Las personas constituyen el principal patrimonio de las
organizaciones. El talento humano de las organizaciones, compuesto de personas, desde el obrero hasta el principal ejecutivo, se convirtió en un asunto vital para el éxito. El talento humano es la principal diferencia competitiva de las organizaciones exitosas. En un mundo tan variable y competitivo como el actual, en una economía sin fronteras, las organizaciones se deben preparar continuamente para enfrentar los desafíos de la innovación y la competencia. Para tener éxito, las organizaciones deben contratar personas expertas, ágiles, emprendedoras y dispuestas a asumir riesgos. Las personas conducen los negocios, fabrican los productos y prestan los servicios de manera excelente, para conseguirlo es imprescindible la capacitación del talento humano. Para poder comprender los procesos de capacitación de la empresa se hace preciso tener claramente definido el concepto de educación pues este engloba las fases del entrenamiento, adiestramiento y capacitación en el ámbito del desarrollo personal. Chiavenato (ob.cit.) define la educación como:
Toda influencia que el ser humano recibe del ambiente social
durante su existencia para adaptarse a las normas y a los valores sociales vigentes y aceptados. El ser humano recibe estas influencias y las asimila según sus inclinaciones y predisposiciones y enriquece o modifica su comportamiento de acuerdo con sus propios principios (p.56).
De acuerdo con esta definición la educación juega un papel
significante para el desarrollo social del individuo, puesto que a través de la vida, éste interpreta y da significados a las propias experiencias en la construcción de su cultura y personalidad, lo cual le permitirá desempeñarse eficazmente dentro del medio donde se desenvuelva. Vista la capacitación desde el ángulo de la educación, se puede afirmar que ella es de vital importancia al contribuir con el desarrollo personal y profesional de los empleados, lo que a su vez redunda en beneficios para la empresa, pues de esta manera se logra un personal calificado y productivo. Chiavenato (ob.cit.), define la capacitación como un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos (p.557). Sin embargo, ha faltado sentido común, constancia y visión de futuro para elevar la capacidad productiva del sistema organizacional como proveedor de conocimiento, destreza y habilidades, que se pueden reinvertir en el mismo por medio de procesos gerenciales, tales como liderazgo, la motivación, el estímulo al deseo de superación y el desarrollo de la autoestima de los individuos que dan vida a la organización. En este sentido, el propósito de la capacitación es ayudar a alcanzar los objetivos de la empresa, proporcionando oportunidades a los empleados de todos los niveles para obtener el conocimiento, la práctica y la conducta requerida por la organización. El aprendizaje significa cambios en el comportamiento de la persona mediante la incorporación de los nuevos hábitos, actitudes, conocimientos y destrezas. Se habla del aprendizaje organizacional para referirse a la cultura de perfeccionamiento de las personas que predominan en las organizaciones exitosas. Mediante la capacitación, la persona puede asimilar información, aprender habilidades, desarrollar actitudes y comportamientos diferentes a partir de cuatro tipos de cambios de comportamiento logrados mediante la capacitación. Según Chiavenato (2002), existen cuatro clases de cambio de comportamiento logrado mediante la capacitación.
Aumentar el conocimiento de las personas.
Transmisión de Información sobre la organización, sus productos o servicios, políticas y directrices, reglas y Información reglamentos, sus clientes
Mejorar las habilidades y destrezas.
Desarrollo de Capacitar para la ejecución y operación de Habilidades tareas, manejo de equipos, máquinas y herramientas. Capacitación
Desarrollar o modificar comportamientos.
Desarrollo de Cambios de actitudes negativas a actitudes Actitudes favorables, de toma de conciencia y sensibilidad con las personas, con los clientes internos y externos.
