CIRCULAR

AERONÁUTICA
MATERIA: SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD
CA: AAC/DSA/OPS-AIR/006-05
Fecha: 11/10/2005
Revisión: Original
Iniciada por: DSA
Res. Nº360/DG/DSA/AAC

EL DIRECTOR GENERAL DE LA AUTORIDAD AERONÁUTICA CIVIL

EN USO DE SUS FACULTADES LEGALES, Y

C O N S I D E R A N D O:

Que el artículo 2 de la Ley Nº 22 de 29 de enero de 2003 establece que

corresponde a la Autoridad Aeronáutica Civil (AAC) dirigir y reglamentar lo
referente a la seguridad operacional.

Que el artículo 3 de la Ley Nº 22 de 29 de enero de 2003 establece entre las

funciones específicas y privativas de la Autoridad Aeronáutica Civil, dictar la
reglamentación y normativa necesaria para garantizar la seguridad y eficiencia
del sistema de transporte aéreo en Panamá, además de proporcionar servicios
de tránsito aéreo y operar sistemas de ayuda y protección a la navegación
aérea.

Que el artículo 7 de la Ley Nº 22 de 29 de enero de 2003 establece que es

atribución del Director General de la Autoridad Aeronáutica Civil, además de las
atribuciones que señalen otras Leyes, velar por el buen funcionamiento y
desempeño del organismo a su cargo, de sus dependencias y empleados,
resguardando permanentemente los intereses institucionales.

Que el Artículo 35 del Libro I del Reglamento de Aviación Civil, establece que
la AAC puede emitir Circulares Aeronáuticas, que son publicaciones que
instruyen e informan respecto a materias relativas a la legislación o
reglamentación aeronáutica, seguridad operacional u otros asuntos de carácter
técnico o administrativo.

Que el Director General de acuerdo al Artículo 40 del Libro I del Reglamento

de Aviación Civil de Panamá es competente para emitir Resoluciones que
autoricen las Circulares Aeronáuticas; prescritas en el Artículo 31 del Libro I
del Reglamento de Aviación Civil de Panamá.

EN CONSECUENCIA,

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 R E S U E L V E:

ARTÍCULO ÚNICO: APROBAR, la Circular Aeronáutica

Nº AAC/DSA/OPS-AIR/006/05 Titulada “Sistema de
Garantía de Calidad”.

CIRCULAR AERONÁUTICA
Nº AAC/DSA/OPS-AIR/006/05

SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD

1. DEFINICIONES.

Los siguientes términos y frases claves se definen para asegurar una

interpretación y comprensión uniformes del Programa de Sistema de Garantía
de Calidad.

A. Evidencia.
Es una declaración documentada de un hecho, preparado por un operador, que
puede ser cuantitativo o cualitativo y se basa en observaciones, medidas o en
pruebas que se pueden verificar. Para el propósito de controlar el
cumplimiento, la evidencia debe estar generalmente documentada o a través
de informes escritos que sostienen el análisis del programa y su revisión. Estos
datos son necesarios para justificar las no conformidades u observaciones y
para permitir a la administración o a los evaluadores determinar las causas de
la no conformidad informada. La evidencia objetiva se obtiene generalmente de
los siguientes cuatro elementos:

(1) Los Documentos o manuales revisados.

(2) El equipo examinado.
(3) Las actividades observadas.
(4) Los datos de la entrevista.

B. Controles.

(1) Son los procedimientos claves, responsabilidades y las posiciones de

toma de decisiones dentro de una organización, departamento, división
o área funcional.
(2) Como parte de una evaluación de la calidad, los controles del área a
evaluar deben ser verificados y deben ser probados. En algunos casos,
el personal que realiza la evaluación de la calidad puede tener que
determinar primero las características de un control.

C. No Conformidad. (Conocido en el ámbito aeronáutico como “discrepancia”)

Es una conclusión que demuestra incumplimiento con un estándar específico.

D. Observación.

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Es una conclusión sostenida por una evidencia objetiva, no demuestra una no
conformidad, sino una condición que puede llegar a ser una no conformidad.

E. Inspección.

Es el acto de observar cierto acontecimiento o acción y de asegurar que se

siguen los requisitos y procedimientos correctos durante la ejecución de ese
acontecimiento o acción. El propósito primario de una inspección es verificar
que los estándares establecidos se siguen durante la ejecución de un
acontecimiento o acción observados.

