Manual de Procedimientos Proyecto

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANADO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS DE LA EMPRESA VÌVERES CARACAS, C.A
Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito
para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial
Autor: Keila Del Carmen Romero G.

Carnet: 05-1724
Cédula: 18.461.948
Tutor Académico: María Emilia Guevara
Camurí, Octubre de 2009

ii
DEDICATORIA
A mi Señor, Jesús, quien me dio la fe, la fortaleza, la salud y la esperanza para

terminar este trabajo.
A mis padres, Zaida y José Luís Romero quienes me enseñaron desde pequeña a
luchar para alcanzar mis metas. Mi triunfo es el de ustedes, ¡los amo!
A mi novio, Henry Rangel, quien me brindó su amor, su cariño, su estímulo y su

apoyo constante. El que me da animo en todo momento, el que confía en mí y me impulsa a
lograr todo lo que quiero. ¡Te amo!
Y, a hermano, Ramón Márquez, por sus palabras y cariño que me ayudaron a

levantarme en momentos difíciles de la carrera.
iii
RECONOCIMIENTO
A Dios, porque sin su ayuda nada de esto hubiese sido posible.
A mi familia, porque con su ayuda, apoyo, cariño y compresión, constituye la

principal fortaleza de todo este sueño, en especial a mis Padres que siempre estuvieron
apoyándome en todo momento.
A mi novio, Henry Rangel, quien me brindó su amor, su cariño, su estímulo y su

apoyo constante. El que me da animo en todo momento, el que confía en mí y me impulsa
a lograr todo lo que quiero. ¡Te amo!
A mis amigos, por su ayuda incondicional y motivación en los momentos cruciales

de la carrera (J, D, Z, L, F).
A mi tutora profesional, María Lourdes Tovar que con su apoyo, empeño y su

ayuda a integrarme en el campo laboral.
A mi tutora académica, la profesora María Emilia Guevara, por el apoyo

brindando y su profesionalismo
A la empresa Víveres Caracas, que me abrió sus puertas, y me dio la oportunidad

de haber realizado mis pasantías.
A Teresa, por su ayuda incondicional en la parte académica a través de su labor en

la Coordinación de mi carrera
iv
ÍNDICE GENERAL
Índice de cuadros, Gráficos o Tablas vii

Índice de Figuras viii
Resumen ix
Introducción 1
Capítulo I
Marco Referencial
1.1.- Marco Institucional 3
1.1.1.- Reseña Histórica de la Institución 3
1.1.2.- Misión 4
1.1.3.- Visión 4
1.1.4.- Valores 5
1.1.5.- Objetivos Estratégicos de la Institución 5
1.1.6.- Estructura Organizativa de la Institución 6
1.1.7.- Estructura Organizativa de la Unidad 8
1.2.- Marco Legal 8
1.3.- Diagnóstico
1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación actual 9
1.3.2.- Análisis del Diagnóstico del Problema 10
Capítulo II
El problema
2.1.- Planteamiento del Problema 12
2.2.- Formulación del Problema 13
2.3.- Objetivos de la Investigación
2.3.1.- Objetivo General 14
2.3.2.- Objetivos Específicos 14
2.4.- Justificación e Importancia 14
2.5.- Alcance 15
v
2.6.- Limitaciones 16
Capítulo III
Marco Teórico 17
Capítulo IV
Marco Metodológico
4.1.- Tipo de Investigación 26
4.2.- Diseño de la Investigación 26
4.3.- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 27
4.4.- Análisis y Tratamiento de Recolección de Datos
4.4.1.-Elaboracion de Procedimientos 28
4.4.2.- Elaboración del Cronograma de Actividades. 29
Capítulo V
Presentación y Análisis de los Resultados 30
Conclusiones 32
Recomendaciones 34
Fuentes de Información 35
Anexos 36
Anexo 1.Manual de Descripción de Cargos
Anexo 2.Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos
vi
ÍNDICES DE CUADROS, GRÁFICOS Ó TABLAS
Cuadro N° 1 Cronogramas de Actividades 29
vii
ÍNDICE DE FIGURA
Figura N° 1. Estructura Organizativa de Víveres Caracas, C. A 7

Figura N° 2. Estructura Organizativa del Departamento de Recursos Humanos 8
Figura N° 3. Diagrama de causa y efecto. 11
viii
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
Autor: Keila Del Carmen Romero

Tutor: Prof. María Emilia Guevara
Fecha: Septiembre- 2.009
RESUMEN
En el presente informe se muestra principalmente un estudio de las necesidades que
posee el Departamento de Recursos Humanos de la empresa Víveres Caracas. Dentro del
estudio se manifiesta la necesidad de documentos que reflejen paso a paso las actividades
que se realizan dentro del Departamento, como también un documento que describa el
perfil y las funciones de cada cargo, ya que la ausencia de éste origina una serie de
inconvenientes a la hora de reclutar personal adecuado a la necesidad. Por otra parte, se
evidencia que la empresa no cuenta con una estructura organizacional que muestre los
niveles jerárquicos establecidos. La investigación que se llevo acabo es de campo,
utilizando como instrumento de recolección de datos la observación directa y la entrevista
no estructurada. Finalmente se recomienda la elaboración de un manual de descripción de
cargos y un manual de procedimientos.
Palabras Claves: Manual, Procedimientos, Estructura Organizacional,
ix
INTRODUCCIÓN
La sociedad actual, se encuentra constituida por un número casi infinito de

organizaciones que se encargan de prestar variados servicios a quienes los necesiten.
Dichas organizaciones, para poder llevar a cabo sus funciones, deben contar con recursos
físicos, financieros, tecnológicos y humanos, siendo éste último uno de los más importantes
dentro de ésta composición, puesto que de nada serviría tener el dinero, las instalaciones o
el mobiliario adecuado si no se cuenta con personas preparadas para disponer con eficiencia
y eficacia de los recursos que posee la empresa.
Víveres Caracas, es una empresa que se encuentra en un período de reestructuración

que ha venido generando una serie de cambios internos sobre todo en lo referente al
desarrollo de sus actividades. El Departamento de Recursos Humanos, ha sido, tal vez, uno
de los más afectados por estos cambios, ya que se enfrenta con la necesidad de definir las
funciones y procesos específicos más importantes de todo ésta área.
Por tal motivo, se ha propuesto la creación y manejo de Manuales de Procedimientos

dentro de la organización, ya que es uno de los elementos más eficaces para la toma de
decisiones en la administración y con el que, generalmente, se obtienen resultados efectivo
de los procesos de actividades, que permiten, no sólo coordinar y controlar, sino también
dirigir todos los objetivos propuestos en un principio por la empresa. También se propone
instaurar un Manual de Descripción de Cargos que proporcionen mejores resultados en el
proceso de reclutamiento y selección, permitiendo que se simplifique y agilice dicho
proceso.
Es importante destacar que el éxito o fracaso de cualquier organización, así como de

quienes la dirigen, está vinculado con la calidad de los procedimientos o las metodologías
que se establecen para realizar las actividades, así como de la utilización de herramienta
que fortalezcan el proceso.
El presente trabajo se estructura en cinco capítulos y una sección de anexos.
En el capítulo I se exponen brevemente los aspectos referidos al organismo donde se

realizaron las pasantías, tales como: reseña histórica, el marco institucional, el cual incluye
la misión, visión, valores, entre otros.
Capítulo II es el preámbulo en el cual se comenta el problema en estudio, con una

descripción de la situación actual que presenta la organización por medio de un diagnostico
corto que indica las consecuencias que se originan de la misma. Además, contiene la
formulación del problema, justificación, alcances, limitaciones y objetivos de la
investigación.
Capítulo III se expone el Marco Teórico que contiene los conceptos e ideas de la
investigación que ayudan a mejorar la problemática en Víveres Caracas.
Capítulo IV presenta el Marco Metodológico el cual contiene los pasos que se

emplearon para la obtención de la información necesaria en la elaboración de los manuales
y aplicaciones, asociados al logro de los objetivos propuestos.
Por último, en el capítulo V se presentan los resultados de las pasantías. Para

finalizar se muestran las conclusiones, recomendaciones, fuentes de información y los
anexos del informe.
2
CAPÍTULO I
MARCO REFERENCIAL
En este capítulo, se darán a conocer los antecedentes de la historia de la organización,

objetivos y estructura.
1.1.- Marco Institucional
1.1.1.- Reseña Histórica de la Institución
En el año de 1956, se decide fundar una sociedad en nombre colectivo denominada

“Pietrobelli y Compañía” con el lema “Comercial Italia”; cuyo objeto es la “la compra,
venta, importación y exportación de víveres, licores y ferretería”. Para 1958, convienen en
construir una Compañía Anónima, la cual se denomina “Víveres Caracas, C.A” donde se
continuará con las actividades comerciales que hasta la fecha venía desarrollando la
sociedad en nombre colectivo antes descrita. La compañía inicia con un capital social,
representado por mil acciones nominativas del valor de mil bolívares (Bs. 1.000) cada una;
para 1958 el capital social era de 21.000 acciones, a razón de Bs. 1.000 cada una.
Los miembros de la junta directiva de la compañía que serían el Presidente,

Vicepresidente y Directores, depositarán cada uno 20 acciones, en garantía de sus
gestiones, donde estas acciones permanecerán inalienables, hasta tanto son aprobadas las
cuentas de administración. Siendo esta una garantía de sus funciones. En caso de que uno o
varios de ellos fueren accionistas cumplirán por ellos con dichas obligaciones. El domicilio
de la misma es en la ciudad de Caracas por la decisión de la Asamblea de Accionistas;
pueden establecerse sucursales, agencias u oficinas dentro o fuera del país, teniendo por
objeto la fabricación, importación, compra y venta por cuenta propia o de terceros, de
productos alimenticios en general, licores y útiles de ferretería, la comercialización,
3
importación y distribución al mayor y al detal de juguetes mecánicos y electrónicos, y
también artículos de limpieza, que del mismo modo forman parte de todos los accesorios y
repuestas necesarias para los objetos que esta misma distribuye, de igual manera podrá
dedicarse a toda actividad de licito comercio.
Víveres Caracas C.A. fue fundada en 1956, por las familias Karpel y Kaufman, su
ubicación original era en Quinta Crespo (Caracas). Actualmente esta ubicada en la Zona
Industrial de La Yaguara. La empresa como tal, se dedica a la distribución de productos de
consumo masivo entre los cuales están Víveres, enlatados, productos de limpieza y
productos de confitería.
1.1.2.- Misión
Tener la cooperación de forma activa en la distribución de mercancías, formulación de

políticas de ventas, actualizando y administrando las informaciones reales, de las gestiones
de su competencia a través de un sistema integral modernizado, equitativo y confiable
basados en principios de legalidad, con el fin de mejorar la calidad de servicio para el
consumidor, promocionando el desarrollo de una cultura de venta.
1.1.3.- Visión
Ser una empresa de sólido prestigio y confianza nacional e internacional debido a su

transparente gestión, su elevada productividad y excelente sistema de distribución, así
como de profesionalismo con el compromiso de su personal en ser eficientes y de
respetuosa actitud y atención hacia las operaciones esenciales, conduciendo hacia la
consolidación de una Venezuela competitiva y solidaria, incrementando el mercado,
modernizando las estructuras operacionales de ventas para fomentar la disciplina del
mercado nacional con el fin de ser modelo para el progreso futuro.
4
1.1.4.- Valores
• Honestidad: ser sinceros con el equipo de trabajo y con los clientes externos. Actuar
con transparencia, confianza e igualdad.
• Respeto y humildad: atender con cortesía a los clientes y al equipo de trabajos.
• Responsabilidad: cumplir las obligaciones. Asumir las consecuencias de las acciones.
• Pasión: hacer las cosas con amor y cariño. Dar el 100% del esfuerzo.
• Identificación: sentirse en familia formando parte de la organización. Estar orgulloso
del lugar de trabajo.
• Excelencia en el servicio: brindar el mejor servicio y atención al cliente.
• Innovación: buscar, imaginar, crear, enseñar y deleitar. Libertad para expresar las
ideas.
1.1.5.- Objetivos Estratégicos
Objetivo general
La Exportación, compra y venta por cuenta propia de productos alimenticios en

general, licores y útiles de ferretería, para la comercialización, importación y distribución,
al mayor y detal.
Objetivos Específicos
• Elaborar el presupuesto anual de ingresos y gastos.

• Convocar la Asamblea, ordinaria, extraordinaria, señalando en cada caso el objeto de la
convocatoria.
• Proponer la repetición de dividendos y la constitución de reservas especiales.
• Dar y recibir en préstamo bancario o de cualquier naturaleza.
5
• Abrir, movilizar y cerrar cuentas en instituciones bancarias de créditos o similares
autorizar a personas para movilizarlas.
• Emitir, librar, aceptar, endosar, descontar, avalar, protestar efectos de comercio así
como hacerlos efectivos en taquillas de banco.
• Representar judicialmente a la compañía.
• Otorgar finanzas y avales en operaciones que afecten las operaciones de la compañía.
• Adquirir participación en otras empresas.
• Fijar los gastos generales y acordar los especiales.
1.1.6.- Estructura Organizativa
La estructura organizativa de Víveres Caracas se basa, en una relación de línea

directa y ejecutiva que se estable en lo jerárquico y los subalternos. Los subordinados con
base en esa relación, son directamente responsables ante su superior, y así sucesivamente a
través de vía jerárquica.
Existe esta relación entre quien dicta instrucciones y quien las cumple. Destacándose
las líneas y responsabilidades, indicando la variedad de las actividades que se realizan para
alcanzar los objetivos de la empresa de acuerdo con el Acta Constitutiva, Estatutos y
Disposiciones Existentes, manteniendo una jerarquía organizativa:
Directores, Jefes, Empleados, Vendedores y Obreros. De acuerdo a la estructura

organizacional, la pasantía tuvo lugar en el Departamento de Recursos Humanos que se
encuentra adscrita a la Gerencia General de la empresa.
6
Director General Director Ventas Director comercialización
Asistente a la
gerencia
Gerencia Gerencia Caracas

Barquisimeto
Dpto.RRHH Dpto.Contabilidad Dpto. Dpto. Almacén Dpto.Importacion Dpto. Ventas Dpto. Credito y Dpto. Dpto.Cadenas
Computacion cobranzas Comercializacion
Archivo General
Figura Nº 1 Estructura Organizativa

Fuente: Elaboración propia
7
1.1.7.-Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación
Jefe de Recursos
Humanos
Asistente
Auxiliar
Aprendiz INCES
Figura Nº 2 Estructura Organizativa del Departamento de Recursos Humanos

