CASO DE ESTUDIO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO HSEQ

ESPUMAS DE COLOMBIA S.A

INTRODUCIÓN

El objeto de este caso es describir la configuración del sistema de gestión integral,

desarrollado con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes, la protección
del medio ambiente y cuidar la salud y seguridad de los trabajadores y las partes
interesadas.
Se ha implementado cumpliendo con los requisitos de los modelos NTC ISO
9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018.
Las disposiciones establecidas son de obligatorio cumplimiento en las que cobija su
alcance, en todas las sedes de la organización y de ser el caso en las locaciones
del cliente o del proveedor.

PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN

ESPUMAS DE COLOMBIA S.A inicia actividades para ofrecerle a los consumidores

nacionales productos para la comodidad y el descanso diseñados y producidos con
la más alta tecnología.
Surge como respuesta a la necesidad de atender este mercado relacionado con la
fabricación de espuma flexible de poliuretano y posteriormente productos como
colchones, muebles y sus derivados.
A la fecha miles de hogares colombianos son testigos de la inmejorable calidad y
del excelente servicio que día a día prestamos a nuestros clientes.
En los últimos 25 años ESPUMAS DE COLOMBIA S.A. ha logrado una notoria
expansión a nivel nacional e internacional siendo notable su crecimiento a nivel
internacional en el mercado Latinoamericano a tal nivel que actualmente el 80 % de
los ingresos de la compañía provienen de las exportaciones a países como México,
Brasil, Argentina, Chile y Venezuela.
Comprometida con la protección del medio ambiente y la seguridad y salud de sus
trabajadores inicia un proceso gradual para mejorar las condiciones de sus

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trabajadores, contratistas y así mismo de los proveedores y visitantes que pueden
permanecer durante un periodo de tiempo en sus instalaciones.

ACTUACIONES SIGNIFICATIVAS:

En los últimos años el esfuerzo de ESPUMAS DE COLOMBIA S.A por respetar y

cuidar el medio ambiente y la seguridad y salud de cada uno de sus trabajadores y
de las personas que directa o indirectamente permanecen en sus instalaciones ha
realizado varias acciones.
Entre estas se destacan:

- La instalación de un separador de residuos sólidos en la depuradora del

producto terminado.
- El aprovechamiento de las aguas residuales para el riego de sus zonas
verdes.
- El cambio de focos en el proceso de Planificación que han hecho posible que
disminuya la contaminación lumínica.
- La colocación en el área administrativa de contenedores diferenciados para
recogida selectiva de residuos sólidos.
- La Limpieza de conductos y equipos de aire acondicionado de la zona del
producto terminado.
- Identificación de los diferentes peligros y aspectos ambientales que existen
en cada uno de los procesos de fabricación.
- Entrega de los diferentes elementos de protección personal a cada uno de
los trabajadores.
- Se importaron equipos de tecnología de punta a precio favorable
aprovechando el estado de apertura que vivía el mercado colombiano. Así se
buscó lograr una mayor capacidad de producción, mejorar la calidad del
producto terminado, la seguridad durante la ejecución del trabajo y una
disminución en los costos de operación.
- Se contrataron diferentes programas de formación del personal de la
empresa.
- Se estrecharon relaciones con sus proveedores para poder cumplir con sus
nuevos estándares de seguridad, reduciendo el número de accidentes y
agilizando los controles para cada uno de ellos.

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 - A nivel interno la organización ha implementado un Sistema de Gestión
Integral HSEQ con lo cual busca aumentar la confianza de sus partes
interesadas tanto a nivel nacional como internacional.

Actualmente ESPUMAS DE COLOMBIA S.A. compite en el mercado nacional e

internacional con las siguientes líneas de productos:

PORTAFOLIO DE PRODUCTOS

Espumas
La espuma es un poliuretano que varía de acuerdo con su peso y color, se
utiliza como materia prima para la confección de las diferentes líneas de
producto ofrecidas por la empresa. Debido a que la empresa fabrica este tipo
de materia prima, vende la espuma en diferentes presentaciones segúnla
densidad deseada. En la Figura 1 se presenta la espuma prensada o casata,
materia prima con la que se confecciona la familia de colchones ortopédicos.

