Instituto Tecnológico de Apizaco

Alumna: Gaby Carolina Badillo Barrera

N.º de control: 16370550
Docente: Lic. María Valeria Montiel Márquez
Materia: Logística y compras.
Título: “Planeación y proceso de compras”
Fecha: 10 /04/2021

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Contenido
Introducción......................................................................................................................................4
Definición de planeación...................................................................................................................5
Elementos de la planeación..............................................................................................................5
Programas......................................................................................................................................5
Procedimientos..............................................................................................................................5
Objetivos........................................................................................................................................5
Estrategia.......................................................................................................................................5
Misión y visión...............................................................................................................................5
Políticas..........................................................................................................................................6
Modelo de negocio........................................................................................................................6
Productos o servicios.....................................................................................................................6
Finanzas requeridas.......................................................................................................................7
Análisis de mercado.......................................................................................................................7
Análisis de equilibrio.....................................................................................................................8
Presupuesto del flujo de efectivo..................................................................................................8
Presupuesto de ganancias.............................................................................................................8
Proceso de planeación.......................................................................................................................9
ETAPA 1: Crear la estrategia..........................................................................................................9
ETAPA 2: Planear la estrategia....................................................................................................10
ETAPA 3: Alinear la organización con la estrategia.....................................................................10
ETAPA 4: Planear la operación de la organización......................................................................10
ETAPA 5: Controlar y aprender de la operación..........................................................................11
ETAPA 6: Probar y adaptar la estrategia.....................................................................................11
Técnicas de planeación....................................................................................................................12
Manuales.....................................................................................................................................12
Diagrama de Proceso y de Flujo..................................................................................................12
Graficas de Gantt.........................................................................................................................13
Balanced Scorecard.....................................................................................................................13
Mapa Estratégico.........................................................................................................................13
Análisis FODA...............................................................................................................................14
Análisis PEST................................................................................................................................14
Análisis de brechas (Gap Analysis)..............................................................................................15

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Técnicas de planeación con relación a compras.............................................................................16
Diagrama de Flujo........................................................................................................................16
1- Raya del Solicitante.............................................................................................................16
2- Raya del Gerente.................................................................................................................16
3 – Raya del Analista de Compras...........................................................................................17
4- Raya del Analista de Stock...................................................................................................17
5- Raya del Departamento Financiero.....................................................................................17
Manuales con relación a las compras.........................................................................................18
Referencias......................................................................................................................................19

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 Introducción

Este trabajo tiene como finalidad conocer la relación que tiene el procedimiento
con la planeación, ya que es un factor muy importante en el proceso de compras y
hace que dicho proceso sea más eficiente y sistematizado.

La gestión de compras es una de las tareas más importantes a realizar, ya que se

puede mejorar el beneficio de la empresa siguiendo una correcta política de
compras. Esto se debe a que nuestro beneficio dependerá directamente de la
gestión de compras.
Frecuentemente nos encontramos que a la hora de realizar el aprovisionamiento,
las empresas no realizan una selección de proveedores, ni establecen, en muchos
casos, negociaciones y, en ocasiones, se llega a desconocer el producto por parte
del departamento de compras. Acciones que contribuyen a que se obtenga un
margen menor de beneficio.
Para evitar este tipo de situaciones es fundamental realizar una correcta gestión
del stock, que nos indicará qué, cuánto y cuándo comprar; intentar en la medida
de lo posible negociar con nuestro proveedor precios y plazos de entrega, incluso
barajar la posibilidad de negociar con varios proveedores para un mismo producto,
con lo que conseguiremos abastecernos con productos de calidad a precios
competitivos.
Por ello es de vital importancia el conocer estas técnicas y herramientas que
ayudan al proceso de compras.

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 Definición de planeación

"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,

estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su
realización". A. Reyes Ponce.
"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se
define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y
programas" J. A. Fernández Arenas.

Elementos de la planeación

Programas
En los programas se describe lo que hay que hacer para conseguir un objetivo
específico. Por ejemplo, en el “programa empresarial 2025” se explicarían las
actividades necesarias y subobjetivos necesarios para conseguir los objetivos
establecidos.

Procedimientos
Se trata de la forma específica de realizar un trabajo. Normalmente, los
procedimientos establecen el paso a paso para conseguir algo, ya sea un
producto, un servicio o resolver problemas.

Objetivos
Pueden describirse como los fines hacia los cuales se dirigen las actividades
grupales. Una gestión efectiva es la gestión por objetivos. Una empresa puede
tener también objetivos secundarios para cada departamento.

