1. NOMBRE DEL PROYECTO.

“FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO MEDIANTE LA ACTUALIZACIÓN DE LA LICENCIA DEL SOFTWARE

INTEGRADO “SYS APOLO” HERRAMIENTA INFORMÁTICA VIGENCIA 2021 PARA EL MUNICIPIO DE PUERTO
CAICEDO, DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO”

APORTE DEL PRROYECTO A LA POLITICA PÚBLICA PLAN DE DESARROLLO “PUERTO CAICEDO AVANZA EN
PAZ” 2020 -2023.

LINEA ESTRATEGICA INSTITUCIONAL

GOBIERNO TERRITORIAL (FORTALECIMIENTO
SECTOR
INSTITUCIONAL)
Mejorar el desempeño fiscal, el índice de medición de
desempeño municipal, el control y calidad del municipio y
OBJETIVO generar capacidades institucionales para el desarrollo del
municipio con el fin de promover y construir de manera
colectiva visiones de desarrollo de largo plazo
AVANCEMOS CON FORTALECIMIENTO DE LA GESTION Y
PROGRAMA
DIRECCION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA MUNICIPAL
Apoyar y fortalecer la gestión en los procesos gerenciales,
OBJETIVO administrativos y de generación de capacidades en el talento
humano, dentro de la administración pública municipal.
META AL CUATRENIO 1.1
NOMBRE DEL INDICADOR Índice de medición de desempeño municipal
SITUACIÓN ACTUAL A 2019 35.7
SITUACIÓN ESPERADA A 2023 39
DESARROLLO INSTITUCIONAL
SUBPROGRAMA
OBJETIVO Mejorar la medición de desempeño municipal

8
META AL CUATRENIO

INDICADOR DEL PRODUCTO Número de proyectos ejecutados cada año

SITUACION A 2020 2
2
SITUACION A 2021
REALIZAR ACCIONES DE CAPACITACIÓN Y/O ASISTENCIA
PROYECTO TÉCNICA PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA
ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
FUENTE DE FINANACIACION SGP- LIBRE INVESION
 VALOR DEL PROYECTO VEINTE MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 20.000.000)
TIEMPO DE EJECUCIÓN 10 MESES

1.1 Introducción

El SYS APOLO es una herramienta informática que permite la automatización de los procesos administrativos, contables,
financieros y tributarios de la administración municipal bajo las siguientes características.

➢ MÓDULO DE CONFIGURACIÓN

Permite la actualización de los datos generales de la entidad contratante donde se colocará el marcha el software
(inclusión de los logos de la entidad contratante, registro del eslogan), Registro de centros de costo.

➢ MÓDULO DE PRESUPUESTO

Administra el Presupuesto de Ingresos y de Gastos, realiza los movimientos de presupuesto, elaborando los respectivos
certificados presupuestales como son:
Adición Presupuestal, Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, Traslado Presupuestal, Reducción
Presupuestal, Ingreso Presupuestal, Egreso Presupuestal, Reconocimiento Presupuestal, Cancelación a Reconocimiento
Presupuestal, Aplazamiento Presupuestal, Desplazamiento Presupuestal, Apropiación Presupuestal.
Permite obtener informes sobre: Ejecuciones Presupuéstales de manera mensual, Permite visualizar Auxiliares de
Ingresos y Gastos, Permite visualizar los certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal que estén
abiertos (que no se hayan usado todavía.), Permite visualizar auxiliares por cualquier cuenta, Libro de Presupuesto,
Reportes para Contraloría: Ejecuciones por periodos, Relación de Ingresos, Relación de Compromisos, Relación de
Pagos.
Reportes para los entes de control como son: SIA (Sistema Integral de Auditoría), CGR (Contraloría General de la
Nación), FUT (Formulario Único Territorial).

NOTA: El módulo de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería trabajan en línea, es decir si se afecta con un comprobante a
una cuenta en particular en Contabilidad o Tesorería, inmediatamente se afectan los saldos de la cuenta Presupuestal
relacionada con ésta.