Figura 1

Colchones y Colchonetas
Las líneas de colchones se confeccionan en medidas estándar, sobre medidas
y en medidas especiales. Se fabrican en espuma en densidades 16, 18, 20, 23,
26, 30 y 36; y en casata en densidades 65, 90 y 130, según el tipo de familia y
la calidad del producto. El colchón está forrado en telas Jacquard, Género y
100% poliéster. Las colchonetas se confeccionan principalmente en densidad
12 y en diferentes medidas de ancho, largo y alto según las necesidades del
cliente.

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 Varios
La empresa también confecciona una línea de productos varios, la cual incluye
diferentes accesorios como almohadas, cojines de descanso para ver
televisión, cojines decorativos, protectores para colchón, colchonetas tipo
camping, entre otros.

Muebles
La línea de fabricación de muebles es totalmente independiente de las líneas
de colchones, colchonetas y varios. Se fabrican en la sección de Carpintería y
Tapicería de la empresa.
Dentro de los productos fabricados en esta línea se encuentran juegos
de sala, sofás, sofá camas, alcobas, comedores, sillas, silla camas y
somieres, de varios tipos y referencias.

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PARTES INTERESADAS

En las partes interesadas se han definido las siguientes:

- Hogares de todos los estratos

- Distribuidores
- Legislación colombiana
- El medio ambiente
- Los empleados de la organización
- Los socios
- El sistema bancario
- Industria en general

La organización se ha esmerado por dar cumplimiento de la reglamentación legal

relacionada con la fabricación de este tipo de producto.

PROCESOS

Los procesos identificados por Espumas de Colombia S.A son representados en el

siguiente mapa de procesos. En él se muestran las interacciones básicas que son
necesarias para lograr cumplir con los objetivos del SGI.

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El logro de los objetivos y metas propuestas se da en función de la interacción de
los procesos identificados. Ningún proceso tiene la capacidad de lograr los objetivos
solo. Es necesario el trabajo en equipo de todos los actores y una adecuada
comunicación completa, oportuna, exacta y precisa.
Nuestros líderes de proceso se preocupan permanentemente y es una de sus
responsabilidades fomentar la interacción, el pensamiento basado en riesgos y la
mejora continua.

ALCANCE DEL SGI

El sistema de gestión integrado se ha diseñado y aplica a todos los procesos de la

organización que se encuentran vinculados directa o indirectamente con la
Producción y comercialización de espuma flexible de poliuretano y la fabricación
de colchones de espuma actuando en equilibrio con las partes interesadas que se
han identificado en la organización.

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 APLICABILIDAD DE REQUISITOS

La organización determina la no aplicabilidad del requisito “8.3 Diseño y desarrollo

del producto” de la norma NTC-ISO 9001:2015, dado que Espumas de Colombia
S.A. no diseña ni desarrolla productos; las características de nuestros productos
están establecidas en las especificaciones técnicas y los requisitos del cliente.

PLANEACION DE LA AUDITORIA

Usted es designado como Auditor Líder para la realización de la Auditoría Interna,

cuyo objetivo es verificar el nivel de cumplimiento y conformidad del SGI frente a las
normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 implementado por la
Empresa ESPUMAS DE COLOMBIA S.A. Para el alcance: “Producción y
comercialización de espuma flexible de poliuretano y la fabricación de colchones de
espuma.

Para la preparación de la Auditoría, usted ejecuta la revisión documental en las

instalaciones de la Empresa.

Usted llega a la recepción de la organización y nota que nadie le ha hablado acerca

de los controles operacionales definidos por la organización que todovisitante debe
tener en cuenta al respecto, durante su permanencia en las instalaciones.

La Ing. Sandra Palencia, coordinadora HSEQ lo hace seguir a su oficina y después

de un corto saludo, ella le da acceso a la siguiente documentación a través de la
Intranet de la Empresa, a solicitud suya.

