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FEBRERO 2009

AYUDA PARA CEWIN


1. Introducción
2. Ventajas de CEWin
3. Usando la Ayuda
4. Iniciando CEWin
5. Pantallas Típicas que usa CEWin
6. La Seguridad del Sistema
7. Configurar Estructura del Plantel
8. Menús del Sistema
8.1. Docentes
8.2. Alumnos
8.3. Calificaciones por Lapso
8.4. Resumen Final
8.5. Certificados y Títulos
8.6. Archivo Histórico
8.7. General
8.8. Herramientas
8.9. Acciones
8.10. Ayuda
8.11. Salir
9. Glosario de Términos
9.1. Del Sistema
9.2. De Evaluación
10.Soporte Técnico
10.1. Software
10.2. Hardware
10.3. Asesoramiento en Evaluación
11.Acerca de…
12.Créditos
1. Introducción

CEWin es una herramienta potente que le permite crear, manejar


controlar tablas de datos relacionadas con Control de Estudios y
Registro de Evaluación, siguiendo la normativa vigente emitida por el
Ministerio de Educación de Venezuela.

Está estructurado tal como se llevan los procesos en los Departamentos


de Evaluación. Contiene los menús:

9 Docentes: Información de Docentes, Distribución de Cátedra,


Informes y Listados.
9 Alumnos: Información de Alumnos, Padres y Representantes,
Informes y Listados.
9 Calificaciones por Lapso: Calificaciones, Inasistencias, Utilidad
Docente, Prepara Resumen Final, Informes y Listados.
9 Resumen Final: Actualiza Calificaciones de Materia Pendiente,
Finales y Revisión, Transfiere Calificaciones al Histórico, Informes
y Listados Resumen Final.
9 Certificados y Títulos: Información, Pre4paración de
Graduandos, Configuración e Impresión de Títulos, Certificados de
Básica, Hojas de Registro.
9 Archivo Histórico: Información de Alumnos y Calificaciones
almacenadas de años anteriores, Planteles Registrados, Planes y
Cursos, Informes y Listados, Certificación de Calificaciones.
9 General: Planes de Estudio, Cursos y Secciones, Asignaturas,
Programas de Educación para el Trabajo, Tipos de Evaluación,
Calificaciones Válidas, Datos del Plantel, Período Escolar, Inicio de
un Nuevo Año Escolar.
9 Herramientas: Calculadora, Directivas de Seguridad, Copia de
Seguridad, Opciones Configuración.
9 Acciones: las que se ejecutan en los menús anteriores.
9 Salir: permite salir de esta aplicación.
2. Ventajas de CEWin
CEWin es una herramienta desarrollada para proporcionar soluciones en un
ambiente gráfico y amigable, facilita la incorporación de datos en un entorno
de red confiable, sea ésta, alámbrica o inalámbrica.

Está actualizado siguiendo las normativas emitidas por el Ministerio de


Educación, a través de las circulares resoluciones y oficios de la Dirección de
Estudios y Acreditación (DEA), así como su actualización permanente, cada
vez que la DEA, emite dichos documentos.

CEWin usa para imprimir dos tamaños de papel: Carta y Extra Oficio. Imprime
los siguientes Formatos en Papel Extra oficio:

9 Matrícula Inicial
9 Certificación de Calificaciones
9 Resumen Final del Rendimiento Estudiantil
9 Hoja de Registro

Los restantes reportes y listados los imprime en tamaño carta.

CEWin usa cualquier impresora: Deskjet, Láser, Matriz de Punto; conectadas al


equipo directamente o conectadas en red.

Otras de las ventajas que presenta CEWin se listan a continuación:

9 Seguridad.
9 Backup.
9 Trabajo en Red.
9 Uso Sencillo – Fácil Aprendizaje.
3. Uso de la Ayuda en CEWin
Desplazamiento por los temas de la ayuda

1. Seleccione un elemento en el menú ayuda


2. Desplácese a un tema (Contenido índice)
3. Haga clic en los elementos del panel de navegación hasta alcanzar el
tema deseado (Buscar)

Será desarrollado cuando se incluya este manual como ayuda en línea


4. Conociendo CEWin

Describir la pantalla de CEWin


9 Área de Trabajo
9 Panel de Tareas
9 Barra de Menús
9 Barra de Mensajes

Área General:

El Área General de CEWin se encuentra dividida en cinco Subáreas:

Barra de Menús Contiene todos los menús con los cuales el


usuario procesa la información
Barra de Estado Muestra donde se encuentra el usuario dentro del
sistema
Área de Trabajo Es el área mayor del sistema CEWin; aquí se
colocan los listados de alumnos, representantes,
profesores, fichas para llenado de datos,
modificaciones, etc.
Panel de Tareas: Permite seleccionar las acciones tales como Nuevo
9 Acciones (incluir un nuevo registro), Editar (corregir un
9 Filtros registro), Eliminar (borrar un registro).
El filtrado hace que aparezcan por ejemplo los
alumnos de un solo curso y sección
Barra de Mensajes Muestra: cuántos registros existen en un Curso–
Sección, cuántos docentes, cuantos elementos se
procesan, etc.
5. Las Ventanas en CEWin

5.1 Ficha Simple (Datos Docentes)


5.2 Ficha Completa (Pestañas →)
5.3 Ficha para selección o Impresión
5.4 Métodos Abreviados
5.5 Menús Emergentes
5.6 Filtros

