GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-mayo Apartado: Contenido

ÍNDICE GENERAL
Índice general .........................................................................................................................1  Sección I.- Enfoque Metodológico y Distribución de Roles.........................................7  Descripción General de roles de usuario....................................................................8  Roles del Sistema .........................................................................................................9  Usuarios en general .................................................................................................9  Administrador ...........................................................................................................9  Accesos permitidos al equipo de trabajo...........................................................9  Roles Definidos .......................................................................................................... 11  Rol: Contralor Y Director De Auditoría............................................................... 11  Rol: Mantenimiento De Datos De Auditores .................................................... 11  Rol Bibliotecario ..................................................................................................... 11  Rol: Planificador .................................................................................................... 12  Rol: Coordinador De La Unidad De Control .................................................... 12  Rol: Asistente Administrativo ............................................................................... 14  Rol: Evaluador De Riesgos ................................................................................... 14  Rol: Mantenimiento Del Archivo Permanente ................................................. 15  Sección II.- Configuraciones básicas ........................................................................... 16  Aspectos Tecnológicos y de Conectividad ............................................................ 16  Esquema De Conectividad ........................................................................................ 16  Instalacion De Autoaudit ........................................................................................ 18  Acceso a Autoaudit Desde La Red Lan (Matriz) ............................................... 18  Aspectos Funcionales .................................................................................................. 19  Cambio De Idioma................................................................................................... 19  Configuración de la Base de Datos de AutoAudit de la Cge ......................... 20  Base Autónoma ........................................................................................................ 22  Creación de replicas de Viaje ............................................................................... 23  Instalación en el Servidor de Trabajo Local ......................................................... 27  Sincronización con la Base Maestra. ........................................................................ 27  Acceso a la Base de Datos .................................................................................... 30 
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Directorio Temporal .................................................................................................. 32  Nombre y Clave de Usuario ................................................................................... 33  Cambio de Clave..................................................................................................... 33  Medios de Ayuda para Usuarios de Autoaudit .................................................. 34  Sección III.- Actividades comunes a desarrollar por todos los usuarios ................. 36  Panel de navegación ................................................................................................. 36  Ítems de auditorías recientes ................................................................................. 37  Mi lista de Ítems por hacer .................................................................................. 37  Mis Documentos – por Estado ............................................................................ 38  Mis Hallazgos y Planes de Acción ...................................................................... 39  Cantidad de Registros ......................................................................................... 40  Filtrar Registros ....................................................................................................... 40  Categorizar los Datos por Columnas ................................................................ 40  Eliminación de Campos – Papelera de Reciclaje .......................................... 41  Configuración de Datos de Auditores ..................................................................... 44  Nueva configuración ............................................................................................... 44  Información Laboral ................................................................................................. 45  Capacitación Continua .......................................................................................... 47  Evaluación de Riesgo Vertical ................................................................................... 51  Creación de una Nueva Matriz ............................................................................. 51  Información Adicional Importante ........................................................................ 55  Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal ............................................................. 56  Creación de una Nueva Matriz ............................................................................. 56  Esquema..................................................................................................................... 58  Información Adicional Importante ........................................................................ 61  Archivos Estándar – Archivo Permanente................................................................ 63  Pasos para crear y Registrar el Archivo Permanente ........................................ 63  Opciones de Carpeta ......................................................................................... 67  Opciones de Archivo ........................................................................................... 68  Configuración de la Auditoría ................................................................................... 69  Auditorías Cargables ............................................................................................... 69  Auditorías No Cargables ......................................................................................... 72 
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Opciones Disponibles............................................................................................... 73  Programación de Rangos de Tiempo ...................................................................... 74  Pasos para programar los Rangos de Tiempo .................................................... 74  Otras opciones disponibles en Programación de Rangos de Tiempo ....... 81  Calendario del Plan de Control ............................................................................. 82  Otras opciones disponibles del calendario ..................................................... 85  Documento de Planeación ....................................................................................... 86  Pasos para registrar información en el Documento de Planeación............... 86  Archivos Anexos............................................................................................................ 95  Estructura de la ventana “Archivos Anexos” ...................................................... 96  Opciones de la ventana archivo anexo .............................................................. 96  Importar ...................................................................................................................... 97  Importación de Documentos en una Conexión Local .................................. 97  Importación de Documentos en una Conexión Remota ............................. 99  Editar Descripción................................................................................................... 104  Editar ..................................................................................................................... 104  Retirar .................................................................................................................... 105  Devolver ............................................................................................................... 106  Cancelar Retiro ................................................................................................... 107  Ver ......................................................................................................................... 107  Crear ..................................................................................................................... 108  Mover .................................................................................................................... 108  Copiar ................................................................................................................... 109  Añadir.................................................................................................................... 110  Biblioteca.............................................................................................................. 111  Ver Historia ........................................................................................................... 111  Eliminar .................................................................................................................. 112  Matriz de Pruebas ....................................................................................................... 113  Pasos para crear una Matriz de Pruebas ........................................................... 113  Menú contextual ................................................................................................. 114  Opciones del Menú de Papeles de Trabajo .................................................. 114  Creación masiva de subcarpetas ................................................................... 117 
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Creación Individual ............................................................................................ 120  Mapa de calor de riesgos ........................................................................................ 123  Pasos para crear el mapa de calor .................................................................... 123  Papeles de Trabajo .................................................................................................... 130  Ventana Menú de Papeles de Trabajo .............................................................. 130  Panel de Visualización de las Auditorías ................................................................ 131  Expandir - Comprimir .......................................................................................... 132  Mostar Auditorías ................................................................................................ 132  Panel de Documentos .............................................................................................. 133  Panel de Herramientas .............................................................................................. 134  Herramientas de la Ventana ............................................................................ 135  Descripción de Columnas ................................................................................. 136  Carpetas o Programas .............................................................................................. 138  Carpetas predeterminadas .................................................................................. 138  Carpetas creadas por el usuario ......................................................................... 139  Pasos para crear e identificar carpetas ......................................................... 139  Subcarpetas o Papeles de Trabajo ........................................................................ 143  Pasos para crear e identificar subcarpetas ................................................... 143  Autorización de Edición ............................................................................................ 147  Pasos para autorizar la edición en proceso .................................................. 147  Hallazgos ...................................................................................................................... 150  Pasos para crear hallazgos ............................................................................... 150  Menú contextual ................................................................................................. 150  Desde el formulario Hallazgo ............................................................................ 151  Otros Aspectos de Importancia ....................................................................... 157  Enlaces ......................................................................................................................... 158  Clases de Enlaces ................................................................................................... 158  Enlace de Documento a Documento (formulario a formulario) ............... 159  Pasos para Generar un Enlace de Documento a Documento ................. 160  Enlace Punto a Documento ............................................................................. 163  Pasos para Generar un Enlace de Punto a Documento ............................ 163  Enlaces de Punto a Punto ................................................................................. 168 
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Hallazgos Estándar ..................................................................................................... 174  Pasos para utilizar la biblioteca de hallazgos estándar .................................. 174  Formatos Estándar...................................................................................................... 176  Estructura.................................................................................................................. 176  Pasos para acceder y crear documentos con Formatos Estándar .......... 178  Listas de Chequeo ..................................................................................................... 182  Pasos para utilizar una lista de chequeo ........................................................... 182  Opciones adicionales disponibles ....................................................................... 184  Informes Estándar ....................................................................................................... 185  Flujo de Información de la Biblioteca para acceder al informe estándar .. 185  Vías de Acceso para Usar los Informes Estándar .............................................. 185  Informes Estándar Disponibles .............................................................................. 186  Pasos para Utilizar un Informe Estándar Existente ......................................... 187  Enviar Cambios a AutoAudit ................................................................................ 195  Revisión de Formularios ............................................................................................. 197  Revisión Individual .................................................................................................. 198  Pasos para dar en revisión los formularios en forma individual. ................. 198  Revisión Masiva ....................................................................................................... 200  Mensajes ...................................................................................................................... 202  Pasos para crear mensajes ................................................................................... 202  Aprobación de Papeles de Trabajo ....................................................................... 207  Aprobación Preliminar ........................................................................................... 208  Aprobación Final .................................................................................................... 208  Pasos para Aprobar un Formulario. ..................................................................... 208  Aprobaciones Individuales................................................................................ 209  Aprobaciones Masivas....................................................................................... 210  Información adicional importante .......................................................................... 212  Eliminación Aprobación ........................................................................................ 212  Lista de Editores Actuales. .................................................................................... 213  Enlace de Origen. .................................................................................................. 214  Informe de Horas ........................................................................................................ 215  Horas Cargables ..................................................................................................... 215 
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Horas no cargables ................................................................................................ 219  Opciones Disponibles............................................................................................. 221  Opciones Panel ................................................................................................... 221  Opciones Barra de Herramientas .................................................................... 221  Anexos .............................................................................................................................. 223  Anexo N° 1.- Instalación cliente Citrix y acceso ................................................... 223  AnexoN° 2.- Formato a seguir para Configurar Auditorías ................................. 233  Anexo N° 3.- Escalas de Valoración DE Riesgos Horizontales............................. 234  Anexo N° 4.- “Habilitar Macros para Enlaces” ...................................................... 236  Macro Open PointLink Dialog .............................................................................. 236  Habilitación de Macros ......................................................................................... 236  índice temático .............................................................................................................. 240 

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Sección I.- Enfoque Metodológico y Distribución de Roles
La Contraloría General del Estado, para unificar los criterios y procedimientos de trabajo, orientados a cumplir de manera eficiente, efectiva y eficaz las acciones de control emprendidas en respuesta al mandato constitucional, utiliza las “mejores prácticas” de auditoría, para ejercer y promover un amplio rango de actividades que generen valor agregado, establecer las bases para evaluar y fomentar la mejora en los procesos y operaciones de las organizaciones auditadas. AutoAudit ayuda al auditor en la aplicación de las mejores prácticas porque las incorpora en su esquema funcional. Graficado en la siguiente figura:

ENFOQUE METODOLÓGICO

A partir de la información de los organismos sujetos a control (insumos), la Contraloría General del Estado procesa esta información mediante técnicas de auditoría asistidas por computador (TAAC’s), con la finalidad de identificar riesgos potenciales que le permitan priorizar la utilización de los recursos de control, los cuales deben plantearse en los planes de Control. Identificadas las áreas prioritarias a ser controladas, el Organismo Técnico de Control puede administrar y desarrollar el proceso de la Auditoría Gubernamental en el contexto de una arquitectura tecnológica planteada: Biblioteca magnética, monitoreo y supervisión en línea, entre otros.

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DESCRIPCIÓN GENERAL DE ROLES DE USUARIO

Para la aplicación del enfoque metodológico es necesario plantear un esquema de roles de usuario en AutoAudit. El sistema reconoce dos grupos de usuarios, que son: a) Roles del Sistema b) Roles Definidos

ROLES DE USUARIO

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R OLES DEL S ISTEMA
Cuando se crea un nuevo usuario en AutoAudit, los accesos a los diferentes módulos estarán establecidos a base de un rol que se le asigne por parte de otro usuario autorizado. Los principales roles de usuario del sistema en AutoAudit son: • • • Supervisor Jefe de Equipo Auditor Asignado

Los roles de sistema Supervisor, Jefe de Equipo y Auditor asignado (operativo y de apoyo) son roles que se configuran en forma automática por el aplicativo cuando el Coordinador de la Unidad de Control conforma un equipo de trabajo (Ver Rol Coordinador de la Unidad de Control). Esta asignación les permitirá contar con accesos necesarios en sus acciones de control (Ver Programación de Rangos de Tiempo). En los roles de sistema también constan: • • Los usuarios en general y Administrador

USUARIOS EN GENERAL
Los usuarios en general de AutoAudit son todos aquellos funcionarios de la Contraloría General del Estado registrados en el sistema, quienes podrían intervenir de forma directa o indirecta en el proceso de una acción de control, cuando se envían mensajes o si el equipo de trabajo solicita revisar un papel de trabajo. (Ver actividades a desarrollar por todos los usuarios, Revisión de carpeta, subcarpetas, hallazgos, mensajes,etc.)

ADMINISTRADOR
El Administrador de AutoAudit es quien crea los roles definidos, asigna a los usuarios en el aplicativo. Adicionalmente, suplirá el desarrollo de actividades de cualquier usuario, cuando estos últimos lo soliciten o sea necesaria su intervención. Realizará la configuración del sistema de acuerdo con los procedimientos descritos en los manuales de la herramienta informática.

ACCESOS PERMITIDOS AL EQUIPO DE TRABAJO
Los roles de sistema como los supervisores, jefes de equipo, auditores operativos y de apoyo, cuando son asignados a una auditoría y ésta se encuentra en estado activo, deben evaluar la estructura de control interno, organizar y estructurar el Archivo Permanente y Archivo Corriente conforme a las normas o disposiciones aplicables y vigentes. Estos usuarios, dentro de las auditorías asignadas, tendrán acceso para crear lo siguiente:

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ROL Supervisor y Jefe de Equipo (**)

DESCRIPCIÓN Y ACCESO Acceso para crear y editar Evaluaciones de Riesgo (*) Archivos Estándar (*) Carpetas Matrices de Prueba Subcarpetas Hallazgos Planes de Acción (***) Listas de Chequeo Mensajes Evaluación de Auditores (***) Evaluación de Auditorías (***) Informes de hallazgos Informe de tiempo Acceso para crear y editar Carpetas Subcarpetas Hallazgos Informes de hallazgos Planes de Acción(***) Listas de Chequeo Mensajes Informes de tiempo Acceso de lectura Documento de Planeación Snap Reporter

Auditor Asignado (operativo de apoyo)

y

Acceso de lectura Documento de Planeación Snap Reporter Matrices de Prueba Archivos Estándar

(*) Los supervisores y jefes de equipo asumirán los roles de usuario Evaluador de Riesgos y Mantenimiento del Archivo Permanente (**) Los supervisores y jefes de equipo deben dar aprobación final a todos los papeles de trabajo de las auditorías en las cuales hayan sido asignados. (***) Metodología pendiente de establecer por las unidades competentes. En forma complementaria, todos los usuarios asignados a las auditorías podrán ocupar todas las funcionalidades que permite la herramienta informática, tales como: Agregar y/o archivar a los formularios que ellos hayan creado o que tengan acceso de edición; ocupar la biblioteca magnética y realizar las actividades previstas para todos los usuarios.

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R OLES D EFINIDOS
ROL: CONTRALOR Y DIRECTOR DE AUDITORÍA
Son los funcionarios autorizados para aprobar o registrar la aprobación de los informes de auditoría y tienen acceso de lectura a todos los papeles de trabajo. Actividades a desarrollar: • • Aprobación de Informes Monitoreo a las acciones de control

Para el desarrollo de las actividades, los usuarios con el rol Contralor y Director de Auditoría tendrán acceso a: • • • • Revisión de Formularios (en el panel de navegación) cuando un formulario haya sido puesto en revisión de los usuarios antes indicados o cuando se les haya enviado un mensaje. Revisión de Formularios (en el panel de Papeles de Trabajo – acceso de lectura). Creación de Mensajes Carpeta de Informes de las auditorías

ROL: MANTENIMIENTO DE DATOS DE AUDITORES
El usuario asignado con el rol “Mantenimiento de Datos de Auditores”, es el funcionario (o funcionarios) designado por el Director de Recursos Humanos para mantener actualizada la información de los usuarios de AutoAudit; es decir, tendrá acceso de creación y edición en el formulario “Configuración de Auditor”. Este usuario debe asegurar que todos los auditores y personal relacionado con las actividades de control estén registrados y tengan sus datos correctamente actualizados en lo que se relaciona a: 1. Información Laboral 2. Capacitación Continua

ROL BIBLIOTECARIO
Es el funcionario (o funcionarios) designado por el Director de Investigación Técnica y Normativa, que se encarga de la administración de la biblioteca magnética en AutoAudit, con la finalidad de poner a disposición de los auditores o usuarios en general los diferentes tipos de estándares emitidos. Las actividades a desarrollar por los funcionarios designados en este rol son: • • Organizar y administrar la estructura y contenidos de la biblioteca, según los procedimientos de configuración de la biblioteca, descritos por el fabricante. Supervisar el contenido de los Archivos Estándar

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Para el cumplimiento de las actividades a desarrollar, el Bibliotecario tendrá acceso de creación y edición a las siguientes secciones: • • • • • Hallazgos estándar Formatos estándar Informes estándar Plantillas estándar Archivos estándar1

ROL: PLANIFICADOR
Es el funcionario (o funcionarios) designado por el Director de Planificación y Evaluación Institucional encargado de efectuar el seguimiento y evaluación a la ejecución del Plan de Control institucional, así como el control del catastro institucional. Para el efecto, este rol tendrá acceso de lectura a las evaluaciones de riesgo y acciones de control; y, de creación o edición a los siguientes módulos: • • • Planeación Anual Configuración de Categorías Snap Reporter

ROL: COORDINADOR DE LA UNIDAD DE CONTROL
Este rol será desempeñado por al menos dos funcionarios designados por el Director de la unidad de control y serán los encargados de registrar, controlar y supervisar los datos de una acción de control. Los funcionarios designados también asumirán el rol de Asistente Administrativo. Para ejercer apropiadamente el rol “Coordinador de la Unidad de Control”, es necesaria la distribución de actividades en dos grupos: Una funcional y otra operativa. Generalmente estas actividades estarán a cargo de: • Coordinador Funcional: Supervisor General de calidad o a quien designe el Director de la Unidad de Control • Coordinador Operativo: El Asistente Administrativo encargado del manejo del Sistema de Control (SISCON)

1 Acceso compartido con Supervisores y Jefes de Equipo, quienes registrarán el Archivo Permanente de los organismos sujetos a control.

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COORDINADOR UNIDAD DE CONTROL

El Coordinador de la Unidad de Control tendrá acceso de creación en los módulos de: • • • • • Configuración de Auditoría Programación de Rangos de Tiempo Documento de Planeación Informes de tiempo Reportes SNAP

Las actividades específicas a realizar por los coordinadores de la unidad de control son:

Coordinadores de la Unidad de Control
Coordinador Funcional (Supervisión y Control de datos) Coordinador Operativo (Registro y Control de datos)

Coordinadores de la Unidad de Control
Coordinador Funcional (Supervisión y Control de datos) Coordinador Operativo (Registro y Control de datos)

Configuración de la Auditoría
• Autorizar al Coordinador Operativo y revisar el ingreso una acción de control planificada o imprevista, de acuerdo con las disposiciones emitidas por el Director de Auditoría. • Autorizar al Coordinador Operativo la activación, suspensión, cancelación o cierre de una auditoría • Autorizar al Coordinador Operativo el registro de las fechas planeadas, programadas y reales de los hitos de la auditoría. • Verificar en el Documento de Planeación de la Auditoría, la existencia magnética de las órdenes de trabajo y modificaciones al alcance, tiempo, equipo de trabajo de la auditoría. • Ingresar una acción de control planificada o imprevista autorizada por el Coordinador Funcional

Documento de Planeación
• Activar, suspender, cancelar o cerrar una auditoría autorizada por el Coordinador Funcional • Registrar las fechas planeadas, programadas y reales de los hitos de la auditoría reportadas por el Supervisor o Jefe de Equipo.

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Programación de Rangos de Tiempo
• Asignar el equipo de trabajo a una acción de control y autorizar su registro al Coordinador Operativo. • Registrar los nombres del equipo de trabajo para una acción de control autorizada por el Coordinador Funcional o Director de Auditoría • Anexar en el Documento de Planeación de la Auditoría, las órdenes de trabajo y sus modificaciones suscritas por las autoridades competentes de la CGE

• Controlar los datos por las auditorías registradas en AutoAudit en su unidad de control, sin perjuicio de la responsabilidad que le corresponde ejercer al supervisor de la auditoría. • Vigilar y Controlar el registro y actualización del archivo permanente efectuado por los supervisores y jefes de equipo, durante la ejecución de la actividad de control. • Ejercer las actividades del Coordinador Operativo y de otros roles definidos, en casos de ausencia. • Supervisar el registro efectuado por el Coordinador Operativo.

Otras •

Ejercer el Administrativo”.

rol

de

“Asistente

ROL: ASISTENTE ADMINISTRATIVO
• Es el funcionario designado por el Director de Auditoría encargado de controlar el tiempo laborable de los auditores. Este rol es asumido por el Coordinador Operativo de la Unidad de Control. Para el efecto tendrá acceso de edición al Informe de Horas.

ROL: EVALUADOR DE RIESGOS
El Evaluador de Riesgos es el Supervisor y/o Jefe de Equipo u otro funcionario designado por el Director de la Unidad de Control, para valorar los riesgos verticales e inherentes de los organismos sujetos a control en el ámbito de su competencia, con la finalidad de determinar la prioridad en la ejecución de una acción de control, para que sea o no incluida en un Plan de Control. La persona o personas que se desempeñen en este rol utilizarán las matrices de riesgo vertical y horizontal que se encuentren disponibles en la sección de Plantillas Estándar de la Biblioteca magnética, las mismas que estarán diseñadas por la Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo.
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Para el desarrollo de sus actividades, estos usuarios tendrán acceso de creación en los formularios correspondientes a: • • Matrices de Riesgo Horizontal (Riesgo Inherente) Matrices de Riesgo Vertical

ROL: MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO PERMANENTE
Es el Supervisor y/o Jefe de Equipo u otro funcionario designado por el Director de la Unidad de Control quien se encargará de registrar y actualizar el archivo permanente del ente auditable, durante la ejecución de la auditoría, en los términos que dicten los manuales vigentes o disposiciones que se emitan por las autoridades competentes. El Coordinador Funcional de la Unidad de Control es quien se encargará de vigilar y controlar el registro y actualización del archivo permanente, efectuado por los supervisores y jefes de equipo, durante la ejecución de la actividad de control.

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Sección II.- CONFIGURACIONES BÁSICAS ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE CONECTIVIDAD

Esquema De Conectividad
El acceso a AutoAudit a través de la web se lo realiza con el software Citrix Metaframe, lo cual le permite al usuario tener acceso a la aplicación de AutoAudit que se encuentra publicada en el servidor correspondiente de la Contraloría. Paralelamente el equipo de auditoría podría disponer de una red inalámbrica, que será configurada por el personal técnico de la Dirección de Tecnología de la CGE en conjunto con el personal técnico de la CNT cuando se conecte el enlace de datos en la entidad a auditar. La red inalámbrica permitirá compartir información (documentos, carpetas, etc.) y recursos (impresora, escáner, etc.) entre los auditores que integran el equipo de trabajo en la entidad. El esquema general de conectividad es el siguiente:

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ARQUITECTURA CONECTIVIDAD

El detalle de conexión para la CGE funciona de la siguiente manera:

CONECTIVIDAD INTERNA

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I NSTALACION D E A UTOAUDIT
La instalación de AutoAudit es una tarea exclusiva de la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación, quien controla y custodia los programas a ser instalados en los equipos de propiedad de la Contraloría General del Estado. La política emitida para la instalación de AutoAudit es la siguiente: 1. Instalar licencias de AutoAudit en las computadoras de escritorio asignadas a los supervisores de las unidades de control que realicen funciones de supervisión a los trabajos de auditoría en ejecución, y en las de los funcionarios que ejerzan roles asignados, temporal o definitivamente, como Director, Coordinador de la Unidad de Control, Supervisores, entre otros. 2. Los auditores que están en el campo no requieren la instalación de AutoAudit en sus nuevas máquinas ya que accederán al aplicativo de manera remota vía Citrix. (Ver Anexo “Instrucciones para Instalar un Componente Citrix) 3. Como casos de excepción, se instalará AutoAudit en los PC´s portátiles en forma local cuando en los organismos sujetos a control no sea factible contar con la conectividad prevista y sea necesario instalar una Base Autónoma. La primera vez que se ejecute AutoAudit, el usuario debe: 1. Conectarse a la Base de Producción mediante el nombre de usuario y contraseña asignado por el Administrador 2. Configurar el idioma 3. Crear su carpeta temporal dentro del servidor de producción 4. Asegurarse de que esté asignado en alguna acción de control por parte del Coordinador de la Unidad de Control.

A CCESO A A UTOAUDIT D ESDE L A R ED L AN (M ATRIZ )
Dado que la arquitectura del software AutoAudit es Cliente/Servidor, los usuarios que están en la matriz requieren aplicar los siguientes pasos para utilizarlo: • • • • Solicitar a la DTIC que le instale una licencia de AutoAudit en la máquina y le copie el directorio de Templates para disponer de las plantillas que utiliza AutoAudit. Ingresar a la red LAN institucional. Realizar las configuraciones para conectarse a la base de datos de AutoAudit. (Detalladas en el tema Aspectos Funcionales). Ingresar a la aplicación con el nombre de usuario y la clave que le han asignado de acuerdo al rol que desempeñe.

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ASPECTOS FUNCIONALES

C AMBIO D E I DIOMA
Si el menú de AutoAudit aparece en inglés, cambie su preferencia a español de la siguiente manera: Paso 1.- Acceso al Menú Desde la barra de menú en “options”, seleccionar el submenú “User Preferences”.

BARRA DE MENÚ

Paso 2.- En la ventana desplegada hacer Clic en la pestaña “Other”.

VENTANA DE PREFERENCIAS DE USUARIO

Paso 3.- En la nueva ventana desplegada se debe hacer Clic en la pestaña de selección de idioma y escoja la opcion “Spanish” , y hacer Clic en OK en la parte

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izquierda superior de la ventana para guardar los cambios, el idioma se cambiará y los menús y pantallas aparecerán traducidos al español.

VENTANA DE PREFERENCIAS DE USUARIO - OTROS

C ONFIGURACIÓN DE LA B ASE DE D ATOS DE A UTO A UDIT DE LA C GE

VENTANA DE INFORMACIÓN DE SERVIDOR

Ya que AutoAudit, por configuración de fábrica viene conectado a una base de datos predeterminada, el usuario deberá conectarse a la base de datos de producción de la
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CGE. Esta base se encuentra cargada en un servidor institucional. La configuración de la base de datos se la realizará una sola vez con los siguientes pasos: Paso 1.- Establecer la información del servidor En la Barra de Menú, hacer Clic en “Opciones” y en el submenú “Establecer Información del Servidor”

Paso 2.- Editar la Información de Acceso al Servidor En la ventana desplegada debe ingresar la siguiente información si no está señalo Utilizar Seguridad Autentificada: 1. En el nombre del servidor, escribir: “uiodag-dbp01” ó 172.16.8.41 2. Escribir “autoaudit” en el campo Nombre de Usuario de la Cuenta. 3. En los espacios destinados para el Ingreso y Confirmación de la Clave, registrar “autoaudit” 4. Presionar el botón “OK” para conservar los cambios. Si los pasos fueron apropiados y existe conectividad entre su punto de red y el servidor de la CGE, aparecerá el

siguiente mensaje que deberá aceptarlo:

“La conectividad de la cuenta de usuario ha sido validada” El usuario podrá conectarse a cualquier base de datos local, o servidor remoto, siempre y cuando conozca sus claves de acceso.

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En el caso en el que se encuentre señalado “Utilizar Seguridad Autentificada” el usuario no debe ingresar ninguna información, porque la conexión a la base de datos se la realiza con el usuario que ingreso al equipo o citrix (usuario de correo electrónico)

B ASE A UTÓNOMA
Cuando el equipo de auditoría que debe trabajar en una entidad desde la que no haya conectividad vía internet o enlace CNT con la base de AutoAudit, en el servidor central de la Contraloría General del Estado, se debe trabajar en forma autónoma pero con la necesaria previsión para sincronización. Con ese objetivo se debe configurar una red para que los integrantes del equipo de trabajo puedan acceder a una PC/laptop que funcione como “servidor” en el que se dispondrá de la base de datos de AutoAudit generada, a partir de la base maestra del servidor central. Para este caso, el Coordinador de la Unidad de Control debe comunicar al Administrador de AutoAudit para la provisión de asistencia al equipo de auditoría. Luego, seguirá los siguientes pasos:

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Creación de la base para el Equipo de Trabajo La base de datos para el equipo de trabajo debe generarse como Réplica de Viaje desde la base maestra, incluyendo los siguientes datos: • • • • La Auditoría a ser ejecutada. Todas las actividades no cargables para que puedan ser informadas las horas aplicadas a las mismas. Otras Auditorías anteriores que puedan ser necesarias para el equipo de trabajo. Documentación de la biblioteca de formularios y plantillas estándar.

