Politécnico Sergio Augusto Beras

Sustentantes

Romelina de la Cruz, Fenyi Fulgencio, Reina Febles y

Erika Solano

Números de orden

5, 6, 7, 14

Maestra

Ramona Colomé

Asignatura

Organización y Gestión de la Asistencia a la Dirección

Grado

6to A de Gestión Administrativa

Fecha de entrega

19/04/2022
 Proceso de negociación
Es un diálogo entre dos o más personas o partes destinadas a alcanzar un
resultado beneficioso. De otra manera, la negociación es un proceso en el que
dos o más partes intercambian bienes o servicios e intentan acordar el tipo de
cambio para ellos.
Las 5 fases de la negociación
1. Preparación: Sin preparación no hay resultado.
2. Exploración: investigar, explorar, dialogar con el otro, porque para poder
proponer: antes debes descubrir lo que desea la otra parte.
3. Propuesta: Una propuesta es una oferta provisional que hace una de las
partes.
4. Intercambio.
5. Acuerdo.
Diagnóstico de la situación y toma de decisiones
Es el proceso donde una o más personas analizan los diferentes factores que
intervienen de forma directa en el problema, buscando tomar la decisión más
adecuada para dar solución al problema.
El proceso de tomar decisiones para resolver problemas y aprovechar
oportunidades tiene cinco fases principales:
1. Identificación del problema u oportunidad
2. Diagnóstico
3. Generación de una opción
4. Elección de una opción
5. Evaluación de la decisión
Elaboración de un plan de negociación
El Plan de Negocios es el documento formal donde se declaran los objetivos de
una empresa y donde se establecen las acciones que se tomarán a futuro y las
estrategias a emplearse en términos técnicos, económicos, tecnológicos y
financieros.
El Plan de Negocios deberá incluir los siguientes elementos:
Resumen Ejecutivo
En esta etapa debemos señalar los datos principales del negocio (información
básica, tipo de productos o servicios que comercializa, rubro al que pertenece y
planes a futuro) así como un resumen de las otras etapas que comprenden el
Plan de Negocios.
Descripción del Negocio
Se realiza a través de la realización de una carpeta informativa, la cual
proporcione un panorama detallado de la empresa y de los productos o
servicios que se planeen ofrecer. Deben definirse la Misión y la Visión de la
empresa, así como las ventajas competitivas.
Análisis del Mercado
Durante esta etapa investigaremos, analizaremos y señalaremos todo lo
referente al mercado:
 Análisis de mercado
 Análisis de competidores
 Análisis de entorno
Análisis Técnico
En el estudio técnico se describen los requerimientos físicos necesarios para el
funcionamiento del negocio, su proceso productivo y la infraestructura, tamaño
y demás características del local en donde funcionará.
El estudio técnico suele comprender los siguientes elementos:
 Los requerimientos físicos
 El proceso del negocio
 El local del negocio
Organización del Negocio
En la organización del negocio se describe la estructura jurídica y orgánica del
negocio, las áreas o departamentos que lo conformarán, y otros elementos
relacionados con estas.
La organización del negocio suele incluir los siguientes elementos:
 La estructura jurídica bajo la cual estará constituido legalmente el
negocio, su tipo de empresa (E.I.R.L., S.A.C., S.A.), etc.
 La estructura orgánica: las áreas o departamentos que lo conformarán y
las relaciones jerárquicas que se darán entre estas.
 Los cargos y las funciones.
 El requerimiento de personal, para cada cargo o puesto del negocio.
 Los gastos de personal: los sueldos, salarios y beneficios asignados.
 Los sistemas de información.
 El perfil del equipo ejecutivo.
Análisis de la Inversión
En el estudio de la inversión se señala la inversión que se va a requerir para
poner en marcha el negocio y hacerlo funcionar durante el primer ciclo
productivo, y el financiamiento que se va a utilizar o necesitar.
El estudio de la inversión suele incluir los siguientes elementos:
 Activos fijos.
 Activos intangibles.
 Capital de trabajo.
 La inversión total.
 Estructura del financiamiento.
 Fuentes de financiamiento.
Análisis de los Ingresos y Egresos
En el estudio de los ingresos y egresos se desarrollan las proyecciones de los
ingresos y egresos del negocio para el periodo de tiempo en que está
proyectado el plan de negocios.
El estudio de los ingresos y egresos suele comprender los siguientes
elementos:
 Los presupuestos de ingresos (presupuesto de ventas, presupuesto de
cobros, etc.).
 Los presupuestos de egresos (presupuesto de compras, presupuesto de
pagos, presupuesto de gastos administrativos, presupuesto de gastos de
ventas, presupuesto del pago de la deuda, etc.).
 El cálculo del punto de equilibrio.
 El presupuesto de efectivo o flujo de caja proyectado.
 El presupuesto operativo o estado de ganancias y pérdidas proyectado.
 El balance general proyectado.
Análisis Financiero
En el estudio financiero se desarrolla el cálculo del periodo de recuperación de
la inversión y de la rentabilidad del negocio.
El estudio financiero suele comprender los siguientes elementos:
 El periodo de recuperación de la inversión: el cálculo del periodo de
tiempo que va a tomar recuperar el capital invertido.
 El retorno sobre la inversión: la rentabilidad del negocio según el índice
financiero del retorno sobre la inversión (ROI).
 El VAN y el TIR: la rentabilidad del negocio según los índices financieros
del Valor Actual Neto (VAN) y la Tasa Interna de Retorno (TIR).
 La idea del estudio financiero es la de mostrar que el proyecto es
rentable, en cuánto tiempo se recuperará la inversión, y cuánto es lo que
se espera obtener por esta.
 Interpretación de tipos de negociación
1. Asertivo
Se trata de una técnica pragmática, que busca alcanzar los resultados por
medio de la decisión racional y de la fuerza de los argumentos. Espera este
tipo de comportamiento de personas convencidas, determinadas y
acostumbradas con el rubro.
2. Persuasivo
