ASIGNACIÓN PARA SUBIR A LA PLATAFORMA TEAM.

INVESTIGAR:

 El proceso administrativo y los controles presupuestarios

Control presupuestario

Se refiere a todas las herramientas y mecanismo que permiten hacer un seguimiento

del presupuesto. En función de identificar el uso adecuado de los recursos y según lo
planificado.

INTRODUCCION Y PROPOSITO.

Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las operaciones de
planificación y control. En los negocios, en el gobierno y en la mayoría de otras
actividades de grupos, se emplean en forma generalizada un sistema de planificación y
control.

Las funciones de la administración y el proceso administrativo.

La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas

responsabilidades directas. A tal responsabilidad a menudo se les denomina
colectivamente como las funciones de la administración.

En nuestra exposición de la planificación y control de utilidades, empleamos la

terminología y definiciones de las funciones administrativas descritas por un
prominente autor, esencialmente en los siguientes términos:

Planificación es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro

curso de acción para lograrlos. Comprende: a) establecer los objetivos de la empresa,
b) desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el cual han de cumplirse, c)
elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos

Organizar es el proceso mediante el cual se relacionan los empleados y sus labores

para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e
individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica
también establecer autoridad directiva.

Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de asegurar

que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por
lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotación de personal y la administración
de recursos humanos implica también el establecimiento de un ambiente de trabajo
en el que los empleados se sientan satisfechos.

Dirigir y motivar es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel, superiores,
subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y
armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa (a este proceso también se
le conoce como dirigir o actuar).

Controlar es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos

de la empresa. Implica: a) establecer metas y normas, b) comparar el desempeño
medido contra las metas y normas establecidas, y c) reforzar los aciertos y corregir las
fallas.

 Concepto de presupuesto

Existen muchas definiciones sobre presupuesto.

La estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y

de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.

Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos

resultados considerados básicos por el jefe de la empresa.

 Importancia del presupuesto

Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la

incertidumbre, por ellos deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el
mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán
los riegos por asumir.

Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción, mayor será la

investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerán los factores no
controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se
constata en los países latinoamericanos que por razones del manejo microeconómico
en la década de los años ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los índices
de inflamación y devaluación y en las tasas de interés.

 Ventajas y limitaciones del uso de los presupuestos

Más concretamente, un presupuesto tiene las siguientes ventajas:

 Hace que tu operación sea más eficiente.

 Te indica los fondos sobrantes que puedes reinvertir.
 Permite predecir los meses lentos y mantenerte sin deudas.
 Estimar lo que necesitas para ser rentable.
 Proporcionar una visión del futuro.
 Te ayuda a mantener el control del negocio.
Si bien la elaboración de presupuestos trae muchas ventajas, al ser una herramienta
que permite plasmar los resultados de los objetivos y estrategias de la compañía,
cuenta con importantes limitaciones como lo son:

Al estar basados en estimaciones, obliga a que la administración trate de utilizar

determinadas herramientas estadísticas para lograr que la incertidumbre se reduzca,
ya que el éxito del presupuesto depende de la confiabilidad de los datos que no sean
correctos.

 Debe ser adaptado constantemente a los cambios relevantes que surjan, esto significa
que debe ser una herramienta dinámica, ya que si surge algún inconveniente que lo
afecte debe ser ajustado para que no pierda su objetivo.

Su ejecución no es automática. Es necesario que las personas que integran la

organización comprendan la utilidad de la herramienta, de tal forma que todos los
integrantes identifiquen que son los primeros beneficiados por el uso del presupuesto,
ya que de otra forma serán infructuosos todos los esfuerzos para llevarlo a cabo.

Los limitantes se maximizan cuando existen errores en la elaboración del presupuesto,

y los principales radican en la ausencia de una fase de planeación y preparación,
problemas al pronosticar ingresos operacionales, desconocer condiciones de
inductores de valor y no contar con mecanismos para el control presupuestal.

