Cómo hacer más efectivas las reuniones

Objetivo: Al finalizar el curso el capacitando aplicará los conocimientos adquiridos en su empleo. Índice 1. 2. 3. 4. 5. 6. Introducción Cómo hacer más efectivas las reuniones Tipos de reunión ¿Cuándo son adecuadas las reuniones? El papel del conductor de la reunión Técnicas para conducir las deliberaciones en una reunión 7. Actividades previas al desarrollo de la reunión 8. Técnicas de interrogación 9. Actividades posteriores a la reunión 10. Las situaciones conflictivas se originan en...

1. Introducción Actualmente, debido a los constantes cambios en el medio laboral, es poco común que una sola persona tenga toda la información necesaria e indispensable para analizar un problema y adoptar una decisión asertiva; por tal motivo, las reuniones constituyen una herramienta administrativa de gran valor. Puede ser una oportunidad para poner en práctica una nueva estrategia; proporcionar la posibilidad de solucionar un gran número de necesidades, tanto de la organización como de los individuos, compartir ideas, expresar sentimientos y apoyo mutuo; además contribuyen

La reunión es el momento en que el equipo trabaja como tal y se ve al líder guiando a ese equipo. 3. Las reuniones son una excelente oportunidad para fortalecer el "contrato psicológico" individuo ± organización. 3. dinero y de energía sin mayores beneficios. Una reunión define al equipo (los que asisten deben estar unidos por el mismo objetivo o la misma situación. Una reunión es donde el equipo revisa. Una reunión crea en el equipo compromiso con las decisiones que se toman y con los objetivos que éstas persiguen. actualiza y acrecienta conocimientos para lograr una mejor forma de hacer las cosas y aumentar la rapidez y eficiencia de las comunicaciones entre los miembros. 4. Una reunión contribuye a la comprensión de los objetivos de la empresa. 5. Tipos de reunión ¢   ¡  . en la práctica diaria se ven demasiados casos de reuniones que significan un despilfarro de tiempo. No obstante las potenciales bondades de las reuniones.) 2. satisfacción y camaradería que surgen al finalizar una reunión en la que los participantes se han sentido escuchados. En este curso se le ayudará a planearlas y ejecutarlas. Toda reunión debe responder a los siguientes aspectos fundamentales: 1. dado que existen pocas oportunidades en contextos laborales que puedan igualar los sentimientos de buena voluntad. 2.a que las pers as se c mprometan con los resultados de las ideas que han contribuido a generar. apreciados y han logrado una meta mutuamente importante. ¿Cómo hacer más efectivas las reuniones?. tienen un interés mutuo en abordarlo. Cómo h más efectivas las reuniones Una reunión es la conjunción de un grupo de individuos unidos por un asunto que les es com n y por lo tanto.

Fecha de la reunión. Cuando la reunión es necesaria. £ £ £ £ £ £ £ £ £ . Utilice los resultados de la reunión para retroalimentar al grupo. 5. Hora de inicio y hora de finalización. REUN ÓN NSTRUCT VA: Su finalidad es formar a los miembros del equipo y suministrarles la información que les capacitará para trabajar con mayores conocimientos. o bien dónde proyectar transparencias. 2. ¿Cuándo son adecuadas las reuniones? Antes de hacerlo. ¿Quiénes. REUNIÓN DE CONSULTA: El sentido de esta reunión es que quien tiene la responsabilidad por una decisión pide consejo y sugerencia. 4. Lugar en que se efectuará la reunión. Agenda de temas a tratar. 2. 4. ASPECTOS QUE DEBE CONTENER UNA CONVOCATORIA A REUNIÓN: 1. Celebre reuniones sólo cuando sea absolutamente necesario. REUN ÓN DECISORIA: Está orientada a realizar planes y tomar decisiones. 3. REUN ÓN NFORMAT VA: Su objetivo es brindar información necesaria a los miembros de un equipo para que puedan cumplir con un objetivo determinado. participarán? Objetivo de la reunión. además del convocado. 5.Una reunión es el momento-espacio en que afloran las posiciones y el juego de fuerzas. REUN ÓN CREAT VA: Su propósito es estimular a los miembros a descubrir nuevos métodos o soluciones. pueden ser aspectos que perturben la atención. 1. 1. 2. 3. El que no exista con qué tomar notas. Atienda los pequeños grandes detalles. 6. asegúrese del cumplimiento de su objetivo. 4. 3. 4.

