Manual procesos Frigorífico

Manual de procesos y
procedimientos
Frigorífico
Tabla de contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 3
Objetivos ............................................................................................................................................. 3
Organigrama detallado ....................................................................................................................... 4
Flujos - Procesos generales ................................................................................................................. 5
Flujos – procesos de área .................................................................................................................. 37
Área de dirección .......................................................................................................................... 37
Área de recursos humanos............................................................................................................ 38
Área de producción y distribución ................................................................................................ 39
Área de finanzas y contabilidad .................................................................................................... 40
Área de ventas............................................................................................................................... 41
Área de atención al cliente............................................................................................................ 42
Área de seguridad ......................................................................................................................... 43
Identificación procedimientos (ÁREA) .............................................................................................. 44
Área de gerencia ........................................................................................................................... 44
Área de recursos humanos............................................................................................................ 45
Área de producción ....................................................................................................................... 50
Área de finanzas y contabilidad .................................................................................................... 52
Área de ventas............................................................................................................................... 56
Área de atención al cliente............................................................................................................ 57
Área de seguridad ......................................................................................................................... 59
Identificación de cargos y funcionarios............................................................................................. 61
Norma aplicable ................................................................................................................................ 63
Control y revisiones ........................................................................................................................... 64
Aprobación ........................................................................................................................................ 66
2
Manual de procesos y procedimientos - Frigorífico
Introducción
El presente documento contiene el Manual de Procesos y Procedimientos, que sirve como

mecanismo de consulta permanente, por parte de los funcionarios, permitiéndoles un mayor
desarrollo en la búsqueda del autocontrol.
La estructura de este manual relaciona los macro procesos identificados en la compañía, los cuales
están conformados por procesos y procedimientos; información que se presenta a través de la
caracterización de los procesos y diagramas de flujo, los cuales describen los procedimientos de
cada actividad.
La estandarización de los procesos y procedimientos permiten cumplir los objetivos y principios de

la compañía, ya que permiten determinar los niveles de responsabilidad de cada funcionario en
cada una de las actividades ejecutadas, facilitando el seguimiento y control de los procesos.
Este manual está dirigido a todas las personas que bajo cualquier modalidad, se encuentran
vinculadas al frigorífico y se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas.
Objetivos
Fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar

fortalecimiento a la cultura del autocontrol y del mismo sistema de control interno. Los procesos
que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en cinjunto, de las
actividades estratégicas, misionales, de soporte y evaluación, con el fin de dotar la empresa, de
una herramienta de trabajo, que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y
metas esenciales contempladas en los planes de negocio.
Definir los procesos y procedimientos precisando actividades, responsabilidades y autoridades

relacionadas con la organización de la empresa y con el propósito de cumplir con las políticas,
directivas, objetivos y normas.
Controlar de manera ágil todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la entidad.
3
Manual de procesos y procedimientos - Frigorífico
Organigrama detallado
Director General
Dirigir la empresa, tomar decisiones,

supervisar y ser un líder dentro de esta
Desarrollar un plan estratégico mediante el estudio de las oportunidades

tecnológicas y financiera, presentado análisis y recomendando objetivos
Organizar la estructura de la empresa actual y

a futuro; como también las funciones y cargos
Experiencia en Coordinar planes de Capacidad de crear canales Tomar decisiones y

Ser capaz de maximizar la
eficiencia y la rentabilidad
planificación financiera producción y políticas de de provisión de talento para asumir la responsabilidad de las operaciones de
compras necesidades de contratación de resolver problemas logística y seguridad
futura
Establecer y aplicar
Encontrar formas de mejorar Identificación, análisis y
métodos, políticas y Planificar y ejecutar el plan
Diseñar el Plan de el rendimiento, eficiencia y evaluación de las situaciones
de producción teniendo en
principios contables cuenta las necesidades y Comunicación Interna y eficacia en función de las
de riesgo que puedan afectar
a la vida de las personas y el
adecuados objetivos de la empresa los planes de Desarrollo métricas y los comentarios patrimonio
de los clientes
Gestión, control y Coordinar el ciclo de Tener documentado y Validación profesional de las
conformación de actualizado adecuadamente la Establecer un objetivo claro medidas de seguridad
producción bajo los
definición de todos os puestos e implantar estrategias adecuadas a la normativa
facturas de proveedores estándares y planificación
de trabajo de la empresa orientadas a ese objetivo hasta la comprobación por
y acreedores establecidos por la empresa
parte de la administración
Director Director de Director Director de Director de

Contable producción y de talento atención al seguridad y
distribución humano cliente logística
Flujos - Procesos generales
Gerencia general
- Ejecución del servicio
Gerente general Gerente de logística Gerente de producción Equipo de operarios
Revisar términos y Revisar el

condiciones de la procedimiento del
orden de compra proyecto
Requerir insumos, Revisar la

materiales y disponibilidad de
herramientas recursos humanos
NO
Ejecutar la orden
Solicitar los fondos SI según las
para la ejecución especificaciones
Liquidar los Entregar el Supervisar el

egresos del fondo producto al cliente avance de acuerdo
de ejecución al cronograma
FIN
- Planeación de actividades
Gerente general
Liderar el proceso
de planeación
Asegurar el cumplimiento y
la consecución de los
objetivos establecidos en el
presupuesto y programa
Preparar
descripción de
tareas por área NO
Aprobación del
proyecto
SI
Mantener el contacto
con los proveedores
Dirigir la realización del

producto
- Diseño y desarrollo de un negocio
Gerente general Gerente de producción Cliente
Coordinar reunión Indicar la necesidad

para comprender la existente
necesidad
Coordinar visita Identificar la Entrega de la

Efectuar la
para recoger la necesidad información que se
reunión
información requiera
Efectuar la
planificación según Revisión del
el producto producto
requerido
SI
NO
Aprobado
Omitir la orden
para la producción
del producto
Director contable
- Revisión de documentos
Auxiliar contable Director contable
Solicitar
información
Revisar la NO
información
Verificar
SI
Imprimir Aprobar los

documentos documentos
Proceder a
firmar
- Revisión de los sistemas contables
Contador Ingeniero financiero Director contable
Coordinar las medidas

necesarias para lograr
un sistema contable
eficaz
Verificar que el sistema

contable cuente con NO
todo lo necesario
Emitir por escrito al

Evaluar por arte del Aprobar las reglas y
Director financiero SI
encargado el correcto políticas del sistema
sobre las principales
manejo del sistema contable
políticas necesarias
Dar a conocer a los

empleados las
respectivas reglas
sobre el manejo del
sistema contable
- Conciliación bancaria
Auxiliar contable Contador
Recibir estado de
cuenta bancario del
mes
Tomar los estados de Recibir estado de

cuenta auxiliar de cuenta del auxiliar
contabilidad administrativo
Imprimir auxiliares del

sistema contable
Elaborar la
conciliación bancaria
Enviar la conciliación
Recibir la conciliación
debidamente
bancaria
cuadrada
- Elaboración de comprobantes de pago
Auxiliar contable Contador
Solicitar información
Receptar los
documentos de
soporte
NO
Revisar proformas Realizar la aprobación

para la compra
Revisar el producto
SI Analizar y acreditar el
pago
- Realización de pagos
Contador
Se recibe la factura
Verificación de la
factura
Se pasa la factura a la NO
administradora
Se pasa la factura a la
tesorería
Verificación de la
factura
SI
TRANSFERENCIA CAJA MENOR

