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CONTRATO No.

________ Código: CE-FR-15


09/Diciembre/2020
CONVENIO DE MUTUO ACUERDO. ______ Versión: 02
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PROGRAMA ______________________ - CULTURAL EXPERIENCE INTERNACIONAL

Entre los suscritos CULTURAL EXPERIENCE INTERNACIONAL S.A.S., Sociedad por


Acciones Simplificada con domicilio en la ciudad de Bogotá, con matrícula bajo el No.
02429862, documento privado No. 01818121 del libro IX, con NIT.900.714.096-6,
representada por GUSTAVO ADOLFO WALTEROS CAMARGO, mayor de edad, identificado
con cedula de ciudadanía No. 1.018.412.390 expedida en Bogotá D.C., quien actúa en calidad
de Gerente y Representante legal, por una parte en adelante se denomina LA EMPRESA, y
por la otra parte, _________________________________________________, mayor de
edad, con C.C. _________________________________ expedida en la ciudad
de_________________________________, domiciliado (a) en la
_________________________________, con fecha de nacimiento día _______ del mes de
_________________ del año __________, edad _______ años, respectivamente quien actúa
en su propio nombre, quien en adelante se le denominará EL APLICANTE, se ha celebrado el
presente convenio de mutuo acuerdo que se regirá por las normas vigentes y en especial por
las siguientes clausulas:

CLAUSULA PRIMERA. OBJETO. LA EMPRESA brindará a Él y/o La APLICANTE la


asesoría, información estudiantil y/o de trabajo que regula el programa de intercambio.

CLÁUSULA SEGUNDA. REQUISITOS. Por ser la empresa promotora y representante de


programas de intercambio cultural, estudiantil y/o de trabajo en el exterior; los requisitos de
aplicación, beneficios y garantías están sujetos a la legislación de cada país, oficinas de
inmigración y oficinas de trabajo, que regulan el programa de intercambio.

De acuerdo con lo anterior LA EMPRESA entregará a EL APLICANTE un documento anexo,


Condiciones Generales y Especificas, que debe ser aceptado y cumplido a cabalidad por EL Y
/O LA APLICANTE, donde se especificaran los requisitos, beneficios y obligaciones que se
exigen para el ingreso del programa y país elegido en el momento de la firma del presente
convenio de mutuo acuerdo.

En caso de presentarse alguna variación en los requisitos, LA EMPRESA se compromete a


notificarle a EL y /o LA APLICANTE y/o éste (a) a acatar dichos cambios.

CLÁUSULA TERCERA. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE APLICACIÓN. En cumplimiento


del objeto del presente convenio de mutuo acuerdo el proceso se ha dividido en tres (3) fases;
una vez cumplida cada fase LA EMPRESA expedirá un acta de cumplimiento de esta y se le
notificará a EL y/o LA APLICANTE.

FASE I. ADMISION Y ASESORIA EN EL ACOPIO DOCUMENTAL


 Asesoría e información del programa que aplica.
 Asesoría de requisitos básicos de ingreso, documentación y entrega de formulario de
inscripción.
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 Entrevista inicial realizada por el departamento de admisiones.


 Recepción y estudio de formulario de inscripción o solicitud de cupo.
 Aprobación de inscripción.
 Orden de pago y aceptación de ingreso.
 Reserva de cupo.
 Firma y aceptación del presente convenio de mutuo acuerdo.
 Firma y aceptación de condiciones generales y específicas.
 Entrega a EL y/o LA APLICANTE de formularios, instructivos y listados de requisitos
de las agencias en el exterior.
 Explicación e información a EL y/o LA APLICANTE de los documentos y formatos a
diligenciar y cada una de las fases, proceso, documentos y requisitos indispensables
para la solicitud del visado de acuerdo con el país elegido.
 Explicación, aclaración y resolución de dudas por parte de nuestro personal
designado.