➢ MÓDULO DE CONTABILIDAD

Administra la contabilidad de la entidad. Además, realiza los comprobantes de movimientos contables como son:
Movimientos que trabajan en línea con Presupuesto: Causación con Retención, Devolución en Causación con Retención,
Causación sin Retención, Devolución en Causación sin Retención, Comprobante de Egreso con Retención, Comprobante
de Devolución de Egreso con Retención, Comprobante de Egreso sin Retención, Comprobante de Devolución de Egreso
sin Retención, Comprobante de Ingreso, Comprobante de Facturación, Comprobante de Devolución de Facturación,
Ingreso por Reconocimiento, Devolución Ingreso por Reconocimiento, Comprobante de Recaudo, Comprobante de
Recaudo de Facturación, Nota Crédito, Transferencia Nacional.
Movimientos Contables: Ajuste Contable, Ajuste por Inflación, Comprobante de Consignación, Comprobante de
Contabilidad Almacén, Comprobante de Contabilidad Caja, Comprobante de Contabilidad Facturación, Nota de Bancos,
Nota Débito, Nota de Contabilidad, Traslado de Fondos entre Bancos, Comprobante de Cierre, Asiento Inicial.
Realiza informes tales como: Balance General, Balance de Prueba, Balance Consolidado, Balance Comparativo, Balance
Resumen, Auxiliares de Cuentas, Por Fecha y Cuentas, de Ingreso, Por Fecha, Libro de Bancos, Auxiliares de Terceros,
Libro Mayor y Balances, CGN CHIP, Listados de documentos, Comprobantes de diario, Listado de documentos con
terceros, Estado de Caja y Bancos, Estado de Pérdidas y Ganancias, Reporte de Retenciones por mes, Reporte de Otros
Descuentos por mes, Certificado de Retenciones por Tercero.

➢ MÓDULO DE TESORERÍA

Permite el registro de terceros, maneja comprobantes como: Presupuesto: Comprobante de Egreso con Retención,
Comprobante de Devolución de Egreso con Retención, Comprobante de Egreso sin Retención, Comprobante de
Devolución de Egreso sin Retención, Comprobante de Ingreso, Comprobante de Facturación, Comprobante de
Devolución de Facturación, Ingreso por Reconocimiento, Devolución Ingreso por Reconocimiento, Comprobante de
Recaudo, Comprobante de Recaudo de Facturación, Nota Crédito, Transferencia Nacional. Como es parte de la
contabilidad (es decir el módulo de contabilidad y el de presupuesto trabajan en línea, entonces si se afecta con un
comprobante a una cuenta en particular en contabilidad, inmediatamente se afectan los saldos de la cuenta presupuestal
relacionada con ésta).
Genera informes detallados de cada actividad: Ingresos del día, del mes, acumulados por cualquier rango de fecha.

➢ MÓDULO DE RECAUDOS EN CAJA

Se encarga de los recaudos en Caja, permite la configuración de conceptos, con sus respectivas cuentas contables y
presupuestales.
Registro de Terceros (Contribuyentes).
Elabora el comprobante de Recibo de Caja, afectando internamente la contabilidad y presupuesto automáticamente.

➢ MÓDULO DE NÓMINA

Permite parametrizar: periodos de liquidación para la nómina, asignar el salario correspondiente a cada persona, entidad
donde aporta salud y pensión, ingresar los tipos de auxilios (alimentación, transporte, etc.), ingresar los tipos de
bonificaciones (horas extras, comisiones, etc.), ingresar los tipos de descuentos de ley (salud, pensión), ingresar los tipos
de deducciones (embargos, préstamos, etc.), ingresar los aportes patronales, ingresar los aportes parafiscales, ingresar
las entidades donde se aporta salud, ingresar las entidades donde se aporta pensión, ingresar las entidades donde se
aporta riesgos profesionales.
Interactúa con los módulos de de contabilidad y presupuesto permite realizar las disponibilidades, registros, causaciones
contables y egresos de manera automática para el personal que sea de nómina de la entidad.
Cuando ya se ha realizado, los pasos anteriores y se desea empezar a trabajar se deben incluir las novedades
correspondientes al primer periodo de liquidación, para esta opción se deben incluir a cada persona sus respectivos
auxilios, bonificaciones, deducciones de ley y otros descuentos.

Posterior a esto se genera la nómina para revisar si todo está de acuerdo a los auxilios, bonificaciones, deducciones y
descuentos para cada persona. Si todo está bien se guarda esta planilla.
El paso siguiente es liquidar la nómina generada para que el sistema realice de manera automática todos los certificados
presupuestales y los respectivos comprobantes contables de manera automática.

➢ MÓDULO DE TALENTO HUMANO

Permite parametrizar: registro de cargos del personal, centros de costo, registro de personal, registro de fecha de inicio
de labores del personal, registro de fecha de terminación, registro de novedades del personal, expedición de constancias
laborales, etc.

➢ MÓDULO DE CONTRATACIÓN

Permite parametrizar: Numero de contrato.