La empatía es la clave de la argumentación del negociador persuasivo. Al crear
una atmósfera amigable, este negociador es capaz de influir en muchas
personas. La técnica consiste en desarrollar un relacionamiento duradero para
insertar toques personales a la negociación.
3. Estable
En este estilo de negociación, no espere decisiones ágiles o respuestas
rápidas. El negociador estable planea las situaciones con anticipación y no
actúa antes de estar convencido. Invariablemente, gana por el cansancio o por
el consenso.
4. Detallista
En este caso, la idea también es actuar tras conocer toda la información
relevante a la toma de la decisión. El negociador detallista hace uso de
agendas y cuadernos, no deja de anotar lo que puede olvidar y busca ordenar
su pensamiento de forma lógica. Los argumentos emocionales no acostumbran
a llegar a la mesa de la reunión
5. Acomodativa
Es aquella en donde las partes involucradas toman una actitud de conciliación
con la finalidad de llegar a un acuerdo. Los negociadores asumen una
conducta pasiva o sumisa y su posición es la de perder/ganar. Los
participantes que participan de este tipo de negociación buscan solucionar
rápidamente un conflicto en la que una de las partes decide ceder, ya que
probablemente pueda aprovechar esta circunstancia en negociaciones futuras.
6. Colaborativa
El objetivo de este tipo de negociación es llegar a un acuerdo en donde las
partes puedan ganar/perder. El negociador que participa de una negociación
colaborativa debe tener una conducta asertiva, insistir en los intereses,
informar, ofrecer e intentar cubrir las necesidades de su interlocutor. 
7. Competitiva
También conocida como la negociación de suma cero o la de ganar/ganar, se
caracteriza por ser una negociación agresiva. En la que el objetivo es conseguir
el mayor beneficio posible en el acuerdo. El aspecto negativo de esta estrategia
es que una parte gana y la otra pierde. Esta situación se da cuando el
negociador es el que aplica la técnica.
Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa
El proceso de negociación puede entenderse esencialmente como un proceso
de cinco pasos. Las etapas del proceso de negociación son las siguientes:
1. Preparación y planificación
La preparación y planificación de la negociación es una actividad interna del
grupo negociador que se desarrolla mediante sesiones de trabajo dirigidas a
esclarecer la tarea, dominar el tema de negociación, buscar la información
necesaria y definir los roles, de manera que cada uno de los integrantes del
equipo conozca los aspectos generales de la negociación y las particularidades
de su participación, para lograr con ello, una mayor coherencia e integración
del grupo. 
2. Definición de reglas básicas
Una vez que se desarrollan la planificación y la estrategia, se comienzan a
definir las reglas y procedimientos básicos con la otra parte sobre la
negociación misma que hará la negociación.
 ¿Dónde tendrá lugar?
 ¿Qué limitaciones de tiempo, si corresponde?
 ¿A qué temas se limitarán las negociaciones?
 ¿Habrá un procedimiento específico a seguir en caso de impasse?
Durante esta fase, las partes también intercambiarán sus propuestas o
demandas iniciales.
3. Intercambio de información
La etapa de intercambio de información ocurre cuando se comienzan a
comprometer con el otro lado, comparte información y explora opciones que
abordan intereses, lo que cada uno necesita, en lugar de las posiciones, lo que
cada uno solicita más adelante en la etapa de negociación. 
Se realizan cuatro evaluaciones críticas en la etapa de intercambio:
1. Confiabilidad: ¿Son honestos y confiables?
2. Competencia: ¿Son creíbles y capaces?
3. Simpatía: ¿Pueden trabajar bien juntos?
4. Alineación de intereses: ¿Están sus intereses alineados con los de
ellos?
4. Aclaración y justificación.
Cuando se hayan intercambiado las posiciones iniciales, ambas partes
explicarán amplificaran, aclararán, reforzarán y justificarán sus demandas
originales. Esto no tiene por qué ser de confrontación.
Más bien es una oportunidad para educarse e informarse mutuamente sobre
los temas por los cuales son importantes y cómo cada uno llegó a sus
demandas iniciales. Este es el punto donde una de las partes podría querer
proporcionar a la otra parte cualquier documentación que ayude a respaldar su
posición.
4. Negociación y resolución de problemas.
La esencia del proceso de negociación es él toma y dame real al tratar de
llegar a un acuerdo, una negociación adecuada . Es aquí donde, sin duda,
ambas partes deberán hacer concesiones.
5. Cierre e implementación
El paso final en el proceso de negociación es una formalización del acuerdo
que se ha elaborado y desarrollado y los procedimientos que son necesarios
para la implementación y el monitoreo.
Para negociaciones importantes, esto requerirá aclarar los detalles en un
contrato formal.
Estrategias de negociación
Las estrategias en la negociación son el conjunto de procesos, que engloba los
propios objetivos, los métodos, las acciones a desarrollar y los instrumentos a
utilizar.
Examinemos en detalle cada una de estas estrategias:
1. Estrategia de Colaboración o Cooperación:
La estrategia colaborativa se caracteriza por la distribución de valor de tipo
integrativa, es decir, elimina las limitaciones rígidas y busca puntos de
encuentro dentro de las diferencias entre las partes, como soporte para lograr
la satisfacción mutua sellada por el acuerdo. Acá tiene gran importancia la
relación y el resultado.
2. Estrategia Competitiva:
Su foco es ganar e imponer su voluntad, y la suma de sus utilidades es el
resultado de arrebatar al otro sus ganancias. En esta estrategia la persona
puede, por ejemplo, confrontar hasta ser violento o manipular para ejercer su
poder, teniendo una alta necesidad de poder.
Es la estrategia que quiere ganar a toda costa y no le importan los conflictos ni
las consecuencias para lograrlo, ni el rompimiento de las relaciones con las
otras partes.