FASE II. ASESORIA, RECEPCION DOCUMENTAL Y ENTREVISTA DEL IDIOMA


 Seguimiento en el acopio documental.
 Asesoría telefónica, vía e-mail y personal las veces que EL y/o LA APLICANTE lo
requiera o cuando sea necesario actualizar información.
 Recepción del acopio documental.
 Entrevista del idioma por parte de asesor bilingüe del Departamento de Aplicación de
la Empresa,
 Retroalimentación sobre entrevista del idioma
 Entrega de prueba psicológica
 Revisión y corrección de formularios y documentos.
 Verificación y revisión de referencias y certificados.
 Envió de aplicación completa al país que corresponda.
 Asesoría del proceso de contacto con las familias anfitrionas, recomendaciones he
instrucciones para abordar las entrevistas y proceso de Acuerdo con una familia
anfitriona
 Seguimiento, gestión y envío de novedades a EL y/o LA APLICANTE durante el
proceso de aplicación en el país de elección.

FASE III. FASE FINAL Y SOLICTUD DE VISADO.


 Seguimiento y acompañamiento en el proceso de solicitud de VISA.
 Trámite y entrega de documentación que soporta la participación en el programa en el
exterior y que son requeridos para el visado.
 Asesoría y orientación en el trámite de solicitud de visado y demás trámites requeridos
antes del viaje al exterior.
 Asesoría y preparación para la correcta solicitud de la visa ante el Consulado o
Embajada del país correspondiente.
 Recomendaciones y orientación para preparación del viaje.

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 Orientación y Asesoría de cómo adaptarse a la vida en el exterior y tener una


experiencia exitosa.

CLÁSULA CUARTA. VALOR DEL CONVENIO DE MUTUO ACUERDO Y FORMA DE


PAGO. El presente convenio de mutuo acuerdo tiene un valor de ____________________,
moneda___________________ los cuales se pagarán de la siguiente forma

Parágrafo 1. En caso de incumplimiento por parte de EL y/o LA APLICANTE en los pagos, el


proceso quedará congelado, y sólo se reactivará si se paga la suma adeudada siempre y
cuando esta mora no sea superior a 60 días.

Parágrafo 2. En caso de incumplimiento por parte de EL y/o LA APLICANTE en las fechas y


montos estipulados a la firma del presente convenio de mutuo acuerdo, el valor del programa
cambiará al valor POR FASES que actualmente tiene un valor de ________________,
moneda __________________________.

Parágrafo 3. El pago total o parcial del presente convenio de mutuo acuerdo, se debe realizar
mediante depósito Bancario en el Banco ___________________ cuenta de __________ No.
____________________ o en el Banco _________________, cuenta __________________
número ______________________ a nombre de CULTURAL EXPERIENCE
INTERNACIONAL S.A.S. o en las instalaciones de la agencia CULTURAL EXPERIENCE
INTERNACIONAL S.A.S en efectivo.

CLÁUSULA QUINTA. OBLIGACIONES Y GARANTIAS DE LA EMPRESA.

1. LA EMPRESA está obligada a brindar la información requerida a EL y/o LA APLICANTE


para llevar a cabo el objeto del presente convenio de mutuo acuerdo; en los términos y
condiciones establecidos en el mismo.
2. LA EMPRESA está obligada a notificar vía telefónica o por correo electrónico a EL
APLICANTE de los cambios que se generen por parte de la embajada, Departamentos de
Estado y entidades reguladoras en el exterior de los Programas de su elección.
3. LA EMPRESA está obligada a brindar y dar a conocer a EL y/o LA APLICANTE de los
deberes y derechos del programa al cual se acoge.
4. LA EMPRESA está obligada a brindar asesoría y apoyo por parte del personal designado
durante las fases del proceso de aplicación, previa solicitud de EL y/o LA APLICANTE.