Fuente: Elaboración Propia
1.2.- Marco Legal
La empresa Víveres Caracas se rige por varias leyes y reglamento, las cuales se
mencionan a continuación:
• Ley Orgánica del Trabajo .Gaceta Oficial Nº 5.152 (Extraordinaria) de fecha 19 de

junio de 1997
• Reglamento de la Ley del trabajo. G. O 38.426. 28 abril de 2006.
• Ley de alimentación para los trabajadores.
• Ley de Seguro Social. Gaceta Oficial Nº 4.322 de fecha 3 de noviembre de 1991
8
• Reglamento general de la Ley de Seguro Social. Decreto: No. 2.814. Jueves de febrero
de 1993.
• Contrato Colectivo. SutraViveca: 2005
1.3.- Diagnóstico
1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual
El Departamento de Recursos Humanos es de gran importancia para la empresa, ya

que es el encargado de mantener el registro e información sobre el personal, administrar el
pago de las remuneraciones y el cumplimiento de las leyes sociales para el personal,
además de lograr una mayor eficiencia del departamento en todas las actividades que allí se
realizan.
Para el diagnostico de la problemática dentro de Víveres Caracas, se utilizó

principalmente un instrumento importante, el Diagrama Causa y Efecto, con él se puede
afirmar que este Departamento cuenta con un personal capacitado, por la experiencia de
muchos años, para la ejecución de las actividades que allí se realizan. Sin embargo, no
existen delimitaciones de las funciones que se efectúan entre las personas que allí laboran,
debido a la carencia de documentos o manuales de procedimientos que especifique los
procesos que allí se ejecutan, por lo que todos están en capacidad de realizar las tareas que
surjan a diario; lo que genera un exceso de actividad para todos.
Ésta situación ha traído como consecuencia falta de motivación que afecta,

principalmente, la comunicación entre el personal y falta de compromiso, ya que no existe
un estimulo de parte de la empresa.
Por otro lado, la búsqueda de personal se ha visto muy afecta puesto que no existe un
manual de descripción de cargos que determine los requisitos o el perfil de cada uno de los
9
cargos que se asumen dentro de la empresa y mucho menos que especifique o describa las
funciones o tareas de dichos cargos.
El proceso de reclutamiento y selección de personal en la empresa se realiza

tomando en cuenta los siguientes aspectos: La experiencia laboral del candidato, la
consignación de documentos pertinentes según sea el cargo y la distancia que debe recorrer
dicho candidato desde su vivienda hasta la compañía, analizando todos estos aspectos se
detecto que la empresa no cuenta con ningún documento que establezca los procedimientos
o pasos a seguir para realizar uniformemente esta actividad.
1.3.2.- Análisis del Diagnostico del Problema
Los organigramas, manuales de procedimiento y la descripción de cargos, son

herramientas organizacionales esenciales para lograr dentro de cualquier empresa la
ejecución efectiva de cualquier actividad. Tienen como objetivo planificar y gestionar de
forma eficiente las metas u objetivos que pretende alcanzar dicha empresa. De alguna u otra
forma, conducen a que cada miembro del equipo de trabajo sienta comodidad al momento
de ejecutar sus tareas.
Uno de los principales problemas de la empresa Víveres Caracas es precisamente la

falta de herramientas organizacionales como las que se mencionaron anteriormente. Su
anterior estructura organizacional está completamente desordenada, no existen documentos
que respalden al personal a la hora de realizar su trabajo y el Departamento de Recursos
Humanos es el que se ha visto más perjudicado con ésta situación. El personal de la
empresa reiteradamente debe ejecutar tareas para las cuales no ésta completamente
capacitado y para las cuales no fue contratado en un principio. De hecho, la mayor parte de
las personas que laboran en Víveres Caracas no tienen un grado de instrucción acorde al
puesto que ocupan, independientemente de si es de mayor o menor jerarquía. Esto, en
ocasiones, origina problemas entre los empleados, desmotiva y crea confusión.
10
GERENCIA PERSONAL
Desconocimiento de
los pasos a seguir Desorientado
por no tener
manuales Acumulación de
organizacionales trabajo
Desmotivación DESORGANIZACIÓN
Inadecuados canales de ENLA EJECUCIÓN DE
comunicación LOS PROCEDIMIENTOS
REALIZADOS EN EL
DEPARTAMENTO DE
Carencia de RECURSOS HUMANOS
manuales de Desactualizados
procedimientos y
Documentos mal de descripción de
cargos Lentos
archivados
No
definidos
SISTEMA DOCUMENTOS PROCESOS
Figura Nº 3 Diagrama causa-efecto

Fuente: elaboración propia
11
CAPÍTULO II
El PROBLEMA
En el desarrollo de este capítulo vamos a apreciar el problema objeto de estudio, así

como también el objetivo general y los objetivos específicos que se desean alcanzar,
además la justificación e importancia que tiene dicho análisis y las limitaciones que se
presentaron durante el proceso.
2.1.- Planteamiento del problema
Las organizaciones pueden ser consideradas como medios para el flujo de la

información, ideas e influencias con el propósito de tomar decisiones, plantear alternativas
de intervención, ejecutarlas y evaluarlas, de acuerdo con las políticas, metas, propósitos,
objetivos, fines en concordancia con la misión o visión de la misma. Puede entenderse una
organización como un sistema social, orientado al logro de metas u objetivos, a través de la
división del trabajo y de una jerarquía de autoridad.
La existencia de herramientas a nivel organizacional permite plantear y visualizar los

objetivos de la empresa, pero a escala mundial. Los procedimientos administrativos y
tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando
con el desempeño mismo de las tareas cotidianas y del creciente grado de especialización.
Como consecuencia de la división del trabajo, es necesario el uso de una herramienta que
establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura
organizacional.
El Departamento de Recursos Humanos de una empresa busca que las estrategias y

políticas que usa cada departamento sean las más adecuadas, y en todo caso funge como
asesoría y consultaría de cada departamento. Este es un departamento que une de la manera
más eficiente los Recursos Humanos.
12
La empresa Víveres Caracas, actualmente presenta una problemática debido a la
ausencia de documentos que suministren la información necesaria para el
desenvolvimiento de los distintos procedimientos, en especial en el Departamento de
Recursos Humanos. Esta problemática se evidencia en la falta de entendimiento y
comprobación de las funciones de un trabajador, las cuales dan como resultado un
deficiente desenvolvimiento de su personal en cuanto a las tareas que se le asignan a cada
uno, así como perdida de tiempo y confusión, ya que no existen unos parámetros bien
establecidos acerca de qué le toca hacer a cada quién y cómo hacerlo.
El personal del departamento no esta interesado en implementar el uso de manuales

de procedimientos y el de descripción de cargos. Los procesos que allí se generan no
cuenta con un documento que explique y defina como se deben ejecutar, ya que desde la
creación de la empresa se han hecho por la experiencia empírica, es decir, por lo que se
aprende día a día por medio de la práctica.
Es por eso que algunos procesos se realizan de manera improvisada, sin un orden
definido. Es decir, no hay documentación alguna de los procedimientos, privando así que
el personal pueda seguir una coordinación en algunas de las actividades que le
corresponden.
2.2.- Formulación del problema
¿Con la elaboración de un Manual de Procedimientos y el Diseño de un Manual de

Descripción de cargos para el Departamento de Recursos Humanos, mejorará el proceso de
reclutamiento y selección, y la ejecución de las tareas en el Departamento de Recursos
Humanos de la empresa Víveres Caracas C.A?
13
2.3.-Objetivos de la investigación
2.3.1- Objetivo general:
• Elaborar un Manual de procedimientos y un Manual de Cargos para la

empresa Víveres Caracas C.A que facilite los procesos inherentes al manejo
de personal en la empresa.
2.3.2.-Objetivos específicos
• Identificar las áreas que conforman la estructura organizativa

• Identificar la situación actual del departamento de recursos humanos de
Víveres Caracas.
• Identificar la situación actual de cada uno de los puestos de la empresa.
• Diagnosticar la situación actual del departamento de recursos humanos de
Víveres Caracas.
• Diagnosticar la situación actual de cada uno de los puestos de la empresa.
• Proceder con el levantamiento de la información.
• Analizar la información obtenida.
• Diseñar el manual de procedimientos del Departamento.
• Diseñar el manual de descripción de cargos
2.4.- Justificación e importancia
La elaboración de un Manual de Procedimientos y de un Manual de Descripción de

cargos, va a permitir al Departamento de Recursos Humanos determinar la eficiencia en los
procedimientos, ya que es de suma importancia que se trabaje en forma ordenada y
metódica, siguiendo lineamientos y patrones que estandaricen y regulen el trabajo.
14
Por otra parte, el uso de los manuales representa una herramienta vital que pueda
agilizar la ejecución de las actividades y optimizar el desarrollo de los procesos, por lo que,
si se logra implementar el uso de un documento que exprese la manera correcta de realizar
las tareas, se podrá minimizar el tiempo de duración de cualquier actividad.
2.5.- Alcance
El desarrollo de esta investigación contempla la elaboración de un Manual de

Procedimientos y el Manual de Descripción de Cargos los cuales están dirigidos al
Departamento de Recursos Humanos, y se desglosa en lo siguiente:
• Manual de procedimientos, tales como:
 Reclutamiento y selección
 Expediente
 Carnetización
 Cálculo de nóminas
 Pago de bono alimentario
 Cálculo de vacaciones
 Cálculo de liquidación
• Manual de Descripción de cargos
Por otra parte, se procederá a la elaboración de la estructura organizacional y el

organigrama por cada departamento, para así poder evidenciar el nivel jerárquico que tiene
la empresa.
15
2.6.- Limitaciones
Para el desarrollo del estudio se presentaron algunas limitaciones como se

mencionaran a continuación:
• Falta de tiempo para realizar el estudio por la realización constante de actividades

operativas lo que dificultaba el levantamiento de información.
• El personal que labora dentro de la unidad esta muy descontento y desmotivación, lo
cual impide que se realicen las actividades de manera efectiva y obtener la
información necesaria.
• Ausencia de fuentes de información interna lo impedía un menor conocimiento de las
actividades dentro del departamento.
• Carencias de recursos monetarios para realizar las investigaciones.
• Falta de una computadora para plasmar los resultados de la investigación lo que
dificultaba la trascripción y corrección de la misma.
• El rechazo por parte del personal ya que no aportaron la información suficiente para la
realización de las actividades.
• La carencia de una estructura organizacional coherente que facilitara identificar los
niveles jerárquicos a la hora de realizar el manual de descripción de cargos.
16
CAPÍTULO III
MARCO TEÓRICO
A continuación, se hablará de las definiciones de los conceptos teóricos utilizados en

el presente informe.
Teoría de los sistemas
Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un

objetivo común. Visto de una forma macro, un sistema es como una empresa en donde sus
componentes - mercadotecnia, ventas, embarque, contabilidad, personal, producción, etc.,
trabajan juntos e interactúan recíprocamente con su ambiente recibiendo entradas y
produciendo salidas con el fin de crear utilidades que beneficien tanto a los empleados,
accionistas, como al usuario o consumidor final. Los sistemas pueden estar formados por
otros sistemas más pequeños, denominados subsistemas, los cuales funcionan para alcanzar
fines específicos.
Todo sistema tiene propósitos y objetivos que para alcanzarlos, tienen que
interaccionar con su entorno, el cual está formado por todos los objetos que se encuentran
fuera de las fronteras del sistema, en la medida de recibir entradas y producir salidas.
Características de los sistemas
La finalidad de un sistema es proporcionar información a otros subsistemas o a la

organización en forma tal de enlazar todos sus componentes de manera que éstos trabajen
con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.
17
El elemento control está relacionado con la naturaleza de los sistemas. Los sistemas
trabajan mejor si se encuentran bajo control cuando operan bajo niveles de desempeño
aceptables, los cuales son denominados estándares y contra los cuales se compara el nivel
de desempeño. Siempre deben anotarse las actividades que se encuentran muy por encima o
por debajo de los estándares para efectuar los ajustes necesarios. En forma concreta, los
sistemas emplean un modelo de control básico consistente en:
• Un estándar para lograr un desempeño aceptable.

• Un método para medir el desempeño actual.
• Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.
• Un método de retroalimentación.
Los sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables
continúan funcionando. La interacción con el medio ambiente es esencial para el control.
Recibir y evaluar la retroalimentación permite al sistema determinar que tan bien están
operando. Si una empresa produce como salidas productos o servicios a un precio elevado
pero de baja calidad, entonces es probable que las personas dejen de comprarlos. En este
caso, las figuras o gráficas de ventas bajas serán la retroalimentación que indicará a la
gerencia que es necesario efectuar ajustes, tanto en la calidad de los productos, como en la
forma en que éstos se fabrican.
Esta forma de visualizar los sistemas ayuda en la toma de decisiones ya que a través de
la actividad de control se detecta donde es necesario realizar mejoras al sistema.
Teoría de la Organización
Es una forma de ver y analizar las organizaciones con más precisión y profundidad de
lo que se podría hacer de otra manera. La forma de ver y pensar sobre las organizaciones se
basa en patrones y regularidades en el diseño y comportamiento organizacional. Los
académicos de las organizaciones buscan estas regularidades, las definen, las miden y las
18
ponen a disposición del resto de las personas. Los hechos de la investigación no son tan
importantes como los patrones y puntos de vista generales del funcionamiento
organizacional. La teoría de la organización es un enfoque nuevo, más flexible, sobre la
administración y el uso de la teoría de la contingencia para describir y transmitir conceptos
organizacionales.
Procedimientos
Se definen como planes por cuanto establecen un método habitual de manejar

actividades futuras. Son verdaderas guías de acción más que de pensamiento. Detallan la
forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.
Un procedimiento puede considerarse como una secuencia cronológica y secuencial

de operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una unidad en función de la
realización de una actividad o tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado de
aplicación.
Objetivos de los Procedimientos
Gómez F. (2004) señala que “el principal objetivo del procedimiento es el de obtener
la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo,
esfuerzo y dinero”. (p.61).
Importancia de los Procedimientos
El hecho importante es que los procedimientos existen a lo largo de una organización,

aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más exigentes en los niveles bajos,
sobre todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción de los trabajos
rutinarios que llegan a tener mayor eficiencia cuando se ordenan de un sólo modo.
19
Las características de un procedimiento son las siguientes:
• Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. Un conjunto de

procedimientos tendientes de un mismo fin se conoce como sistema. Ejemplo:
sistema de adquisiciones, sistema de administración de personal, sistema de
contabilidad, sistema de control presupuestario, etc.
• Un procedimiento se caracteriza por no ser un método individual de trabajo. El
método se refiere específicamente a como una persona determinada ejecuta una
actividad especifica.
• Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa es un plan
general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los tiempos estimados.
Ejemplo: la construcción de un edificio, la capacitación del personal, la implantación
de un procedimiento, etc.
• Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad específica. Una
actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en el
puesto. Ejemplo: hacer una visita médica, revisar documentos, etc.
En este orden de ideas los procedimientos y las normas son conceptos claves que van
enlazados y actúan conjuntamente para lograr que los procesos posean las instrucciones
debidas de la realización.
Procedimientos Administrativos
Un procedimiento puede considerarse como una secuencia cronológica y secuencial

de operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una unidad en función de las
realización de una actividad o tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado de
aplicación.
Según Robbins. S (2002) “Los procedimientos administrativos tienen cuatro fases,

tales como: Planificar abarca la definición de las metas de la Organización, el
20
establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una
jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades. Organizar
incluye determinar qué tareas se llevaran a cabo, cómo serán realizadas, quién las
ejecutará, cómo estarán agrupadas, quién depende de quién y dónde serán tomadas
decisiones. Dirigir encierra motivar a los empleados, orientar las actividades de otros,
elegir el canal más eficaz de comunicación y resolver los conflictos que se presenten.
Controlar es el proceso de vigilar el desempeño, compararlo con las metas y corregir
todas las desviaciones sustantivas”. (p. 6)
Manual
Los manuales son una serie de instrucciones, ordenadas y especificadas, que

suministran información detallada sobre las practicas administrativas. Todos los manuales
contienen datos e información respecto a procedimiento, instrucciones y normas de manera
ordenada e identificado bajo el esquema de una especie de libro actualizado.
A lo largo de su existencia, toda la empresa adopta una cantidad de reglas y

reglamentos, normas y servicios, instrucciones, ordenes, entre otras. Estas exigencias son
comunicadas a todas las personas mediante una correspondencia interna, las cuales luego
son archivadas con el pasar del tiempo y pueden ser modificadas al crecer cada día más la
empresa.
Objetivos de los Manuales.
Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las

políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y
dependiendo del grado de especialización del manual, los siguientes son objetivos de los
manuales:
• Presentar una visión de conjunto de la organización (manual de organización).
21
• Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización)
• Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de
procedimientos).
• Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de
procedimientos).
• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa
(Manual de procedimientos).
• Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por
función específica).
• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso
facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).
• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales
(manuales administrativos).
Tipos de Manuales
Manual de Organización: el manual de organización describe la organización formal,

mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y
responsabilidad.
Manual de Políticas: el manual de políticas contiene los principios básicos que regirán
el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
Manual de Procedimientos: es la expresión analítica de los procesos administrativos a

través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una
guía de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La
utilización de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los
sistemas y sigue correctamente los procedimientos administrativos prescritos al realizar su
trabajo.
22
Manual de Procedimientos y Normas: el manual de procedimientos y normas
describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir
por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos
administrativos en el orden secuencial de su ejecución.
Manual del Especialista: el manual para especialistas contiene normas o indicaciones

referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este
manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
Manual del Empleado: el manual del empleado contiene aquella información que
resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que
hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación.
Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de
incentivos y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
Manual de Propósito Múltiple: el manual de propósitos múltiples reemplaza total o

parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión
de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.
Ventajas de los Manuales
Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las siguientes:
• Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en

una organización, elementos éstos que por otro lado serían difíciles reunir.
• La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.
• Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en
las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la
decisión o ejecución.
23
• Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y
evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
• Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
• Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
• Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir.
Diagrama de Gantt
La carta de Gantt es un método muy utilizado para elaborar la planeación de la

ejecución de las actividades realizada un proyecto o trabajo de investigación que tiene
como objetivo principal mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o
actividades a lo largo de un periodo de tiempo.
Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo es una grafica que representa el flujo o la secuencia de rutinas
simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso, las unidades involucradas y
los responsables de su ejecución, lo que permite la visualización de las actividades
innecesarias y verificar si la distribución del trabajo está con las personas.
Estructura Organizacional
Es la forma en que se dividen o agrupan las funciones de cada departamento de una

organización, tomando en cuenta el perfil de cada cargo. La Estructura Matricial: es aquella
que combina las ventajas de la especialización funcional y el enfoque de las
responsabilidades la departamentalización.
24
Organigramas
En una empresa la estructura es la disposición de sus elementos. El primer paso de su

organización es la descripción de los puestos de trabajo así como la asignación de
responsabilidades. Posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las relaciones de
autoridad y coordinación, mediante la determinación de niveles de jerarquía a escalones de
autoridad. Es lo que se llama estructura horizontal o vertical de la empresa porque los
puestos están colocados de arriba a abajo o de izquierda a derecha desde el nivel más alto al
más bajo respectivamente.
La estructura de una empresa es uno de los elementos clave de la organización por

tanto es importante conocer cuales son las clases de organigramas que hay para saber cuales
son los organismos y cargos que componen la estructura organizacional de la empresa.
El organigrama es un grafico que representa bajo forma de documento de conjunto,

la estructura de una empresa, que permite darse cuenta por medio de un dispositivo
complementario, de las distintas relaciones que pueden existir los servicios. Los
organigramas sirven para:
• Dividir las funciones de los trabajadores.

• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales formales de comunicación.
• Los jefes de cada grupo de empleados y trabajadores.
25
CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
En este capítulo muestra el tipo de investigación que fue realizada, además de las
herramientas empleadas para el levantamiento de la investigación y las etapas que se
cumplieron para la elaboración del informe.
Las fuentes de datos utilizados en el informe son, en primer lugar, de tipo primario,
estas son las fuentes nuevas, originales, escritas de primera mano por el autor; y, en
segundo lugar, las de tipo secundario, las cuales son documentos que contienen
información sobre las fuentes primarias.
4.1.- Tipo de Investigación
Para definir el tipo de investigación se debe evaluar el contexto del tema de la

investigación a realizar, básicamente existen la investigación de campo que consiste en
realizar la investigación en tiempo real para recolectar datos específicos de la práctica y la
investigación documental que consiste en recolectar la mayor cantidad posible de
información teórica sin posibilidad de probar ningún dato en la vida real; entonces
basándonos en esto se puede definir esta investigación como de campo, debido a que se
realizó en un período de tiempo real en que ocurría una situación problemática en el
Departamento de Recursos Humanos de Víveres Caracas. C.A
4.2.- Diseño de la investigación
Esta investigación presenta un diseño no experimental. La investigación es una

búsqueda práctica y sistemática en la cual el investigador no tiene un control directo sobre
26
las variables independientes porque sus manifestaciones ya han ocurrido o porque son
relativamente no manipulables. Las deducciones acerca de las relaciones entre variables se
hacen, sin una intervención directa, a partir de la variación afín de las variables
dependientes e independientes.
La investigación no experimental son los cambios en la variable independiente que

ya ocurrieron y el que realiza dicha investigación tiene que limitarse a la observación de
situaciones ya existentes dada la incapacidad de influir sobre las variables y sus efectos.
4.3.- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Existen gran variedad de métodos para la recolección de datos. Tales métodos varían
de acuerdo con dos dimensiones fundamentales para esta investigación como lo son: la
entrevista no estructurada y la observación directa para captar la mayor información posible
en el momento del levantamiento de la información. De acuerdo a lo señalado
anteriormente, las técnicas utilizadas para el proceso del siguiente informe fueron las
siguientes:
La entrevista no estructurada, en donde se llevaron a cabo conversaciones abiertas

con todo el personal interno que labora en cada departamento para así conocer cada
función y su perfil. Esto con el fin de estudiar la información obtenida y poder dirigir y
detectar todo lo referente al proceso de reclutamiento de personal.
La observación directa: Para este trabajo de investigación se aplico la técnica de la

observación directa ya que el investigador pudo evidenciar y visualizar de cerca la
problemática que acarrea al departamento. Esto con el fin reconocer y estudiar la
información obtenida y poder canalizar y detectar todo sobre los procesos administrativos,
especialmente, a la hora de reclutar personal.
27
Para la recolección de datos de una investigación se requiere tener además de una
técnica ciertos instrumentos que apoyen dicha actividad, estos instrumentos pueden ser
maquinarias o equipos, específicamente para estar investigación fue necesario tomar nota
de toda la información descrita por el personal evaluado, siendo necesario el uso:
Hoja: fue un instrumento utilizado para anotar las respuestas dadas por los empleados en el
departamento de Recursos Humanos.
Lápiz: se utilizo para redactar las opiniones de los trabajadores, en lo concerniente a las
entrevistas.
4.4.- Análisis y Tratamiento de la Información
4.4.1.- Elaboración de Procedimientos
La secuencia de esta investigación se basó en la ejecución de las actividades de

levantamiento de información de los procesos correspondientes al Departamento de
Recursos Humanos y la descripción de los cargos de la organización, una vez recogida esa
información se realizó el análisis de la situación actual para lograr como resultado la
elaboración de los Manuales de procedimientos de dicho departamento y el Manual de
descripción de Cargos de la empresa Víveres Caracas C.A.
28
4.4.2.- Elaboración del Cronograma de Actividades
Cuadro Nº 1. Cronograma de actividades

Fuente: elaboración propia
Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
ACTIVIDADES
Inducción y familiarización con
1
la empresa
Levantamiento de Información
2
(descripción de cargos)
3 Análisis de la información
4 Elaboración del manual
Revisión de los directores, y
5
previas correcciones
6 Correcciones del manual
Presentación final del manual de
7
Descripción de cargos
Levantamiento de información
8
del manual de procedimientos
Elaboración de manual de
9
procedimientos
Entrega del Manual de
10 procedimientos en el Dpto.
Recursos Humanos.
29
CAPITULO V
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Luego de reunir la información correspondiente y analizarla se determino que la

principal causa del problema es la inexistencia de manuales por lo tanto, se estableció que
lo más importante para el beneficio de los empleados del Departamento era la elaboración
de un Manual de Procedimientos y el Manual de Descripción de Cargos.
Para dichos Manuales se adopto un formato vigente de una guía de Capacitación de la

empresa, este se caracteriza por llevar el logotipo de la empresa, nombre de la empresa y
dirección, fecha de realización y el nombre del manual, con un pie de pagina que cuenta
con el nombre del Departamento encargado y nombre del autor.
La elaboración de los manuales para la unidad de Recursos Humanos, sirven de base

para el impulso de la creación de los manuales en todas las unidades de la Gerencia
General.
Para lo dicho anteriormente se inició con el diseño de los siguientes manuales:
• Manual de Procedimientos: ( Anexo 1) en el cual se señala los procedimientos

mas importantes del Departamento como lo son:
 Reclutamiento y Selección,
 Expediente, Carnetización,
 Cálculo de Nómina semanal,
 Cálculo de Nómina quincenal,
 Pago de cupones alimentarios,
 Entrega de cupones alimentarios,
 Cálculo de Vacaciones,
30
 Cálculo de utilidades
 Liquidación.
• Manual de Descripción de Cargos. (Anexo 2) conjuntamente con este Manual

se elaboró la Estructura Organizativa de la empresa y la de cada
Departamentos para luego describir individualmente los cargos. Este manual
tiene como finalidad mejorar el proceso de reclutamiento y selección.
De esta manera dos manuales contribuirán a que el desarrollo de las actividades

del Departamento sea más rápido y efectivo, facilitando el trabajo del personal que
allí labora.
31
CONCLUSIONES
La ejecución y uso de herramientas eficaces que ayuden a mejorar los procesos

realizados a diario en muchas empresas, forman parte de los elementos que, en su
actuación, son capaces de generar resultados aptos para conducir a alcanzar con éxito los
objetivos que las organizaciones se plantean desde un principio.
El Departamento de Recursos Humanos, es un componente importante dentro de

cualquier empresa para generar esos resultados que puedan conducir al éxito, ya que es el
encargado de diseñar las estrategias y políticas de acción orientadas a desarrollar y
mantener al personal, mediante la ejecución de procedimientos eficaces, destinados a
consolidar un estilo gerencial con valores compartidos al tiempo de contar con un recurso
humano idóneo de acuerdo a las necesidades de la organización.
Actualmente, el Departamento de Recursos Humanos de la empresa Víveres

Caracas, se ve afectado por las consecuencias que se derivan de la ausencia de Manuales de
Procedimientos, así como por la problemática que conlleva el reclutar y seleccionar
personal adecuado para satisfacer las necesidades de la empresa, lo que dificulta lograr la
armonía necesaria para llegar a concretar con eficiencia y eficacia los planes generales de la
organización.
Cabe destacar que, a lo largo del trabajo, se consiguió cumplir con el objetivo de la
presente investigación, ya que se logró elaborar un manual de procedimientos y,
adicionalmente, un manual de descripción de cargos para el Departamento de Recursos
Humanos, procediendo de la siguiente manera:
32
- Se diagnosticó la situación actual del Departamento de Recursos Humanos de la
empresa de Víveres Caracas.
- Se reconocieron las diferentes causas por lo cual existe en el departamento el falta
de fluidez en los procedimientos.
- Se procesó y analizó la información obtenida.
- Se realizó el levantamiento de la información para luego elaborar la propuesta de
estudiar los procesos analizados.
La implementación de estos manuales permitirá la reducción de pérdidas de tiempo

y recursos, del mismo modo, se disminuirá la ineficiencia que se ve reflejada al momento
de cumplir con los objetivos de la organización, en general, y del departamento, en
particular. Por otra parte, el personal que ingrese a la unidad, puede contar con la
información necesaria para conocer sus funciones y cumplir con las normas exigidas para
ejecutar su labor. Con ello, también se evitarán las constantes evasiones de responsabilidad.
Es de gran importancia que toda organización cuente con manuales de

procedimientos como herramienta administrativa, ya que son los que permiten documentar
todos y cada uno de los procesos que se llevan a cabo en la misma. De igual manera, los
manuales actúan como bases de datos que proporcionan fuentes importantes de información
y respaldo para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes y deben
presentarse, principalmente, con: accesibilidad, compresibilidad, precisión, propiedad,
oportunidad, claridad, flexibilidad, verificabilidad, imparcialidad y cuantitabilidad.
Finalmente, representan una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para los
que laboran en la organización.
33
RECOMENDACIONES
• Implementar el uso del Manual de Procedimientos.

•
• Implantar el uso del Manual de Descripción de Cargos.
• Actualizar el sistema de la empresa. .
• Motivar al personal que labora en el Departamento, para el conocimiento y el uso

correcto de los manuales.
• Revisar periódicamente los procedimientos y perfiles de los cargos descriptos en los

manuales, a fin de detectar posibles necesidades de actualización de los mismos, de
acuerdo con la realidad del entorno
• .
34
FUENTES DE INFORMACIÓN
• ÁLVAREZ, Martín. Manual para la elaborar Manual de Políticas y procedimientos,

D. F México: Editorial Panorama. (1998).
• CHIAVENATO, I. Iniciación a la Organización y al control. México: Editorial

McGraw-Hill. (1993).
• GOMEZ, F. Sistemas Administrativos: Análisis y diseño. Editorial McGraw-Hill.

México. (2004).
• ROBBINS, S. Fundamentos de Administración. Editorial Prentice-Hall. México

(2002).
• BILTAR, Mardelly. Principios Básicos de Gerencia y Administración. Caracas

(1991)
• BALESTRINI M. Metodología para la Elaboración de Informes. BL Consultores

Asociados. Servicio Editorial. (2005).
• HERNÁNDEZ, C. Metodología de la investigación. Editorial: Mc Graw-Hill.

México: (2002).
• FIDIAS G. Arias. El Proyecto de Investigación. Introducción a la Metodología

Científica.5º Edición. Editorial Episteme (2006).
• UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR –SEDE LITORAL. Directrices para la

Elaboración de Informes de Pasantía. Estado Vargas (2.009).
35
ANEXOS
36
Manual de Procesos de
Recursos Humanos
Víveres Caracas C.A
Proporcionar una herramienta administrativa formal que
establezca los procedimientos a los que habrá de
sujetarse Víveres Caracas C.A en lo relativo a la
administración de sus recursos humanos.
Caracas, Julio de 2009

Urbanización Industrial Fecha:
La Yaguara-Caracas 10/07/09
Edifico Boschi, Planta Baja
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
ÍNDICE
Introducción 3
Objetivo general y específicos 4
Uso del manual 5
Marco legal 6
Estructura organizacional 7
Organigrama del Departamento de Recursos Humanos 8
Funciones del Departamento 9
Procesos:
Reclutamiento y selección 10
Expediente 13
Carnetización 16
Cálculo de nómina semanal 18
Cálculo de nómina quincenal 21
Pago de cupones alimentarios 24
Departamento de Recursos Humanos
Aprobado: María Tovar Elaborado: Keila Romero 38

Entrega de cupones y recarga de las tarjetas alimentarías 27
Control y planificación de vacaciones 30
Pago de utilidades a los trabajadores 33
Liquidación 37

Introducción
Dentro de las actividades más importantes del Departamento de Recursos

Humanos (Víveres Caracas), se encuentra la mayor eficiencia en: reclutamiento y
selección, armar un expediente, carnetización, realización de nómina, cálculo de
vacaciones, pago del bono alimentario, pago de las utilidades y liquidación, entre otros.
Las actividades anteriores implican que Víveres Caracas debe realizar una
administración con la mayor calidad de los recursos, de tal forma que le sea posible
alcanzar los objetivos planteados.
Para alcanzar los objetivos previamente establecidos, Víveres Caracas debe

contar con una estructura organizacional adecuada y personal capacitado en cada uno
de los puestos que integran dicha estructura. Además, la empresa debe asegurarse de
que su personal se mantenga actualizado, por lo que debe capacitarlo de manera
continua, ayudando con ello a su desarrollo profesional.
Por lo anterior, es indispensable que la empresa cuente con un Manual de

Procedimientos que presente de una manera integral las políticas para la administración
de servicios personales entre Víveres Caracas y sus empleados; asimismo, debe

contener las actividades más importantes dentro del Departamento de Recursos

Humanos, a fin de garantizar el cumplimiento de las actividades de manera eficaz.