5.1 Ficha Simple Es una ficha que permite la incorporación de datos


o la modificación de los mismos consta solamente
de una pestaña (ver ficha docente)
5.2 Ficha Es una ficha que sirve para incorporar datos o
Compuesta modificar los mismos consta de dos (2) o más
pestañas (ver ficha de alumnos, profesores)
5.3 Ficha para Es una ficha en la cual se puede buscar un registro
selección de en especial, un listado de alumnos o profesores,
Información o una certificación que se desea imprimir o
Impresión seleccionar información en un proceso. Consta
de dos o más ventanas (ver fichas: Distribución de
Cátedra selección, Listado Profesores Impresión)
5.4 Menús Se activan haciendo clic con el botón derecho del
Emergentes ratón, sobre algún registro ya seleccionado,
facilitan ejecutar acciones rápidamente de ese
registro. Se abren en el lugar donde se hace el clic
5.5 Métodos Consisten de la combinación de dos o más teclas y
Abreviados facilitan rápidamente ejecutar una acción
(Atajos)
5.6 Filtros Sobre todo en información con muchos registros, se
usan los filtros para obtener registros con ciertas
características comunes: curso – sección, consejo
técnico, graduandos.
6. La Seguridad del Sistema CEWin

Para ejecutar el Sistema CEWin hacer doble clic en el Icono que representa
CEWin.
Usuario: CEWin
Contraseña:
12345

La Seguridad del Sistema y su Uso en el Plantel

Grupos de En la Estructura de Seguridad es necesario crear los


Trabajo grupos de trabajo que van a interactuar con el sistema,
existe una que es el grupo de administradores, ya está
creado en el Sistema, se pueden crear, eliminar, etc.
otros usuarios
Los Permisos Es la segunda pestaña que tiene la directiva de
seguridad. Aquí se puede dar los permisos al grupo que
se haya creado, es decir, hasta donde pueden llegar
dentro del sistema para ejecutar los procesos. Los
permisos se dan con Check o se quitan eliminando el
Check
Los Usuarios En la tercera pestaña se pueden crear los usuarios que
se van a registrar dentro de los grupos que se tienen
creados. Así existirán usuarios administradores,
usuarios de coordinación, usuarios de Evaluación. Cada
uno realizará funciones que serán permitidas por el
grupo al cual esté asociado, ya que cada grupo tendrá
sus propios permisos. Se pueden eliminar usuarios,
cambiarlos de grupo, modificar contraseña, etc.
Creando un Como el grupo ya existe y tiene los permisos, haga clic
Usuario en la pestaña usuario, luego clic en nuevo, en la ficha
(Administrador) escriba la información solicitada. Identificación: nombre
y apellido, en siglado una palabra sin espacios ni
caracteres especiales; la contraseña está compuesta
por seis o más caracteres alfanuméricos (letras o
números, o combinación de ellos); presione botón
guardar.
Salga del Sistema y entre nuevamente, pruebe que
tiene todos los permisos.

El sistema tiene predeterminados dos grupos de trabajo. Grupo de


Administrador y Grupo de Coordinación, se pueden crear otros. Cada uno
de estos grupos tiene un usuario, que permitirá demostrar el funcionamiento
de la seguridad del sistema. El administrador que se registre está en la
obligación de eliminar estos dos usuarios.
Eliminando Usuario Ya dentro del sistema. Clic Herramientas. Clic
Directivas de Seguridad. Clic Pestaña Usuarios.
Devuelva CEWin a la Pantalla izquierda. Resáltelo
y presione botón eliminar. Salga del Sistema y
entre nuevamente, intente probar con la clave
original. No tiene permiso para entrar.
Modificando Usuario Le podemos modificar a un usuario:
• Contraseña
• Siglado
• Identificación
• Cambiarlo de grupo
Creando un Grupo Debe ser usuario administrador o usuario del
Nuevo Evaluación grupo que tenga permiso en Directivas de
Seguridad:
1. Clic en Herramientas. Clic en Directivas de
Seguridad
2. Presione Botón: Nuevo
3. En la ficha: escriba el nombre del grupo a
crear, por ejemplo evaluación
4. Guárdelo. Seleccione Evaluación
5. Active pestaña permisos
6. Presione Botón expandir
Dando Permisos 7. haga clic en cada cuadrito, hasta colocar
un check en todos ellos, excepto en
directivas de seguridad.
8. Guárdelo
9. Active pestaña usuarios
10.Registre un usuario, siga procedimiento
escrito anteriormente
Creando y Vinculando 11.Salga del sistema y entre nuevamente.
Usuario Pruebe con la clave de éste nuevo usuario.
Certifique que entra a todo excepto a
directiva de seguridad.
Probando un Usuario 1. Cargue el sistema
con Permisos Limitados 2. Usuario: FGonza
3. Contraseña: 456789
4. Verifique hasta donde tiene permisos
5. Salga y entre al sistema con clave
Administrador
6. Entre a Directivas de Seguridad
7. Presione Botón expandir
8. Observe que permisos tienen los usuarios
de este grupo
7. Configurar Estructura Plantel
9 Planes de Estudio
9 Cursos y Secciones
9 Asignaturas
9 Programas de Educación para el Trabajo
9 Datos del Plantel
9 Periodos Escolares
9 Inicio del Año Escolar