CHEQUE
Pago y validación en el Comprobante de Recibo de caja

sistema egreso y entrega de
cheque Soportes
Pago
- Ingresos
Contador
Elaboración de la
factura
Envió de la factura
SI NO
Se presentan errores
Se hacen las Se hacen las

correcciones correcciones
Depósito bancario y entrega de

soporte de pago
Identificación del pago
Elaboración del comprobante de

ingreso y anexo de soporte
Archivar comprobante de
ingreso y soporte de pago
- Elaboración de nomina
Contador / Auxiliar contable
Solicitud de planillas
por dependencia
Relación de horas
elaboradas
Ingreso y liquidación
de nomina
Generación de planilla de
aportes a seguridad otras
obligaciones
Creación y validación del

pago
Grupo de contabilidad y finanzas
- Gestión contable y financiera
Gerente general Director contable Ingeniero financiero
Aprobar el Elaborar Revisar

presupuesto presupuesto información
para el periodo contable y
contable estratégica
Elaborar Recibir y Registrar el Emitir cheques

cronograma de verificar pago en el y retenciones
pagos según facturas de sistema
flujo de efectivo proveedores
esperado
Aprobar cheque
Entregar pago
y documentos
al proveedor
Gestión financiera
Director contable Director logístico Gerente general
Realizar planeación de pago a

efectuar: impuestos, nomina,
etc.
Identificar las necesidades

de las diferentes áreas
¿Se requiere del recurso? Hacer requerimiento del

recurso solicitado
NO
SI
FIN NO
¿Aprueba realizar la
Informar a la gerencia
adquisición del recurso?
Realizar cotizaciones
Realizar la adquisición
del recurso
Ejecutar pagos
Liquidar mensualmente la nómina
Elaborar estados financieros
Presentar informes Evaluar la rentabilidad de

contables y de gestión los proyectos
Evaluar la rentabilidad de los

proyectos
Evaluar estrategias para
incrementar la rentabilidad
Realizar el presupuesto de
Elaborar el plan estratégico
inversión y consumo del recurso
Director de talento humano
- Selección de talento humano
Gerente general Director de talento humano Director de producción y
distribución
Solicitar personal según

Autorizar la nueva SI ¿Nueva plaza? funciones a cumplir
plaza, según lo
Evaluar estrategias para
justificado
NO incrementar la rentabilidad
Verificar Revisar Buscar

características candidatos candidatos en
del candidato del banco de el mercado
solicitudes laboral
Evaluar a Seleccionar Entrevistar a los

terna de terna de candidatos más
candidatos candidatos idóneos
Remitir análisis Elegir el

de candidatos candidato idóneo
para aprobación para el puesto
Realizar la Contratar al
inducción al candidato
nuevo trabajador elegido
- Capacitación del talento humano
Gerente general Director de talento humano Director logístico
Autorizar Elaborar Solicitar

programa de programa de capacitación para
capacitación capacitación trabajadores
Coordinar Entregar
asistencia de certificados
participantes
Registrar
cumplimiento del
programa de
capacitación
FIN
- Evaluación de talento humano
Aplicar
evaluación de
desempeño
Revisar
resultados con
Jefes de área
Se felicita al personal Aplicar acciones

y se incentiva para SI ¿Son los NO correctivas y de
segur con el mismo esperados? mejora
desempeño
Comunicar
resultados a
evaluados
- Pago de nómina
Identificar las novedades sucedidas y/o

reportadas durante el periodo mensual
Efectuar el cierre PERNO para el periodo

mensual inmediatamente anterior
Crear el nuevo periodo de pago de

nómina del periodo mensual vigente
Liquidar la prenomina para el periodo

mensual vigente
Verificar resultados de la liquidación de

la prenomina
NO SI
¿Es correcto?
Determinar la causa de la Clasificar las novedades

inconsistencia para realizar identificadas y/o
la corrección reportadas
Ejecutar el ingreso de las novedades al

aplicativo PERNO
Liquidar la prenomina para el periodo

mensual vigente
Verificar la prenomina para detectar la

aplicación de las novedades
NO SI
¿Es correcto?
Efectuar la corrección de Colocar el visto bueno en

las diferencias nómina, resúmenes y
relación de autorización
Director de seguridad y logística
- Protección a la salud de los empleados
Diagnosticar los riesgos de

la organización
Identificar el tipo de riesgo

¿Existen riesgos en la SI en el que están expuestos
organización?
los trabajadores
NO
Mantener la calidad de la Se revisa el manual de

organización seguridad y salud en el
trabajo
Seguir Con las normas

requeridas Analizar las posibles
soluciones a trazar
Mejoramiento continúo de Establecer un sistema de

la empresa Gestión de riesgos eficaz
dentro de a organización
Seguir con la búsqueda de Establecer principios y

nuevas estrategias estrategias sobre la gestión
del riesgo en cualquier
campo
NO
Se realiza seguimiento en Una vez establecido el
¿Hubo las etapas para así riesgo, plantear estrategias
mejoramiento? garantizar una eficiente para aminorarlo o
gestión del riesgo suprimirlos
SI
Mantener con la calidad de

la organización
- Casos de emergencia
Operarios de seguridad/logística
Se presenta la
emergencia
Se activa un punto de alarma,

accionada por cualquier persona
Señal sonora y lumínica

indica el lugar del evento
Se informa a los jefes
de brigada
El jefe de brigada se dirige al

lugar para evaluar la situación
Requiere apoyo de NO
entidades externas
SI
Control interno del

Da orden al celador de llamar a evento
la autoridad competente
Se controla el evento
Investigación e
informe de cada
brigada
- Investigación de incidentes y accidentes
Sucede un accidente
El jefe inmediato debe reportar al

encargado del SG-SST
Conformar el equipo de investigación
Realizar análisis de causas
Se debe remitir el informe a la

ARL, al ministerio de trabajo y SI ¿El accidente es grave o
a la EPS en plazo mínimo de mortal?
15 días
NO
Elaborar informe final
Desarrollo de plan de acción
Documentar el plan de acción
Realizar el seguimiento
Operarios de limpieza
- Mantenimiento a las instalaciones
Director logístico Operarios de limpieza Jefe de limpieza
Determinar oficinas y Establecer

bienes que requieren requerimientos para Aprobación de
mantenimiento mantenimiento presupuesto
Realizar Requisición de Remitir el

Compras
compras presupuesto para
aprobación
Realizar el Asignar
insumos y herramientas Realizar limpieza de
según necesidad oficinas y bienes
Registrar el trabajo
Verificar el trabajo
indicando novedades
Gestionar la solución Realizar el Revisar mensualmente SI

de inconvenientes las hojas de trabajo ¿Correcto?
NO
Realizar el Coordinar
solución de inconvenientes
Director de producción y distribución
- Seguimiento, control y evaluación
Director de producción Gerente general Director de ventas
Diseñar acciones para

realizar mejoras en los
diferentes procesos
Satisfacción al cliente. - Ev.

Identificar a través de Desempeño proveedores. - 1
evaluaciones, los puntos a Ev. Desempeño del personal
corregir o mejorar NO
¿Se requieren recursos
2 Definir acciones adicionales para
implementar las acciones?
SI
1
Revisar presupuesto
Diseñar planes de SI ¿Aprueba adquirir SI ¿Hay presupuesto?

acciones de mejora los recursos?
NO NO
2
Presentar diseño de
¿Aprueba las acciones?
acciones de mejora
NO
Corregir acciones
Distribuir y presentar
SI
3 acciones a los empleados
de la empresa
Hacer seguimiento a las ¿Se están cumpliendo NO

3
acciones definidas las acciones?
- Gestión de calidad
Gerente general Director logístico Director de atención

al cliente
Aprobar la Realizar
planificación de planificación de
auditorías auditoría de calidad
Solicitar
Proporcionar
información de los
procesos del área información
Realizar la revisión Realizar

de la información ¿Correcto? verificación de la
en sitio SI
información
NO
Emitir un borrador Realizar

de informe de seguimiento de
auditoría inconformidades
Efectuar reunión Entregar

para revisión del descargos del
informe informe
Revisar el informe Presentar informe NO ¿Correcto?

de auditoría a Gerencia
SI
Realizar
correcciones
en el informe
Efectuar
correctivos
Realizar
seguimiento de
correctivos
- Reparación de equipos
Director logístico Operarios de mantenimiento de maquinaria
General solicitud Ingreso de solicitud

de reparación
Traslado del operario

hasta la maquina a evaluar
¿La máquina cuenta con garantía?