Estrategia
Sin estrategia, los empresarios serán personas perdidas en el espacio de un
universo infinito. Una estrategia es una herramienta que dará ojos para ver el
camino hacia el éxito futuro.

Misión y visión
Cualquier organización debe tener una misión y visión específica. Deben estar
claramente definidas para que así puedan guiar las actividades de la empresa.

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Políticas

Son guías básicas verbales o escritas que proporcionan una dirección a los
gerentes de la organización para sus acciones de desempeño en las diversas
áreas operativas.

Modelo de negocio

Se desarrollará en función de la idea inicial del negocio que se tenga. Todo lo que
venga después en el proceso de planeación estará basado en este modelo.
Puede ser un simple trozo de papel lo que un empresario encuentre a la mano
cuando se le ocurre una buena idea. Este pedazo de papel podrá luego
convertirse en un papel de mayor importancia con una mejor representación del
modelo.
Algo que es aún más importante es que el modelo de negocio no se basa solo en
la idea empresarial, sino que comienza desde allí. El modelo de negocio se debe
validar con la realidad, es decir, con el mercado o los clientes que utilizarán los
productos de la empresa.
Por tal razón, comienza en el proceso de planeación inmediatamente después del
proceso de creación de la idea.

Productos o servicios

El modelo de negocio sin algo que la empresa pueda intercambiar por dinero no
es nada. Los productos y servicios estarán sujetos a que se los venda a los
clientes para que estos resuelvan sus problemas.
Por tanto, en el proceso de planeación se debe encontrar y describir cada aspecto
de los futuros productos y servicios. Las siguientes preguntas pueden responderse
como marco del proceso:
 ¿Cuáles serán los beneficios para los clientes?
 ¿Qué características tendrán los productos o servicios?
 ¿Cómo se pueden fabricar los productos y servicios?
 ¿Qué tecnología se usará para producirlos?
 ¿Cómo se venderán esos productos y servicios?
 ¿Quiénes son los principales competidores en el mercado?

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  ¿Cuáles son los beneficios y características de los productos y servicios de
la competencia?
 ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre los productos y servicios
de los competidores?

Respondiendo estas preguntas se podrá tener una visión esencial para los
productos y servicios desde una perspectiva más amplia.

Finanzas requeridas

Cada nueva empresa necesita dinero. No se puede tener un proceso de

planeación eficiente si no incluye un plan financiero. Se necesita dinero para iniciar
la empresa y además hacerla crecer, para desarrollar e implantar nuevas ideas,
pagar las actividades diarias, ganar más dinero, etc.
Se pueden incorporar las mejores ideas en el modelo de negocio y desarrollar en
papel los mejores productos y servicios, pero si no se los puede producir y
llevarlos al mercado, la empresa no podrá comenzar ni desarrollarse como se
desea.
Debido a esto, se debe dedicar un tiempo a planificar las finanzas requeridas para
la empresa. En el proceso de planeación se deben responder las siguientes
preguntas:

 ¿Cuánto dinero se necesita para comenzar la empresa?

 ¿Qué cantidad de dinero se necesitará después de iniciar el negocio,
antes que se comience a ganar dinero?
 ¿Cuánto dinero se tiene para invertir?
 ¿Dónde se puede encontrar un dinero adicional?
 ¿Cuál es la estrategia de respaldo para las finanzas?

Análisis de mercado

Es la base para visualizar lo que sucede fuera del negocio. Brinda respuestas que
no se sabían y que además se podrán incorporar al modelo de negocio, a los
productos y servicios, y a la planificación financiera.

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Se debe realizar una investigación de mercado si se desea crear una empresa
cercana a los clientes potenciales. Este análisis debe responder al menos las
siguientes preguntas:

¿Cuáles son los clientes objetivo?

¿Con qué frecuencia esos clientes comprarán productos o servicios
específicos?
¿Cuál es la dimensión del mercado al que sirven los competidores?
¿Cuánto están dispuestos a pagar por los productos y servicios?
¿Cuál es el precio del producto o servicio específico de los competidores?
¿Cuál es la impresión que se hace con la campaña de marketing?

Análisis de equilibrio

Es una herramienta muy poderosa. Simplemente indica cuánto se debe vender en

un período específico para cubrir todos los costos. Todo lo que esté por encima de
ese monto de punto de equilibrio será ganancia.
Se pueden verificar los números planificados desde el punto de equilibrio y así
realizar los ajustes necesarios en el presupuesto de ventas, las actividades
financieras, de marketing, etc.