ESTRUCTURA PLANTEL
Planes de Estudio 9 Crear: Clic en el botón nuevo. Muestra ficha del
plan de estudio. Tiene tres pestañas: Plan de
Estudios, Opciones, Asignaturas. Debe llenar la
información que cada pestaña solicita. Opciones
se llama sólo si el plan de estudios a crear
contempla opciones. En Asignaturas se incluyen
aquellas que pertenecen al Plan de Estudio que se
crea.
9 Editar: clic en el botón editar. Muestra la Ficha
del Plan de Estudio seleccionado. Tiene tres
pestañas: plan de estudios, opciones y
asignaturas. Seleccione las Pestañas y proceda a
realizar las modificaciones
9 Eliminar: clic en éste botón permite eliminar el
plan de estudio seleccionado
9 Actualizar: permite refrescar la pantalla y
mostrar toda la información
Cursos y 9 Nuevo: clic en éste botón abre ficha del curso a
crear que tiene dos fichas:
Secciones
• General: permite llenar grado o año, por
ejemplo (7), descripción del curso (Séptimo
Grado), Plan de Estudio al que pertenece,
Tipo: diferencia a graduando de curso
normal. Documento: Nombre del
Documento a emitir (solo curso de
graduando). Secciones: que tiene el curso
a crear. Escolaridad Asociada: las que
tenga éste curso.
• Asignaturas: permite asociar las
asignaturas a éste grado siguiendo el orden
que el Plan de Estudios indica.
9 Editar: clic en éste botón abre la ficha del curso
seleccionado y le permite modificar lo indicado en
el proceso general aquí descrito
9 Eliminar: clic en éste botón le pide confirmar
eliminar el curso
9 Asignaturas: clic en éste botón le lleva
directamente a la ficha de asignaturas asociadas
al grado o año seleccionado
9 Actualizar: permite refrescar la pantalla y
mostrar toda la información
Asignaturas Muestra el cuadro de las asignaturas que tiene el
plantel.
9 Nuevo: clic en éste botón le abre la ficha de
Asignatura: Tiene tres pestañas:
• General: facilita crear nueva asignatura;
debe llenar el código literal de cada
asignatura (ejemplo: CL). Descripción:
nombre4 de la asignatura: (Largo y Corto)
(Ejemplo: Castellano y Literatura;
Castellano y Liter.) observaciones.
• Planes de Estudio Asociados:
• Cursos Asociados:
9 Editar: Clic en éste botón le abre la ficha de
Asignatura Seleccionada. Le facilita el proceso ya
descrito aquí en nuevo
9 Eliminar: le pide confirmar la eliminación de la
asignatura seleccionada.
9 Planes de estudios y cursos: le lleva
directamente a la ficha de asignatura en la
pestaña correspondiente
9 Unificar: clic en éste botón le permite hacer dos
o más asignaturas con nombres diferentes en una
sola. Le lleva a la ficha Unificar Asignaturas, que
es fácil de usar.
Programas de Los programas de Educación para el Trabajo no son
asignaturas. Ellos se integran para conformar la
Educación para el
Asignatura Educación para el Trabajo.
Trabajo 9 Nuevo: clic en el botón Nuevo, le abre la ficha de
Programas de Educación Trabajo. Tiene dos
pestañas:
• General: debe llenar el código literal del
Programa: 2 letras (Ejm: TU), Descripción larga
y corta (Ejm: Turismo). Las Observaciones.
• Cursos Asociados
9 Editar: clic en éste botón le abre la ficha de
programas de Educación Trabajo para el
programa seleccionado. Le permite hacer
modificaciones.
9 Eliminar: le pide confirmar la eliminación del
programa seleccionado.
9 Unificar: facilita hacer un solo programa de dos o
más escritos de manera diferente. Le abre la ficha
unificar programas la cual es muy fácil de usar.
9 Actualizar: permite refrescar la pantalla y
mostrar los últimos datos incorporados.
Si observa el panel de tareas tiene adicional una
pestaña Filtros, un clic en ésta pestaña permite activar
el grado. Resalte (7º por ejemplo) y presione botón
seleccionar
Por Ejemplo: para incluir Dibujo como Programa de
Educación para el Trabajo para 7º A. Buscamos: Dibujo
en la columna descripción luego buscamos en esa
misma fila el cuadro correspondiente a 7º A,
presionamos barra espaciadora, y escribimos el número
de horas semanales. Queda plenamente identificado. Si
quiere eliminar, resalte y presione suprimir.
Datos del Plantel El uso de esta ficha es esporádico. Aquí se llenan los
datos del plantel, supervisor, director, subdirector,
evaluador y otros datos de interés general. Estos datos
se usarán en la impresión de todos los documentos y
reportes del sistema. En Código Único escriba "*"
Períodos Selección de Período Escolar:
9 Seleccionar: puede activar un período escolar
Escolares
diferente al que está trabajando.
9 Predeterminar: permite seleccionar y a la vez
fijar el período escolar escogido. Cuando vuelva a
entrar al sistema, éste entrará en el período
escolar aquí predeterminado
9 Inicio de Nuevo Año Escolar: cuando finaliza el
año escolar actual, teniendo todas las
calificaciones de Materia Pendiente, Finales y
revisión, podrá iniciar un Nuevo Año Escolar.
8. Menús del Sistema CEWIN
8.1 Docentes
9 Información
9 Distribución de Cátedra
9 Informes y Listados

MENUS DEL SISTEMA 8.1 Docentes


Información Al hacer clic sobre información le abre en el área de trabajo un
listado de documentos que están ya incluidos dentro del
sistema. Si no existe ningún docente, el listado contendrá sólo
el encabezado, Nacionalidad, Cédula, Apellidos, Nombres,
fecha de Nacimiento, Lugar de Nacimiento EF (Entidad
Federal).
En el área Panel de Tareas, abre la pestaña Acciones cuyos
botones son:
9 Nuevo: al hacer clic en éste botón se abre la ficha
“Información del Docente”, en la que se puede ingresar
la identificación del docente. Nacionalidad: la escoge en
el combo; escribe el número de la cédula, luego los
apellidos y nombres. Luego selecciona la pestaña
general y llena los datos solicitados: fecha de
nacimiento: lo puede escribir directamente o seleccionar
con el combo día, mes, año. Sexo: escoge en el combo
masculino o femenino. Escribe el Lugar de Nacimiento y
selecciona en el combo la Entidad Federal; si selecciona
extranjero debe escribir país de origen, este no se
habilita para los venezolanos. Rellena los datos
restantes.

Seleccione la pestaña Asignaturas que Imparte: observe


las tres ventanas: en la primera selecciona el curso(s)
que el docente tiene asignado(s); en la segunda están
las asignaturas disponibles, selecciona la(s) que el
docente desarrolla, para ubicársela(s) en la tercera
ventana, presione el botón “>” por último presione el
botón “guardar”; si se equivocó presione el botón “<”
para eliminar ésta asignación y vuelva a guardar.