3. Estrategia de Cesión:
Esta estrategia se conoce como: pierdo hoy para ganar mañana.
Es decir, se posterga la satisfacción de los propios intereses con tal que el otro
satisfaga sus necesidades, pero sin renunciar totalmente a los propios
intereses, ya que se genera una concesión que más adelante será posible
hacer valer.
4. Estrategia de Evasión:
Se percibe que de asumir el conflicto se perdería tiempo, dinero y recursos que
son escasos a cambio de algo marginal, siendo preferible que otros lo
resuelvan, y de esta forma rehuir para no involucrarse. Esto tiene como
consecuencia disminuir los riesgos al negociar, pero también perder
oportunidades por eludir el problema, el que con creatividad podría producir
ventajas para ambas partes.
5. Estrategia de Transacción:
Esta estrategia se caracteriza porque las partes no se complican con la materia
a negociar. Ambos acuerdan ceder a las pretensiones mutuas y así de rápido
solucionan su conflicto o necesidad, dividiendo la diferencia de beneficios y
riesgos posibles.
Planificación de eventos
La planificación de eventos es el proceso de diseño, organización y producción
de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de
reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
Asimismo, incluye la elaboración de presupuestos, el establecimiento de
cronogramas, la selección y reserva de los lugares del evento, la obtención de
permisos, la planificación de alimentos, la coordinación de transporte, la
organización de actividades, la selección de oradores y conferencias
magistrales, la organización de equipos e instalaciones, entre otros.
En la planificación de eventos, es necesario informar y analizar los resultados
obtenidos en relación con los objetivos, evaluar los efectos de prensa e indagar
sobre la satisfacción del cliente. El trabajo también implica viajes frecuentes y
horarios irregulares (fines de semana, días festivos y nocturnos).
Los organizadores de eventos son los que se encargan de negociar, coordinar
y promover conferencias y/o exposiciones. Se aseguran de que el evento se
desarrolle sin problemas.
En la preparación de cualquier evento corporativo, el organizador pasa por las
siguientes etapas, que ahora explicaremos a detalle.
Fase I: Organización
Procedimiento 1: Atención a la Solicitud
La dirección recibe la solicitud de apoyo para realizar evento y la turna a la
Coordinación de eventos y al área administrativa para su atención.
Procedimiento 2: Gestión de Insumos
En el procedimiento para adquisiciones y arrendamientos, el Departamento de
Administración de Espacios (Coordinador administrativo de eventos), recibe
solicitud de insumos de la Coordinación de eventos y atiende.
Procedimiento 3: Planeación del Evento
El coordinador del evento revisa la definición final del evento, de acuerdo con la
solicitud del área requirente. Convoca a reunión con el equipo que estará
atendiendo el evento para revisar lo siguiente:
 Asignación de tareas y responsable de la misma
 Organiza tiempos de carga, salida, llegada y montaje
 Revisa el Minuto a Minuto con el equipo
 Revisa trámites administrativos (viáticos, entrega de vehículos,
combustible, contrataciones)
 Entrega de uniformes, equipo de seguridad, herramienta, botiquín
primeros auxilios (en caso de que aplique).