Elevar el nivel de abstracción
Desarrollo de Desarrollar ideas y conceptos para ayudar a Conceptos las personas a pensar en términos globales y amplios
La mayoría de los programas de capacitación se concentran en
transmitir información al empleado sobre la organización, sus políticas y directrices, reglas y procedimientos, misión y visión organizacional, sus productos y servicios, sus clientes, sus competidores. Algunos se centran en desarrollar las habilidades de las personas para habilitarlas y capacitarlas en su trabajo; otros buscan desarrollar nuevos hábitos y actitudes para tratar con clientes internos y externos, con el propio trabajo y con la organización. Casi siempre las organizaciones utilizan simultáneamente varios tipos de cambios de comportamiento en los programas de capacitación y trata de cambiar las actitudes reactivas y conservadoras de las personas por actitudes preactivas e innovadoras que mejoran su espíritu de equipo y su creatividad. Propósitos de la Capacitación
Crear, difundir, reforzar, mantener y actualizar la cultura y valores de
la organización. El éxito en la realización de estas cinco tareas dependerá del grado de sensibilización, concentración y compresión que tenga el recurso humano para reaccionar a los programas impartidos. Clarificar, apoyar y consolidar los cambios organizacionales: uno de los efectos claves que se han comprobado de la capacitación es el cambio de conducta que se genera en el recurso humano, lo cual es un indicador indiscutible de la efectividad del aprendizaje; estos cambios de conducta y de actitudes, reflejan la importancia de la capacitación en la actualidad, cuando el entorno permanentemente cambia como resultado de los avances tecnológicos que se dan a nivel mundial y por la democratización del uso de la información, específicamente por la Internet que mantiene informados al instante a sus usuarios con respecto a lo que sucede en torno al mundo en materia social, económica, política, cultural, entre otros. Elaborar la calidad del desempeño: identificar los casos de insuficiencia en los estándares del desempeño individual por falta de conocimientos o habilidades, significa haber detectado una de las más importantes prioridades de capacitación técnica, humana o administrativa. Resolver problemas: la alta dirección enfrenta cada día mas el logro de metas transcendentales con altos niveles de excelencia en medio de diversas dificultades, financieras, tecnológicas, administrativas y humanas. Habilidad para su promoción: el concepto de desarrollo y planeación de carreras atrae al personal y lo motiva a permanecer dentro de la organización. En este sentido los programas de capacitación permiten que la política de promociones sea una realidad al habilitar al individuo para crecer con la empresa, desde el punto actual hacia otros de mayor categoría donde deberán ejercer mayor responsabilidad. Sin embargo, no se debe olvidar que en la actualidad postmoderna la permanencia en la empresa como resultado de la meritocracia ha cambiado de significado, al convertirse el plan de carrera dentro de la empresa en una responsabilidad personal mas que una obligación de la empresa con la empresa con el empleado, como se pensaba según los viejos paradigmas. Inducción y orientación del nuevo personal de la empresa.
Tipos de Capacitación
Según Siliceo (2000), existen variados tipos de capacitación entre los
cuales se destacan: - Pre-laboral: es la que se imparte a los aspirantes al puesto a través de la organización. - Inductiva: se da a los trabajadores de nuevo ingreso para que se ambienten en su nuevo puesto y conozcan los valores que dan identidad a la organización en el marco de la cultura institucional. - En el puesto: sirve para mejorar el desempeño de un puesto y en ocasiones sirve de formación para futuras promociones. - Para el cambio de puestos: imparte nuevos conocimientos y forma parte de programas de inducción para empleados ya contratados que pasan a ocupar nuevas posiciones dentro de la empresa. - Para el desarrollo: busca la superación personal del trabajador en todas sus dimensiones físicas, mental, emocional, espiritual y social, como herramienta motivacional al logro a través de un desempeño profesional con competencias centradas en la responsabilidad y el compromiso. - Como canal de comunicación: sirve para establecer un canal de comunicación entre todos los niveles de la organización para adecuarse a sus exigencias internas y externas, en ambiente y escenarios que cambian constantemente. En este aspecto es importante destacar que según los antiguos paradigmas se decía “quien maneja la información maneja el poder”, hoy en día esos valores han cambiado y se dice mas bien que quien sabe interpretar y manejar la comunicación es quien tiene el poder, pues por la globalización de la comunicación, ya la información es instantánea y esta disponible para todos. - Fuera del trabajo: es impartida fuera de la empresa, bajo cualquiera de las siguientes modalidades: (a) equipos de trabajo, (b) conductual orientada a la simulación de juego de negocios, análisis y solución de problemas; (c) en el aula se lleva a cabo en grupos y se imparte mediante cursos, conferencias, seminarios y laboratorios. - En el trabajo: entendida como actividades relacionadas directamente con el día a día y puedan concebirse de manera sistemática y transformada en un entrenamiento permanente, haciendo de la empresa un lugar para el aprendizaje continuo. - Individual: se da de manera particular al empleado que necesita mejorar su eficiencia en conocimientos, experiencias y habilidades para un mejor desempeño laboral. - Externa: es la que imparte una persona ajena a la institución y puede ser un profesional especializado en una materia especifica o pueden ser programadas bajo el sistema de outsourcing por empresas dedicadas a ofrecer este servicio.
