Una de las muchas caractersticas que convierten a Microsoft Access en una herramienta de gran eficacia es que permite trabajar

cmodamente con una gran variedad de bases de datos y formatos de archivo, como los datos de SQL Server. Existen cinco maneras principales de trabajar con los datos de SQL Server en Access.

Crear un proyecto de Access

Un proyecto de Microsoft Access (.adp) es un archivo de datos de Access que proporciona un acceso eficaz en modo nativo a una base de datos de Microsoft SQL Server mediante la arquitectura del componente OLE DB. Si se utiliza un proyecto de Access, crear una aplicacin cliente/servidor es tan fcil como crear una aplicacin de servidor de archivos. Esta aplicacin cliente/servidor puede ser una solucin tradicional basada en formularios o informes, una solucin basada en Web en la que se utilicen pginas de acceso a datos o una combinacin de ambas. Puede conectar el proyecto de Access a una base de datos de SQL Server remota, a una base de datos de SQL Server local o a una instalacin local del motor SQL Server 2000 Desktop.

Conecta el proyecto de Access a la base de datos de SQL Server

Objetos de la base de datos almacenados en la base de datos de SQL Server

Objetos de la base de datos almacenados en el proyecto de Access

Trabajar con un proyecto de Access es muy similar a trabajar con una base de datos de Access. El proceso para crear formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos es prcticamente el mismo que el que se utiliza para crear una base de datos de Access.

Una vez conectado a una base de datos de SQL Server, puede ver, crear, modificar y eliminar tablas, vistas, procedimientos almacenados, funciones definidas por el usuario y diagramas de base de datos mediante el Diseador de bases de datos, el Diseador de tablas, el Diseador de consultas, el Generador de consultas y el Editor de texto SQL. Aunque la interfaz de usuario para trabajar con estos objetos de base de datos es diferente a la que se utiliza para objetos de base de datos equivalentes en una base de datos de Access, una y otra son igualmente fciles de usar. Un proyecto de Access contiene tambin muchos de los asistentes que se utilizan en una base de datos de Access, como el Asistente para formularios, el Asistente para informes, el Asistente para pginas y el Asistente para mscaras de entrada. Estos asistentes simplifican el proceso de creacin de una aplicacin sencilla o un prototipo y permiten crear aplicaciones avanzadas ms fcilmente.

Crear una pgina de acceso a datos

Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver y trabajar con datos de Internet o datos de una intranet almacenados en una base de datos de Microsoft Access o en una base de datos de Microsoft SQL Server.

Utilizar una pgina de acceso a datos es similar a utilizar un formulario: puede ver, escribir, modificar y eliminar datos de la base de datos. Sin embargo, tambin puede utilizar una pgina que no pertenezca a una base de datos de Microsoft Access, de forma que los usuarios puedan actualizar o ver los datos a travs de Internet o de una intranet.

Especificar informacin del producto en los cuadros de texto, en el cuadro de lista desplegable y en la casilla de verificacin.

Utilizar la barra de herramientas de exploracin de registros para explorar, agregar, eliminar, guardar, ordenar y filtrar registros, as como para obtener Ayuda.

Una pgina de acceso a datos obtiene los datos de una base de datos de Microsoft Access o de una base de datos de Microsoft SQL Server versin 6.5 o posterior. Para disear una pgina con datos de una de estas bases de datos, la pgina debe estar conectada a la base de datos. Si ya ha abierto una base de datos de Access o un proyecto de Access que est conectado a una base de datos de SQL Server, la pgina de acceso a datos que cree se conectar automticamente a la base de datos actual y almacenar la ruta de acceso en la propiedad ConnectionString de la pgina de acceso a datos. Cuando un usuario se desplaza a la pgina con Microsoft Internet Explorer 5 o posterior o la muestra en la vista Pgina, los datos actuales de la base de datos subyacente se mostrarn mediante la ruta definida en la propiedad ConnectionString.

Crear un Office Web Component

Microsoft Office Web Components es un conjunto de controles ActiveX instalado con Microsoft Office XP. Con Office Web Components instalado en el equipo, puede utilizar de forma interactiva una hoja de clculo, una lista de tabla dinmica y un grfico en una pgina Web de Microsoft Internet Explorer 4.01 o posterior. Si desea utilizar los componentes en una pgina de acceso a datos de Microsoft Access, debe tener instalado Internet Explorer 5 o posterior.

