Tema 6

La correspondencia de entrada está formada por el correo que recibe la empresa procedente
del exterior, a través del servicio de Correos, empresas de mensajería…

Registro de entrada

Numeración: a cada documento que entra se le asigna un número correlativo

Registro: la correspondencia que llega a la empresa se anota en el libro de registro de entrada

Nº - Fecha – Remitente – clase – anexos – asunto – destinatario – observaciones

Distribución: La correspondencia urgente se entrega primero, las comunicaciones privadas se

entregan en mano, cuando la documentación afecta a más de dos departamentos se hace
fotocopia y queda constancia de a quien se le da la copia y a quien el original

Salida de correspondencia

Nº - Fecha – Destinatario – clase – anexos – asunto – Origen – observaciones

Tramites telemáticos con la Administración Pública

El registro electrónico: El registro telemático de documentos tiene la misma validez legal que la
prestación en formato papel a través de las oficinas de registro público, para poder realizar
estos trámites hay que identificarse,

El certificado digital: el certificado digital es un documento electrónico que sirve para

identificar a una persona, física o jurídica. Vincula unos datos de verificación de firma a una
persona. Así, queda confirmada su identidad y le permite realizar trámites de forma segura con
la Administración Pública y entidades privadas a través de internet.

- Certificado software: Consiste en un fichero que se instala en un ordenador.

- Certificado hardware: el certificado se encuentra en una tarjeta con un chip electrónico

Firma digital: es un conjunto de datos asociados a un documento electrónico y que permiten

asegurar: Identificación, integridad y no repudio. La firma digital produce los mismos efectos
que la firma manuscrita, disponer de certificado digital es obligatorio para las personas
jurídicas y aconsejables para las personas físicas

Tema 7

Tipos de archivo

Archivos según el soporte utilizado: - Archivos convencionales (se archivan documentos en

soporte papel, utilizando archivadores…) – Archivos informáticos (El archivo en soporte digital
presenta grandes ventajas, ya que facilita la búsqueda de la información y reduce el espacio
físico de almacenamiento necesario)

Archivos según la frecuencia de uso:

- Archivo activo o de gestión: contiene los documentos que se utilizan con frecuencia. Se
localiza en un lugar accesible y cercano
- Archivo semiactivo: Se archiva documentación procedente del archivo activo que se consulta
con poca frecuencia

- Archivo inactivo: Se archiva la documentación con un alto valor histórico, documental o legal
pero que su frecuencia de consulta es escaso

Archivo según su localización:

Archivo centralizado: consiste en concentrar toda la documentación de la empresa en único

lugar

Ventajas: se comparten instalaciones, equipos y materiales; lo atienden profesionales

especialistas en las tareas de archivo; la documentación se archiva siempre de la misma
manera; la búsqueda de documentos es mas fácil

Inconvenientes: Todos los departamentos dependen del archivo central y tienen que acudir a
el para cualquier consulta; las gestiones pueden demorarse

Archivo descentralizado: cada departamento tiene su propio archivo en el que guarda su

documentación.

Ventajas: el acceso a los documentos es rápido, ya que se archivan cerca de sus usuarios; se
evitan trámites de petición de documentos al archivo central; no se necesitan grandes
instalaciones

Inconvenientes: Se repiten tareas; el personal que atiende el archivo no es, necesariamente,

especialista; cada departamento puede clasificar los documentos de distinta forma, por lo que
es más fácil que se extravíen.

Archivo mixto: consiste en combinar en la misma empresa archivos descentralizados y un

archivo centra. Generalmente, los archivos activos y semiactivos están descentralizados en los
distintos departamentos y , cuando la documentación deja de tener vigencia, se traslada la
archivo centralizado.

Seguridad y confidencialidad:

Desde diciembre de 2018 está en vigor la ley orgánica 3/2018 de protección de datos
personales y garantía de los derechos digitales cuyo objetivo es adaptar la legislación española
al reglamento europeo de protección de datos. Esta ley pretende garantizar la protección de
datos personales de las personas físicas, incluyendo mecanismo de seguridad para el
tratamiento y la disposición de estos

Informar a los ciudadanos sobre el tratamiento de sus datos y sobre el ejercicio de sus
derechos; Información sobre protección de datos(Responsable del tratamiento, finalidad,
legitimación del tratamiento, destinatarios, derechos, procedencia)

Llevar a cabo un análisis de riesgos sobre los tratamientos que realiza la empresa y establecer
las medidas de seguridad, notificar las brechas de seguridad(cuando se produzcan) Tener el
consentimiento expreso de la persona para tratar sus datos, firmar contratos de tratamiento
de datos con las empresas o profesionales que accedan a datos personales de nuestros
clientes, nombrar un delegado de protección de datos en los casos en los que asi lo exige la
legislación
Medidas de seguridad: la agencia de protección de datos recomienda, como mínimo, las
siguientes medidas de seguridad

Confidencialidad y secreto: no exponer datos personales a terceros no autorizados, los

documentos se almacenaran en lugar seguro, no se tiraran documentos o soportes
electrónicos, con datos personales que se haya destruido previamente la información, no se
comunicara información de carácter personal a terceros

Identificación y acceso de los usuarios: Deben mantenerse separados los usos profesional y
personal del ordenador, se recomienda tener perfiles con derechos de administración para la
configuración del sistema y usuarios sin privilegios para el acceso a datos personales, cada
persona con acceso a datos personales tendrá un usuario y contraseña específicos, debe
garantizarse la confidencialidad de las contraseñas, las contraseñas deben contener 8
caracteres con letras y números.

Actualización de equipos y dispositivos: los ordenadores y dispositivos deben mantenerse

actualizados

Malware: se dispondrá de sistemas antivirus actualizados de forma periódica

Cortafuegos: se activara unos cortafuegos o firewall para evitar accesos remotos

Cifrado de datos; si se van a sacar datos personales fuera de recinto donde se realiza su
tratamiento, se deben encriptar

Copias de seguridad: periódicamente se realizaran copias de seguridad que se almacenaran en

un lugar distinto

Tema 8

Plan de marketing

DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades)

Público objetivo

Objetivos: nos van a servir para determinar y aplicar las diversas estrategias que se van a llevar
a cabo

Estrategias y tácticas: indica los pasos para conseguir los objetivos

Desglose del presupuesto

La publicidad

Las principales características de la publicidad son: unilateral, impersonal y masiva; el emisor

controla el mensaje; el emisor paga por ella

Objetivos:

Informar(La publicidad informativa es la más adecuada para educar)

Persuadir(va encaminada a lograr el deseo de compra por parte del cliente)

Recordar(cuando la marca ya está consolidada y quiere utilizar la publicidad como

recordatorio)
Tipos de publicidad:

La naturaleza de la publicidad; especifica(busca vender un producto en concreto y se centra en

los beneficios o las ventajas competitivas); genérica(se refiere a un producto sin marca
especifica y su fin es generar opiniones)

La etapa del ciclo de vida del producto; de lanzamiento; de mantenimiento

El tipo de producto: de productos de consumo; de servicios; de productos industriales

El anunciante: de empresa; de asociación; de la administración

El estilo de publicidad: Blanda(se centra mas en generar el recuerdo de la marca) Dura(Busca

fomentar la compra del producto)

La publicity: se puede definir como la aparición de información de una empresa en los medios
de comunicación de manera gratuita y que le reporta beneficios, relacionados con la opinión
publica y el concepto que tiene esta de la organización. Esta permite que la información que se
difunde no se perciba como promoción de la misma