SI NO
Contactar con el El operario procederá a

proveedor y realizar la limpieza de las
coordinar la fecha partes e inspección para
de reparación determinar la falla
NO
¿El daño es reparable?
SI
Se informa la novedad
Determinar los
para la adquisición de
recursos humanos
otra maquina
y físicos
Realizar la reparación teniendo

en cuenta los manuales que
proporciona el proveedor
NO
Probar el funcionamiento
del equipo
¿Funciona?
Se informa al encargado SI
la superación del fallo
- Planeación y desarrollo del producto
Gerente general Director ventas Cliente
Coordinar reunión Indicar la necesidad

para comprender existente
necesidad
Entregar
Efectuar reunión Coordinar visita para
Reconocer la información
recibir la información
necesidad requerida
Efectuar la
elaboración del Revisión del producto
producto según la final
necesidad del cliente
NO
¿Correcto?
SI
Dar la orden para la Aprobar

producción del
producto
Director atención al cliente
- Atención al cliente
Director de atención al cliente Cliente
Elaborar pre Verificar el Realizar una

cotización con producto y visita técnica al Contactar de
valor estimado, requerimientos cliente para manera verbal
plazo y del cliente definir necesidad o escrita
condiciones
Cotizar con Aceptar

Negociación Elaborar
proveedores condiciones de
con cliente cotización formal
valores de la cotización
insumos
Emitir la Orden de Verificar registro

trabajo para comercial e incluir en
ejecución del servicio lista de trazabilidad
Director logístico
- Compra de suministros
Director logístico Gerente general
Receptar los Verificar Verificar proveedores

requerimientos de características de la para la requisición de la
compras requisición lista de proveedores
aprobados
Cotizar bienes/
Preparar cuadro de servicios con
cotizaciones proveedores
Aprobar orden de
requisición
Verificar la entrega Emitir orden de

¿Entrega
oportuna de bienes/ compra según
correcta?
servicios aprobación
SI
NO
Coordinar la solución Evaluar el proveedor

de inconvenientes según la entrega
- Bodega
Operarios de logística Director de ventas
Registrar los Recibir los bienes

bienes en el Stock Compras INICIO
adquiridos según
de bodega orden de compra
SI
Ubicar los bienes Notificar el

según esquema ¿Entrega NO inconveniente al
Correcta?
logístico de la bodega SI
Supervisor de compras
Devolver requerimiento
FIN
para que se genere la
requisición de compra
NO
Preparar bienes Verificar stock Presentar Orden
solicitados para SI ¿Existe stock? según orden de de salida de
entrega salida de bodega bodega
Descargar los
Entregar los bienes
bienes del stock
al solicitante
de bodega
Guardias de seguridad
- Recepción de vacunos
Operarios de seguridad
Recepción de
¿Cumple con la cantidad Llegada de
Verificar el estado de los documentos de
de animales estipulados vehículos
animales y clasificar SI movilización y sanidad
previamente?
de los animales
NO
Vacunos en pie Desembarco en corrales Rechazar y devolver

el vehículo
Desembarco como res caída

Vacunos caídos
Vacunos enfermos Desembarco como sospechoso y

direccionar hacia veterinaria
Vacunos que requieran

vigilancia especial Desembarco bajo control
Vacunos no admitidos
Veterinario
- Registrar el estado de salud de los animales
Animales admitidos Animales que llegan Animales caídos Animales enfermos Animales admitidos
bajo control especial muertos para el sacrificio
Inspección por Desembarco en

Desembarco Desembarco Desembarco
parte del áreas de reses
veterinario caídas
Toril de Desembarco Corral de Corral de

marcación matadero Inspección recepción recepción
sanitario veterinaria
Corrales de Toril de Toril de

Inspección
maniobra marcación marcación
veterinaria A planta de
sacrificio
Corral de
Toril de pesaje Pesaje maniobra
Esperar el
dictamen
Corral de Pesaje
Pesaje
observación
Aprovechamiento Compostaje
Corral de
A inspección llegada
Inspección por
parte del Entrega al Ante-mortem
veterinario usuario
A inspección
Anti-mortem
- Venta de un producto
Cliente Vendedor de punto
Ingresa al punto
de ventas
Registra la solicitud Comunicación con el cliente

ante el vendedor para registrar la necesidad
Verificar la disponibilidad del producto

y proporcionar el valor estimado
¿El cliente desea el

producto?
Realizar el empacado y
Fin proporcionarle el
producto al cliente
Cobrar
Operarios de sacrificio, despiece, fileteado, empaque y distribución
- Sacrifico de bovinos
Inspección Ante-morten
Corral de sacrificio
Ducha Ante.morten
Insensibilización
Izado
Desangre
Corte de cabeza
Corte y desuello de manos
Corte de patas
Corte de sobrebarriga
Corte de esternon
Desuello
Retiro de víscera blanca
Retiro de víscera roja
Corte en canales
Limpieza y desgorde de canales (retiro de despojos)
Pesaje
Lavado de canal
Proceso en caliente Proceso de refigerado
Oreo
Despacho de carne
refrigerada
Cuarto o sexteto
Despacho de la
carne caliente
- Sacrificio de porcinos
Inspección Ante-morten
Corral de sacrificio
Ducha Ante.morten
Insensibilización
Izado
Desangre
Escaldado
Depilado
Retiro de cascos
Flameado
Culeteo
Retiro de víscera blanca
Retiro de víscera roja
Pesaje
Lavado
Proceso en caliente Proceso refrigerado
Oreo Despacho hacia el canal

refrigerado
Despacho canal caliente

Flujos – procesos de área
Área de dirección
Plantear estrategias
Inicio para la dirección de
proyectos
Realizar informes con las

acciones a seguir para
realización de los proyectos
Se analiza y se NO Replantear las

verifica su
acciones
NO
funcionalidad
SI
Proceder a realizar y
poner en ejecución las Fin
acciones
Área de recursos humanos
Áreas Responsable Responsable Responsable Responsable
Inicio
Demanda Dotación Desarrollo Permanencia Auditoría

de las áreas
Planeación Formación Condiciones Preparar

de trabajo equipo
Análisis de Plan de Contratación Selección

puestos carreras colectiva del área a
auditar
Reclutamiento Capacitación Seguridad y

salud Análisis de la
y selección información
Evaluación Compensación Informe de

Contratación
del y forma resultados
e inducción
desempeño
Área de producción y distribución
Recepción de materia prima
Revisión de materia prima por

aseguramiento de calidad
Se rechaza el NO ¿La materia prima está en óptimas condiciones? SI

material y se
devuelve al
proveedor
Se almacena
el material
Se realiza el proceso Preparación

de compostaje, de
despiece, etc. empaques y
etiquetas
Selección
de las Operarios de
porciones empacado
Producto
Organización Desplazamiento
empacado y
por lotes hacia la zona de
etiquetado
distribución
Transporte
por las Transporte
hacia el camión Cliente
bandas
de reparto
Área de finanzas y contabilidad
Información Clasificación Pagos y Registros y Operación

responsabilidades ajustes de informes
Recepción Clasificación Pago de

Registro en Impresión de
de facturas por parte facturas de
el sistema los estados
de compra y del aux. compra e
de software financieros
venta Contable importaciones
Revisión y Cobro de las Elaboración de Preparar

verificación de ventas a comprobantes informes
documentos y crédito diarios de contables
fuentes de contabilidad
soporte ajuste y cierre
Preparar y Análisis de
presentar los informes
Fuentes y
tributarias Registro en
soporte
libro diario
Pago de Aprobación
Facturas de
venta beneficios Registro
sociales libro mayor
Facturas de
compra
Pago a Realizar
proveedores balances
Análisis de la
documentación
Generar Archivar
Aprobación archivos de
respaldo
Área de ventas
Procesos Documentos
Inicio
Manual de
Verificar gestión de ventas
Departamento
disponibilidad de ventas
Pedidos del día
¿Hay existencia Recepción

del producto del pedido
solicitado?
Se solicita el pedido
Se gestiona el pedido con al departamento de Hoja de pedido
lo existente en bodega producción
Se analiza lo solicitado Recepción de la

por el cliente mercancía
Análisis del producto

Comprobación lista de
pedidos solicitados
Generar archivos de Análisis
de los factores de venta
¿Cumple todos los