• Listado de documentos del SGI

• Política Integral
• Manual de Gestión
• Objetivos, metas y programas de gestión
• Matrices de riesgo y oportunidades de los procesos de producción,
planificación
• Matriz de aspectos e impactos ambientales
• Matriz de peligros y riesgos de SST
• Matriz de requisitos legales
• Planes de manejo ambiental y de emergencia
• Acta de Revisión por la Dirección.
• Informe auditoría Interna

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 Después de haber revisado la documentación, la Ing., conversa con usted y le
comenta:

“ESPUMAS DE COLOMBIA S.A TIENE 20 AÑOS DE OPERACIÓN, TIEMPO

DURANTE EL CUAL HA TENIDO RECONOCIMIENTO Y SE HA POSICIONADO
EN EL MERCADO COMO UNA DE LAS MEJORES FÁBRICAS DEL PAIS; SU
MERCADO ES NACIONAL Y DE EXPORTACIÓN A PAISES
LATINOAMERICANOS”

Usted pregunta por las razones que llevaron a la organización ha implementar su

SGI bajo los referenciales ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, e ISO 45001:2018 para
lo cual le contesta:

Prácticamente los sistemas de gestión se convirtieron en una necesidad, si

nuestra organización quiere fortalecer su participación en los mercados
externos. Esta estrategia fortalece la imagen de la organización a nivel
Internacional, y da respuesta a aquellos mercados donde el enfoque y el
compromiso con la conservación del ambiente, el desarrollo de prácticas
laboras en beneficio de los trabajadores es fundamental para la
comercialización de los productos en sus mercados locales.

Usted pregunta si se realizó un análisis del contexto externo e interno de la

Organización, dada la realidad que vive actualmente el País, para garantizar
coherencia con sus propósitos y metas, a lo que se responde:

El análisis al que usted hace referencia se realizó con las Directivas de la

Organización, la Semana pasada y dicha información se consolidó en una matriz
DOFA. De este análisis interno se identificaron las debilidades y fortalezas, y del
externo se encontraron las amenazas y oportunidades.

DEBILIDADES FORTALEZAS AMENAZAS OPORTUNIDADES

- Los insumos y materias primas en - costos de operación - El dólar llegó a su tope - El gobierno se presta a firmar un
su totalidad son importados. favorables máximo histórico en el país. acuerdo de paz con los grupos
guerrilleros, que azotaron la región
- El reactor del proceso de - portafolio de productos - Los habitantes del pueblo
los últimos 20 años.
conformación de espuma tiene variado “La Campiña” han realizado
20 años de uso y presenta fugas marchas y bloqueos de - La CAA, Corporación Autónoma
constantes durante su operación. - la empresa fabrica protesta, por la escasez de Ambiental, hizo público
productos que la agua que actualmente recientemente, un nuevo marco
- El proceso de fabricación competencia no lanza al presenta el pueblo, y legal que busca sanear la cuenca
consume agua para mercado acusan a la organización del rio, para fortalecerlo como
enfriamiento, la cual, después de por la afectación de las afluente de importancia para su
su utilización, es vertida - Se tiene establecido aguas del rio donde captan uso en acueductos municipales.
directamente al rio. presupuesto para el agua para su sustento.
- La organización es la principal
- Competencia técnica de la campañas de mercadeo fuente de empleo de la región.
- Los pueblos cercanos no

- La organización cuenta con - Crecimiento de los hogares

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 fuerza comercial presencia a nivel nacional tienen máquinas de colombianos
bomberos funcionales,
- Mala asesoría de los - Existencia de maquinariaque pues se quedaron sin
distribuidores al usuario final soporta la demanda de presupuesto y hace 2 años
producto y la posibilidad de las máquinas están en el
- Se dependen de un solo aumentar la producción taller sin recibir
proveedor externo en ciertos llegado el caso mantenimiento.
materiales
- Prácticas de los
- No se cuenta con unpresupuesto competidores
de inversión real
- situaciones climáticas

- Falta de capacitación en la
brigada de seguridad contra-
incendio.