Fase II: Ejecución

Procedimiento 4: Montaje e Instalación.
El coordinador del evento revisa el lugar (entradas, salidas, flujo y ubicación de
servicios) e instruye al responsable de brigadas, sobre el montaje e instalación
necesarios para el evento, de acuerdo con las especificaciones del área
requirente.
Procedimiento 5: Atención del evento
El coordinador del evento acompaña y asesora durante la atención del mismo
en conocimiento del programa que se desarrollará y atiende para que todo este
conforme a lo planificado en la agenda.

Procedimiento 6: Acto Protocolario en el evento

El coordinador del evento identifica claramente el tipo de evento en el que se
prestará los servicios, en todo momento estar al auxilio del área requirente para
satisfacer las necesidades de la mesa del presídium y los invitados en general,
además de revisar con el maestro de ceremonias el programa del acto
protocolario, autoridades del presídium, autoridades que intervienen,
presentación, entrega simbólica de apoyos, servicios y cierre del evento.

Fase III: Evaluación

Procedimiento 7: Supervisión
El coordinador general del evento es el encargado de dar seguimiento a las
actividades del jefe de brigada y brigadistas en respuesta a los acuerdos
tomados en la reunión previa al evento.
 Revisar que se lleven a cabo las especificaciones contenidas en la lista
de verificación.
 Revisa el cumplimiento del programa
 Revisa el montaje (mesa de registro, medios audiovisuales, decoración,
equipos, etc.)
 Revisa la calidad y suficiencia de los alimentos (hidratación, desayunos,
refrigerio, cena, buffet).
 Supervisa el desmontaje y la limpieza del lugar antes de retirarse.
Procedimiento 8: Retroalimentación
Primero se analiza la relación entre las expectativas y la realidad durante el
desarrollo, con la conclusión del evento se realiza una reunión con todas las
áreas participantes donde se genera información para identificar distintas
percepciones y perspectivas sobre los resultados del evento, por último se
realiza una propuesta para mejorar cualquier desavenencia.
Planificación de tareas del departamento
La planificación de tareas es un proceso que consiste en identificar, organizar
y planificar las actividades que deben llevarse a cabo dentro de un proyecto,
para luego estimar su duración y los recursos necesarios para completarlas.
Para una planificación de tareas efectiva se deben tomar en cuenta los
siguientes pasos:
1. Definir los objetivos de mi planificación de tareas
La primera pauta para una buena planificación es claramente definir los
objetivos a alcanzar y no desviarse de ellos.
Los objetivos deben ser SMART (en relación con sus siglas esto significa:
específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos).
2. Fijar plazos
Cuando estableces un determinado lapso de tiempo estás creando sentido de
urgencia para realizar las acciones a realizar.
3. Identificar los principales obstáculos
Debes ser capaz de saber cuáles son los posibles problemas que pueden
surgir en el camino. De otro modo no podrás planificar o adelantar estrategias
para resolverlos.
4. Identificar las habilidades y el conocimiento requerido
Determinar las habilidades y conocimientos de los responsables es necesario
para su desarrollo efectivo y eficiente.
5. Identificar los individuos, grupos y organizaciones con las cuales vas
a trabajar
Acudir a la gente apropiada es encontrar la solución adecuada. Delegar y
cooperar es clave para una planificación exitosa. Saber qué grupos e individuos
son los más preparados para afrontar las tareas claramente da una ventaja
enorme en esto.
6. Desarrollo del plan de acción
Muchas de las tareas a adelantar deberán fraccionarse. Un plan de acción es el
trabajo diario bajo condiciones de planificación previa, a modo de cronograma.
Estas condiciones contemplan desde las labores a desarrollar, el tiempo que se
les dedicará y las personas que las ejecutarán, hasta las contingencias que se
puedan presentar y sus posibles soluciones.