Permite la configuración de: registro de tipos de contrato, permite el registro de forma de contratación, permite el ingreso
de tipos de pólizas, el ingreso de entidades aseguradoras, permite el ingreso de fuentes de financiación, registro y
diligenciamiento del contrato, permite la actualización de pólizas a contratos, permite el registro del acta de inicio de
contrato, permite el registro del acta de terminación de contrato.
Reportes: copia del contrato, resumen por tipo de contrato entre números y fecha de contrato, resumen por forma de
contratación entre números y fecha de contrato, reportes por seguimiento de la contratación en general.

➢ MÓDULO DE FACTURACIÓN DE IMPUESTO PREDIAL

Permite la parametrización de: consecutivo para la numeración de facturas, números de certificados y valor de los
mismos, valor para el ajuste monetario, eslogan de la entidad, detalles del documento del cobro persuasivo, detalles para
el documento del acto de liquidación.

Permite Configurar: conceptos (permitir determinar si este concepto genera o no interés por mora), constantes de
liquidación (por concepto, tipo de predio, año, etc., aplicando estatuto rentístico), tipos de predio, registro de cajas y
configurar caja para el recaudo, registro de cargos según manual de procedimientos, registro del personal de la alcaldía,
configurar funcionarios a documentos que se expiden a los predios. Captura del interés por mora vigente.
Permite para los predios: Registrar predios (número de predio, resolución IGAC, matricula inmobiliaria, dirección,
dirección correo, hectáreas, metros, área construida, último año de pago, verificar si aplica ley 44, asignación de
propietarios con sus respectivas identificaciones, asignación de avalúos para cada año, verificado si es exento y el tipo de
predio que le corresponde), registro de resoluciones de predios emanadas por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi
“IGAC”, Eliminar predios de manera temporal, Modificar último año de pago a los predios.
Permite facturación: Liquidar el impuesto predial de acuerdo a los parámetros establecidos en el estatuto rentístico,
generado la factura de manera detallada (documento que expresa de manera clara el cobro que se está ejecutando
indicando en columnas el avaluó del predio, los valores que aplica por cada vigencia con sus respectivos intereses si lo
requiere, el documento en mención además contiene cuatro desprendibles uno para el propietario del predio, otro para la
Corporación Autónoma Regional, otro para la entidad que genera este documento y un último para control) para el pago
de dicho impuesto. Generación de la facturación de forma masiva (por tipo de predio, sectores, manzanas, números de
predios). Liquidar el impuesto por año, permitir liquidar el impuesto aplicando unos descuentos especiales, registrar el
pago de facturas del impuesto, expedir copias de facturas canceladas.
Expedir Certificados: Generación de certificado catastral, generación de paz y salvo, generación de certificado de no
propietario, expedir certificados para venta de predios.
Permite diligenciar Documentos: actos de liquidación con su respectiva resolución y registro de notificación, cobro
persuasivo, acuerdos de pago con su respectiva resolución (expedir los recibos de pago por el acuerdo de pago
indicando el concepto, valor a cancelar y saldo por el acuerdo de pago).

Debe suministrar informes o reportes: por ingresos: Facturas canceladas, recibos acuerdos de pago, certificados
catastrales, certificados de no propietarios, paz y salvo a predios, certificados de venta.
Informe CAR (Facturas canceladas, recibos cancelados por acuerdos de pago de forma detallada y consolida) e informe
CAR distribución de ingresos. Ingresos: detalle de ingresos (por fechas y conceptos detallado y consolidad) y total de
ingresos (por fecha, número de factura, tipo de predio, numero de predios). Morosos: Morosos (por año, avaluó, deuda,
por tipo de predio, numero de predio, ordenado por número de predio, por propietario, avaluó o deuda, además reporta la
deuda por todos los conceptos o uno en particular), cobro administrativo persuasivo (por o desde vigencia, por avaluó, por
deuda, tipo de predio por número de predio), actos de liquidación (por número de acto, por fecha, por tipo de predio, por
número de predio, por acto de liquidación o acto de liquidación diligenciado). Acuerdos de pago: (por número de acuerdo,
por fecha por valor de acuerdo de pago, por tipo de predio, por número de predio, ordenado por número de predio,
numero de acuerdo, por valor de acuerdo), listado acuerdo de pago (por número de acuerdo, por fecha por valor de
acuerdo de pago, por tipo de predio, por número de predio, ordenado por número de predio, numero de acuerdo, por
valor de acuerdo), recibo de acuerdo de pago: (por fecha, por número de recibo, por número de acuerdo de pago, por tipo
de predio por número de predio), recibo de pago resumen (por fecha, por número de recibo, por número de acuerdo de
pago, por tipo de predio por número de predio ordenado por número de recibo, por número de predio, por numero de
acuerdo de pago). Listado de predios ordenados (número de predio, propietario, identificación propietario). Resumen de
ingresos por vigencias (actual y anteriores). Relación de recaudos para tesorería. Estadísticas catastrales distribución por
avalúos y áreas.
Reporta auditoria: Por registro de resoluciones de predios emanadas por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi “IGAC”,
Actualización de último año de pago, descarga y reversión de facturas, modificación de avalúos.
Permite la liquidación del impuesto predial vía web desde el sitio oficial de la entidad generadora de este impuesto.
Permite el trabajo o la operatividad del software en red manejando niveles de seguridad para los usuarios al sistema.