Si los integrantes del equipo de trabajo tuvieran archivos anexos retirados, deben devolverlos antes de crear la réplica, para asegurar que se exporte la última versión de los documentos en los que se estaba trabajando. Una vez creado el archivo de Réplica de Viaje, un usuario con permiso de Administrador debe eliminar el estado de Réplica de Viaje para convertirlo en una base autónoma. Reglas para Replicas de Viaje Cuando trabaje con una réplica de viaje y archivos anexos debe tener en cuenta que, en una réplica de viaje: • • • No puede Retirar archivos para modificarlos; debió retirarlos antes de crear la réplica de viaje. El retiro de los archivos se lo hace conectado desde la PC en la que hará la réplica de viaje. No pueden moverse, copiarse ni borrarse archivos anexos o carpetas, ni renombrarse carpetas. Si se importa un archivo o crea un archivo Word o Excel, automáticamente quedará retirado para el usuario.

C REACIÓN

DE REPLICAS DE

V IAJE

Paso 1.- Acceso a las replicas de viaje En la barra de menú en “opciones”, hacer Clic en “Utilitarios de la Base de Datos” y posterior a esto en “Réplica de Viaje”

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BARRA DE MENÚ – OPCIONES – RÉPLICA DE VIAJE

Paso 2.- Creación de Replica de Viaje

VENTANA DE CREACIÓN DE RÉPLICAS DE VIAJE

Para iniciar el proceso de creación de una “Replica de Viaje”, en la ventana desplegada se debe seleccionar la opción “crear”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes Paso 3.- Selección de destino Es indispensable seleccionar el destino o el lugar, donde se creará el archivo de réplica de viaje, además se debe asignar un nombre al archivo y para copiar los datos en el PC se debe hacer clic en “Guardar”.

Paso 4.- Búsqueda de la Auditoría La siguiente ventana desplegada es una herramienta de búsqueda que ayuda a encontrar de manera más rápida la auditoría filtrándola por categorías; cuando se haya seleccionado la categoría de la auditoría, se debe hacer clic en “OK”, este paso permite ver las auditorías correspondientes a esa categoría y desplegará la ventana de selección de Auditoría como se muestra en el paso 5. Paso 5.- Selección de la auditoría En esta ventana se hará la selección de la auditoría con un clic sobre el nombre de ésta y en “OK”

DETALLE DE AUDITORÍAS PARA SELECCIONAR 1

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Versión N° 02 Paso 6.- Creación Replica Para crear finalmente la réplica de viaje, el sistema mostrará las siguientes Ventanas de Pregunta, • Ventana 1.- ¿Desea Copiar todos los Hallazgos, Formatos, e Informes Estándar a esta nueva replica de viaje? La respuesta en esta opción debe ser NO Ventana 2.- ¿Desea copiar una Subcarpeta a la vez? La respuesta en esta opción debe ser SI Ventana 3.- ¿Desea copiar una carpeta a la vez? La respuesta en esta opción debe ser SI, en caso que la auditoría sea muy grande Ventana 4.- ¿Desea copiar todos los cuestionarios de Riesgo Vertical en una nueva Replica? La respuesta en esta opción debe ser NO Ventana 5.- ¿Cuantos adjuntos deben copiarse a la vez? 10 es normalmente un número óptimo En esta ventana se debe seleccionar la opción OK y registrar el número 10 en el espacio solicitado. Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

• • • •

Después de estos pasos la creación de una réplica de viaje se iniciará y se mostrará la ventana siguiente:

VENTANA DE CREACIÓN DE RÉPLICAS DE VIAJE

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I NSTALACIÓN EN EL S ERVIDOR DE T RABAJO L OCAL
El archivo Access (Replica de Viaje) generado debe copiarse a la PC/laptop que vaya a usarse como servidor para el equipo de trabajo, en una carpeta con acceso compartido para todos (con permiso de lectura y modificación). Los usuarios deben tener AutoAudit instalado en sus equipos para poder acceder a esta base de datos y tener conexión al equipo que hará las veces de servidor. Los templates para impresión de pantallas deben ser copiados a cada usuario. Los Snap Reports que deban utilizar deben estar disponibles también Se recomienda la realización periódica de copias de seguridad de la base en el servidor local (con respaldo en CD u otro medio externo).

Sincronización con la Base Maestra.
El Jefe del Equipo de la acción de control, periódicamente debe sincronizar la base datos autónoma para actualizar la base maestra con la información acopiada en la base de trabajo local. Para el efecto el procedimiento previsto es el siguiente: a) Asegurarse de contar con una conexión con la base central, a la que debe llevarse el archivo de la base de trabajo local. b) Un usuario con permiso de Administrador debe reponer en ese archivo el estado de Réplica de Viaje. c) Se realizará el proceso de Sincronización en la forma normal, adoptando una de las siguientes alternativas: c.1. Si el objetivo de la sincronización es solamente actualizar la base de datos central, el equipo de auditores puede seguir trabajando en la base local, la sincronización puede realizarse solo para actualizar la base central y el archivo usado para sincronizar puede eliminarse. c.2. Si el objetivo de la sincronización fuera el de actualizar también la base local con lo que hubiera sido actualizado en la base central para esa auditoría, el equipo de auditores no debe trabajar en la base local desde que se envíe la copia para sincronizar hasta que se devuelva una copia sincronizada. En este caso la sincronización debe ser completa, actualizando tanto la base maestra como la réplica. Luego de la sincronización al archivo réplica (que estará actualizado con cambios de la base central, si es que los hubo) deberá reinstalarse en el servidor local en reemplazo de la previa, quitándole el estado de réplica. c.3. Si se trata de la sincronización final al terminar el trabajo local, se debe verificar que se hayan devuelto todos los archivos anexos para realizar la sincronización final a la base maestra. Nota: Se recomienda mantener a los archivos anexos en estado “devuelto” para cualquiera de las opciones que se elija.

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Paso 1.- Acceso a la ventana de Sincronización En la barra de menú en “opciones”, se debe hacer Clic en “Utilitarios de la Base de Datos” y posterior a esto en “Replica de Viaje”.

BARRA DE MENÚ – OPCIONES – REPLICA DE VIAJE

Paso 2.- Cambiar estado Se debe cambiar el estado de la Base a “Replica de Viaje”, para poder sincronizar los datos.

BARRA DE MENÚ - RÉPLICA DE VIAJE

Para esto es necesario hacer clic en el menú de la ventana de Replicas de Viaje en la opción “Agregar el estado de Replica de Viaje”.

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Versión N° 02 Paso 3.- Sincronización Con un clic en la opción “buscar”, se puede ubicar la base de datos en el PC, y para sincronizar los cambios entre las dos bases de datos se debe hacer clic en la opción “Sincronizar Cambios Recientes” Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

VENTANA DE. SINCRONIZACIÓN DE RÉPLICA DE VIAJE

Paso 4.- Proceso de sincronización Posterior al paso 3, se desplegará la ventana de sincronización, en la cual se podrán ver los cambios realizados en la Base de Datos de la Réplica de Viaje; mismos que serán sincronizados con la Base de Datos Central para esto se debe hacer clic en el botón sincronizar.

VENTANA DE SINCRONIZACIÓN DE RÉPLICA DE VIAJE
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Versión N° 02 Paso 5.- Etapa Final Como etapa final del proceso de sincronización se podrá evidenciar la ventana de Réplica de Viaje en la cual se muestra el historial de replicas de viaje. (Creaciones y Sincronizaciones) Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

VENTANA DE SINCRONIZACIÓN DE RÉPLICA DE VIAJE

A CCESO A LA B ASE DE D ATOS
Paso. 1.de datos Acceso a la base
manager manager

Al iniciar la sesión de AutoAudit se abrirá automáticamente una base de datos predeterminada, la cual no contiene información necesaria para los usuarios de la CGE. La primera vez que ejecute AutoAudit, el sistema pedirá que ingrese el nombre y clave de usuario. Usted deberá escribir “manager” en los dos campos, así:

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Nota: La ruta y nombre de la base de datos que AutoAudit está ejecutando se muestra en la parte inferior izquierda de la pantalla o en la ventana de ingreso a la base de datos. Caso contrario, deberá ingresar el nombre de usuario y clave asignados por el administrador de AutoAudit según el rol que va a desempeñar. Paso 2.- Abrir la base de datos de la CGE Una vez conectado a la base predeterminada, es necesario conectarse a la base de datos parametrizada por la CGE. (Base de Producción) Esta base se encuentra cargada en un servidor institucional. Previamente debió registrar la información del servidor donde se encuentra la base de datos institucional tal como se especificó en el punto Configuración de la Base de Datos (Pasos 1 y 2). Paso 3.- Menú de Selección En la barra de menú la opción “archivo”, seleccionar el submenú “abrir base de datos".

Paso 4.Selección Tipo Almacenamiento de datos

de

Se desplegará la ventana para seleccionar el Tipo de Almacenamiento de los datos en la cual el usuario debe Seleccionar “Servidor Microsoft SQL” y presionar el botón “OK” tal como se muestra en la pantalla

Paso 5.- Describir el nombre de la base de datos Al seleccionar la opción “Servidor Microsoft SQL” (paso 3), se desplegará la ventana “Ingreso al Servidor SQL”, en la cual se debe ingresar el nombre del servidor (uiodag-dbp01), y en el campo “Ingrese el nombre de la Base de Datos” se deberá escribir “AA_CGE_v1”.
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Paso 6.- Finalización de la Conexión Si la conexión se realizó correctamente, AutoAudit mostrará el mensaje “La base de datos está activa”, se debe hacer clic en aceptar para finalizar el proceso de conexión.

D IRECTORIO T EMPORAL
Paso 1.- Acceso al directorio temporal Dentro de la barra de menú en “opciones” se debe hacer clic en el submenú “Preferencias del Usuario”

Paso 2.- Selección Directorio Temporal En la ventana de “Preferencias”, en el menú de la parte izquierda de la pantalla, el usuario debe hacer clic en “Directorio Temporal.

Paso 3.- Selección del Directorio En la ventana de selección de directorio, se debe ubicar la dirección donde se encuentra la Carpeta Temp, cuando se ubique la carpeta, se debe hacer clic en OK para conservar la configuración.

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N OMBRE Y C LAVE DE U SUARIO
Paso 1.- Registrar el nombre y clave de usuario Al iniciar una sesión en AutoAudit, se debe registrar el nombre usuario y la clave de acceso al perfil, en ocasiones esta información suele ser la misma de la de acceso a la red institucional

VENTANA DE REGISTRO DE USUARIO Y CLAVE

C AMBIO DE C LAVE
Por seguridad se recomienda cambiar la clave de acceso al sistema, para lo cual se requiere realizar los siguientes pasos: Paso 1.- Acceso menú En la barra de menú se debe hacer clic en “Seguridad”, submenú “Cambio de Clave”.

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Paso 2.- Cambio de Clave

BARRA DE MENÚ - SEGURIDAD

El usuario deberá ingresar la clave actual, digitar su nueva clave, reingresar la nueva clave y hacer clic en el botón “OK” ubicado en la parte izquierda de la pantalla, para guardar el cambio de clave en el sistema.

Nota: En caso que en algún momento el usuario no recuerde su clave, deberá solicitar al Administrador del Sistema una nueva contraseña.

M EDIOS DE A YUDA PARA U SUARIOS DE A UTOAUDIT
El usuario capacitado en AutoAudit tendrá a su disposición mecanismos de ayuda para solucionar inconvenientes que se presenten durante el uso de la herramienta informática en las actividades de control. Para el efecto, se cuenta con varios niveles de ayuda que son: Soporte Tecnológico Mesa de Ayuda de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (DTIC) o funcionarios del área tecnológica de las unidades de control, quienes ayudarán a resolver incidentes tecnológicos presentados por los usuarios, tales como: Instalación del aplicativo, conectividad, enlaces, manejo de escáners, interrupciones de conexión.

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Los usuarios que requieran de este tipo de soporte pueden comunicarse por los siguientes canales de comunicación: Mesadeayuda@contraloria.gob.ec ó a los teléfonos 3987100/3987200/3987300 Ext. 7000 (En Quito) o a los canales de comunicación que defina la DTIC. Soporte Funcional de primer nivel Se constituye en los medios de consulta obtenidos por el propio usuario o disponibles en la zona de descarga de la Intranet institucional, tales como: Guías, instructivos o tutoriales preparados por la Administración Funcional de AutoAudit o por el fabricante; así como también el material de capacitación impreso o magnético entregado al usuario en los eventos formales de capacitación organizados por la Institución. Soporte Funcional de segundo nivel Conformado por un grupo de funcionarios de cada unidad de control, designado por su Director, quienes por su experiencia en el uso del aplicativo pueden absolver in situ consultas puntuales o capacitar a los usuarios que lo requieran, en caso se dificulte recurrir al soporte funcional de primer nivel. El canal de comunicación entre los usuarios y el grupo de soporte funcional de segundo nivel, será el que defina cada Director Nacional, Regional o Delegado Provincial. Soporte Funcional de tercer nivel Conformado por el o los funcionarios designados en la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, como Administrador Funcional del aplicativo, quien podrá absolver las consultas de los integrantes de los grupos de soporte funcional en cada unidad de control. Para comunicarse con este nivel, el usuario puede enviar sus consultas al siguiente correo electrónico o números telefónicos: autoauditfuncional@contraloria.gob.ec ó a los teléfonos 3987100/3987200/3987300 Ext 7157 (Quito) o los canales de comunicación que defina la DPEI.

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Sección III.- ACTIVIDADES COMUNES A DESARROLLAR POR TODOS LOS USUARIOS
Los usuarios de AutoAudit son aquellos funcionarios de la Contraloría General del Estado registrados en el sistema, quienes intervienen de forma directa o indirecta en el proceso de una acción de control, tales como el Contralor, Subcontralor, personal de la DPEI, directores de auditoría, personal de apoyo en las unidades de control, supervisores, personal auditor y otros usuarios registrados en AutoAudit. Las actividades a desarrollar por todos estos usuarios son: • • Atender los documentos pendientes de revisión mostrados en el Panel de Navegación (Ver Revisión de Papeles de Trabajo) Crear mensajes, en casos necesarios

PANEL DE NAVEGACIÓN
Una vez que el usuario haya ingresado a la base de datos de la Contraloría, cualquiera sea su rol o perfil de acceso, tendrá a su disposición el Panel de Navegación o escritorio de AutoAudit.

Desde esta ventana se tiene acceso a “Menú de opciones” del sistema, “Panel de Visualización” o Documentos para revisar e “Ítems de auditorías recientes”, según se muestra en la siguiente figura:

PANTALLA DE INICIO DE AUTOAUDIT

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Cualquier usuario puede tener una tarea pendiente por hacer, la misma que se genera por el pedido de revisión efectuado por otro usuario (Ver Revisión de Papeles de Trabajo). Ejemplos: • • • Un auditor solicita revisión de un papel de trabajo al Jefe de Equipo El Jefe de Equipo solicita revisión al Supervisor El Jefe de Equipo solicita orientación o asesoramiento sobre sus papeles de trabajo o hallazgos a un funcionario de la DIRES.

Estos ítems son específicos para el usuario conectado y son visualizados solamente por él. El usuario tiene acceso a cada ítem por revisar haciendo un doble clic sobre el ítem. A continuación se muestra el funcionamiento de cada uno de los componentes del panel de navegación.

Í TEMS DE AUDITORÍAS RECIENTES
Son tareas por realizar de los usuarios, que se generan a base de las diferentes acciones de trabajo dentro de las auditorías, estas tareas se clasifican en tres grupos que son: 1. Mi lista de Ítems por hacer 2. Mis Docs – Por Estado 3. Mis Hallazgos y Planes de Acción Dentro de estos grupos existen diferentes componentes de acción como se indica a continuación:

MI LISTA DE ÍTEMS POR HACER
LISTADO DE ÍTEMS - POR HACER

Son los ítems que requieren acción del usuario. Estos ítems son específicos para el usuario conectado y son visualizados solamente por él. Se encuentran en la parte izquierda del panel de navegación y se clasifican en: • Documentos para Revisar Esta vista contiene aquellos documentos donde el usuario conectado ha sido designado como "Revisor" en la pestaña de un documento de los formularios de Trabajo. • Mensajes para Revisar Esta vista contiene aquellos Mensajes, que han sido enviadas para ser revisadas por el usuario conectado.
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Archivos anexos Esta opción permite incluir archivos que el usuario puede importar desde su PC como parte de una recopilación de Información Personal que no se cargará a ninguna Auditoría. Además el usuario tendrá a su disponibilidad las opciones de los “Archivos Anexos”.

MIS DOCUMENTOS – POR ESTADO
LISTADO DE ÍTEMS – MIS DOCUMENTOS POR ESTADO

Esta opción permite visualizar los documentos que han sido remitidos a revisión del usuario conectado. (Similar a los ítems por hacer) • En Proceso Muestra al usuario conectado los formularios en los cuales está asignado en el campo “Autorización de Edición de Proceso”, cuando el formulario no haya sido puesto en revisión. Aprobados Preliminar Muestra únicamente los documentos que se han aprobado preliminarmente por el usuario conectado, siempre y cuando su nombre de usuario permanezca en el campo desplegable Solicitar Revisión del formulario correspondiente. Aprobados Final Muestra los documentos que han sido aprobados de forma final por el usuario conectado, siempre y cuando su nombre de usuario permanezca en el campo desplegable Solicitar Revisión del formulario correspondiente.

Todos los documentos Muestra de manera consolidada los documentos: En proceso, Aprobados Preliminar, Aprobados Final, siempre y cuando su nombre de usuario permanezca en el campo desplegable Solicitar Revisión del formulario correspondiente. Todos los Mensajes Muestra todos los mensajes donde consta el usuario conectado.

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MIS HALLAZGOS Y PLANES DE ACCIÓN

LISTADO DE ÍTEMS – MIS HALLAZGOS Y PLANES DE ACCIÓN

Mis Hallazgos

Muestra todos los hallazgos que el usuario conectado ha creado, está seleccionado en Edición en Proceso, o que consta en el campo Solicitar Revisión.

PANEL DE VISUALIZACIÓN

PANTALLA DE INICIO DE AUTOAUDIT – PANEL DE VISUALIZACIÓN

Es la pantalla central e inicial de navegación de AutoAudit, se le conoce como Panel de Visualización debido a que este panel muestra todos los archivos de “Ítems de Auditorías recientes”. Además este panel cuenta con íconos de trabajo ubicadas en su parte inferior, mismas que se explican a continuación:
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CANTIDAD DE REGISTROS
La parte inferior de la página principal contiene la cantidad de registros o ítems por hacer y realizados. La página muestra hasta 100 registros.

BARRA DE ÍTEMS POR HACER Y FILTROS

FILTRAR REGISTROS
Como la información importante o clave es mostrada, puede filtrar su propia información. Puede definir el número de registros para ver. El filtro se encuentra en la parte inferior en las secciones Mis ítems por hacer/Mis documentos – Por Estado, Mis Observaciones y Planes de Acción, permite filtrar el número de registros que desee ver. • Nombre Objeto.- Refleja el nombre del objeto actual en el que está trabajando y se ubica en la parte superior del panel de navegación. Desde.- Indica el valor de comienzo del filtro de los objetos por revisar; se ubica en la parte inferior de la pantalla. Hasta (A).- Indica el valor de fin del filtro. En forma predeterminada está configurado en 100, de igual manera se ubica en la parte inferior de la pantalla.

• •


De.- Muestra número de registros para la pestaña seleccionada. Refrescar.- actualiza la vista del panel de control.

CATEGORIZAR LOS DATOS POR COLUMNAS
Al hacer clic sostenido dentro de la casilla que indica el nombre de las columnas, y arrastrar los encabezados para colocarlos sobre el panel de visualización, se obtendrá que los objetos de revisión se ordenen según el formato deseado.

PANTALLA DE INICIO DE AUTOAUDIT – PANEL DE VISUALIZACIÓN

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Se puede evidenciar como los objetos que deben ser revisados se categorizaron, en base a la selección deseada.

PANTALLA DE INICIO DE AUTOAUDIT – PANEL DE VISUALIZACIÓN

ELIMINACIÓN DE CAMPOS – PAPELERA DE RECICLAJE
Pueden eliminarse columnas del Pánel de Visualización, seleccionándolas y arrastrándolas con el botón derecho del mouse hasta el ícono de papelera de reciclaje. Haciendo doble click en el ícono de la papelera de reciclaje, se abrirá la ventana que mostrará que campos se han eliminado; mismos que pueden ser restituidos al pánel de visualización.

PANTALLA DE INICIO DE AUTOAUDIT – PANEL DE VISUALIZACIÓN
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MENÚ OPCIONES
A través del Panel de Navegación se accede a las diferentes secciones o módulos de AutoAudit.

Cada opción del menú despliega submenús, cada uno de los cuales contiene otras opciones que hacen a AutoAudit realizar funciones específicas. La disponibilidad de menús depende del nivel de configuración de su seguridad. OPCIÓN DE MENÚ Archivo DESCRIPCIÓN RÁPIDA Permite abrir una base de datos o salir de la conectada. Permite crear Matrices de Riesgo Horizontal y Vertical Permite registrar la información de los usuarios de AutoAudit y de las Acciones de Control Todos los Elementos de trabajo dentro de la auditoría APARTADO DE LA GUÍA DONDE SE EXPLICA Acceso a la Base de Datos Matriz Horizontal Matriz Vertical Matriz de Pruebas Programación Auditorías

BARRA DE MENÚ

Evaluación de Riesgo Programación

de

Papeles de Trabajo

Seguimiento del Hallazgo

Informes

Biblioteca

Consolida la información creada en el menú de papeles de trabajo para la respectiva revisión Registro de la horas destinadas a la Acción de Control por porte de los usuarios Guarda toda la información de Hallazgos

Carpetas Subcarpetas Hallazgos Generación de Informes Control de Calidad Comunicación entre Usuarios

Informe Horas

Bibliotecario Biblioteca Disponible

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Inicio Opciones

Seguridad Ayuda

Estándar, Formatos Estándar, Informes Estándar Plantillas Estándar Archivos Estándar que están disponibles para la Auditoría Muestra el Detalle de Actividades por Realizarse Se accede a la configuración del idioma del sistema y al directorio temporal Permite Cambiar la Clave. Muestra información sobre cada uno de los módulos del sistema

Panel de Navegación Configuraciones Básicas

Cambio de Clave

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

Configuración de Datos de Auditores
ROL: MANTENIMIENTO DE DATOS DE AUDITORES
El usuario asignado con el rol “Mantenimiento de datos de Auditores”, es el funcionario designado por el Director de Recursos Humanos para mantener actualizada la información de los usuarios de AutoAudit; es decir, tendrá acceso de creación y edición al módulo “Configuración de Auditor”.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR:
Este usuario debe asegurar que todos los auditores y personal relacionado con las actividades de control estén registrados y tengan sus datos correctamente actualizados en lo que se relaciona a: 1. Información Laboral 2. Capacitación Continua

N UEVA CONFIGURACIÓN
En los siguientes pasos se muestra la correcta utilización del módulo “Configuración de Auditor”. Paso 1.- Acceso al modulo “Configuración de Auditor” En el menú principal en la opción “Programación”, “Configuración de Auditor”. seleccionar el submenú

BARRA DE MENÚ - PROGRAMACIÓN

Paso 2.- Para ingresar la informacion de un nuevo auditor dentro del sistema, seleccione la opción “Crear”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE AUDITORES

I NFORMACIÓN L ABORAL
Esta sección está destinada para registrar la información de los datos personales del auditor o usuario del sistema. Paso 3.- Ingrese los datos de “Información Laboral” en la ventana “Configuración de Auditor”, respetando los formatos establecidos.
ETIQUETA Auditor Apellidos Nombres Campo disponible 1 Ciudad Fecha Nacimiento DESTINADO PARA: Presentar los Apellidos y Nombres en forma automática Registrar Apellidos del Auditor Registrar Nombres del Auditor No utilizar Ciudad de nacimiento del auditor Fecha de nacimiento del auditor. El campo no valida la fecha, se requiere uniformidad de criterio en el registro Fecha de ingreso del auditor a la CGE. El campo no valida la fecha, se requiere uniformidad de criterio en el registro FORMATO A SEGUIR NA Apellido*Apellido Nombre*Nombre NA Ciudad Aaaa-mm-dd

Fecha Ingreso

Aaaa-mm-dd

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

ETIQUETA Correo Electrónico Código Funcionario

DESTINADO PARA: Correo electrónico asignado en la CGE Código del auditor asignado por RH de la CGE. El campo no valida números, se requiere uniformidad de criterio en el registro Cédula de ciudadanía del auditor. El campo no valida números, se requiere uniformidad de criterio en el registro Cargo que ocupa el Auditor Otra información que se requiera Profesiones o títulos profesionales del Auditor Costo hora del usuario, según el cargo que cumpla. Pre asignado Seleccionar la Unidad de Control Establecer si un usuario presta servicios menos o mas de una semana Inhabilitar a un usuario para asignación a equipos de trabajo o para enviarles mensajes

FORMATO A SEGUIR usuario@contraloria.gov.ec #### (4 dígitos)

Cédula Ciudadanía

########## (10 dígitos)

Cargo Otros datos Profesiones RMU (est) Horas/Día Vista Categorías Días Laborables Inactivo

Cargo*Cargo caracteres) Discrecional Profesión*Profesión ## ####, ## No modificar No marcar No modificar la predeterminada No marcar

(Hasta

30

configuración

*: Espacio #: Número Vista de Categorías2 Paso 4.- Verifique que las categorías han sido registradas.
VENTANA DE VISTA DE CATEGORÍAS

2 Para registrar datos en el campo “Vista de Categorías”, el usuario autorizado hará click en el botón en referencia, para elegir la unidad de control a la que pertenece el usuario y las habilidades del usuario.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores Paso 5.- Seleccionar la opción “OK” de la ventana Categoría.

Paso 6.- Verifique que los días laborables hayan sido ingresados.

Paso 7.- Seleccionar la opción “OK” de la ventana “Editar Días Laborables”.

VENTANA DE SELECCIÓN DE DÍAS LABORABLES

C APACITACIÓN C ONTINUA
Esta sección está destinada a registrar la información de los cursos realizados por el auditor, tal como lo indica la pantalla, la unidad de tiempo será Horas de Capacitación. Paso 8.- Seleccione la opción “Capacitación Continua” e ingrese la información relacionada a los cursos de capacitación.
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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

VENTANA DE INGRESO DE DATOS DE CAPACITACIÓN

Datos Necesarios
Los únicos datos necesarios son: 1. 2. 3. 4. Año: El año en que el usuario cursó el evento Curso: Nombre del evento al que asistió Organización: Nombre del organismo que dictó el evento de capacitación Horas: Duración del evento transformado a horas

Paso 9.- Seleccione opción “Añadir” de la Ventana “Capacitación Continua”

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

VENTANA DE INGRESO DE DATOS DE CAPACITACIÓN

Paso 10.- Seleccione opción “Guardar” de la ventana “Configuración de Auditor”

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE AUDITORES

OPCIONES DISPONIBLES. Dentro de la ventana de “Configuración de Auditor”, existen las siguientes opciones Notas:

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Versión N° 02 • • • • Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

Cerrar.- Esta opción permite cerrar la ventana de trabajo, conservando las modificaciones. Crear.- Esta opción permite iniciar el registro de los datos de un nuevo usuario de AutoAudit, Guardar - Cuando la información para AutoAudit es registrada, se debe hacer click en esta opción para guardar y grabar dicha información. Si es un nuevo auditor el nombre aparecerá en la lista ubicada en el sector derecho de la ventana de forma alfabética, así como también se podrá evidenciar el número de usuarios registrados en AutoAudit, mismo que aparecerá en la esquina inferior derecha de la pantalla; este número se incrementará a medida que el numero de registros de usuarios incremente. Cancelar.- Esta opción está disponible para cuando no se desee guardar los cambios realizados. Borrar.- Mediante esta opción se puede borrar la información del usuario de AutoAudit, para esto se debe primero seleccionar el nombre del usuario que se desea eliminar y hacer click en borrar. Imprimir.- Esta opción muestra tres diferentes vías de impresión de la información, mismas que se muestran en un cuadro de dialogo al hacer click en “Imprimir”, las tres opciones de impresión son: 1. Imprimir registro actual como imagen de pantalla (Impresión de Pantalla) 2. Imprimir registro actual como reporte 3. Imprimir todos los registros como reporte

• •

Buscar.- Cuando el sistema cuente con una cantidad inmensa de usuarios esta funcionalidad permite filtrar la información según se desee; es decir se puede clasificar a los usuarios por grupos de apellidos, ciudad de ubicación, provincia, etc. Al hacer click en la opción “Buscar”, el sistema desplegará una pantalla donde se podrá filtrar los datos de los usuarios según el criterio deseado. Fin de la búsqueda.- Cuando se selecciona la opción “Fin de la Búsqueda”, el sistema organizará la información de los usuarios de AutoAudit, de manera alfabética nuevamente. NOTA: El ingreso incorrecto de datos o la falta de estos, ocasionará distorsión en la información.