Pestaña: Docente Guía: le permite a través del método


anterior con sólo dos ventanas asignar la sección o
secciones que el docente tiene asignada como profesor
Guía.
9 Editar: le permite consultar o modificar la información
relacionada con el docente resaltado. Siga el
procedimiento anterior utilizado en Nuevo.
9 Eliminar: al hacer clic en éste botón le permite
confirmar la eliminación del docente seleccionado
(resaltado)
9 Asignaturas que imparte y docente guía: al hacer
clic en cualquiera de estos botones, le lleva
directamente a las pestañas anteriormente descritas
respectivamente.
9 Actualizar: refresca la pantalla de datos y muestra los
últimos registros incorporados. Esta pantalla siempre
hace esto en todos los menús.
Distribución Al hacer clic sobre Distribución de Cátedra, le abre en el área
de Cátedra: de trabajo un listado de los cursos y secciones disponibles en
el plantel. Si no se han creado los cursos y secciones el listado
sólo contendrá el encabezado; en el área del panel de tareas le
abre la pestaña Acciones que contiene los botones: Editar,
Eliminar, Actualizar.
9 Editar: al hacer clic en éste botón se abre la “ficha de
distribución de cátedra” la cual le muestra el curso y
sección que seleccionó; le pide que escoja en el combo
∇ del listado de docentes que muestra, el docente guía.
Luego profesor de castellano y literatura y así
sucesivamente con el resto de asignaturas. Si no tiene
algún docente déjelo en blanco para seleccionarlo más
tarde pulse el botón guardar, para almacenar la
información o cancelar para salir sin guardar.
9 Eliminar: al hacer clic en éste botón le pide confirmar la
eliminación del curso seleccionado pulse si o no, según
corresponda.
9 Actualizar: ya se explicó que hace. No aparecerá más
su explicación.
Informes y Con clic accede al listado de reportes que tiene el menú
Listados docentes cuya salida es la impresora o un archivo.
Usa los botones: Imprimir y Actualizar
9 Listado de Docentes (Sencillo) contiene: número de
lista, nacionalidad y cédula, apellidos y nombres y
quince casillas que sirven para control general.
9 Listado de Docentes (Completo): este reporte
contiene nacionalidad, cédula, apellidos, nombres, sexo,
fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, entidad
federal, país, dirección y teléfono.
Al presionar el botón imprimir CEWin le muestra la ficha
imprimir, con el nombre del reporte, le permite seleccionar en
el combo, la impresora o archivo. También puede seleccionar
el número de copias que desea del reporte. Presione botón
Imprimir o Cancelar según corresponda.
8.2 Alumnos
9 Información
9 Padres y Representantes
9 Informes y Listados

MENUS DEL SISTEMA 8.2 Alumnos


Información Un clic en información abre en el área de trabajo el listado
de alumnos del primer curso y sección registrado. De no
existir cursos registrados muestra sólo el encabezado del
listado. En el panel acciones muestra los botones
siguientes:
9 Nuevo: al igual que en el menú docentes facilita
ingresar la información requerida de los alumnos, a
través de al ficha del alumno; ésta ficha contiene cinco
pestañas:
• General: para incorporar nacionalidad, cédula,
apellidos, nombres, sexo, fecha de nacimiento,
lugar de nacimiento, entidad federal y una casilla
de observaciones que lo que se escriba aquí saldrá
impreso en la planilla de Matricula Inicial. Para los
Extranjeros de escoger Extranjero y escribir país de
origen.
• Escolaridad: puede seleccionar el curso y sección
del alumno a inscribir. La opción se usa en algunas
Menciones de Profesional. Escoger transferencia o
equivalencia, su número y fecha. Seleccionar la
escolaridad de las que muestra el combo. Para
séptimo existen dos: Regular y repitiente. Para
otros cursos también existen: Regular con Materia
Pendiente, Repitiente con Materia Pendiente, Doble
Inscripción. Cuando un alumno tiene cualquiera de
estas escolaridades el sistema le permite
seleccionar el curso y sección de la asignatura
pendiente así como el nombre de la misma.
• Representante: en esta pestaña puede incorporar la
información relativa al representante. Es muy fácil
de llenar.
• Padre – Madre: estas fichas permiten incorporar la
información relativa al padre o a la madre. Es
similar a la ficha del representante.
9 Editar: este botón le lleva a la misma ficha que se
mostró en el proceso anterior Nuevo. Ahora muestra
la información del alumno seleccionado. El proceso a
seguir es el mismo usado en el proceso Nuevo ya
descrito.
9 Eliminar: le muestra una ventana donde le solicita
confirmar la eliminación del registro seleccionado.
Seleccione el botón si o no según corresponda.
9 Escolaridad y Representante: le llevan
directamente a la ficha escolaridad o representante
respectivamente, del alumno seleccionado.
9 Información Administrativa: es ……..
9 Constancia de Inscripción: Imprime la constancia
de Inscripción del alumno seleccionado.
9 Constancia de Estudios: Imprime la Constancia de
Estudio del alumno seleccionado.
9 Carta de Conducta: Imprime la carta de conducta
del alumno seleccionado.
9 Certificado de Retiro ……….
En el panel de tareas, pestaña cursos: le permite filtrar la
información por Curso Sección, que se va a mostrar en el
listado en el área de trabajo. Resalte el curso y sección y
clic al botón seleccionar. Otra forma: doble clic al Curso
Sección.
Padres y Clic en padres y representantes le lleva al listado de padres
Representantes y representantes.
Panel de tareas - Acciones
9 Nuevo: clic en nuevo abre la ficha del representante
y desde esta se puede agregar la información del
representante. Esta ficha tiene la pestaña Alumnos
que Representa, que solo muestra los alumnos que
representa.
9 Editar: le lleva a la ficha ya explicada en nuevo.
9 Eliminar: le muestra una ventana donde le solicita
confirmación para eliminar el registro seleccionado.
9 Alumnos que representa: le lleva directamente a
la ficha ya descrita en nuevo.
Informes y 9 Listado de Alumnos (Sencillo): imprime un listado
Listados de los alumnos del curso y sección seleccionado.
Contiene número de lista, apellidos y nombres y
quince casillas para control.
9 Listado de Alumnos (Completo): imprime un
listado de alumnos del curso seleccionado. Contiene:
nacionalidad, cédula, apellidos, nombres, sexo, fecha
de nacimiento, lugar de nacimiento, entidad federal,
país, escolaridad, Asignaturas que cursa, curso de
Materia Pendiente y Doble inscripción.
9 Matrícula Inicial: imprime la matrícula inicial según
formato establecido por el Ministerio de Educación.
Las tres constancias que siguen ya se explicaron en el
menú información.
9 Estadísticas: imprime un cuadro estadístico que
contiene todas las secciones del plantel clasificados
por Edad, Sexo y Nacionalidad.
En el Panel de Tareas, la pestaña Acciones tiene el Botón
Imprimir, al accionarlo, le abre una ventana desde la cual
puede escoger, impresora, número de copias, curso-sección
(uno o varios) e Imprimir. Al seleccionar cualquiera de las
constancias, le permite buscar un alumno: por Cédula, por
Apellido, por Nombre.
Recuerde: existe el menú emergente y los atajos para un
acceso más fácil y cómodo.
8.3 Calificaciones por Lapsos
9 Actualizar Inasistencias
9 Utilidad Docente
9 Transferir Calificaciones a Resumen Final
9 Informes y Listados
9 Nota Importante

