Gerencia de Proyectos

¿Qué es la Gerencia de Proyectos?

Área de Gestión
Ingeniería Industrial – Ingeniería Administrativa

Luciano GALLÓN, PhD

luciano.gallon@upb.edu.co

Medellín, 2022
Agenda

- Definiciones
- Contexto
- Metodologías
- Ciclo de vida
- Roles
- Funciones
- 3P
- Organización
- Procesos

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Agenda

- Definiciones
- Contexto
- Metodologías
- Ciclo de vida
- Roles
- Funciones
- 3P
- Organización
- Procesos

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Visión

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¿Qué es un Proyecto?

- Una idea por realizar

- Una parte de un plan o un programa

- Un evento único no repetitivo

- Un conjunto de actividades específicas para alcanzar unos objetivos prefijados

- Un conjunto de eventos con un ciclo de vida, desde el comienzo hasta el fin

(alcance)

- Un conjunto de eventos que se realizan en un tiempo determinado

(cronograma)

- Un conjunto de eventos que utilizan recursos limitados

(costo)

- Un conjunto de eventos que buscan obtener beneficios específicos

(sociales, económicos, ambientales)

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Agenda

- Definiciones
- Contexto
- Metodologías
- Ciclo de vida
- Roles
- Funciones
- 3P
- Organización
- Procesos

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Contexto
Hace parte de:

“Idea por Realizar” Según origen Privado

recursos y
Búsqueda de una solución población Público
Proyecto inteligente al planteamiento de un beneficiada
problema que tiende a resolver
una necesidad humana o deseo Según resultado Infraestructura Investigación
con duración específica final o tipo de
“producto”
Servicios Producción

Metodologías

Metodologías Formulación Gerencia

Matriz
Marco
Planificación Lógico Diagnostico
Alternativas Actual
(MML)

Análisis de Análisis de Metodología General

Alternativa
Análisis de
Problemas
Ajustada
Objetivos (MGA)

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Contexto

La elección de una metodología de Gerencia de Proyectos es

menos importante que la forma en que la aplicará la organización

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 Contexto

El uso de cualquier metodología de Gerencia de Proyectos

es mejor que no tener ninguna en absoluto

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Agenda

- Definiciones
- Contexto
- Metodologías
- Ciclo de vida
- Roles
- Funciones
- 3P
- Organización
- Procesos

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 … Y por qué a las
compañías se les
dificulta la adopción de
una metodología de
Gerencia de Proyectos

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Metodologías de
Gerencia EMPRESARIAL

VS
Metodologías de
Gerencia de PROYECTOS

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Herramientas

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Metodologías

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Se puede encontrar un amplio número de estándares para
la Gerencia de Proyectos, publicados por organizaciones,
entes de estandarización y asociaciones en todo el mundo, y
debido a esa diversidad, la selección y aplicación de normas
puede ser un problema complejo para las organizaciones

Ahlemann, F., Teuteberg, F., & Vogelsang, K. (2009). Project management standards - Diffusion and application in Germany and Switzerland. International Journal of Project Management, 27(3), 292-303.

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Estándares

Maricela I. Montes-Guerra, Faustino N. Gimena Ramos, H. Mauricio Díez-Silva (2013). Estándares y metodologías: Instrumentos esenciales para la aplicación de la dirección de proyectos

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 Las diferentes metodologías tienen un 85% en común:

¡ Pero ninguna de ellas gerenciará el proyecto por usted !

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Las agremiaciones de carácter profesional entorno al estudio de la
Gerencia de Proyectos, han diseñado, publicado y divulgado
Marcos de Conocimiento/Body of Knowledge (BoK)

Se puede decir que:

Association for Project Management Body of Knowledge (APMBoK)
Project Management Body of Knowledge (PMBoK)
Project and Program Management for Enterprise Innovation (P2M)
son unas de las publicaciones más influyentes en lo que
constituye la base de conocimientos de la profesión

Morris, P. W. G., Crawford, L., Hodgson, D., Shepherd, M. M., & Thomas, J. (2006). Exploring the role of formal bodies of knowledge in defining a profession - The case of project management. International Journal of Project Management

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 El éxito de un proyecto depende del
nivel de habilidades y compromiso que
posea el equipo de trabajo que lo
planifica y ejecuta

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 … Entonces cuál es el
estándar adecuado que debe
adoptar una organización para
la Gerencia de Proyectos

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Un estándar

La implementación de un estándar debe ser producto de un análisis de:

•Tipo de Proyecto (tecnológico, infraestructura, gestión del cambio, …)

• Forma de Proyecto (Documentación, esquemas interesados, …)
• Contexto geográfico-cultural
• La madurez de la organización
… en cuanto a conocimiento de la
Gerencia de Proyectos, entre otros

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 En referencia a las metodologías de Gerencia de Proyectos, se puede indicar que la
documentada en el PMBoK es la más empleada por las compañías de origen privado …

… incluso es la más utilizada a la hora de desarrollar nuevas metodologías

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 Nuevos Retos de la
Gerencia de Proyectos en la Empresa

El lenguaje de la metodología de proyectos debe

adaptarse al lenguaje organizacional, NO al contrario
Ejemplo:
“Gerente de Proyecto”
“Acta de Constitución de Proyecto”

Una directiva decidida, con frutos “bajitos” y

cosechas a largo plazo

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 Nuevos Retos de la
Gerencia de Proyectos en la Empresa

Proyectos por FASES, en los proyectos de “largo aliento”

dividirlos en fases; para un control más efectivo y la
posibilidad de autorregulación

Gestión del tiempo… La definición de tiempos y ejecución

debe estar acorde con el plan de desarrollo del talento
humano y las lecciones aprendidas

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 Nuevos Retos de la
Gerencia de Proyectos en la Empresa

”Redes Neuronales en proyectos”… restricciones de gobernabilidad

Relaciones de los
actores de la
organización según los
aportes en la
Gerencia de proyectos

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Agenda

- Definiciones
- Contexto
- Metodologías
- Ciclo de vida
- Roles
- Funciones
- 3P
- Organización
- Procesos

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Ciclo de Vida VS Procesos de Gerencia
• El ciclo de vida se refiere a las fases del proyecto

• Los Procesos de la Gerencia se refieren a los grupos requeridos

dentro del proyecto para planificar y gerenciar con éxito un proyecto

Formulación Ejecución Operación

Puesta en marcha
Comunicaciones

Hecho / Realidad
Adquisiciones
Presupuesto
Planificación

Cronograma
Inicio – Acta

Interesados
Evaluación

Viabilidad
Estudios

Riesgos

Calidad

Cierre
Idea

Gerencia de Proyecto Gerencia de Entregable

Tiempo

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Ciclo de Vida VS Procesos de Gerencia

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Ciclo de Vida VS Procesos de Gerencia

- ¿Qué define el ciclo de vida de un proyecto?

- Trabajo técnico a realizar en cada fase

- Entregables en cada fase

- Cómo se revisa, verifica y valida cada entregable

- Quién está involucrado en cada fase

- Cómo controlar y aprobar cada fase

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Ciclo de Vida VS Procesos de Gerencia

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Ciclo de Vida EN Gerencia

- Las fases son secuenciales y, normalmente, están definidas por transferencia de datos
técnicos o componentes técnicos

- El nivel de costo y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en las fases
intermedias y cae rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusión

- El nivel de incertidumbre es más alto al principio y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir con
los objetivos es más elevado al inicio del proyecto

- El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las características finales
de los entregables del proyecto y en el costo final del proyecto es más alto al comienzo y
decrece gradualmente a medida que avanza el proyecto

- Aun cuando muchos ciclos de vida de proyectos tienen nombres de fases similares y
requieren entregables similares, muy pocos ciclos de vida son idénticos

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Características de las Fases del Proyecto

- Un entregable es un resultado de trabajo que se puede medir y verificar

- Tal como una especificación, informe del estudio de viabilidad, documento de diseño detallado,
una pieza o un prototipo de trabajo

- Algunos entregables pueden corresponder al mismo proceso de dirección de proyectos

- Informes, actas, etc.

- Mientras que otros son los productos finales o componentes de los productos finales para
los cuales se creó el proyecto

- La conclusión o aprobación de uno o más entregables de un proyecto constituye una fase

de éste

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Características de las Fases del Proyecto

- Los entregables son parte de un proceso generalmente secuencial

- Las fases se pueden subdividir en subfases en función del tamaño, complejidad, nivel de
riesgo y restricciones del flujo de caja

- Cada subfase implica la entrega de uno o más entregables específicos para el seguimiento
y control

- La mayoría de estos entregables de las subfases están relacionados con el entregable de

la fase principal, y las fases normalmente toman el nombre de estos entregables de las
subfases
- Requisitos, diseño, construcción, prueba, puesta en marcha, rotación, entre otros, según
corresponda

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Características de las Fases del Proyecto

- Una fase del proyecto concluye con una revisión del trabajo logrado y los entregables, a fin
de determinar su aceptación

- La dirección lleva a cabo una revisión para decidir si comienza la siguiente fase sin cerrar
la fase actual

- Se puede cerrar una fase sin la decisión de iniciar alguna otra fase, por ejemplo cuando el
riesgo es alto

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Ciclo de Vida BAJO PMBOK

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Agenda

- Definiciones
- Contexto
- Metodologías
- Ciclo de vida
- Roles
- Funciones
- 3P
- Organización
- Procesos

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Gerencia de Proyectos

- Para gerenciar un proyecto se requiere

- Definir con claridad el objetivo/alcance del proyecto

- Dividir y subdividir en partes/paquetes

- Definir actividades de cada parte/paquete

- Representar paquetes en un diagrama de red

- Elaborar la estimación de tiempos

- Elaborar la estimación de costos

- Calcular cronograma y presupuesto

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Gerencia de Proyectos

- La gerencia de un proyecto incluye lo siguientes procesos

- Iniciación: Identificación de la necesidad

- Planificación: Diseño de la solicitud de propuesta (SDP), presentación de propuestas,

escogencia de propuesta y adjudicación

- Ejecución: Firma de contrato y desarrollo del proyecto

- Seguimiento y control

- Cierre

- La Gerencia de Proyectos implica la aplicación de conocimientos y técnicas en todas las

actividades del proyecto

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Roles o Cargos

Patrocinador
de Proyecto

Equipo Gerente
Interesados
de Proyecto de Proyecto

Gerente
Funcional

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Agenda

- Definiciones
- Contexto
- Metodologías
- Ciclo de vida
- Roles
- Funciones
- 3P
- Organización
- Procesos

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Funciones del PATROCINADOR

- Desembolsar los recursos financieros

- Suministrar los datos para el acta de constitución

- Conceder el tiempo para planificar el proyecto

- Permitir el cumplimiento de las políticas de calidad

- Resolver conflictos que trasciendan al control Director

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Interesados en el proyecto

Son personas u organizaciones que participan de

forma activa en el proyecto o cuyos intereses
pueden verse afectados como resultado de la
ejecución del proyecto o de su conclusión o que
pueden influir en las decisiones del proyecto

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Interesados en el proyecto

- Tienen niveles de responsabilidad y autoridad variables al participar en un proyecto, que

pueden cambiar a lo largo de su ciclo de vida

- Su responsabilidad y autoridad varía

- Pueden influir de manera positiva o negativa en el proyecto

- Tienen intereses muy diferentes

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Funciones de los INTERESADOS

- Determinado con el Gerente de Proyecto

- Aportar en preparación del acta de constitución

- Identificar los requisitos de su parte en el proyecto

- Discutir y aprobar cambios del proyecto

- Hacer parte del comité de control de cambios

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Funciones del GERENTE FUNCIONAL

- Asignar personas de su área al equipo del proyecto

- Aportar la experiencia propia sobre su área al proyecto

- Colaborar con los problemas asociados al desempeño de los miembros del equipo

- Contribuir por la mejor utilización del personal

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Funciones del EQUIPO DE TRABAJO

- Identificar interesados, requisitos y restricciones

- Preparar la formas de distribución del trabajo

- Suministrar estimaciones de tiempo y costo

- Dar cabal cumplimiento a los planes de calidad

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Funciones del GERENTE DE PROYECTO

- Coordinar las actividades de los miembros del equipo

- Garantizar que se cumpla la realización de las tareas correctas en el momento indicado

- Coordinar las actuaciones entre el proyecto y los interesados

- Gestionar las crisis y la solución de conflictos

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Agenda

- Definiciones
- Contexto
- Metodologías
- Ciclo de vida
- Roles
- Funciones
- 3P
- Organización
- Procesos

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3P

- Portafolio

- Programa

- Proyecto

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Gestión del Portafolio

Portafolio

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Gestión del Portafolio

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Gestión del Portafolio

La gestión del portafolio se refiere a la gestión

centralizada de uno o más portafolios, que incluye
identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y
controlar proyectos, programas y otros tipos de
trabajos relacionados para alcanzar los objetivos
específicos y estratégicos del negocio

Los componentes de un portafolio no son

necesariamente interdependientes ni relacionados

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Agenda

- Definiciones
- Contexto
- Metodologías
- Ciclo de vida
- Roles
- Funciones
- 3P
- Organización
- Procesos

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Tipos de Organización

- Organización FUNCIONAL

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Tipos de Organización

- Organización MATRICIAL

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Tipos de Organización

- Organización ORIENTADA A PROYECTOS

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Oficina de Proyectos (PMO)

Fuente: http://www.pmmlearning.com/index.php/ique-es-una-pmo

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Influencia de la
Estructura de la
Organización en
los proyectos

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Agenda

- Definiciones
- Contexto
- Metodologías
- Ciclo de vida
- Roles
- Funciones
- 3P
- Organización
- Procesos

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

Los procesos del proyecto

Entrada Salida son ejecutados por el
Equipo del Proyecto y los
Interesados
“Acción”
Herramientas / Técnicas

Procesos
Especifican y generan el orientados al Producto
producto del proyecto

Procesos de
Aseguran que el proyecto avance Gerencia de Proyecto
a lo largo de su ciclo de vida

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

Formulación Gerencia
Procesos Procesos de
orientados al Producto Gerencia de Proyecto

Especifican y generan el producto Aseguran que el proyecto avance

del proyecto a lo largo de su ciclo de vida

Varían según el área de aplicación y la fase Áreas de Conocimiento

del ciclo de vida
§ Gestión de Integración
§ Gestión de Alcance
FORMULACIÓN § Gestión de Cronograma
§ Gestión de Costos
§ Gestión de Calidad
Marco § Gestión de Recursos
Lógico § Gestión de Comunicaciones
(MML) § Gestión de Riesgos
§ Gestión de Adquisiciones
§ Gestión de Interesados

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

G. Planificación G. Ejecución
G. Inicio G. Cierre
Refina objetivos Integra recursos para
Define y Autoriza Formaliza la Aceptación
Curso de Acción para el éxito Implementar el Plan

G. De Monitoreo y Control

Supervisa el avance
para aplicar medias correctivas

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

Límites del Proyecto

Entregables Usuarios
del Proyecto finales

Iniciador/ Entradas al
Patrocinador Proyecto
del proyecto

Registros del Activos

Proyecto de los
Procesos

- Los grupos de procesos se relacionan a través de los resultados que producen

- Se superponen entre sí
- Los grupos de procesos no son fases del proyecto

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

- Grupo de Procesos de INICIO

- ¿Qué sucede?
- Se define el alcance inicial y recursos financieros iniciales
- Se selecciona el Gerente de Proyecto
- Se divide en fases
- Se toma la decisión de continuar cada fase o el proyecto

- ¿Qué debe saber hacer el Gerente?

- Evaluar la factibilidad de los productos y servicios dentro de los supuestos y restricciones
- Definir el alcance (a alto nivel)
- Realizar el análisis de interesados claves
- Identificar supuestos y restricciones basadas en la información histórica, de cliente y de
expertos
- Desarrollar el Acta de Constitución del proyecto
- Obtener la aprobación del Acta de Constitución del proyecto para formalizar la autoridad del
gerente

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

- Grupo de Procesos de PLANIFICACIÓN

- ¿Qué sucede?
- Hay que desarrollar el Plan para la Gerencia del Proyecto y los planes subsidiarios
- Se requiere especificar cuándo se culminan los esfuerzos de planificación

- ¿Qué debe saber hacer el gerente?

- Evaluar requerimientos detallados para establecer los entregables
- Crear la EDT
- Desarrollar los planes subsidiarios, incluyendo la gestión de cambios
- Presentar el Plan para la Getencia del Proyecto a los interesados (si se requiere)
- Conducir el inicio (kick off)

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

- Grupo del Proceso de EJECUCIÓN

- Los procesos de ejecución comprenden las acciones necesarias para asegurar que las
actividades del plan del proyecto se lleven a cabo

- Llevar a cabo la ejecución del proyecto, por lo general toma la mayor parte del tiempo y de
recursos,

- Los gerentes de proyectos deben utilizar sus habilidades de liderazgo para manejar los
muchos desafíos que se producen durante la ejecución del proyecto

- Muchos patrocinadores e interesados del proyecto se centran en los entregables relacionados

con los productos, servicios o resultados esperados del proyecto

- Un reporte de hitos puede ayudar a centrarse en completar los principales hitos

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

- Grupo de Procesos de EJECUCIÓN

- ¿Qué sucede?
- Se integran y realizan las actividades conforme al Plan para la Gerencia del Proyecto
- Es posible que se requiera replanificar la línea base
- Se usa la mayor parte del presupuesto

- ¿Qué debe saber hacer el gerente?

- Obtener y gerenciar los recursos
- Ejecutar las tareas definidas en el Plan para la Gerencia del Proyecto
- Implementar los cambios aprobados en el Plan para la Gerencia del Proyecto
- Maximizar el desempeño del equipo

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

- Grupo del Proceso de MONITOREO y CONTROL

- Consiste en medir el progreso hacia los objetivos del proyecto, monitorear desviaciones
del plan y tomar acciones correctivas

- Las salidas incluyen informes de rendimiento, solicitudes de cambio y actualizaciones de

los distintos planes

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

- Grupo del Proceso de MONITOREO y CONTROL

- ¿Qué sucede?
- El proyecto se modifica a través del tiempo
- Las tareas del proyecto requieren seguimiento

- ¿Qué debe saber hacer el gerente?

- Observar y medir el desempeño a fin de identificar variaciones, desarrollar acciones
correctiva aprobadas e informar a los interesados
- Gerenciar los cambios actualizando el Plan para la Gerencia del Proyecto
- Asegurar los entregables de acuerdo con los estándares de calidad
- Actualizar el registro de riesgos
- Evaluar las acciones correctivas para la solución de hallazgos (issues)
- Comunicar el estado del proyecto a los interesados

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

- Grupo del Proceso de CIERRE

- Implica obtener la aceptación por parte del cliente de los productos y servicios finales

- Incluso si los proyectos no se han completado, debería poder aprenderse del pasado,

- Las salidas incluyen los archivos del proyecto y lecciones aprendidas, parte de los activos
de proceso de la organización

- La mayoría de los proyectos también incluyen un informe final y presentación ante el

auspiciador o directivos

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

- Grupo de Procesos de CIERRE

- ¿Qué sucede?
- Se entregan los productos a los clientes
- Se cierran las adquisiciones
- Se liberan los recursos

- ¿Qué debe saber hacer el gerente?

- Obtener la aceptación del cliente/patrocinador para confirmar que se cumplió con el alcance y
los entregables
- Transferir la propiedad de los entregables a los interesados
- Distribuir el informe final del proyecto
- Recopilar las lecciones aprendidas
- Archivar los documentos del proyecto
- Medir la satisfacción del cliente

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Procesos de la Gerencia de Proyectos

Entrada Salida

“Acción”
Herramientas / Técnicas

Cuando existen procesos relacionados, las salidas de un proceso

suelen ser entradas del próximo proceso.

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Procesos / Áreas

Procesos de Gerencia de Proyectos Áreas de Conocimiento

§ Gestión de Integración
§ Gestión de Alcance
§ Gestión de Cronograma
§ Gestión de Costos
§ Gestión de Calidad
§ Gestión de Recursos
§ Gestión de Comunicaciones
§ Gestión de Riesgos
§ Gestión de Adquisiciones
§ Gestión de Interesados

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 Grupos de
Procesos

vs

Áreas de
Conocimiento

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Agenda

- Definiciones
- Contexto
- Metodologías
- Ciclo de vida
- Roles
- Funciones
- 3P
- Organización
- Procesos

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 Gracias

Gerencia de Proyectos

Área de Gestión
Ingeniería Industrial – Ingeniería Administrativa

v202020-202210: Luciano GALLÓN, PhD

v202010: Sergio GÓMEZ, Mg.

Medellín, 2022

Formación integral para la

transformación social y humana