II Informtica. Gua de Project 2010 Instructores: Isela Meja.

Edwin Flores.

Microsoft Project en una herramienta ms de la suite de Microsoft Office que permite el manejo y seguimiento de proyectos de todo tipo, esta solucin proporciona las herramientas de planificacin, administracin y colaboracin empresarial, de personas y de equipos que son necesarias para cumplir con los plazos de entrega cruciales o elegir los recursos adecuados para un equipo, entre otras cosas.

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En la pantalla anterior podemos visualizar que de entrada nos carga con el diagrama de Gantt para iniciar de una sola vez nuestro desarrollo de actividades. Cabe mencionar que para todos los proyectos de tecnologa que se han solicitado (de becas, scout y sistema de matemticas) usted debe contemplar ya todas las actividades a realizar adems de manejar los tiempos en los que pretende desarrollarlos, de no ser as detngase y revise esa parte con su grupo. Lo primero que haremos ser configurar la informacin del proyecto, para eso debe hacer doble clic en la escala de tiempo que se encuentra en la parte baja de los men desplegables de Project.

Despus de haber hecho esto nos aparecer la siguiente pantalla:

Es recomendable saber que esta no es la nica forma de abrir el cuadro de dialogo para la informacin del proyecto, ya que lo podemos abrir tambin desde el men proyecto\informacin del proyecto.

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En este momento se debe definir si la programacin se har a partir desde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las tareas que no requieran una fecha especfica se programarn lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto posible).

En el cuadro de dilogo que aparece escriba: Fecha de comienzo: escriba la fecha de comienzo del proyecto. El programa calcular automticamente la fecha de fin (Esto debe discutirlo con la maestra Isela). Programar a Partir de: Escoja si va a utilizar la programacin desde el inicio o desde el final del proyecto. Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto Por defecto el programa utilizar la fecha del da que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para iniciar la programacin. Si usted desea iniciar desde otra fecha modifquela. Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. DEFINICICION DEL CALENDARIO DEL PROYECTO.

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general. Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00

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p.m. con una hora libre a medio da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos. Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana. 24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin detenerse. Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del proyecto: Haga clic en Herramientas Cambiar Calendario Laboral si utiliza office 2007. Si usted utiliza office 2010 haga clic en proyecto\cambiar tiempo de trabajo.

Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cules son los das de descanso que afectan la programacin y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto. Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden. Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: si modificar algn calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.

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Para Modificar Un Calendario Base En el cuadro Para Calendario, seleccione el nombre del calendario base que desea modificar. S solo desea modificar un da: En la casilla Excepciones que se encuentra en la parte de abajo, escriba el nombre con que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio. Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un da, usted puede escribir la duracin de varios das, semanas o meses. Ejemplo. Seleccione las fechas desde el 14 de febrero que sera el lunes de la prxima semana hasta el 18 de febrero (tomamos una semana completa), suponga que ya no es el 31 de Enero la fiesta de Don Bosco ya que la ahora se celebrara una semana completa, escriba en la parte inferior (Excepciones) Fiesta alargada del da de Don Bosco, Luego haga clic en comienzo y automticamente se llenan estos campos puesto que los seleccionamos con anterioridad, tal como se muestra en la siguiente figura.

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Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la informacin sobre la excepcin, sta la decide usted mismo tomando en cuenta que usted est administrando los tiempos para las actividades del proyecto asignado por la maestra Isela.

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Clic en aceptar. Si usted marca la excepcin como un da laborable, inmediatamente se activar la opcin Desde y Hasta. Para escribir la informacin en este cuadro, haga clic en la casilla donde desea escribir y presione la tecla F2. Si por el contrario necesitamos laborar en das que por defecto no son laborables haremos lo siguiente (Hgalo pues). Seleccione el da Domingo 27 de febrero y en excepcin escriba da laborable, clic en detalles y luego clic en periodos laborables Escriba el horario de 07:00am a 12:00pm y de 01:00pm a 03:00pm. En patrn de repeticin seleccione mensual. En terminar despus de: Digite 4 veces y deber aparecerle en la parte de abajo la fecha vie 27/05/11, puesto que en esa fecha se cerrara el ciclo de cuatro jornadas consecutivas mensuales fecha 27. El cuadro de dialogo detalles se ver como la siguiente figura.

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Para terminar clic en aceptar Si desea modificar un da de la semana: Resalte el da de la semana que desea cambiar presionado la techa Shift (Maysculas) y desplazndose con las fechas. En la pestaa Semanas Laborales escriba el nombre para su identificacin Clic en Detalles. En el siguiente cuadro escriba las caractersticas de esta semana y por ltimo de clic en Aceptar. En cada uno de los anteriores casos observe que el cambio que hizo aparece resaltado con un color diferente segn el tipo de informacin que usted haya ingresado. En el cuadro de dilogo del calendario, puede observar la convencin que utiliza Project para cada caso. Para Crear Un Calendario Nuevo Lo ms recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario donde se defina los das que se van a trabajar, das que tiene un mes, horas a la semana, etc. Para esto lleve a cabo los siguientes pasos: Clic en proyecto\Cambiar tiempo de trabajo\Crear calendario. Aparecer un cuadro de dialogo donde puede poner un nombre para el calendario a crear por ejemplo calendario de sistema de becas.

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Ahora hemos creado nuestro propio calendario base y esta listo para ser modificado

Agregar tareas al proyecto Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Vista Diagrama de Gantt Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en el campo Nombre Pulse Enter para continuar con la siguiente El programa le mostrar una duracin de 1da?. Con el fin de recordarle que debe ingresar el periodo de duracin de la actividad. El signo de interrogacin significa que la duracin de las actividades es ESTIMADA

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Para ejemplificar las actividades supondremos que las actividades a realizar se refieren a un proyecto que estudiara la factibilidad de un sistema de informacin. Las tres actividades mas grandes se colocan en el diagrama de gantt

Establecemos los tiempos y automticamente los das o semanas segn nuestra necesidad se irn contabilizando en la columna duracin, o lo podramos hacer manualmente si lo deseamos. Para finalizar con esta prctica veremos los tipos de vistas de nuestro sencillo proyecto, para eso no iremos a la cinta Vista e iremos haciendo clic en cualquiera de sus opciones por ejemplo diagrama de Gantt que es la vista que esta por defecto, pero tambin podemos dar clic en uso de tareas en donde la persona que le va dando seguimiento al proyecto ira agrando los tipos de trabajo que se van ejecutando a medida se va realizando el proyecto

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Si activamos la vista de calendario veramos lo siguiente, en donde haciendo doble clic en cualquiera de los das podramos entrar a la escala temporal.

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Como ejercicio practico, con todas las actividades que usted ya ha desglosado de su proyecto implemente dichas tareas o etapas en Project aplicando lo visto en esta prctica.