MENUS DEL SISTEMA 8.3 Calificaciones por Lapsos


Actualizar Al hacer clic le muestra en el área de trabajo el listado de
Calificaciones alumnos del primer curso sección registrado por ejemplo
Materia Pendiente. En este listado se pueden incorporar las
calificaciones directamente. En este listado puede agregar
también la calificación de Materia Pendiente. La última
columna muestra el promedio del alumno.
Panel de Tareas: tiene dos pestañas Acciones y Cursos –
Lapsos.
Acciones tiene los botones:
Eliminar: le abre una ventana donde pide confirmar la
eliminación de Calificaciones. Seleccione SI o NO según sea el
caso.
Boletín Informativo: este botón al ser activado le muestra
la ventana típica de impresión, donde le muestra ya el
alumno seleccionado para imprimir boletín. Puede
adicionalmente seleccionar otros alumnos: por Cédula,
Apellido o por Nombre. También puede seleccionar la
impresora, el número de copias y el lapso a imprimir.
Constancia de Calificaciones: al activar éste botón le
muestra la típica ventana de impresión ya descrita. El
procedimiento es el mismo.
Actualizar Con clic le abre la ventana donde puede incorporar las
Inasistencias inasistencias del alumno; muestra el listado de alumnos del
primer curso – sección registrado. Desde el panel de tareas,
pestaña Cursos – Lapsos, puede seleccionar el Curso –
Sección y el lapso con el cual va a trabajar.
Panel de tareas –> Acciones: tiene el Botón eliminar y el
botón actualizar.
9 Eliminar: le lleva a la ventana ya conocida, donde le pide
confirmar eliminar las inasistencias. Seleccione SI o NO según
corresponda.
Utilidad 9 Exportar Información de Alumnos: al activarlo
Docente muestra un listado de los docentes ya registrados en la
Distribución de cátedra.
9 Panel de Tareas – Acciones – Exportar Información,
al activarse le muestra la ventana “Buscar Carpeta” donde
guarda la información de los cursos – secciones y alumnos del
docente seleccionado. Puede seleccionar una carpeta, una
unidad diferente. Con Mi PC crear una carpeta nueva.
Presione Aceptar o Cancelar Según sea el caso.
Importar Calificaciones: al hacer clic muestra una ventana
con la información de los docentes ya registrados.
Seleccionamos el docente y desde acciones le damos clic a
importar calificaciones. CEWin buscará en la carpeta o unidad
especificada al Docente seleccionado e importará las
calificaciones que ya están registradas.
Solo trae las calificaciones definitivas de lapso.
Transferir Al activarlo con clic, le muestra en el área de trabajo un
Calificaciones listado de cursos y secciones. Puede seleccionar uno o más de
a Resumen ellos, para transferir las calificaciones al Resumen Final de
Final Rendimiento. El sistema realiza los cálculos necesarios para
determinar la calificación definitiva de cada asignatura y así
configura la Planilla de Resumen Final De Rendimiento
Estudiantil; determina Finales y Revisión (de Regulares),
Definitiva y Revisión de Materia Pendiente. Este proceso es
interno; CEWin lo ejecuta y muestra cuando ha terminado.
Informes y Vamos a agrupar los listados de calificaciones e inasistencia
Listados ya que tienen en común que al hacer clic en imprimir, le
muestra la ventana de impresión, donde puede seleccionar:
Impresora, Número de Copias, Cursos – secciones, y lapsos a
imprimir.

En cuanto a Boletín Informativo y Constancia de Calificaciones


le permite escoger opcionalmente un alumno o varios,
buscándolos por Cédula, Apellido o Nombre.