Organigramas funcionales de las organizaciones

Un organigrama funcional es un esquema que muestra y especifica, con el
máximo detalle, las funciones, las competencias y las atribuciones de cada
departamento de una organización. Es especialmente útil para implementar
políticas de formación y desarrollo y para poder adaptar fácilmente estrategias
de gestión del tiempo, de las personas o del talento.
Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos.
Características
Entre las principales características de un organigrama funcional podemos
destacar las siguientes:
1. Indica claramente la forma en la que se dividen las funciones
dentro de una organización. Gracias a esto, es más sencillo dividir el
trabajo y llevar el control de las actividades a realizar.
2. Establece autoridades y niveles de jerarquía, de modo que expone
quién debe dirigir o dar órdenes. Esto logra evitar malentendidos en las
cadenas de mando y permite a los trabajadores saber qué instrucciones
deben seguir. Además, en caso de que existan inconvenientes, se
conoce fácilmente sobre quién recae la responsabilidad.
3. Facilita el análisis de la organización para los ejecutivos que deben
tomar decisiones en un corto, mediano y largo plazo.
4. Es un instrumento útil al momento de expandir una empresa, ya que
permite evaluar fácilmente qué departamentos pueden asumir más
responsabilidades y expandirse o cuáles necesitan más personal o
recursos.
Ejemplo de organigrama funcional
Programación de actividades
La programación de actividades es aquel proceso subsecuente a la
planificación y que tiende a concretar las operaciones, definiendo dónde y
cuándo se van a realizar. La programación es un proceso que se convierte en
la materialización de la planificación, por tanto es la herramienta ejecutora de la
planificación.
Algunos métodos para la programación de actividades son:
1. Diagrama de Gantt
2. Diagrama de PERT
3. CPM (Critical Path Method)
Para la programación de actividades es importante tomar en cuenta varias
fases:
 Recopilación de la información fundamental. Reunir todos los
detalles del proyecto, definir las deadlines y los obstáculos e incidencias
que se puedan presentar en el camino.
 Definición de tareas. Con la información en la mano, debemos
establecer las actividades a realizar para la consecución del proyecto.
También deben ser tenidos en cuenta los posibles riesgos asociados a
estas actividades.
 Secuenciación de tareas. Se establece la relación entre las
actividades. Las que se pueden realizar de forma simultánea y las que
no.
  Establecimiento de los tiempos y recursos. Estimar el tiempo que
necesitaremos para completar cada tarea y los recursos humanos y
materiales que se necesitarán para llevarlas a cabo.
 Distribución de tareas. Se le asignarán las tareas a los respectivos
miembros del equipo, que se responsabilizarán de ellas hasta la
consecución de las mismas.
Aplicación de recursos y tiempos
Los recursos de una empresa son los distintos elementos que intervienen en la
cadena productiva. Su presencia es indispensable para garantizar la obtención
de un producto, o sea, para garantizar la perpetuidad del circuito económico de
la empresa.
En general, los recursos de una empresa se pueden dividir en 2:
 Recursos tangibles: elementos físicos, que requieren de un espacio,
que pueden acumularse o almacenarse, como computadoras, dinero,
artículos de papelería, vehículos, etc.
 Recursos intangibles: componentes que no se ven porque no son
concretos, por ejemplo, el talento, la información, los datos, el tiempo,
entre muchos otros.
5 pasos para la aplicación de los recursos de una empresa
1. Realiza un análisis
Primero, debes conocer desde qué punto parte tu empresa, es decir, con
cuáles recursos cuenta, de qué tipo, cuántos, si hay posibilidad de que
aumenten unos o si es urgente que se adquiera algún tipo de recurso.
Este es tu punto de inicio para saber cuál es la capacidad, las limitantes y el
potencial de operación de tu negocio. Tienes que hacer una valoración realista
de los recursos y una evaluación estratégica de los mismos.
2. Planifica tus recursos empresariales
Cuando tengas en vista los recursos, cuantificados, evaluados y con toda la
información que te arrojó el análisis, ya puedes pasar a la organización de
estos por áreas, objetivos y/o por características.
Haz una planeación de dónde, cómo, en qué procesos, quién, en qué
momentos, se pueden usar cada uno de los recursos. Existen diversas
tecnologías, plataformas y software destinados a la gestión, planificación y
seguimiento de procesos, información y recursos empresariales, así que vale la
pena en este punto que pienses si implementarás alguno de estos.
3. Coordina acciones y estrategias
Como en todo, una planificación no es nada si no hay acción, así que, con base
en ésta, generarás las estrategias, medidas, esfuerzos y actividades en las que
participan y se vinculan los recursos a la mano de tu negocio. En este paso,
delegarás responsabilidades, dispondrás de los recursos, se implementarán
procesos y flujos. En esta fase se involucran todas las áreas, para trabajar bajo
determinados objetivos.