Nota: El término inspección se define en esta CIRCULAR dentro del contexto

de los principios de auditoria de calidad. No dirige ni define las inspecciones de
la AAC.

F. Auditoria.

(1) Es una actividad independiente, metódica y planificada, encaminada a la

revisión de operaciones de cualquier naturaleza, con la finalidad de
prestar un servicio a la más alta Gerencia. Se utiliza para determinar
cómo se conducen las operaciones y compara los resultados con cómo
se deben haber conducido las operaciones de acuerdo con los
procedimientos establecidos. Es un control de la alta Gerencia que tiene
por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles y de
la correcta implementación de acciones correctivas. Las variadas
técnicas que comprenden una auditoria efectiva son:

i. Entrevista personal.
ii. Revisión de documentos.
iii. Observar las operaciones.
iv. Escoger las muestras.
v. Inspeccionar las actividades.
vi. Documento con los resultados.

(2) Con las técnicas indicadas mas arriba, una auditoria se basa en los
principios de la inspección. Los resultados de dichas inspecciones
ayudan con el objetivo de la auditoria de determinar si una actividad se
conduce de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos.
Durante una auditoria, la mirada de personal calificado busca asegurar el
mantenimiento, desarrollo y mejora del sistema de calidad. Los
resultados (las no conformidades y observaciones) de una auditoria
deben ser documentados y deben ser presentados a la administración.
La administración entonces decide cómo dirigir los resultados de la
auditoria.

G. Evaluación.

(1) Es una revisión independiente de las políticas, de los procedimientos y de

los sistemas de la compañía. Una evaluación debe ser un proceso completo y
continuo que considera lo siguiente:
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(i) Los resultados de las auditorias.
(ii) La eficacia general de la organización de lograr los objetivos
establecidos.
(iii) La habilidad de la administración para responder a tecnologías nuevas,
a las estrategias de mercadeo y a las condiciones sociales o
ambientales.

(2) El proceso de la evaluación se basa en los conceptos de la auditoria y la

inspección. Una evaluación es un proceso previsor y se diseña para identificar
y corregir las no conformidades potenciales antes que ellas ocurran. Las
conclusiones y las recomendaciones que se hagan como resultado de una
evaluación se deben someter por escrito a la administración de la compañía
para la acción apropiada.

2. PROGRAMA DEL SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD.

A. El Programa del Sistema de Garantía de Calidad se basa en la premisa de

que los operadores son principalmente responsables de controlar
continuamente y asegurar que sus operaciones son seguras y de acuerdo con
el reglamento. Este programa permite al operador a efectuar un efectivo
autocontrol de su gestión sin esperar que sean los inspectores de la AAC los
que detecten las no conformidades. La AAC alienta a los operadores para
establecer y conducir evaluaciones de la calidad, las que abarcan los
siguientes cuatro principios:

(1) Un proceso continuo que incorpora las técnicas de inspección, las

auditorias y las evaluaciones para valorar la adecuación de los controles de la
dirección en programas y sistemas claves.

(2) Una revisión que se extiende más allá de la conformidad con la

regulación, para determinar las causas de las deficiencias y determinar las
mejoras necesarias de las prácticas operativas de la compañía antes de que
ocurran deficiencias.

(3) Un proceso progresivo que identifica las deficiencias, desarrolla los

planes de acción correctiva para corregir estas deficiencias y realiza las
evaluaciones de seguimiento.

(4) Un proceso independiente que tiene acceso para reportar en forma

directa, sin intermediarios, al “Administrador responsable”.

B. El Programa del Sistema de Garantía de Calidad enfatiza responsabilidades

de auto-auditoria de empleados individuales así como la responsabilidad de
evaluación de la alta gerencia (Administrador responsable) para asegurar que
las políticas y procedimientos de la compañía, desarrollados para el
cumplimiento de la seguridad y que permiten a los individuos realizar el trabajo
apropiadamente, sean efectivamente cumplidos.

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3. DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA.

A. Los operadores deben incluir los siguientes elementos esenciales en su

programa:

(1) Responsabilidad independiente y definida.

(2) Revisión de la alta gerencia (Administrador Responsable).
(3) Proceso continuo.
(4) Programa de evaluación interno.
(5) Planes de acción correctiva.
(6) Registros.