• •

En caso de que sea necesario efectuar correcciones en los campos de configuración de auditores, se debe dar doble clic sobre el nombre del auditor, para que e activen dichos campos

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT
Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Evaluación de Riesgo Vertical

Evaluación de Riesgo Vertical
La Evaluación de Riesgo Vertical documenta los diferentes riesgos encontrados dentro de un área o sistema identificado. El total de riesgo es calculado con varias preguntas ponderadas. El usuario autorizado a utilizar las matrices de riesgo vertical es quien ejerza el rol Evaluador de Riesgo (Ver Distribución de Roles). A continuación se muestra el procedimiento para calificar los riesgos verticales:

C REACIÓN DE UNA N UEVA M ATRIZ
Paso 1.- Acceso a Vista de Riesgo En el menú de opciones seleccionar “Evaluación de Riesgo”, submenú “Vista de Riesgo”.

Paso 2.- Crear Riesgo Vertical En la Ventana “Vista del Universo de Riesgos” haga clic en “Crear Riesgo Vertical”, ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Evaluación de Riesgo Vertical

Paso 3.- Elegir la matriz vertical En el cuadro de diálogo desplegado elija el tipo de riesgo vertical que desea crear y haga clic en OK.

Las matrices de riesgo vertical disponibles son las plantillas estándar agregadas en la Biblioteca por la Dirección Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo, según las políticas que emita la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional. Paso 4.- Identificación de la matriz En la ventana Riesgo Vertical, el usuario autorizado debe identificar a la matriz en cuanto al nombre, categorías y descripción.

VENTANA DE MATRIZ DE RIESGO VERTICAL

El nombre de la matriz vertical debe ser un nombre corto que permita identificarla rápidamente de un listado. Se recomienda que se utilicen siglas del tipo de acción de control y de la entidad auditada así como un resumen de su alcance. Por ejemplo, “VP AGD Riesgos Iniciales” (Verificación Preliminar, Agencia de Garantía de Depósitos, Riesgos Iniciales).
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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Evaluación de Riesgo Vertical

Las categorías que se registren en la matriz vertical serán: Acción de Control, Entidad, Lugar, Origen de la Acción de Control, Sector, Unidad de Control y Período de Evaluación de Riesgo. En la parte inferior izquierda se encuentra el submenú archivo donde se incluirá el detalle textual de la orden de trabajo o documento que autoriza al Evaluador a generar una matriz de riesgo vertical, ya que el mencionado texto podría ser incluido en la descripción de una acción de control si ésta se agrega a un Plan de Control. Paso 5.- Calificar los riesgos de la matriz Según la matriz seleccionada, el Evaluador de Riesgos Vertical (usuario) calificará la información recopilada existente en cada organismo sujeto a control, con la finalidad de obtener un puntaje total, que permita ordenarlo de mayor a menor criticidad entre varios riesgos calificados.

Al hacer clic en el contenido de una columna con el botón derecho del mouse, se puede ordenar en forma ascendente o descendente las matrices generadas.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Evaluación de Riesgo Vertical

VENTANA DE VISTA DE RIESGO VERTICAL – ORDENAMIENTO

Paso 6.- Configurar Auditoría (Opcional) El Director de la Unidad de Control (usuario) estará autorizado para planificar auditorías desde la ventana Vista del Universo de Riesgos, es decir, incluir las evaluaciones de riesgo como parte de un Plan de Control, a base de los resultados de la calificación de los riesgos. Al efecto, se debe seleccionar uno o varios riesgos, elegir la opción “Agregar selección a plan de control” y luego digitar el año al cual desea configurar la auditoría:

Cuando el usuario presione OK, el riesgo que se haya agregado al plan de control, constará como una auditoría en estado “planeado” dentro de Configuración de Auditorías (Ver Configuración de Auditorías) o en cualquiera de las opciones donde se visualice el nombre de la auditoría, tales como: Programación, Calendario, Menú de Papeles de Trabajo, etc.
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VENTANA DE CREACIÓN DE AUDITORÍA A PARTIR DE UNA MATRIZ DE RIESGO VERTICAL

GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT
Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Evaluación de Riesgo Vertical

MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DE CREACIÓN DE AUDITORÍA

I NFORMACIÓN A DICIONAL I MPORTANTE
OPCIONES DISPONIBLES
Cerrar.- El usuario puede cerrar el formulario de trabajo con esta opción, en caso de que la información no haya sido guardada previamente, al cerrar la ventana aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si se desea guardas los cambios o no. Guardar.- Permite conservar los cambios del formulario de trabajo en la base de datos de AutoAudit. Imprimir.- Imprime la información de la ventana de trabajo y cuenta con tres opciones de impresión • • • Imprimir Documento. Imprimir Archivos Anexos como Documentos Separados. Imprimir Archivos Incrustados como Documentos Separados.

Crear ERPN.- Crea un nuevo formulario de Evaluación de Riesgos por Proceso de Negocios. Archivos.- Es un acceso directo a la ventana “Archivos Anexos”, a los archivos que se encuentran adjuntos al formulario y a las opciones disponibles para trabajar de la ventana. Además muestra el número de archivos adjuntos al formulario. Flechas para Ocultar y Mostar Detalles.- Todos los formularios en el Menú de los Papeles de Trabajo tienen información adicional que es desplegada u ocultada por medio de las Flechas Arriba Abajo ubicadas en la parte inferior izquierda de la pantalla.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo
Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGO HORIZONTAL
La Matriz de Evaluación de Riesgos Horizontal o Matriz de Evaluación de Riesgos por Procesos de Negocio (ERPN) incluida en AutoAudit permite evaluar los riesgos de los organismos sujetos a control para determinar las que mayor nivel de riesgo inherente presentan para incluirlas prioritariamente en la Planificación Anual. La plantilla de ERPN a ser utilizada para evaluar los riesgos será la que defina la Dirección de Investigación Técnica y Normativa. El proceso de creación de una matriz de riesgos es la siguiente:

C REACIÓN DE UNA N UEVA M ATRIZ
Paso 1.- Acceso a matrices En el menú principal “Evaluación de Riesgo”, seleccionar el submenú “Vista de Riesgo”.

BARRA DE MENÚ – EVALUACIÓN DE RIESGO

Paso 2.- Selección de Matriz

En la ventana “Vista del Universo de Riesgos” desplegada se debe hacer clic en “Crear un documento de ERPN”

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Versión N° 02 Paso 3.- Identificación de la matriz En la parte superior de la ventana Evaluación de Riesgo por Procesos del Negocio (ERPN), el usuario autorizado debe identificar a la matriz con los siguientes datos y requisitos: Fecha: 2011-Mayo
Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

Ejemplo:

El usuario podrá agregar como archivo anexo la orden de trabajo que le faculta a desarrollar la matriz de riesgos horizontal. (Ver Archivos Anexos)

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE MATRIZ DE RIESGO HORIZONTAL

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo
Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

Paso 4.- Calificación de riesgos inherentes De acuerdo con la plantilla de evaluación de riesgos definida por la Dirección de Investigación Técnica y Normativa, el usuario autorizado debe calificar los riesgos inherentes descritos en ella, para lo cual se considerarán los siguientes aspectos:

E SQUEMA
El esquema de la Matriz permite la agrupación de los factores de riesgo en 2 niveles: Componente y Subcomponente y un tercero define cada riesgo específico dentro de cada categoría como se muestra en el siguiente ejemplo: RIESGOS RIESGO Orientación Moral Código de Ética Estilo de Operación Estilo de Operación de la Administración Interacción y Descentralización

COMPONENTE Ambiente Interno

SUBCOMPONENTE Valores Éticos

RIESGO INHERENTE Es el riesgo para la entidad en ausencia de cualquier acción realizada por la administración para alterar la probabilidad o el impacto. RIESGO RESIDUAL Es el riesgo calificado por el auditor (Ver Matriz de Pruebas) para validar los riesgos inherentes establecidos previamente por el Evaluador de Riesgos. Es el riesgo remanente después de la acción realizada por la administración para alterar su probabilidad o impacto. VALORACIÓN La valoración del Riesgo Inherente y del Riesgo Residual se realiza a base de un esquema de valoración utilizando una escala conceptual con la asignación de una valoración numérica. La escala de valoración es única y se aplica para todos los riesgos de la matriz. Inicialmente todos indican "Sin Evaluar" con valor de riesgo 0. Las respuestas posibles incluyen "N/A" con valor 0 para discriminar los riesgos que habiendo sido evaluados, no son aplicables (y diferenciarlos de los casos que no han sido evaluados).

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo
Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

Peso

Probabilidad Muy 3 Probable Probable 2

Peso 10 Improbable 1

Muy Probable Probable Peso 5 Improbable

3

2

1

Muy Probable Probable Peso 1 Improbable

3

2

1

Impacto Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo

3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1

Total 90 60 30 60 40 20 30 20 10 45 30 15 30 20 10 15 10 5 9 6 3 6 4 2 3 2 1

Para calificar un riesgo, el usuario elegirá uno y en el campo desplegable “Riesgo Inherente”, seleccionará una calificación, por ejemplo:

VENTANA DE MATRIZ DE RIESGO HORIZONTAL - CALIFICACIÓN
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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo
Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

El usuario autorizado seleccionará la calificación más adecuada según el criterio profesional y la metodología que dicte la Dirección de Investigación Técnica y Normativa para evaluar el riesgo inherente del sistema de control interno de los organismos sujetos a control. (Ver anexo.- Escalas de Valoración de Riesgos Horizontales) Paso 5.- Guardar Para que las ediciones efectuadas en el formulario ERPN puedan registrarse correctamente en la base de datos, el usuario debe guardarlos. Si existen varias calificaciones de riesgos por uno o varios usuarios, en la ventana Vista del Universo de Riesgos, se puede observar la sumatoria de las valorizaciones de los riesgos individuales, que permite armar un ordenamiento, de mayor a menor criticidad, de las entidades para realizar la Planificación Anual.

VENTANA DE VISTA DE RIESGOS HORIZONTALES - ORDENAMIENTO

Nota: Para que los auditores puedan calificar los riesgos residuales dentro de Matrices de Prueba de las auditorías asignadas, debe existir previamente un proceso de evaluación de riesgos horizontal. Paso 6.- Configurar Auditoría (Opcional) El usuario autorizado puede configurar auditorías desde la ventana Vista del Universo de Riesgos, es decir, incluir las evaluaciones de riesgo como parte de un Plan de Control, a base de los resultados de la calificación de los riesgos. Al efecto, se debe seleccionar uno o varios riesgos, elegir la opción “Agregar selección a plan de control” y luego digitar el año al cual desea configurar la auditoría:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo
Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

Cuando el usuario presione OK, el riesgo que se haya agregado al plan de control, constará como una auditoría en estado “planeado” dentro de Configuración de Auditorías (Ver Configuración de Auditorías) o en cualquiera de las opciones donde se visualice el nombre de la auditoría, tales como: Programación, Calendario, Menú de Papeles de Trabajo, etc.

I NFORMACIÓN A DICIONAL I MPORTANTE
OPCIONES DISPONIBLES
Cerrar.- El usuario puede cerrar el formulario de trabajo con esta opción, en caso de que la información no haya sido guardada previamente, al cerrar la ventana aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si se desea guardar los cambios o no. Crear.- Esta opción genera un nuevo formulario de Evaluación de Riesgo por Proceso de Negocio pero conservando los valores de riesgo y procedimiento de control. Guardar.- Permite conservar los cambios del formulario de trabajo en la base de datos de AutoAudit. Imprimir.- Imprime la información de la ventana de trabajo y cuenta con tres opciones de impresión
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Versión N° 02 • • • Fecha: 2011-Mayo
Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

Imprimir Documento. Imprimir Archivos Anexos como Documentos Separados. Imprimir Archivos Incrustados como Documentos Separados.

Ocultar/Mostrar.- Esta opción esconde los riesgos que no han sido calificados, y muestra los riesgos con un puntaje inherente mayor que cero. Para mostrar toda la lista de riesgos nuevamente, se debe hacer en clic en “Mostar”. Ubicada en el mismo lugar que “Ocultar”. Estas opciones son mutuamente excluyentes y mientras la una opción se encuentra activa la otra estará desactiva y se ocultará del menú de opciones. Es decir mientras se encuentra activa la opción “Ocultar” la opción “Mostrar” desaparecerá del menú y cuando la opción “Mostar” se encuentra activa la opción “Ocultar”, desaparecerá del menú. Archivos.- Es un acceso directo a la ventana “Archivos Anexos”, a los archivos que se encuentran adjuntos al formulario y a las opciones disponibles para trabajar de la ventana. Además muestra el número de archivos adjuntos al formulario. Flechas para Ocultar y Mostar Detalles.- Todos los formularios en el Menú de los Papeles de Trabajo tienen información adicional que es desplegada u ocultada por medio de las Flechas Arriba Abajo ubicadas en la parte inferior izquierda de la pantalla.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente

ARCHIVOS ESTÁNDAR – ARCHIVO PERMANENTE
Se trata de archivos que No se copian a las auditorías, pero que se pueden consultar en esta sección de la Biblioteca para conocimiento o para poder copiar textos que puedan ser necesarios como parte de los papeles de trabajo de las Auditorías en desarrollo. Las personas autorizadas para el ingreso de datos son los supervisores y jefes de equipo a quienes se les haya asignado el Rol “Mantenimiento del Archivo Permanente”. El ingreso de datos debe realizarse de acuerdo con los términos que dicten los manuales vigentes o las disposiciones que emita la Dirección de Investigación Técnica y Normativa. El objetivo principal de preparar y mantener un “Archivo Permanente”, es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta información varias veces. Para el acceso común a la información del Archivo Permanente, es necesario que los datos se almacenen dentro de la sección de Archivos Estándar de la biblioteca magnética de AutoAudit. Para acceder o registrar la información en esta sección, se realizarán los siguientes pasos:

P ASOS PARA CREAR Y R EGISTRAR EL A RCHIVO P ERMANENTE
Paso 1.- Acceso a la sección de Archivos Estándar En la barra de menú en la opción “Biblioteca”, submenú “Archivos estándar”.

Paso 2.- Crear Carpeta Para crear una carpeta o subcarpeta se debe seleccionar una carpeta “Raíz”, la que contendrá a la nueva carpeta o subcarpeta y hacer clic en “Crear”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente Paso 3.- Nombre de Carpeta Esta ventana aparecerá cuando se cree una nueva carpeta, en donde se debe registrar la descripción del documento y hacer clic en “OK” para validar en el sistema la información.

La estructura prevista del Archivo Permanente en AutoAudit para cada organismo auditable, es la siguiente: Entidad3 (Subcarpeta) Disposición Legal de Creación Información Financiera Informes de Auditoría Organización Plan Anual de Contratación Reglamentación Interna

o

Esta estructura debe crearse mediante carpetas y subcarpetas por el supervisor y jefe de equipo para la primera vez que se audita un organismo sujeto a control, para lo cual debe hacer clic en la carpeta predeterminada “Archivos” y seleccionar “Crear”. 1. Disposición Legal de Creación: Disposición legal de creación o modificación a su denominación. 2. Información Financiera: Estados Financieros, proformas presupuestarias, Estados de Ejecución Presupuestaría. 3. Informes de Auditoría: Últimos informes de auditoría aprobados, ya sean emitidos por la CGE o por las entidades de Auditoría Interna. 4. Organización: Importar la estructura orgánica funcional de la entidad a ser examinada. 5. Plan Anual de Contratación: Importar los archivos magnéticos del Plan Anual de Contratación de la entidad examinada. 6. Reglamentación Interna: Importar las disposiciones internas no publicadas en el Registro Oficial y que son de obligatorio cumplimiento para el personal de la entidad examinada. El supervisor y jefe de equipo valorará con su juicio profesional la cantidad y calidad de información que se deba registrar en el Archivo Permanente.

3

Nombre corto y largo del organismo sujeto a control. Por ejemplo: AGD – Agencia de Garantía de Depósitos
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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente

Para crear las subcarpetas, el usuario autorizado debe marcar la carpeta creada para la entidad y repetir el procedimiento antes descrito hasta que complete el registro de las seis subcarpetas previstas.

Además de las carpetas destinadas para agregar el Archivo Permanente por ente auditable, existirán otras en las que se agregue información necesaria para consulta, la misma que será registrada por el Bibliotecario. Paso 4.- Importar archivos Seleccione la carpeta en la que se desea importar el archivo y haga clic en la opción Importar:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente

Paso 5.archivo

Seleccionar

el

Seleccione el archivo a importar desde la ubicación en la que se encuentre. Para finalizar haga clic en la opción Abrir, esto importará el archivo desde la ubicación de origen hacia la base de datos de AutoAudit.

Paso 6.- Importar Archivo La información que debe guardarse en cada subcarpeta creada es la prevista para la estructura del archivo permanente. Previamente, el usuario autorizado debe conocer la ubicación en la cual se encuentran los archivos a importar, los mismos que pueden estar escaneados, fotografiados o simplemente guardados con cualquier formato. Si el usuario trabaja con AutoAudit de forma local la ventana “Import File”, mostrará el contenido del PC local mientras que si el acceso es remoto, se mostrará el contenido del servidor de producción. Recomendaciones: En el PC del usuario autorizado, guarde el archivo en la raíz del disco duro. Si el archivo a importarse se encuentra en un disco externo (Pent Drive), éste debe guardarse en el PC local o insertar el dispositivo antes de iniciar la sesión de CITRIX. Nota: El disco duro del PC local cuando se accede de forma remota se identifica con “C$ en client V:”

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente Paso 7.- Identificar al Archivo Cuando los archivos ya tienen un nombre éste se mantiene al importarse, pero su descripción puede editarse en el cuadro de texto. Luego haga un clic en “OK” para guardar los cambios.

Al finalizar correctamente la importación del archivo, la pantalla mostrará el mensaje “Importación Terminada”, que indica que el proceso de importación se concluyó con éxito.

Opciones Adicionales Disponibles

VENTANA DE ARCHIVOS ESTÁNDAR

OPCIONES DE CARPETA
Renombrar.- Esta opción permite al usuario cambiar el nombre o identificación de una carpeta o subcarpeta.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente

Eliminar.- Al seleccionar esta opción se borra la carpeta de la base de datos de AutoAudit y el contenido de la misma.

OPCIONES DE ARCHIVO
Retirar.- Mueve los archivos de la base de datos de AutoAudit a un directorio Temporal en el PC local e impide que otro usuario utilice al mismo tiempo el archivo. Devolver.- Retorna los archivos retirados a la base de datos de AutoAudit conservando los últimos cambios que se realizaron en el sistema. Cancelar Retiro.- Inhabilita la acción de retirar un archivo, elimina el archivo desde el disco duro y no conserva las últimas actualizaciones del documento. Editar.- Esta opción permite al usuario retirar un archivo para realizar modificaciones. Ver.- Permite al usuario tener acceso al archivo pero únicamente con acceso de lectura, lo que significa que el usuario no puede editar el archivo. Eliminar.- Esta opción borra al archivo de la base de datos del sistema y no podrá ser restaurado. Mover.- Con esta opción el usuario puede mover un archivo de una carpeta a otra. Editar Descripción.- Esta opción le permite al usuario cambiar el nombre de la descripción del archivo. Ver Historia.- Al seleccionar esta opción, el usuario podrá visualizar las acciones realizadas sobre el archivo, (Retiros, devoluciones, Cancelaciones de Retiro, Importaciones), así como también la fecha y hora de estas acciones y el usuario que las realizó. En esta opción se pueden generar copias de las versiones de los archivos. Copiar.- Mediante esta opción el usuario podrá copiar un archivo de una carpeta a otra. Añadir Word.- Podrán crearse archivos de Word desde AutoAudit, en los que se incluyen macros diseñados por el fabricante. Añadir Excel.- Podrán crearse archivos de Excel desde AutoAudit, en los que se incluyen macros diseñados por el fabricante.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de la Auditoría

Configuración de la Auditoría
La opción “Configuración de Auditorías” permite ingresar proyectos de trabajo o Auditorías; así como aquellas actividades que no son cargables.

A UDITORÍAS C ARGABLES
Paso 1.-Acceso a Configuración de Auditoría El usuario debe acceder al menú principal “Programación”, y seleccionar el submenú “Configuración de Auditoría”.

Paso 2.- Nueva Auditoría En la ventana desplegada, el usuario debe seleccionar la opción “Crear”, que está ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla para poder acceder a un formulario vacío e ingresar la información correspondiente a entidad, tipo de acción de control, número de la orden de trabajo, período, descripción; además, de la información relativa al supervisor, de acuerdo con el formato a seguir que se describe en el Anexo Formato a Seguir para Configurar Auditorías.

Se recomienda al usuario no olvidar seleccionar el tipo de Auditoría entre cargable y no cargable
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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de la Auditoría

Paso 3.- Vista de Categorías El Coordinador de la Unidad de Control debe cuidar que cada auditoría ingresada contenga la correcta categoría enlistada, tomando en cuenta el acróstico AELOSU. Si una categoría no está enlistada y el usuario requiere de esta información, ésta debe solicitarse a la persona encargada del Rol Planificador (Ver Distribución de Roles). Para asignar una o varias categorías disponibles, el usuario debe expandir cada grupo, seleccionar la categoría y plegar el grupo, como se ejemplifica a continuación con los siguientes pasos: 1. Seleccionar la categoría.- En la ventana de categorías el usuario debe seleccionar el grupo de categorías que desee agregar. 2. Hacer clic en Expandir.- Al hacer clic en esta opción se mostrarán todas las clasificaciones, contenidas en los grupos de categorías, las cuales deben ser seleccionadas por el usuario según corresponda, y de manera unitaria. 3. Hacer clic en Plegar.- Al hacer clic en Plegar, todas las clasificaciones de los grupos de categorías se “ocultaran” de manera que se puede visualizar el nombre del grupo mas no su contenido.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT
Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de la Auditoría

VENTANA DE CATEGORÍAS

El Coordinador Operativo debe marcar: A. Acción de Control.- Tipo de Acción de control que se realizará. B. Entidad auditada.- Los organismos sujetos a control, coincidiendo con el Catastro Institucional. C. Lugar.- Provincia y Ciudad en la que se encuentra el organismo sujeto a control. D. Origen de Acción de Control.- Fuente de la orden de trabajo, es decir si éste, está en el Plan de control o es Imprevista. E. Sector.- Grupo al que pertenece el organismo sujeto a control, coincidente con el catastro Institucional. F. Unidad de Control.- Dirección Nacional Regional o delegación provincial que realizará la acción de control. De forma opcional puede seleccionar la categoría Habilidades Auditores, la cual le facilita la selección de auditores, de acuerdo a las características de la auditoría. La categoría Período de Evaluación de Riesgo, se la debe considerar al programar auditorías basadas en las matrices de riesgo horizontales o por proceso de negocios. El Coordinador de la Unidad de Control que ha creado una auditoría puede modificar en cualquier momento los datos ingresados.

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Versión N° 02 Paso 4.- Guardar Para grabar los datos de la configuración de auditoría es necesario hacer click en guardar en la parte izquierda de la pantalla, antes de cerrar la ventana. Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de la Auditoría

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE AUDITORÍAS – GUARDAR

A UDITORÍAS N O C ARGABLES
El Coordinador Operativo de la Unidad de Control, a través de la Configuración de Auditorías puede registrar las “actividades no cargables” en una acción de control, las que representan actividades desarrolladas en las auditorías que no son aplicables a las auditorías asignadas. Estas actividades se las puede clasificar en: 1. 2. 3. 4. Capacitación Permisos Tareas de Oficina Otros

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de la Auditoría

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE AUDITORÍAS - NO CARGABLES

Para visualizar estas actividades, el Coordinador de la Unidad de Control, debe seleccionar la opción “No Cargable”. Nota: Para registrar nuevas actividades, éstas deben estar autorizadas por el rol “Planificador”.

O PCIONES D ISPONIBLES
Imprimir.- Ésta opción proporciona al usuario tres opciones de impresión que son: • • • Imprimir Registro Actual como Imagen Imprimir Registro Actual como Reporte Imprimir Todos los registros como Reporte

Buscar.- Esta opción permite filtrar información de Auditoría en AutoAudit. Según las características de búsqueda que el usuario desee. Calendario.- El usuario puede acceder a vista del calendario, desde esta opción en vez de acceder desde el menú principal en “programación” y trabajar en esta ventana sin ningún inconveniente o limitación. Programación.- Esta opción permite al usuario acceder a la ventana de rangos de tiempo, en vez de acceder por el menú “programación”, y trabajar de forma normal sobre la asignación de tiempo y personal a la auditoría.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO
El Coordinador de la Unidad de Control debe asignar al personal que conformará el equipo de trabajo para las acciones de control creadas en la Configuración de Auditorías, ya sea antes de emitir la Orden de Trabajo o después de hacerlo. Al asignar el personal de la acción de control, en este módulo se registrará automáticamente las horas programadas por cada auditor y por cada auditoría; así también se puede visualizar el costo directo de la acción de control.

P ASOS PARA PROGRAMAR LOS R ANGOS DE T IEMPO
Para asignar el equipo de trabajo a una acción de control (Programación de Rangos de Tiempo, se realizaran los siguientes pasos: Paso 1.- Acceso a la programación de auditoría Paso 1.1.- Desde menú principal (Opción 1) La primera opción para la programación de la auditoría es: Acceder al menú principal “Programación”, submenú “Programación”. Con esta opción el usuario debe encontrar la auditoría deseada, entre las existentes.

BARRA DE MENÚ - PROGRAMACIÓN

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

Paso 1.2.- Desde Configuración de Auditoría (Opción 2) La segunda opción para acceder a la programación de la auditoría, es dentro de la ventana de Configuración de Auditoría, en el menú izquierdo de la pantalla en “programación”

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE AUDITORÍAS - PROGRAMACIÓN

Con esta opción se simplifica la búsqueda de la auditoría deseada. Paso 2.- Selección de la Auditoría Una vez que el usuario se encuentre en el formulario de Programación de Rangos de Tiempo, se debe verificar la selección de la auditoría sobre la cual se va a asignar el tiempo del personal. Esta selección se la realiza en la parte izquierda superior de la ventana, en la opción “Selección de Auditoría”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO

Paso 3.- Búsqueda del Equipo Auditor La ventana Programación de Rangos de Tiempo recoge información registrada en Configuración de Auditorías y Configuración de Auditores. Presenta 5 partes

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

CATEGORÍAS • • • • • Parte A: Lista de Auditorías Disponibles. (Ver Configuración de Auditoría) Parte B: Fechas y tiempo de la Auditoría seleccionada. (Ver configuración de Auditoría) Parte C: Categorías asignadas a la auditoría. (Ver Configuración de Auditoría) Parte D: Lista de Usuarios disponibles para asignación. No se visualizarán los usuarios que, en la “configuración de Auditor”, se encuentre activado el campo INACTIVO. Parte E: Equipo de trabajo asignado desde la parte D.