En la siguiente ilustracin se muestra una lista simple de tabla dinmica que contiene datos resumidos.

Aunque la pgina de acceso a datos obtiene los datos de una base de datos de Microsoft Access o de una base de datos de Microsoft SQL Server, los controles de Microsoft Office Web Component de la pgina pueden mostrar datos de cualquiera de estas bases de datos o de otros orgenes. Por ejemplo, la pgina puede contener una lista de tabla dinmica o un grfico con datos de una base de datos de SQL Server

activa. La base de datos de SQL Server tambin puede ser una base de datos OLAP (On-Line Analytical Processing), que es un enfoque del procesamiento de servidores de bases de datos en el que las grandes cantidades de datos se organizan de forma que los usuarios que deseen analizar tendencias y resultados comerciales puedan tener un fcil acceso a ellos y comprenderlos sin dificultad.

Para obtener ms informacin sobre cmo cambiar la informacin sobre conexiones externas, consulte la Ayuda de Access.

Vincular tablas de SQL Server de una base de datos de Access (.mdb)

La vinculacin es una forma de conectarse, mediante una conexin ODBC, a datos de otra aplicacin sin importarlos, de manera que pueda verlos y modificarlos tanto en la aplicacin original como en la base de datos de Access.

Cuando se abre una tabla vinculada de SQL Server en la vista Diseo, su aspecto es muy similar al de una tabla normal de Microsoft Access. Aunque no se puede cambiar el modo en que se definen la tabla vinculada y sus campos en la base de datos externa de SQL Server, s se pueden establecer las propiedades que controlan la forma en que los campos aparecen en Microsoft Access. Los cambios realizados en las propiedades de las tablas vinculadas slo afectan al modo en que Microsoft Access administra y muestra los datos de la tabla vinculada; no se realiza ningn cambio en la tabla origen de SQL Server. En la tabla siguiente se incluyen las propiedades de los campos que se pueden definir para las tablas vinculadas.

Propiedad Format DecimalPlace s InputMask

Efecto Controla el modo en que se muestran los datos en un campo Controla el nmero de posiciones decimales mostradas

Crea una mscara de entrada de datos con caracteres separadores y espacios en blanco para rellenar Cambia el nombre utilizado para el encabezado de columna de la hoja de datos de un campo y especifica un nombre predeterminado para utilizarlo como etiqueta al agregar un campo a un formulario

Caption

Microsoft Access tambin necesita un ndice nico para actualizar, eliminar o insertar datos en una vista o tabla SQL vinculada. Cuando se vincula una vista actualizable de Microsoft SQL Server o una tabla de base de datos de SQL que no contiene un ndice nico, Microsoft Access pide que se seleccionen uno o varios campos para crear un ndice nico. Sin embargo, Access no comprueba si los campos que ha seleccionado

identifican de forma nica a cada registro. Si existen duplicados en el ndice creado por Access, no podr actualizar esos registros.

Para obtener ms informacin sobre la vinculacin de datos y el uso de la tabla MsysConf, consulte la Ayuda de Access.

Importar datos de SQL Server a una base de datos de Access (.mdb)

Puede importar datos de SQL Server a una tabla nueva de Microsoft Access. En trminos generales, la importacin es una forma de convertir datos de un formato diferente y copiarlos en Microsoft Access. La tabla o el archivo de origen no sufren modificaciones durante este proceso. Puede realizar la importacin directamente desde una base de datos de SQL Server mediante una conexin ODBC, un archivo de texto exportado de SQL Server o un archivo XML exportado de SQL Server.

Para que las operaciones habituales de importacin le resulten ms cmodas, puede automatizarlas si crea una macro o un procedimiento de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones. Esto es til, por ejemplo, cuando se importan datos regularmente o cuando los requisitos para la importacin de datos son poco habituales o complicados.

Para obtener ms informacin sobre la vinculacin de datos y la automatizacin de vnculos, consulte la Ayuda de Access.