Proceso de Capacitación
La capacitación es un proceso cíclico y continuo compuesto por cuatro
etapas. Diagnostico: inventario de las necesidades de capacitación que se deben satisfacer. Estas necesidades pueden ser pasadas, presentes o futuras. Diseño: elaboración del programa de capacitación para satisfacer las necesidades diagnosticadas. Implementación: aplicación y conducción del programa de capacitación. Evaluación: verificación de los resultados de la capacitación.
Las cuatro etapas de la capacitación, incluye el diagnóstico de la
situación, la elección de la estrategia para encontrar la solución, la implementación de la acción y la evaluación y control de los resultados de las acciones de capacitación. La capacitación no se debe confundir con el simple acto de asistir a un curso y proporcionar información, pues va mucho mas allá. Significa alcanzar el nivel de desempeño esperado por la organización, a través del desarrollo continuo de las personas que trabajan en ella. Por lo tanto es deseable una cultura interna favorable al aprendizaje y comprometida con los cambios.
Diagnóstico de las Necesidades de Capacitación
La primera etapa de la capacitación es la evaluación de las
necesidades de capacitación de la organización, se debe diagnosticar a partir de ciertos censos e investigaciones internas capaces de localizarlas y descubrirlas. Las necesidades de capacitación son las carencias de preparación profesional de las personas, es decir la diferencia entre lo que una persona debería saber y hacer y aquello que realmente sabe y hace. Una necesidad de capacitación es un área de información o de habilidades que un individuo o un grupo debe desarrollar para mejorar o aumentar su eficiencia, eficacia y productividad en el trabajo. Cuando se localizan estas necesidades o carencias y las elimina, es benéfico para los empleados, la organización y sobre todo para el cliente. La capacitación de las personas en la organización debe ser una actividad continua y constante. Incluso si el desempeño de las personas es excelente, se debe introducir o incentivar alguna observación y mejoramiento de las habilidades. La base principal de los programas de mejoramiento continuo es la constante capacitación de las personas para lograr niveles de desempeño cada vez mas elevados. La capacitación es el principal catalizador del cambio. El inventario de las necesidades de capacitación se pueden realizar en tres niveles de análisis. 1. Análisis organizacional: verificar los aspectos de la misión, la visión, y los objetivos estratégicos que deben atender la capacitación. 2. Análisis de los recursos humanos: a partir del perfil de personas, determinar cuáles son los comportamientos, las actitudes, los conocimientos y las competencias necesarias para que las personas contribuyan a la consecución de los objetivos estratégicos de la organización. 3. Análisis de la estructura de cargos: determinar cuáles son las habilidades, destreza y competencias que las personas deberán desarrollar para desempeñar adecuadamente los cargos. 4. Análisis de la capacitación: a partir de los objetivos y metas, que se deberán utilizar como criterios para evaluar la eficiencia y la eficacia del programa de capacitación.
Diseño del Programa de Capacitación
La segunda etapa del proceso, relacionada con la planeación de las
acciones de la capacitación, es el diseño del programa de capacitación. Después de diagnosticar y localizar las necesidades de capacitación, es necesario centrar la atención en esas necesidades mediante un programa integrado y cohesionado. Programar la capacitación significa definir seis componentes básicos: a quién debe entrenarse, cómo debe entrenarse, en qué, quién debe entrenarlo, dónde y cuándo, a fin de alcanzar los objetivos de la capacitación. El programa de capacitación debe estar asociado con las necesidades estratégicas de la organización. Es preciso evaluar las necesidades de la organización y de las personas, y establecer criterios precisos para establecer el nivel de desempeño esperado. Además la organización debe estar dispuesta a dar espacios y ofrecer oportunidades de aplicación de las nuevas competencias y conocimientos adquiridos en la capacitación. Para así, evitar desperdicios y garantizar el retorno deseado de la inversión. En el mismo sentido, la manera de conciliar la inversión con el retorno es implementar la denominada capacitación orientada hacia los resultados, por mas difícil que sea definirlos y verificarlos. Es indispensable establecer resultados para la capacitación y compararlos posteriormente.
