No.

DOCUMENTOS Y
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE CONTROLES REGISTROS
ACTIVIDAD
RELACIONADOS
IDENTIFICACIÓN DE LA
NO CONFORMIDAD:

Identifique la oportunidad
de mejora, la no
conformidad detectada o
potencial según las
siguientes fuentes:

1  Auditorías Internas a
los sistemas de
gestión de la
institución.
 Análisis de datos del
Reporte de
Sistema Integrado de
Gestión de la calidad. acciones
 Servicios no correctivas,
conformes. preventivas y de
 Medición y control de LIDERES DE mejora
procesos. PROCESO
 Resultados los Reporte del
indicadores de servicio no
gestión.
conforme
 Sugerencias de
mejoramiento por
parte de los
responsables de
procesos.
 Evaluaciones de la
percepción de la
satisfacción de los
Clientes.
 Evaluaciones del
clima organizacional.
 PQRS.
 Revisiones integrales
por la dirección.
 Mapa de Riesgos.
ANÁLISIS DE LA NO LÍDERES DE Reporte de
CONFORMIDAD: PROCESOS Y acciones
Reportar las no SUS EQUIPOS correctivas,
conformidades DE TRABAJO preventivas y de
No. DOCUMENTOS Y
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ACTIVIDAD
RELACIONADOS
detectadas y analizarlas
con base en la frecuencia Frecuencia
2 de repetición, la acciones
incidencia e impacto de correctivas mejora
la situación presentada.
Determinar: Qué, Quién,
Cómo, Cuándo y Dónde
ocurre la situación.
DESCRIPCIÓN DE LA Reporte de
3 NO CONFORMIDAD: Redacción de acciones
Detallar todos los LÍDERES DE la no correctivas,
aspectos fundamentales PROCESOS conformidad preventivas y de
que hacen parte de la no mejora
conformidad encontrada.
ANÁLISIS DE CAUSAS:
Determinar las causas
“raíz” de la situación o
problema que surge de la
no conformidad.
Una vez definidas y
agrupadas las causas, se
4 procede a plantear las
posibles soluciones, bien LÍDERES DE
sea solo para la causa PROCESO
raíz o para varias de las
causas encontradas.
(Pueden utilizarse
técnicas como Espina de
Pescado (5M), Por qué y
por qué, lluvia de ideas
para el análisis de
causas).
REPORTE DE LA NO LÍDERES DE Reporte de
CONFORMIDAD COMO PROCESO acciones
ACCIÓN CORRECTIVA: correctivas,
Realizar el registro de la preventivas y de
acción correctiva en el mejora.
No. DOCUMENTOS Y
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ACTIVIDAD
RELACIONADOS
formato destinado para
5 tal fin, definiendo una o
más acciones para
eliminar las causas del
problema e informar a la
oficina de planeación el
registro de la misma.
REGISTRO Y REMISIÓN
DE ACCIÓN
CORRECTIVA: Se
evalúa la acción
correctiva en términos de
pertinencia, importancia y JEFE DE
correcta identificación de PLANEACIÓN
6 causas, de requerir JEFE DE
ajustes, asesora al Líder CONTROL
de proceso en su INTERNO
correcta formulación y PROFESIONAL
registra el plan de acción UNIVERSITARI
a seguir. Si la acción es O-CALIDAD
dirigida a otra área, ésta
se remite al director o
líder del proceso
responsable de la acción
correctiva.
EJECUTAR LA ACCIÓN LÍDERES DE Reporte de
CORRECTIVA: PROCESO acciones
Implementar las mejores correctivas,
soluciones, mediante la preventivas y de
definición del plan de mejora
acción específico:
 Que se hará
7  Por qué se debe
hacer (que se espera
obtener)
 Donde se ha de
implementar la
solución
No. DOCUMENTOS Y
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ACTIVIDAD
RELACIONADOS
 Quién debe
implementarla
 Cuándo se debe
implementar
 Como se debe hacer
la implementación
REALIZAR
SEGUIMIENTO A LOS
RESULTADOS DE LAS
ACCIONES: El Jefe de
Control Interno de
manera periódica evalúa Pertinencia en Reporte de
la ejecución de la acción el tiempo en el acciones
JEFE DE
8 preventiva o correctiva y seguimiento correctivas,
CONTROL
asesora al líder del de acciones preventivas y de
INTERNO
proceso en las acciones correctivas. mejora
a tomar y los plazos
establecidos. Se realizan
tantos seguimientos
como sean necesarios
para verificar la eficacia
de las acciones
VERIFICACIÓN LA JEFE DE Seguimiento
EFICACIA DE LAS CONTROL acciones
ACCIONES: INTERNO
Si aún no se ha cerrado
la no conformidad
-Solicite al Líder del Consolidado
proceso un informe
de acciones
donde explique las
9 causas del correctivas.
incumplimiento en el
cierre de la no
conformidad.
-Reúnase con el
responsable implicado,
para analizar y presentar
alternativas de solución
para que se implemente
de nuevo el plan.
No. DOCUMENTOS Y
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ACTIVIDAD
RELACIONADOS
Si se cerró la no
conformidad
-Envié al Jefe de
Planeación, el informe de
seguimiento de acciones
correctivas.
-Actualice los
procedimientos que
hayan sufrido
modificaciones por causa
de las soluciones
implantadas.