Objetivo General
Proporcionar una herramienta administrativa formal que establezca algunos

procedimientos a los que habrá de sujetarse Víveres Caracas en lo relativo a la
administración de sus recursos humanos.
Objetivos específicos
1. Contribuir a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal.

2. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la
repetición de instrucciones.
3. Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su
incorporación al trabajo.
4. Facilitar el aprovechamiento de los recursos.
5. Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo.
6. Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la Institución

Uso del manual
Para la correcta implantación del manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:
1. El manual debe estar a disposición de todo el personal del departamento de

recursos humanos de Víveres Caracas c.a.
2. En la aplicación de este manual, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de

los procedimientos aquí descritos recaen sobre el jefe del departamento.
3. Cualquier cambio en las políticas de la empresa que en materia descripción

de cargos , generará también un cambio en su contenido con el fin de
adaptarlo a las nuevas políticas emitidas.
4. Este Manual solamente podrá ser modificado por la junta directiva y al

Gerente de este Departamento, para que cumplir los requerimientos
necesarios de los cargos.

Marco legal
• Constitución Bolivariana de Venezuela.

• Ley orgánica del trabajo.
• Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo.
• Ley de alimentación.
• Reglamento de la Ley de alimentación.
• Ley P.H.
• Ley SSO.
• Ley Inces.
• Contrato Colectivo.

Estructura organizacional
Asistente a la gerencia

Barquisimeto
Archivo General

Organigrama del Departamento de Recursos Humanos
Jefe de Recursos
Humanos
Asistente
Auxiliar
Aprendiz INCES

Funciones del Departamento de Recursos Humanos
Funcional General:
Organizar y coordinar la administración y el desarrollo del recurso humano

con que cuenta la empresa.
Funciones especificas:
Vigilar que las normas y lineamientos en materia de recursos humanos, se

apliquen para la ejecución de todos los procesos relativos al personal
Verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales establecidas.
Vigilar el cumplimento de las disposiciones legales y administrativas, a fin de

que se entregue de manera justa el finiquito anual a las personas con las que concluyan
la relación laboral.

Verificar el pago justo del bono alimentario de cada uno de los empleados.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con el ingreso del

nuevo personal.
Planificar y coordinar el pago de salarios de todo el personal.

Procesos del departamento de recursos humanos
Proceso: Reclutamiento y selección
Objetivo: Seleccionar al candidato adecuado de acuerdo a las necesidades de la

empresa.
Responsabilidad: De todo el Departamento de Recursos Humanos.
Desarrollo:
El Jefe Elabora por perfil del cargo disponible.
Coloca el perfil en las páginas Web

especializada Y en el Ministerio del Trabajo.

Escoge luego de un tiempo estipulado,

se preselecciona a los candidatos
El Asistente Verifica las referencias.
Si el candidato cumple con el perfil se procede a:
El Jefe Concreta una entrevista con los

preseleccionados.
Selecciona la persona adecuada.
Define una cita con el seleccionado

para infórmale de los beneficios y la firma del
contrato.
El Asistente Prepara el contrato

El Seleccionado No acepta
El Asistente Busca entre los preseleccionado

nuevamente.
El Seleccionado Si acepta: Firma el contrato.
El Asistente Apertura del expediente
Ingreso al Sistema

El JEFE El ASISTENTE El SELECCIONADO
Inicio
NO Si
Elabora por perfil del
cargo disponible Verifica las referencias Acepta
Coloca el perfil en las

paginas Web especializadas
y en el Ministerio del trabajo. Prepara el contrato Firma el contrato
Luego de un tiempo se
preselecciona a los Busca entre los
candidatos preseleccionado
nuevamente.
Luego de un tiempo se
preselecciona a los
candidatos Apertura del expediente
Concreta la entrevista
con los
preseleccionado. Ingreso al Sistema
Selecciona la persona
adecuada
Fin
Define una cita con el

seleccionado para informarle
los beneficios y la firma del
contrato.

Proceso: Expediente
Objetivo: Soportar toda la información de los empleados de la empresa de una manera

ordenada.
Responsabilidad: es responsabilidad de todo el personal del Departamento de Recursos

Humanos que este proceso se lleve a cabo.
Desarrollo:
El Asistente Selecciona una carpeta Manila, oficio.
Organiza los documentos personales.
En la primera cara de la carpeta

coloca:
• La hoja de vida

• El RIF
• Las fotocopias de la cedula
En la segunda cara coloca:
• Constancias de notas
• Cartas de trabajos anteriores.
• Carta firmada y sellada de la cita de pre-

empleo.
• El currículum
Se Ingresa el código del expediente al

sistema.
Elaboran las etiquetas identificadoras.
Coloca las etiquetas en la carpeta.
Ubica el expediente en los archivos

del personal.

Inicio
Selecciona una
carpeta Manila oficio.
Organiza los
documentos
personales.
Y coloca los
siguientes
documentos
En la primera cara de
la carpeta coloca
La hoja de vida
El RIF
Las fotocopias de
c
la cedula
En la segunda cara de
la carpeta coloca:
Ingresa el código del

expediente
• Constancias
de notas
• Cartas de
trabajos anteriores. Elabora las etiquetas
• Carta firmada Identificadoras
y sellada de la cita de pre-
empleo.
• El currículum
• La hoja con
los datos de la persona, en el
sistema de la empresa.
Coloca las etiqueta
en en expediente.
Ubica el expediente
en los archivos del
c personal
Fin

Proceso: Carnetización
Objetivo: La identificación de todos los trabajadores y vendedores..
Responsabilidad: Es responsabilidad de todo el personal del Departamento de

Recursos Humanos.
Cuando el trabajador es nuevo se le realiza un carnet tal como lo expresa contrato

colectivo:
El Asistente Toma una foto del expediente de dicha

persona.
Busca en el sistema la información que

se necesita para realizar el carnet.
Elabora el carnet.

Envía el carnet al Director General para

que los verifique.
El Trabajador Firma el carnet.
El Asistente Plastifica el carnet.
Entrega el carnet al trabajador.

El Asistente El Trabajador
Inico
Toma una foto del

expediente
Busca la información
necesaria en el sistema
Elabora el carnet
Envía los carnet al director

General. t
Firma su carnet
Plastifica el carnet.
Entrega
Fin

Proceso: Cálculo de nómina semanal
Objetivo: Registrar la asignación y deducción semanal por concepto de sueldos y salarios

a cancelar de cada trabajador.
Responsabilidad: Todo el personal de Recursos Humanos.
El Asistente Busca las tarjetas reloj.
Verifica que no haya egresos en el

personal (si lo hay, se procede a retirarlo
del sistema).
Cierra la semana en la tarjeta a

través de una marca.

Chequea los horarios de entrada y

salida de cada obrero.
Elabora una relación de asistencia.
El Jefe Verifica la relación de asistencia contra

las tarjetas del reloj.
Calcula las horas extras a los trabajadores

que las generan.
Realizar una hoja se variaciones.
Verifica y hace los cambios directamente a

la nómina.

El Asistente Imprime la nómina.
Envía al Director general para que la firme.
Cierra la nómina en el sistema.
Elabora las cartas de transferencias al

Banco.
Imprime los recibos de cobro.

El JEFE La ASISTENTE
Inicio
Verifica la relación Cierra la nómina en el

Busca las tarjeta reloj
contra las tarjetas reloj sistema.
Calcula las horas extras a Verifica que no haya

los trabajadores que la egresos en el personal Elabora las cartas de
generan. transferencia al Banco
Cierra la semana en la
Realiza la hoja de tarjeta a través de una
variaciones marca
Imprime las recibos de
cobro.
Chequea los horarios

Verifica y hace los de entrada y salida de
cambios directamente a la cada obrero.
nómina. Fin
Elabora una relación de

asistencia.
Imprime la nómina.
Envía al Director
General para que la
firme.

Proceso: Cálculo de nómina quincenal
Objetivo: Registrar la asignación y deducción quincenal por concepto de sueldos y

salarios a cancelar de cada trabajador.
Responsabilidad: La tiene todo el personal de Recursos Humanos para la realización de

este procedimiento.
El Asistente Busca las tarjetas reloj quincenal.
Verifica que no haya empleados

egresados (si lo hay, se procede a retirarlo
del sistema).
Cierra la semana en la tarjeta a

través de una marca.

Verifica los horarios de entrada y

salida de cada empleado.
Elabora una relación de asistencia.
El Jefe Verifica la relación de asistencia contra

las tarjetas reloj.
Calcula horas extras a quien la generen.
Realizar una hoja se variaciones.
Verifica y hace los cambios directamente a

la nómina

El Asistente Imprime la nómina.
Envía al Director General para que la

firme.
Cierra la nómina en el sistema.
Imprime los recibos cobro de los

empleados.

El JEFE El ASISTENTE
Inicio
Verifica la relación Busca las tarjeta reloj Cierra la nómina en el

contra las tarjetas reloj quincenal. sistema.
Calcula las horas extras a Verifica que no haya

los trabajadores que la egresos en el personal Elabora las cartas de
generan. transferencia al Banco
Cierra la semana en la
Realiza la hoja de tarjeta a través de una
variaciones marca Imprime las recibos de
cobro de los
empleados.
Chequea los horarios
Verifica y hace los de entrada y salida de
cambios directamente a la cada empleado.
nómina. Fin
Elabora una relación de

asistencia.
Imprime la nómina.
Envía al Director
General para que la
firme.

Proceso: Pago de los cupones alimentarios
Objetivo: calcular de manera eficiente el pago del bono alimentario a los trabajadores de
la empresa.
Responsabilidad: La Gerencia General y todo el personal del departamento de Recursos

Humanos.
El Jefe Revisa la asistencia de todos los

empleados.
Elaboración de una relación para saber

cuantos le toca a cada empleado.

El Asistente: Ingresa al sistema ingresa los

datos de la relación.
Imprime un listado de todos los

empleados por nomina.
Verifica el listado
Cierra la nómina.
Ingresa a la página Web del proveedor.
Carga el pedido cupones alimentarios
Envía las nominas.

Coloca en la relación quien cobra con

tarjeta y con cupones.
Verifica en la página del proveedor si se

cargaron los pedidos.
Espera que generen las facturas.
Imprime las facturas
Manda a realizar los cheques y los

depósitos.
Deposita en el banco.

El JEFE El ASISTENTE
Inicio
Ingresa al sistema los

Revisa la asistencia de Envía las nominas
datos de la relación
todos los empleados
Especifica en la relación
Elaboración de una Imprime un listado de quien cobra con tarjetas y
relación para saber todos los empleados por con cupones
cuantos le toca a cada nómina.
empleado.
Verifica en la pagina Web

si se cargaron los pedidos.
Verifica el listado.
Espera que se generen las

facturas
Cierra la nómina.
Imprime las facturas
Ingresa a la pagina Web

del proveedor.
Manda a realizar los

cheques y los depositos.
Carga el pedido de
cupones alimentarios.
Deposita en el banco.
Fin

Proceso: Entrega de los cupones y recarga de tarjetas alimentarías.
Objetivo: Entregar de manera eficiente el pago del bono alimentario.
Alcance: Las asistente del departamento de Recursos Humanos.
Se le cancela al proveedor:
Pago con tarjeta
El Asistente:
Elabora un listado con el personal que se le

cancela con tarjeta.
Llama a cada empleados para que firme el

listado como constancia que se le realizo el
pago.

El pago con cuponeras
El Asistente: cuando llegan las cuponeras a la empresa
Chequea que los cupones sean los

que se solicitó
Imprime el listado de los empleados.
Llama cada trabajador para que

reciba y firme.
El Trabajador Verifica las cuponeras: cantidad.
Si esta conforme: Firma el listado.
No esta conforme:

El Asistente
Revisa en la relación y la asistencia.
Archiva las facturas y depósitos en la

carpeta del proveedor.
Realiza un asiento con todos los

listados firmados.
Envía el asiento al contador.

El ASISTENTE El TRABAJADOR
Inicio
Verifica la cantidad de
cupones
Cheque que sean la cantidad
de cupones que se solicitó.
No Si
Imprime el listado de los
empleados.
conforme
Llama al trabajador para que

reciba sus cupones
Firma el listado
Revisa en la relación y la
asistencia
Archiva las facturas en la

carpeta del proveedor.
Realiza un asiento con todos

los listados firmamos
Envía el asiento al contador.
Fin

Proceso: Calculo de vacaciones
Objetivo: Controlar el pago de vacaciones, de acuerdo a lo establecido en las leyes a

cada trabajador después de un año en la empresa.
Responsabilidad: Todo el Departamento de Recursos Humanos.
Una vez que el empleado decide tomar unas vacaciones se procede ha realizar
los siguientes pasos:
El Trabajador Realiza la solicitud por escrito.
El Jefe Verifica si el empleado cumplió

el año en la empresa.
Solicita una cita médica PRE-

vacacional.

Calcula las vacaciones.
Manda a elaborar el cheque.
Informa al trabajador el día de

inicio de sus vacaciones.
El Trabajador Firma los recibos de pago.
El Jefe Archiva en su expediente
Realiza el asiento en los libros

contables.

El Jefe El Trabajador
Inicio
Realiza la solicitud por escrito
Verifica si el empleado cumplió

el año en la empresa.
Firma los recibos de pago.
Solicita una cita medica, PRE

vacacional.
Calcula as vacaciones
Manda a elaborar el cheque
Le informa al trabajador el día

de inicio de sus vacaciones.
Realiza un asiento en los libros

contables.
Fin
Proceso: Pago de utilidades a los trabajadores.

Objetivo: Determinar al trabajador el pago de sus utilidades analizando los

acumulados del ejercicio anual, base para el Reparto de Utilidades
Responsabilidad: la responsabilidad la tiene la Gerente de recursos Humanos y el

Contador.
El Jefe Chequea los reposos y faltas a cada

trabajador en el año.
Calcula el promedio por los meses

que le corresponde a cada trabajador.
Por convenio colectivo, se le da un anticipo a cuentas de utilidades del 90% de

sus utilidades en el mes de diciembre.
Calcula un anticipo del 90% de las

utilidades.
El Contador Verifica y corrige dichos cálculos.

El Jefe Realiza cartas de transferencia

al banco.
EL JEFE EL CONTADOR
Inicio
Chequea los reposos y

Verifica y corrige dichos
falta de cada trabajador en
cálculos.
el año.
Calcula el promedio de los

meses que le corresponde
a cada trabajador.
Calcula un anticipo de
90% de las utilidades.
Realiza las cartas de

transferencia al banco.
Fin
+

A los trabajadores que no tengan cuentas nóminas, se le paga en cheque. Para el

mes de marzo se le termina de consignar el resto de las utilidades con el cierre de
ejercicio anual.
El Jefe Calcula el 10% faltante a cada

trabajador.
Elabora las cartas de transferencia al

banco.
Manda a depositar.
El Trabajador Firma los recibos en constancia que

recibió el pago total de sus utilidades.
El Jefe Realiza el asiento contable.

Archiva los recibos de pago en cada

expediente.

Jefe Trabajador
Inicio
Firma los recibos en

Calcula el 10% faltante de
constancia del pago total de
cada trabajador.
sus utilidades.
Elabora las cartas de

transferencial al banco.
Manda a depositar.
Realiza el asiento contable.
Archiva los recibos de pago

en cada expediente.
Fin

Proceso: Liquidación
Objetivo: Determinar el pago correcto al trabajador que ha sido despedido o ha

renunciado.
Responsabilidad: Todo el Departamento de Recursos Humanos.
Despido:
Director General: Decide prescindir del servicio de un empleado.
El Jefe
Busca el expediente del

trabajador.
Verifica todas las asignaciones

y deducciones.