Recuerde que existen los menús emergentes, que se activan


con un clic del botón derecho del ratón y contienen lo mismo
que Acciones del Panel de Control. Además los menús
emergentes muestran también los atajos.
Nota Alumnos Cursantes con Materia Pendiente: en el sistema
Importante quedan incluidos automáticamente al seleccionar la escolaridad
“Regular con Materia Pendiente” el sistema controlará el
proceso hasta finalizar el año escolar.
Alumnos NO Cursantes con Materia Pendiente: Son
aquellos alumnos que egresaron del último año de estudios y
aplazaron una asignatura, no eminentemente práctica, en la
prueba de revisión. Estos alumnos tienen derecho a la prueba
de Materia Pendiente de egresados. Tienen tres oportunidades
para aprobarla: SEP, ENE y MAY.
En el sistema estos alumnos se registran, en el curso de
materia pendiente por Curso y Mención, sin tomar en cuenta la
sección. Para lograrlo lo inscribimos en el curso inmediato
superior por ejemplo en 3er Año de Ciencias (que no existe), y
así se puede incluir en materia pendiente del 2do año de
ciencias, seleccionando SEP, ENE o MAY.
Estos eventos de evaluación se ejecutan con la totalidad de los
contenidos, así el estudiante puede aprobar la asignatura en
cualquiera de estos eventos.
Posteriormente va al menú: Resumen Final -> Actualizar
Calificaciones -> Panel de Tareas -> Pestaña Filtro, selecciona
2do año de ciencias “ * “; en la ventana mostrada incluye la
calificación a cada alumno. Desde este menú en listados y
Reportes puede imprimir la Planilla de Resumen Final.
Puede ir al menú de certificados y Títulos y preparar
graduandos de 2do Ciencias “ * “ y así poder imprimir El Título
y la Hoja de Registro. Este proceso es rápido y sencillo.
Estos procedimientos los puede ejecutar tal y como se
describen en los menús correspondientes.
8.4 Resumen Final
9 Actualizar Calificaciones
9 Transferir Calificaciones al Archivo Histórico
9 Informes y Listados

Actualizar Al hacer clic en “Actualizar Calificaciones”, CEWin muestra en


Calificaciones el Área de trabajo el listado del primer Curso-Sección
registrado en el sistema. Aquí puede ver las calificaciones y/o
modificarlas. Muestra las columnas correspondientes a cada
asignatura con la calificación definitiva. La columna resumen
muestra un número que se interpreta así:
1 El alumno aprobó todas las asignaturas
2 El alumno aplazó una asignatura
3 El alumno aplazó dos o más asignaturas
4 Se usa cuando el alumno tiene en sus calif.: A, I, P
El Panel de Tareas tiene dos pestañas. Acciones y Filtros.
Dentro de Acciones muestra Eliminar y Actualizar.
Eliminar: le lleva a una ventana donde debe confirmar la
eliminación de las calificaciones del alumno seleccionada.
Actualizar: la misma acción de los menús anteriores.
Dentro de Filtros puede seleccionar el Curso-Sección y el
Tipo de Evaluación.
Los cursos cuya sección es un “ * “ son clasificados como
cursos de Materia Pendiente. Los cursos con secciones
representadas con letras Mayúsculas son clasificados como
cursos regulares.
a) Al seleccionar un curso con sección “*”. El tipo de
evaluación puede ser solamente Materia Pendiente y
Revisión de Materia Pendiente para aquellos
alumnos Cursantes con Materia Pendiente.
b) Para los alumnos No Cursantes con Materia
Pendiente seleccionará SEP, ENE, MAY.
c) Los cursos cuya sección sea una letra tienen tipo de
evaluación Finales y Revisión.
Transferir Con un clic en “Transferir Calificaciones al Archivo Histórico”
calificaciones el sistema abre, en el área de trabajo, un listado de cursos y
al Archivo secciones registrados en el mismo. Desde este listado puede
Histórico seleccionar los cursos y secciones a los cuales le quiere
transferir las calificaciones al Histórico; haga clic en el botón
“Transferir al Archivo Histórico”, que se encuentra en el panel
de tareas pestaña acciones. El sistema agregará todas las
calificaciones de los cursos seleccionados a los alumnos del
archivo histórico. Este procedimiento debe hacerlo para todos
los cursos y secciones sin excepción.
Informes y Un clic en “Informes y Listados” el sistema muestra en el
Listados Área de Trabajo un listado de los reportes a imprimir.
Listado de Calificaciones:
un clic en el botón “Imprimir” le muestra la ventana Imprimir
desde la cual puede seleccionar: la impresora, número de
copias, curso-sección (uno o varios), Tipo de Evaluación.
Para seleccionar los cursos resalte este en la ventana de la
izquierda y páselo con el botón > a la ventana de la derecha
que es la ventana de los seleccionados. Finalmente presione
el botón Imprimir o el botón Cancelar según el caso. Si desea
eliminar un curso de la lista de impresión, actívelo en la
ventana de la derecha y presione el botón <. El botón << los
elimina todos.
Resumen Final de rendimiento Estudiantil:
Al hacer clic en el botón “Imprimir” de la pestaña Acciones
del Panel de Tareas o desde el Menú Emergente o usando el
Atajo Ctrl+P le abre la ventana de Imprimir, desde la cual
puede escoger: la impresora y el número de copias. También
puede seleccionar curso y sección (uno o varios), el tipo de
evaluación, el mes año de la evaluación y la fecha de
remisión. Finalmente según el caso presione el botón
Imprimir o cancelar.
8.5 Certificados y Títulos
9 Información
9 Configuración del Título
9 Informes y Listados

Información Certificado de Educación Básica.


Al hacer Clic sobre “Información” el sistema abre en el área
de trabajo el encabezado que se necesitará para mostrar
los graduandos. Para lograrlo debe presionar el botón
“Preparar Graduandos” que está en el Panel de Tareas en la
pestaña Acciones. En la ventana que aparece debe activar
el grado que va a preparar (uno o varios, ejemplo: Noveno
Grado A).
Tipo de evaluación: active finales o revisión según sea el
caso. Serie: escriba C- , por último en Número Inicial: se
construye de la siguiente manera: los primeros dos
dígitos corresponden al código numérico de la entidad
federal donde está el plantel; segundo par de dígitos:
representan al Municipio donde está el plantel; Ejemplo
Estado Mérida 14 Municipio Libertador 12. Los siguientes
cuatro dígitos corresponden a la serie otorgado por el
plantel. Cada año escolar el número asignado es el
siguiente al último otorgado en el año escolar anterior.
Ejemplo si el último otorgado es 220, el siguiente será 221.
Para finalizar la serie de este ejemplo quedaría así:
14120221. Observé que se agregó un (0) cero antes del
221 para completar los cuatro dígitos. Por último presiona
el botón “Preparar” o “Cerrar” según corresponda. El
sistema prepara con este número inicial la serie de todos
los certificados de la sección. De igual manera procede para
las otras secciones.
El curso Noveno Grado “*” contiene los datos de los
alumnos inscritos en primer año de media diversificada y
profesional, con la escolaridad Regular con Materia
Pendiente. Debe emitir el Certificado de Educación Básica,
bien sea por Materia Pendiente o por Revisión de Materia
Pendiente, depende en cual de las dos modalidades, el
alumno aprueba dicha materia pendiente.