4. Haz un seguimiento de lo implementado

Todas tus estrategias y acciones deben tener un monitoreo y seguimiento para
que puedas verificar cómo está funcionando la gestión de los recursos de tu
empresa. Así, si hay algo que modificar, tienes oportunidad de hacerlo lo más
pronto posible para evitar el desperdicio de recursos.
Cada departamento o área en tu negocio debe tener un responsable y parte de
la labor de esta persona será el seguimiento y el correcto uso de los recursos
que están dentro de su ámbito.
5. Evalúa, mejora y vuelve a gestionar
Como hemos dicho, la gestión de recursos requiere de una evaluación
constante con el fin de que los optimices cada vez más. Además, tienes que
medir los resultados de lo que has implementado. Así, tendrás indicadores para
mejorar.
La gestión del tiempo en el trabajo es la forma de tener un control sobre el
límite de tiempo que se puede dedicar a actividades específicas para aumentar
la eficiencia, la efectividad y la productividad. Si se gestiona de forma
adecuada, se alcanzará el éxito profesional y se dispondrá de tiempo para la
familia y los amigos.
6 tips para la aplicación y gestión del tiempo en el trabajo:
1. Tener claros los objetivos
Antes de planificar una tarea se debe establecer un objetivo claro y ambicioso
pero alcanzable y realista. Así motivará y estimulará al equipo de trabajo. En
función del proyecto deben marcarse una serie de objetivos a cumplir, así como
las funciones y tareas que hay que desarrollar.
2. Definir urgencia e importancia de las tareas
Si no se planifica y se administra el tiempo, es imposible saber qué es lo
importante y qué es lo urgente. Por ello, es necesario clasificar, analizar y
priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia. Las urgentes son
aquellas que precisan una acción inmediata. Por ejemplo, entregar un proyecto
que tiene una fecha límite. En cambio, una tarea es importante por lo que
representa y por el significado de sus consecuencias a nivel global. Aunque no
son tareas urgentes es fundamental llevarlas a cabo.
3. Tener en cuenta las fechas límite
Antes de fijar un plazo o fecha límite es fundamental conocer cuál es la
capacidad productiva de cada persona y dejar siempre un pequeño margen.
Trabajar más horas no implica dedicar más tiempo a una tarea. Hay que tener
cuidado con las pequeñas fracciones de tiempo que se emplean en cosas sin
importancia, pues al final del día pueden suponer que no se llegue a presentar
un proyecto en plazo.