- Altos índices de salidas no

conformes

- Alto porcentaje quejas y

reclamos debido al
incumplimiento de los plazos de
entrega del producto terminado.

- Los instructivos de uso y de

operación de maquinarias y
equipo, no cuentan con
procedimientos relacionados con
seguridad y salud.

Usted pregunta: ¿La organización cuenta con algún planteamiento estratégico

definido?

La Alta Dirección consciente de las características generales de este tipo de

industrias, ha buscado un equilibrio que le permita continuar creciendo en el
mercado y ha establecidos su nuevo Direccionamiento Estratégico que ha
denominado “Fortalecimiento Empresarial” cuya base fundamental es el equilibrio
con las partes interesadas, que rige a partir de enero de 2015, hasta finales del
2025.

MISIÓN

Espumas de Colombia S.A, produce artículos de alta calidad para el descanso y

la salud de todos nuestros clientes, involucrando alta tecnología e insumos con
estándares de categoría mundial y recurso humano calificado, para ofrecer a todos
los consumidores de nuestros productos la sensación de bienestar necesario para
vivir cómodamente.

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VISIÓN

Al 2025 Espumas de Colombia S.A, será un modelo de organización líder en la

producción de espuma flexible de poliuretano, fabricación de colchones y productos
derivados, para el hogar y la industria, con una infraestructura y tecnología de
vanguardia que nos permita una cobertura nacional y la presenciaen mercados
latinoamericanos.

POLITICA INTEGRAL

En Espumas de Colombia S.A sabemos que para ser sostenibles en el tiempo

debemos actuar en equilibrio con nuestros clientes, con el medio amiente que nos
rodea, con el talento humano que forma parte de la empresa, con los socios y con
la legislación colombiana, por tanto nos comprometemos a:

- Mejorar el desempeño de nuestro sistema de gestión integral

- Reducir y prevenir los impactos ambientales significativos que puedan
generar nuestras actividades de producción.
- Reducir los riesgos y peligros propios de las actividades de nuestros
procesos operacionales
- Entregar productos y servicios según lo acordado con nuestros clientes
- Reducir los costos de las operaciones de la empresa

OBJETIVOS DE GESTION

Los objetivos del SGI se determinaron con el fin de poder dar cumplimiento a la
política Integral, estos son:
- Garantizar un nivel de satisfacción en nuestros clientes superior a un 80% en
el año, mediante la entrega oportuna de cantidades y el cumplimiento delas
características requeridas.
- Asegurar un respaldo adecuado y oportuno a las solicitudes de servicio
posventa presentado por los clientes, garantizando un cumplimiento igual o
superior al 80% en el año.
- Asegurar la planeación, el control y la ejecución de los procesos de
fabricación en un 90% durante el año, para garantizar el cumplimiento de la
programación y despacho de productos a tiempo.
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 - Disminuir la generación de desperdicios tóxicos en los procesos de un 25 %
anual.
- Disminuir en un 50% los niveles de ausentismo generados por la
manipulación de los agentes nocivos para la salud en los sitios de trabajo.
- Disminuir en un 25% el consumo de energía por orden de producción.
- Generar utilidades anuales de $ 5.000.000.000

Usted pregunta sobre los riesgos y oportunidades del sistema de gestión a lo que
le responden:

La organización dispone de una matriz de aspectos e impactos ambientales,

matriz de peligros y riesgos de SST identificados por procesosy un plan de
control sobre las salidas no conformes identificadas, donde se contemplan
los riesgos potenciales relacionados con posibles incidentes e
incumplimientos de requisitos.

La organización asume que la realización de dichas matrices, da respuesta

al requisito de la norma respecto a la gestión de riesgos del Sistema de
gestión, pues a cada proceso se le identifican los aspectos, impactos
relevantes, peligros y riesgos de SST.