Título de Bachiller o de Técnico Medio.


El procedimiento explicado para Certificados, es el mismo a
seguir para los títulos. Existen dos cambios:
Serie: cada Título trae impresa la serie: ejemplo AA –
Numero Inicial: Cada Título igualmente trae impreso cada
número. Ese número de serie corresponderá al primer
alumno graduando en el año escolar.
Presione el botón “Preparar” para que CEWin prepare la
sección completa. Igualmente debe preparar todas las
secciones. Presione el Botón “Cerrar“ si lo va a preparar
más tarde.
Visualizar Graduandos:
Si quiere ver un listado de los graduandos, entre a la
pestaña Filtros, seleccione: el Grado o el Año y la Sección,
el tipo de evaluación, presione el botón “Seleccionar”. El
listado se mostrará en la pantalla.

Si algún alumno no se gradúa, por ejemplo le falta un


documento en su expediente de grado, lo puede Excluir del
listado. Pulse el botón “Editar” sobre el alumno
seleccionado, en la ventana que emerge, puede quitar el
check que tiene el alumno y así lo excluye; también puede
modificar el número de serie, en caso de rehacer un título
dañado.
Configuración El Formato del Certificado de Educación Básica ya viene
del Título preparado dentro del sistema, siguiendo las normas del
Ministerio de Educación. Solo es necesario mandarlos a
imprimir. Alimentar con papel grueso es una sugerencia
muy oportuna. Por lo tanto no existe como configurarlo.
CEWin ya tiene predeterminada, la forma de rellenar el
Título de manera aproximada, ya que depende del driver de
la Impresora a usar. Determine primero cual es la mejor
impresora que dispone para la impresión de Títulos. Un
cambio de impresora por otro modelo, obliga a configurar la
impresión nuevamente.

Haga clic sobre “Configuración del Título” le abre la ventana


Configurar Reporte. Tiene Descripción, Fila y Columna.
Si observa detenidamente, allí se encuentran los elementos
con los cuales se va a rellenar el Título. Las filas y las
columnas se incrementan o se disminuyen, hasta lograr el
cuadre perfecto. Imprima un título en una hoja en blanco,
tamaño carta, compare con el original.
Sugerencia: inicialmente los incrementos se hacen de 10 en
10. Luego de 5 en 5. Así hasta que cuadre el título.
Informes y Certificado de Educación Básica:
Listados Con el botón “Imprimir” abre la ventana donde puede
seleccionar la impresión: bien sea por alumno o por curso-
sección. Esta ventana ya la ha manejado en otros menús.
Si escoge Curso-Sección, le imprime todos los alumnos del
curso sección seleccionado. Alimente la bandeja con Papel
grueso y proceda a imprimir los Certificados.
Título de Bachiller o de Técnico Medio:
Siga el procedimiento anterior, para imprimir los Títulos.
Alimente la bandeja de la impresora con los Títulos
Originales. Proceso delicado pero seguro.
Listado de Graduandos:
Al pulsar el botón “Imprimir” se abre la ventana ya
conocida.
Seleccione: Impresora, Curso y Sección. Proceda a
imprimir.

Hoja de Registro:
Al pulsar en el botón “Imprimir” emerge la ventana ya por
usted manejada en menús anteriores. Seleccione
Impresora, el Grado o Año y Sección, Tipo de Evaluación,
Mes y Año de la Evaluación y la Fecha de Remisión. Por
último presione el Botón “Imprimir” y lograr el reporte
solicitado Hoja de Registro.
8.6 Histórico
9 Información
9 Planteles
9 Informes y Listados
Información Al hacer clic sobre “Información” nos lleva a la ventana,
donde el área de trabajo está vacía. El trabajo aquí es
sencillo. En el Panel de Tareas, la pestaña Acciones
muestra activos solo los botones Nuevo y Actualizar.
Cuando encontremos un alumno, se mostrará en la ventana
y se activarán todos los botones.
Active la pestaña Buscar Alumnos, que se encuentra en el
Panel de Tareas. Observe que el trabajo que podemos
ejecutar se reduce a particularidades, no hay procesos
masivos.
Podemos buscar un alumno(a) por Cédula, por Apellidos,
por Nombres.
CEWin al ubicar un alumno, la información se vera en el
área de trabajo; pulse la pestaña Acciones del Panel de
Tareas, ahora podrá:
- Nuevo: permite incluir alumnos egresados.
- Editar: permite ver la información del alumno,
corregir un dato errado.
- Eliminar: El sistema le pide confirmar eliminar las
calificaciones del archivo histórico.
- Calificaciones: CEWin le muestra en una ventana
las calificaciones del alumno; si no las tiene le abre
a ficha en blanco para adicionarlas. Muestra la
información del alumno. También muestra: Botón
Anterior, Botón Siguiente, Grado o Año, Plan de
Estudios, Asignaturas del Grado Año consultado,
programas de Educación para el Trabajo. Con el
botón Siguiente puede avanzar buscando grados y
años superiores, el botón Anterior le permite ir hacia
atrás.
- Certificación de Básica: Imprime la Certificación
de Básica del alumno seleccionado. Igualmente
puede buscar otros alumnos y mandar a imprimir su
Certificación de Básica.
- Certificación de Diversificado - Profesional:
Imprime la Certificación de Diversificado –
Profesional. Siga el procedimiento anterior que se
empleo para la de Básica.
- Constancias de Básica o de Diversificado –
Profesional: Imprime las constancias indicadas.
Siga el procedimiento anterior.
Planteles Al hacer clic sobre “Planteles” muestra el listado de los
planteles registrados. Tiene activos todos los botones si
presenta registros de planteles, de lo contrario solo
muestra el botón Nuevo y el Botón Actualizar.
- Nuevo: permite agregar un nuevo plantel.
- Editar: facilita ver información del plantel; corregir
algún dato errado.
- Eliminar: debe confirmar la eliminación del plantel.
- Unificar: Es el mismo proceso empleado en Unificar
Asignaturas, unificar programas de Educación
Trabajo. Permite unificar distintos nombres para un
mismo plantel.