El Coordinador Operativo deberá registrar los datos de la auditoría, mientras que el Coordinador Funcional, verificará que los datos no contengan conflictos de tiempo y correspondan a las directrices emitidas por las autoridades. Paso 4.- Selección del Recurso Humano Para ingresar el recurso humano y tiempo en la parte E de la ventana “Programación de Rangos de Tiempo”, se debe hacer clic en la opción Buscar, al tiempo que en la parte D, se enlistan todos los usuarios disponibles para asignación. No se enlistarán los usuarios que en la configuración de Auditores tengan activado el campo “Inactivo” (Ver configuración de Auditoría de AutoAudit). El orden de presentación de los usuarios estará dado por porcentajes de coincidencia de las categorías asignadas a la acción de control y a los auditores.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT
Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

Paso 5.- Asignación de equipos de trabajo y de rangos de tiempo Del listado de usuarios, se debe hacer clic en el nombre del funcionario que integrará el equipo de trabajo y, dependiendo del tiempo de asignación se escogerá la opción. • Asignación Diaria • Asignación por Horas Paso 5.1.- Asignación Diaria por porcentaje Esta opción permite al usuario cargar la asignación de un Auditor cuando éste debe aplicar un porcentaje diario de su tiempo laborable de acuerdo con las políticas para la ejecución de la acción de control. Generalmente estos funcionarios son el Supervisor y Auditores de apoyo. Para estos casos se debe combinar las opciones “Usar Porcentaje De Horas De Trabajo Para Asignación Diaria” y “Asignación Diaria”. El sistema mostrará una ventana donde puede ingresar el porcentaje de asignación, para guardar esta información se debe hacer un clic en OK. El procedimiento es el siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Elegir al usuario (con un solo clic del listado de Usuarios). Active la opción “Usar porcentaje de Horas De Trabajo Para Asignación Diaria”. Clic en la opción “Asignación Diaria”. Digite el porcentaje de asignación. Clic en OK.

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO POR PORCENTAJE
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Es importante recordar al usuario que se puede realizar una selección multiple del personal disponible haciendo clic en los usuarios elegidos mientras se mantiene presionado la tecla “CONTROL”. Además que cuando la opción “Usar Porcentaje De Horas De Trabajo Para Asignación Diaria”, no se encuentra activa, el sistema no mostrará la ventana para ingresar el porcentaje de hora y la asignación del tiempo se realizará automáticamente. Paso 5.2.- Asignación Diaria sin porcentaje Esta opción permite al usuario cargar la asignación de un Auditor sin porcentajes de tiempo, esto se utiliza cuando todo el tiempo de una jornada de trabajo será destinado al trabajo en la auditoría. Para esto debe ser desactivada la opción “Usar Porcentaje de Horas de Trabajo Para Asignación Diaria”. Para este tipo de asignación de tiempo se debe realizar lo siguiente: 1. Elegir al usuario (con un solo clic del listado de Usuarios). 2. Desactivar la opción “Usar porcentaje de Horas De Trabajo Para Asignación Diaria”. 3. Clic en la opción “Asignación Diaria”.

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO

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Paso 5.3.- Asignación por horas La asignación por horas tiene como propósito determinar el tiempo específico total que el personal designado para la auditoría debe trabajar sobre esta. La opción “Asignación por Horas” se encuentra en el menú izquierdo de la pantalla. Para dar una asignación por horas se debe hacer lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Seleccionar el usuario ( con un solo clic de la lista de usuarios) Clic en la opción “Asignación por Horas” En la ventana desplegada digitar el número de horas que se desee Clic en OK

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO POR HORAS

Paso 6.- Visualización de Rangos de Tiempo La asignación de los rangos de tiempo se mostrará en la parte E de la pantalla. Para salir de la ventana de programación y guardar los cambios, se debe hacer clic en “cerrar” en el menú izquierdo de la pantalla.

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VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO

OTRAS OPCIONES DISPONIBLES EN PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO
Eliminar.- Al hacer clic en esta opción se eliminará el personal asignado de una auditoría. Listar Todos.- Esta opción enlistará todo el personal que puede ser asignado a una auditoría, desplegando una ventana donde se puede asignar este personal de forma Diaria o por Horas. Todos los RT (Todos los Rangos de Tiempo Programados).- Con esta opción se puede ver todas las Programaciones de Rangos de Tiempo, presentadas a manera de Informe en vista previa. Este informe mostrará información de la Auditoría, así como el personal asignado en una tabla con sus horas programadas y horas reales. Editar Horas.- Esta opción permite realizar cualquier cambio sobre las asignaciones de tiempo, al hacer clic en esta opción se desplegará una ventana donde se puede editar las horas en función al personal o en función a la auditoría; para ello se debe seleccionar primero el nombre del auditor o de la auditoría y después se debe hacer clic en Editar Horas.

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Conflictos.- Muestra los conflictos que se producen al asignar a un usuario a más de una auditoría al mismo tiempo. Horas por Semana.- Se pueden ver las horas totales programadas para un Auditor en un período de tiempo específico escogiendo las fechas de inicio y culminación desde los cuadros de diálogos de fechas.

VENTANA DE CALENDARIO - SELECCIÓN DE FECHAS

Calendario.- Es un acceso directo a la Vista de Calendario que se encuentra en el menú principal en programación.

C ALENDARIO DEL P LAN DE C ONTROL
El Calendario del plan de control permite visualizar las asignaciones de tiempo del Recurso Humano, dentro de las auditorías y si existen conflictos de tiempo con las asignaciones en más de una Auditoría. Para acceder a la función calendario, se deben seguir los pasos mostrados a continuación: Paso 1.- Acceso al calendario Para ingresar en la opción de calendario existen dos opciones, mismas que se muestran a continuación: Paso 1.1.- Acceso al calendario desde la barra de menú (opción 1) En la barra de menú hacer clic en “Programación”, Calendario” y seleccionar el submenú “Vista

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Paso 1.2 Acceso al calendario desde la ventana de programación (opción 2) La opción de acceso al Calendario se muestra disponible en el menú izquierdo de la ventana de “Programación de Rangos de Tiempo”, en la opción “Calendario”, como se muestra en la siguiente ventana:

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO - CALENDARIO

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Paso 2.- Visualización del Calendario Al ingresar al calendario se desplegará la siguiente ventana en la que se muestra la programación de las auditorías con las fechas establecidas y las personas asignadas.

VISTA DE CALENDARIO

VISTA DE CALENDARIO POR AUDITORÍA

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Para reemplazar al personal asignado dentro de una auditoría, basta ajustar los rangos de tiempo haciendo clic en la barra que contiene el nombre del usuario para desplazarlo a las fechas correspondientes de inicio o finalización de actividades dentro de la auditoría.

OTRAS OPCIONES DISPONIBLES DEL CALENDARIO
Cerrar.- Esta opción permite al usuario salir del formulario de trabajo. Imprimir.- Dentro del Calendario se muestran dos opciones de impresión que son: • Imprimir Pantalla • Imprimir Fecha Vista.- Esta opción permite al usuario visualizar la programación de los rangos de tiempo de las auditorías de manera • Semanal • Mensual • Trimestral • Anual • Por Página Guardar.- Para conservar todos los cambios realizados el usuario debe hacer click en esta opción Deshacer.- En caso de realizar algún cambio en los rangos de tiempo el usuario puede acceder a esta opción para eliminar dichos cambios y regresar a la última versión guardada. Conflictos.- Muestra los conflictos que se producen al asignar a un usuario a más de una auditoría al mismo tiempo.

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DOCUMENTO DE PLANEACIÓN
El Documento de Planeación es una de las carpetas predeterminadas de una auditoría. En esta carpeta se registra información por parte del Coordinador de la Unidad de Control, con la finalidad de mantener la visión gerencial de la auditoría. Los datos que se registran son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hitos de la auditoría El estado de la Auditoría Nombre del Supervisor y Jefe de Equipo Presupuesto de la auditoría Calificación de la auditoría Confidencialidad de la auditoría (Disponible en la versión 4.0.59)

P ASOS PARA REGISTRAR INFORMACIÓN EN EL D OCUMENTO DE P LANEACIÓN
P ASO 1.- ABRIR EL MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO
Menú “Papeles de Trabajo”, en el submenú “Papeles de Trabajo”

BARRA DE MENÚ – PAPELES DE TRABAJO PASO

2.- ABRIR EL DOCUMENTO DE PLANEACIÓN

En la ventana de Menú de Papeles de Trabajo, se debe abrir la auditoría deseada, y hacer clic sobre la carpeta “Planeación” (esta carpeta es creada de forma automática por el sistema cada vez que se configura una auditoría). En la parte derecha se muestra el Documento Planeación, el cual debe ser seleccionado y con un clic en la opción para “Abrir”, se podrá acceder a este formulario.

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VENTANA DE PAPELES DE TRABAJO

Hitos de la Auditoría
En el Documento de Planeación se establecen seis hitos que marcan el inicio o fin del proceso y de las cinco fases de la auditoría gubernamental, según el esquema que se presenta a continuación:

VISTA DEL DOCUMENTO DE PLANEACIÓN - HITOS

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El Coordinador de la Unidad de Control debe registrar las fechas de los hitos antes indicados, considerando si éstas son programadas, reprogramadas o reales, en los espacios que se indican: Las fechas programadas son aquellas que se obtienen de la estimación efectuada por el Coordinador de la Unidad de Control, a base de: 1. 2. 3. 4. Fechas estimadas de inicio y de finalización Tiempo previsto para la acción de control Políticas emitidas por las autoridades institucionales para la ejecución de las acciones de control Manuales vigentes

Estas fechas deberán registrarse cada vez que se configure una auditoría y ésta se encuentre en estado “planeado” o “activa”, de tal manera que las fases del proceso de una acción de control puedan identificarse con anterioridad.
PASO

Las fechas reprogramadas son estimadas en igual forma que las programadas, pero que por la oportunidad empleada y recursos disponibles en la unidad de control deben estimarse en fechas distintas a las que constan en el plan anual de control y con autorización de la autoridad competente. Generalmente, las fechas reprogramadas serán registradas cuando las fechas programadas deban reformarse.
PASO

3.- REGISTRAR LAS FECHAS REPROGRAMADAS Y GUARDAR ( OPCIONAL )

Las fechas reales representan las realmente efectivas de cada hito, las mismas que deben ser verificables con los archivos que adjunte el Coordinador de la Unidad de Control, al Documento de Planeación (Ver Archivos Anexos).

4.- REGISTRAR LAS FECHAS REALES Y GUARDAR

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VISTA DEL DOCUMENTO DE PLANEACIÓN – ARCHIVOS ADJUNTOS

Nota.- AutoAudit rechazará fechas reales si éstas son posteriores a la fecha que se registra.

P ASO 5.- ESTADO DE LA AUDITORÍA

El Coordinador Operativo de la Unidad de Control debe vigilar y establecer el “Estado” en que debe encontrarse cada auditoría. Los tipos de Estado son: Planeado.Es el estado preestablecido cuando una auditoría se configura en el sistema. En este estado, ningún usuario podrá agregar papeles de trabajo a la auditoría. Activo.Es el estado que permite que los documentos de la auditoría sean creados y modificados y hace que la auditoría se encuentre disponible para los registros de horas y/o de gastos. Este estado se utiliza cuando la orden de trabajo ha sido emitida.

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Cancelado.Indica que una auditoría por disposiciones legalmente emitidas, a pesar de haber sido planificada o haberse encontrado en estado “Activo”, no se la realizará (queda cancelada su ejecución). Este estado se utilizará cuando una orden de trabajo quede sin efecto o sea anulada. Pendiente.Se refiere a que una acción de control debe suspenderse por disposiciones legalmente emitidas. Este estado se utiliza cuando la acción de control no puede continuar por alguna disposición de la autoridad competente, pero que se reanudará en cuanto esa disposición se deje sin efecto. Cerrado.Significa que el proceso de la Auditoría ha sido concluido y que ningún documento de la auditoría puede ser editado o creado y la auditoría no está disponible para registro de horas o gastos. Este estado se utilizará cuando el informe de auditoría y todos los papeles de trabajo hayan sido aprobados. Para cambiar el estado de la auditoría, se debe seleccionar la opción deseada del campo desplegable que a continuación se muestra:

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN - ESTADO DE LA AUDITORÍA

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Nota.- El Coordinador de la Unidad de Control no podrá cerrar la auditoría si es que los papeles de trabajo (incluido el informe) no tienen aprobación final por parte del usuario autorizado. (Ver Aprobaciones).

P ASO 6.- A SIGNAR LOS ROLES DE S UPERVISOR Y J EFE DE E QUIPO
La configuración de seguridad de AutoAudit está definida para que el Supervisor y Jefe de Equipo de una acción de control sean los únicos roles de usuario que puedan dar aprobación final a los papeles de trabajo, excepto los informes dentro de la carpeta Informes, a los cuales deben dar aprobación final quienes ejerzan el rol Contralor o Director. El Coordinador de la Unidad de Control debe asignar a los usuarios que ejercerán los roles de Supervisor y Jefe de Equipo dentro del Documento de Planeación, sin perjuicio de que hayan sido asignados dentro de la Programación de Rangos de Tiempo.

Seleccionar al Supervisor

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN - SELECCIÓN DE SUPERVISOR

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Seleccionar al Jefe de Equipo

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN – SELECCIÓN DE JEFE DE EQUIPO

PASO

7.- ADJUNTAR MEDIOS DE VERIFICACIÓN

Todas las actividades gerenciales que se desarrollen para la acción de control deben contar con un medio de verificación, que se desarrolle por cada fase, el Coordinador de la Unidad de Control debe adjuntar (Ver Archivos Anexos) los medios de verificación para que otros usuarios autorizados puedan leer a detalle el estado en que se encuentra el proceso. Los medios de verificación por cada fase e hito son:

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Fases

Hitos

Descripción

Medio de Verificación(*) Orden de trabajo, alcances y  cualquier otro documento que  reforme la orden de trabajo  original Notificación de Inicio a la máxima  autoridad del ente auditable ,  suscrita por el Director de la  unidad de control.

Orden de  Trabajo Fase Preparatoria Inicio de la  Auditoría Planificación Aprobación de  la Planificación  Ejecución Conferencia  Final  Control de Calidad en  la Unidad de Control
Informe enviado a  Aprobación

Marca el inicio de la acción de  control y de la fase  preparatoria. 

Marca el fin de la fase  preparatoria y el inicio de la  planificación de la acción de  control 

Marca el comienzo de la fase  de ejecución de la acción de  control. 

Planificación  preliminar  y  específica  suscrita  por  el  Jefe  de  Equipo  y  Supervisor,  y  aprobada  por  el  Director  de  la  unidad  de  control

Indica el fin del trabajo de  campo de la acción de control  y el inicio de la fase de control  de calidad en la unidad de  control. Señala el fin de la fase de  control de calidad en la  unidad de control y el inicio  del trámite de aprobación del  informe 

Borrador  de  Informe,  lista  de  asistentes,  convocatorias  y  acta  de conferencia final.

Memorando  de  envío  a  la  aprobación,  Informe,  Memorando  de  Antecedentes  y  Síntesis

Trámite de Aprobación  del Informe Informe  Aprobado

Determina el fin del proceso  de la auditoría gubernamental

Informe,  memorando  de  antecedentes  y  síntesis  aprobados por la autoridad

(*) Constituyen los documentos físicos y escaneados que se adjuntan al Documento de Planeación
PASO

El Coordinador Operativo debe registrar el presupuesto de gastos de la auditoría, cuando el Coordinador Funcional, el Supervisor o Jefe de Equipo estimen necesaria una comisión de servicios para realizar una acción de control. El lugar especificado para el efecto es: la parte “Costos y Gastos” de la pantalla, como se muestra:

8.- PRESUPUESTO DE GASTOS ( OPCIONAL )

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN - PRESUPUESTO DE GASTOS

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Una vez que se autorice la comisión de servicios al equipo de auditoría, el Coordinador Operativo debe adjuntar el memorando escaneado correspondiente en el Documento de Planeación. Mediante la selección de la opción “archivos” en el menú izquierdo de la pantalla y posterior a esto con la función de importación de archivo.
PASO

9.- REGISTRO DE INFORMACIÓN

En la ventana desplegada se registrará la información correspondiente a la auditoría, según los parámetros establecidos. Además es importante mencionar que la versión de AutoAudit 4.0.59 permite establecer la auditoría como una “Auditoría Confidencial”, con la finalidad de fortalecer las seguridades de acceso.

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN - AUDITORÍA CONFIDENCIAL

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ARCHIVOS ANEXOS
Son los documentos, hojas de cálculo o cualquier archivo que se anexa a las carpetas, subcarpetas, hallazgos u otros formularios de papeles de trabajo. Estos archivos constituyen la evidencia de la aplicación de los procedimientos de auditoría efectuados por el auditor asignado a una acción de control. El usuario puede incluir uno o varios archivos magnéticos dentro de los formularios, mediante escaneo, fotografía o cualquier otro medio de captura. El origen de los archivos puede ser diverso, sin embargo, su visualización depende de si el PC en el cual se ejecuta AutoAudit, tiene instalado el programa que lo originó. Todos los formularios de AutoAudit permiten anexar archivos, los cuales pueden ser retirados y editados por el usuario autorizado (Ver opción Retirar). Cada vez que se retira y/o edita un archivo anexado, éste debe ser devuelto para que el resto de usuarios autorizados puedan editarlo, caso contrario el documento permanecerá como información de lectura y no podrá ser modificado.

ANEXO DE ARCHIVOS – FORMULARIOS DE AUTOAUDIT

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E STRUCTURA DE LA VENTANA “A RCHIVOS A NEXOS ”

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Esta sección tiene de manera predeterminada las siguientes carpetas: 1. Mis Archivos Retirados: Esta carpeta contiene todos los archivos que han sido retirados por el usuario y muestra el detalle de estos archivos en la parte derecha de la ventana de archivos anexos. 2. Todos los Archivos: Esta capeta contiene y muestra todos los archivos anexados al formulario de trabajo, independientemente de su ubicación; es decir la carpeta en que se encuentren guardados. 3. Enlaces a Biblioteca: Esta carpeta muestra los archivos estándar de la Biblioteca, que pueden ser seleccionados y copiados dentro del archivo, de los formularios de trabajo. Nota: Se recuerda al usuario que al eliminar una carpeta, se eliminan todos los archivos contenidos en ella.

O PCIONES DE LA VENTANA ARCHIVO ANEXO

OPCIONES DE LA VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Estas opciones se encuentran al pie de la pantalla de archivos anexos.
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I MPORTAR
Esta opción permite extraer Archivos desde un dispositivo de almacenamiento (Disco Duro, Pent Drive, CD, etc.) hacia la base de datos de AutoAudit.

IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS EN UNA CONEXIÓN LOCAL
Ésta opción permite importar Archivos desde una computadora al sistema AutoAudit, para importar un archivo el usuario debe realizar los siguientes pasos:

P ASO 1.- S ELECCIÓN CARPETA DE DESTINO

Antes de iniciar el proceso de importación el usuario debe Seleccionar la “carpeta destino” ubicada dentro de la ventana de Archivos Anexos donde se guardará el archivo importado y hacer clic en “importar”

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

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P ASO 2.- S ELECCIÓN DE A RCHIVO

En la ventana desplegada, se debe buscar y seleccionar el archivo a importar y hacer clic en “Abrir”, esta acción permitirá que AutoAudit cargue dentro de su sistema al archivo en cuestión.

SELECCIÓN DE ARCHIVO A IMPORTAR

Se cerrará la ventana de selección y el nombre del archivo importado aparecerá en el cuadro de texto (como se muestra) para ser utilizado como Descripción. Sin embargo si el usuario estima necesario puede realizar cambios en la descripción. Para guardar el nombre y concluir con el proceso se debe dar un clic en “OK”

P ASO 3.- D ESCRIPCIÓN

VENTANA DE REGISTRO DE DESCRIPCIÓN

P ASO 4.- F INALIZACIÓN

La finalización de la importación, se constatará con el siguiente cuadro de diálogo, que indica que la importación se ha concluido con éxito.

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MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DE IMPORTACIÓN

IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS EN UNA CONEXIÓN REMOTA
Esta opción se desarrolla de igual manera que en una conexión local pero su diferencia radica en la ruta de acceso a los archivos del PC del usuario. Por lo tanto, para importar archivos en una Conexión Remota se deben realizar los siguientes pasos:

P ASO 1.- S ELECCIÓN DE LA CARPETA DE DESTINO

Antes de iniciar el proceso de importación el usuario debe seleccionar la “carpeta destino” ubicada dentro de la ventana de Archivos Anexos donde se guardará el archivo importado y hacer clic en “importar”. Bien podría el usuario no crear ninguna carpeta y por default será seleccionada la raíz de las carpetas “Archivos”.

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

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Antes de seleccionar el Archivo, el usuario debe identificar la ruta de ubicación de éste. En una conexión remota el sistema guía al usuario a una ruta de acceso del disco duro del servidor donde se encuentra instalado AutoAudit, no del PC del usuario.. El usuario debe elegir esa ubicación y hacer clic en abrir.

P ASO 2.- S ELECCIÓN DE A RCHIVO

SELECCIÓN DE LA RUTA, PARA IMPORTACIÓN

Cuando el usuario se encuentre dentro de la Unidad “Local Disk C nombre del equipo”, debe seleccionar el directorio deseado. Generalmente, el usuario guarda sus documentos en el Escritorio o en Mis Documentos. En esos casos, esos directorios se encuentran en la carpeta “Usuarios”.

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SELECCIÓN DE CARPETA - PARA IMPORTACIÓN

Dentro de ésta debe buscar la carpeta correspondiente a cada usuario etiquetada con la primera letra del nombre y el apellido completo.

SELECCIÓN DE CARPETA - PARA IMPORTACIÓN

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Posteriormente el usuario debe buscar y seleccionar el archivo a importar y hacer clic en “Abrir”. Esta acción permitirá que AutoAudit cargue a la base de datos, el archivo en cuestión.

SELECCIÓN DEL ARCHIVO A IMPORTAR

Se cerrará la ventana de selección y el nombre del archivo importado aparecerá en el cuadro de texto (como se muestra) para ser utilizado como Descripción. Sin embargo si el usuario estima necesario puede realizar cambios en la descripción. Para guardar el nombre y concluir con el proceso se debe dar un clic en “OK”

P ASO 3.- D ESCRIPCIÓN

VENTANA DE REGISTRO DE DESCRIPCIÓN

P ASO 4.- F INALIZACIÓN

La finalización de la importación, se constatará con el siguiente cuadro de diálogo, que indica que la importación se ha concluido con éxito.

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MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DE IMPORTACIÓN

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E DITAR D ESCRIPCIÓN
Esta opción permite cambiar solo la descripción del archivo, más no el nombre, para esto el usuario debe: Paso 1.- Seleccionar el archivo archivo al cual se desea cambiar la descripción y retirar el

Paso 2.- Hacer clic en Editar Descripción.

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Paso 3.- En la ventana de descripción, ingresar la nueva descripción del archivo y hacer clic en OK para guardar.

VENTANA DE REGISTRO DE DESCRIPCIÓN

Nota: Solamente los archivos que han sido retirados pueden ser cambiados de descripción.

EDITAR
Esta opción permite realizar modificaciones a los Archivos Anexos. Para poder editar un archivo se debe: Paso 1.- Seleccionar el archivo a Editar.
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Paso 2.- Hacer clic en la opción “Editar”, para abrir el archivo en modo de compatibilidad o edición; esta opción también retira el archivo si éste no ha sido retirado aún.

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Paso 3.- Automaticamente se abrirá el archivo seleccionado para que pueda ser editado, sea este de Word, Excel o cualquier programa.

RETIRAR
La opción Retirar, consiste en extraer un archivo de la base de datos de AutoAudit para uso exclusivo de un usuario. Esta extracción impedirá que otros usuarios autorizados puedan editarlo hasta que dicho archivo sea devuelto a la base de datos.

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PROCESO DE RETIRO DE UN DOCUMENTO

Cuando un archivo es retirado se debe tomar en cuenta que: • • • • • La ubicación predeterminada de los archivos retirados es la que está definida en Opciones / Preferencias del Usuario / Directorio Temporal. Mientras un archivo no haya sido retirado, los usuarios pueden retirarlo, mirarlo, moverlo, copiarlo o eliminarlo. Cuando se retira un archivo, otros usuarios podrán solamente ver la versión del archivo existente hasta antes del retiro, que es la que se conserva en AutoAudit. Todos los archivos retirados, pueden ser visualizados en la carpeta “Mis Archivos Retirados”. Los archivos que han sido retirados se visualizan con el icono de hoja bloqueada por una llave.

DEVOLVER
Esta opción está solamente disponible para el usuario que retiró un archivo, únicamente se pueden devolver los archivos que han sido retirados o editados previamente. Para devolver un archivo éste debe estar cerrado. Luego, se selecciona “Devolver”.

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VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Esta acción cargará la versión del archivo con todas las actualizaciones realizadas desde que se retiró dicho archivo; y, lo grabará en la base de datos de AutoAudit, creando una nueva versión, de lo contrario este archivo no se guardará en AutoAudit, existiendo la posibilidad de que el archivo no sea de fácil ubicación ya que el usuario podría utilizar diferentes PC´s es decir, diferentes carpetas temporales. Después de este proceso el archivo queda liberado para que pueda ser retirado o editado por otro usuario, si existen los permisos de edición.

CANCELAR RETIRO
Esta opción anula la acción de retiro de un documento, es decir, elimina las actualizaciones que se hicieron en el archivo posterior a la última devolución. El archivo entonces queda liberado para que pueda Retirarlo otro usuario.

VER
Puede ver o leer archivos que están almacenados en la base de datos en modo de lectura (No pueden realizarse cambios en esos archivos). La opción Ver está disponible para cualquier archivo, sin embargo, cuando los archivos han sido retirados, esta opción permitirá ver la última versión “devuelta”. Además la opción ver es la única opción activa cuando un archivo ha sido retirado por otro usuario.

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CREAR

Esta opción permite crear archivos Word y Excel desde AutoAudit para trabajar en ellos. A diferencia de otros archivos importados, estos permiten utilizar una macro diseñada por el fabricante para que el usuario pueda enlazar o referenciar sus papeles de trabajo. Cuando se crea un archivo con esta opción, el usuario podrá asignarle un nombre.

VENTANA DE ASIGNACIÓN DE NOMBRE DE ARCHIVO

Cuando el proceso de creación de un documento concluye con éxito el sistema muestra la siguiente ventana de dialogo.

VENTANA DE CONFIRMACIÓN DE IMPORTACIÓN

MOVER
Con esta opción se puede mover un archivo de una carpeta a otra, dentro de diferentes o en la misma auditoría, en las cuales el usuario este autorizado a editar.

Pasos para mover archivos

Paso 1.- Seleccionar el archivo a mover. Paso 2.- Hacer clic en Mover, en la parte inferior de la pantalla de archivos anexos, esta acción mostrara la siguiente ventana:

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VENTANA MOVER ARCHIVOS ANEXOS

En esta ventana se debe seleccionar la auditoría de destino del archivo, y el archivo que se desea mover, al hacer clic en la opción “Mover” el sistema cambiará la ubicación actual del archivo, a la ubicación seleccionada.

COPIAR
Con esta opción se puede copiar o duplicar un archivo de una carpeta a otra, dentro de diferentes o en la misma auditoría, para lo cual se debe realizar lo siguiente: Paso 1.- Seleccionar el archivo a copiar. Paso 2.- Hacer clic en la opción “Copiar” ubicada en la parte inferior de la ventana de archivos anexos. Paso 3.-En la ventana desplegada, seleccionar la auditoría y la carpeta a donde se desea copiar el archivo.

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VENTANA COPIAR ARCHIVOS ANEXOS

AÑADIR
Con esta opción se puede añadir archivos de una carpeta a otra, dentro de diferentes auditorías o de la misma auditoría. Al añadir un archivo, tenemos que elegir la acción a realizar, sea copiar o mover dichos archivos, por lo tanto los pasos para añadir archivos son los mismos de las opciones mover o copiar.

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VENTANA AGREGAR ARCHIVOS ANEXOS

BIBLIOTECA
Permite seleccionar un archivo de la Biblioteca de Archivos Estándar y copiarlo dentro de los archivos anexos del formulario de trabajo. Para esto se debe realizar lo siguiente: Paso 1.- Clic en la opción “Biblioteca”. Se desplegará la ventana de archivos estándar. Paso 2.- Seleccionar el archivo que se desea copiar y hacer clic en la opción “Seleccionar” Paso 3.- El archivo seleccionado, se copiará dentro de la carpeta de archivos anexos en el formulario de trabajo.