Procede a calcularle la liquidación.
Se codifica la liquidación.
Manda hacer el cheque en caja.
Avisa al trabajador para que firme

su liquidación.
El Trabajador Verifica su liquidación. De no estar

conforme le pregunta al jefe.
Si esta conforme firma su

liquidación.

Recibe su cheque
El Jefe Archiva la planilla del liquidación

en el expediente.
Coloca el expediente en los

archivos muertos.

El jefe El trabajador
Inicio
Verifica
Busca el expediente
del trabajador.
No Si
Verifica todas
asignaciones y conforme
deducciones.
Procede a calcularle la
liquidación.
Aclara dudas con el
Firma la liquidación
Jefe
codifica la liquidación
Recibe su cheque.
Manda a realizar el
cheque
Avisa al trabajador
para que firme la
liquidacion.
Archiva la planilla de
liquidación en el
expediente.
Coloca el expediente
en los archivos
muertos.
Fin

Renuncia:
El Trabajador Entrega la carta de renuncia.
El Jefe Busca el expediente.
Verifica todas las asignaciones y

deducciones.
Procede hacerle el cálculo de

liquidación.
Codifica la liquidación.
Manda a realizar el cheque en

caja.

Avisa al trabajador para que firme

su liquidación.
El Trabajador Verifica su liquidación. De no estar

conforme le pregunta al jefe.
Si esta conforme firma su

liquidación.
Recibe su cheque
El Jefe Archiva la planilla del liquidación

en el expediente.
Coloca el expediente en los

archivos muertos

El jefe El trabajador
Inicio
Entrega la carta de
renuncia
Busca el expediente
Verifica
del trabajador.
No Si
Verifica todas
asignaciones y
deducciones.
conforme
Procede a calcularle la
liquidación.
Aclara dudas con el
Firma la liquidación
Jefe
codifica la liquidación
Recibe su cheque.
Manda a realizar el
cheque
Avisa al trabajador
para que firme la
liquidacion.
Archiva la planilla de
liquidación en el
expediente.
Coloca el expediente
en los archivos
muertos.
Fin

Urbanización Industrial La Yaguara-Caracas Fecha:
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS
Manual de descripción de
cargos
Este documento es un resumen de las principales
responsabilidades, funciones y/o actividades de los diferentes
cargos de la empresa.
Caracas, mayo de 2009
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
INDICE
Introducción 7
Responsables para su elaboración 8
Promulgación 9
Objetivo general y específicos 10
Uso del manual 11
Estructura organizacional 12
Descripción de cargos:
Director general 13
Asistente a la gerencia 15
Director de ventas 17
Director de comercialización 19
Estructura departamental 21
-
16/06/09
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Gerente RRHH 22
Asistente 25
Auxiliar 27
Aprendiz INCES 29
Departamento de Contabilidad
Contador 31
Secretaria 33
Adjunto al contador 35
Supervisor de sistema 37
Auxiliar contable 39
Departamento de computación
Supervisora 42
Operadora 43
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Aprendiz Inces 44
Departamento de computación
Jefe de almacén 46
Supervisor de Almacén 48
Supervisor de despacho 50
Asistente de almacén 51
Montacargas 53
Etiquetador 55
Ayudante de almacén 57
Ayudante de limpieza 59
Electricista 60
Mensajero 61
Departamento de Importación
-
16/06/09
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Gerente 64
Asistente 66
Operador 68
Departamento de Ventas
Gerente de ventas 71
Gerente de marca 73
Administrador de ventas 74
Jefe de ventas 77
Asistente de ventas 79
Analista de ventas Johnson 81
Administrador de ventas 82
Supervisor de ventas 84
Supervisor Johnson 86
Vendedor 88
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Vendedor Johnson 90
Promotor 92
Vendedor Junior 93
Merchandaiser 95
Departamento de Crédito y Cobranzas
Gerente 98
1 Analista 100
2 analista 102
3 analista 104
Supervisor de facturación 106
Cajera 107
Departamento de Comercialización
Asistente de cuentas especiales 110

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16/06/09
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Aprendiz INCES 113
Departamento Cadenas
Supervisor de cadenas 116
Vendedor 118
Promotor 120
Archivo general 121
Archivador 122
Glosario 124
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16/06/09
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Introducción
La administración de Recursos Humanos depende en gran medida de la cultura

existente en la organización, así como la estructura organizacional adoptada. Más aun
depende de las características del contexto ambiental, del ramo de negocio de la
organización, de las características internas, de sus funciones y procesos y de un sin número
de variables importantes.
Este manual es una guía para la administración del recurso humano dentro de la
empresa, donde se indican las tareas, responsabilidades y requisitos exigidos que sirven
para identificar y describir los diferentes cargos de la organización.
En este orden de ideas, la empresa Víveres Caracas C.A, se encuentra está en un

proceso de revisión fundamental para alcanzar mejoras en medidas críticas y actuales de
rendimiento, tales como: costo, calidad, servicio y rapidez. Esto se relaciona liga
directamente a los puestos cargos diseñados por la organización, ya que ellos son los
generadores de los procesos que se desarrollan para lograr eficiencia y calidad. De hecho,
un cargo debe ser rediseñado dentro de los parámetros del equilibrio que debe existir entre
la especialización, los conceptos de satisfacción, aprendizaje, rotación y objetivos
organizacionales.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Surge la necesidad de realizar a Víveres Caracas C.A, un Manual de cargos que le

facilite reclutar y seleccionar los candidatos con las competencias mínimas requeridas para
una adecuada adaptación e identificación de cada trabajador dentro de la empresa.
• Responsables para la elaboración
Director General: Jesús Antonio Alonso Barca
Jefe de Recursos Humanos: Ma. Lourdes Tovar
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Promulgación
La Gerencia General y el departamento de Recursos Humanos de Víveres Caracas

C.A, en sesión de la fecha aprobaron la información contenida por este Manual de
descripción de cargos.
El propósito fundamental de la elaboración de este manual es servir como ayuda a

la hora de reclutar y seleccionar personal.
Caracas, a los 16 días del mes de junio de 2009.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
• Objetivo general
Elaborar un manual para la descripción de cargos de la empresa Víveres

Caracas que permita al departamento de Recursos humanos la eficiencia en el
proceso de selección y reclutamiento de personal.
• Objetivos específicos:
 Identificar las áreas que conforman la estructura organizativa de Víveres Caracas

C.A.
 Establecer las tareas y responsabilidades de cada una de las áreas de Víveres

Caracas C.A.
 Facilitar el proceso de selección, reclutamiento y contratación de Recursos

Humanos en Víveres Caracas C.A.
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Uso del manual
Para la correcta implantación del manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:
5. El manual debe estar a disposición de todo el personal del departamento de recursos

humanos de Víveres Caracas c.a.
6. En la aplicación de este manual, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de los

procedimientos aquí descritos recaen sobre el jefe del departamento.
7. Cualquier cambio en las políticas de la empresa que en materia descripción de cargos

, generará también un cambio en su contenido con el fin de adaptarlo a las nuevas
políticas emitidas.
8. Este Manual solamente podrá ser modificado por la junta directiva y los Gerentes de
cada Departamento, para que cumplir los requerimientos necesarios de los cargos.
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16/06/09
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Estructura Organizativa
Asistente a la gerencia

Barquisimeto
Archivo General
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Descripción de cargos
Denominación del cargo: Director general
Propósito del cargo: Planear, dirigir y proporcionar el apoyo administrativo y financiero

que se requiera para el funcionamiento optimo, eficaz y eficiente de los departamentos.
Roles y tareas:
1. Es el responsable del control de inventarios y del cumplimiento de los objetivos

propuesto por la directiva.
2. Controlar, verificar los procesos en cada unos de los departamentos del área
administrativa de la empresa de las dos sucursales tanto de Barquisimeto y
Caracas.
3. Verificar todos los asientos contables de la empresa.

4. Realizar reuniones con los gerentes para nuevos procesos y mejoras de otros.
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16/06/09
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5. Hacer negociaciones con nuevos proveedores del extranjero.
6. Buscar mejoras en el área del almacén.
7. Velar por los cumplimientos de los objetivos de cada departamento.
Requisitos
1. Título universitario.
2. Cuatro (4) años de experiencias en el cargo.
3. Relaciones interpersonales.
4. Capacidad de trabajar en trabajar bajo presión.
5. Capacidad para solventar problemas de cualquier tipo.
6. Manejo de inventario.
7. Control de procesos.
8. Responsabilidad y puntualidad.
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Denominación del cargo: Asistente a la gerencia
Propósito del cargo: Asistir a la gerencia general para el cumplimiento de los

objetivos.
Roles y tareas:
1. Manejar y chequear toda la información de la gerencia general.
2. Manejo de inventario de los tres almacenes: Yaguara, Barquisimeto, galpón.
3. Revisar todos los estatus en el ministerio de alimentación.
4. Verificar la fecha de vencimiento de los productos.
5. Chequear todos los movimientos de inventario de las dos sucursales.
6. Reportes de ventas diarias de Barquisimeto.
7. Estar pendiente del fax central de la empresa.
Requisitos:
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
1. Título de bachiller
2. Conocimiento en sistemas operativos.
3. Experiencia laboral de 2 años.
4. Documentos personales vigentes.
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Denominación del cargo: Director de ventas
Propósito del cargo: Es la persona responsable ante Dirección General de la

selección de distintos segmentos de mercado a nivel nacional e Internacional, a su
vez es responsable de crear y desarrollar planes de acción de venta, así como
programas de promoción y presentaciones en eventos nacionales e internacionales
cumpliendo con las políticas, estándares y procedimientos.
Roles y tareas:
1. Planificación de la actividad comercial, incluyendo ventas personales, con el

fin de conseguir los resultados deseados y favorecer las actividades
necesarias para el éxito, así como en la dirección, control y motivación de un
equipo.
2. Coordinar, controlar a los departamentos de sus dependencias como lo son:

el Gerente de Oriente y el Gerente de Caracas, todos estos de ventas.
Pronósticos de ventas.
3. Relaciones con los clientes.
4. Visitas y seguimiento de clientes.
5. Asesoría en uso y aplicaciones de paquetes.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
1. Titulo de Ingeniera o licenciatura en carreras afines con el cargo.

2. Cuatro (4) años en el cargo de experiencia.
3. Conocimientos en el Mercado Nacional e internacional.
4. En planeación de estrategias y presupuestos.
5. Conocimientos en Relaciones humanas.
6. Conocimientos en Relaciones Públicas.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del Cargo: Director de Comercialización
Propósito del cargo: Planear, organizar y dirigir el desarrollo de las actividades

comerciales de la empresa.
Roles y tareas:
1. Creación, dirección y dinamización del equipo comercial con el fin de cumplir con
los objetivos comerciales definidos.
2. Capacitación de la fuerza de venta.
3. Planificar, controlar todas las actividades que realizan los departamentos de
comercialización.
4. Mercadeo directo.
5. Diversificación de clientes.
6. Chequear todo lo referente a la Cobranza y la entrega de facturas.
Requisitos:
1. Título universitario en el área.

2. Mayor a 4 años con experiencia.
3. Conocimiento de los productos comercializados en la empresa
4. Interpretación de balances e indicadores de pérdidas y ganancias.
5. Manejo de personal.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
6. Trabajo en equipo.
7. Control de procesos.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Jefe de Recursos
Humanos
Asistente
Auxiliar
Aprendiz INCES
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Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Jefe de Recursos Humanos
Propósito del cargo: Planificar y dirigir las actividades relacionadas con Recursos Humanos
(Administración de Personal, Desarrollo, Reclutamiento, Selección, Remuneraciones y
Beneficios), a fin de asegurar el personal idóneo y necesario, y contribuir con su
permanencia y desarrollo, siguiendo para ello los lineamientos de la Gerencia General y
Directores.
Roles y tareas:
1. Control de diferentes tareas en las dos sucursales (Caracas-Barquisimeto):
• Control del libro de préstamos del personal.
• Controlar la asistencia para el pago de bonos y pago alimentario
• Cálculo de liquidación.
• Cálculo por antigüedad.
• Realización de cierre anual.
• Hacer asientos de nominas, utilidades y vacaciones.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
• Hacer cumplir las normas de higiene y seguridad laboral, reglamento interno.
2. Solicitud de:
• Solvencia laboral.
• Solvencia del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivencia.
• Solvencia de Seguridad Social.
• Solvencia de Inces.
3. Solicitud de uniformes y materiales del trabajo de acuerdo a las normas de

seguridad laboral.
4. Control y planificación de Vacaciones del personal administrativo de la empresa.
5. Reclutamiento y selección de personal.

6. Inducción.
7. Sistemas de remuneración del personal: sueldos y bonos ayuda.
8. Comunicación interna (amonestaciones, convocatoria para reuniones, etc.).
9. Calculo de LPH, SSO, INCES, Paro forzoso, sindicato.
10. Reuniones mensuales con el sindicato.
11. Servicios complementarios: comedores, servicios médicos, etc.
12. Tramites de declaración de Accidentes y similares (INPSASEL).
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Teléfono: (0212) 471-33-33
13. Despidos de personal.

14. Intermediario entre empresa y los abogados en asuntos legales.
15. Chequear y verificar todos todas las actividades que realiza el asistente, auxiliar y
pasante.
Requisitos:
1. Título Universitario
2. Cuatro (4) años de experiencia.
3. Dominio técnico de las técnicas y métodos de administración de personal.
4. Conocimiento de Derecho Laboral
5. Experiencia en el trato y manejo de personal
6. Conocimiento de computación
7. Documentación personal vigente
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Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Asistente de Recursos humanos
Propósito del cargo: Ejecutar planes y programas pertinentes a la administración de

personal, aplicando técnicas administrativas relacionadas con el recurso humano, a fin de
contribuir con el desarrollo de los procesos administrativos relacionados con la gestión de
recursos humanos.
Roles y tareas:
1. Elaborar reportes e información de vendedores, con respecto a las diferentes líneas

“análisis de vencimiento, reportes de ventas y cobranza nuestros de clientes.
2. Cargar en el sistema todos los ingresos.
3. Registro y control de los ingresos.
4. Cancelación de nóminas, bonificación.
5. Registros de libros de préstamos.
6. Control de alquiler de vehículos.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
7. Ingreso y egreso de los empleados en el sistema del Seguro Social.
8. Chequear reportes de cobranzas por vendedor para pago de comisiones: (cierre de

vendedores).
9. Elaboración de planillas de Ingresos, egresos, reportes de novedades por reposos y

reportes por novedades por asuntos de sueldos para ser presentados al Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales.
10. Control del material de Domesa.
Requisitos:
1. Título de Técnico Superior en administración o una carrera a fin.
2. Dominio técnico de las técnicas y métodos de administración de personal.
3. Seis (6) meses de experiencia laboral en el área o una similar.
4. Documentación personal vigente.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Auxiliar de recursos humanos
Propósito del cargo: Apoyar al Jefe de recursos humanos a efecto que mantenga el clima
laboral y a la realización de las diferentes tareas del departamento.
Roles y Tareas:
1. Registros de reposo en el sistema de la empresa y en el de Seguro Social
2. Realización de pago de bono ayuda.
3. Agilizar los prestamos del Fidecomiso
4. Pagos de viajes de los vendedores
5. Agilizar los pagos de los cupones alimentarios de las dos sucursales
6. Manejo del personal (Recepción de Personal).
7. Elaboración de constancias de trabajo del personal.
8. Elaboración de planillas de solicitud préstamos sobre fidecomiso.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
2. Conocimiento de Windows
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del Cargo: Aprendiz INCES
Propósito del cargo: Apoyar al departamento de recursos humanos en los procedimientos,

tareas y actividades.
Roles y tareas:
1. Manejar equipos de oficinas y computación.
2. Elaborar documentos administrativos.
3. Preparar documentos administrativos.
4. Prepara documentos para el envió.
5. Archivar documentos varios.
6. Distribuir correspondencias.
7. Gestionar movimientos internos de personal.
8. Elaborar informes de movimientos de personal.
9. Elaborar informes
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
10. Verificar pagos de retención L.P.H deducciones y P.N.A
11. Procesar información para la elaboración de nomina de trabajadores.
12. Suministrar instrumentos de evaluación técnica al personal.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Departamento de contabilidad
Contador
interno
Secretaria
Adjunto al contador
Supervisor de Sistemas
Auxiliar contable
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Dominación del cargo: Contador interno
Propósito del cargo: Llevar el control de todos los ingresos y egresos de la empresa. Cada
activo y bien que tiene la empresa Víveres Caracas C.A
Roles y Tareas:
1. Chequeo de la contabilidad general de la empresa.