B. Estos elementos se describen en los párrafos siguientes. Se sugiere

también que los operadores que desarrollen un Programa del Sistema de
Garantía de Calidad consideren la preparación de un plan periódico que
documente los procedimientos del programa y las responsabilidades
funcionales. Un formato recomendado para un plan típico del programa es
explicado en el Apéndice 1.

4. INDEPENDENCIA y RESPONSABILIDAD.

A. Un Programa del Sistema de Garantía de Calidad de un operador debe

identificar a la persona y/o al grupo dentro de la organización que tiene la
responsabilidad y la autoridad para:

(1) Realizar las evaluaciones, las auditorias y las inspecciones como parte
de un Sistema progresivo de la Calidad.
(2) Identificar y registrar cualquiera no conformidad u observación y la
evidencia necesaria para justificar las no conformidades u
observaciones.
(3) Iniciar, recomendar o proporcionar las soluciones a no conformidades u
observaciones a través de los canales designados de información.
(4) Verificar la implementación de soluciones dentro de un tiempo
específico.
(5) Comunicar y coordinar las actividades con el personal de la AAC en
forma regular.

B. A un representante de la alta gerencia (Administrador Responsable) debe

entregársele la responsabilidad de asegurar que un Programa del Sistema de
Garantía de Calidad se establezca apropiadamente, sea aplicado y sea
mantenido. Este representante de la administración debe estar jerárquicamente
por encima del nivel que supervisa directamente el logro del trabajo o el
desarrollo procesal y debe tener contacto directo con el Administrador
Responsable.

C. Como parte de su responsabilidad de evaluación de calidad e

independencia, un operador debe identificar los recursos y el personal
dedicado al Programa del Sistema de Garantía de Calidad y debe describir su
independencia organizacional dentro de la compañía a la luz de sus funciones

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de control interno. Las personas encargadas de las evaluaciones de calidad no
deben ser responsables de manejar el trabajo en las áreas a ser evaluadas ni
de las tareas a revisar.

D. Para algunos operadores, el tamaño de la operación puede justificar los

costos asociados con la necesidad de tener los recursos y el personal dedicado
a tiempo completo en un Departamento separado de Sistema de Garantía de
Calidad.

Para operadores muy pequeños, un Programa apropiado de Sistema de

Garantía de Calidad quizás consista en desarrollar listas de verificación y un
programa (mensual, trimestral o semestral) para realizar la lista de verificación.
Aún en tales casos, la revisión debe incluir una declaración escrita informando
la terminación de la lista de verificación y la firma del funcionario independiente
designado por el Administrador Responsable. Bajo estas condiciones, se puede
desarrollar una vigilancia independiente ocasional del desarrollo y cumplimiento
de lista de verificación.

E. Los operadores que utilizan recursos externos para soportar o realizar un

Programa del Sistema de Garantía de Calidad, deben demostrar que el uso de
esos recursos externos son coordinados por una cadena de mando que refleja
la independencia y el contacto con alta gerencia (Administrador Responsable).

5. REVISION DE LA ALTA GERENCIA (Administrador Responsable).

A. Como parte de un Programa del Sistema de Garantía de Calidad, la alta

gerencia (Administrador Responsable) debe, a intervalos planificados, revisar
los resultados de la evaluación de la calidad para verificar que se han aplicado
acciones correctivas satisfactorias. Para los propósitos de este programa, la
"alta gerencia" significa el administrador responsable o una persona en una
posición equivalente que tiene la autoridad para resolver los asuntos y tomar
medidas. La alta gerencia debe estar enterada de los planes, los resultados (no
conformidades y observaciones) y las correspondientes acciones correctivas
emprendidas en su Programa del Sistema de Garantía de Calidad.

B. La revisión de la información de evaluación de calidad que efectúe la alta

gerencia (Administrador Responsable) debe ser documentada en informes u
otros registros apropiados engendrados por el Programa del Sistema de
Garantía de Calidad (debe mantenerse registros de las revisiones ejecutadas
por el Administrador Responsable o su representante). El operador debe
decidir la frecuencia, el formato y la estructura para informar al Administrador
Responsable de los planes de evaluación de calidad, de los resultados y de las
acciones correctivas. El programa debe incluir un esquema donde quede
representada la independencia del personal que realiza o supervisa las
funciones internas de la evaluación, y su informe directo a la autoridad máxima
de la administración. La estructura de la comunicación debe ser documentada
por el operador y debe ser una parte de su plan del programa.
La información para la revisión por el Administrador Responsable debe incluir:

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 • Retroalimentación del cliente (externo o interno)
• Desempeño de los procesos y conformidad del producto
• Estado de acciones correctivas y preventivas
• Cambios que podrían afectar al sistema de garantía de la calidad
• Recomendaciones para la mejora

6. PROCESO CONTINUO.

A. Con el fin de anticipar efectivamente las áreas de problemas potenciales y

corregirlos antes de que las verdaderas no conformidades u observaciones
ocurran, el Programa del Sistema de Garantía de Calidad debe ser un
programa continuo, no meramente inspecciones al azar de prácticas
operativas. Las inspecciones al azar solamente harán nada más que identificar
síntomas de problemas potenciales.

B. Un proceso continuo se necesita para verificar si las no conformidades son

casos aislados o síntomas verdaderos de problemas de política, de
procedimientos o de dirección. El programa del operador debe controlar
continuamente las políticas, los procedimientos y los sistemas de dirección
para asegurar una operación segura y eficiente en forma continua. Un
programa continuo debe incluir evaluaciones planificadas, evaluaciones de
seguimiento como sea necesario y evaluaciones especiales cuando se
identifican tendencias inapropiadas.

7. PROGRAMA DE EVALUACION DE LA CALIDAD.

A. Para organizarse apropiadamente, un proceso continuo debe ser una

actividad estructurada. Por esta razón, es esencial que un Programa del
Sistema de Garantía de Calidad del operador incluya un programa definido de
actividades. Este programa planeado servirá para verificar que el proceso de la
evaluación de la calidad es:

(1) Completo y minucioso.

(2) Dirigido.
(3) Creíble.
(4) Reconocido por la alta gerencia.

B. Un programa apropiado de evaluación de la calidad debe incluir un ciclo

periódico planeado de revisión para áreas específicas cubiertas por el
Programa del Sistema de Garantía de Calidad del operador. Sin embargo, el
proceso de planificación debe ser también dinámico y tener en cuenta
evaluaciones especiales cuando se identifican tendencias inapropiadas.
Además se deben planificar evaluaciones de seguimiento para verificar, como
sea necesario, que los compromisos de acción correctiva fueron cumplidos y
que ellos fueron efectivos en eliminar cualquier no conformidad u observación
informadas. Las evaluaciones planificadas, especiales o de seguimiento, todas
las cuales comprenden un control efectivo y una evaluación planificada se han
definido mas adelante.

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C. Ciclo planeado.

(1) Establece un programa de sucesos que se realizarán durante un período

calendario fijo bajo el Programa del Sistema de Garantía de Calidad.
(2) Divide el programa completo en fases.
(3) Programa evaluaciones dentro de cada fase pero debe establecerse con
suficiente flexibilidad para permitir que los recursos que se comprometan
puedan ser desviados, como sea necesario, a evaluaciones especiales o
evaluaciones de seguimiento.

D. Evaluaciones especiales.

(1) Realiza evaluaciones especiales basadas en observaciones o

prioridades identificadas por el Administrador Responsable.
(2) También puede planificar evaluaciones especiales basadas en una
revisión de tendencias de la industria, observaciones de la AAC o las
tendencias internas identificadas.

E. Evaluaciones de Seguimiento.

(1) Planifica evaluaciones de seguimiento para asegurar que las acciones

correctivas se ejecutaron.
(2) Ejecuta evaluaciones de seguimiento para verificar que las acciones
correctivas eliminaron la no conformidad u observación informada.
(3) Realiza las evaluaciones de seguimiento en respuesta a no
conformidades encontradas a través de la vigilancia de la AAC.

8. PLANIFICACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS.

A. El Programa del Sistema de Garantía de Calidad debe incluir los

procedimientos para asegurar que se desarrollen las acciones correctivas
planificadas en respuesta a no conformidades u observaciones y para controlar
los planes de acción correctiva para verificar su implementación y terminación
oportuna y efectiva. Como una opción, el personal de evaluación puede tomar
parte en el desarrollo de los planes de acción correctiva o hacer sugerencias
que contribuyan al desarrollo de planes de acción correctiva. Sin embargo, la
responsabilidad y financiamiento para el desarrollo de planes de acción
correctiva deben residir en el Administrador Responsable evaluando los planes
y sugerencias propuestas por los departamentos técnicos citados en la no
conformidad u observación.