VER HISTORIA
Esta opción permite ver el historial de cambios que ha tenido un archivo. Cada vez que se importa y se devuelve un archivo se guarda como una nueva versión; haciendo que éstas se encuentren disponibles para consultar o copiar. Para acceder a las versiones de un archivo se debe: Paso 1.- Seleccionar el archivo. Paso 2.- Hacer clic en Ver Historia; esta opción mostrará cada versión del archivo.

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VENTANA DE HISTORIA DEL ARCHIVO ANEXO

Paso 3.- En la lista de Historia del Archivo se puede seleccionar cualquier versión, y el botón “Crear Copia” le permitirá restaurarla en el dispositivo de almacenamiento o ubicación deseada. El botón “Purgar Versiones Anteriores” puede eliminar todas las versiones anteriores conservando la historia. Esta opción estará habilitada al Administrador del software.

ELIMINAR
Esta opción borra permanentemente un archivo, sin posibilidad de restaurarlo. Para que un archivo sea eliminado éste debe estar en estado Devuelto.

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MATRIZ DE PRUEBAS
La Matriz de Pruebas o de Procedimientos es una copia que se hace de la matriz de riesgos horizontal para una auditoría específica en la cual los auditores pueden calificar los riesgos residuales, a partir de la calificación de riesgos inherentes efectuada antes o después de configurar una auditoría, por parte del Evaluador de Riesgos Horizontal (Ver Matriz de Riesgos Horizontal).

PAPEL DE TRABAJO CREADO DESDE UNA MATRIZ DE PRUEBA

Sin embargo de lo anotado, la Matriz de Pruebas permite también a los Supervisores y Jefes de Equipo confirmar las calificaciones de los riesgos inherentes, así como también determinar la calificación de los riesgos residuales, de las auditorías a las cuales hayan sido asignados con la finalidad de que se pueda sincronizar o actualizar las calificaciones de riesgo.

P ASOS PARA CREAR UNA M ATRIZ DE P RUEBAS
La Matriz de Pruebas puede crearse únicamente en una auditoría activa y por los Supervisores y Jefes de Equipo asignados por el Coordinador de la Unidad de Control a una auditoría (Ver Documento de Planeación).
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PASO

1.- CREAR LA MATRIZ DE PRUEBAS

Se puede crear la matriz de pruebas de manera similar a la creación de carpetas, es decir, por las siguientes alternativas: • • Menú Contextual Opciones del Menú de Papeles de Trabajo

MENÚ CONTEXTUAL
Seleccione la auditoría sobre la cual se desea crear la matriz de prueba y hacer un clic derecho, sobre ésta escoja la opción Trabajo de Campo/Matriz de Pruebas.

MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO – CREACIÓN DE MATRIZ DE PRUEBAS

OPCIONES DEL MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO
Seleccione la auditoría sobre la cual se desea crear la Matriz de Pruebas y en la parte inferior derecha de la pantalla elija el tipo de sección y de documento: 1. Tipo de Sección: Seleccionar la opción Trabajo de Campo 2. Tipo de Documento: Seleccionar la opción Matriz de Pruebas Una vez definido el tipo de documento y el tipo de sección se debe hacer clic en crear como se muestra en la siguiente pantalla.

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PASO

2.- SELECCIONAR LA MATRIZ HORIZONTAL

En el campo Proceso de la ventana Selección de Matriz de Prueba el usuario debe elegir una matriz de riesgos horizontal previamente generada por el Evaluador de Riesgos Horizontal, que se refiera a la auditoría en la que se trabaja; luego, clic en la opción Seleccionar y por último, clic en Crear:

VENTANA DE SELECCIÓN DE MATRIZ DE PRUEBA

Al crear la matriz, dentro de la ventana en referencia, se mostrará la Matriz de Pruebas agregada a la auditoría:
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VENTANA DE SELECCIÓN DE MATRIZ DE PRUEBA

Nuevo Proceso En caso que no existiera una matriz de riesgos horizontal para seleccionar en el campo “Proceso” o que ninguna matriz se refiera a la auditoría requerida, el Supervisor o Jefe de Equipo podrán crearla en la etapa de creación de Matriz de Pruebas, siempre y cuando ellos tengan asignado el rol “Evaluador de Riesgos Horizontal”. Para estos casos, estos usuarios deben elegir la opción “Nuevo Proceso” y luego realizar el procedimiento descrito para generar una Matriz de Riesgos Horizontal:

CREACIÓN DE MATRIZ DE PRUEBA - NUEVO PROCESO

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Cuando se guarde la Matriz Horizontal, el Supervisor o Jefe de Equipo con el rol especificado, podrán elegirla del campo “Proceso” en la ventana Selección de Matriz de Prueba:

VENTANA DE SELECCIÓN DE MATRIZ DE PUEBA – SELECCIÓN DE PROCESO

PASO

3.- GENERAR SUBCARPETAS O PAPELES DE TRABAJO ( OPCIONAL )

Los auditores, como parte de la tarea de auditoría, deberán realizar la evaluación del Riesgo Residual a base de los procedimientos de control que se identifiquen y de la efectividad de los mismos para cada uno de los riesgos identificados. Para ello se pueden crear subcarpetas para agregar ahí archivos anexos. Para generar subcarpetas, los usuarios pueden adoptar una de las siguientes opciones: • • Creación masiva de subcarpetas Creación individual de subcarpetas.

CREACIÓN MASIVA DE SUBCARPETAS
Esta opción permite crear en forma masiva una subcarpeta por cada riesgo con valoración distinta a cero. Para hacerlo, se usa la opción Creación Masiva de Subcarpetas en el menú del formulario de la Matriz de Prueba.

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MATRIZ DE PRUEBA, CREACIÓN MASIVA DE PAPELES DE TRABAJO

Se emitirá un mensaje de advertencia:

VENTANA DE CONSULTA CREACIÓN MASIVA DE PAPELES DE TRABAJO POR C/RIESGO

Al presionar Sí, se mostrará otro mensaje:

VENTANA CONSULTA DE TEXTO INICIO DE PAPELES DE TRABAJO

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En esta pequeña ventana, el usuario puede modificar el nombre predeterminado por otro que elija. Este texto se agregará como nombre inicial de cada subcarpeta. Al presionar en OK, el aplicativo le pedirá si desea agregar al nombre de la subcarpeta la descripción del riesgo, en el cuadro de diálogo “Append Description”:

VENTANA DE CONSULTA DESCRIPCIÓN DE RIESGO EN LOS PAPELES DE TRABAJO

Si presiona Sí, el proceso de creación masiva habrá terminado y AutoAudit le informará al respecto:

VENTANA CONFIRMACIÓN DE CREACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

Si presiona No, se incluirá en el nombre de la subcarpeta el nombre del riesgo que consta en la plantilla.

VENTANA DE CONSULTA NOMBRE DE PAPELES DE TRABAJO

Las subcarpetas creadas formarán parte de la carpeta Matriz de Pruebas:

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MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

CREACIÓN INDIVIDUAL
Para la segunda opción, al crear una subcarpeta por el método tradicional (Ver Carpetas y Subcarpetas), aparecerá el listado de los riesgos con valoración mayor a cero, permitiendo seleccionar el riesgo para el que se quiere crear la subcarpeta. Dentro de una carpeta de Matriz de Prueba pueden crearse exclusivamente subcarpetas relacionadas con un riesgo de la matriz. Solo el creador de las Subcarpetas puede editarlas, al crear masivamente las subcarpetas para todos los riesgos, estas quedarán creadas con permiso de edición solo para el usuario que, a partir de la Matriz de Pruebas las creó. Para habilitar a otros auditores a trabajar en alguna carpeta específica, se les puede dar ese permiso, accediendo a la subcarpeta y asignándolos en la casilla Autorización de Edición en Proceso de la solapa Revisión:

VENTANA DE MATRIZ DE PRUEBA

(Más detalle vea “Autorización de Edición en Proceso”)

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PASO

4.- CALIFICACIÓN DE RIESGOS RESIDUALES

Los auditores, luego de evaluar los controles existentes para los riesgos que correspondan, calificarán el nivel de riesgo residual (Ver anexo.- Esquema de Evaluación de Riesgos), a base del criterio profesional y de la metodología que dicte la Dirección de Investigación Técnica y Normativa.

OPCIONES DE CALIFICACIÓN DE RIESGOS HORIZONTALES

Terminada la Auditoría, y evaluados todos los Riesgos Residuales, se genera el valor total de riesgo residual para la entidad.

VENTANA DE CALIFICACIÓN DE MATRIZ DE RIESGO HORIZONTAL

PASO

Las calificaciones establecidas en la auditoría para los riesgos dentro de la Matriz de Pruebas, se actualizarán en la matriz de riesgos horizontal mediante la opción “Sincronizar”.
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5.- SINCRONIZAR

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VENTANA DE MATRIZ DE PRUEBA – SINCRONIZACIÓN DE CALIFICACIONES

Sincronizando desde la Matriz de Pruebas, se dispondrá de esa información en la Vista de Evaluación de Riesgo para ser usada como un mejor punto de partida para la planificación de los años siguientes. La sumatoria de las valorizaciones de los riesgos residuales, genera un valor de Riesgo Total que permite armar un ordenamiento, de mayor a menor criticidad, de las entidades para realizar la Planificación Anual, a base de una priorización de los procesos de negocio de los organismos sujetos a control.

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MAPA DE CALOR DE RIESGOS
El mapa de calor de riesgos es la representación gráfica de la tabulación de los riesgos inherentes o residuales que están ordenados en forma descendente por su valor. Utiliza una gama de colores que representan grados de temperatura, se visualizan los valores más altos con un rojo fuego para ir descendiendo en la gama de calor conforme los valores van disminuyendo.

P ASOS PARA CREAR EL MAPA DE CALOR
1. Abrir Snap! Reporter desde el menú Informes de AutoAudit y seleccionar la opción Abrir un Proyecto Snap Existente.

BARRA DE MENÚ - INFORMES

2. Para la creación del mapa de calor es necesario cargar un reporte que contenga el detalle de los documentos de evaluación de riesgo ERPN. El usuario también podría crear un nuevo proyecto y elegir la tabla BPRA Details o Testing Matrix (Details), según la necesidad.

VENTANA DE OPCIONES DE REPORTE

3. Indicar la ruta para la búsqueda del archivo: CGE Evaluación Riesgo ERPN Detalles.srp

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VENTANA DE SELECCIÓN DE ARCHIVO

4. Aceptar los detalles del reporte almacenado.

VENTANA DE APERTURA DE PROYECTO

5. El siguiente paso que el usuario debe realizar es filtrar el reporte en base al nombre del documento, para esto se debe utilizar el botón de filtros de Snap!. La ventana Editor de Filtros permite al usuario definir las condiciones para el filtro. Se deberá seleccionar una condición que muestre únicamente el detalle del documento de evaluación para la entidad y auditoría deseada.

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VENTANA DE BASE DE DATOS DE MATRIZ DE RIESGOS

P.ej. Seleccionar Nombre = AF IESS 2006 2007 2008, (seleccionar el campo Nombre, el operador =, escribir el valor (AF IESS 2006 2007 2008) en Value, hacer clic en Add to filter y luego en el visto verde.

VENTANA DE EDICIÓN DE FILTRO

Y aparecerán los datos que cumplan con la condición indicada en el filtro.

6. El siguiente paso es filtrar nuevamente el reporte en base al puntaje de riesgo inherente o riesgo residual para excluir del reporte aquellos riesgos que no se aplican en la entidad o que obtuvieron una calificación igual a cero, para esto se debe utilizar el botón de filtros de Snap! y en la ventana Editor de Filtros seleccionar una condición que muestre únicamente aquellos riesgos con puntaje mayor que cero.

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VENTANA DE EDICIÓN DE FILTRO

7. A continuación es necesario ordenar el reporte a base del puntaje de riesgo inherente o riesgo residual ya que ese será el orden que se utilizará para la creación del mapa de calor. El usuario debe hacer clic con el botón derecho en la columna del riesgo por el cual ordenar, seleccionar la opción “Sort” y escoger el criterio “Descending”. De esta forma ordenamos los valores en forma descendente.

VENTANA DE BASE DE DATOS FILTRADA - PARA ORDENAR
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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mapa de Calor de Riesgos

8. Una vez ordenado el reporte en base al riesgo descendente, se procederá a llamar al botón Mapa de Calor. La ventana mapa de calor permite seleccionar los criterios para la creación del mapa.

Las opciones que deben seleccionarse son: • • • • “Select Row Header”: “Select Column Header”: “Select Display text”: “Data value”: Riesgo Nombre Riesgo Inherente o Riesgo Residual Riesgo Inherente o Riesgo Residual

VENTANA DE SELECCIÓN DE CAMPOS PARA LA CREACIÓN DEL MAPA DE CALOR

Al dar clic sobre el visto verde, aparecerá la pantalla con el mapa de calor (Heat Map)

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MAPA DE CALOR CREADO

9. En el menú Options, seleccionar Display Values para que aparezcan los valores correspondientes a cada riesgo. En este mismo menú o dando un clic sobre el ícono de la paleta de colores, es posible personalizar los colores de los rangos de los valores presentados. 10. Al dar clic sobre el ícono de Display In Word, se realizará la exportación del mapa de calor a formato MS Word, donde podrá ser personalizado y presentado.

MAPA DE CALOR EXPORTADO A WORD

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Mapa de calor luego de la exportación:

MAPA DE CALOR EXPORTADO A WORD - EDITADO

El usuario podrá editar el archivo según sus necesidades y creatividad.

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PAPELES DE TRABAJO
Para ingresar a esta funcionalidad se accede por: Menú “Papeles de Trabajo” submenú “Papeles de Trabajo”

BARRA DE MENÚ - PAPELES DE TRABAJO

V ENTANA M ENÚ DE P APELES DE T RABAJO
La ventana que aparece por este acceso se denomina “Menú de Papeles de Trabajo”, la cual se compone de las siguientes partes: Panel de Visualización de las Auditorías Filtro de Auditorías Panel de documentos Panel de Herramientas Herramientas de la Ventana

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PANEL DE VISUALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS
La lista de acciones de control que se despliega en este panel corresponde a aquellas que fueron creadas en Configuración de Auditorías, las mismas que se encuentran clasificadas por año del Plan.

VISTA IZQUIERDA DEL PANEL DE VISUALIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

El nombre de la auditoría mostrada en esta ventana está estructurado conel número de la or den de trabajo y el nombre de la auditoría:

PANEL DE VISUALIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO - CONFIGURACIÓN AUDITORÍAS

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EXPANDIR - COMPRIMIR
Las auditorías enlistadas pueden visualizarse al expandir el grupo al que pertenece, así como también el contenido de éstas, mediante clics en el botón (+). De la misma manera, se puede comprimir si se hace clic en el botón (-)

VISTA IZQUIERDA DEL PANEL DE VISUALIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

MOSTAR AUDITORÍAS
A través de este campo desplegable, el usuario puede elegir la forma que desea visualizar la lista de Auditorías. Las opciones son: Archivado Estado Activo Estado Cancelado Estado Cerrado Estado Pendiente Estado Planeado Estado Todos Por Categorías o Por Acción de Control o Entidad o Habilidad Auditores o Lugar o Origen de Acción de Control o Período Ev. Riesgo
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o Sector o Unidad de Control Por Jefe de Equipo Por mis asignaciones Planeadas Por Solicitud de Revisión Por Supervisor

VENTANA DE MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

PANEL DE DOCUMENTOS
En la parte derecha de la ventana, se muestra el contenido de la carpeta seleccionada por el usuario en la parte izquierda del Panel de Visualización de Auditorías. Por ejemplo:

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VENTANA DEL MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

PANEL DE HERRAMIENTAS

PANEL DE HERRAMIENTAS – MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

• • • • •

Subcarpeta.- Crea una subcarpeta, dentro de una carpeta previamente seleccionada. Aprobación Preliminar Masiva.- Esta opción sirve para solicitar aprobación preliminar de un grupo de carpetas, a un revisor. Aprobación Final Masiva.- Otorga aprobación final de manera simultánea a un grupo de documentos seleccionados. Solicitar Revisión Masiva.- Solicita la revisión de un grupo de documentos de manera simultánea. Imprimir.- Imprime la información de la ventana y sus documentos Anexados.

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Versión N° 02 • • • Fecha: 2011-Mayo Apartado: Papeles de Trabajo

Abrir.- Este botón sirve para tener acceso a un formulario de trabajo (carpeta, subcarpeta, hallazgo, nota). Borrar.- Borra los formularios de trabajo que se hayan seleccionado previo al hacer clic en esta opción. Tipo de Sección.- Define la sección de creación de nuevos documentos en la auditoría, estas secciones son : Planeación Trabajos de Campo Informes Control de Calidad Tipo de Documento.- Define el Tipo del Documento que se creará dentro de la auditoría que son: Lista de Chequeo de Actividades Carpeta Matriz de Prueba Informes Auditoría Encuesta Auditor Evaluación Crear.- Genera nuevos documentos dentro de la auditoría, previa definición de los parámetros de Tipo de Sección y Tipo de Documentos.

HERRAMIENTAS DE LA VENTANA

HERRAMIENTAS DE LA VENTANA MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

• • • •

Cerrar.- Esta opción cerrará la Ventana del menú de Papeles de Trabajo. Actualizar.- Esta opción actualiza en la base de datos todos los cambios efectuados por los usuarios. Vista de Hallazgos.- Es un acceso directo al panel de hallazgos, donde se enlistan todos aquellos hallazgos creados por el usuario. SNAP! Reporter.- Al hacer clic en esta opción se abrirá el directorio que guarda todos los informes de auditoría estándares SNAP! Reporter que estén disponibles en AutoAudit, para el usuario.
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• •

Restaurar.- Esta opción permite al usuario recuperar los documentos que han sido borrados. Configurar Auditoría.- Es un acceso directo a la ventana Configuración de Auditorías, donde se puede modificar la información relacionada con la auditoría, si el usuario está autorizado.

DESCRIPCIÓN DE COLUMNAS

VISTA DERECHA DEL PANEL DE VISUALIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

Las columnas existentes en el panel de visualización de información permiten al usuario reconocer información de: Ref. : Indica el enlace de origen del documento. Estado.- Indica el estado del documento con abreviaciones y con un círculo de color en función al estado: o o o A Indica que el documento se encuentra en estado Aprobado EP Indica que el documento se encuentra en estado de Edición en Proceso R Indica que el documento se encuentra en estado de Revisión

Archivos.- Muestra la cantidad de archivos anexados al documento. Tipo de documento.- Indica el nombre del formulario de trabajo. Ejemplo: Mensaje, Subcarpeta, Carpeta, etc. Nombre.- Muestra el nombre del formulario de trabajo, este nombre es asignado de manera personal por los usuarios. Ultimo Editor.- Registra el nombre del último usuario en editar o en modificar la información contenida dentro del formulario de trabajo. Última Edición.- Registra la fecha y hora en la que se realizó la última edición al formulario de trabajo. Autorización de Edición en Proceso.- Muestra a los usuarios que tienen permiso de acceso y edición a los formularios en estado “En Proceso”. Solicitar Revisión.- Indica el nombre de las personas que han sido asignadas para revisión del formulario de trabajo.
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Aprobación.- Muestra el estado de aprobación del documento, que puede ser Aprobación Final o Aprobación Preliminar. Documentos Enlazados.- Indica la formulario de trabajo Cantidad de documentos enlazados al

En el menú de papeles de trabajo estarán todos los formularios creados por los usuarios autorizados.

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CARPETAS O PROGRAMAS

C ARPETAS PREDETERMINADAS
Las carpetas que por defecto (predeterminadas) crea AutoAudit cada vez que se configura una auditoría son: Planeación, Informes y Control de Calidad, así:

VENTANA DE MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

Planeación.- Es creada, utilizada y modificada por el Coordinador de la Unidad de Control. (Ver Documento de Planeación) Informes.- Es utilizada para guardar los informes que los auditores generen a partir de los hallazgos registrados por ellos. (Ver Generación de Informes). Los archivos de informes en esta carpeta, así como otros archivos, son susceptibles de envío a los destinatarios que seleccione el remitente, para revisión y aprobación. Control de Calidad.- Está prevista para guardar listas de chequeo y evaluaciones a las auditorías y auditores, en caso que existieran.

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CARPETAS PREDETERMINADAS AL CONFIGURAR UNA AUDITORÍA

C ARPETAS CREADAS POR EL USUARIO
El usuario puede crear carpetas adicionales a las predeterminadas. Estas carpetas deben obedecer a un orden establecido por las normas de aplicación en la Auditoría Gubernamental y por necesidad de otros funcionarios que emplean la información de las auditorías para desarrollar otros procesos, tal como el establecimiento de las responsabilidades. Para el efecto, las carpetas básicas que deben incluirse como parte del Archivo Corriente son: • • Notificaciones, Convocatorias y Actas Comunicaciones Enviadas y Recibidas

PASOS PARA CREAR E IDENTIFICAR CARPETAS
Paso 1.- Creación de carpetas Hay varias opciones para crear una carpeta: a) Desde la botonera inferior de la ventana de Menú de Papeles de Trabajo b) Menú contextual c) Desde la misma carpeta a) Desde la botonera inferior de la ventana de Menú de Papeles de Trabajo Se puede crear carpetas desde el Panel de Herramientas, ubicado en la parte inferior de la pantalla del menú de papeles de trabajo; una vez que ha sido seleccionada la
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auditoría, en el apartado “Tipo de Sección”, elija la opción “Trabajo de Campo” y en el apartado “Tipo de Documento”, la opción “Carpeta”; finalmente de clic en “Crear”.

VENTANA DE MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO - CREACIÓN DE CARPETAS

b) Con el menú contextual Seleccione la auditoría y haga clic derecho sobre el nombre de la misma. Esta acción mostrará una lista de opciones, en la cual se debe seleccionar la opción “Trabajo de Campo”, dentro de la que se debe escoger la opción “Carpeta”4.

VENTANA DE MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO - CREACIÓN DE CARPETAS

c) Desde la misma carpeta Con esta opción el usuario puede crear nuevas carpetas, a partir de una carpeta existente que se encuentre abierta, mediante la opción “Nuevo” ubicada en el menú izquierdo de la ventana.

4 El fabricante de AutoAudit denomina a la Carpeta con el nombre Programa

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VENTANA DE CARPETA - CREACIÓN DE CARPETA

Recomendación: Utilizar la opción del menú contextual Paso 2.- Identificación de la carpeta En la ventana desplegada, debe registrarse el nombre de la carpeta, y una referencia, la cual puede ser numérica o alfabética. Posteriormente se debe hacer clic en “guardar” para que la carpeta identificada sea creada en la auditoría.

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VENTANA DE CARPETA - ASIGNACIÓN DE NOMBRE

La referencia que utilice el auditor para identificar a los papeles de trabajo será la que se establezca en las normas aplicables para el desarrollo del proceso de la Auditoría Gubernamental. En cada carpeta se crearán las subcarpetas relacionadas o dependientes que requiera el usuario, así como también podrán agregarse archivos magnéticos (Ver Archivos Anexos), que evidencien los resultados de la acción de control, conforme a las disposiciones legales y la norma Evidencia de Auditoría. El espacio en blanco de este formulario (datos de carpeta) está destinado para que el usuario complemente la identificación de la carpeta, con la finalidad de que otros usuarios autorizados puedan conocer el contenido de ésta.

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Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

SUBCARPETAS O PAPELES DE TRABAJO
Las subcarpetas, al igual que las carpetas, se usan para organizar la información relevante que el auditor elabora o recopila durante el proceso de auditoría. Estos formularios se pueden crear únicamente dentro de carpetas creadas.

PASOS PARA CREAR E IDENTIFICAR SUBCARPETAS
Paso 1.- Creación de subcarpetas Existen cinco formas para crear las Subcarpetas, mismas que se muestra en la siguiente explicación. a) b) c) d) e) Menú contextual, desde la lista de auditorías Menú contextual, desde el detalle de carpeta Opciones de Menú de Papeles de Trabajo Opciones de carpeta abierta Opciones de subcarpeta abierta

Menú contextual, desde la lista de auditorías Para crear una subcarpeta se debe hacer clic derecho sobre la carpeta; y, dentro de las opciones mostradas se debe seleccionar “Subcarpeta”.

VENTANA DEL MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO - CREACIÓN DE SUBCARPETAS

Menú contextual, desde el detalle de carpeta En la parte derecha de la ventana del menú de Papeles de Trabajo, se debe seleccionar, la carpeta a la cual se desea agregar la subcarpeta y con un clic
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Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

derecho sobre ésta. Se mostrará un menú de opciones, en el cual se debe seleccionar, “Crear Subcarpeta”

MENÚ DERECHO DE PAPELES DE TRABAJO - CREACIÓN SUBCARPETAS

Opciones de Menú de Papeles de Trabajo Marque la carpeta en la cual desea crear la subcarpeta y elija del panel de herramientas en la parte inferior de la pantalla la opción “Subcarpeta”

MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO - CREACIÓN SUBCARPETAS

Opciones de carpeta abierta Cuando está abierta una carpeta, se puede crear una subcarpeta eligiendo del grupo de pestañas inferiores, la opción Papel de Trabajo o Subcarpeta, sub-opción “Nuevo”

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Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

VENTANA DE CARPETA - CREACIÓN SUBCARPETAS

Opciones de subcarpeta abierta Si existe una subcarpeta abierta por el usuario, él puede elegir la opción “Nuevo” para generar una nueva subcarpeta dentro de la carpeta contenedora.

VENTANA DE SUBCARPETA - CREACIÓN SUBCARPETAS

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Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

Paso 2.- Identificación de subcarpeta En la ventana desplegada se debe registrar el nombre de la subcarpeta en el campo correspondiente. El aplicativo generará automáticamente una secuencia numérica de las carpetas dependientes creadas. Esta referencia puede ser editada de acuerdo a las necesidades del usuario. El usuario podrá confirmar la dependencia de la subcarpeta mediante la visualización del campo “Enlace de Origen” o “Nombre de la Carpeta”. Luego debe guardarla.

PANTALLA SUBCARPETA - ASIGNACIÓN DE NOMBRE

La subcarpeta creada podrá ser visualizada en la parte derecha de la ventana “Menú de Papeles de Trabajo”

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Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO – VISUALIZACION DE CARPETAS Y SUBCARPETAS

AUTORIZACIÓN DE EDICIÓN
Todos los formularios, como carpetas, subcarpetas, hallazgos, etc., creados dentro de las auditorías pueden ser visualizados por todos los integrantes de la correspondiente acción de control, pero estos formularios y su contenido podrán ser editados únicamente por el usuario creador. En ocasiones, el usuario creador de un formulario tendrá la necesidad de dar acceso de edición a otros integrantes de su equipo de trabajo con la finalidad de compartir los datos que ahí reposen o para agregar información adicional.

PASOS PARA AUTORIZAR LA EDICIÓN EN PROCESO
Para que un usuario pueda dar Autorización de Edición en Proceso, éste debe abrir el formulario deseado (Carpeta, subcarpeta, hallazgo, lista de chequeo, informe, etc) y realizar el siguiente procedimiento: Paso 1.- Selección de la Pestaña Revisión. En la parte inferior de todo formulario existen las pestañas de opciones. En ellas, seleccione la que corresponda a “Revisión”.

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Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

VENTANA DE CARPETA - SELECCIÓN DE PESTAÑAS

Para mostrar u ocultar las opciones de pestaña, el usuario debe hacer clic en el botón “Mostrar/Ocultar Detalles”.

VENTANA DE SUBCARPETA - OCULTAR O MOSTRAR DETALLES

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Versión N° 02 Paso 2.- Otorgar Autorización En la pestaña “Revisión” se encontrarán varias opciones. El usuario debe escoger el campo “Autorización de Edición en Proceso”. Este campo desplegable muestra al personal registrado y disponible en AutoAudit (Ver Configuración de Auditores). Para seleccionar una o varias personas que tengan esta autorización de edición, el usuario creador debe activar la casilla ubicada en la parte izquierda del seleccionado. Después, clic en “OK” para terminar con el proceso de selección. Es importante no olvidar guardar los cambios, esto con un clic en “Guardar” de la parte izquierda del formulario. Fecha: 2011-Mayo
Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

VENTANA DE SUBCARPETA – AUTORIZACIÓN DE EDICIÓN EN PROCESO

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos

HALLAZGOS
El hallazgo de auditoría es la expresión de los resultados encontrados, por aplicación de procedimientos de auditoría sobre una operación, actividad, proyecto, unidad administrativa u otro asunto evaluado y que sea de interés para los funcionarios de la organización auditada. Los hallazgos en auditoría gubernamental deben reunir las características que los manuales o disposiciones enuncien. En AutoAudit, el usuario asignado a una auditoría puede generar los hallazgos que requiera, siempre dentro de una “Subcarpeta”.