Sugerir llevar alguna información particular. El conductor funciones: tiene que desempeñar las siguientes 1. se deben tomar las siguientes consideraciones. para asegurar que el objetivo de la misma está claro para los participantes y que es conforme. Función de Control: . Durante el transcurso de la misma. para ayudar a los participantes a comprenderse bien. Función de Clarificación: y y Al comienzo de la reunión. Solicite ayuda cuando sea necesario y aliente la participación de todos. Escuche y responda con empatía.7. Termine: Con una seguimiento. y si no es así intentarlo aclarar. revisión y establezca el 5. Acuerde: Las acciones. Desarrolle: Las ideas. PRINCIPIOS CLAVES DE LAS REUNIONES: y y y Mantenga e incremente en todo momento la autoestima del equipo. El papel del conductor de la reunión Siendo una reunión un conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema coordinado por un conductor (más de 2 personas y cómo máximo 30). Formulando constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha dicho. y y y y Aclare: Los detalles. CICLO DE ACCIÓN DE UNA REUNIÓN: Empiece respondiendo: ¿Con qué? y¿Para qué?. 2. 8. Envío de información previa.

Con esta función el conductor de la reunión trata de ayudar al grupo a fijar sus procedimientos. motivarlo. sino que se consiga la armonía en los mismos. Características de un buen conductor de reuniones y Mostrar seguridad delante del grupo: El miedo al grupo es muy habitual del actor. De entrada existe este miedo. etc. Esta seguridad se nota. transmite esta sensación al grupo y este acaba poniéndose nervioso. etc. También permite: y y y y regular la reunión impidiendo que alguien monopolice traer de nuevo a los participantes a discutir sobre el tema de la reunión en cuestión estimular a los que no participan Administrar bien el tiempo.. 4. El grupo lo que quiere pensar es que se encuentra en buenas manos. Si el conductor se pone nervioso y no sabe disimularlo. oposición de caracteres. El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicación en grupo. Debe optar por el papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la reunión. pero después ya se pasa. Función de Dinamización: Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de realizar ³algo´. es decir. a fijar una serie de normas (más o menos autoritarias) que permitan la comunicación. Funciones de Relajamiento: El conductor debe eliminar toda tensión que pueda darse en la reunión. no suprimiendo los posibles conflictos. provocada por desconocimiento de los participantes. 3.. oposición de opiniones. Para evitar este miedo se puede hacer: ... llenarlo de entusiasmo.

. o Buscar causas de la situación. el vocabulario. Luchar contra posturas defensivas Moverse para ocupar espacio Preparación psicológica: superar el miedo para juicios de grupo. ropa. o Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y métodos. Fija los métodos que se utilizarán y se ocupa constantemente de quem grupo no se desvíe e intente conocer la naturaleza del problema. sus intervenciones se remiten a regular la reunión y a reformular. La mejor manera es interrumpir la reunión y preguntar a los miembros que es lo que pasa.. deja que el grupo encuentre solo el camino correcto. la voz. Es importante encontrar un hilo conductor para cuando veamos que el tema se desvía.) Hay que tener en cuenta posibles situaciones de conflicto entre los participantes. y y Saber adaptar la función de animador del grupo: Hemos de saber adaptarlo todo: como los gestos.hemos de superar esto.. se puede crear un ambiente agresivo. el animador tiene que: o No entrar en la situación emocional. Esforzarse en mirar los ojos de la auditoria. Saber reaccionar delante de situaciones imprevistas: Prever la falta de materiales para el desarrollo de la reunión (falta tiza en la pizarra. o Animador directo: es el que fija los objetivos del grupo a adoptar.y y y y y y y y Preparación física: Como colocar el cuerpo. no tenemos suficientes fotocopias para repartir. Podemos adaptar el estilo. Solamente cumple una misión de ayuda. Pensar que no funcionará la reunión --. Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras. las frases. las expresiones.