Usted pregunta por algunos detalles relacionados con el producto fabricado y

comercializado:

“La espuma de poliuretano es la base para la elaboración de nuestro producto

estrella, este es un material versátil, ya que según los aditivos y los sistemas
de fabricación se pueden conseguir espumas de muy distintas
características, y destinadas a usos diferentes. Desde colchones hasta
calzado”.

Hablemos sobre los materiales utilizados en los procesos de Producción:

La fábrica utiliza Diisocianato de Tolueno (DIT) como material inicial para

producir espumas rígidas y flexibles para una variedad de clientes.

En todo momento hay unas 150 toneladas de DIT, 200 toneladas de Polion,
2 toneladas de Agente de Soplado (HCFC), una tonelada de agente de
silicona en el lugar y otro tanto de Tietilamina. Allí se pueden almacenar hasta
300 toneladas de espuma acabada, mientas se espera el despacho a
clientes.

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 Se solicita como evidencia la ficha técnica de los productos y sus respectivas
hojas de seguridad de los materiales utilizados, las cuales usted revisa y
concluye sobre su conformidad.

No se evidencia matriz de compatibilidad de las materias primas.

Durante la visita a la planta, usted verifica que los materiales de empaque de la

materia prima y el producto terminado son de plástico, cartón e icopor, y eldespacho
se hace en camiones propios.

Luego la Ing. le muestra un mapa con la localización de la Empresa y le proporciona

la siguiente información:

“La empresa está ubicada a las afueras de la ciudad; el Río Manzanares fluye
a través de un vecindario densamente poblado hacia la ciudad. En la misma
área están localizadas otras fábricas. El río Manzanares, es utilizadocomo
destino de los vertimientos de los pueblos y de las empresas vecinas.
Históricamente se ha visto afectado, pues su cauce se cruza con el oleoducto
TRANS NACIONAL, el cual ha sido volado en varias ocasiones,
contaminando sus aguas con aceites pesados. En épocas de sequía es el
único cauce que se mantiene activo.”

Usted hace un recorrido por las instalaciones locativas donde funciona la empresa:
Ésta funciona en una bodega que se tiene alquilada. Como un hallazgo de la última
auditoría se encontró que el diseño de la bodega no es el adecuado paralos
procesos y áreas administrativas.
Las instalaciones modulares existentes fueron reubicadas y acomodadas a los
espacios requeridos, sin embargo se observa que existe hacinamiento para el
personal del área administrativa.
La ventilación de la bodega está dada únicamente por dos claraboyas, existe calor
en las oficinas por el número de personas y los equipos utilizados.

El área acondicionada para producción tiene el techo con teja acrílica y una
claraboya, igual que en el área de administración existe calor por número de
personas y los procesos que se realizan.
Para el servicio sanitario hay una batería sanitaria para mujeres y otra parahombres.

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La organización no cuenta con espacio para la adaptación de duchas y casilleros
para el personal operativo
En el área de producción se encuentra una celda destinada a almacenar los
residuos generados por el corte de la espuma.
El área administrativa está alfombrada, en algunas zonas (principalmente en áreas
comunales) está desgastado y roto, creando desniveles en el piso. Las escaleras
de acceso para el segundo nivel no tienen pasamanos.
La organización cuenta en su área administrativa con aire acondicionado tipo
central, el cual se le realiza mantenimiento general según plan de mantenimiento
cada seis meses.
La empresa, por el número de trabajadores que la integran y la capacidad de
producción que cada día está en incremento, se ve obligada a generar en sus
trabajadores una carga laboral caracterizada por los siguientes factores:

a. Apremio de tiempo en la ejecución de las tareas, para mayor producción diaria.

b. Supervisión permanente y rígida a los operarios, por parte de los supervisores
para garantizar la calidad en los productos/ritmo de trabajo.
c. Extensión de la jornada laboral, reduciendo media hora el tiempo de almuerzo
de los operarios.
d. Presión ejercida por los imperativos de la producción.
e. Carga cuantitativa de trabajo, mayor exigencia de concentración por ritmo de
trabajo.

El crecimiento de la empresa ha generado en el personal administrativo

acumulación de tareas y asignación de nuevas responsabilidades en el
cumplimiento de metas, producción y atención a la demanda del cliente.