B. Un plan de acción correctiva apropiado debe incluir los elementos

siguientes:

(1) Identificación de la no conformidad u observación.

(2) Análisis de la evidencia objetiva para determinar la causa (causas) de la
no conformidad u observación (incluyendo quejas de los clientes), los
clientes puedes ser externos (fuera de la organización) o internos
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 (dentro de la organización). En este análisis deben participar al menos el
representante del administrador responsable, el jefe responsable de más
jerarquía del área en que se encontró la evidencia, personas que
efectivamente hacen la función que debe corregirse y el auditor.
(3) Identificación de pasos correctivos planeados.
(4) Tomar acción para asegurarse que la infracción u observación que se ha
evidenciado no volverá a ocurrir.
(5) Un programa de implementación, inclusive una agenda, para poner los
pasos correctivos en el lugar.
(6) Registrar los resultados de las acciones tomadas.
(7) Identificación de los individuos o los departamentos responsables que
deben aplicar los pasos correctivos.

C. Los individuos responsables de manejar un Programa del Sistema de

Garantía de Calidad deben facilitar el proceso de acciones correctivas
realizando las funciones siguientes:

(1) Asegurar que los planes de acciones correctivas sean desarrollados en

respuesta a no conformidades u observaciones.
(2) Verificar que los planes de acciones correctivas incluyan los elementos
resumidos arriba.
(3) Controlar la implementación y la terminación de los planes de acciones
correctivos.
(4) Proporcionar al Administrador Responsable (alta gerencia) una
evaluación independiente del desarrollo de los planes de acciones
correctivas, su implementación y terminación.
(5) Iniciar las evaluaciones planificadas y/o imprevistas de seguimiento para
asegurar la eficacia de los pasos correctivas especificados en los planes
de acciones correctivos

9. REGISTROS.

A. El Operador debe mantener los registros que documentan el desempeño y

los resultados de su Programa del Sistema de Garantía de Calidad. Los
registros se consideran que son la forma principal de evidencia. La evidencia
documentada es esencial para analizar y determinar las causas de no
conformidades u observaciones, para que el operador pueda identificar áreas
potenciales de incumplimiento. Es importante mantener los registros que
documentan las actividades y los resultados de una evaluación de la calidad,
exacta, completa y confiable.
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y
recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir
los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la
protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los
registros.

B. Los archivos del Programa del Sistema de Garantía de Calidad deben

incluir los datos siguientes:

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 (1) Informes de evaluación del programa.
(2) Informes de evaluación especial, inclusive las tendencias u otras
razones asociadas con la programación de evaluaciones especiales.
(3) Informes de evaluación de seguimiento.
(4) Respuestas a no conformidades u observaciones contenidos en
informes.
(5) Los planes de acciones correctivas propuestas en respuesta a no
conformidades.

C. Reconocer la información contenida en los registros del Programa del

Sistema de Garantía de Calidad podría ser propiedad intelectual por naturaleza
y un Operador debe mantener y asegurar estos registros en su local. Todo
registro debe estar disponible a la AAC para revisión. La información
propietaria se protegerá de acuerdo con las leyes y las regulaciones aplicables.

10. El RESUMEN DEL PLAN DEL PROGRAMA.

Los procedimientos y responsabilidades del Programa del Sistema de Garantía

de Calidad se deben documentar en un plan del programa. Este párrafo
proporciona las sugerencias para preparar y estructurar un plan del programa.

A. Preparando un Plan del Programa.

(1) Preparar un plan del programa es una práctica recomendada. Los

operadores deben revisar el tamaño y la complejidad de su operación
para determinar cómo estructurar un plan apropiado del programa.
(2) Un plan del programa debe describir los deberes, las responsabilidades,
los procedimientos y la organización de un Programa del Sistema de
Garantía de Calidad del Operador. Los términos y los elementos
definidos en el plan del programa deben ser consistentes con aquellos
identificados en los párrafos 1 al 9 anteriores.
(3) Copias del plan del programa se deben distribuir al personal apropiado
de la compañía, de tal manera que ellos estén enterados del mismo y
conozcan los procedimientos del Programa de Sistema de Garantía de
Calidad. Además, se deben hacer revisiones para asegurar, como sea
necesario, que el plan del programa continúa reflejando los
procedimientos actuales de evaluación de la calidad y la organización
del operador.
(4) Documentar los procedimientos y responsabilidades asociadas con
cualquier programa, se considera una práctica requerida. Cuándo
operadores preparan un plan del programa, la AAC estará disponible
para proporcionar ayuda si fuese solicitado.