4. que tiene espacio suficiente y ambiente agradable. evite la parálisis escénica. 3. 5. b. Tenga presente los siguientes consejos a la hora de asumir su papel como líder facilitador de reuniones: 1. respire profundo y sostenga por un momento la respiración. 6. 8. Formación e integración de la mesa principal. Ratificación de invitaciones a personalidades. Escuche. . etc. 3. Administre el tiempo. evitando pensar en tales reacciones. 7. Solicite aclaraciones. 2. continúe como si no sucediera nada. Cuando un facilitador finge o imita. un libro. 9. si habla un tanto confuso o se sonroja. Resuma. Actúe como distribuidor (regule la participación de los miembros del equipo). Luche contra la tendencia a refugiarse detrás de las cosas: una mesa. Finalice la discusión. Sea natural. 4. Evalúe el proceso de reunión.6. el grupo lo percibe y eventualmente se desencanta. Técnicas para conducir las deliberaciones en una reunión 1. cada uno de nosotros desarrolla su propio "estilo" de mímica. Restrinja las divagaciones. Si duda. Actividades previas al desarrollo de la reunión y y y a. Ejercite la mímica. Selección de un local adecuado para llevar a cabo la reunión y verificación. 7. este ejercicio es muy bueno para mantener o recobrar la calma. Pierda el temor a moverse en su espacio. Compruebe el consenso. 5. Esfuércese por mirar a los ojos de los participantes. sea usted. 6. 2. c.

b. Impiden que la discusión se salga de sus cauces. en lo posible. i. Decir al grupo cómo pensar. Coadyuvan a destruir objeciones. Instalación del servicio de cafetería y j. Su uso para dirigir y alentar la participación constituye uno de los procedimientos más eficaces. Impulsan o frenan la participación. Se genera así un efecto recíproco en el comportamiento de los sujetos que comunican. ceniceros. h. los siguientes aspectos negativos: y y y a. En la discusión y diálogo se hacen necesarias las preguntas. y y y y y y b. g. f. Un director de reuniones debe evitar.y y y y y y y d. pantalla y extensiones eléctricas. entre otros. Posibilitan el control del grupo y su conducción hacia el objetivo. etc. Atraen la atención y centran ideas y resultados. Verificación del material audiovisual. c. . e. Tener un programa propio que triunfe sobre todas las opiniones. Preparación del servicio para atender a los conferenciantes y miembros de la mesa principal (jarra con agua. e. d. porque en forma inmediata permiten identificar si el interlocutor ha comprendido el mensaje. f. g. Hacen consentir en los argumentos que se plantean. Facilitan el proceso de comunicación. según el caso.). El empleo de preguntas cumple. Instalación de grabadora. c. Instalación de equipo de sonido y verificación de su funcionamiento. con los siguientes propósitos: a. Colocación del proyector o proyectores. vasos. Dictar los resultados del pensamiento. Designación de lugares que ocuparán los invitados especiales y distribución de las localidades en función del número de asistentes.

Mantener permanentemente el control de la reunión y el ambiente creativo. Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a discusión. h. h. Entrar en discusiones y plantear diálogos personales. 8. seguridad y rapidez. Estructurar preguntas que susciten respuesta personal y no colectiva. b. e. para obtener información y explicaciones. Por su parte. Solicitar respuestas claras. Orientar en forma poco táctica la discusión de grupo. cuando se haya optado por preguntas dirigidas a un individuo en particular. aún cuando puedan llamar la atención hacia un punto o declaración discutibles. e. i. conviene tenerlas previstas para emitirlas con acierto. Corregir declaraciones erróneas hechas por los miembros del grupo. las contestaciones también obedecen a una técnica. en consonancia con el objetivo de la reunión. Hablar demasiado. así como evitar posiciones parciales. que sugieran respuestas completas. Técnicas de interrogación Algunas indicaciones adicionales sobre la técnica para interrogar son: y y y y y y y y a. mediante las preguntas. f. Se puede responder a una pregunta de muy diversas maneras. g. Escoger el tipo de pregunta. f. Cuidar que diferentes personas tengan oportunidad de responder. Hasta donde sea factible. Introducir palabras clave en las preguntas.y y y y y y d. Llamar por su nombre a la persona. c. g. . Favorecer o beneficiar con las preguntas a todos los miembros por igual. d. Permitir que los demás apelen a él para que diriman sus disputas.