2. Elaboración de balances.
3. Supervisión de la posición bancaria diaria
4. Control de obligaciones bancarias
5. Control de las relaciones de pago a proveedores semanalmente.
6. Revisión del cálculo del I.V.A, retenciones, I.S.R.
7. Pago a proveedores del exterior.
8. Supervisión de las tareas del departamento de RRHH.
9. Supervisión de los asientos contables.
10. Supervisión de todas las actividades del personal que está a su cargo.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
11. Flujo de caja.

12. Verificación de todos los depósitos de Caracas y Barquisimeto.
13. Control de las chequeras de la empresa.
14. Realización de relaciones de obligaciones bancarias.
15. Verificación de cada asiento relacionado con: INCES, SSO, INAVI.
Requisitos:
2. Dominio técnico de las técnicas y métodos de la contabilidad.
3. Conocimiento de Derecho Laboral.
4. Cuatro (4) años de experiencia en el área.
5. Experiencia en el trato y manejo de personal.
6. Conocimiento de computación.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Secretaria
Propósito del cargo: su finalidad es ayudar en las diferentes actividades en el

departamento de contabilidad.
Roles y tareas:
1. Motorizado: recibir y entregar diariamente la correspondencia de los diferentes

bancos.
2. Recibir las diferentes facturas de los gastos.
3. Calcular el monto a pagar de dichos gastos.
4. Contabilizar y controlar las fechas de vencimientos las facturas recibidas.
5. Revisar las carpetas de contabilidad
6. Pasar asientos contables diariamente
7. Archivar todas las facturas recibidas.
8. Pago de facturas a los proveedores y transportistas.
9. Elaborar cheques
10. Elaborar las ventas de la Yaguara.
11. Elaboración de cartas a los bancos.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
2. Manejo de Windows
5. Conocimiento en el área contable.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Adjunto al contador
Propósito del cargo: Apoyar al contador de la empresa en las actividades de la contabilidad

para tener localidad en el área contable ya que es un departamento muy importante.
Roles y tareas:
1. Revisión de toda la contabilidad de la empresa

2. Preparación de la disponibilidad bancaria diariamente
3. Preparación de balances generales
4. Seguros: Preparación de gastos de transporte: terrestre y marítimo.
5. Conciliaciones bancarias.
6. Cálculo de las cuentas por pagar y por cobrar.
7. Apoyar al contador a llevar toda la contabilidad de la empresa.
8. Llevar el control de la caja chica.
9. Manejo de préstamos.
10. Elaboraciones de conciliaciones bancarias.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
2. Por lo menos dos (2) años de experiencia en el área.
3. Conocimiento de computación
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Supervisor de sistemas
Propósito del cargo: Supervisar y coordinar el sistema de la empresa (Base Grafico).
Roles y tareas:
1. Verifica el manejo del sistema de la empresa.

2. Hacer mantenimientos de la base de datos del sistema.
3. Asiste a cualquier duda o dificultad que tenga el usuario con el sistema (Base
Grafico).
4. Ayuda al cumplimento y tramites del Sindicato (Viveca).
5. Supervisión y control de la red informática de la empresa.
6. Proporcionar soporte y gestión de todos los módulos implementados en el sistema
(Contabilidad, Nomina, Inventario, Clientes, Ventas, Proveedores).
7. Supervisar y analizar la recopilación y análisis de información de procedimientos
manuales y automáticos a objeto de sistematizarlos e integrarlos al sistema
identificando los objetivos.
8. Diseño de instructivos de cada uno de los módulos que forman el sistema.
9. Proporcionar asistencia con el hardware o software de los equipos.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos
1. Título de bachiller.
2. Manejo de sistemas operativos (Microsoft Windows 2000 Server, Linux).
3. Manejo de base de datos relacionales.
4. Conocimiento general de servidores web.
5. Proactivo, con experiencia en la dirección de equipos de trabajo, adaptación y
flexibilidad a los cambios. Servidores web, servidores de correo.
6. Experiencia con el área de computación.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Auxiliar contable
Propósito del cargo: Llevar a cabo un apoyo en el área contable de manera eficiente y con
mayor calidad.
Roles o tareas:
1. Postear de libros de compra (quince y último).

2. Declaración ante el Seniat por medio del internet, del IVA (quince y último).
3. Contabilizar las cuentas por cobrar tanto de Barquisimeto y Caracas.
4. Llevar los gastos de oficina de Caracas y Barquisimeto.
5. Contabilizar facturas y cuadres de las mismas para su posterior pago.
6. Conciliación de bancos.
7. Archivar.
8. Sacar Copias.
9. Chequear entradas de mercancías de Barquisimeto.
10. Chequeo de disponibilidad bancaria.
11. Controlar los correlativos de los formatos de ventas y los números de documentos
de los mismos (facturas, notas de crédito y nota de debito).
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisito:
2. Manejo de Windows.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Departamento de Facturación
Director general
supervisor
Operador 2
Aprendiz
INCES
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Supervisor
Propósito del cargo: Coordinar todas las actividades del departamento de computación para
tener calidad en la proceso de facturación de la empresa.
Roles y tareas:
1. Coordinar todas las actividades del departamento.

2. Revisión de todos los pedidos pre-facturados.
3. Revisión de facturas para el despacho.
4. Elaboración de reportes del departamento.
5. Chequeo y control de todas las actividades del Departamento.
Requisitos:
2. Conocimientos en programas de computación.
3. Experiencia en el área.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación de cargo: Operadora 2
Propósito del cargo: llevar el control de todas las facturas de la cartera de clientes.
Roles y tareas:
1. Facturar toda la cartera de clientes.

2. Elaboración, impresión y distribución de las notas de crédito, debito y anulaciones.
3. Transcripción de pedidos.
Requisitos:
2. Conocimientos de los programas de computación.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Aprendiz INCES
Propósito del cargo: Ayudar y apoyar en las diferentes actividades que se llevan dentro del
departamento.
Roles o tareas:
1. Transcripción de pedidos.
2. Archivo de pedidos.
3. Rotación en cada una de las actividades del departamento.
4. Realizar todas las funciones que le asigne el supervisor.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Departamento de almacén
Jefe de almacén
Supervisor de Supervisor
almacén De despacho
Asistente de
almacén
Ayudante de Ayudante de
Montacargas Etiquetador Electricista Mensajero
almacén limpieza
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Jefe de almacén
Propósito del cargo: Verificar que toda la mercancía que llega a la empresa sea la misma
que se solicito y ver si llega en buen estado lo que respecta a la a las fechas de
vencimientos, y que los ayudantes estén en un clima laboral estable.
Roles y tareas:
1. Recibir mercancías ( Camiones, containers)
2. Chequear y recibir mercancías a los fleteros.
3. Recibir la facturación despachada para el fletero.
4. Revisar entradas de mercancía y ajustes al inventario.
5. Realizar inventario general de mercancía semanalmente.
6. Manejo de personal obrero
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
7. Cierre del galpón al culminar la jornada de trabajo.
Requisitos:
3. Conocimientos básicos sobre inventario.
4. Conocimientos básicos de computación.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Supervisor de almacén
Propósito del cargo: Su finalidad es apoyar al jefe de almacén a las tareas y actividades
que amerita el almacén.
Roles o tareas:
1. Recibir mercancías a proveedores (Gandolas Containers, etc.).
2. Despachar mercancías.
3. Recibir la facturación despachada por el fletero.
4. Coordinar el apartado de mercancía.
5. Arreglar facturas para cuadrar viajes.
6. Operar el Montacargas.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
1. Título Bachiller.
3. Conocimientos de programas de computación.
4. Responsable y puntual.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Supervisor de despacho
Propósito del cargo: Tiene como finalidad cumplir todas las necesidades de los clientes
tales como; que la mercancía le llegue a tiempo, en buen estado. Para que los clientes se
sientas satisfechos con el servicio de nuestra empresa.
Roles o tareas:
1. Chequear todos los pedidos de los clientes
2. Verificar si la mercancía está en buen estado.
3. Despachar mercancías.
4. Pagar los fletes.
Requisitos:
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
2. por lo menos un (1) año de experiencia.
Denominación de cargo: Asistente de almacén
Propósito del cargo: Apoyar a controlar y ordenar todas las actividades del almacén.
Roles y tareas:
1. Hacer guías de despacho.
2. Anexar las recomendaciones de cambio.
3. Elaborar los DM ( Devoluciones y mal estado de las mercancías)
4. Recibir mercancías en buen y mal estado
5. Procesar los viajes ya entregados.
6. Despachar camiones.
7. Calcular los fletes a los transportistas.

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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
1. Título bachiller.
2. Dos (2) años de experiencia en el área.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Montacargas
Propósitos del cargo: Llevar al almacén la mercancía que llega a la empresa y

trasladarla de un lugar a otra cuando haya inventario.
Roles y tareas:
1. Llevar la mercancía de los proveedores para el almacén.
2. Trasladar la mercancía de un lado a otra dentro del almacén a la hora del

inventario.
3. Mantener en buen estado la monta-carga.
4. Recepción e identificación del material.
5. Actividades de ayudante en general.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
1. Título de Bachiller.
3. Tener conocimiento de manejo.
4. Licencia de conducir vigente.
5. Certificado de salud vigente.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Etiquetador
Propósito del cargo: Revisar cada uno de los productos que llegan a la empresa con el fin
de ver si está en buen estado y que su identificación coinciden con la misma de nuestro
pedido.
Roles o tareas:
1. Revisar el producto:
El grosor de la etiqueta
El código de barra sea igual el que aparece en la factura.
Registro de sanidad
La empresa que lo importa.
Fecha de vencimiento.
2. Dar orden para que sea trasladado al almacén.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Ayudante de almacén
Propósito del cargo: Verificar, clasifica y traslada la mercancía que llega a las instalaciones
de la empresa al montacargas.
Roles y tareas:
1. Ayudar a transportar las mercancías al almacén.
2. Clasificar la mercancía.
3. Mantener en buen estado el almacén.
4. Colocar la mercancía en los lugares destinados para cada categoría.
5. Descarga la mercancía del conteiners, Camiones, etc.
6. Llevar la mercancía que se va a llevar a los clientes a los camiones, containers, etc.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
1. Título de bachiller (En caso no haberlo culminado, por lo menos haber aprobado la
educación inicial).
3. Saber leer y escribir.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación de cargo: Ayudante de limpieza
Propósito del cargo: Tiene como finalidad mantener en buenas condiciones las
instalaciones de la empresa.
Roles o tareas:
1. Limpiar todas las instalaciones de la empresa.
2. Repartir café a todos los empleados de la empresa.
3. Hacer pedido de artículos de limpieza administración.
Requisitos:
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Electricista
Propósito del cargo: Velar para que todas las conexiones de electricidad que están dentro
de la empresa estén en buen estado para prevenir cortos circuitos, ni accidente mayor.
Roles o tareas:
1. Verificar si las conexiones que están dentro de la empresa están en buen estado.
2. Revisar, instalar los sistemas de suministro energía de eléctrica.
3. Realizar el mantenimiento, reparaciones de equipos eléctricos.
4. Otras funciones que le asigne el jefe inmediato.
Requisitos:
1. Técnico Electricista.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
3. Tener experiencia en instalaciones eléctricas.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Mensajero
Propósito del cargo: Cuidar todos los documentos que la empresa le suministre para los
trámites correspondientes. Y realizar las distintas tareas que le mande la organización.
Roles o tareas:
1. Realizar los depósitos de cobranza en los diferentes bancos.
2. Pago de patente de industria y comercio.
3. Compras de materiales de oficina, de limpieza, y artículos menores que se

necesiten para el buen funcionamiento de la empresa.
4. Entrega de valijas al sitio de envió (Domesa).
5. Presentar planillas elaboradas ante el Seguro Social.
6. Cancelación de servicios básicos (agua, luz, teléfono).
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
4. Licencia de conducir vigente.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Departamento de importación
Jefe de
importación
Asistente
Operador 1
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Jefe de importación
Propósito del cargo: Es planificar, coordinar y controlar todo los trasmites que tiene la
empresa con los nuevos proveedores del extranjero.
Roles y tareas:
1. Comunicarse con los proveedores del extranjero.
2. Tramitar todo lo concerniente al envió de los productos solicitados.
3. Narrar cartas para los proveedores.
4. Tramitar los asuntos legales de la empresa que nos asesora en la aduana.
5. Realizar cartas de crédito al banco con el fin que le paguen a los proveedores.
6. Realizar cartas a bancos para el impuesto de importación.
7. Estar pendiente del cierre de CADIVI.
8. Elaboración de carta para que el SENCAMER apruebe el CPE.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
9. Chequear las tareas que realizan los asistentes.
Requisitos:
1. Título Universitario o Licenciatura.
2. Seis (6) años de experiencia en el área.
4. Conocimientos aduanales.
5. Conocimientos de CADIVI.
6. Llevar la actualización de los reportes de proveedores.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Asistente de Importación.
Propósito del cargo: Apoyar al Gerente de Importación en todos los trámites para captar a
mas proveedores.
Roles y tareas:
1. Organizar los documentos de cada proveedor.
2. Abrir el expediente de cada proveedor.
3. Estar pendiente de los avances de cada proveedor.
4. Hacerle seguimiento a la mercancías nueva que importan.
5. Tener contacto con los agentes de la aduana.
6. Estar pendiente del proceso de embarque.
7. Armar el expediente, ya cuando la mercancía ha sido nacionalizada.
8. Recibe y organiza documentos.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
9. Actualización de reportes de mercancías.
10. Hace contacto con los almacenes en los puertos.
11. Revisar constantemente la pagina de Vconirter. Para ver si hay deudas de la

empresa.
Requisitos:
(En caso que no tuviese un título universitario, traer certificados de cursos

realizados y el titulo de bachiller)
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Operador 1
Propósito del cargo: Apoyar al Gerente de Importación en todos los trámites para captar a
mas proveedores.
Roles y tareas:
1. Trámites para los registros sanitarios para los productos de la empresa.
2. Estar pendiente de empacar los empaques vacios y llenos de los nuevos productos
para que aprueben los registros sanitarios de los nuevos productos.
3. Solicitud de certificado de no producción (Ministerio de alimentación).
4. Solicitudes de CADIVI.
5. Tramite para el certificado de importación de cualquier producto.
6. Archivar.
7. Mandar fax.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
8. Verificación del Registro Sanitario.
9. Armar los expedientes de cada proveedor.
10. Elaboración de carta para que el SENCAMER apruebe el CPE.
11. Estar pendiente de la fecha de vencimiento de los registros para renovarlo.
12. Armar carpetas de los Registro Sanitarios.
13. Sacar Copias.
Requisitos:
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Departamento de ventas
Gerente de Gerente de
ventas marca
Secretaria
Jefe del
Administrador
departamento
Asistente
Supervisor de Analista de Supervisor

ventas ventas Johnson
Vendedor Vendedor
Vendedor Promotor Merchandaiser
Junior Johnson
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Gerente de Ventas
Propósito del cargo: La responsabilidad del gerente de ventas, no es solo vender, sino
dirigir y dinamizar a un grupo de vendedores. Se piensa en un líder de un equipo de ventas
imaginamos el perfil de un líder, que facilita, que apoya, motiva, instruye y es mentor de
desarrollo.
Roles o tareas:
1. La investigación comercial o de mercados.