➢ MÓDULO INDUSTRIA Y COMERCIO

Permite ingresar actividades, actividad económica, categorías de establecimientos, clasificación comercial.

Permite registrar terceros, registro de establecimiento (identificando el tercero, número de matrícula, barrio, dirección del
establecimiento, teléfono del establecimiento, dirección electrónica establecimiento, clasificación comercial, estado del
establecimiento, categoría, actividad económica, actividad primaria, actividad secundaria, fecha a cobrar impuesto,
conceptos adicionales que aplica), registro de puesto de pago, registro de barrios, Registros de punto de pago.
Permite Generar la declaración para: Declaración privada de industria y comercio grandes contribuyentes declaración
bimestral, declaración privada de industria y comercio ICA anual declaración vigente, declaración RETEICA mensual,
facturación individual y mensual para régimen común.
Reportes: Copia de la declaración privada de industria y comercio, por ingresos por fechas, ingreso por concepto, ingreso
por punto de pago, reporte de morosos.

➢ MÓDULO ALMACÉN

Permite la parametrización: funcionarios que firman los documentos de ordenes compra, ordenes de ingreso y ordenes de
egreso, permite parametrización de la contabilidad a los tipos de ingreso y egreso por subgrupos para la respectiva
afectación contable de manera automática, registro y actualización de los números para cada comprobante.
Permite la configuración de: Artículos, unidades de medida, presentaciones, grupos, subgrupos, tipos de ingreso, tipos de
egresos, registro de terceros.
Movimientos: Registro de órdenes de compra, ordenes de ingreso y órdenes de egreso. Reportes: por orden de compra:
Copia del documento, resumen por fecha y número, por artículo, por tercero (proveedor). Por orden de Ingreso: Copia de
documento, resumen por fecha y número, por artículo, por tercero (proveedor), por tipo de ingreso. Por orden de Egreso:
Copia de documento, resumen por fecha y número, por artículo, por tercero (proveedor), por tipo de egreso. Reportes del
Kárdex, reporte por existencias: tope mínimo y máximo, por subgrupos.
➢ MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS Y DEVOLUTIVOS

Registro de activos con el respectivo (número de placa, valor representativo, proveedor, responsable del activo, tipo de
ingreso, vida útil, marca, modelo, serie, tipo, catalogo, fecha instalación, depreciación, fecha de adquisición, estado,
información de registro técnico, configuración de cuentas para movimiento contable de ingreso y depreciación, acumular
depreciación para activos en uso, observación en general.
Movimientos manejo de mantenimiento, registro y mejoras de activos fijos y devolutivos, traslados entre responsable de
activos, prestamos de activos, ordenes de baja, ordenes de egreso, cálculos de la depreciación, estado de activos, tipos
de ingresos y egresos entre otras funciones.
Certificados de paz y salvos a personal.
Generación de reportes: Kárdex de activos, resumen de activos por grupos y subgrupos, resumen de activos por personal
responsable, ordenes de egreso, traslados, activos dados de baja, mantenimiento, activos y demás reportes necesarios.

➢ MODULO BACKUP

Permite la generación de copias de seguridad de la base de datos del software SYS APOLO de manera automática
según la programación que se realice.

➢ MÓDULO DE SEGURIDAD

Permite el registro de los procesos que se llevan a cabo como son: Registra los usuarios para el manejo de la aplicación
SyS APOLO (Herramienta Informática, manejando los niveles de acceso por modulo, opción y acción o proceso (Insertar,
Actualizar, Buscar, Eliminar), asignando así nombre del Usuario y su respectiva Contraseña.

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Desactualización del soporte técnico a las aplicaciones funcionales del software “SYS APOLO”, que coadyuven a
optimizar los procesos administrativos, contables, financieros y tributarios de la administración municipal de Puerto
Caicedo.