cuando la pregunta no merece respuesta. INDIRECTA: La conclusión debe extraerla quien interroga. INTERROGATIVA: Se contesta con otra pregunta. EVASIVA: No es respuesta directa. se reitera en sus términos la misma pregunta o parte de ella. para objetarlo en su idea medular. CALIFICATIVA: Juzga el carácter e intención de la pregunta. INCLUSIVA: Se señala que la respuesta quedó considerada en otra contestación anterior. o porque alguna otra razón lo obliga a guardar silencio. ACLARATIVA: Solicita aclaración del alcance y contenido de la pregunta.en las cuales influyen las circunstancias del caso y los propios intereses del interrogado. ABSTENTIVA: Es manifestación expresa de que se prefiere no contestar. para justificar la respuesta o abstención. REPETITIVA: Para ganar tiempo. . RESTRICTIVA: Se reduce a contemplar un aspecto parcial de la cuestión. POSPOSITIVA: Promete la respuesta para ulterior ocasión. CONDICIONAL: Subordina el valor de la respuesta al cumplimiento de un requisito que aparentemente escapa al interrogado. En términos generales. cuyo sentido constituye la respuesta. La contestación se desvía hacia otro tema o aspecto de la cuestión. NARRATIVA: Se refiere a un hecho o fábula. que incluye una respuesta no específica. señalando o no las causas. las respuestas se condensan en las siguientes especies: y y y y y y y y y y y y y y y y y DIRECTA: Es una respuesta precisa referida al contenido de la pregunta. CONCESIVA: Aprueba parte del planteamiento. el interrogado acude a una frase humorística. AMPLIFICATIVA: Se aborda un tema más amplio y general. HUMORÍSTICA: Para eludir responsabilidades. NEGATIVA: Expresa que no se contesta porque no compete al interrogado.

No conformarse con respuesta de monosílabos. Formulación y reproducción del acta de la sesión. Distribución de los mismos a los participantes. Definir sus metas. Según Michael Gore. No permitir que todas las respuestas queden a cargo de unas pocas personas. Desarrollar un programa definido.. 10. Formular tablas de tiempo. las reglas para lograr que las cosas se hagan y se aproveche bien el tiempo son: y y y y a. c.Por lo que se refiere a las respuestas. Material visual. . e. 9. y f. Lectura del documento final. elaborarla en forma más completa y sencilla. audiovisual y otros apoyos. Respuestas c. b. Concentrarse en lo esencial. No desalentar contestaciones claras y completas. Preguntas b. b. a. Firma del acta y documento. Las situaciones conflictivas se originan en. Evaluación de la reunión. Contingencias y/o causas de fuerza mayor. Difusión masiva. d. ya sea en su etapa de planeación de contenido o en la de planeación de la organización. corresponde al director: y y y y y No permitir respuestas de grupo. b.. No dejar pasar una pregunta sin respuesta. c. en todo caso. Preparación inadecuada de la reunión. El director de reuniones dispone para el cumplimiento de su cometido de los siguientes elementos: y y y a. d. Actividades posteriores a la reunión y y y y y y a.

³La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma´ Bernard Barush . puede intentarse su trasposición a términos objetivos.c. Es una apreciación un tanto subjetiva. con el mejor sistema posible de evaluación. d. no obstante. por ello. Falta de adecuación y adaptación de los papeles caracterológicos y de personalidad. la opinión de los participantes y el grado de sensibilización para poder actuar. Inadecuada compaginación de papeles e insatisfacción de la sed de afecto. EVALUACIÓN DE REUNIONES: La etapa correspondiente a la evaluación de reuniones permite al conductor y organizadores de las mismas captar en su justa dimensión el resultado que se obtiene. Es deseable alcanzar propósitos de cuantificación. pues resulta obvio que para la consecución de objetivos (alcanzar las metas trazadas previamente a la reunión) deben constatarse con la realidad de su operación. el establecimiento de parámetros de referencia y de eficiencia son muy importantes.

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