2. El marketing.
3. La planificación comercial.
4. Las previsiones de ventas.
5. El análisis de los precios.
6. La formación de vendedores y comerciales.
7. Las políticas y técnicas de promoción de ventas.
8. La distribución.
9. Publicidad.
10. Organización de la red de ventas.
11. Gestión de la comercialización.
12. Estudio y conocimiento de la competencia.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
1. Título universitario (Licenciatura, Ingeniería o técnico) en ventas o

en una carrera a fin.
3. Cursos realizados (Opcional).
4. Seis (6) o más tiempo en el área.
5. Relaciones interpersonales.
6. Capacidad para trabajar bajo presión.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Gerente de marca
Propósito del cargo: Cubrir el campo de actuación de una actividad de la empresa destinada
a facilitar el camino de la venta. El gerente tiene su razón de ser en llegar a abrir nuevos
mercados o ampliar los existentes. Estará constituido por las técnicas y métodos que se
utilicen para alcanzar esa finalidad.
Requisitos o tareas:
2. Cuatro (4) años de experiencias.
3. Conocimiento de los productos o servicios objeto de la actividad de la empresa.
4. Conocimiento del mercado y del sector en que opera la empresa.
5. Prospección o investigación de mercados.
6. Técnicas de marketing.
7. Estudios de mercado de nuevos productos.
8. Análisis de la competencia.
9. Prospección de ventas para fijar volúmenes de fabricación o compras.
10. Estudios de puntos débiles y fuertes de la empresa.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
11.
Denominación del cargo: Administrador de ventas
Propósito del cargo: Reportar, analizar indicadores de gestión y apoyar a la fuerza de

ventas en los procesos que faciliten la pronta solución y fluidez de la gestión de ventas y en
la obtención de resultados estadísticos de investigaciones de mercado bajo la supervisión
directa del Gerente y supervisor de ventas.
Roles o tareas:
1. Establecimiento de cuotas basadas en indicadores Gestión (ventas,

cobranza y activación), y seguimiento del logro de los objetivos y/o metas
propuestas.
2. Cálculo de incentivos de los Indicadores de gestión, para el pago a la

fuerza de Ventas, por los objetivos logrados.
3. Calculo de comisiones de cobranza para el pago de incentivos a los

vendedores.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
4. Calculo de las cuotas de cobranzas para establecer los parámetros a

alcanzar en el mes siguiente.
5. Elaboración de reportes de ventas y seguimiento de los concursos externos

asignados por las empresas proveedoras, con marcas propias.
6. Elaboración de la Carta mensual de Johnson, presentación de los

resultados de los indicadores de Gestión.
7. Revisión y actualización de rutas, para a fuerza de ventas.
8. Manejo e interpretación de datos estadísticos.
9. Emitir y analizar reportes de indicadores de gestión.
10. Organizar y enviar estadísticas de investigaciones y resultados de la

gestión realizada semanalmente, a la fuerza de ventas de Centro y Oriente.
11. Preparación y análisis de informes de ventas para las reuniones de

gerencia.
12. Comunicación diaria con los Supervisores de ventas, aportando

información de lo que se ha facturado y pre-facturado.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
13. Reunión con la fuerza de ventas todos los viernes, para la solución de
problemas que hayan tenido con dichas ventas.
14. Diseño y actualización de los diferentes formatos de control utilizados por

la fuerza de ventas, adecuados a sus necesidades.
15. Diseño del plan de ventas para que los supervisores le asignen cuotas por
cajas a sus vendedores.
16. Verificar y coordinar con los Supervisores de ventas de depuración de la

cartera de clientes, apertura y eliminación de clientes.
Requisitos:
1. Título universitario (Licenciatura, Ingeniería o técnico) en ventas o en una carrera a

fin.
2. Seis (6) o más tiempo de experiencia en el área.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Jefe de ventas
Propósito: Controlar y realizar las actividades del departamento de ventas.
Roles y Tareas:
1. Revisión y actualización de las lista de precios.
2. Cálculos de precios de ventas.
3. Atención de clientes por teléfonos
4. Revisión de pre-facturas.
5. Atención de vendedores y supervisores telefónicamente.
6. Transcripción de correspondencias.
7. Archivo de correspondencias varias.
8. Coordinar entrevistas a postulantes del área de ventas.
9. Verificación diaria de los despachos y devoluciones.
10. Transferencia y ajustes de inventario.

-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
5. Título universitario (Licenciatura, Ingeniería o técnico) en ventas o en una carrera a

fin.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Asistente de ventas
Propósito del cargo: Esta encargada de las actividades especificas dentro del departamento
así como también es encargada de asistir al jefe de su departamento y asumir todas las
obligaciones en el momento que el mismo no esté presente.
Roles o tareas:
1. Transcripción de los pedidos de cadenas.

2. Desglose de factura y envió a contabilidad y archivo.
3. Posteo de facturas.
4. Atención de vendedores por teléfono y personal.
5. Atención de clientes por teléfono.
6. Preparación y envió de valijas a vendedores y sucursales.
7. Elaboración de pedidos al personal.
8. Reservación de pasajes.
9. Cálculos de retenciones.
10. Asignación teléfonos y líneas telefónicas.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
2. Un (1) año de experiencia laboral.
4. Certificados de cursos realizados en esa área (opcional).
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Analista de ventas
Propósito del cargo: Es ayudar aumentar la cartera de clientes y aplicar métodos para
mejorar la calidad en el departamento de ventas.
Roles o tareas:
1. Apoya a la unidad de administración de ventas.
2. Analiza la base de datos de ventas.
3. Calculo de la cuota de ventas.
4. Participa en los inventarios.
5. Elaboración de ofertas de ventas.
6. Busca las ofertas del mercado para ofrécelas a los nuevos clientes.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
1. Título universitario (Licenciatura, Ingeniería o técnico) en ventas o en una

carrera a fin.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Administrador de ventas Johnson
Propósito del cargo: Controlar y evaluar toda la administración de la ventas Johnson.
Roles o tareas:
1. Chequear pedidos contra el sistema, para ver la solvencia del cliente.
2. Dar seguimiento a la apertura de nuevos clientes para la asignación del tipo de

cliente y depuración de la base de datos de los mismos.
3. Enviar inventario de productos de la línea vía internet a coordinación Johnson y

fuerzas de ventas.
4. Gestionar información recibida/enviada al correo electrónico de la empresa.
5. Llevar las minutas de reunión semanal y mensual.
6. Generar reportes estadísticos relacionados a las ventas, activaciones, concursos

para reunión semanal y/o cuando se requieran.
7. Realizar auditorías a los vendedores semanalmente.
8. Generar KPI y datos necesarios (devoluciones de mercancía, compras a Johnson

Inventarios) para la carta mensual.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
9. Chequear las facturas pago de cabezales a los clientes, a través del FIC
(seguimiento a todo los concerniente con este convenio).
10. Prestar apoyo al supervisor en la captación de personal (realizar llamadas para

entrevistas y dar opinión de la misma).
11. Diseñar formatos requeridos para la fuerza de ventas( Ej. Reporte de promotores)
12. Realizar comunicaciones escritas.
13. Calcular de acuerdo al cumplimiento de cuotas, el pago de supervisor y vendedores

Johnson, al cierre de mes.
Requisitos:
1. Título universitario (Licenciatura, Ingeniería o técnico) en ventas o en una

carrera a fin.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Supervisor de ventas
Propósito del cargo: Coordinar trabajo y rutas de vendedores para mejorar la calidad.
Roles y tareas:
1. Mantener comunicación con los diferentes clientes a fin de saber las

necesidades de los productos que se distribuyen.
2. Coordinar trabajos de rutas de los vendedores.
3. Entrenar a los vendedores.
4. Cooperar a impulsar los productos entre los clientes de la empresa.
5. Hacer presentaciones de los productos.
6. Mantener informada a la gerencia de venta de todo lo relacionado a la venta

y distribución de los productos así como los problemas relacionados con la
misma.
7. Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos de la empresa.

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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
8. Coordinar y revisar la elaboración de los reportes de las diferentes

actividades realizadas en el departamento.
Requisitos:
2. Por lo menos dos (2) años de experiencia en supervisión de ventas.
3. Conocimientos y habilidades en el manejo de computadoras.
4. Excelente imagen
5. Actitud hacia la planificación estratégica y operativa.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Supervisor Johnson
Propósito: Coordinar, consolidar y Verificar si los objetivos del departamento se

está cumpliendo. Que es darnos a conocer como una empresa grande y de calidad a
la hora de distribuir los productos.
Roles y tareas:
1. Verificar que las facturas por despacho sean las mismas que dice en el sistema.
2. Captar personal (realizar llamadas entrevistas y dar opinión de la misma).
3. Prestar apoyo en todo lo necesario la fuerza de ventas multi-lineas (realizar

cuotas y calcular el pago de supervisores, auditorias a vendedores Johnson,
diseñar y generar reportes del sistema, chequear valija vendedores Johnson,
generar lista de precios).
4. Entregar a los vendedores los reportes.
5. Verificar las rutas de los vendedores y promotores.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
6. Chequear si los productos Johnson están en buen estado.
7. Hacer informes de los productos devueltos.
Requisitos:
4. Capacidad de elaboración de proyectos.
5. Conocimiento en ventas.
6. Responsable.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Vendedor
Propósito del cargo: Es vender a grandes negocios y prestando la mejor atención a los
clientes para así dar mayor calidad.
Roles y tareas:
1. Visitar rutas pre-establecidas por el Sup. De ventas.
2. Tomar órdenes de pedido.
3. Efectuar las cobranzas de los productos vendidos.
4. Efectuar cualquier otra función inherente a su cargo.
5. Cumplir con las políticas de la empresa.
6. Vender por catálogos y ser habladores de productos bajo distribución.
7. Contacto permanente con los clientes.
8. Llevar la cartera de clientes.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
9. Supervisión de promotores y merchandaiser.
Requisitos:
1. Título de Bachiller ´
2. Conocimientos y habilidades en el manejo de equipos de oficina y

computadoras.
3. Excelente capacidad para relacionarse con clientes externos.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Vendedor Johnson
Propósito del cargo: Dar a conocer los productos de la marcas Johnson y venderlos.
Roles y tareas:
1. Visitar rutas pre-establecidas por el Supervisor Johnson.
2. Tomar órdenes de pedido Johnson.
4. Efectuar cualquier otra función inherente a su cargo.
5. Cumplir con las normas y procedimientos de la empresa.
7. Y tener conocimientos de la marca Johnson.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
3. Conocimiento en computación.
4. Persona proactiva, con iniciativa, extrovertida y con don de gentes.
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16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Promotor
Propósito del cargo: Dar a conocer todos nuestros productos.
Roles y tareas:
1. Información, promoción y asesoramiento al público acerca del producto en los stands

habilitados en los puntos de venta de los centros comerciales, súper mercados.
2. Captación de clientes para la contratación del producto.
3. Atención a la demandas del público respecto a los productos de nuestra empresa.
4. Velar para que nuestros productos estén en buenas condiciones en los stands de las
cadenas.
Requisitos:
3. Buena presencia
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Vendedor Junior
Propósito del cargo: Promocionar y vender nuestros productos a pequeñas franquicias.
Roles o tareas:
1. Vender en pequeñas franquicias (Kioscos, panaderías, abastos).
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
3. Buena presencia
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Merchandaiser
Propósito del cargo: Buscar la optimización del manejo de productos escogiendo las
ubicaciones adecuadas en función de variables como: lugar, cantidad, tiempo, forma, por
un lado, escaparates, mostradores y lineales.
Roles y tareas:
1. Diseño y montaje de acuerdo al comercial de tiendas según los criterios

marcados por la empresa.
2. Control de los equipos de venta para el correcto mantenimiento de la imagen

de los stands.
3. Diseñar y ejecutar las principales campañas (rebajas, navidad, etc.) así como
las promociones puntuales con carácter unificado para todos los puntos de
venta.
4. Liderar el montaje de producto.
5. Colocan en los stands todos nuestros productos.
6. Personalización en los puntos de ventas.

-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
2. Capacidad para trabajar bajo presión.
4. Capacidad de liderazgo.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Departamento de crédito y cobranzas
El Gerente trabaja conjuntamente El Gerente trabaja conjuntamente
Gerente
Cajera
Supervisor de
facturación
1 Analista de crédito y 2 Analista de Crédito y 3 Analista de Crédito y

cobranza cobranza cobranza
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Gerente de crédito y cobranza
Propósito del cargo: Liderar, administrar y desarrollar a la fuerza de ventas, en la ejecución

de un servicio de calidad, logrando la lealtad del cliente, para el logro de los objetivos del
presupuesto de ventas.
Roles y tareas:
1. Supervisión y control sobre las actividades del departamento.

2. Elaboración de informes y reportes sobre la gestión y situación de la cartera de
crédito de clientes activos y cuentas incobrables.
3. Proceso de recepción y transcripción de comprobantes de retención de
impuesto (IVA) sobre clientes clasificados “Contribuyentes Especiales”.
4. Generación y control de las cuotas de cobranzas asignadas a la fuerza de
ventas.
5. Envió y control de casos pasados a Abog. Externos (zona nº 90).
6. Aprobación y revisión del proceso de inclusión de clientes de clientes nuevos,
transferencia y eliminación de clientes.
7. Revisión y aprobación de pedidos diarios de ventas.
8. Elaboración y control de auditorías administrativas de la zona de ventas.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
9. Seguimiento y control sobre la gestión de cobranzas de facturas en posesión de

los vendedores.
10. Transcripción diaria de la caja de cobranzas.
11. Proceso de registro en el sistema, seguimiento y control de la cuenta de cheques
devueltos.
12. Proceso anual de ajustes por cuentas incobrables.
Requisitos:
1. Técnico Superior o licenciado en el área.

2. Experiencia por lo menos de 2 años en el área.
3. Referencias de otras empresas.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: 1 analista de crédito y cobranza
Propósito del cargo: Controlar la cartera de crédito a los clientes, garantizando efectividad
en la cobranza, así como el retorno del dinero en la fecha estipulada, siguiendo los
lineamientos establecidos en la Política de Crédito y Cobranzas.
Roles y tareas:
1. Recepción y revisión de cobranzas zonas nº:

103,104,105,105,106,108,301,303,304,307,404,405,671 (12 en total).
2. Elaboración y control de auditorías administrativas de zonas de ventas.
3. Control diario de las solicitudes de Recomendaciones de cambio para

remitirlas al Almacén y posterior seguimiento para su cálculo.
4. Recepción y cálculo de “DM” para la elaboración de N/C por

devoluciones de mercancías.
5. Archivo de relaciones de cobro (amarillas) de las zonas bajo su revisión.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
1. Título de universitario
(En caso que no tuviese un título universitario, traer título de bachiller).
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: 2 Analista de crédito y cobranza
Propósito del cargo: Controlar la cartera de crédito a los clientes, garantizando efectividad
en la cobranza, así como el retorno del dinero en la fecha estipulada, siguiendo los
lineamientos establecidos en la Política de Crédito y Cobranzas.
Roles y tareas:
1. Liquidación de viajes de transportistas, incluyendo el proceso de control y

asignación de facturas, cheques devueltos y N/C. a sus respectivos vendedores.
2. Recepción y revisión de 15 zonas
3. Archivo y control de talonarios de comprobantes y relación de cobro para
vendedores.
4. Proceso de preparación, envío y control de correspondencia en general.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
1. Título universitario
2. Un año de experiencia en el área de Finanzas
3. Conocimiento de computación.
(En caso que no tuviese un título universitario, traer título de bachiller).
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: 3 analista de crédito y cobranza
Propósito del cargo: Apoyar en las tareas al Gerente de crédito y cobranza.
Roles y tareas:
1. Recepción y revisión de cobranzas en 12 zonas.
2. Proceso de apertura de clientes nuevos.
3. Apertura inicial, mantenimiento y control de los expedientes de crédito,

de clientes activos.
4. Desglose de diario de notas de crédito por:
Descuento procesados en caja.
Facturas anuladas.
5. Revisión diaria del proceso de transcripción de caja con las notas de

créditos emitidas.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Supervisor de Facturación
Propósito del cargo: Apoyar al departamento de crédito y cobranza en el control de las

facturas y comprobantes.
Roles y tareas:
1. Controlar cada una de las facturas que llevan a la empresa.