PASOS PARA CREAR HALLAZGOS P ASO 1.- C REACIÓN DE UN HALLAZGO
Se puede crear un hallazgo desde varias opciones, que son: a) Menú contextual de la subcarpeta b) Desde Subcarpeta abierta c) Desde Formulario Hallazgo

MENÚ CONTEXTUAL
Para crear un nuevo hallazgo se debe seleccionar la “Subcarpeta”, que se encuentra en el Panel de Visualización de Documentos de la auditoría, y sobre ésta hacer un clic derecho. En el menú mostrado, seleccionar la opción “Nuevo Hallazgo”

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos

DESDE SUBCARPETA ABIERTA Abierta la subcarpeta en la cual se desea crear el hallazgo, se elije “Nuevo” en la pestaña “Hallazgos”.

VENTANA DE SUBCARPETA – CREACIÓN DE HALLAZGOS

DESDE EL FORMULARIO HALLAZGO
Si se cuenta con un formulario Hallazgos abierto, se puede elegir la opción “Nuevo”.

CREACIÓN DE HALLAZGO DESDE OTRO HALLAZGO ABIERTO

PASO

2.- IDENTIFICAR AL HALLAZGO

En la ventana desplegada, como en todos los formularios, se muestra datos de identificación tales como la Carpeta, Subcarpeta y referencia a la que pertenece. Así mismo, es necesario que el usuario lo identifique con un nombre y número.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos

En el campo nombre se registrará el título del comentario o hallazgo, tal como el auditor desea que se registre en el informe de la acción de control. De similar forma, se registrará el número de hallazgo el mismo que le servirá de referencia para ordenar su reporte. Esta referencia puede ser editada.

VENTANA DE HALLAZGO 1

Nota: Para cualquiera de las tres opciones, por default la herramienta nombrará al nuevo “Hallazgo” con el nombre de la subcarpeta, seguido de la palabra Issue. Por default la herramienta numera los Hallazgos de acuerdo al orden de creación de los mismos. De ser necesario cámbielos dependiendo el orden deseado, ya que el número le servirá de referencia para ordenar su reporte.

PASO

3.- INGRESAR LOS DATOS DEL HALLAZGO

El formulario hallazgos cuenta con los siguientes campos:

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VISTA DE LOS CAMPOS DEL HALLAZGO

El usuario deberá registrar el detalle de cada campo, de acuerdo con las disposiciones técnicas que se hayan emitido, para lo cual se considerará la siguiente tabla explicativa:

Tabla EXPLICATIVA
CAMPO Nombre Número/Hallazgo Enlace/Origen Nombre/Programa DESTINADO PARA: Describir el título del comentario El orden que el auditor requiere que se incluya en el informe Papel de trabajo del cual se genera el hallazgo Programa (o carpeta) donde se guardan los papeles de trabajo Referencia del P/T. Describir y redactar el hallazgo con los atributos previstos. Se incluirán los puntos de vista de las personas relacionadas con la acción de control Describir las conclusiones Describir y redactar los puntos y hechos subsecuentes FORMATO A SEGUIR Según normas de auditoría Según normas de auditoría NA NA

Referencia/PT Hallazgo

Según normas de auditoría Según normas de auditoría. De requerir cuadros y gráficos, se deberán anexar archivos al hallazgo Según las normas de auditoría Según normas de auditoría. De requerir cuadros y gráficos, se deberán anexar archivos al hallazgo

Conclusión Hechos Subsecuentes

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Recomendación(es)

Describir la recomendación (es)

(s)

Según normas de auditoría. De requerir cuadros y gráficos, se deberán anexar archivos al hallazgo Según directrices que emita la Dirección de Responsabilidades y demás normativa relacionada. De considerarse confidencial, se deberán anexar archivos al hallazgo, con clave de acceso que provea la aplicación (Word, Excel). Existe un archivo estándar en AA que le facilita la descripción y para combinar correspondencia. Ver apartado “Disposición”. Seleccionar una opción de las que aparecen (Ver apartado “Grupo y tipo de hallazgo) Selección según normativa de responsabilidades. Deberá cuidar la selección “Disposición” y “Tipo de Responsabilidad”, por cuanto no existe validación. Según criterio del auditor

Sujetos/Responsab.

Describir e identificar a los sujetos de responsabilidad.

Disposición Grupo/Tipo/Hallazgos

Destinar al hallazgo determinada disposición”

a

Identificar el grupo de hallazgo que corresponde Identificar el tipo de responsabilidad que ameritaría determinar el hallazgo

Tipo/Responsabilidad

Notas

Agregar notas del auditor

En cualquiera de estos campos, el usuario puede ampliar su visualización, presionando el botón que se muestra a continuación:

VENTANA DE HALLAZGO
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De este modo se podrán incluir más de una observación en cada campo. Se recuerda al usuario que para que las tablas de Excel, imágenes y tablas de textos puedan ser parte de un Hallazgo deben estar registradas dentro de las tablas preestablecidas por el bibliotecario en una plantilla de Informes Estándar. Cuando los usuarios deseen trabajar con imágenes y tablas deben hacerlo dentro de una tabla de un Informe Estándar o en un archivo de Word para que éste sea adjuntado en el formulario Hallazgo.

PASO

4.- REGISTRAR LA DISPOSICIÓN DEL HALLAZGO

El apartado “Disposición” dentro del formulario Hallazgos permite al usuario elegir una de las opciones existentes, con la finalidad de que pueda generar Informes Estándar que se encuentren agregados en la Biblioteca magnética (Ver Informes Estándar).

VENTANA DE HALLAZGO - SELECCIÓN DE DISPOSICIÓN

Este apartado también sirve al usuario para identificar el estado en que se encuentra un hallazgo:
DISPOSICIÓN Discusión Verbal. EXPLICACIÓN Que no amerita la inclusión en un informe, pero que se debe discutir verbalmente con los auditados. Que existe relación directa con otro hallazgo, y que por tanto, no debe ir a ningún documento.

Duplicado.

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DISPOSICIÓN Hallazgo solucionado.

EXPLICACIÓN Que el hallazgo no irá a ningún documento oficial, pero que constará en papeles de trabajo, como solución determinada en el campo por los auditores. Que el hallazgo se revele en un informe exclusivo de Indicios de Responsabilidad Penal Que el hallazgo se revele en el informe y memorando de antecedentes Que no se incluirá en el informe porque no es significativo, pero que es necesario que conste en los papeles de trabajo Hallazgo del que aún no se ha decidido qué hacer. AutoAudit asigna al hallazgo esta disposición de manera predeterminada.

Informe de Indicios de Responsabilidad Penal. Informe y Memorando de Antecedentes. No significativo.

Pendiente.

Por defecto, la disposición de un hallazgo será la de “Pendiente”.
PASO

Hay otras características del hallazgo que el usuario debe detallar. Éstas se refieren al a) Grupo de hallazgos b) Tipo de hallazgos c) Tipo de responsabilidad. Grupo de hallazgos En el grupo de hallazgos se encontrarán las opciones de clasificación por tema de Control Interno al que pueda corresponder el hallazgo detectado.

5.- IDENTIFICAR OTRAS CARACTERÍSTICAS DEL HALLAZGO

VENTANA DE HALLAZGO – SELECCIÓN DE GRUPO DE HALLAZGO

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Nota: Si un usuario considera que los grupos son insuficientes y que deben agregarse más, deberá solicitar la iclusión de éstos a quien se desempeñe como Bibliotecario.

Tipo de Hallazgo El usuario debe elegir el tipo de hallazgo de acuerdo con el tipo de acción de control que se encuentre desarrollando.

VENTANA DE HALLAZGO – SELECCIÓN DE TIPO DE HALLAZGO

Tipo de Responsabilidad El usuario puede elegir el Tipo de Responsabilidad, de acuerdo al contenido del hallazgo; es importante que la selección del Tipo de Responsabilidad sea revisada y aprobada por el Supervisor y Jefe de Equipo.

OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA
En el formulario hallazgos existe un campo adicional denominado “Notas”, disponible para que el usuario agregue datos adicionales que considere necesarios los cuales no ameritan ser incluidos en un informe ni que forman parte de ninguno de los otros campos.

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ENLACES
Los enlaces en AutoAudit permiten a los auditores referenciar sus papeles de trabajo reflejados en archivos; posibilitando a los diferentes usuarios consultar y verificar el cumplimiento de los programas y procedimientos de auditoría o simplemente hacer seguimiento específico a la evidencia de auditoría en una acción de control. Esta funcionalidad requiere que los archivos de papeles de trabajo, de Word o Excel, sean creados con la opción de creación existente en el aplicativo (Ver Archivos Anexos) ya que en ellos se incluye una macro5 diseñada por el fabricante del software, denominada Open PointLink.

CREACIÓN DE ARCHIVOS CON AUTOAUDIT 1

Si el usuario desea trabajar con enlaces desde un archivo de Excel o Word existente en el PC, se debe cortar (o copiar) y pegar el contenido de ese archivo a uno de Excel o Word creado desde AutoAudit.

C LASES DE E NLACES
Según las necesidades del usuario, se podrá elegir cualquiera de las siguientes opciones: 1. Enlace Documento a Documento 2. Enlace Punto a Documento 3. Enlace Punto a Punto

5 Una macro, es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución.

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El diseño de AutoAudit y de las macros denomina “punto” a un sitio específico dentro de un archivo adjunto en cualquier formulario; mientras que “documento” se denomina a cualquier formulario del menú de papeles de trabajo, tales como: Carpetas, subcarpetas, hallazgos, mensajes, listas de chequeo, informes, etc.

Documento A (formulario)
no requiere de una macro de enlace

Documento B (formulario)

Archivo 1 (Sitio específico)

Documento 1

Documento n

Sitio específico Archivo 1

Sitio específico Archivo n

Archivo a (Sitio específico)

Archivo n (Sitio específico)

Referenciación cruzada

ENLACE DE DOCUMENTO A DOCUMENTO (FORMULARIO A FORMULARIO)

Un “Documento Enlazado” es el vínculo creado en un formulario que llevará al usuario a otro (s) formulario (s), cuando sea necesario revisar la secuencia demostrativa de papeles de trabajo.

Pueden crearse múltiples enlaces entre documentos, por ejemplo: el documento de “Planeación” con la “Matriz” de evaluación del control interno o los “Programas” de auditoría con los “Papeles de trabajo” y entre estos a su vez con los “Mensajes”, “Hallazgos”, “Listas de Chequeo” o “Informes”. La relación Documento a Documento no requiere de una macro de enlace, puesto que para ver un documento enlazado únicamente se lo seleccionará desde la opción “Docs Enlazados” del formulario respectivo.

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PASOS PARA GENERAR UN ENLACE DE DOCUMENTO A DOCUMENTO

Paso 1.- Enlace de documento a documento Dentro de cada ventana de formulario de trabajo, en el menú izquierdo existe la opción “Docs Enlazados”. Para enlazar los documentos se debe hacer clic en dicha opción como se muestra:

VISTA DE DOCUMENTO DE AUTOAUDIT (VENTANA DE SUBCARPETA)

Paso 2.- Nuevo Enlace La Opción “Docs Enlazados” desplegará la ventana de Documentos Enlazados. Se debe hacer clic en “Nuevo Enlace”.

VENTANA DE CREACIÓN DE ENLACES DOCUMENTO A DOCUMENTO

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Versión N° 02 Paso 3.- Selección de Formulario La opción nuevo enlace desplegará la ventana “Seleccionar Documentos a Enlazar”, la cual mostrará todos los documentos (formularios) de la auditoría que se pueden enlazar. El usuario debe elegir el documento deseado y hacer clic en “OK” y si se requiere una selección de documentos múltiple se debe presionar la tecla control (ctrl) mientras se seleccionan los documentos y hacer clic en “OK”. Fecha: 2011-Mayo Apartado: Enlaces

VENTANA DE SELECCIÓN DE DOCUMENTOS A ENLAZAR

VENTANA DE SELECCIÓN DE DOCUMENTOS A ENLAZAR

Paso 4.- Confirmación Se observa que en la ventana de Documentos Enlazados aparecerán las selecciones efectuadas. Para cerrar la ventana se debe hacer clic en “cerrar”.

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VENTANA DE DOCUMENTOS ENLAZADOS – CONFIRMACIÓN DE ENLACE

En el menú izquierdo de la ventana de los formularios de trabajo, donde se encuentra la opción “Docs Enlazados”, aparecerán un número indicando la cantidad de documentos que fueron enlazados.

CONFIRMACIÓN DE ENLACE DCTO A DCTO. 1

Para acceder a los documentos enlazados se debe hacer clic nuevamente en la opción “Docs Enlazados”, esto abrirá la ventana de Documentos Enlazados.

VENTANA DE DOCUMENTOS ENLAZADOS

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Para abrir el documento enlazado es necesario hacer un doble clic sobre el nombre del documento.

ENLACE PUNTO A DOCUMENTO
Se refiere a los enlaces realizados entre un sitio específico de un archivo anexo y un formulario. Este tipo de enlace podría ser utilizado cuando el auditor desee demostrar que un procedimiento de auditoría se encuentra en un formulario (carpeta, subcarpeta, etc.).

PASOS PARA GENERAR UN ENLACE DE PUNTO A DOCUMENTO
Paso 1.- Enlace Punto a Documento Dentro de los formularios de trabajo se debe ingresar desde la opción “Archivos” a los archivos anexos.

VENTANA DE DOCUMENTOS DE AUTOAUDIT (SUBCARPETA)

Paso 2.- Editar el archivo Para crear el enlace, se debe abrir el archivo (creado en Word o Excel desde AutoAudit) en modo de edición y hacer clic en la opción “Editar”.

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VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Paso 3.- Acceso a la Macro Para un archivo creado en Word: Una vez abierto el archivo para enlazar, se debe comprobar que se encuentre habilitada la pestaña “Complementos” y que ésta contenga el botón de macros “Open PointLink Dialog”. Para un archivo creado en Excel: Una vez abierto el archivo para enlazar, se debe hacer clic en la pestaña “Macros” y en la opción “Ver Macros”; se desplegará en la ventana la macro “Open PointLink Dialog” que contiene. Nota: Si no se encuentra habilitada la pestaña “Complementos” o el botón “Open PointLink Dialog” en Word; o, están deshabilitadas las macros en Excel, revise el Anexo “Habilitar Macros para Enlace”.

Paso 4.-Ejecutar la Macro Previo a ejecutar la macro para realizar el enlace, se debe ubicar con el mouse en un espacio o sitio específico dentro del archivo.

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ARCHIVO DE WORD (PUNTO) EN EL QUE SE VA CREAR EL ENLACE

Para ejecutar la macro en un archivo creado en Word: Se debe hacer clic en la pestaña “Complementos”, botón “Open PointLink Dialog” y seleccionar la opción “Crear Enlace Punto a Documento”.

VENTANA DE SELECCIÓN DE ENLACES

Para ejecutar la macro en un archivo creado en Excel: Se debe hacer clic en la pestaña “Vista”, opciones “Macros” y “Ver Macros” y seleccionar “Open PointLink Dialog”; hacer clic en “Ejecutar”.

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ARCHIVO DE EXCEL (PUNTO) EN EL QUE SE VA A CREAR EL ENLACE

Por último seleccionar la opción “Crear Enlace Punto a Documento”.

Paso 5.- Seleccionar el Documento (Formulario) Una vez que se ha ejecutado la macro, tanto en Word como en Excel, se desplegará la ventana “Documentos Disponibles”, se selecciona el documento (formulario) que se va a enlazar y se da clic en el ícono de visto verde.

VENTANA DE SELECCIÓN DE DOCUMENTOS A ENLAZAR

Nota: En el archivo, la macro creada aparecerá de color azul en el espacio donde se ubicó el mouse, además la macro indicará el nombre del documento (formulario) al que ha sido enlazado.

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ENLACE CREADO EN DOCUMENTO DE WORD

ENLACE CREADO EN DOCUMENTO DE EXCEL

Paso 6.- Acceso al documento enlazado Para acceder al documento enlazado desde el archivo de Word o Excel, se debe abrir nuevamente la opción “Open PointLink Dialog”, siguiendo los pasos indicados anteriormente, y seleccionar la opción “Abrir Documento Enlazado”. Esto abrirá de manera automática el documento de AutoAudit que se encuentra enlazado al archivo.

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VENTANA DE SELECCIÓN DE ENLACES

Para finalizar se debe Guardar los cambios, cerrar y devolver el archivo. Nota: Es importante recordar que siempre que se retira o edita un archivo de AutoAudit, éste debe ser devuelto.

ENLACES DE PUNTO A PUNTO
El enlace Punto a Punto unirá un lugar específico de un archivo con un lugar específico en otro archivo. Este tipo de enlace podría ser utilizado por el auditor cuando requiera demostrar que la evidencia que sustenta un procedimiento de auditoría se encuentra desarrollado en otro archivo, sea de Word o Excel. Nota: Para realizar este tipo de enlace (punto a punto) se recomienda que el usuario utilice una conexión a AutoAudit en forma remota (Ver Configuraciones Básicas). O primero realice un enlace de documento a documento. Para enlazar sitios específicos en los archivos anexos, hay que identificar el archivo de origen y el de destino. Origen.- Es el archivo al cual se le va a dar la orden de crear un “Enlace de Punto a Punto” y donde se iniciará el proceso de enlazar archivos. Destino.- Es el archivo al cual se le va a dar la orden de “Pegar Enlace Punto a Punto”; además este archivo recibe un código identificador de enlace. Nota: Hay que conocer los nombres de los formularios de AAW donde se encuentran los archivos de origen y de destino.

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Pasos para crear un enlace de punto a punto
Paso 1.- Abrir el archivo origen en modo de edición Un archivo puede crearse en cualquier formulario de AutoAudit (Ver Archivos Anexos), pero para que puedan ser enlazados éstos deben ser creados desde el Aplicativo, puesto que contienen macros previamente diseñadas por el fabricante. Cuando estén elaborados los archivos de origen y destino, sea de Word o Excel, abra el archivo origen en modo de edición:

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS - EDITAR

Paso 2.- Llamar a la Macro En un archivo creado en Word: En la pestaña “Complementos” o en la barra de herramientas, hacer clic en el botón “Open PointLink Dialog” y en el menú de enlaces desplegado, seleccionar la opción “Crear Enlace Punto-A-Punto”.

SELECCIÓN DE OPCIÓN DE ENLACE PUNTO A PUNTO

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En un archivo creado en Excel: Se debe hacer clic en la pestaña “Vista”, opciones “Macros” y “Ver Macros” y seleccionar “Open PointLink Dialog”; hacer clic en “Ejecutar” y en el menú de enlaces desplegado, seleccionar la opción “Crear Enlace Punto-A-Punto”.

Paso 3.- Selección del Documento (formulario) destino Una vez que se ha seleccionado la opción “Crear Enlace Punto-A-Punto” se desplegará la ventana ”Documentos Disponibles”, seleccione el formulario en el cual se encuentra el archivo destino y haga clic en el botón del visto verde.

LISTADO DE DOCUMENTOS DE AUTOAUDIT DISPONIBLES

Paso 4.- Selección del archivo destino Después de seleccionar el documento destino, se desplegará la ventana Attachment List (Lista de Archivos), que mostrará todos los archivos que contiene el formulario seleccionado. Se debe elegir el archivo destino deseado para enlazar.

LISTADO DE ARCHIVOS DISPONIBLES PARA EL ENLACE

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Para que un enlace sea pegado, es necesario que el archivo destino esté en modo de edición, es decir, “retirado” por el usuario que va a realizar el enlace. Sin embargo, el aplicativo puede simplemente abrirlo en modo de lectura si el usuario requiere revisar antes de pegar el enlace. Por tal razón, se emitirá un mensaje de selección, al cual deberá contestar que “Sí” para poder pegar el enlace o “No”, en caso que no lo desee.

VENTANA DE CONSULTA PARA REALIZAR ENLACE PUNTO A PUNTO

Paso 5.- Llamar a la macro Open PointLink Dialog En un archivo creado en Word: El archivo destino se abrirá y el usuario debe ubicarse con el cursor en el sitio donde desea pegar el enlace. En forma seguida, debe llamar a la macro “Open Point Link Dialog” ubicada en la pestaña “Complementos” o en la barra de herramientas.

DOCUMENTOS DE WORD EN EL QUE SE VA A REALIZAR EL ENLACE

En un archivo creado en Excel: El archivo de destino se abrirá y el usuario debe ubicarse con el cursor en el sitio donde desea pegar el enlace. En forma seguida, debe llamar a la macro “Open PointLink Dialog” ubicada en la pestaña “Vista”, opciones “Macros” y “Ver Macros”.

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Versión N° 02 Paso 6.- Pegar el enlace Para finalizar el proceso de documentación cruzada, el usuario debe seleccionar la opción “Pegar Enlace Punto-A-Punto”. Fecha: 2011-Mayo Apartado: Enlaces

DOCUMENTOS DE EXCEL EN EL QUE SE VA A PEGAR EL ENLACE

Nota: En el archivo aparecerá de color verde la macro creada en el espacio donde se ubicó el mouse, esto de manera automática, y sin la necesidad de seleccionar el archivo.

DOCUMENTOS DE EXCEL EN EL QUE SE PUEDE PEGAR EL ENLACE

Paso 7.- Acceso al documento enlazado (Opcional) De igual manera que en los enlaces de punto a documento para poder acceder a los puntos enlazados, se debe activar nuevamente la opción “Open PointLink Dialog” y en este caso seleccionar la opción “Abrir Documento Enlazado”. Este proceso abrirá de manera automática los archivos enlazados.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Enlaces

VENTANA DE SELECCIÓN DE OPCIONES DE ENLACES – ABRIR UN DOCUMENTO ENLAZADO

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos Estándar

HALLAZGOS ESTÁNDAR
Son textos que existen en formularios de hallazgos residentes en la Biblioteca, previamente editados por el usuario con el Rol Bibliotecario, con la finalidad de que los auditores puedan copiarlos en las auditorías a las que hayan sido asignados.

P ASOS PARA UTILIZAR LA BIBLIOTECA DE HALLAZGOS ESTÁNDAR
Paso 1.- Crear un nuevo hallazgo (Ver creación de hallazgos) Paso 2.- Selección Opción “Hallazgo Estándar” Dentro de la ventana del hallazgo, en el menú izquierdo de la pantalla, seleccione la opción, Hallazgo Estándar. Esta opción permitirá visualizar, el Menú de Hallazgos Estándar que se encuentran en la Biblioteca.

MENÚ DE HALLAZGOS ESTÁNDAR - BIBLIOTECA

Los hallazgos estándar están organizados en la biblioteca por grupo y tipo. El usuario debe seleccionar el grupo deseado y luego el tipo al que corresponda: Paso 3.- Selección “Hallazgo Estándar” Una vez que el usuario escogió el grupo y tipo de hallazgo estándar, se debe seleccionar el ítem deseado.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos Estándar

MENÚ DE HALLAZGOS ESTÁNDAR - BIBLIOTECA

El hallazgo estándar seleccionado será agregado al formulario vacío (hallazgo creado), como se muestra.

HALLAZGO ESTÁNDAR IMPORTADO DESDE LA BIBLIOTECA

El usuario podrá editar la información del hallazgo traído desde la biblioteca con los datos que requiera. Nota: La generación de un hallazgo estándar reemplaza el contenido de los datos existentes en el formulario Hallazgo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Formatos Estándar

FORMATOS ESTÁNDAR
La Biblioteca de AutoAudit contiene “Formatos Estándar”, que incluyen más de un archivo anexo cuando estos se utilizan en conjunto; documentos que, de acuerdo a las autorizaciones que tienen los diversos roles, pueden ser actualizados, editados y/o consultados, a fin de satisfacer las necesidades de información de los usuarios. Todos los usuarios que hayan sido asignados a las acciones de control podrán utilizar la biblioteca magnética de AutoAudit.

E STRUCTURA
Los formatos estándar sirven al auditor para utilizarlos en nuevas acciones de control cuando son tareas repetitivas o similares, tales como: oficios, memorandos, cuestionarios, programas de trabajo, etc. La estructura definida para la organización de los formatos estándar, está dada por: 1. Tipo de Formato: Constituyen los tipos de formato comunes para el desarrollo de las actividades de control, agrupados en los siguientes temas:

• • • • • • • • • •

Administración de Auditoría Ajustes y Reclasificaciones Comunicaciones Cuestionarios Dictamen Papeles de Trabajo Presentaciones Programas Básicos de Auditoría Programas Standard Trámite de Responsabilidades

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Formatos Estándar

2. Subtipo de Formato: Los tipos de formato se pueden asociar a uno o varios subtipos de formato, de forma que los auditores tengan disponible los archivos según el tema de consulta de acuerdo a la acción de control que se encuentran ejecutando. Los subtipos de formato son:

• Examen Especial • Examen Especial de Ingeniería • Auditoría de Aspectos Ambientales • Auditoría de Gestión • Auditoría de Obras Públicas • Auditoría Financiera • Evaluación de Control Ambiental • Evaluación de Control Interno • Propuesto

3. Nombre del Formato: Es la identificación del archivo que contiene el formato deseado.
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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Formatos Estándar

Sin embargo, esta estructura puede modificarse por sugerencia de los usuarios de la herramienta AAW, previa revisión y aprobación por parte de la Dirección de Investigación Técnica y Desarrollo Administrativo, la que a su vez solicitará los cambios en la configuración del aplicativo al Administrador del Sistema.

PASOS PARA ACCEDER Y CREAR DOCUMENTOS CON FORMATOS ESTÁNDAR
Se accede a esta biblioteca de “Formatos Estándar”, desde los formularios de carpetas y subcarpetas en la opción “Biblioteca”, que está ubicada en el menú izquierdo de la pantalla de carpetas o subcarpetas. Paso 1.- Abrir o crear una carpeta o subcarpeta en la auditoría (Ver creación de carpetas y subcarpetas) Paso 2.- Llamar a la biblioteca Hacer clic en la opción “Biblioteca” que está ubicada en el menú izquierdo de la ventana. (Carpeta y Subcarpeta).

VENTANA DE MENÚ DE FORMATOS ESTÁNDAR - BIBLIOTECA

Paso 3.- Escoja el Tipo de Formatos Estándar Para seleccionar el Tipo de Formato el usuario podrá visualizar los componentes del subtipo, dando un clic en el signo (+) del grupo, como se muestra en la siguiente ventana:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Formatos Estándar

Paso 4.- Escoja el Subtipo de Formatos Estándar Se debe hacer un clic sobre el grupo de los formatos estándar, para seleccionar el subtipo y desplegar los archivos disponibles en la parte derecha de la ventana “Menú de Formato Estándar”.

MENÚ DE FORMATOS ESTÁNDAR - BIBLIOTECA

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Versión N° 02 Paso 5.- Seleccionar el archivo Fecha: 2011-Mayo Apartado: Formatos Estándar

El usuario puede consultar el contenido del archivo con la opción “abrir”.

Paso 6.- Editar La Información contenida en el “Formato Estándar” será copiada dentro del formulario de trabajo (carpeta o subcarpeta), en el cual se llamó a la biblioteca y se mostrará como “Archivos” en el lado izquierdo del menú del formulario de trabajo que esté utilizando. Esta opción además indicará la cantidad de Archivos Anexados al formulario. Para Editar la información de los Formatos Estándar se debe hacer clic en la opción “Archivos”.

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PANTALLA DE CARPETA 1

Al seleccionar la opción de archivos, se desplegará la ventana de “Archivos Anexos”, en donde se debe hacer clic sobre el archivo y en “Editar”, para poder realizar modificaciones sobre éste. (Ver Archivos Anexos)

Nota: Se recuerda al usuario que todos los archivos retirados para realizar modificaciones deben ser devueltos.
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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Listas de Chequeo

LISTAS DE CHEQUEO
Son parte de las plantillas estándar que contienen un listado de actividades previamente definidas, que servirán al usuario para controlar el cumplimiento de las tareas programadas y que podrán ser ajustados de acuerdo con la naturaleza de la Acción de Control o de los requerimientos particulares del usuario.