Planteamiento de la
requisitos?
estrategia de venta
Devolución de la Entrega del

mercancía producto
Se realizan anotaciones Generar Boletín de

Distribución de la mercancía
contables y se archivan ventas y facturas
hacia los clientes
Área de atención al cliente
Solicitud del
Inicio
cliente
Si Se le entrega el
Asistencia en la Información de producto Fin
solicitud del los productos solicitado
cliente
No
Realizar búsqueda en
los inventarios de
producción
Informar sobre el
tiempo estimado en el
que estará el producto No Se pide disculpas por el
inconveniente del
producto
Si
Establecer su
forma de entrega Fin
Área de seguridad
Recibe Su turno y revisa

planillas del turno
Inicio No Informa a su
anterior verificando que
superior
todo este en orden
Realiza las rondas designadas a

su turno, (Reconocimiento del
área y de los elementos que
estén a su cargo)
Vigila y realiza el ingreso de Procede a realizar lo que

personas a las instalaciones,
Si este en su poder para
reporta y maneja cualquier actitud mantener las instalaciones y
sospechosa el personal seguro.
No
Registra en el libro de
vigilancia cualquier novedad
que se presente en su turno
Entrega los elementos a su cargo

y el libro de vigilancia informando
Fin
todo al compañero del siguiente
turno.
Identificación procedimientos (ÁREA)
Área de gerencia
Nombre del procedimiento: Reuniones de gestión estratégica.

Objetivo: Analizar, replantear y aprobar estrategias para la dirección de la
organización.
Alcance: Área de dirección
Cargos que Director general
intervienen:
Funciones El presidente y la junta directiva se reúnen para plantear estrategias que
por cargo: beneficien los alcances que desea lograr la organización.
Detalle de la actividad
Descripción Responsable
Compensación, opciones sobre acciones y Director general
presupuesto.
Decisiones principales de hacia dónde Director general
debe ir la empresa y en qué invertir.
Velar por los intereses de la empresa, en Director general
especial por su continuidad en el largo
plazo.
Asegura el control y la supervisión de la Director general
dirección general.
Desarrollar la visión de la organización y Director general
la ejecución de las políticas.
Crea estrategias a corto y largo plazo en Director general
torno a la comercialización de los
productos y los servicios.
Representar a la compañía en todos los Director general
negocios y contratos con terceros.
Duración de Entre 3-4 horas depende de los temas a tocar en la reunión
la actividad:
Formatos de soporte Indicadores
Plantilla de actas de reuniones, registros Rentabilidad, efectividad.
corporativos, registro de las acciones que
se tomaron durante las reuniones.
Nombre del procedimiento: Implantación de la estrategia

Objetivo: Apoyar y planificar las estrategias escogidas anteriormente
Alcance: Área de Gerencia
Cargos que GERENTE GENERAL, GERENTE DE PRODUCCIÓN y DIRECTOR DE TALENTO
intervienen: HUMANO
Funciones
por cargo:
Elaborar un plan estratégico. Todos los gerentes.
Estimular la actividad de los recursos Director de talento humano
humanos.
Crear una estructura organizativa y una Gerente general
cultura empresarial.
Formalización y la revisión del proceso de Gerente general, gerente de producción.
implantación de la estrategia.
Verificar que los resultados están Gerente de producción
alineados con la misión y los objetivos de
la empresa
Corregir si es necesario las deficiencias Todos los gerentes
tanto en la fase de implantación como en
las de análisis, formulación o evaluación
de la estrategia.
Duración de Puede ser cada semana o trimestral.
la actividad:
Informes del área de producción, Rendimiento de gestión de proyectos,
contabilidad y ventas. rendimiento de los procesos.
Área de recursos humanos
Nombre del procedimiento: Diseño del proceso de reclutamiento

Objetivo: Definir los procedimientos utilizados para la localización, atracción y captación
de candidatos potencialmente válidos que participen libre y voluntariamente en
el proceso de selección de personas para cubrir una vacante dentro de una
empresa
Alcance: Durante la planeación de elección de posibles candidatos a ocupar la vacante
Cargos que Director de talento humano
intervienen:
Funciones
por cargo:
Publicación y oferta de puestos. Director de talento humano
Identificación del talento por medio de Director de talento humano
evaluaciones de desempeño.
Determinar la persona responsable de la Director de talento humano
realización (directivo de la organización o bien
empresa de servicios de empleo).
Elección de fuentes Director de talento humano
Difusión de información Director de talento humano
Contactos preliminares Director de talento humano
Confirmación de candidaturas, Director de talento humano
Realizar la preselección Director de talento humano
Presentación de la lista de candidatos; junto Director de talento humano
con las actividades a desarrollar y el alcance
de cada una de ellas (costes, plazos de
ejecución, fechas de finalización).
Precisar la información que se va a Director de talento humano
proporcionar en cada momento del proceso a
las personas contactadas. Estableciendo con
claridad el grado de detalle.
Fijar el número de candidatos potencialmente Director de talento humano
válidos con que se cerrará la búsqueda
Verificar la competencia de los reclutadores. Director de talento humano
En caso de déficit, se debe proporcionar
formación y entrenamiento específico en las
actividades y desempeño de
responsabilidades.
Estipular las fechas y momentos adecuados Director de talento humano
para establecer los contactos.
Prever e informar de las contingencias Director de talento humano
presumibles.
Duración de 1 semana
la actividad:
Requisición de personal Competitividad
Análisis del cargo
Tabla de Decisión
Examen de conocimiento y habilidades
Pruebas psicometricas
Convocatoria Hojas de vida
Agenda de Entrevistas
Tabla de Decisión Contrato laboral
Nombre del procedimiento: Localización y atracción de candidatos