Presupuesto del flujo de efectivo

¿El negocio tendrá suficiente dinero para financiar las operaciones comerciales en
un período específico? El análisis del flujo de efectivo responderá a esta pregunta.
Es una parte esencial de todo proceso de planeación, especialmente para las
empresas de nueva creación.

Presupuesto de ganancias

¿El negocio ganará o perderá? ¿Cuándo comenzará la empresa a obtener

ganancias? Estas preguntas serán respondidas con el presupuesto de ganancias.
Con estas respuestas se podrá ajustar el proceso de planificación financiera y
además se sabrá lo que se debe tomar para garantizar una operación comercial
normal.

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Proceso de planeación

1. Crear la
estrategia

6. Probar y
2. Planear la
adaptar la
estrategia
estrategia

Planeacion

5. Controlar 3. Alinear la
y aprender organización
de la con la
operación estrategia

4. Planear la
operación
de la
organización

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ETAPA 1: Crear la estrategia
En esta primera etapa se crea toda la estrategia gracias a la definición de la
información y al despliegue de las herramientas estratégicas con las que cuenta
dentro de su compañía. Si aún no cuenta con la información necesaria,
preocúpese por definir los siguientes aspectos:

 Misión, visión y valores que dirigen y orientan su organización.

 Puntos clave que debe enfrentar. Aquí, recuerde tener en cuenta tres
aspectos fundamentales: el análisis del entorno externo, el del entorno
interno y el de la estrategia existente.
 Aspectos para lograr una mejor competencia. Aquí debe tener en cuenta
los nichos en los que competirá, los diferenciales de su organización y los
procesos y tecnologías que generan valor.

ETAPA 2: Planear la estrategia

En esta segunda etapa deberá organizar los objetivos estratégicos de su
compañía, indicadores, metas, iniciativas y presupuestos que le permitirán poner
en marcha todo su plan estratégico. Para que pueda tener claridad en los
aspectos que guían la acción y la asignación de recursos tenga en cuenta:

 El mapa estratégico que definirá sus dimensiones estratégicas.

 Los objetivos traducidos en mapas estratégicos dentro de un BSC
de indicadores y metas. Esto le ayudará a medir todo su plan.
 Iniciativas estratégicas o programas de acción de corta duración que le
permitan garantizar la ejecución de toda la planeación estratégica.
 Asegúrese de mantener un presupuesto específico para gastos
estratégicos.
 Configure un cargo que garantice un seguimiento de toda la ejecución de la
estrategia.

 
ETAPA 3: Alinear la organización con la estrategia
Durante esta etapa debe concentrarse en relacionar la estrategia total de la
compañía con las estrategias de todas sus unidades funcionales y sus negocios
individuales. De esta manera, también deberá alinear y motivar a sus empleados.
Los siguientes elementos podrán ayudarle a avanzar dentro de esta etapa, al igual

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que le ayudarán a definir con claridad toda la información que debe tener en
cuenta.

 Identifique cuáles unidades de negocio están alineadas entre sí.

 Vincule las unidades de soporte con las estrategias de unidad de negocios
y la estrategia corporativa a través de mapas estratégicos.
 Comunique la estrategia con todo su equipo para que la totalidad de la
organización esté motivada con la consecución de objetivos.

 
ETAPA 4: Planear la operación de la organización
A lo largo de esta cuarta etapa procure estructurar un plan que pueda darle
respuesta al siguiente par de preguntas, tanto a largo plazo como en las
operaciones diarias.

 ¿Cuáles mejoras a los procesos de negocio son las más críticas para
el éxito de la estrategia?
Gracias a los tableros de control personalizados, integrados por indicadores
clave del desempeño de los procesos locales, usted podrá tener mayor
focalización y retroalimentación de los esfuerzos dirigidos a optimizaciones.

 ¿Cómo puede relacionar la estrategia con los planes y presupuestos

operativos?
Debe recordar que los planes de mejora deben convertirse en un plan
operativo anual que le permita conocer: una proyección detallada de las
ventas, un plan de capacidad de recursos, y una idea presupuestal de
gastos operativos y de capital.

ETAPA 5: Controlar y aprender de la operación

Durante esta etapa usted deberá gestionar reuniones de revisión de todas las
operaciones. Esto le ayudará a examinar en detalle el desempeño de cada uno de
los departamentos y las funciones que debe poner en marcha para resolver
problemas nuevos o inconvenientes existentes.