4. Asignar tiempo a cada tarea

Cuando se establece una agenda, es crucial asignar a cada tarea un tiempo
determinado y cumplirlo a rajatabla. Aunque pueden surgir ciertas situaciones
especiales, lo normal es que la ejecución de una tarea se realice en el tiempo
establecido.
5. Asignar tiempo a la organización de las tareas y funciones a desarrollar
Si una persona trabaja sin descanso y de forma continuada, aparecerá el
agotamiento mental y físico que impedirá que rinda adecuadamente. Por eso,
es necesario gestionar el tiempo y dejar algo libre, aunque pueda resultar
contradictorio.
Si no se planifica y se administra el tiempo, es imposible saber qué es lo
importante y qué es lo urgente.
También hay que saber decir que no. Una persona puede tener muy
organizado su horario laboral y verlo trastocado por hacer un favor a un
compañero o a un superior. Para esto es necesario, una vez más, diferenciar lo
importante de lo urgente y tener una buena planificación del trabajo.
6. Planificar reuniones con tiempo
Una vez más, hay que tener claro cuál es el cometido a realizar y darle
prioridad. En una reunión se debe hablar de lo que se necesita acordar o
solucionar. Para ello, es conveniente preparar y enviar toda la documentación
necesaria a los asistentes antes de la reunión. De este modo, la reunión será
más eficaz y durará el tiempo justo.
En definitiva, si la gestión del tiempo en el trabajo es adecuada y se manejan
con efectividad todas las tareas encomendadas, se tendrá una mayor
satisfacción y tiempo para disfrutar con la familia o los amigos.
Utilización de gráficos y métodos de control de proyectos
Una gráfica, una representación gráfica o un gráfico es un tipo de
representación de datos, generalmente cuantitativos, mediante recursos
visuales (líneas, vectores, superficies o símbolos), para que se manifieste
visualmente la relación matemática o correlación estadística que guardan entre
sí.
El control de proyectos es un elemento fundamental para que un proyecto esté
bien organizado y sea eficaz. La función principal del control de proyectos
eficaz consiste en proporcionar al cliente y al gestor de proyectos todos los
recursos con los que se pueda organizar, supervisar y finalizar la ejecución del
proyecto general de modo que se cumpla con los objetivos de costes y
planificación, así como con los estándares normativos, de calidad y de
seguridad.

La gestión de proyectos necesita apoyarse en el uso de técnicas para

minimizar errores y aumentar su eficacia. Entre las metodologías para la
gestión de proyectos más comúnmente empleadas se encuentran: el Diagrama
de Gantt, Pert/CPM y el Método de la Cadena Crítica. Cada una de ellas
cuenta con sus ventajas e inconvenientes, pero todas suponen una gran ayuda
a la hora de planificar y administrar recursos de la mejor manera y también en
lo referente a controlar la evolución del proyecto.
El Diagrama de Gantt lleva utilizándose durante cerca de siete décadas y es
una de las más famosas metodologías para la gestión de proyectos. La
simplicidad de su estructura y lo manejable de su planteamiento lo configuran
como la herramienta ideal tanto para quienes están iniciándose en la Dirección
de Proyectos como para quienes ya cuentan con una nutrida experiencia en el
Project management.
El Diagrama de Gantt como metodología para la gestión de proyectos, podría
resumirse así:
 Se compone de dos ejes donde se recogen las tareas y actividades que
componen un proyecto y se asocian a un cronograma, quedando reflejada
su duración, momento de inicio y plazo de entrega previsto.
 En este eje de coordenadas también hay espacio para marcar las distintas
fases que forman el proyecto y para resaltar los eventos o acontecimientos
que suponen un hito reseñable para los participantes en el mismo.
 Las principales dificultades del Diagrama de Gantt se derivan del
establecimiento de prioridades y la detección de dependencias entre
actividades.
 Aporta una visión clara y realista de la situación pero requiere e
actualización continua para garantizar su validez.
 Su aplicación no es recomendable para proyectos sujetos a muchos
cambios, porque no les resultaría de utilidad; ni para los que se basan en un
planteamiento demasiado sencillo, ya que incorporar esta metodología
complicaría innecesariamente la gestión.
Pert es una de las metodologías para la gestión de proyectos más utilizadas,
en especial porque suele actuar como complemento de CPM y del Diagrama
de Gantt. Esta técnica consiste en:
 Determinar las actividades en que se desglosa el proyecto, sus
dependencias y su duración para aplicar una función probabilística que
ayude a calcular el tiempo total de ejecución en base a una perspectiva
optimista, pesimista o normal que, combinadas permiten determinar el
tiempo estimado para cada actividad.
 Con los datos obtenidos se puede diseñar una malla compuesta por nodos
que permite determinar la ruta crítica y su desviación estándar, así como la
varianza para cada actividad.
 Esta metodología resulta muy práctica cuando el proyecto combine
actividades que se ejecutan en secuencia y en paralelo.
CPM, el Camino de la Ruta Crítica muestra la trayectoria óptima de un proyecto
y sus actividades. Hallar este recorrido simplifica la gestión del proyecto, sin
embargo, basarse sólo en esta herramienta resulta arriesgado ya que no
contempla la incertidumbre. Otros aspectos que se deben conocer acerca de
CPM son:
 Conociendo las actividades que componen el proyecto, sus prioridades y
sus dependencias pueden asociarse a un plazo determinado. De esta
forma, es posible establecer los recursos necesarios en cada caso y
distribuir las cargas de trabajo.
 Con estos datos se puede visualizar la ruta crítica, que se calculará en
función de las actividades sucesivas cuya holgura sea igual a cero.
 En su aplicación ha de tenerse en cuenta que puede existir más de una ruta
crítica y que es fundamental la actualización.
El Método de la Cadena Crítica es el más joven de todas las metodologías
para la gestión de proyectos propuestas y, sin embargo, la más aplaudida por
sus excelentes resultados en cuanto a la gestión de proyectos. Está
especialmente indicado para proyectos complejos por su cualidad de simplificar
el seguimiento y control a ejercer. Los aspectos más destacables de esta
técnica son:
 Facilita el establecimiento de prioridades y la toma de decisiones.
 Garantiza una efectiva protección de proyecto.
 Su funcionamiento se basa en la detección de las actividades que marcan la
duración máxima del proyecto, que pasan a ser consideradas como
actividades críticas.
 Para lograr la eficiencia se reducen los plazos estimados para la
consecución de las actividades, según el planning inicial y, en su lugar, se
establecen amortiguadores de tiempo que se sitúan en puntos estratégicos.
 Pueden distinguirse tres tipos de amortiguadores (de proyecto, de
alimentación y de recurso), cada uno de los cuales cuenta con una función
de protección distinta, siendo todas ellas complementarias y necesarias.
 La forma de controlar el desarrollo del proyecto se reduce a monitorizar la
velocidad de consumo de los buffers y tomar las acciones necesarias
cuando convenga.

