DE REPORTES DE PROYECTOS obstante, las juntas cara a cara no 100pre son viables . los equipos
Reporte de avance virtuales de los proy pueden estar en distintas zonas.
Reportes finales Las teleconferencias permiten que los miembros del equipos intercambien
REPORTE DE AVANCE info en vivo.
No es un informe de actividades lo pueden hacer los gerente o los El groupware es otro instruemnto para trabajar en colabroacion. Es un
miembros del equipo. software para las personas que participan en una tarea común. El
Suelen abaracar un periodo especifico llamado el periodo del reporte. groupware apoya la generación de ideas, la lluvia de ideas, la solución del
REPORTE FINAL: problema y la toma de decisiones.
Sule ser el resumen del proyecto entero. Ncluye:
La necesidad del cliente
El objetivo del proy
Requeriemientos del cliente
Descripción del proy
RE`PORTES UTILES
Prepare reportes concisos no exceda en el volumen de los reportes
Prepare reportes fáciles de leer y comprender
Exponga primero los puntos importantes