ETAPA 6: Probar y adaptar la estrategia

Esta etapa consiste en implementar reuniones de análisis estratégico que
permitan comprobar la validez de lo que se ha planificado. Estas reuniones
resultan muy beneficiosas ya que, luego de meses de la ejecución de su
estrategia, la organización cuenta con datos adicionales que le permitirán
identificar nuevos cambios en el entorno competitivo y normativo, además de
ofrecerle nuevas oportunidades de planificación.

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Durante esta etapa la pregunta clave debe ser “¿tenemos la estrategia correcta?”
Gracias a ella usted podrá abrir la posibilidad a nuevas rutas de planificación
organizacional. Nosotros le aconsejamos que realice esta reunión al menos una
vez al año, o si lo prefiere, cada tres meses, según las dinámicas del mercado en
el que su organización se desenvuelve.

Técnicas de planeación
Manuales
Los manuales constituyen una de las herramientas con que
cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de
sus funciones administrativas y operativas. Son
fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Manuales de Objetivos y Políticas.

Este manual, es una guía autorizada dentro de la estructura

de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a
alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificándolos por
departamentos, con expresión de las políticas
correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas
reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente
las políticas.

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 Diagrama de Proceso y de Flujo.
Los diagramas de proceso y de flujo sirven para
representar, analizar, mejorar y/o explicar un 
procedimiento, se consideran como instrumentos de
simplificación. Estos diagramas hacen ver un proceso en
forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno
de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos.

Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente

los basados en los estudios de movimientos, fueron
inicialmente usados en las labores del taller, porque en
ellas es más clara y fácil su aplicación. Pero en la
actualidad, con las necesarias adaptaciones y
modificaciones se emplean de manera amplia en los
trabajos administrativos; y de oficina Existe razón para lo
anterior porque, como lo hace notar un tratadista, la
diferencia fundamental radica en que «mientras que en el
taller se procesan o transforman materiales en la oficina, se
procesan o tramitan las formas».

Graficas de Gantt.
Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es
necesario representar la ejecución o la producción total,
ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o
en serie en un determinado período de tiempo.

Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de

varias actividades que se realizan coordinadamente. Al
igual que los gráficos PERT, los gráficos Gantt se basan
en un enfoque gráfico. Un gráfico de Gantt es un sencillo
gráfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del
proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo.
Como estos gráficos se emplean para encadenar tareas
entre sí, el eje horizontal debería incluir fechas.
Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una
relación de las tareas.

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Balanced Scorecard

Es una metodología de Planeación

Estratégica que permite evaluar el
Mapa Estratégico
funcionamiento de una organización a
partir de cuatro perspectivas clave: La
perspectiva financiera, la perspectiva
del cliente,
Es una herramienta la perspectiva
visual de procesos
diseñada para
y la
comunicar el perspectiva
plan estratégicodeaaprendizaje
toda la y
crecimiento. Además, organiza
organización. El Mapa Estratégico es muy la
importante Planeación Estratégica
para el Balanced en términos
Scorecard, sin de
objetivos, indicadores
embargo, no es exclusivo para esta e iniciativas. 
metodología. A modo de resumen, este
ofrece la posibilidad de comunicar la Planeación
Estratégica desde lo gerencial hacia todo el
equipo, por medio de un formato fácil de digerir
y entender.

Análisis FODA

Es una herramienta de análisis de una

organización que se basa en sus
características internas y sus
características externas (Amenazas y
Oportunidades). A partir de la
evaluación de estas características, el
análisis FODA permite conocer la
situación real en la que se encuentra
una organización y así ayuda a
plantear la estrategia futura.

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 Análisis PEST

Por sus siglas en inglés PEST (Política,

Económica, Sociocultural, Tecnológica)
pretende analizar el entorno industrial o
empresarial de una organización a partir
de estos cuatro factores, así, pretende
determinar cómo ese entorno podría
afectar a la organización. Usualmente el
Análisis PEST se usa dentro de las
características externas del Análisis
FODA.

Análisis de brechas (Gap Analysis)

Este modelo pretende

comparar dónde está una
organización actualmente y a
dónde pretende llegar. Una vez
existe esta comparación, se
busca establecer cómo cerrar
esta brecha.