 Gerencia y presupuesto

En el capitalismo la eficiencia y la productividad se materializan en utilidades

monetarias que dependen en grado sumo de la planificación. La gerencia es dinámica
si recurre a todos los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual,
empleado de una manera e3ficiente, genera grandes beneficios.

 Variables controlables y no controlables de la empresa

Variables controlables Objetivos, Estrategias competitivas, Políticas gerenciales,

Proyectos de inversión, Calidad del producto, Canales de distribución, Campañas
promocionales y Sistemas de producción.

Variables no controlables Gustos del consumidor, Disposiciones gubernamentales,

Inflación y devaluación, Tasas de interés, Estabilidad política, Ingreso per cápita del
consumidor, Acciones de la competencia y Tendencias demográficas

 Clasificación de presupuestos

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de

prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario.

1. Según la flexibilidad
Rígidos, estáticos, fijos o asignados Por lo general se elaboran para un solo nivel de
actividad en la que no se quiere o no se puede reajustar el costo inicialmente
acordado. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las
variaciones que sucedan.

Flexibles o variables

Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes niveles de actividad

y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran
los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o
comerciales.

A Corto plazo

Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un

año.

A largo plazo

En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas.
En el caso de los planes del gobierno el horizonte de planeamiento consulta el periodo
presidencial establecido por normas constitucionales en cada país.

De operación o económicos

Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el periodo siguiente al cual

se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y
ganancias proyectado. Entre éstos podrían incluirse: Ventas – Ingresos operacionales
Producción Compras Uso de materiales Mano de obra Gastos operacionales *Ventas –
Mercadeo *Administrativos

Financieros

Incluyen el cálculo y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene

en este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también conocido como de
erogaciones capitalizables.

Presupuestos del sector público

Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren los gastos
de funcionamiento, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y
las entidades oficiales.

Presupuestos del sector privado

Los utilizan las empresas privadas como base de planificación de las actividades
organizacionales.
Presupuestos del tercer sector

Una organización del tercer sector es una asociación u organización sin ánimo de lucro
constituida para prestar un servicio que mejora o mantiene la calidad de vida de la
sociedad; está conformada por un grupo de personas que aportan trabajo voluntario
para liderar y orientar la entidad; no busca el lucro personal de ninguno de sus
miembros, socios o fundadores y tiene un carácter no gubernamental.

 El comité presupuestario
El Comité Presupuestario se ocupa de las cuestiones relacionadas con
el Presupuesto de la UE. Se encarga del procedimiento presupuestario anual de la
UE y de las enmiendas al presupuesto anual de la UE. También se encarga del
procedimiento de aprobación de la gestión del presupuesto anual

 Etapas o fases de la elaboración presupuestaria

1. Pre iniciación. 2. Elaboración del presupuesto. 3. Ejecución. 4. Control. 5.
Evaluación.
Primera etapa. Pre-iniciación

En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan

las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión
gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad,
rentabilidad, participación en el mercado, etc.),

Segunda etapa. Elaboración del presupuesto

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se
ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en
términos presupuestales; se procede según las pautas siguientes:

• En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a

comercializar previstos y de los precios.

• En el frente productivo se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según

los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios.

• Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de
inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en
términos cuantitativos y monetarios.

• Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los
criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre
ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos debe preparar el
presupuesto de la nómica en todos los órdenes administrativos y operativos.
• Los proyectos de inversión especiales demandaran un tratamiento especial
relacionado con la cuantificación de recursos.

• Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la

información de la operación normal y los programas que ameriten inversiones
adicionales.

Tercera etapa. Ejecución

En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha de los

planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité
de presupuestos como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no
escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos,
financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de
las metas propuestas.

Cuarta etapa. Control: monitoreo, seguimiento y acompañamiento en tiempo real

Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y

cada una de las actividades empresariales, puede afirmase que su concurso seria
parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto
puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida. Por ello,
mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los pronósticos con la realidad.

Quinta etapa. Evaluación

Al culminar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un informe

crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el
comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales.