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Capacitación

Las personas constituyen el principal patrimonio de las


organizaciones. El talento humano de las organizaciones, compuesto de
personas, desde el obrero hasta el principal ejecutivo, se convirtió en un
asunto vital para el éxito. El talento humano es la principal diferencia
competitiva de las organizaciones exitosas.
En un mundo tan variable y competitivo como el actual, en una
economía sin fronteras, las organizaciones se deben preparar continuamente
para enfrentar los desafíos de la innovación y la competencia. Para tener
éxito, las organizaciones deben contratar personas expertas, ágiles,
emprendedoras y dispuestas a asumir riesgos.
Las personas conducen los negocios, fabrican los productos y prestan
los servicios de manera excelente, para conseguirlo es imprescindible la
capacitación del talento humano.
Para poder comprender los procesos de capacitación de la empresa
se hace preciso tener claramente definido el concepto de educación pues
este engloba las fases del entrenamiento, adiestramiento y capacitación en el
ámbito del desarrollo personal.
Chiavenato (ob.cit.) define la educación como:

Toda influencia que el ser humano recibe del ambiente social


durante su existencia para adaptarse a las normas y a los
valores sociales vigentes y aceptados. El ser humano recibe
estas influencias y las asimila según sus inclinaciones y
predisposiciones y enriquece o modifica su comportamiento
de acuerdo con sus propios principios (p.56).

De acuerdo con esta definición la educación juega un papel


significante para el desarrollo social del individuo, puesto que a través de la
vida, éste interpreta y da significados a las propias experiencias en la
construcción de su cultura y personalidad, lo cual le permitirá desempeñarse
eficazmente dentro del medio donde se desenvuelva.
Vista la capacitación desde el ángulo de la educación, se puede afirmar
que ella es de vital importancia al contribuir con el desarrollo personal y
profesional de los empleados, lo que a su vez redunda en beneficios para la
empresa, pues de esta manera se logra un personal calificado y productivo.
Chiavenato (ob.cit.), define la capacitación como un proceso educativo a
corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual
las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de
objetivos definidos (p.557).
Sin embargo, ha faltado sentido común, constancia y visión de futuro
para elevar la capacidad productiva del sistema organizacional como
proveedor de conocimiento, destreza y habilidades, que se pueden reinvertir
en el mismo por medio de procesos gerenciales, tales como liderazgo, la
motivación, el estímulo al deseo de superación y el desarrollo de la
autoestima de los individuos que dan vida a la organización.
En este sentido, el propósito de la capacitación es ayudar a alcanzar
los objetivos de la empresa, proporcionando oportunidades a los empleados
de todos los niveles para obtener el conocimiento, la práctica y la conducta
requerida por la organización. El aprendizaje significa cambios en el
comportamiento de la persona mediante la incorporación de los nuevos
hábitos, actitudes, conocimientos y destrezas. Se habla del aprendizaje
organizacional para referirse a la cultura de perfeccionamiento de las
personas que predominan en las organizaciones exitosas.
Mediante la capacitación, la persona puede asimilar información,
aprender habilidades, desarrollar actitudes y comportamientos diferentes a
partir de cuatro tipos de cambios de comportamiento logrados mediante la
capacitación.
Según Chiavenato (2002), existen cuatro clases de cambio de
comportamiento logrado mediante la capacitación.

Aumentar el conocimiento de las personas.


Transmisión de Información sobre la organización, sus productos o
servicios, políticas y directrices, reglas y
Información reglamentos, sus clientes

Mejorar las habilidades y destrezas.


Desarrollo de Capacitar para la ejecución y operación de
Habilidades tareas, manejo de equipos, máquinas y
herramientas.
Capacitación

Desarrollar o modificar comportamientos.


Desarrollo de Cambios de actitudes negativas a actitudes
Actitudes favorables, de toma de conciencia y sensibilidad
con las personas, con los clientes internos y
externos.

Elevar el nivel de abstracción


Desarrollo de Desarrollar ideas y conceptos para ayudar a
Conceptos las personas a pensar en términos globales y
amplios

La mayoría de los programas de capacitación se concentran en


transmitir información al empleado sobre la organización, sus políticas y
directrices, reglas y procedimientos, misión y visión organizacional, sus
productos y servicios, sus clientes, sus competidores.
Algunos se centran en desarrollar las habilidades de las personas
para habilitarlas y capacitarlas en su trabajo; otros buscan desarrollar
nuevos hábitos y actitudes para tratar con clientes internos y externos, con el
propio trabajo y con la organización.
Casi siempre las organizaciones utilizan simultáneamente varios tipos
de cambios de comportamiento en los programas de capacitación y trata de
cambiar las actitudes reactivas y conservadoras de las personas por
actitudes preactivas e innovadoras que mejoran su espíritu de equipo y su
creatividad.
Propósitos de la Capacitación

 Crear, difundir, reforzar, mantener y actualizar la cultura y valores de


la organización. El éxito en la realización de estas cinco tareas
dependerá del grado de sensibilización, concentración y compresión
que tenga el recurso humano para reaccionar a los programas
impartidos.
 Clarificar, apoyar y consolidar los cambios organizacionales: uno de
los efectos claves que se han comprobado de la capacitación es el
cambio de conducta que se genera en el recurso humano, lo cual es
un indicador indiscutible de la efectividad del aprendizaje; estos
cambios de conducta y de actitudes, reflejan la importancia de la
capacitación en la actualidad, cuando el entorno permanentemente
cambia como resultado de los avances tecnológicos que se dan a
nivel mundial y por la democratización del uso de la información,
específicamente por la Internet que mantiene informados al instante a
sus usuarios con respecto a lo que sucede en torno al mundo en
materia social, económica, política, cultural, entre otros.
 Elaborar la calidad del desempeño: identificar los casos de
insuficiencia en los estándares del desempeño individual por falta de
conocimientos o habilidades, significa haber detectado una de las más
importantes prioridades de capacitación técnica, humana o
administrativa.
 Resolver problemas: la alta dirección enfrenta cada día mas el logro
de metas transcendentales con altos niveles de excelencia en medio
de diversas dificultades, financieras, tecnológicas, administrativas y
humanas.
 Habilidad para su promoción: el concepto de desarrollo y planeación
de carreras atrae al personal y lo motiva a permanecer dentro de la
organización. En este sentido los programas de capacitación permiten
que la política de promociones sea una realidad al habilitar al individuo
para crecer con la empresa, desde el punto actual hacia otros de
mayor categoría donde deberán ejercer mayor responsabilidad. Sin
embargo, no se debe olvidar que en la actualidad postmoderna la
permanencia en la empresa como resultado de la meritocracia ha
cambiado de significado, al convertirse el plan de carrera dentro de la
empresa en una responsabilidad personal mas que una obligación de
la empresa con la empresa con el empleado, como se pensaba según
los viejos paradigmas.
 Inducción y orientación del nuevo personal de la empresa.

Tipos de Capacitación

Según Siliceo (2000), existen variados tipos de capacitación entre los


cuales se destacan:
- Pre-laboral: es la que se imparte a los aspirantes al puesto a través de
la organización.
- Inductiva: se da a los trabajadores de nuevo ingreso para que se
ambienten en su nuevo puesto y conozcan los valores que dan
identidad a la organización en el marco de la cultura institucional.
- En el puesto: sirve para mejorar el desempeño de un puesto y en
ocasiones sirve de formación para futuras promociones.
- Para el cambio de puestos: imparte nuevos conocimientos y forma
parte de programas de inducción para empleados ya contratados que
pasan a ocupar nuevas posiciones dentro de la empresa.
- Para el desarrollo: busca la superación personal del trabajador en
todas sus dimensiones físicas, mental, emocional, espiritual y social,
como herramienta motivacional al logro a través de un desempeño
profesional con competencias centradas en la responsabilidad y el
compromiso.
- Como canal de comunicación: sirve para establecer un canal de
comunicación entre todos los niveles de la organización para
adecuarse a sus exigencias internas y externas, en ambiente y
escenarios que cambian constantemente. En este aspecto es
importante destacar que según los antiguos paradigmas se decía
“quien maneja la información maneja el poder”, hoy en día esos
valores han cambiado y se dice mas bien que quien sabe interpretar y
manejar la comunicación es quien tiene el poder, pues por la
globalización de la comunicación, ya la información es instantánea y
esta disponible para todos.
- Fuera del trabajo: es impartida fuera de la empresa, bajo cualquiera
de las siguientes modalidades: (a) equipos de trabajo, (b) conductual
orientada a la simulación de juego de negocios, análisis y solución de
problemas; (c) en el aula se lleva a cabo en grupos y se imparte
mediante cursos, conferencias, seminarios y laboratorios.
- En el trabajo: entendida como actividades relacionadas directamente
con el día a día y puedan concebirse de manera sistemática y
transformada en un entrenamiento permanente, haciendo de la
empresa un lugar para el aprendizaje continuo.
- Individual: se da de manera particular al empleado que necesita
mejorar su eficiencia en conocimientos, experiencias y habilidades
para un mejor desempeño laboral.
- Externa: es la que imparte una persona ajena a la institución y puede
ser un profesional especializado en una materia especifica o pueden
ser programadas bajo el sistema de outsourcing por empresas
dedicadas a ofrecer este servicio.

Proceso de Capacitación

La capacitación es un proceso cíclico y continuo compuesto por cuatro


etapas.
 Diagnostico: inventario de las necesidades de capacitación que se
deben satisfacer. Estas necesidades pueden ser pasadas, presentes o
futuras.
 Diseño: elaboración del programa de capacitación para satisfacer las
necesidades diagnosticadas.
 Implementación: aplicación y conducción del programa de
capacitación.
 Evaluación: verificación de los resultados de la capacitación.

Las cuatro etapas de la capacitación, incluye el diagnóstico de la


situación, la elección de la estrategia para encontrar la solución, la
implementación de la acción y la evaluación y control de los resultados de las
acciones de capacitación. La capacitación no se debe confundir con el simple
acto de asistir a un curso y proporcionar información, pues va mucho mas
allá. Significa alcanzar el nivel de desempeño esperado por la organización,
a través del desarrollo continuo de las personas que trabajan en ella. Por lo
tanto es deseable una cultura interna favorable al aprendizaje y
comprometida con los cambios.

Diagnóstico de las Necesidades de Capacitación

La primera etapa de la capacitación es la evaluación de las


necesidades de capacitación de la organización, se debe diagnosticar a partir
de ciertos censos e investigaciones internas capaces de localizarlas y
descubrirlas. Las necesidades de capacitación son las carencias de
preparación profesional de las personas, es decir la diferencia entre lo que
una persona debería saber y hacer y aquello que realmente sabe y hace.
Una necesidad de capacitación es un área de información o de
habilidades que un individuo o un grupo debe desarrollar para mejorar o
aumentar su eficiencia, eficacia y productividad en el trabajo. Cuando se
localizan estas necesidades o carencias y las elimina, es benéfico para los
empleados, la organización y sobre todo para el cliente.
La capacitación de las personas en la organización debe ser una
actividad continua y constante. Incluso si el desempeño de las personas es
excelente, se debe introducir o incentivar alguna observación y mejoramiento
de las habilidades. La base principal de los programas de mejoramiento
continuo es la constante capacitación de las personas para lograr niveles de
desempeño cada vez mas elevados. La capacitación es el principal
catalizador del cambio.
El inventario de las necesidades de capacitación se pueden realizar en
tres niveles de análisis.
1. Análisis organizacional: verificar los aspectos de la misión, la visión, y los
objetivos estratégicos que deben atender la capacitación.
2. Análisis de los recursos humanos: a partir del perfil de personas,
determinar cuáles son los comportamientos, las actitudes, los conocimientos
y las competencias necesarias para que las personas contribuyan a la
consecución de los objetivos estratégicos de la organización.
3. Análisis de la estructura de cargos: determinar cuáles son las habilidades,
destreza y competencias que las personas deberán desarrollar para
desempeñar adecuadamente los cargos.
4. Análisis de la capacitación: a partir de los objetivos y metas, que se
deberán utilizar como criterios para evaluar la eficiencia y la eficacia del
programa de capacitación.

Diseño del Programa de Capacitación

La segunda etapa del proceso, relacionada con la planeación de las


acciones de la capacitación, es el diseño del programa de capacitación.
Después de diagnosticar y localizar las necesidades de capacitación, es
necesario centrar la atención en esas necesidades mediante un programa
integrado y cohesionado. Programar la capacitación significa definir seis
componentes básicos: a quién debe entrenarse, cómo debe entrenarse, en
qué, quién debe entrenarlo, dónde y cuándo, a fin de alcanzar los objetivos
de la capacitación.
El programa de capacitación debe estar asociado con las necesidades
estratégicas de la organización. Es preciso evaluar las necesidades de la
organización y de las personas, y establecer criterios precisos para
establecer el nivel de desempeño esperado. Además la organización debe
estar dispuesta a dar espacios y ofrecer oportunidades de aplicación de las
nuevas competencias y conocimientos adquiridos en la capacitación. Para
así, evitar desperdicios y garantizar el retorno deseado de la inversión.
En el mismo sentido, la manera de conciliar la inversión con el retorno
es implementar la denominada capacitación orientada hacia los resultados,
por mas difícil que sea definirlos y verificarlos. Es indispensable establecer
resultados para la capacitación y compararlos posteriormente.