2. Transcripción de notas de créditos.
3. Transcripción de prefacturación.
4. Cierres de vendedores y proveedores.
5. Archivo de pedidos de vendedores y reportes diarios. ´
6. Chequeo de prefacturación.
Requisitos:
1. Título de Técnico Superior en el área.

3. Trabajar bajo presión.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Cajera
Propósito del cargo: Control y planificación de todo con concernientes a la caja de la

empresa.
Roles y tareas:
1. Recepción de cobranza de vendedores de la zona.

2. Recepción de comprobantes de retenciones de clientes clasificados como
contribuyente especiales.
3. Archivar originales de comprobantes de cobro de caja de cada zona.
4. Proceso de arqueo de caja.
5. Recepción de cheques devueltos e inclusión dl mismo al sistema.
6. Cancelación de servicios básicos como teléfono, agua y luz.
7. Cancelación de viajes (Fletes) a transportistas.
8. Desglose y chequeo de notas de crédito por pronto pago.
9. Cancelación de cheques a proveedores con su respectiva retención. (Librería,
cerá artística, DISB. Su papel).
10. Cancelación de gastos a vendedores.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
11. Transcripción de cobranza y notas de crédito por descuento al sistema.
Requisitos:
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Departamento de Comercialización
Director de
Comercialización
Asistente de cuentas
especiales
Pasante INCES
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Asistente de cuentas especiales
Propósito del cargo: Llevar el control de los precios, codificación y facturación de nuevos
de cada producto de las cadenas.
Roles y tareas:
1. Codificación de productos nuevos: aparte de la comunicación enviada al

cliente, a algunas de las cadenas se le deben presentar con fichas de
codificación.
2. Elaboración de las listas de precios por cada tipo de cliente.
3. Entregas de listas de precios los días viernes y los cambios requeridos los
días lunes.
4. Mantenimiento de la lista de precios por cada tipo de cliente (Central

Madeirense, Unicasa, Makro, Cativen, Locatel, provemed, Farmatodo y
Farmaplus): inclusión de nuevo producto, descuento por promoción, cambio
de precios.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
5. Recepción, chequeo y verificación de los pedidos.
6. Bajar vía internet todos los pedidos que envían por este medio y hacerlo
llegar a los vendedores, en los casos que así lo ameriten.
7. Chequeo y revisión de las cobranzas de Central Madeirense, Unicasa y

Cativen.
8. Envió a la sucursal de Barquisimeto de cualquier cambio y/o variación

presentada en el catalogo de productos de los clientes de Central
Madeirense y Locatel.
9. Recepción, análisis y control de los comprobantes de retención.
10. Recepción, análisis y control de las liquidaciones de facturas enviadas por

los clientes.
11. Mantenimiento de las cuentas por cobrar de los clientes de Central

Madeirense, Unicasa, Cativen y Makro.
12. Bajar vía internet las ordenes de compras de Makro
13. Elaboración de pedidos y coordinar conjuntamente con el almacén la

preparación de los empaques y despacho de los mismo.
14. Bajar vía internet las órdenes de pago de Makro
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
15. Elaboración de recibos y relaciones de cobranzas.
Requisitos:
2. Experiencia laboral de un (1) año.
3. Documentos personales vigentes
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Aprendiz Inces
Propósito del cargo: Ayudar a realizar las actividades dentro del departamento de
comercialización.
Roles y tareas:
1. Elaboración de documentos.
2. Archivar documentos varios.
3. Analizar lista de precios de los productos.
4. Registrar pedidos de los productos vendidos.
5. Distribuir listas de precios de los productos.
6. Ayuda a la recepción, análisis y control de los comprobantes de retención.
7. Ayuda al mantenimiento de las listas de precios por tipo de cliente como lo

es: inclusión de nuevo producto, descuento por promoción, cambio de
precios.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Departamento Cadenas
Supervisor de
cadenas
Vendedor
Promotor
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Supervisor de cadenas
Propósito del cargo: Coordinar el trabajo y rutas de vendedores para la mejorar la calidad.
Roles y tareas:
1. Supervisar todas las actividades de los vendedores y promotores tales como:
• Diseño y montaje de acuerdo al comercial de tiendas según los

criterios marcados por la empresa.
• Control de los equipos de venta para el correcto mantenimiento de la

imagen de los stands.
• Diseñar y ejecutar las principales campañas (rebajas, navidad, etc.) así

como las promociones puntuales con carácter unificado para todos los
puntos de venta.
• Liderar el montaje de producto.
• Colocan en los stands todos nuestros productos.
• Personalización en los puntos de ventas.
• Tomar órdenes de pedido.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
• Efectuar las cobranzas de los productos vendidos.
• Efectuar cualquier otra función inherente a su cargo.
• Cumplir con las políticas de la empresa.
• Vender por catálogos y ser habladores de productos bajo distribución.
• Contacto permanente con los clientes.
• Llevar la cartera de clientes.
2. Cobranzas a todas las cadenas.
Requisitos:
2. Por lo menos cinco (5) años de experiencia en supervisión de ventas.
3. Conocimientos y habilidades en el manejo de computadoras.
4. Excelente imagen
5. Actitud hacia la planificación estratégica y operativa.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Vendedor
Propósito del cargo: Es vender a grandes negocios y prestando la mejor atención a los
clientes para así dar mayor calidad.
Roles y tareas:
1. Visitar rutas pre-establecidas por el Sup. De cadenas.
4. Vender por catálogos y ser habladores de productos.
5. Contacto permanente con los clientes.
6. Llevar la cartera de clientes.
7. Supervisión de promotores.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Requisitos:
1. Bachiller ´
2. Conocimientos y habilidades en el manejo de equipos de oficina y

computadoras.
3. Excelente capacidad para relacionarse con clientes externos.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Promotor
Propósito del cargo: Dar a conocer todos nuestros productos.
Roles y tareas:
1. Información, promoción y asesoramiento al público acerca del producto en los

stands habilitados en los puntos de venta de los centros comerciales, súper
mercados.
2. Captación de clientes para la contratación del producto.
3. Atención a la demandas del público respecto a los productos de nuestra empresa.
4. Velan para que nuestros productos en las diferentes tiendas.
Requisitos:
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
3. Buena presencia
4. Orientación al cliente
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Denominación del cargo: Archivador
Propósito del cargo: Garantizar que todos los papeles de la empresa estén en buen estado y
organizados.
Roles y tareas:
1. Guardar y organizar la documentación escrita, impresa, gráfica.

2. Garantizar la conservación y custodia de los documentos para dar fe y difundirlos
entre los ciudadanos.
3. Facilitar la documentación y la información necesaria, tanto al personal en su labor
diaria administrativa, como a los investigadores con el fin de facilitarles sus trabajos
de estudio e investigación.
4. Elaborar los instrumentos de descripción que aseguren el control, el acceso y la
recuperación rápida y eficiente de la información.
5. Asesorar en materia de organización de los archivos de gestión.
6. Seleccionar y evaluar la documentación que procede de los archivos de gestión, con
el fin de realizar propuestas de conservación o eliminación.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
7. Proponer e impartir acciones de formación en colaboración con el Servicio de

Recursos Humanos, dirigidas a los usuarios de los archivos.
Requisitos:
3. Experiencia en el trato y manejo de personal.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
Glosario
 Cargo: El conjunto de todas las tareas que debe realizar un trabajador. Un CARGO
puede consistir en varias tareas, como mecanografiar, archivar y tomar un dictado o
puede estar formado por una sola tarea.
 Manual de descripción de cargos: Es un documento que enumeran las tareas o

funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás de la empresa.
Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los
deberes y responsabilidades que lo comprenden. Es aquel que expone con detalle la
descripción de los cargos y la relación existente entre ellos.
 Gestión: Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus

actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo:
Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
 Dpto. Recursos Humanos: Consiste en la planeación, organización, desarrollo y

coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover el
desempeño eficiente del personal, a la vez que la organización representa el medio
que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales
relacionados directa o directamente con el trabajo.
 Dpto. Contabilidad: Se encarga del registro de las operaciones financieras,

presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar
información que coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y
eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la
fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con
documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida
observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicable.
 Dpto. Crédito y cobranza: Gestionar y efectuar de los créditos a favor de la entidad,

administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna
captación de recursos, analizar y proponer los montos por la antigüedad de los
créditos otorgados.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
 Dpto. Almacén: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercancía. El almacén depende de la información respecto a tiempos de adelantes,
disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras,
es la fuente mejor de esta información.
 Bono ayuda: Es un pago que les hace la empresa a los promotores por gasto de
transporte.
 Valijas: Son los sobres con documentos para el personal que se le manda al
personal del exterior del país.
 Clima laboral: Se entiende el conjunto de cualidades, atributos o propiedades

relativamente permanentes de un ambiente de trabajo concreto que son percibidas,
sentidas o experimentadas por las personas que componen la organización
empresarial y que influyen sobre su conducta.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
 Documentos personales vigentes: Son todos aquellos documentos que identifican a

una persona por ejemplo: CI, fotos, RIF, certificado médico entre otros.
 Marketing: Es el Estudio o Investigación de la forma de satisfacer mejor las

necesidades de un grupo social a través del intercambio con beneficio para la
supervivencia de la empresa.
 Material POP: Es todo aquel artículo o documento promocional que un cliente

puede retener y que sirve para que la publicidad se vuelva permanente.
La publicidad en el punto de venta es solo una forma de POP.
 Aduana: Son oficinas públicas cuya finalidad primordial es la de controlar el paso

de mercancías nacionales o extranjeras que, procedentes del exterior, van hacia
otros territorios aduaneros o circulan entre diversos puntos de un mismo ámbito
geográfico, también se encarga de la liquidación de los impuestos establecidos por
las importaciones y exportaciones de mercancías
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
 Cadivi: Es un órgano regulador adscrito al Ministerio Popular para las Finanzas de la

República Bolivariana de Venezuela, fue creada en el año 2003 a través del decreto
de control cambiario que impuso el gobierno el 5 de febrero de ese mismo año. Las
empresas en Venezuela cuentan con una alta presencia, en sus estructuras de costos
de bienes importados, si a la devaluación experimentada en el último año, le
agregamos la imposibilidad actual de conseguir las divisas para adquirir los insumos
necesarios.
 CPE: Es el código de productos envasados.
 A.A.D: Autorización adquisición de divisas.
 Importaciones: Ingreso legal al país de mercancía extranjera para su uso y consumo,

la que debe pagar, previamente, si corresponde, los gravámenes aduaneros, el
Impuesto al Valor Agregado (IVA) y otros impuestos adicionales.
 Vconirter: Compañía que prestan servicio a las navieras.
-
16/06/09
Teléfono: (0212) 471-33-33
 Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura organizativa de

una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos
casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas
y competenciales de vigor en la organización.
 D.M: Devolución de mercancías.

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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y MANUAL DE

Autor: Keila Del Carmen Romero G.

Tutor Académico: María Emilia Guevara

Camurí, Octubre de 2009

A mi Señor, Jesús, quien me dio la fe, la fortaleza, la salud y la esperanza para

A mi novio, Henry Rangel, quien me brindó su amor, su cariño, su estímulo y su

Y, a hermano, Ramón Márquez, por sus palabras y cariño que me ayudaron a

A Dios, porque sin su ayuda nada de esto hubiese sido posible.

A mi familia, porque con su ayuda, apoyo, cariño y compresión, constituye la

A mi novio, Henry Rangel, quien me brindó su amor, su cariño, su estímulo y su

A mis amigos, por su ayuda incondicional y motivación en los momentos cruciales

A mi tutora profesional, María Lourdes Tovar que con su apoyo, empeño y su

A mi tutora académica, la profesora María Emilia Guevara, por el apoyo

A la empresa Víveres Caracas, que me abrió sus puertas, y me dio la oportunidad

A Teresa, por su ayuda incondicional en la parte académica a través de su labor en

Índice de cuadros, Gráficos o Tablas vii

Cuadro N° 1 Cronogramas de Actividades 29

Figura N° 1. Estructura Organizativa de Víveres Caracas, C. A 7

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y MANUAL DE

Autor: Keila Del Carmen Romero

Palabras Claves: Manual, Procedimientos, Estructura Organizacional,

La sociedad actual, se encuentra constituida por un número casi infinito de

Víveres Caracas, es una empresa que se encuentra en un período de reestructuración

Por tal motivo, se ha propuesto la creación y manejo de Manuales de Procedimientos

Es importante destacar que el éxito o fracaso de cualquier organización, así como de

En el capítulo I se exponen brevemente los aspectos referidos al organismo donde se

Capítulo II es el preámbulo en el cual se comenta el problema en estudio, con una

Capítulo IV presenta el Marco Metodológico el cual contiene los pasos que se

Por último, en el capítulo V se presentan los resultados de las pasantías. Para

En este capítulo, se darán a conocer los antecedentes de la historia de la organización,

1.1.- Marco Institucional

1.1.1.- Reseña Histórica de la Institución

En el año de 1956, se decide fundar una sociedad en nombre colectivo denominada

Los miembros de la junta directiva de la compañía que serían el Presidente,

Tener la cooperación de forma activa en la distribución de mercancías, formulación de

Ser una empresa de sólido prestigio y confianza nacional e internacional debido a su

1.1.5.- Objetivos Estratégicos

La Exportación, compra y venta por cuenta propia de productos alimenticios en

• Elaborar el presupuesto anual de ingresos y gastos.

1.1.6.- Estructura Organizativa

La estructura organizativa de Víveres Caracas se basa, en una relación de línea

Directores, Jefes, Empleados, Vendedores y Obreros. De acuerdo a la estructura

Gerencia Gerencia Caracas

Figura Nº 1 Estructura Organizativa

Figura Nº 2 Estructura Organizativa del Departamento de Recursos Humanos

1.2.- Marco Legal

• Ley Orgánica del Trabajo .Gaceta Oficial Nº 5.152 (Extraordinaria) de fecha 19 de

1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual

El Departamento de Recursos Humanos es de gran importancia para la empresa, ya

Para el diagnostico de la problemática dentro de Víveres Caracas, se utilizó

Ésta situación ha traído como consecuencia falta de motivación que afecta,

El proceso de reclutamiento y selección de personal en la empresa se realiza

1.3.2.- Análisis del Diagnostico del Problema

Los organigramas, manuales de procedimiento y la descripción de cargos, son

Uno de los principales problemas de la empresa Víveres Caracas es precisamente la

Figura Nº 3 Diagrama causa-efecto

En el desarrollo de este capítulo vamos a apreciar el problema objeto de estudio, así

2.1.- Planteamiento del problema

Las organizaciones pueden ser consideradas como medios para el flujo de la

La existencia de herramientas a nivel organizacional permite plantear y visualizar los

El Departamento de Recursos Humanos de una empresa busca que las estrategias y

El personal del departamento no esta interesado en implementar el uso de manuales

2.2.- Formulación del problema