Conducción del Programa de Capacitación
La conducción, implementación y aplicación del programa de
capacitación es la tercera etapa del proceso. Hay una sofisticada tecnología de capacitación. Existen varias técnicas para transmitir la información necesaria y desarrollar las habilidades requeridas en el programa de capacitación. Las dos principales técnicas para transmitir información son: 1. Conferencias: la técnica mas utilizada para transmitir información en los programas de capacitación es la conferencia. Esta conferencia es un medio de comunicación de una sola vía, en que un instructor presenta información verbal a un grupo de oyentes. Una ventaja de la conferencia es que el instructor expone a los entrenados una cantidad máxima de información dentro de determinado tiempo. La conferencia, sin embargo, presenta desventajas. Por ser una sola vía, los entrenados adoptan una postura pasiva. Existe poca oportunidad de aclarar dudas o significados, reforzar o retroalimentar o conocer los resultados. Estas limitaciones no permiten que la técnica tenga mucho valor para promover cambios de actitud o de comportamiento. 2. Instrucción programada: técnica utilizada para transmitir información en programas de capacitación. El aprendizaje programado es una técnica para instruir sin la presencia e intervención del instructor humano. Pequeñas partes de información que requieren respuestas relacionadas se presentan individualmente a los entrenados, quienes pueden determinar sus respuestas para saber si comprendieron la información obtenida. Los tipos de respuestas solicitados a los entrenados varían según la situación, y generalmente son de selección múltiple, verdadero y falso. Una ventaja es que se puede computarizar y los entrenados aprenden en sus propias casas, saben de inmediato si se equivocaron o acertaron y participan activamente en el proceso. La principal desventaja es que no se presentan las respuestas al entrenado. Las técnicas para el desarrollo de habilidades en los programas de capacitación se dividen en cargos y técnicas de clase. 1. Capacitación en el cargo: técnica de capacitación que suministra información, conocimiento y experiencia relacionados con el cargo. Puede incluir conducción, rotación de cargos, y asignación de proyectos especiales. La conducción representa una aparición crítica respecto al desempeño de la persona en el cargo. La rotación de cargo incluye el desplazamiento de una persona de un cargo a otro, para comprender mejor la organización en conjunto. La asignación de proyectos especiales significa entregar una tarea específica para que la persona aproveche su experiencia en determinada actividad. 2. Técnicas de clase: utilizan la sala de clase y el instructor para desarrollar habilidades, conocimientos y experiencias relacionadas con el cargo. Las habilidades varían y fluyen desde habilidades técnicas (programación de computadoras) hasta habilidades interpersonales (liderazgo o trabajo en grupo). Las técnicas de clase pueden desarrollar habilidades sociales e incluir actividades de dramatización y juego de negocios. El formato mas común de juegos administrativos son los pequeños grupos de entrenados, para tomar decisiones administrativas y evaluarlas. Las técnicas de clase estimulan la interacción y producen un ambiente de discusión que no se presenta en los modelos de una sola vía, como la conferencia. Estas técnicas desarrollan un clima en que los entrenados aprenden el nuevo comportamiento desempeñando las actividades, actuando como personas o equipos, actuando con la información y facilitando el aprendizaje por medio del conocimiento y la experiencia relacionados con el cargo mediante su aplicación práctica.
Evaluación del Programa de Capacitación
La etapa final es la evaluación del programa de capacitación para
comprobar su eficacia, es decir, para verificar si la capacitación estuvo acorde con las necesidades de la organización, de las personas y de los clientes. Como estos programas representan una inversión se requiere que se produzca un retorno razonable. Normalmente, se debe evaluar si el programa de capacitación satisface las necesidades para las que fue diseñado. La evaluación de los programas de capacitación se pueden llevar a cabo en cuatro niveles:
1. Evaluación a nivel organizacional:
- Aumento de la eficacia organizacional - Mejoramiento de la imagen de la empresa - Mejoramiento del clima organizacional - Mejoramiento de la relación entre la empresa y los empleados - Mejoramiento en la atención al cliente - Facilidad de cambios e innovación - Aumento de la eficiencia - Involucramiento de los gerentes en las prácticas de capacitación 2. Evaluación a nivel de recursos humanos - Reducción de la rotación y ausentismo laboral - Aumento de la eficacia individual y grupal de los empleados - Aumento del conocimiento de las personas - Cambios de actitudes y comportamiento de las personas - Aumento de las competencias de las personas - Mejoramiento de la calidad de vida en el trabajo 3. Evaluación a niveles de cargos - Adecuación de las personas a los requisitos exigidos por los cargos - Mejoramiento del espíritu de equipo y de cooperación - Aumento de la productividad - Mejoramiento de la calidad - Reducción del índice de accidentes de trabajo - Reducción del índice de mantenimiento de maquinas y equipos 4. Evaluación en el nivel de capacitación - Consecución de los objetivos de capacitación - Retornos de las inversiones realizadas en la capacitación.