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5. LA EMPRESA se obliga a dar cumplimiento a cada ítem de las fases de acuerdo con los
términos establecidos.
6. LA EMPRESA se obliga a realizar la gestión de ubicación de EL y/o LA APLICANTE con
una organización legal en el exterior.
7. LA EMPRESA se obliga a expedir un certificado de cumplimiento, una vez culmine cada
fase durante el proceso a EL y/o LA APLICANTE.
8. LA EMPRESA se obliga a entregar a EL APLICANTE los documentos que acrediten su
participación en el programa que son necesarios para la solicitud del visado; previo
cumplimiento de los requisitos por EL y/o LA APLICANTE
9. LA EMPRESA se obliga a dar a conocer antes de viajar a EL y/o LA APLICANTE donde
irá y que empresa en el exterior le brindará soporte una vez salga del país.

CLÁUSULA SEXTA. OBLIGACIONES DE EL APLICANTE.

1. EL y/o LA APLICANTE debe ser soltera(o), no tener hijos, estar bien de salud física y
mental, no estar en embarazo, además estar dentro del rango de edad requerido según
las Condiciones Generales y específicas.
2. EL y/o LA APLICANTE está obligada(o), a diligenciar en su totalidad con información
veraz, verificable y de manera clara y precisa los formularios y formatos de aplicación, así
mismo se compromete a realizar las actualizaciones de sus datos por intermedio de LA
EMPRESA.
3. EL y/o LA APLICANTE se obliga a entregar la documentación, fotos y formularios de
aplicación completos, el día _____________________________________________.
4. EL y/o LA APLICANTE se obliga a efectuar puntualmente los pagos pactados en la
Cláusula cuarta del presente convenio de mutuo acuerdo.
5. EL y/o LA APLICANTE se obliga a dar cumplimiento a cabalidad a todos y cada uno de los
puntos de Condiciones Generales y específicas del programa al cual aplica.
6. EL y/o LA APLICANTE se obliga a cumplir las recomendaciones, sugerencias y solicitudes
de correcciones de documentos brindadas por cultural Experience para el cumplimiento de
sus requisitos y aplicación al programa.

CLÁUSULA SEPTIMA. INCUMPLIMIENTO. En caso de incumplimiento total o parcial de las


obligaciones asumidas por el APLICANTE se podrá dar por terminado el presente convenio de
mutuo acuerdo de acuerdo con lo establecido en la cláusula octava del mismo.

CLÁUSULA OCTAVA. FORMAS DE TERMINACION DE CONVENIO DE MUTUO


ACUERDO. El presente convenio de mutuo acuerdo se dará por terminado, mediante
comunicación escrita, en las siguientes eventualidades:
1. Cuando EL y/o LA APLICANTE no cumpla en su totalidad con los requisitos exigidos por
el programa.
2. Si EL y/o LA APLICANTE no cumple con la fecha de entrega de documentación pactada
en la cláusula Sexta numeral 3.
3. Cuando EL y/o LA APLICANTE incumpla el acuerdo de pagos pactado en la Cláusula
Cuarta, y no muestre interés alguno o no presente comunicación por escrito del motivo del
incumplimiento.
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4. Cuando EL y/o LA APLICANTE se encontrare en estado de embarazo.


5. Cuando EL y/o LA APLICANTE entregue documentación falsa o faltare a la verdad.
6. En el evento que no sea posible contactar a EL y/o LA APLICANTE en la dirección,
teléfonos y datos suministrados por EL y/o LA APLICANTE; y que este no se comunique
LA EMPRESA en el lapso de 6 meses y/o con antelación al cumplimiento de la edad límite
establecida por el país al cual aplica.

En estos casos la terminación del convenio de mutuo acuerdo llevará a la perdida de los
importes pagados.

CLÁUSULA NOVENA. DEVOLUCIONES DE IMPORTES PAGADOS.

No se realizará devolución de los importes pagados cuando EL / LA APLICANTE incurra en


una de las formas de terminación de este acuerdo, contempladas en la cláusula octava de
este documento.