B. Estructurar un Plan del Programa. Un bosquejo de ejemplo de un plan del

programa que utiliza los elementos del programa discutidos en esta CIRCULAR
se proporciona en el Apéndice 1. El bosquejo proporcionado en el Apéndice 1
debe ser visto como una lista de verificación de actividades que deben tenerse
en consideración cuando un operador diseña un Programa del Sistema de
Garantía de Calidad, pero no es un Programa propiamente tal. El número de

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actividades a controlar y cómo ellos son documentados dependerá de la
complejidad de la operación de cada operador.

11. ACEPTACIÓN DEL PROGRAMA.

La AAC debe aceptar el Programa del Sistema de Garantía de Calidad de cada

operador. Los operadores que desarrollan un Programa del Sistema de
Garantía de Calidad pueden pedir asesoramiento a los inspectores de la AAC.
Al preparar un plan del programa en conjunto con la AAC, proporcionará a la
AAC una oportunidad de revisar los deberes, las responsabilidades, los
procedimientos y la organización propuestos del Programa del Sistema de
Garantía de Calidad del operador. En todo caso que se desarrolle un Programa
del Sistema de Garantía de Calidad, la AAC estará disponible para
proporcionar consejo, ayuda o dirección a los operadores.

12. DIVULGACION A LA AAC.

El RACP prescribe que los operadores deben preparar y presentar a

evaluación a la AAC este programa y se alienta a compartir abiertamente los
resultados de su Programa Interno de la Evaluación con la Autoridad.

13. CONCLUSION.

El desarrollo de Programas del Sistema de Garantía de Calidad, como se ha

discutido en esta Circular, debe asegurar que las políticas y los procedimientos
de la compañía son sensibles al crecimiento y al cambio y que ese operador
cumple continuamente los requisitos apropiados de seguridad. Además, la AAC
alienta totalmente a los operadores a hacer de los Programas del Sistema de
Garantía de Calidad una parte integrante de su proceso diario de
administración. Los programas que permiten a los operadores identificar y
corregir sus propios casos de incumplimiento e invertir más recursos en
esfuerzos de impedir su reaparición ayuda a aumentar la seguridad en la
aviación.

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 APENDICE 1
EJEMPLO DE UN PLAN del PROGRAMA DE GARANTIA DE CALIDAD

Objetivo y política:

El objetivo debe ser una declaración que defina claramente el propósito y la

estructura del Programa de Sistema de Garantía de Calidad del Operador. Las
declaraciones de la política que sigue el objetivo deben indicar que esta
evaluación de la calidad es independiente, lo que implica activamente a la alta
gerencia y que es un proceso progresivo diseñado para identificar las áreas
potencialmente problemáticas

Definición de Términos:

Los términos que se utilizarán constantemente en el Programa de Sistema de

Garantía de Calidad deben ser definidos. Por ejemplo, un operador debe tener
un procedimiento para clasificar los resultados (eso es, una no conformidad u
observación). Estas categorías, así como otros términos aplicables a la función
de la evaluación de la calidad, se deben definir claramente y deben ser
documentados para que el personal de la compañía pueda entenderlos y
apropiadamente interpretarlos. Las definiciones deben ser semejantes a
aquellas especificadas en esta Circular Aeronáutica.

Deberes y Responsabilidades:

Los deberes y responsabilidades del personal de evaluación de la calidad se

deben documentar. El operador debe especificar cuál personal es responsable
de realizar las tareas siguientes:

(1) Supervisar la función de evaluación de la calidad.

(2) Realizar las evaluaciones, las auditorias y las inspecciones como parte
de la evaluación de la calidad.
(3) Identificar y registrar cualquier no conformidad u observación.
(4) Reunir las evidencias necesarias para justificar las no conformidades u
observaciones.
(5) Iniciar, recomendar o proporcionar las soluciones a esas no
conformidades u observaciones a través de los canales designados de
información.
(6) Controlar el desarrollo y la implementación de planes de acción
correctiva.
(7) Mantener y actualizar los archivos de la evaluación de la calidad.
(8) Verificar la implementación de soluciones.
(9) Comunicar y coordinar las actividades del Programa de Sistema de
Garantía de Calidad con el personal de la AAC en forma regular.