Objetivo: Encontrar el método que más se adapte a las necesidades que requiera la
empresa
Alcance: Abarca todo el proceso de las distintas convocatorias que se realicen para
atraer al persona
Cargos que Director de talento humano
intervienen:
Funciones
por cargo:
Comunicación interna en la organización que Director de talento humano
realiza la oferta de empleo (intranet, tablones
de anuncios, entre otros)
Servicios públicos de empleo (agencias de Director de talento humano
colocación: públicas y privadas, empresas de
trabajo temporal, agencias de recolocación y
consultoras de búsqueda)
Publicidad (en prensa, internet, radio, Director de talento humano
televisión o cualquier medio de difusión
autorizado)
Elección de las fuentes de reclutamiento Director de talento humano
Regulaciones jurídicas (de obligado Director de talento humano
cumplimiento): Leyes de igualdad en el acceso
al empleo, intermediación en el mercado
laboral, y protección de datos personales.
Adoptar el código de conducta de alguna de Director de talento humano
las asociaciones internacionales de prestación
de servicios de reclutamiento.
Implantar un sistema de gestión de la calidad Director de talento humano
certificado por una Agencia de Normalización
Incentivar la promoción interna; salvando la Director de talento humano
adecuación al perfil de exigencias establecido,
y la igualdad de oportunidades para el acceso.
Ampliar al máximo las fuentes de Director de talento humano
reclutamiento a utilizar, (para aumentarla
probabilidad de localizar candidatos válidos y
la tasa de candidatos aceptados para
evaluación).
Usar de las tecnologías de información y Director de talento humano
comunicación (TIC) para la notificación a los
solicitantes de su situación en el proceso.
Informar a los candidatos sobre el perfil del Director de talento humano
puesto, las condiciones de contratación, el
sistema de retribución y las características
principales del puesto y la organización
(formación, plan de promoción, cultura de la
empresa)
Notificar -en cada una de las fases- la situación Director de talento humano
de cada candidatura (si siguen o no en el
proceso) y en caso afirmativo de cuáles van a
ser las acciones inmediatas y los plazos
previstos.
Verificar el cumplimiento de las leyes de Director de talento humano
promoción de la igualdad (exclusión de
requisitos ilícita o indirectamente
discriminatorios: sexo, edad, discapacidad,
creencias, afiliación a organizaciones políticas
o sindicales).
Verificar que la información publicada sea Director de talento humano
verídica y no genere falsas expectativa hacia el
publico
la actividad:
Hojas de vida Competitividad
Portales de trabajo
Nombre del procedimiento: Selección de personal para cargos muy

específicos (headhunter)
Objetivo: Selección de personas basado en la realización de una investigación a cerca de
los mejores profesionales del mercado que ocupan puestos similares al que se
desea cubrir en la organización
Alcance: Abarca todo el proceso de búsqueda de personal.
Cargos que Director de talento humano y agencia contratada externa
intervienen:
Funciones
por cargo:
Al necesitar cubrir un puesto de mayor Director de talento humano
importancia y responsabilidad se procede a
solicitar la ayuda de una agencia de
reclutamiento seguro.
El headhunter analiza conjuntamente con su Agencia externa
cliente todos los parámetros que van a influir
en el reclutamiento: historia y trayectoria de la
empresa; su estructura; definición de las
funciones del puesto; relaciones jerárquicas,
funcionales y externas; objetivos del puesto;
perfil, formación y experiencia de la persona
adecuada para cubrir la función; condiciones
económicas, entre otros
Se realiza un listado de aquellas personas que, Agencia externa
en principio, se piensa responden al perfil
deseado. Los candidatos se suelen buscar en
empresas del mismo ramo que la empresa
cliente, utilizando informadores relacionados
con ese medio, y recurriendo al fichero de la
propia agencia, fichero que, obviamente, está
informatizado. La empresa que ha hecho el
encargo colabora en esta fase para evitar
“levantarle” un directivo a una empresa
cliente
Toma de contacto con los candidatos Agencia externa
localizados, generalmente por teléfono y sin
revelar el nombre de la empresa cliente. Si el
candidato se muestra abierto a la posibilidad
de cambiar de empresa, o al menos acepta
una entrevista, se pasa a la fase siguiente
Se realiza la entrevista inicial la cual persigue, Agencia externa
por una parte, informar al candidato de los
parámetros de la oferta, y analizar la
formación y el perfil del mismo, de una
manera general y sin profundizar demasiado
Si el candidato superó la fase anterior, se le Agencia externa
somete a una o varias entrevistas muy
extensas, en las que se analiza su pasado
profesional, empresa por empresa, puesto por
puesto, considerando los objetivos, los logros,
los medios, de una manera exhaustiva
Presentación de candidatos Agencia externa
Concluida la fase de presentación, la empresa Director de talento humano
decide a qué candidato contratar
Antes de la contratación, realizan un chequeo Director de talento humano
de referencias, hablando con personas que,
por razones de la confidencialidad, no
pudieron ser consultadas antes
Contratación Director de talento humano
la actividad:
Examen de conocimiento y habilidades Competitividad
Pruebas psicométricas
Examen de conocimiento y habilidades
Área de producción
Nombre del procedimiento: Producción

Objetivo: La característica principal de la empresa productiva es la capacidad de elaborar
productos con características de calidad, por lo tanto se pretende el
planteamiento de procedimientos enlazados entre sí, que permitan alcanzar
una producción de calidad.
Alcance: Los estatutos descritos en el presente manual son aplicables a todo el personal
designado al área de producción incluyendo a la supervisión.
Cargos que Director de producción y distribución, operarios
intervienen:
Funciones
por cargo:
Conseguir la mayor cantidad de materia prima Director de producción y distribución
posible al menor costo
Considerar los costes de transporte y almacén Director de producción y distribución
Recepción de la materia prima operarios
Se reúnen la materia prima para ser utilizadas operarios
en la fabricación
Se procede a la descomposición de las operarios
materias primas en partes más pequeñas
Indicar el objetivo de producción que se tiene Director de producción y distribución
que conseguir,
Tener en cuenta todo el material que se Director de producción y distribución
necesitará para realizar una correcta
producción
las materias primas que se recogieron operarios
previamente se transforman en el producto
real que la empresa produce a través de su
montaje
observar los estándares de calidad y controlar operarios
su cumplimiento
Para evitar retrasos es necesario hacer un operarios
trabajo de observación del entorno, de tal
manera que se puedan anticipar los cambios y
se pueda trazar un plan de actuación para
saber cómo actuar en todo momento
adaptación del producto según las operarios
necesidades del cliente
Se realiza el almacenamiento del producto ya operarios
terminado bajo óptimas condiciones
Se realiza el transporte del producto final operarios
hacia donde lo requiera el cliente
Una vez el producto/servicio ya esté operarios
entregado, hay que llevar a cabo la tarea de
control que permita saber si lo que se ha
entregado cumple con los objetivos marcados
y con los estándares de calidad que el cliente
demanda.
Duración de Depende del pedido que realice el cliente.
la actividad:
Orden de compras Eficiencia de los operarios
Autorización firmada por el director Calidad
producción Capacidad
Orden de pago expedida por el contador Eficacia
Nombre del procedimiento: Distribución

Objetivo: El principal objetivo de este procedimiento es el manejo de tiempos de entrega
y el mejor aprovechamiento de los recursos para el transporte a proveedores.
Alcance: Abarca al personal de logística enfocado en la medición de rutas y canales de
distribución
Cargos que Director de producción y distribución, operarios
intervienen:
Funciones
por cargo:
Incluir seguros para la mercancía y verificar el Director de producción y distribución
cumplimiento de la normativa vigente
Verificar que el producto cumple con las Director de producción y distribución
Normas Oficiales Colombianas para poder ser
comercializado.
Al enviar el producto, realizar una inspección operarios
cosmética de cada uno, así como la toma de
seriales, en los casos que aplique.
Realización de inventarios cíclicos y anuales, operarios
así como un control detallado de cada uno.
Se debe verificar que se tiene inventario operarios
suficiente para poder abastecer de manera
correcta, todos los pedidos de los clientes, de
manera que cada orden de compra sea
exitosamente surtida
Llevar un correcto inventario para evitar caer operarios
en desabasto
Una vez conocidos los requerimientos del Director de producción y distribución
cliente, atender sus pedidos de acuerdo con
sus necesidades.
Tan pronto como los productos están operarios
preparados, se procede a embarcar el pedido.
Durante el embarque se debes tener un total Operarios
control de los productos que ingresan y salen.
Verificar que las compañías transportadoras Director de producción y distribución
estén certificadas por aseguradoras y
auditadas bajo los protocolos que se
establezcan.
Correcta gestión y administración de Director de producción y distribución
facturación a través de medios electrónicos a
nombre del cliente.
Llevar Reportes en tiempo real: inventarios Director de producción y distribución
por producto, estatus de pedidos embarcados
y pedidos en tránsito.
Duración de Depende de la cantidad de productos que requiera el cliente
la actividad:
Reportes de pedidos entregados Satisfacción del cliente al recibir el
Facturación producto
Calidad
Lucro
Área de finanzas y contabilidad
Nombre del procedimiento: Cotizaciones