2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La administración municipal cuenta dentro de sus activos con una herramienta informática, cual debe estar actualizada de
acuerdo a la normatividad vigente, para ello se debe contar con el respectivo soporte y asesoría permanente para la
correcta manipulación del software, por el volumen de la información se deben hacer cargues masivos para el
funcionamiento de cada módulo que componen el software y realizar constantes revisiones de los procesos que se llevan
dentro de las aplicaciones, esto para garantizar que la información que arroje el sistema sea de calidad, veraz y confiable
para reportar a entes de control.

2.2 INDICADORES DEL PROBLEMA.

➢ Una (1) entidad territorial sin herramientas tecnológicas para optimizar los procesos financieros y administrativos.
2.3 CAUSA DIRECTA DEL PROBLEMA.

➢ Bajo rendimiento y confiabilidad en el manejo de información financiera y administrativa del municipio de Puerto
Caicedo.

2.4 CAUSAS INDIRECTAS DEL PROBLEMA.

➢ Alto índice de errores en manipulación del Software en sus módulos que lo componen.
➢ Constantes cambios de normatividad, dado por el estado en tener información más clara y precisa sobre entes
territoriales y el volumen de información que se maneja en la administración municipal.

2.5 EFECTOS DIRECTOS.

➢ Incumplimiento de las normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información.

2.5 EFECTOS DIRECTOS.

➢ Ineficiencia en la planificación de políticas financieras y administrativas.

➢ Sanciones disciplinarias por incumplimiento de las normas.

3 IDENTIFICACIÓN DE LOS PARTICIPANTES

3.1 POBLACIÓN AFECTADA

Toda la población del municipio de Puerto Caicedo que haciende a 14.575 según último censo DANE, ya que el proyecto
contempla el mejoramiento del sistema para prestar un servicio público a toda la población del municipio.

3.2 POBLACIÓN OBJETIVO

Características demográficas de la población objetivo

No. FUENTE
Nro. Habitantes afectados por el problema 10.000 Secretaría de Hacienda Municipal.

Descripción de la Población objetivo

0 a 14 años 2.800 Secretaría de Hacienda Municipal.
15 a 19 años 1.600 Secretaría de Hacienda Municipal.
Edad 20 a 59 años 4.800 Secretaría de Hacienda Municipal.
Mayor de 60 años 800 Secretaría de Hacienda Municipal.
Total, Población por Edad 10.000 Secretaría de Hacienda Municipal.

Genero Masculino 5.021 Secretaría de Hacienda Municipal.

 Femenino 4.979 Secretaría de Hacienda Municipal.
Total, Población por Genero 10.000 Secretaría de Hacienda Municipal.

4 SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN.

Fortalecimiento de la administración municipal, mediante la actualización y soporte técnico del software del área
financiera “SYS APOLO” herramienta informática para optimizar los procesos administrativos, contables, financieros y
tributarios.

5 Descripción de la alternativa de solución

El proyecto propende por mantener una actualización permanente respecto al cargue y parametrización de la base de
datos de predios suministrada por Agustín Codazzi para la vigencia 2021, para la liquidación del impuesto predial,
sobretasa ambiental y complementarios. Carga de tarifas para la liquidación de impuesto de industria y comercio para la
vigencia 2021, Prestar el servicio de diagnóstico y revisión de errores por manipulación del software, Visitas
personalizadas de control y mantenimiento, por el personal proveedor del software SYS APOLO, este servicio con los
cuales se puede resolver los inconvenientes con la aplicación, la base de datos o inquietudes que se presenten. Servicio
técnico a través de medios de telecomunicaciones, Servicio de soporte técnico del software SYS APOLO a través de los
medios de telecomunicaciones como: Teléfono, Fax, Correo Electrónico, chat u otro medio existente. Incluye asesorías,
capacitaciones e instalaciones a través de conexiones remotas. Entrega de actualizaciones constantes de los módulos,
ya sea por mejorar, corrección del código fuente y/o por requerimientos presentados incluye Mantenimiento de la Base de
Datos respecto a la compatibilidad con las actualizaciones.

6 Objetivo General

Actualizar el soporte permanente a las aplicaciones funcionales del software SYS APOLO, que coadyuven a optimizar los
procesos administrativos, contables, financieros y tributarios de la administración municipal de Puerto Caicedo.

7 Objetivos Específicos.

➢ Mejorar el rendimiento operativo del área financiera y confiabilidad en el manejo de información financiera del
municipio de Puerto Caicedo.
➢ Mejorar la planificación financiera y administrativa del municipio de Puerto Caicedo.
➢ Estar a la vanguardia de los cambios normativos y operativos de la administración municipal.

____________________________________
CECILIA DEL SOCORRO LUNA ENRIQUEZ
Secretaria de Hacienda
Alcaldía Municipal de Puerto Caicedo.