Las Listas de Chequeo que contiene la biblioteca magnética de AutoAudit son las que haya cargado la Dirección de Investigación Técnica y Normativa, entre las cuales están:

• • • • • • • •

AF-Plan. Preliminar A. Conocimiento Ente AF-Plan. Preliminar D. Confiabilidad Inf Financiera AF-Plan. Preliminar E. Sistema Inf Computarizado AF-Programa General para la Planif. Específica E.E. Disponib., Bienes L. Durac. y E. Valoradas EE Disponib., Bienes L. Duración y E. Valoradas EE en Colegios (Disp, B Larga Dura, Esp Valoradas) Fundamentación de responsabilidades Nota: Si el usuario requiere agregar más listas de chequeo o editar las existentes, éstas deben ser solicitadas a la DITN para su revisión, aprobación y registro.

El usuario puede acceder a las listas de chequeo para consulta desde la Biblioteca de Menú Principal y para edición desde cualquier carpeta: Documento de Planeación, Informes, Control de Calidad y las carpetas creadas para la Auditoría.

P ASOS PARA UTILIZAR UNA LISTA DE CHEQUEO
Paso 1.- Seleccionar la carpeta en la que se desea insertar la lista de chequeo Con un clic derecho sobre la carpeta, se elije la opción Lista de Chequeo.

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CREACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO

El tipo de listas de chequeo también se pueden visualizar en la carpeta predeterminada de la auditoría “Control de Calidad”, para visualizar las opciones de la lista se debe hacer un clic derecho en dicha carpeta.
 

Lista de  Plantillas  

Carpeta  predefinidas

LISTAS DE CHEQUEO EXISTENTES

Paso 2.- Seleccionar Listas de Chequeo De la lista de plantillas desplegadas, el usuario debe seleccionar la plantilla sobre la cual desea trabajar.

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Versión N° 02 Paso 3.-Registro de información Una vez seleccionada la plantilla deseada, se correspondiente e identificar al formulario de trabajo.
 

Fecha: 2011-Mayo

Apartado: Listas de Chequeo

debe

registrar

la

información

Registro de información

Comunicación entre usuarios

EJEMPLO DE LISTA DE CHEQUEO

La lista de chequeo de general uso es la denominada Fundamentación de Responsabilidades, la cual permitirá al auditor controlar el debido proceso de la acción de control.

O PCIONES ADICIONALES DISPONIBLES
Añadir.- Permite al usuario agregar ítems adicionales a los que se encuentran. Editar.- Los ítems podrán ser modificados por el usuario.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

INFORMES ESTÁNDAR
AutoAudit dispone de una biblioteca que almacena documentos que permite al auditor disponer de informes estándar para utilizar en las auditorías, cuando en éstas se hayan generado hallazgos.

Los Informes Estándar son archivos de Word que permiten cargar los hallazgos (con disposición de “Informe y Memorando de Antecedentes” e “Indicios de Responsabilidad Penal”) de las auditorías registrados en AutoAudit. Pueden existir varios modelos de informes estándar, dependiendo de las necesidades y disposiciones que emita la Dirección de Investigación Técnica y Normativa.

F LUJO DE I NFORMACIÓN DE LA B IBLIOTECA PARA ACCEDER AL INFORME
ESTÁNDAR

La Biblioteca de AutoAudit es previamente poblada por uno o varios funcionarios de la CGE, encargados de su administración, con la finalidad de que existan archivos disponibles para los auditores.

V ÍAS DE A CCESO PARA U SAR LOS I NFORMES E STÁNDAR
Los auditores pueden “consultar” el contenido de los informes estándar, accediendo desde Menú/Biblioteca, desde la sección Informes Estándar.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

I NFORMES E STÁNDAR D ISPONIBLES
La biblioteca estará organizada por Nombre de Informe. Un Informe puede contener más de un formato (como archivos anexos separados) cuando normalmente se utilizan en conjunto. Los formatos contienen normalmente documentos Word (que son los que permiten la funcionalidad de traer/llevar hallazgos y planes de acción), pero pueden existir también planillas Excel o de otro software de uso normal en CGE para la elaboración de Anexos a los informes. Salvo que se indique lo contrario, en el informe los hallazgos serán ordenados por Número de Hallazgo. Este campo del hallazgo lo asigna AutoAudit en forma correlativa automática a medida que se van creando los hallazgos, pero es modificable manualmente para que los hallazgos queden ordenados en el informe de acuerdo a la forma más conveniente. Como ayuda para verificar cuáles hallazgos aparecerán en el informe y en qué orden, se han creado Reportes adicionales: Informe y el título "Control Orden Hallazgos". Estos Reportes permiten visualizar Número de hallazgo, Referencia en la auditoría, Título del hallazgo, Nombre del papel de trabajo y del creador del hallazgo. Si el orden no es el deseado, pueden cambiarse los números de los hallazgos en el informe de control y enviar los cambios a AutoAudit. Para un nuevo control, debe volver a generar este reporte o volver a traer los hallazgos (en la forma indicada más arriba). Puede haber más de un hallazgo con el mismo número, cuando no importe el orden de precedencia entre los del mismo número. Otro listado que permite controlar todos los hallazgos cargados en la auditoría y verificar la disposición que le ha sido asignada se denomina "Listado de Todos los Hallazgos de la Auditoría" Los informes cargados son: Nombre del Informe
Comunicación Resultados de

Detalle
El Auditor seleccionará manualmente el/los Hallazgos que quiere incluir en la comunicación (de la pantalla del cuadro de diálogo de selección). Estarán disponibles solamente los Hallazgos con Disposición "Informe y Memorando de Antecedentes" Este informe podrá importarse de la biblioteca varias veces para poder generarse una copia para cada destinatario. Memorando indicios responsabilidad penal.doc Trae los hallazgos con Disposición: “Indicios de Responsabilidad Penal” Trae los hallazgos con Disposición "Informe y Memorando de Antecedentes" Trae los hallazgos con Disposición "Informe y Memorando de Antecedentes" Trae los hallazgos con Disposición "Informe y Memorando de Antecedentes" e “Indicios de Responsabilidad Penal”
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Indicios de Responsabilidad Penal Informe de Auditoría Financiera extenso Informe de Examen Especial Memorando de Antecedentes

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Síntesis de Informe

Listado de Hallazgos Auditoría

Todos de

los la

Se ordenan por tipo de Responsabilidad. Trae únicamente los títulos (nombres) de los hallazgos con Disposición "Informe y Memorando de Antecedentes" e “Indicios de Responsabilidad Penal” Trae todos los hallazgos de la Auditoría ordenados por Disposición para poder hacer un control previo al armado de los Informes.

PASOS PARA UTILIZAR UN INFORME ESTÁNDAR EXISTENTE P ASO 1.- A BRIR O CREAR UN FORMULARIO I NFORME
El formulario informe tiene la característica que únicamente puede ser creado dentro de la carpeta predefinida Informes que se encuentra dentro de la auditoría

Dé un clic derecho sobre la carpeta “Informe”; y, elija la opción “Informe”.

VISTA DE CARPETA DE INFORMES

CREACIÓN DE INFORME

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P ASO 2.- L LAMAR A LA BIBLIOTECA
Dentro del formulario de trabajo “Informe”, asigne un nombre a este formulario y guárdelo; luego, en el menú de opciones ubicado en la parte izquierda de la ventana seleccionar “Biblioteca”

VENTANA DE INFORME

P ASO 3.- S ELECCIONAR I NFORME E STÁNDAR
Al hacer clic en la opción “Biblioteca”, se desplegará automáticamente la ventana “Menú de Informes Estándar”, en donde el usuario debe elegir el informe que desee con la opción “seleccionar” y con la opción “Abrir”, podrá revisar la información contendida en el informe.

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VENTANA DE MENÚ DE INFORMES ESTÁNDAR EXISTENTES EN LA BIBLIOTECA

P ASO 4.- E DITAR
La información contenida en el informe estándar será copiada en el formulario de trabajo y los archivos que sean parte del informe serán cargados dentro de los Archivos Anexos. Para poder editar los “Archivos Anexos” se debe hacer clic en la opción “Archivos” ubicada en la parte izquierda de la pantalla ésta opción también muestra el número de Archivos Adjuntos al formulario.

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VENTANA DE INFORME IMPORTADO DESDE LA BIBLIOTECA

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS – INFOME IMPORTADO

Al seleccionar la opción “Archivos”, se desplegará la ventana de “Archivos Anexos”, en donde se debe hacer clic sobre el archivo y en “Editar”, para poder realizar modificaciones sobre éste. (Ver Archivos Anexos). Nota: Se recuerda al usuario que todos los archivos retirados para realizar modificaciones deben ser devueltos.
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Cuando se crea un hallazgo, el campo “Disposición” en el formulario de hallazgos toma inicialmente el valor “Pendiente”.

TIPOS DE DISPOSICIÓN EXISTENTES – VENTANA DE HALLAZGOS

Para que un Hallazgo pueda ser insertado en ciertos informes, en el campo “Disposición” del formulario “Hallazgo”, debe haberse indicado la clase de informe a la que corresponde. Cada informe está parametrizado para que en él se inserten solamente los hallazgos que tengan la Disposición que coincidan con el tipo de Informe. La plantilla del informe estándar contendrá una tabla de una fila y una columna agregada por el Bibliotecario, con el texto “INSERTA HALLAZGOS” u otro texto que haya definido el Bibliotecario. Este texto constituye un criterio de búsqueda para que AutoAudit identifique el lugar del documento donde se insertarán los hallazgos. El usuario puede ubicarse en cualquier parte del documento.

ESPACIO EN EL QUE SE VAN A INSERTAR LOS HALLAZGOS EN EL DOCUMENTOS DE WORD

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P ASO 5.- L LAMAR A LA MACRO
Como adición a las funcionalidades de AutoAudit, el fabricante diseñó una macro6 denominada “Audit Report Options” (Opciones de Informe de Auditoría), la misma que se presenta en la cinta de “Complementos”, si se trata de Word 2007 ó en la barra de herramientas, si se trata de Word 2003.

BARRA DE MENÚ DE WORD 2007 PARA IMPORTAR LOS HALLAZGOS

P ASO 6.- T RAER LOS HALLAZGOS
Al hacer clic en el botón Audit Report Options, aparecerá un cuadro de diálogo con opciones como:

VENTANA DE OPCIONES DE INFORMES

Para insertar un Hallazgo dentro de los Informes Estándar, se debe seleccionar opción “Traer Todos los Hallazgos y Planes de Acción”.

la

El formato y los campos que se traerán dependen de las opciones que han sido parametrizadas para el Informe Estándar en la Biblioteca.

6

Una macro, es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución.

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La celda con el texto INSERTA HALLAZGOS desaparecerá y será reemplazada por una tabla que contendrá los hallazgos que deben incorporarse al informe

EJEMPLO DE FORMATO DE INFORME EN UN DOCUMENTO DE WORD

Si se trata de un informe estándar de selección de hallazgos, tal como una comunicación de resultados, el usuario debe marcar los hallazgos a ser incluidos.

VENTANA DE SELECCIÓN DE HALLAZGOS

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Al finalizar el proceso de inserción, se presentará el siguiente cuadro de dialogo, indicando que el proceso concluyó con éxito.

MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DE INSERCIÓN DE HALLAZGOS AL INFORME

Una vez finalizada la importación de los hallazgos se puede trabajar, en el documento Word, en el texto importado para hacer modificaciones o correcciones. El texto del formulario Hallazgos se traslada al archivo Word en tablas prestablecidas, como en el siguiente ejemplo:

El usuario podrá editar el contenido del hallazgo desde el documento Word, con todas las potencialidades que ese procesador de palabras brinda.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

Nota: El usuario puede editar el texto de las tablas que se incluyen pero no debe eliminarlas, ya que cada tabla contiene códigos de identificación y ubicación.

E NVIAR C AMBIOS A A UTO A UDIT
Esta opción se debe seleccionar si ha modificado texto de los hallazgos en el informe para sincronizar el texto con los formularios asociados de Hallazgos y Planes de Acción en AutoAudit. Si incorpora tablas anidadas de Word, la información será enviada al formulario de Hallazgo, pero sin el formato de tabla. Si se envían cambios a AutoAudit, en la historia de los hallazgos que han sido modificados, estará indicado "Edited via Report".

PESTAÑA DE HISTORIA DE INFORME

Si el informe estándar se mantiene con su integridad, es decir, si las tablas han sido respetadas, el usuario podrá enviar los cambios efectuados en MS Word hacia AutoAudit. Al igual que para insertar un hallazgo en el informe para enviar los cambios que se realizaron en el informe a los hallazgos; se debe llamar a la macro Audit Report Options

VENTANA DE OPCIONES DE INFORME – ENVÍO DE CAMBIOS A AUTOAUDIT

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

Cuando el proceso concluya se visualizara una ventana que anuncie que la informacion se ha enviado exitosamente a AutoAudit

CONFIRMACIÓN DE ENVÍO CORRECTO DE INFORMACION

En AutoAudit, se podrán evidenciar las modificaciones que se realizaron en el informe, dentro del hallazgo. Nota: Para que un archivo de Word o Excel conserve todos los cambios realizados, se debe devolver todos los archivos antes de cerrar AutoAudit. (Ver Archivos Anexos)

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Revisión de Formularios

REVISIÓN DE FORMULARIOS
El proceso de la Auditoría exige que existan revisiones de los formularios (Carpetas, subcarpetas, hallazgos, listas de chequeo, etc.) por parte de los funcionarios autorizados para intervenir en una acción de control. Para el efecto, AutoAudit permite a los usuarios realizar el proceso indicado a través de la opción “Revisión”, existente en todos los formularios del Menú de Papeles de Trabajo.

Para documentar la acción de control, los usuarios agregarán archivos magnéticos previamente seleccionados y elaborados según las normas de auditoría aplicables. Estos archivos magnéticos constarán como adjuntos (Ver Archivos Anexos) a los formularios que los usuarios elijan, los mismos que pueden ser sujetos de revisión.

Además debe tomarse en cuenta que según las TAAC’S (Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador) se puede mejorar la efectividad y eficiencia en los procedimientos de auditoría, bajo un monitoreo o revisión continua de la información reunida en el proceso de la auditoría.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Revisión de Formularios

Nota: El formulario y sus anexos podrán ser editados únicamente por un usuario creador o con acceso de edición a éste (Ver “Autorización de Edición en Proceso”). Para que un formulario (con o sin anexos) sea revisado, el usuario con acceso de edición a éste puede elegir una de las siguientes opciones: a) Revisión individual b) Revisión masiva

R EVISIÓN I NDIVIDUAL
Esta alternativa permite al usuario enviar un solo formulario hacia un solo destinatario.

PASOS PARA DAR EN REVISIÓN LOS FORMULARIOS EN FORMA INDIVIDUAL.

P ASO 1.- P ESTAÑA R EVISIÓN

El usuario remitente debe seleccionar la pestaña “Revisión” de un formulario abierto en el cual tenga acceso de edición.

VISTA DE UN FORMULARIO DE AUTOAUDIT (SUBCARPETA)

Nota: Antes de enviar un formulario, el usuario remitente o destinatario debe confirmar si los archivos anexos han sido devueltos a la base de datos (Ver Archivos Anexos).
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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Revisión de Formularios

En ocasiones, las pestañas de los formularios no se visualizan porque estos están expandidos. En estos casos, el usuario debe presionar los botones Ocultar y Mostar detalles.

VISTA DE UN FORMULARIO DE AUTOAUDIT (CARPETA)

P ASO 2.- S ELECCIONAR AL DESTINATARIO

Se debe hacer un clic en el campo desplegable “Solicitar Revisión”, para que se enlisten todos los usuarios registrados en AutoAudit (No solo de una auditoría en específico).

PESTAÑA REVISIÓN – SELECCIÓN DEL REVISOR

Nota: Para ubicar rápidamente a un usuario en el listado, se puede digitar las primeras letras de su apellido (de forma rápida).

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Revisión de Formularios

P ASO 3.- E NVIAR – G UARDAR
Al momento en que se guarde el formulario, éste se envía al Panel de Navegación del usuario destinatario (Ver Panel de Navegación).

PANTALLA INICIAL DE AUTOAUDIT (PANEL DE VISUALIZACIÓN)

R EVISIÓN M ASIVA
Esta opción permite al usuario enviar a revisión a un grupo de formularios de manera simultánea, para ello se debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el grupo de carpetas que se desean enviar a revisión 2. Hacer Clic en el botón “Solicitar Revisión Masiva” ubicado en la parte inferior de la pantalla del menú de papeles de trabajo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Revisión de Formularios

VENTANA DE MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO - SELECCIÓN DE DOCUMENTOS

Nota: Un formulario enviado para revisión modifica su estado y no podrá ser editado por ningún usuario, salvo si el usuario destinatario devuelve el formulario al remitente; o si uno de los dos usuarios “limpia” el nombre seleccionado en el campo “solicitar revisión”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mensajes

MENSAJES
Los mensajes permiten a los usuarios autorizados, comunicarse entre ellos. Quienes más utilizan esta funcionalidad son los integrantes del equipo o quienes ejercen la supervisión o dirección para hacer preguntas y proporcionar retroalimentación durante el progreso de la auditoría. (Ver Documento de Planeación). Los mensajes se pueden crear en cualquier momento mientras la auditoría esté activa. El creador del mensaje no necesita tener acceso de edición del documento original para crear un mensaje.

P ASOS PARA CREAR MENSAJES
Paso 1.- Crear Mensaje Se cuenta con tres opciones para crear mensajes: a) Desde el detalle de papeles de trabajo b) Desde una de las carpetas de la auditoría c) Desde un formulario abierto de papeles de trabajo a) Desde el detalle de papeles de trabajo Se debe seleccionar el formulario de trabajo dentro de la auditoría correspondiente, en el cual se desea crear el mensaje y hacer clic con el botón derecho del mouse para seleccionar la opción “Crear Mensaje”.

b) Desde una de las carpetas de la auditoría Para crear mensajes desde esta opción se debe seleccionar la carpeta a la cual se desea incluir un mensaje; hacer clic derecho sobre ésta; y, en el menú desplegado se debe seleccionar “Mensaje”, sin embargo se debe tomar en cuenta que ésta opción permite únicamente crear mensajes dentro de las carpetas.
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CREACIÓN DE MENSAJES DESDE CARPETA

c) Desde un formulario abierto de papeles de trabajo Esta opción se encuentra en todas las ventanas abiertas de formularios de trabajo de la auditoría, en la parte inferior de las mismas. Para crear un mensaje se debe hacer clic en la pestaña “Mensaje” y en “Nuevo”.

CREACIÓN DE MENSAJES DESDE UN FORMULARIO ABIERTO

Al crear un mensaje por cualquiera de las opciones presentadas se desplegará automáticamente la siguiente ventana:

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VENTANA DE MENSAJES

Por defecto el nombre del mensaje será el nombre del formulario del que depende, más la palabra “Comment”. Así también en el campo “Solicitar Revisión” constará el nombre del usuario conectado.

Paso 2-. Identificación del mensaje (Opcional) Para registrar los datos del mensaje de la auditoría se debe tomar en cuenta los siguientes objetos de la ventana:

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VISTA FORMULARIO DE MENSAJES Y SUS OBJETOS DISPONIBLES

El usuario puede omitir el registro de la identificación del mensaje, sin embargo se recomienda cambiar el campo Asunto por un texto que resuma el tema a tratarse. De la misma manera, el usuario puede elegir una fecha esperada de respuesta.

Paso 3.- Escribir el mensaje El nombre del creador automáticamente aparecerá sobre el primer cuadro de texto para Datos del Mensaje. Inicialmente, el nombre de la persona que creó el papel de trabajo aparecerá sobre el cuadro de texto de Datos de la Respuesta.

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VISTA FORMULARIO DE MENSAJES

La persona que escriba el mensaje podrá enriquecer el texto con la utilización de la botonera de formato, así como también agregar archivos (Ver Archivos Anexos)

Nota: Si el usuario guarda el mensaje antes de haber seleccionado el destinatario, dicho mensaje será enviado al creador del mensaje.

Paso 4.- Seleccionar al destinatario y guardar. Para seleccionar el nombre del destinatario, se debe abrir el campo desplegable “Solicitar Revisión” en la pestaña “Revisión”, ubicada en la parte inferior del formulario. El nombre del destinatario aparecerá sobre el segundo cuadro de texto de “Datos de la Respuesta”. El remitente puede elegir al destinatario de toda la lista de usuarios registrados en AutoAudit, siempre y cuando dicho destinatario esté disponible para asignación (Ver Configuración de Auditores). Si el destinatario no tiene otro acceso de seguridad al formulario y el remitente cambia de destinatario, al momento de guardar el formulario ya no tendrá acceso a la ventana de Datos de la Respuesta, el destinatario tendrá una notificación diciéndole que ya no posee acceso para leer la ventana y no podrá ver el mensaje en el Menú de los Papeles de Trabajo.

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El destinatario a quien se le envíe el mensaje tendrá un ítem por hacer en el Panel de Navegación (Ver Panel de Navegación).

Nota: Un mensaje enviado permite una sola respuesta. Si un usuario requiere mensajes adicionales sobre un mismo tema debe crear un nuevo mensaje.

VISTA FORMULARIO DE MENSAJES

APROBACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO
Una vez que se han creado y revisado los formularios, éstos posteriormente deben ser aprobados por el usuario autorizado, ya que si los papeles de trabajo no se encuentran en estado “Aprobados”, la auditoría no podrá ser cerrada por el Coordinador de la Unidad de Control. Hay dos tipos de aprobación: Preliminar y Final. Los roles de Sistema “Supervisor” y “Jefe de Equipo” son los únicos autorizados para aprobar en forma “Final” un formulario de papeles de trabajo, salvo los que consten en las carpetas: Documento de Planeación e Informes.
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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

Una vez que un formulario ha sido aprobado en forma definitiva no puede ser modificado.

A PROBACIÓN P RELIMINAR
La Aprobación Preliminar puede ser otorgada por cualquier persona que tenga acceso para edición del documento. Puede haber múltiples aprobaciones preliminares y el sistema guardará el registro de la fecha, hora y nombre del usuario aprobador. Además se debe tomar en cuenta que a pesar de que el formulario tenga una aprobación preliminar, los usuarios pueden continuar editando la información hasta su aprobación final. Nota: Se sugiere que el documento permanezca “En Proceso” mientras recibe Aprobación Preliminar o retroalimentación durante la fase del trabajo de campo, o que se remueva la Solicitud de Revisión con el botón Limpiar. Una vez que se guarda el documento, el estado regresará a En Proceso7.

A PROBACIÓN F INAL
Al otorgar Aprobación Final cambiará el estado del documento a Aprobado y éste aparecerá con un círculo rojo en el Menú de los Papeles de Trabajo. Una vez que se otorga la Aprobación Final, el documento será de sólo lectura. La Aprobación Final puede ser eliminada por la persona que la otorgó o por el Administrador del sistema mientras la auditoría esté activa. Todas las ediciones y Aprobaciones se documentan de manera automática en la pestaña de Historia. La Aprobación Final de los formularios está habilitada para los siguientes usuarios:
Rol de Usuario Supervisores y Jefes de Equipo Contralor/Director Coordinador Control Todos de la Unidad de Aprobación final en: Todos los papeles de trabajo, excepto las carpetas: Documento de Planeación e Informes. Informes Documento de Planeación Mensajes (Si es el creador o destinatario)

P ASOS PARA A PROBAR UN F ORMULARIO .
El usuario puede aprobar un formulario en forma individual o en forma masiva.
7 Nota del proveedor

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APROBACIONES INDIVIDUALES P ASO 1.- A BRIR OPCIÓN DE A PROBACIÓN
La opción para aprobar se encuentra en la parte inferior de todos los formularios de la auditoría, en la pestaña “Aprobación”.

VENTANA DE FORMULARIO DE AUTOAUDIT (CARPETA)

P ASO 2.- E LEGIR EL TIPO DE APROBACIÓN

No todos los usuarios tendrán habilitada la opción de aprobación preliminar o final. Esto dependerá de la configuración de seguridad del sistema y de la asignación como Supervisor y Jefe de Equipo por parte del Coordinador de la Unidad de Control. (Ver Documento de Planeación).

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VISTA DE PESTAÑA DE APROBACIÓN

P ASO 3.- G UARDAR Y CERRAR .

APROBACIONES MASIVAS
Esta opción permite al usuario dar Aprobación Preliminar o Final a un grupo de Formularios al mismo tiempo. Para ello se debe: a) Para Aprobación Preliminar 1. Seleccionar el grupo de formularios para aprobación. 2. Hacer Clic en el botón “Aprobación Preliminar Masiva” ubicado en la parte inferior de la pantalla del menú de papeles de trabajo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

b) Para Aprobación Final

1. Seleccionar el grupo de formularios para aprobación. 2. Hacer Clic en el botón “Aprobación Final Masiva” ubicado en la parte inferior de la pantalla de menú de papeles de trabajo.

Nota: La auditoría no podrá cerrarse si los formularios no están en estado de aprobación final.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

INFORMACIÓN ADICIONAL IMPORTANTE

E LIMINACIÓN A PROBACIÓN
Si la persona que aprobó un formulario necesita editarlo nuevamente, puede eliminar la aprobación haciendo clic en el botón Eliminar en la “Pestaña de Aprobación”. Cuando se remueve la aprobación, el estado del formulario cambiará nuevamente a “En Revisión”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

ELIMINACIÓN DE APROBACIÓN FINAL 1

L ISTA DE E DITORES A CTUALES .
Cuando un formulario está en Proceso, la Lista de Editores Actuales mostrará primero los individuos y después los roles. Si un determinado rol tiene restricciones de categorías, esas categorías aparecerán entre paréntesis después del rol. También mostrará el nombre del Creador si éste tiene autorización para modificar, situación que normalmente ocurre.

PESTAÑA DE REVISIÓN

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

E NLACE DE O RIGEN .
El ícono de Enlace al Origen permite al usuario hacer clic en el mismo para ir al documento origen. El nombre del documento de origen es mostrado al lado del ícono y no puede ser modificado.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informe de Horas

INFORME DE HORAS
El informe de horas permite a los usuarios registrar semanalmente el tiempo cargable y no cargable para llevar un control de su tiempo laborable utilizado. (Tiempo Real). El usuario puede realizar esta actividad en cualquier momento, pero se recomienda registrar el tiempo el viernes de cada semana.

H ORAS C ARGABLES
Son las horas dedicadas por los usuarios a las acciones de control o auditorías configuradas por el Coordinador de la U. Control. El registro de estas horas se realiza de la siguiente manera:

P ASO 1.- A CCESO AL FORMULARIO “R EGISTRO DE H ORAS ”
En la barra de menú haga clic en “Informes” y en submenú “Registro de Horas”

P ASO 2.- R EGISTRO DE INFORMACIÓN
En la ventana “Registro de Horas” desplegada, se debe ingresar las horas reales correspondientes a las Auditorías en las que el auditor ha trabajado.

BARRA DE MENÚ - INFORMES

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VENTANA DE REGISTRO DE HORAS

P ASO 2.1.- S ELECCIÓN DE LA SEMANA
En la ventana de Registro de Horas se muestra una cuadricula, en la que se indica la semana en la que se va a cargar la Auditoría, si el usuario desea cambiar la fecha de la semana lo puede hacer seleccionando una nueva semana.

CAMBIO DE FECHA

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P ASO 2.2.- B ÚSQUEDA DE A UDITORÍA
Por defecto la ventana mostrará el nombre del auditor que se ha conectado y las Auditorías en las que está asignado (Ver Programación de Rangos de Tiempo) Si en la semana seleccionada no está enlistada la Auditoría en la cual se registrarán las horas reales se debe hacer un clic en la opción “Añadir Auditoría”. Esta acción desplegará la ventana “Filtro de Auditoría”, el usuario puede seleccionar cualquiera de las dos opciones de filtro que se muestran en esta ventana, dependiendo de la forma en que se desea presentar los datos. Sin embargo si escoge “Sin Filtro”, se enlistarán las Auditorías (cargables y no cargables), mientras que si escoge “Filtrar por Categorías”, el usuario puede “filtrar” los datos únicamente de las Auditorías cargables en función de alguna categoría que la identifique (Ver configuración de Auditorías).