Objetivo: Establecer la metodología, condiciones y responsables para el desarrollo en la
etapa del proceso de cotización de la empresa
Alcance: Este procedimiento es aplicable en el momento que se requiera realizar una
cotización para algún producto o servicio que se preste en la empresa.
Cargos que Contador y auxiliar contable, operarios
intervienen:
Funciones
por cargo:
Ingreso de una nueva orden de compra auxiliar contable
Se registran los datos en el sistema de la auxiliar contable
empresa, añadiendo los datos del cliente
Se verifica las características del producto que operarios
necesita el cliente
Se revisa si el producto se encuentra en operarios
stock es las bodegas
En caso de que no exista disponibilidad, se da operarios
aviso previo al área de producción
Se procede a tomar las referencias de los operarios
producto a elaborar para realizar si cotización
Se realiza la cotización de los productos auxiliar contable
Se le envía o se cita al cliente para entregarle auxiliar contable
la respectiva información de la cotización
Se almacena el producto mientras el cliente operarios
acepta la cotización
Verificar si el cliente acepta o rechaza la auxiliar contable
cotización
Si acepta, se procede a dar la orden para la Contador
producción del producto
Si la rechaza, se procede a reevaluar los Contador
precios y buscar una solución
Se lleva un control numérico tanto físico como Contador
virtual, con el fin de dar seguimiento
Duración de 5 horas
la actividad:
Orden de compra Valor
Informes de inventario Rentabilidad
Facturas de ventas realizadas
Facturas de insumos adquiridos
Nombre del procedimiento: Pagos

Objetivo: Gestión de documentos de cobros (facturas, deudas, rectificaciones, etc),
llevando a cabo tareas de previsión, control y conciliación de los flujos
monetarios en la empresa.
Alcance: Abarca todos los procedimientos que conlleven el pago de algún servicio
Cargos que Director ejecutivo, auxiliar contable, contador
intervienen:
Funciones
por cargo:
Recibe cuentas de cobro, facturas, y los Auxiliar contable
documentos necesarios para poder hacer el
trámite de pago
Verifica que toda la documentación este Auxiliar contable
correcta
Si la documentación esta correcta, Hace la Auxiliar contable
relación gastos de la cuenta de cobro, o
facturas con el servicio prestado, o los
productos recibidos, para pasar a que
verifiquen el gasto para la autorización de
pago
Si la documentación no es correcta, se Auxiliar contable
procede a devolverla
Realiza proceso de causación. Auxiliar contable
Revisa los documentos anexados en la relación Contador
de gasto para verificar el respectivo pago
Verifica si se encuentra alguna irregularidad en Contador
la relación de gastos
Si no tiene ninguna anomalía, sigue con la Contador
verificación de disponibilidad financiera para
el pago
Verifica si hay disponibilidad en el banco para Contador
el respectivo pago
Si hay disponibilidad en el banco, autoriza el Contador
pago
Remite a al auxiliar contable la autorización Contador
del pago, para que continúe con el proceso
Verifica si el pago se puede hacer en efectivo Auxiliar contable
por caja menor, para esto tiene que ser
inferior al 10% del total de caja menor
Verifica si el pago es inferior al 10% del total Auxiliar contable
de caja menor
Si el pago es inferior al 10% del total de caja Auxiliar contable
menor, desembolsa en efectivo, haciendo
firmar la Relación del Pago en Efectivo por el
beneficiario, para hacer el respectivo
Comprobante de Egreso
Realiza el comprobante de Egreso, anexando Contador
todos los soportes del gasto
Realiza el proceso de causación y Contador
contabilización del gasto
Remite al director ejecutivo la relación de Contador
pagos y la información cargada en el sistema
para su verificación
Verifica que la relación de pagos Autorizada Director contable
por tesorería y la información cargada en el
sistemas del banco sea la misma
Autoriza la trasferencia electrónica mediante Director contable
el permiso asignado a gerencia
Se remite a la secretaria para verificar el Director contable
reporte de las transacciones si fueron exitosas
o no
la actividad:
Cuenta de cobro Rentabilidad
Facturas Autorización del pago
Rechazo de pago
Relación de pago
Comprobante de egreso
Reporte de la transacción bancaria
Reporte del Banco
Nombre del procedimiento: Conciliación bancaria

Objetivo: Identificar, confrontan y concilian las diferencias entre lo que la empresa ha
contabilizado de los bancos y lo que los bancos reportan en sus estados de
cuenta.
Alcance: Abarca todos los documentos que presenten incongruencias en el área de
contabilidad y finanzas.
Cargos que Auxiliar contable y contador
intervienen:
Funciones
por cargo:
Solicita el extracto bancario del mes anterior Auxiliar contable
Imprimir Auxiliar de la cuenta Auxiliar contable
Realiza una plantilla en Excel para hacer un Auxiliar contable
comparativo de los dos documentos que tiene.
compara en entre el listado de la cuenta y los Auxiliar contable
extractos bancarios, para detectar las
diferencias en los saldos
Si los saldos son iguales entre el listado de la Auxiliar contable
cuenta y el extracto bancario, imprime y se
remite al contador para su firma y aprobación
Revisa la Conciliación Bancaria para verificar Contador
que este bien realizada
Verifica si está bien realizada la conciliación Contador
bancaria
Si está bien realizada, la firma Contador
De lo contrario comunica verbalmente el error Contador
al auxiliar contable, para que sea corregido
Corrige el error comunicado verbalmente por Auxiliar contable
el Contador de la empresa
Si se encuentra diferencia entre el listado de la Auxiliar contable
cuenta y el extracto bancario, verifica los
comprobantes de egreso revisando los
cheques y transferencias electrónicas
Realizar el ajuste en contabilidad, dejando Auxiliar contable
constancia en la conciliación bancaria,
remitiendo al contador para el proceso de
aprobación y firma
Si está bien realizada, la firma Contador
la actividad:
Extracto Bancario Rentabilidad
Conciliación bancaria
Área de ventas
Nombre del procedimiento: Campaña publicitaria

Objetivo: Comercializar de manera efectiva los productos realizados. A fin de incrementar
los ingresos propios y brindar un excelente servicio a nuestros clientes.
Alcance: Aplica a todas las áreas involucradas con el proceso de comercialización de la
empresa
Cargos que Director de ventas, agentes de ventas
intervienen:
Funciones
por cargo:
Determinar claramente y cuantificar Director de ventas
los objetivos de la campaña
Definir el público objetivo (target) al que nos Director de ventas
vamos a dirigir
Conocer, trazar la representación semi real de Director de ventas
tu arquetipo de cliente y tenerlo bien presente
también a nivel visual, facilita comunicar con
el/ella de forma más eficaz y más cercana.
Seleccionar medios, canales, entornos de Director de ventas
comunicación a los que se encuentra expuesto
nuestro público objetivo.
Escoger dónde concentrar nuestros esfuerzos Director de ventas
de comunicación, estableciendo un mix de
medios
Valorar el presupuesto: ¿Cuánto nos podemos Director de ventas
gastar, cuánto nos deberíamos gastar y cuánto
acabaremos gastando?
Diseñar el contenido y los mensajes de la Agentes de ventas
campaña.
Enfocarnos en nuestra propuesta de valor, Agentes de ventas
beneficios, aspectos diferenciales y
posicionamiento
Establecer el plan de acción de la campaña, Agentes de ventas
detallando las distintas acciones que la
compondrán, escogiendo el momento más
oportuno y definiendo su duración.
Asignar responsables de la gestión de la Director de ventas
campaña: personal de la propia empresa,
colaboradores externos, una agencia, etc.
Preparar instrumentos adecuados Director de ventas
de medición y control para, una vez finalizada
la campaña, dar respuesta a la pregunta: ¿Qué
resultados se han logrado con la campaña
realizada? ¿Se han conseguido los objetivos?
Duración de Depende de la campaña publicitaria y que pronto se observen los
la actividad: resultados deseados
Plan estratégico de la campaña Satisfacción de los resultados obtenidos
Efectividad
Área de atención al cliente
Nombre del procedimiento: Aumentar la satisfacción del cliente

