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TRD
Los instrumentos archivísticos son herramientas que fortalecen y apoyan las
estrategias de gestión documental al interior de las empresas. Estos instrumentos
tienen distintas funciones que ayudan a determinar el valor de los documentos y
de la información contenida en ellos, a fin de establecer las prioridades de archivo,
el control de la producción de información y la categorización y optimización de los
procesos.
Teniendo lo anterior claro, uno de los instrumentos más utilizados y que mayor
utilidad le ofrece a la gestión documental de tu empresa, son las Tablas de
Retención Documental o TRD, las cuales se caracterizan por ser una herramienta
que permite, por medio de la identificación serial de la información y su respectiva
tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, así como
su disposición final.
TVD
¿Qué son las tablas de valoración documental?
Las tablas de valoración documental (TVD), según el Archivo General de la Nación (AGN), son
el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia,
así como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las
entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).
Las tablas de valoración documental en la SDH
La Secretaría Distrital de Hacienda elaboró sus tablas de valoración documental con el fin de
dar cumplimiento a los lineamientos que traza la normativa archivística nacional y distrital.
Para su elaboración, se siguieron los parámetros del Archivo de Bogotá y se tuvo como
referente la Guía para la organización de fondos documentales acumulados. En la definición
de los periodos institucionales, se reconstruyó el contexto histórico de la producción
documental existente en el fondo de la Entidad, la cual se creó en 1926, mediante la Ley 72.
Una vez aprobadas las TVD por el Comité de Archivo de la Entidad, se enviaron al Consejo
Distrital, quien realizó su convalidación, mediante el acta N.° 1 de la primera sesión del
Consejo, realizado el 27 de febrero de 2015. A partir de esta convalidación, se procedió a
aprobar este instrumento archivístico en la Entidad bajo la Resolución N.° SDH-000247 del 08
de octubre de 2015. Posteriormente, las TVD de la Secretaría Distrital de Hacienda se
inscribieron en el registro único de series documentales, bajo el N.° TVD-5, por lo tanto,
cuentan con el respectivo certificado suscrito el 13 de junio de 2016. La información aquí
referenciada se adjunta a continuación para su consulta.