P ASO 2.3.- S ELECCIÓN DE A UDITORÍA .
Luego de filtrar la Auditoría el sistema mostrará la ventana de “Selección de Auditoría”, en ésta se podrá elegir la Auditoría, a la cual se quiere cargar las horas reales. Para conservar la información seleccionada se debe hacer clic en OK,

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SELECCIÓN DE AUDITORÍA

P ASO 2.4.- R EGISTRO DE H ORAS
En la cuadricula semanal se puede registrar las horas reales digitando un número comprendido entre 0 y 24 en cualquiera de los cuadros correspondientes a los días de la semana. Para conservar todos los cambios se debe hacer clic en “Guardar” antes de cerrar la ventana.

VISTA DE REGISTRO DE HORAS

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El registro de las horas reales por parte de todos los usuarios, permite comparar esta información con las horas programadas. (Ver programación de Rangos de Tiempo).

H ORAS NO CARGABLES
Son las actividades realizadas por los auditores que no se relaciona a las actividades de control. Estas actividades podrían ser:

ACTIVIDADES NO CARGABLES  Capacitación ‐ Cursos ACL Capacitación ‐ Cursos AutoAudit Capacitación ‐ Otros Cursos Elaboracion Plan de Control Permisos – Feriados Permisos ‐ Permisos Institucionales Permisos ‐ Permisos Personales Permisos – Vacaciones Seguimiento Recomendaciones Tareas de Oficina ‐ Actualización Catastro Tareas de Oficina ‐ Asesoramiento a Entidades Tareas de Oficina ‐ Asesoramiento Interno Tareas de Oficina ‐ Control Aportes 5 por mil Tareas de Oficina ‐ Elaboración Planeación Anual Tareas de Oficina ‐ Evaluación Plan Año Anterior Tareas de Oficina ‐ Reuniones Dirección Tareas de Oficina ‐ Revisiones de UAIS
Nota: Si un usuario, requiere más actividades no cargables, éstas deberán registrarse por el Coordinador de la Unidad de Control previa autorización de quien ejerza el rol de “Planificador” Para registrar las horas de actividades no cargables se debe desarrollar el siguiente proceso:

P ASO 1.- A ÑADIR A CTIVIDADES NO CARGABLES .
Con un clic en la opción “Añadir Auditoría”, en el menú izquierdo de la ventana del Registro de Horas, Al igual que en el registro de horas cargables, esta acción desplegara la ventana “Filtro de Auditoría”, en la que se puede buscar las actividades NO CARGABLES. Para esto se debe hacer una búsqueda “sin filtro” y luego clic en OK.

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FILTRO PARA SELECCIÓN DE AUDITORÍAS

P ASO 1.1.- S ELECCIÓN ACTIVIDADES NO CARGABLES .
Se enlistarán en orden cronológico y alfabético. El usuario debe marcar y elegir la actividad no cargable que necesita, y para cargar la información elegida haga clic en OK

LISTADO DE AUDITORÍAS

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O PCIONES D ISPONIBLES
OPCIONES PANEL
o o o Cerrar.- Esta opción permite al usuario salir de la ventana de trabajo. Guardar.- Al hacer clic en esta opción automáticamente AutoAudit registrará en la base de datos del sistema, los cambios que se ha realizado en la información. Borrar.- Esta opción permite al usuario borrar el registro de la información de la ventana, para esto se debe seleccionar la celda donde se encuentra el registro de las horas y hace clic en “Borrar”. Si la información ha sido guardada, ésta es removida de los registros semanales y cuando todas las celdas se encuentran vacías significa que los registros han sido removidos de la base de datos. Copiar.- Con la opción copiar, el usuario pude duplicar el registro de las horas reales de semana en semana. Imprimir.- Se puede imprimir el reporte de información en cuatro diferentes vías. Imprimir Registro Actual como Foto (Impresión de Pantalla). -Imprime toda la pantalla. Imprimir Registro Actual como Informe -- Abre la Vista Previa de Impresión con el registro actual en una tabla. Puede ser impreso o ser guardado como un archivo de texto, un documento Word o HTML. Imprimir Todos los Registros como Informe -- Abre la Vista Previa de Impresión con todos los registros de Horas en una tabla. Puede ser impreso o ser guardado como un archivo de texto, un documento Word o HTML. Imprimir Registros por Mes para el Empleado Actual - Imprime el Registro de Horas para el usuario actual. Añadir Auditoría.- Con esta opción el usuario puede seleccionar la auditoría a la cual desea cargar las horas reales y además tener acceso a la lista de acciones no cargables dentro de la auditoría Auditor.- El Administrador es el único usuario que tiene a su disposición ésta opción con la cual puede cambiar el nombre de los Auditores, para las asignaciones de los reportes de tiempo.

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OPCIONES BARRA DE HERRAMIENTAS

OPCIONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

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Estas opciones se encuentran dentro de la barra de herramientas de la ventana de trabajo en la opción Registro de Horas. o Añadir Auditoría.- Con esta opción el usuario puede seleccionar la auditoría a la cual desea cargar las horas reales y además tener acceso a la lista de acciones no cargables dentro de la auditoría Cambiar Auditor.- El Administrador es el único usuario que tiene a su disposición ésta opción con la cual puede cambiar el nombre de los Auditores, para las asignaciones de los reportes de tiempo. Purgar Registro de Horas.- Ésta opción está disponible únicamente para el administrador de AutoAudit, quien puede depurar los registros de tiempos más antiguos de múltiples auditorías. Esto asegurará que la información mostrada para los registros de Informes de Horas sea la que fue creada recientemente. Establecer Fecha de Cierre.- El Administrador de la base de datos tiene la opción de establecer una fecha de cierre para el Registro de Horas; Seleccionando “Establecer Fecha de Cierre”; Esto impide la adición, corrección o eliminación de datos en el Registro de Horas luego de la fecha seleccionada. Permitir más de 24 Horas.- De forma predeterminada, AutoAudit no permite que los usuarios ingresen más de 24 horas por día en el Registro de Horas. El Administrador puede cambiar ese valor predeterminado para permitir tantas horas como los usuarios quieran ingresar .

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ANEXOS ANEXO N° 1.- INSTALACIÓN CLIENTE CITRIX Y ACCESO
(Este apartado debe aplicarse si el computador no tiene instalado Citrix.)
Al ejecutar el instalador del software Citrix, sea desde la Zona de Descarga de la Intranet de la CGE o desde su PC, el usuario de AutoAudit, si no cuenta con el soporte tecnológico, deberá realizar los siguientes pasos: Se recomienda al usuario verificar la versión de Windows del PC antes de iniciar la instalación de Citrix, ya que éste cuenta con instaladores para versiones de este sistema operativo (Vista, Windows XP u otro)

P ARA LA INSTALACIÓN DE CLIENTE C ITRIX P ASO 1.- E LEGIR EL IDIOMA

Al presionar la opción “Aceptar”, aparecerá un cuadro de diálogo el cual advierte que debe esperarse la preparación para la instalación, así:

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P ASO 2.- S EGUIR CON LA INSTALACIÓN

Paso 2.a.- El usuario debe hacer click en Siguiente.-

Paso 2.b.- Aceptar el contrato y hacer Clic en siguiente

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P ASO 3.- E LEGIR CLIENTES

Luego de aceptar el contrato, aparecerá una ventana similar a la siguiente:

Para el uso de AutoAudit, se requerirá únicamente la instalación del primer componente de la ventana desplegada. Para seleccionarlo, se debe realizar lo siguiente:

Paso 3.a.- No instalar el componente “Program Neighborhood”, que es el componente que no necesita ser instalado.

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Paso 3.b.- No instalar el componente “Citrix XenApp Plugin”, componente que tampoco es necesario en la instalación.

Paso 3.c.- Una vez eliminados los dos componentes de la lista de instalación, se debe proceder a instalar únicamente el primer componente “Citrix XenApp Web Plugin”, y hacer click en siguiente.

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P ASO 4.- C ONTINUAR CON LA INSTALACIÓN
Paso 4.a.- En este cuadro de dialogo aparecerá el nombre del equipo en el cual se está instalando Citrix, cada usuario tiene un diferente nombre. En este ejemplo el nombre es “DPEIPORHP01”. Para continuar con el proceso se debe hacer click en siguiente

Paso 4.b.- En este paso se mostrará un cuadro de dialogo preguntando ¿Quiere usar el nombre de usuario y contraseña local para iniciar sesiones del servidor XenApp desde este equipo?, la respuesta a esta opción debe ser NO, y se debe hacer click en siguiente.

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Paso 4.c.- No se debe realizar ningún cambio para continuar con este proceso

Paso 4.d.- En este paso el instalador de Citrix deberá esperar que el programa se cargue por completo

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P ASO 5.- P ERMITIR I NSTALACIÓN
Por las características de seguridad de Windows vista, se requerirá confirmar la instalación del programa, en este caso se debe seleccionar la opción “PERMITIR”, para continuar con el proceso de instalación.

P ASO 6.- F INALIZAR LA INSTALACIÓN

El instalador deberá hacer click en la opción “FINALIZAR” para culminar con el proceso de instalación

P ASO 7.- I NGRESO A C ITRIX
Luego de instalado el cliente Citrix, se debe acceder a Internet Explorer para establecer una conexión remota a AutoAudit de la siguiente manera: Paso 7.1. Acceso a internet Explorer Para acceder al icono de Internet Explorer, se debe hacer Clic el menú de inicio del PC, después buscar al ubicación del la opción de Internet y hacer Clic sobre este icono.

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Paso 7.2.- Conexión a la dirección IP de la institución En la ventana de navegación de internet, dentro del cuadro de acceso a la ruta web se debe escribir la dirección IP de la CGE. DIRECCIÓN IP 200.107.37.37 ó 190.152.249.28 172.16.8.19 ó 172.16.8.20 10.80.49.24 CONEXIÓN Externa Interna Anillo Interministerial

Paso 7.3 Acceso a Citrix Se presentará la siguiente pantalla de acceso a la interfaz web de Citrix

Paso 7.4.- Inicio de sesión En la ventana desplegada el usuario debe registrar el nombre de “Usuario” y la “Clave” de correo electrónico como se indica a continuación.

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Nombre de Usuario:afuentes Contraseña:1234

Paso 7.5.- Selección Icono AutoAudit Si las credenciales son válidas se presentarán los íconos de las aplicaciones autorizadas. Para acceder a ellas se debe hacer doble clic sobre las mismas, en este caso para acceder a AutoAudit se debe hacer clic sobre el icono del Sistema como se muestra en la pantalla.

Paso 7.6.- Ingreso a AutoAudit Cuando se inicie el enlace con AutoAudit se desplegará la ventana de “Conexión con AutoAudit”, misma que indica el estado del proceso de conectividad a AutoAudit desde
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Citrix; se debe esperar hasta que este proceso termine y aparezca automáticamente la ventana de inicio de AutoAudit. Paso 7.7.- Configuraciones de AutoAudit en citrix Una vez que el aplicativo se abre no es necesario realizar ninguna configuración de base de datos ni carpeta temporal, únicamente el usuario debe ingresar al aplicativo a trabajar. Paso 7.8.- Imprimir Archivos La impresión de archivos desde Citrix está configurado para seleccionar la impresora Universal que es la que se encuentra conectada como predeterminada en el equipo del usuario
Hacer Clic en este icono para imprimir un archivo

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ANEXON° 2.- FORMATO A SEGUIR PARA CONFIGURAR AUDITORÍAS
ETIQUETA Nombre de la  Auditoría Auditoria  DESTINADO PARA: Registra automáticamente nombre de la auditoria   el FORMATO A SEGUIR Automático 

Fase

Orden de Trabajo

Identifica a la auditoria en la base El nombre de la Auditoría debe ser abreviado de de datos de AutoAudit la Descripción completa, sin comas, puntos o guiones (Hasta 100 caracteres) No pueden existir dos auditorías con el mismo nombre en el mismo año. Ejemplo: EE TAME Proceso Contractual Motor Embraer Se sugiere: No incluir Identificar la fase de la auditoría. Sirve únicamente si el auditor desea reportar su tiempo por fases. Identificar el número de la O/T. ### b/, UC según las disposiciones que emita la  DITN Este dato será unido al nombre de la auditoría, cuando se ponga en estado activo.  Registrar la fecha de estimada de la auditoría.

inicio Panificado: Fecha que consta en el Plan de  Control Aprobado.                                                      Imprevisto: Fecha de emisión de la Orden de  Trabajo. Finalización Estimada Registrar la fecha de conferencia Panificado: Fecha que consta en el PCA final estimada de la auditoría.  Imprevisto: Fecha estimada de Conferencia Final Horas Estimadas Año del Plan Registrar el tiempo en horas Planificadas: según el PCA estimadas de la Auditoría Imprevisto: Según Orden de Trabajo (Fin‐Inicio)

Inicio Estimado

Periodo de alcance

Seleccionar el año del Plan al cual Automático , No será necesario identificar corresponde la auditoría auditorías de “arrastre” Para cambiar el Año, se debe realizar este proceso por Planeación de Auditoria  Registrar el periodo de alcance de Del  *Aaaa‐mm‐dd                             la auditoría. El campo no valida la Al     *Aaaa‐mm‐dd fecha, se requiere uniformidad de criterio en el registro Xxx USD Registrar el monto en dólares que será objeto de análisis en la auditoría. El campo no valida números, se requiere uniformidad de criterio en el registro Seleccionar la categoría  Cuidar en no seleccionar más de un valor por categoría definida.  Registrar al supervisor a cargo de Seleccionar al supervisor cuando se ponga activa la auditoría la auditoría o cuando este planificada

Monto a examinar

Vista categorías Supervisor

* : Espacio

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ANEXO N° 3.- ESCALAS DE VALORACIÓN DE RIESGOS HORIZONTALES
Como esquemas de evaluación conceptual se sugieren aplicar algunos de los siguientes: Peso Escala Peso 10 Peso 5 Peso 1

Concepto (Factor de Riesgo) Muy importante en el contexto de la entidad, componente o rubro examinado. Factor de riesgo de importancia media o moderada en la gestión de la entidad, componente o rubro examinado. Factor de riesgo no significativo en la gestión de la entidad, componente o rubro examinado.

Probabilidad Escala Concepto Se espera que ocurra al menos una vez al año y ya ha ocurrido Muy con anterioridad varias veces Probable Puede ocurrir alguna vez / ha ocurrido solo una vez Probable No ha ocurrido nunca pero podría ocurrir en los próximos años o en Improbabl circunstancias excepcionales e Probabilidad (alternativa) Escala Concepto Es altamente probable que el evento ocurra dentro de los Muy próximos 12 meses. Probable Probable Improbabl e Impacto Escala Alto Medio Es probable que el evento ocurra por lo menos una vez el próximo año No se espera que el evento ocurra dentro de los próximos 12 a 18 meses Concepto (Duración del efecto) Impacto potencialmente irreparable o recuperable a largo plazo (es decir, 24-36 meses) Recuperable a corto plazo (es decir, 12-24 meses)

Bajo Impacto limitado o temporal (es decir, menos de 12 meses) Impacto (alternativa) Escala Concepto (Consecuencias) Las consecuencias amenazarán la supervivencia del programa o de Alto la entidad. Las consecuencias amenazarán la efectividad del programa o del cumplimiento de objetivos de la entidad Las consecuencias no amenazarán el cumplimiento del programa o Medio de los objetivos, pero requerirán cambios significativos o formas alternativas de operación. Las consecuencias pueden solucionarse con algunos cambios o Bajo pueden manejarse mediante actividades de rutina.

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Impacto (alternativa) Escala Concepto (Pérdidas o Costos resultantes) Pérdidas que superen el x % del presupuesto anual tendrán Alto consecuencias extremas financieras y políticas para la entidad Pérdidas que superen el y % del presupuesto anual tendrán Medio consecuencias de mediana gravedad financieras y políticas para la entidad Pérdidas por debajo del 5% del presupuesto anual o dentro de las Bajo previsiones por contingencias Impacto (alternativa) Escala Concepto (Fraude) El fraude al nivel ejecutivo tiene un impacto material directo a la Alto organización y también al deterioro de la reputación, el impacto legal y regulador. El fraude por los empleados, agentes, vendedores u otras personas Medio tiene impacto directo a la organización, deteriorando la reputación, impacto legal y regulador. Bajo Baja afectación por efecto de fraude Impacto (alternativa) Escala Concepto (Regulaciones y requerimientos estatutarios) Alto Inhabilitado para cumplir con los objetivos, funciones y servicios. Significativos esfuerzos son necesarios para cumplir con los objetivos, Medio funciones y servicios. Acarrean el deterioro de la reputación y gran insatisfacción de los clientes Algunos recursos son necesarios para cumplir con los objetivos, Bajo funciones y servicios. Poca insatisfacción de clientes

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ANEXO N° 4.- “HABILITAR MACROS PARA ENLACES”

M ACRO O PEN P OINT L INK D IALOG
Esta macro se visualiza como un botón con el título “Open PointLink Dialog”. Para los archivos creados en Word, esta macro se encuentra en la pestaña de “Complementos” o directamente en la barra de herramientas, dependiendo de la versión de Word sobre la cual se trabaje. En el caso de que los archivos fueron creados en Excel, la macro se la visualizará en la pestaña “Macros”, opción “Ver Macros”. Si no se puede visualizar la pestaña de la macro “Open PointLink Dialog” en la barra de herramientas superior, se debe habilitar de la siguiente manera:

H ABILITACIÓN DE M ACROS
En caso de que no estuvieran habilitadas las macros se seguirán los siguientes pasos:

M ICROSOFT W ORD 2007
Paso 1.-Hacer clic en el botón Microsoft Office Paso 2.-Hacer clic en Opciones Word, que se encuentra en el menú de opciones desplegado de la barra de Microsoft Office.

Paso 3.- En la ventana desplegada, hacer clic en “Complementos”, que se encuentra disponible en la parte izquierda de la pantalla como se muestra.
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Paso 4.-En la lista de “Administración”, seleccionar “Complementos Word” y luego hacer clic en “Ir”.

Paso 5.- En la ventana de “Plantillas y Complementos” en la pestaña “Plantillas”, hacer clic en “Agregar”, buscar la macro BD2468.aot (en C:\Archivos de programa\AutoAudit\Templates), seleccionarla, y hacer clic en Aceptar.

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M ICROSOFT E XCEL 2007
Paso 1.-Hacer clic en el botón Microsoft Office Paso 2.-Hacer clic en Opciones de Excel, que se encuentra en el menú de opciones desplegado de la barra de Microsoft Office.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

Paso 3.- En la ventana de opciones, hacer clic en “Centro de Confianza” y después en la opción de “configuración de centros de confianza”

Paso 4.- Dentro de la ventana de “Centros de Confianza” seleccionar la opción “Habilitar todas las macros” y hacer clic en aceptar.

Paso 5.- Para que la macro pueda ser visualizada se debe cerrar y volver a abrir el programa Excel.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Índice Temático

ÍNDICE TEMÁTICO


Activo, 9  Administrador, 31, 222  Añadir, 110  Aprobación, 10, 11, 91, 134, 137, 138, 178, 182, 207,  208, 209, 210, 211, 212  Archivo permanente, 14, 15, 66  Archivos anexos, 23, 27, 96, 108, 109, 111, 117, 163,  168, 186, 198  Archivos estándar, 96, 111  Archivos retirados, 68, 106, 181, 190  Asignación por horas, 80  Asistente administrativo, 14  Auditor asignado, 46, 95  Auditores, 9, 11, 14, 16, 18, 27, 44, 49, 50, 60, 71, 77,  113, 117, 120, 121, 138, 156, 158, 174, 177, 185,  219  Auditores operativos, 9  Auditorías, 9, 10, 11, 14, 25, 36, 37, 54, 60, 63, 69, 71,  72, 82, 84, 85, 110, 113, 132, 138, 139, 143, 147,  174, 185, 215, 220, 222  Autorizar la edición en proceso, 147  Ayuda, 7, 25, 34, 186 

145, 153, 163, 178, 180, 182, 183, 187, 199, 202,  209  Carpetas, 16, 23, 64, 65, 86, 95, 96, 99, 107, 114, 134,  138, 139, 140, 143, 146, 147, 178, 182, 200, 202,  207, 208  Categorías, 25, 46, 52, 53, 70, 77, 213  Centros de confianza, 239  Cerrado, 106  Clave, 18, 30, 31, 33, 34, 40, 154  Clustersql, 21, 31  Comprimir, 132  Comunicación de resultados, 193  Conexión local, 99  Conexión remota, 100, 229  Configuración de auditoría, 72  Conflictos, 77, 82, 85  Contralor, 11  Contraseña, 18, 34, 227  Coordinador de la unidad de control, 12  Copiar, 25, 26, 63, 68, 109, 110, 111, 158, 221  Crear, 9, 10, 23, 24, 26, 42, 52, 63, 65, 99, 108, 113,  114, 115, 117, 120, 123, 139, 140, 143, 144, 150,  151, 163, 165, 166, 168, 169, 178, 187, 202, 203,  207  Cuestionarios, 26, 176 


Base autónoma, 22, 23  Base de datos, 18, 20, 21, 22, 23, 27, 29, 30, 31, 32, 36,  42, 55, 60, 61, 66, 68, 97, 102, 105, 107, 125, 126,  135, 198, 221, 222  Base maestra, 22, 23, 27  Biblioteca, 10, 11, 23, 63, 174, 175, 176, 178, 179, 180,  182, 185, 186, 188, 189, 190  Bibliotecario, 11, 155  Buscar, 29, 98, 101, 102, 219, 229, 237 


Destinatario, 186, 198, 199, 200, 201, 206, 207, 208  Devolver, 106, 168, 196  Directorio temporal, 32, 43  Disposición, 11, 34, 36, 90, 154, 155, 156, 185, 186,  221, 222  Documento de planeación, 86, 90  Documentos enlazados, 137, 162 


Editar, 10, 68, 81, 104, 108, 129, 136, 169, 175, 182,  189, 194, 195  Editores actuales, 213  En proceso, 147, 149  Enlace punto a documento, 163  Enlace punto a punto, 169, 171  Enlaces, 158, 159, 160, 163, 165, 168, 169, 170, 172,  173  Ente, 15, 65  Equipo de trabajo, 9, 13, 14, 16, 22, 23, 27, 74, 78, 147  Estándar, 12, 52, 63, 96, 111, 154, 174, 175, 176, 178,  179, 182, 185, 187, 189, 191, 193, 195 


Calendario, 73, 82, 83, 84, 85  Calidad, 12, 64  Campo, 18, 21, 31, 38, 39, 45, 46, 59, 77, 90, 115, 116,  117, 125, 132, 146, 149, 152, 153, 155, 156, 157,  186, 191, 199, 201, 204, 205, 206, 208  Cargable, 69, 215, 220  Cargables, 69, 72, 217, 219, 220, 221, 222  Carpeta, 9, 18, 26, 27, 32, 63, 64, 65, 67, 68, 86, 91, 96,  97, 99, 100, 101, 106, 108, 109, 110, 111, 119, 120,  133, 134, 135, 138, 139, 140, 141, 142, 143, 144, 

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT
Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Índice Temático

Excel, 167, 172  Expandir, 70, 132 


Filtro, 40, 124, 125, 126, 217, 219  Formatos estándar, 176, 178, 179  Formulario, 11, 38, 55, 60, 61, 62, 69, 75, 85, 86, 96,  111, 117, 135, 136, 137, 142, 147, 149, 151, 152,  155, 157, 159, 160, 163, 166, 169, 170, 175, 180,  184, 187, 188, 189, 191, 194, 195, 198, 200, 201,  202, 203, 204, 205, 206, 207, 208, 209, 212, 213,  215  Formularios, 10, 15, 23, 37, 38, 55, 62, 95, 96, 135, 136,  137, 143, 147, 151, 161, 162, 163, 168, 174, 178,  195, 197, 198, 199, 200, 203, 207, 208, 209, 210,  211 

Matriz de pruebas, 114  Matriz horizontal, 115  Memorando de antecedentes, 156  Mensajes, 9, 36, 38, 46, 159, 202, 203, 204, 205, 206,  207  Menú contextual, 140, 141  Mover, 68, 108, 109, 110 


No cargables, 23, 72, 217, 219, 220, 221, 222  Nombre de usuario, 18, 31, 38, 227  Normas, 9, 139, 142, 153, 154, 197  Notas, 154 


Options, 19 


Habilitar, 120, 236  Hallazgos, 9, 10, 37, 39, 95, 135, 138, 147, 150, 151,  152, 156, 157, 159, 174, 185, 186, 187, 191, 192,  193, 194, 195, 197  Hallazgos estándar, 174  Hechos subsecuentes, 153  Historial, 30, 111  Hitos, 13, 87, 88 


Panel de herramientas, 144  Papelera de reciclaje, 41  Papeles de trabajo, 10, 11, 37, 42, 63, 86, 89, 90, 91,  95, 108, 117, 118, 119, 130, 131, 132, 134, 135, 137,  138, 139, 142, 153, 156, 158, 159, 200, 202, 203,  207, 208, 210, 211  Pendiente, 10, 37  Pendientes, 36  Planeación, 86, 90  Planeado, 54, 61, 88  Planes de acción, 39, 186  Planificador, 12  Plantillas estándar, 23, 52, 182  Porcentaje, 78, 79  Predeterminadas, 86, 138, 139  Presupuesto, 93, 235  Procedimientos, 7, 9, 11, 95, 117, 150, 158, 197  Programa, 95, 105, 228, 229, 234, 237, 239  Programación, 44, 69, 73, 74, 75, 80, 81, 82, 83, 84, 85,  219  Programación de rangos de tiempo, 81 


Idioma, 18, 19, 43, 223  Impacto, 58, 235  Importar, 38, 65, 66, 97, 98, 99, 102, 192  Informes, 11, 64, 91, 123, 135, 138, 159, 185, 186, 191,  215  Informes estándar, 185  Ingreso, 13, 31, 45, 50, 63  Ítems, 37, 38, 39, 40, 184  Ítems por hacer, 38, 40 


Listas de chequeo, 138, 159, 182, 183, 197 


Rangos de tiempo, 73, 78, 80, 85  Recomendación, 154  Red lan, 18  Reemplazar, 85  Replica de viaje, 26, 28  Reportes, 221, 222  Riesgo inherente, 56, 60, 125, 126  Riesgo residual, 121, 125, 126 
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Macro, 108, 158, 159, 164, 165, 166, 171, 172, 192,  195, 236, 237, 239  Mapa de calor, 123, 126, 127, 128, 129  Masiva, 117, 118, 119, 198, 208  Matriz, 18, 52, 53, 54, 56, 57, 58, 113, 114, 115, 116,  120, 121 

GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT
Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Índice Temático

Riesgos, 7, 14, 51, 53, 54, 56, 57, 58, 60, 62, 113, 115,  116, 117, 120, 121, 122, 123, 125 


Servidor, 16, 18, 21, 22, 27, 31, 66, 100, 227  Sincronización, 22, 27, 29, 30  Subcarpetas, 9, 64, 65, 95, 117, 119, 120, 142, 143,  147, 159, 178, 197  Sujetos de responsabilidad, 154  Supervisor, 14, 64, 69  Supervisores, 64 

Templates, 27  Tiempo, 10, 13, 14, 47, 68, 73, 75, 77, 78, 79, 80, 81,  82, 85, 210, 215, 221, 222  Trabajo de campo, 208 


Valoración, 58, 117, 120, 234  Value, 127  Verificación, 92 


Word, 128, 129, 167, 171, 191, 192, 193 


Técnicas de auditoría asistidas por computador, 7 

 

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT
Versión N° 02 Fecha: 2011-Febrero Apartado: Créditos

Segunda Edición, 2011 Guía Complementaria para el Usuario de AutoAudit en la Contraloría General del Estado de la República del Ecuador.

En el diseño, desarrollo y revisión de este documento participaron los funcionarios capacitados, delegados de las unidades de control, así como el personal de la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, Dirección de Investigación Técnica y Normativa, Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la Contraloría General del Estado. La portada y publicación de este material estuvo a cargo de la Dirección de Comunicación.

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