Objetivo: Conocer y satisfacer las necesidades y requerimientos de los clientes.
Alcance: Área de atención al cliente
Cargos que Recepcionista, Operador de punto o cafetería
intervienen:
Funciones
por cargo:
Contacto habitual con el departamento de Recepcionista, operario de punto.
marketing.
Lidiar oportunamente con las dudas que Recepcionista, operario de punto.
surjan.
Formular las preguntas adecuadas para Recepcionista, operario de punto y
conocer más sobre la consulta del cliente. cafetería.
Ayudar a que una persona interesada se Recepcionista, operario de punto.
decida en adquirir un producto o servicio.
Resolver los problemas relacionados con Recepcionista, operario de punto y
procesos de compra. cafetería.
Duración de Lo que dure el proceso de compra
la actividad:
Informes, inventarios, campañas
publicitarias o de marketing Satisfacción de los clientes.
Nombre del procedimiento: Solucionar problemas

Objetivo: Atender todas las solicitudes de los clientes y dar solución a dichas
solicitudes.
Cargos que Recepcionista, Operador de punto o cafetería.
intervienen:
Funciones
por cargo:
Canalizar a una persona a otro
departamento que resuelva la situación Recepcionista.
con rapidez.
Formular las preguntas pertinentes para Recepcionista, Operador de punto o
que la solución no tarde más de lo debido. cafetería.
Dar seguimiento a procesos, tomar
decisiones e informar a las personas sobre Recepcionista, Operador de punto.
el estado de su asunto.
Gestión de la información y distribución
con el resto de los departamentos para Recepcionista, Operador de punto.
estar coordinados.
Duración de Lo que dure el proceso de la solicitud
la actividad:
Planillas de información, plantillas de Satisfacción de los clientes.
satisfacción del cliente.
Nombre del procedimiento: Recopilar y analizar datos

Objetivo: Saber la satisfacción del cliente y la eficaz con la que fue resuelta su
solicitud.
Cargos que Recepcionista, operario de punto y cafetería.
intervienen:
Funciones
por cargo:
Recopilar la experiencia que tiene un
cliente con el producto o servicio, las Recepcionista, operario de punto y
dudas más frecuentes, las mejoras que los cafetería.
usuarios solicitan, quiénes son los clientes
leales, etc.
Nutrir los análisis de mercado, añadir
funciones o características que Recepcionista
optimizarán la experiencia de los clientes.
Llevar a cabo acciones de seguimiento. Recepcionista, operario de punto.
Está en comunicación con la gerencia y la
supervisión del departamento para Recepcionista, operario de punto.
establecer lineamientos generales que
garanticen un buen desempeño.
Registrar las interacciones para que puedan
clasificarse según su naturaleza, la necesidad Recepcionista, operario de punto.
que se atendió y el tipo de cliente que la
buscó.
Duración de Cada que acabe un proceso se realiza un informe
la actividad:
Planillas de satisfacción del cliente, Eficaz, Satisfacción de los clientes.
informes, planes estratégicos.
Área de seguridad
Nombre del procedimiento: Seguridad de las instalaciones

Objetivo: Asegurar todas las áreas, productos y personas del lugar.
Alcance: Área de seguridad
Cargos que Operarios de seguridad.
intervienen:
Funciones El operario de seguridad debe estar alerta de todo lo que ocurra a su
por cargo: alrededor, informa y plasma lo sucedido en su turno.
Prestar un servicio responsable, eficiente y
diligente en el lugar, horario y forma que Operarios de seguridad.
se han determinado previamente.
Cumplir estrictamente las órdenes Operarios de seguridad.
impartidas por sus superiores jerárquicos.
Mantener el orden durante su servicio. Operarios de seguridad.
Llevar siempre la credencial de identidad y Operarios de seguridad.
devolverla al terminar su trabajo.
Poner especial cuidado con los bienes que está Operarios de seguridad.
custodiando para evitar daños, hurtos o robos.
Duración de 8 h
la actividad:
Planillas de reportes. Efectividad y seguridad.
Nombre del procedimiento: Identificación y control de personas y vehículos

que ingresan.
Objetivo: Mantener un flujo controlado de personas y vehículos que ingresen y
salgan de las instalaciones para evitar inconvenientes.
Alcance: Área de seguridad.
Cargos que Operarios de Seguridad.
intervienen:
Funciones El operario de seguridad, debe plasmar e informa todos los ingresos a las
por cargo: instalaciones.
Identificar y reportar los visitantes (ya
sean personas que pertenecen o no al Operarios de seguridad.
establecimiento, que entran por primera
vez o asiduamente, etc.).
Identificar y realizar la correcta entrada de
clientes- proveedores- cobradores: Operarios de seguridad.
personas que solo vienen a una tarea
concreta y son controlados hasta que
terminan su función.
Hacer que los empleados se identifiquen
cuando entren para evitar personas que Operarios de seguridad.
desean ingresar y no pertenecen a la
empresa.
Registrar los vehículos y diligenciar la
entrada y salida de vehículos de la Operarios de seguridad.
empresa, de mercancías, particulares de
empleados o de visitantes.
Duración de 8h
la actividad:
Planillas de registros de visitantes Efectividad y seguridad.
Identificación de cargos y funcionarios
Funcionario Cargo
Carlos Andrés Barrios Director general
Andrea Solano Peña Director contable
Humberto Toledo Pérez Director de producción y distribución
Marta Vanegas Parra Director de atención al cliente
John Peña Pinzón Director de talento humano
Oscar Fabián Sánchez Torres Director de seguridad y logística
Sofía Muñoz Cortes Contador
Iván Darío Segura Cano Auxiliar contable
Mariana Montoya Cáceres Ingeniero financiero
Andrés Gutiérrez Rojas Ingeniero financiero
Nelson Fonseca Torres Director logístico
Ana María moreno Veterinario agrícola
Sebastián Rojas Pastrana Veterinario agrícola
Andrea Porras López Operario de sacrificio
Felipe Sarmiento Nariño Operario de sacrificio
Rafael Pombo Toro Operario de sacrificio
Gustavo Andrés Prieto Sánchez Operario de sacrificio
Antonio Contreras Socarras Operario de despiece
Esteban Pulido Operario de despiece
Olga Siabato Maldonado Operario de despiece
Julio Cesar Niño Niño Operario de despiece
Luis Ernesto Carrisoza Operario de despiece
Teodolinda Martínez Operario de despiece
Janeth Roa Ruiz Operario de fileteado
Gloria Ramos Operario de fileteado
Paula Álvarez Operario de fileteado
Diego Fernando Murcia Operario de fileteado
Alexander Holguín Operario de fileteado
Carolina Tafur Cuartas Operario de fileteado
Cristian Camilo Lizarazu Operario de empaque
Nelson Betancourt León Operario de empaque
Andrés Bustamante Pérez Operario de empaque
Ernesto Pérez Pérez Operario de empaque
Gustavo Federico De La Calle Operario de empaque
Rito Alejandro Carrasco Operario de empaque
Jimmy Orjuela Higuera Operario de distribución
Rene Alejandro Martínez Operario de distribución
Claudia Valenzuela Prieto Operario de distribución
Johana Ruiz Palomeque Operario de distribución
Benito Poveda Alzate Operario de distribución
Jenny Carreño Zuleta Operario de distribución
Diomedes Díaz Franco Operario de limpieza
Lucia Cocunubo vega Operario de limpieza
Edgar Bohórquez Blanco Operario de limpieza
Patricia Ruiz Torres Operario de limpieza
Alfredo Rojas Rivera Operario de limpieza
Carmen Díaz Socarras Operario de limpieza
Vanessa Machado Ardila Director de ventas
Estefanía Cárdenas Suarez Vendedor de punto
Ramiro Blanco Pizza Vendedor de punto
Margarita Francisco Torres Vendedor de punto
Andrea Rosero Mora Psicólogo
Juan Jose Silva Martínez Psicólogo
Sebastián Suarez Peña Operario de seguridad
Cristian Campos Rodríguez Operario de seguridad
Nicolás Vergara cañon Operario de seguridad
Nicolás Tapias Ávila Operario de seguridad
Juan Rodríguez Cortes Operario de logística
Felipe Ollier Pérez Operario de logística
Paola Landazábal Gómez Operario de logística
Angélica Martínez Peña Operario de logística
German Duarte Núñez Operario de mantenimiento (maquinaria)
Gustavo Alonso Quevedo Torres Operario de mantenimiento (maquinaria)
Norma aplicable
ISO 9001: Sistemas de Gestión de Calidad
Beneficios:
 Aumenta la competitividad.
 Ayuda a mejorar la satisfacción del cliente.
 Reduce los errores.
 Aumenta la implicación del personal.
 Mejora el servicio de atención al cliente, consiguiendo clientes de mayor valor.
 Amplía las oportunidades de negocio.
ISO 14001: Sistemas de Gestión de Medio Ambiente