Organización de reuniones y eventos corporativos

Organizar reuniones y eventos corporativos aplicando las normas de protocolo,
identificando sus características y recursos necesarios, y cumpliendo con los
objetivos propuestos.
Las reuniones son parte importante de la rutina de cada empresa. Son el
mecanismo empleado por las empresas para que los participantes expongan
sus ideas, opiniones, unifiquen criterios y establezcan los objetivos a seguir,
llegando a la toma de decisiones mediante consenso.
Un evento corporativo es un acto en el que se reúne el personal de una entidad
con diferentes fines. Ya sea ampliar la formación de los trabajadores o
directivos, la celebración del aniversario de un negocio o una simple reunión de
accionista, todas estas jornadas se denominan eventos corporativos o
reuniones de empresa.

Claves de organización de un vento

Tecnología
Disponer de la tecnología necesaria, ¡muy importante sobre todo para las
videoconferencias!
Lugar
Elegir el lugar adecuado donde se desarrollará el evento, ya que, obviamente
hay que tener en cuenta el número de asistentes que se esperan y sobre todo,
si el evento está pensado para que estos interactúen, o solo escuchen al
ponente. Además la ergonomía de las sillas o butacas es primordial para
conseguir la comodidad de los asistentes.
Presupuesto
Adaptar el presupuesto, en base a tus objetivos, estrategia y capacidad de
asumir gastos, obviamente. Este punto es clave para que tu evento corporativo
no se convierta en un auténtico desperdicio de tiempo y dinero, porque ¡es muy
fácil que la organización se vaya de las manos
Estrategia
Estrategia de comunicación, es decir, ¿cómo darás a conocer a todos que tu
evento corporativo se va a llevar a cabo?, es tan importante como el contenido
que se expondrá, ya que, si no hay invitados, ni potentes, ni asistentes, tus
objetivos serán imposibles de alcanzar.

Permisos
Solicitar permisos, ya que, en muchas ocasiones es necesario solicitar todas
las licencias necesarias para que desarrollar todo lo previsto con éxito.
Catering
Catering, si el evento en cuestión necesita de bebidas, picoteo o comida para
los tiempos de descanso de los asistentes, el catering y decidir lo que vas a
ofrecer es indispensable para que los asistentes se encuentren a gusto.