Conducción del Programa de Capacitación

La conducción, implementación y aplicación del programa de


capacitación es la tercera etapa del proceso. Hay una sofisticada tecnología
de capacitación. Existen varias técnicas para transmitir la información
necesaria y desarrollar las habilidades requeridas en el programa de
capacitación. Las dos principales técnicas para transmitir información son:
1. Conferencias: la técnica mas utilizada para transmitir información en los
programas de capacitación es la conferencia. Esta conferencia es un medio
de comunicación de una sola vía, en que un instructor presenta información
verbal a un grupo de oyentes. Una ventaja de la conferencia es que el
instructor expone a los entrenados una cantidad máxima de información
dentro de determinado tiempo. La conferencia, sin embargo, presenta
desventajas. Por ser una sola vía, los entrenados adoptan una postura
pasiva. Existe poca oportunidad de aclarar dudas o significados, reforzar o
retroalimentar o conocer los resultados. Estas limitaciones no permiten que la
técnica tenga mucho valor para promover cambios de actitud o de
comportamiento.
2. Instrucción programada: técnica utilizada para transmitir información en
programas de capacitación. El aprendizaje programado es una técnica para
instruir sin la presencia e intervención del instructor humano. Pequeñas
partes de información que requieren respuestas relacionadas se presentan
individualmente a los entrenados, quienes pueden determinar sus respuestas
para saber si comprendieron la información obtenida. Los tipos de
respuestas solicitados a los entrenados varían según la situación, y
generalmente son de selección múltiple, verdadero y falso. Una ventaja es
que se puede computarizar y los entrenados aprenden en sus propias casas,
saben de inmediato si se equivocaron o acertaron y participan activamente
en el proceso. La principal desventaja es que no se presentan las respuestas
al entrenado.
Las técnicas para el desarrollo de habilidades en los programas de
capacitación se dividen en cargos y técnicas de clase.
1. Capacitación en el cargo: técnica de capacitación que suministra
información, conocimiento y experiencia relacionados con el cargo. Puede
incluir conducción, rotación de cargos, y asignación de proyectos especiales.
La conducción representa una aparición crítica respecto al desempeño de la
persona en el cargo. La rotación de cargo incluye el desplazamiento de una
persona de un cargo a otro, para comprender mejor la organización en
conjunto. La asignación de proyectos especiales significa entregar una tarea
específica para que la persona aproveche su experiencia en determinada
actividad.
2. Técnicas de clase: utilizan la sala de clase y el instructor para desarrollar
habilidades, conocimientos y experiencias relacionadas con el cargo. Las
habilidades varían y fluyen desde habilidades técnicas (programación de
computadoras) hasta habilidades interpersonales (liderazgo o trabajo en
grupo). Las técnicas de clase pueden desarrollar habilidades sociales e
incluir actividades de dramatización y juego de negocios. El formato mas
común de juegos administrativos son los pequeños grupos de entrenados,
para tomar decisiones administrativas y evaluarlas. Las técnicas de clase
estimulan la interacción y producen un ambiente de discusión que no se
presenta en los modelos de una sola vía, como la conferencia. Estas
técnicas desarrollan un clima en que los entrenados aprenden el nuevo
comportamiento desempeñando las actividades, actuando como personas o
equipos, actuando con la información y facilitando el aprendizaje por medio
del conocimiento y la experiencia relacionados con el cargo mediante su
aplicación práctica.

Evaluación del Programa de Capacitación

La etapa final es la evaluación del programa de capacitación para


comprobar su eficacia, es decir, para verificar si la capacitación estuvo
acorde con las necesidades de la organización, de las personas y de los
clientes. Como estos programas representan una inversión se requiere que
se produzca un retorno razonable. Normalmente, se debe evaluar si el
programa de capacitación satisface las necesidades para las que fue
diseñado.
La evaluación de los programas de capacitación se pueden llevar a
cabo en cuatro niveles:

1. Evaluación a nivel organizacional:


- Aumento de la eficacia organizacional
- Mejoramiento de la imagen de la empresa
- Mejoramiento del clima organizacional
- Mejoramiento de la relación entre la empresa y los empleados
- Mejoramiento en la atención al cliente
- Facilidad de cambios e innovación
- Aumento de la eficiencia
- Involucramiento de los gerentes en las prácticas de capacitación
2. Evaluación a nivel de recursos humanos
- Reducción de la rotación y ausentismo laboral
- Aumento de la eficacia individual y grupal de los empleados
- Aumento del conocimiento de las personas
- Cambios de actitudes y comportamiento de las personas
- Aumento de las competencias de las personas
- Mejoramiento de la calidad de vida en el trabajo
3. Evaluación a niveles de cargos
- Adecuación de las personas a los requisitos exigidos por los cargos
- Mejoramiento del espíritu de equipo y de cooperación
- Aumento de la productividad
- Mejoramiento de la calidad
- Reducción del índice de accidentes de trabajo
- Reducción del índice de mantenimiento de maquinas y equipos
4. Evaluación en el nivel de capacitación
- Consecución de los objetivos de capacitación
- Retornos de las inversiones realizadas en la capacitación.

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