Tipos de Documentos según la norma Icontec GCT185

Tiene en cuentan los aspectos generales de comunicación y presenta un orden para las
partes de cada documento con base en el estilo y la presentación.
Propósito: tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental
en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de
las comunicaciones impresas y electrónicas.

 Cartas
 Memorando
 Circulares
 Actas
 Informes
 Certificados y constancia
 Hoja de vida corporativa
 Mensajes electrónicos.
Lo que contienen el documento:

 Código
 Lugar de origen y fecha de elaboración
 Destinatario
 Denominación o título académico
 Nombre del destinatario
 Cargo
 Organización
 Dirección
 Nombre de lugar de origen
 País
 Asunto
 Saludo
 Texto
 Despedida
 Remitente y firmas del responsable.
Circular:
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia,
información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa,
departamentos, empleados etc.
Características de una circular:

 Documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar

términos que impidan o dificulten su comprensión.
 Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
 Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.
Clases de circulares:
1 Circular general: Se dirige a un grupo específico de personas.
2 Carta circular: Está dirigida en forma personalizada
Ejemplo:
CARTA:
Las cartas comerciales tienen un formato con un estilo de bloques, de los cuales hay por
lo menos tres: el estilo de bloques estándar, estilo bloque modificado y estilo bloque
semisimplificado, se basan en el estilo de bloque. Cada estilo prescribe anchos márgenes,
espaciado entre párrafos y el orden de los contenidos de la carta. El estilo de bloque
estándar es una opción popular debido a que es la disposición más sencilla del formato.
CARACTERISTICAS:
Utilizando papel con membrete, el emisor no tiene que escribir su domicilio, lo que sería el
primer componente de una carta escrita con el estilo de bloque estándar. La fecha de la
carta viene a continuación, seguido unas líneas más adelante con el nombre y la dirección
del destinatario. Unas líneas más abajo, el saludo comienza la carta. En el cuerpo de la
carta, cada párrafo con un solo espacio está separado por una línea en blanco. Del mismo
modo, una línea en blanco separa el párrafo final del cierre (¨ Atentamente´´ o ´´Gracias´´,
por ejemplo) que es seguido unas líneas más adelante por la firma. Como se mencionó
anteriormente, cada línea está alineada con el margen izquierdo.
Ejemplo:
Memorando:
El memorando es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter
administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta.

Ejemplo:

 
CENECAPE ELA
Av. Arequipa 5181 – Bogotá 18
COLOMBIA

MEMORANDO N° 001-08

PARA: Departamento de Contabilidad

FECHA: 19 de enero del 2022

ASUNTO: Felicitaciones por labor cumplida

De acuerdo a lo convenio en nuestra última reunión del mes pasado, hacemos llegar
nuestra felicitaciones al Dpto. de contabilidad, por el excelente desempeño de sus
labores.
Los balances generales fueron entregados antes de la fecha previa y el directorio ha
aprobado todos los documentos el día 30 del presente.
Nuestro directorio siempre se ha caracterizado por reconocer a aquellas personas que
muestran esmero y esfuerzo constante.

Muy atentamente,

Carlos Hernández Laos

Gerente General

Carola C.
CC. Dpto. de personal