EL PRESENTE CONTRATO ESTA DIVIDIDO EN TRES FASES REPRESENTADAS DE LA


SIGUIENTE MANERA: LA FASE PRIMERA EQUIVALE AL 65% DEL VALOR DEL
PRESENTE CONTRATO, LA FASE SEGUNDA EQUIVALE AL 20% DEL VALOR DEL
PRESENTE CONTRATO, LA FASE TERCERA EQUIVALE AL 15% DEL VALOR DEL
PRESENTE CONTRATO.

LA EMPRESA REALIZARÁ LA DEVOLUCION DEL DINERO CORRESPONDIENTE AL


PORCENTAJE EQUIVALENTE A LA(S) FASE(S) SOBRE LA(S) CUAL(ES) NO SE PRESTÓ
EL SERVICIO AL MOMENTO DE SOLICITUD DE LA DEVOLUCIÓN, SIEMPRE Y CUANDO

Parágrafo 1. La suma de los importes pagados por EL APLICANTE sea superior a la suma de
las fases ejecutadas, sobre las cuales no correspondería devolución.
Parágrafo 2. Si EL APLICANTE al momento de la solicitud de devolución de dinero no ha
realizado el pago total equivalente al porcentaje de la fases ya ejecutadas o que haya iniciado,
no tendrá reconocimiento para devolución de dinero.
Parágrafo 3: Si el aplicante no ha pagado el valor total equivalente a la (s) fase (s) que
corresponde para devolución, sólo se devolverá el restante después de aplicar el cobro del
porcentaje equivalente a la (s) fase (s) sí ejecutadas.
Parágrafo 4. EL APLICANTE debe solicitar la terminación del convenio de mutuo acuerdo por
escrito y adjuntar los recibos de pago que realizó a la empresa para su verificación.
Parágrafo 5. Previo recibo de solicitud por escrito se emitirá un acta donde se estipulará la
fecha de rembolso si hay lugar a este.
Parágrafo 6. Si al momento de la solicitud de devolución de dinero se encontraba en curso la
prestación del servicio de alguna de las fases – no finalizada – se cobrará el valor
correspondiente al 50% de dicha fase.

No se realizará devolución de los importes pagados cuando la solicitud de retiro de EL / LA


APLICANTE sea motivada por amenazas de guerra, incendio, pandemias, condiciones
climáticas, acciones tomadas por el gobierno del país elegido y/o de residencia, ajenas a la
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voluntad de la empresa, u otras circunstancias consideradas como FUERZA MAYOR O CASO


FORTUITO, en cuyo caso se realizará un acuerdo entre las partes para resolver la situación.
CLAUSULA DÉCIMA. PLAZO DE COLOCACIÓN. El proceso de colocación tiene una
duración que oscila entre tres (3) y dieciocho (18) meses, contados a partir de la entrega
completa y en debida forma de la documentación, formatos, formularios, fotos y todos sus
requisitos del programa, de acuerdo con las instrucciones e indicaciones dadas por Cultural
Experience o hasta la fecha límite para la ubicación en el país de destino de acuerdo con la
edad permitida

Parágrafo. Si al momento de la firma de este mutuo acuerdo EL/LA APLICANTE se encuentra


en límite de edad para aplicación al programa de acuerdo con el país de destino, se anexa
otro si a este convenio de mutuo acuerdo por esta causa.

CLAUSULA DECIMA PRIMERA. DOCUMENTOS DEL CONVENIO DE MUTUO ACUERDO.


Se consideran documentos del convenio de mutuo acuerdo y hacen parte integral del mismo;
el Documento de Condiciones Generales y específicas.

CLAUSULA DECIMA SEGUNDA NOTIFICACIONES. Toda comunicación, referente al


presente convenio de mutuo acuerdo, se hará vía personal, mediante depósito en correo
certificado, correo electrónico, dirigida a la parte a notificar, a la dirección que aquí se indica o
bien, a la dirección que se designe por escrito en fecha posterior a la firma de este Convenio
de mutuo acuerdo. Las partes recibirán comunicaciones en las siguientes direcciones:

LA EMPRESA: _________________________________ Ciudad____________________.