Informes y Certificación de Calificaciones:


Imprime la Certificación de Básica o de Diversificada
Listados
Profesional o ambas, para un mismo alumno. También
puede seleccionar otros alumnos y enviarlos
simultáneamente a la impresora.

Constancia de Calificaciones:
Siga las instrucciones en pantalla, Es el mismo
procedimiento que se explicó para las certificaciones.

Listado de Planteles:
Imprime un listado de los planteles registrados en el
archivo Histórico.

8.7 General

Módulo Este Módulo ya se desarrolló en el Numeral siete (7) de


Completo esta ayuda. Cualquier duda, puede consultar allí.
8.8 Herramientas
9 Calculadora
9 Directivas de Seguridad
9 Copia de Seguridad
9 Eliminar registros Huérfanos
9 Opciones

Calculadora Con clic en este botón, CEWin abre la calculadora de


Windows, instrumento muy útil y de fácil manejo. Puede
minimizarla o cerrarla.
Directivas de Este apartado ya se desarrolló a detalle en el numeral seis
Seguridad (6) de esta ayuda, con el título de “La Seguridad del
Sistema CEWin”
Copia de Al hacer clic en “Copia de Seguridad” le abre una ventana
Seguridad que tiene dos botones:
- Respaldar: Al pulsar este botón, el sistema entra
en el navegador de archivos, que le facilitará buscar la
carpeta donde guardar la copia de seguridad del
sistema, o en su defecto crear la carpeta. El nombre
del archivo ya lo escribe el CEWin y se observa en la
parte inferior de esta ventana. Finalmente presione el
Botón “Guardar” y así culminar la acción. Al terminar
CEWin da el mensaje de BackUp suficientemente
guardado.
- Restaurar: Al pulsar sobre este botón, CEWin
entrará en el navegador, con el podrá buscar la
carpeta o unidad donde está guardada la copia de
seguridad. La restauración de una copia de seguridad
debe manejarse con cuidado. Finalmente presione el
botón “Abrir” para de esta manera restaurar la copia
de Seguridad.
Eliminar Un clic en este elemento le lleva a una ventana que le pide
Registros confirmar la eliminación de los Registros Huérfanos que
Huérfanos pudieran existir dentro de la base de datos del sistema.
Un registro huérfano puede aparecer por uso inapropiado de
la data del sistema. Por ejemplo, en un listado de
calificaciones en pantalla, aparece un registro con la
nacionalidad solamente (V-), este registro se llama huérfano.
Opciones Al hacer clic en “Opciones” CEWin abre la ventana Opciones
donde se visualiza una estructura en árbol de opciones a
manejar:
Certificados y Títulos -> General: Le permite colocar la
Fecha de Otorgamiento de los Certificados y de los Títulos.
Archivo Histórico -> General: debe seleccionar el nombre
del plantel y asociarlo al Archivo Histórico.
Bases de Datos -> General: Tiene tres campos:
a) Nombre del Servidor: Nombre del equipo donde está
instalado el Sistema. Ejemplo Director.
b) Nombre de la Instancia: escriba SQLEXPRESS
c) Nombre De la base de datos: escriba DIURNONET

Reportes-> General: al pulsar el botón ... (tres puntos)


le lleva al navegador y con el podrá buscar la carpeta
Reportes que se encuentra dentro de CEWin, CEWin está
dentro de Archivos de Programa en el Disco C:\. Este es el
nombre de la ruta. La puede escribir directamente.
Esta ruta ya se configura con la instalación del sistema de
Gestión Escolar CEWin.

8.9 Acciones
Acciones Este menú muestra las mismas acciones, que se encuentran
en el Panel de Tareas. Siempre mostrará las acciones del
último menú trabajado. Es también una manera de ejecutar
las acciones. Existen tres formas de tener las acciones en
pantalla:
1. Panel de Tareas
2. Menú Emergente
3. Menú Acciones.
8.10 Ayuda
9 Contenido
9 Acerca de …
9 Contáctenos …

Contenido Actualmente estamos preparando el Sistema CEWin para


configurar esta ayuda en línea. Esta ayuda la dejamos para
que usted la cargue dentro del computador como un archivo
PDF.
Acerca de … Muestra la Licencia de uso del sistema CEWin otorgada a
plantel.
Contáctenos Hardware
Miguel O. Paredes León

e-mail:
Teléfonos:

Software
Frank R. Paredes León
e-mail:
Teléfonos:

Asesoría en Evaluación:
Miguel O. Paredes Newman
e-mail:
Teléfonos:

Carnet, Distintivos:
Yirelly Paredes León
e-mail:
Teléfonos:

Diseño Gráfico, Sellos automáticos:


Edgar Álvarez
e-mail:
Teléfonos:

8.11 Salir
Salir de la Al hacer clic en “Salir de la Aplicación” le muestra una
Aplicación ventana donde le pide confirmar “Salir del Sistema”. Presione
el Botón SI o NO según corresponda.
También puede salir con la X de la Ventana del sistema.
Nunca deje abierto el Sistema, es su responsabilidad.

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