Esta sección del plan del programa debe mostrar el personal responsable de
las tareas listadas mas arriba los cuales no son responsables del logro ni de la
administración del trabajo en las áreas a ser evaluadas ni las tareas a revisar.
El director o el supervisor de la función interna de la evaluación debe ser un
representante del Administrador Responsable (alta gerencia) o tener la
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autoridad para sobrepasar la administración y reportar directamente a la alta
gerencia.

Cuándo los recursos y personal dedicados a tiempo completo no es práctico,

se deben desarrollar procedimientos y mostrar que las personas que tienen
responsabilidad directa en las áreas a ser evaluadas no están implicados en la
selección ni en la supervisión del equipo interno de evaluación. Además, el
personal identificado debe estar exento de sus otros deberes y completamente
dedicado al Programa del Sistema de la Calidad mientras participan en un
equipo de evaluación.

Organigrama:

Se debe preparar un organigrama que muestre claramente la posición del

Programa de Sistema de Garantía de Calidad en la organización del operador.
Esta posición debe reflejar la independencia dentro de la estructura corporativa
y la cobertura en línea recta para sobrepasar la administración y reportar
directamente a la alta gerencia.

Procedimientos de información:

Los procedimientos de información deben incluir los requisitos de la compañía

para que esa información de la evaluación de la calidad sea revisada por la alta
gerencia. La alta gerencia debe estar informada, a través de los canales en
línea recta, acerca de los programas, acerca de los planes, acerca de los
resultados y acerca del seguimiento de las acciones correctivas del Programa
de Sistema de Garantía de Calidad. Los procedimientos definidos en esta
sección del plan del programa deben especificar la frecuencia, el formato y la
estructura para informar directamente a la alta gerencia. Un procedimiento que
explique cómo se documentará la revisión por alta gerencia, debe ser
desarrollado también.

Áreas especificas Cubiertas:

El Operador debe especificar las áreas que estarán sujetas a revisión por el
Programa de Sistema de Garantía de Calidad. Un Programa de Sistema de
Garantía de Calidad más efectivo debe abarcar una revisión completa de la
operación de Operador.

El Proceso de programación:

El proceso de programación debe comprender los siguientes tres (3)

elementos:

(1) Evaluaciones programadas en un período calendario predeterminado.

(2) Evaluaciones Especiales, cuando se identifiquen tendencias o las
prioridades son puestas por la alta gerencia.
(3) Evaluaciones de seguimiento para verificar la eficacia de los planes de
acción correctiva.

CA AAC/DSA/OPS-AIR/ 006-05 13 11/10/2005

El programa debe incluir los procedimientos para planear, desarrollar y
coordinar el programa de evaluación de la calidad. Se debe definir también la
responsabilidad para planear y desarrollar el programa de actividades.

Registros:

El Programa del Sistema de la Calidad debe tener un proceso definido de

archivos. Los procedimientos deben especificar cómo se archivan y mantienen
los registros. Los formularios para llenar los informes se deben especificar
también. Los registros del Programa de Sistema de Garantía de Calidad deben
comprender lo siguiente:

(1) Reportes de evaluación programados.

(2) Reportes de evaluación especial.
(3) Reportes de evaluación de seguimiento.
(4) Respuestas a no conformidades u observaciones contenidas en
informes.
(5) Programa de acción correctiva sometido en respuesta a no
conformidades.
(6) Reportes con respecto a la acción correctiva completada.

Entrenamiento:

Si es posible, el Operador debe especificar que evaluadores tienen algún tipo

de instrucción reconocida en auditaría de calidad y en los principios y técnicas
de evaluación. Este entrenamiento podría ser cualquiera o una combinación de
lo siguiente:
(1) Cursos preparados internamente.
(2) Cursos universitarios.
(3) Seminarios y talleres disponibles en la industria.
(4) Cursos seleccionados por la AAC.

FUNDAMENTO LEGAL: Libro I, artículos 31, 33, 35 y 40 del Reglamento de

Aviación Civil de Panamá. Ley N° 21 de 29 de enero
de 2003; Ley Nº 22 de 29 de enero de 2003; y
Anexo 1 al Convenio de Chicago sobre Aviación Civil
Internacional.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

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CA AAC/DSA/OPS-AIR/ 006-05 15 11/10/2005