Correo (s): _______________________________________________________________
Teléfono (s): ___________________________________

EL APLICANTE: ________________________________ Ciudad __________________.


Correo (s): ______________________________________________________________
Teléfono (s): ____________________________________

Cualquier cambio en los datos de notificación debe ser informado por las partes, mientras esto
suceda, se tendrá por conocimiento los que aparecen registrados en el presente convenio de
mutuo acuerdo.

CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA. DURACION Y TERMINACIÓN DEL CONVENIO DE


MUTUO ACUERDO. La vigencia del presente convenio de mutuo acuerdo se inicia al
momento de la firma de este y termina según los términos establecidos con el cumplimiento
por parte de EL y/o LA APLICANTE.

CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. CLAUSULA DE EXCLUSIVIDAD. EL y/o LA APLICANTE


no podrá gestionar otra colocación con otra agencia, mientras se encuentre gestionando uno
con LA EMPRESA, ni en Colombia, ni en el exterior, en conformidad con el artículo 7 de la ley

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256 de 1996, además de las normas concordantes, el uso y las buenas costumbres
mercantiles.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. SOLUCION DE DIFERENCIAS. Toda controversia o


diferencia que puede surgir con ocasión de este convenio de mutuo acuerdo, su ejecución y
liquidación, se resolverá por un tribunal de arbitramiento, de acuerdo con el Decreto 2279 de
1989, Ley 446 de 1998 y Decreto 1818 de 1998, para lo cual se establecen las siguientes
reglas: a) El tipo de arbitraje que se adoptará es legal; b) El tribunal estará integrado por tres
(3) árbitros, salvo que el asunto a debatir sea de menor cuantía caso en el cual el árbitro será
sólo uno (1); c) La organización interna del tribunal se sujetará a las reglas previstas en las
disposiciones legales que regulan los centros de arbitraje y conciliación mercantiles; d) El
tribunal decidirá en derecho; e) El tribunal funcionará en la ciudad de Bogotá.

CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA. CLÁUSULA ADICIONAL. LA EMPRESA no contrae


obligaciones ni asume responsabilidades por alteración, retraso o cancelación de los
programas, causados por amenazas de guerra, incendio, enfermedad, pandemias,
condiciones climáticas, acciones tomadas por el gobierno del país elegido y/o de residencia,
ajenas a la voluntad de la empresa, u otras circunstancias consideradas como FUERZA
MAYOR O CASO FORTUITO.

CLÁUSULA DÉCIMA SEPTIMA. APOYO PUBLICITARIO. EL y/o LA APLICANTE acepta


que su perfil y material de aplicación (carta de presentación, videos, fotos) sean publicados en
nuestro sitio WEB y canales de comunicación con el fin de promover los programas y mostrar
su experiencia a futuros aplicantes.

CLÁUSULA DECIMA OCTAVA. CONOCIMIENTO DEL APLICANTE. EL y/o LA


APLICANTE declara que ha leído y entendido los términos del presente Convenio de mutuo
acuerdo, y que conoce y acepta los documentos de Condiciones Generales y Específicas que
hacen parte integral del presente convenio de mutuo acuerdo y obliga jurídicamente a las
partes.

CLÁUSULA DECIMA NOVENA. PERFECCIONAMIENTO. El presente


Convenio de mutua colaboración se entenderá perfeccionado con la firma de las partes.
Conformes las partes con lo estipulado en el presente Convenio de mutua colaboración, lo
aprueban y firman como aparece, en dos (2) ejemplares del mismo tenor, en la ciudad de
_____________, ______________, el día ____ de _________________ del año __________.

LA EMPRESA EL APLICANTE

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FIRMA: ________________________ FIRMA: ____________________________


GUSTAVO ADOLFO WALTEROS Nombre: ___________________________
1.018.412.390 de Bogotá C.C ________________ de ____________
Representante Legal
CULTURAL EXPERIENCE TESTIGO
INTERNACIONAL S.A.S
FIRMA: ________________Tel: ________
Nombre: ___________________________
C.C. ________________ de ___________

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