CPM (Método de Ruta Crítica)

El método del camino crítico es un proceso

administrativo de planeación, programación,
ejecución y control de todas y cada una de
las actividades componentes de un proyecto
que debe desarrollarse dentro de un tiempo
crítico y al costo óptimo.

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Este fue diseñado para proporcionar diversos elementos útiles de
información para los administradores del proyecto. En otras palabras, para
lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crítica
deben realizarse pronto

Técnicas de planeación con relación a compras

Diagrama de Flujo.

Modelar procesos de compra y adquisición en las empresas es una actividad que

demanda una planificación precisa, tanto para evitar compras innecesarias y la
formación de stocks excesivos, como para cohibir inconformidades e incluso
desvíos de conducta. Cualquier ruido en la comunicación de la empresa, en ese
momento, puede causar serias consecuencias al negocio.
Si la empresa se depara con este desafío y necesita crear un diagrama de flujo del
proceso de compras de una empresa, vea este diagrama de procesos totalmente
editable que creamos y forma parte de nuestra biblioteca de procesos.
Es bastante amplio y además de que usted puede aprovechar una estructura lista,
probada y aprobada en la práctica, usted también podrá hacer las modificaciones
que considere necesarias, sin ningún problema, a través de una interfaz amigable
e intuitiva.

Ejemplo de como ayuda el diagrama de flujo a las compras

1- Raya del Solicitante

En esta raya, la persona que necesita algún

servicio o que se compre algún material, encarga

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algún producto o servicio al Gerente (en la otra raya). Más adelante en el flujo, el
solicitante recibe el servicio o producto y el flujo sigue para que se haga el pago en
la Raya del Departamento Financiero.

2- Raya del Gerente

Es en esta raya que se desarrollará una

buena parte de las actividades del diagrama
de flujo del proceso de compras de una
empresa. El gerente, en este caso,
desempeña un papel bastante decisivo y, por
ese motivo, puede cerrar el proceso en un
primer gateway, no aprobando la compra; o
comprobar, en un segundo gateway, si ya se
ha hecho una cotización y decidir si el proceso
prosigue o si se debe hacer una nueva oferta :

3 – Raya del Analista de Compras

Este profesional será responsable de

actividades operativas más básicas, como
hacer las cotizaciones y los presupuestos,
además de las propias adquisiciones.

4- Raya del Analista de Stock

Este profesional no tiene ninguna tarea

muy compleja. El analista debe estar
atento a la recepción del elemento
solicitado y a continuación, comprobar si
todo se ha entregado correctamente, para

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entonces avisar a la raya del departamento financiero que el pago se puede hacer
sin problemas.

5- Raya del Departamento Financiero

Como se muestra en el recorte del

diagrama de flujo del proceso de
compras de una empresa mostrado
arriba, la actividad de la raya del
Departamento Financiero se resume a
hacer el pago, que es donde el proceso
termina.

Manuales con relación a las compras

También llamado Manual de Procedimiento de Compras, es uno de los manuales

más importantes dentro de la organización de una empresa, ya que su falta,
repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos
de la estructura orgánica de la misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para
la organización y funcionamiento del área de Compras, definiendo las operaciones
de la misma.
El Manual de Compras se somete a las disposiciones generales de la empresa,
pero contiene elementos que influyen directamente en las Compras:
 Respuesta a un Estímulo o Razón de Compra
 Elemento Económico o costo
 Aprobación Social y la conveniencia de compra
 Requisición de almacén de la empresa

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 Introduccion

Contenido

Indice

Organizacion
Partes que integran un
Manual de Compras
Politicas

Procedimintos

Instrucciones tecnicas

Boletines y/o circulares

Referencias
1. Entrepreneurship in a Box (2020). The Most Important Business
Plan Elements in the Planning Process. Tomado de:
entrepreneurshipinabox.com.
2. Archintel (2020). The Most Important Elements of Strategic
Planning. Tomado de: archintel.com.
3. Arthita Banerjee (2020). 9 important Elements of Planning.
Preserve Articles. Tomado de: preservearticles.com.
4. Lena Eisenstein (2019). The 5 Elements of Effective Strategic
Planning. Diligent Insights. Tomado de: insights.diligent.com.
5. Bochnewich Law Offices (2015). 6 Elements of Successful
Corporate Planning. Tomado de: btrustlaw.com.

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6. https://sites.google.com/site/admonfacultadeco/unidad-de-
competencia-ii/planeacion/-que-es-la-planeacion-por-diferentes-
autores

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