Beneficios:
 Reducción de costes por el uso optimizado de recursos.
 Aumento de la rentabilidad al reducir el coste energético y las emisiones.
 Mejora de la reputación y la imagen de marca.
 Aumenta la eficacia en los procesos.
 Minimiza el riesgo de accidentes medioambientales.
 Implica a los empleados con la protección del medio ambiente.
ISO 28001: Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Cadena de Suministro

Beneficios:
 Reduce los riesgos del comercio internacional
 Mejora la productividad y por lo tanto la competitividad.
 Abre nuevas oportunidades de negocio en mercados internacionales.
 Mejora la imagen y reputación de la empresa.
 Minimiza pérdidas económicas por ineficiencia.
 Amplía y mejora el control y la trazabilidad en la cadena de suministro.
 Garantiza la seguridad en toda la cadena de suministro.
ISO 22000: Sistema de Gestión Alimentario
Beneficios:
 Aumenta la confianza del consumidor sobre los productos de la empresa.
 Agiliza los procesos ahorrando costos.
 Aumenta la competitividad de la empresa.
 Es adaptable con ISO 9001 de calidad.
 Disminuye las incidencias con los productos y la retirada de los mismos del mercado.
Control y revisiones
FORMATO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DEL PERSONAL DEL

FRIGORÍFICO
ÁREA/SERV: ____________________________________________________________
NOMBRE DEL EVALUADO: ________________________________________________
PUESTO: ___________________________FECHA DE INGRESO__________________
NOMBRE DEL EVALUADOR________________________________________________
FECHA DE LA EVALUACIÓN ____________________________
En qué grado cree usted que el trabajador tiene desarrollada las competencias que se
presentan a continuación.- Marque con una X el número que refleja su opinión
1. De forma objetiva asigne el puntaje correspondiente.
2. Recuerde que en la escala para ser utilizada por el evaluador, cada puntaje
corresponde a un nivel que va de Muy bajo a Muy alto.
Muy bajo: 1 Rendimiento laboral no aceptable.

Bajo: 2 Rendimiento laboral regular.
Moderado: 3 Rendimiento laboral bueno.
Alto: 4 Rendimiento laboral muy bueno.
Muy Alto: 5 Rendimiento laboral excelente.
MUY MODE- MUY

BAJO ALTO
ÁREA DEL DESEMPEÑO BAJO RADO ALTO PUNTAJE
1 2 3 4 5
ORIENTACIÓN DE RESULTADOS
Termina su trabajo oportunamente
Cumple con las tareas que se le

encomienda
Realiza un volumen adecuado de

trabajo
CALIDAD
No comete errores en el trabajo
Hace uso racional de los recursos

No Requiere de supervisión
frecuente
Se muestra profesional en el trabajo
Se muestra respetuoso y amable en

el trato
RELACIONES
INTERPERSONALES
Se muestra cortés con el personal y

con sus compañeros
Brinda una adecuada orientación a

sus compañeros.
Evita los conflictos dentro del trabajo
INICIATIVA
Muestra nuevas ideas para mejorar

los procesos
Se muestra asequible al cambio
Se anticipa a las dificultades
Tiene gran capacidad para resolver

problemas
TRABAJO EN EQUIPO
Muestra aptitud para integrarse al

equipo
Se identifica fácilmente con los

objetivos del equipo
ORGANIZACIÓN
Planifica sus actividades
Hace uso de indicadores
Se preocupa por alcanzar las metas
PUNTAJE TOTAL:
Firma del evaluador (Director o Jefe de Comentarios:

Área):
Aprobación
Firma representante
______________________________________
C.C.

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El presente documento contiene el Manual de Procesos y Procedimientos, que sirve como

La estandarización de los procesos y procedimientos permiten cumplir los objetivos y principios de

Fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar

Definir los procesos y procedimientos precisando actividades, responsabilidades y autoridades

Dirigir la empresa, tomar decisiones,

Desarrollar un plan estratégico mediante el estudio de las oportunidades

Organizar la estructura de la empresa actual y

Experiencia en Coordinar planes de Capacidad de crear canales Tomar decisiones y

Director Director de Director Director de Director de

Gerente general Gerente de logística Gerente de producción Equipo de operarios

Revisar términos y Revisar el

Requerir insumos, Revisar la

Liquidar los Entregar el Supervisar el

Dirigir la realización del

Coordinar reunión Indicar la necesidad

Coordinar visita Identificar la Entrega de la

Auxiliar contable Director contable

Imprimir Aprobar los

Contador Ingeniero financiero Director contable

Coordinar las medidas

Verificar que el sistema

Emitir por escrito al

Dar a conocer a los

Auxiliar contable Contador

Tomar los estados de Recibir estado de

Imprimir auxiliares del

Auxiliar contable Contador

Revisar proformas Realizar la aprobación

TRANSFERENCIA CAJA MENOR

Pago y validación en el Comprobante de Recibo de caja

Se hacen las Se hacen las

Depósito bancario y entrega de

Identificación del pago

Elaboración del comprobante de

Creación y validación del

Gerente general Director contable Ingeniero financiero

Aprobar el Elaborar Revisar

Elaborar Recibir y Registrar el Emitir cheques

Director contable Director logístico Gerente general

Realizar planeación de pago a

Identificar las necesidades

¿Se requiere del recurso? Hacer requerimiento del

Liquidar mensualmente la nómina

Elaborar estados financieros

Presentar informes Evaluar la rentabilidad de

Evaluar la rentabilidad de los

Solicitar personal según

Verificar Revisar Buscar

Evaluar a Seleccionar Entrevistar a los

Remitir análisis Elegir el

Autorizar Elaborar Solicitar

Se felicita al personal Aplicar acciones

Director de talento humano

Identificar las novedades sucedidas y/o

Efectuar el cierre PERNO para el periodo

Crear el nuevo periodo de pago de

Liquidar la prenomina para el periodo

Verificar resultados de la liquidación de

Determinar la causa de la Clasificar las novedades

Ejecutar el ingreso de las novedades al

Liquidar la prenomina para el periodo

Verificar la prenomina para detectar la