Las actividades o tareas realizadas en el personal administrativo son variadas y

diversas con una exigencia alta de concentración, contrario al trabajo realizado en
producción, donde cada proceso es especializado.
La población trabajadora del área de producción fue seleccionada de estas zonas
por las características de las personas y por la experiencia laboral en otras
empresas del sector. Esta selección llevó a la empresa a brindar a los trabajadores
el transporte.

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El equipo de trabajo de Espumas de Colombia S.A., está integrado por 180
empleados directos incluido el personal temporal. La cantidad de personal depende
de la época del año.
Los cargos directivos son todos profesionales; el trabajador promedio tiene bajos
niveles de escolaridad.

Con este gran grupo de trabajo empeñado en buscar la excelencia en los productos
y en la atención al cliente se logra la expansión y el crecimiento de la empresa
posicionándola como la más importante en su ramo.
Los roles y niveles de responsabilidad en la organización, y toda aquella
comunicación formal en la organización se encuentran establecidos en la estructura
organizacional que está representada de forma gráfica en el organigrama.
Las competencias de estos se encuentran en los perfiles de cargo y así mismo las
responsabilidades se encuentran definidas en la documentación del Sistema de
Gestión Integral.
Aunque no tiene sindicato, la empresa cuenta con un grupo organizado de
trabajadores que a través de un vocero solicitan tanto a la empresa como a las
autoridades competentes el cumplimiento de algunos requisitos y obligaciones
contractuales.

Es así como el vocero del grupo, el Sr. Pérez, solicito a la oficina del Ministerio de
trabajo una orientación para aclarar unos hechos ocurridos el mes pasado, cuando
tres trabajadores resultaron heridos al soltarse del camión una de las correas que
sostenían las cajas con el producto, ocasionando la caída de ellos, ya que la
organización no ha socializado los resultados de la investigación de dicho accidente.

Usted pregunta sobre el desempeño del sistema de gestión implementado por la

organización, a lo que le responden:

Todas las actividades planificadas establecidas en los planes y programas

definidos se han cumplido, la gestión ambiental y de seguridad de la Empresa
es excelente.

Los objetivos del sistema de gestión definidos durante el último año se

cumplieron.

¿Me podría mostrar alguna evidencia de que lo que me dice es cierto?

Estos son los indicadores de gestión definidos:

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 POLÍTICA DE GESTION INTEGRAL OBJETIVO DE GESTION INDICADOR DE GESTIÓN Meta

Garantizar un nivel de satisfacción en

Nivel de Satisfacción del Cliente - 80%
nuestros clientes igual o superior a un 80%,
mediante la entrega oportuna de cantidades
y el cumplimiento de las características
Índice de Quejas y Reclamos 2,5%
requeridas.
En Espumas de Colombia S.A sabemos que para Asegurar un respaldo adecuado y oportuno
ser sostenibles en el tiempo debemos actuar en Oportunidad de atención y
a las solicitudes de servicio postventa
equilibrio con nuestros clientes, con el medio tratamiento a las Quejas y 80%
presentadas por los clientes, garantizando
amiente que nos rodea, con el talento humano que Reclamos.
un cumplimiento igual o superior al 80%.
forma parte de la empresa, con los socios y con la
legislación colombiana, por tanto nos
Cumplimiento de la programación
comprometemos a: 90%
Asegurar la planeación, el control y la de la producción y fabricación
ejecución de los procesos de fabricación en
un 90% para garantizar el cumplimiento de
- Mejorar el desempeño de nuestro Rendimiento de la Producción 90%
la programación y despacho de productos a
sistema de gestión integral tiempo.
Salidas No Conformes 2,5%
- Reducir y prevenir los impactos
ambientales significativos que puedan
generar nuestras actividades de Disminuir en un 50% los niveles de
Accidentalidad 1%
producción. ausentismo generados por la manipulación
de los agentes nocivos para la salud en los
- Reducir los riesgos y peligros propios de sitios de trabajo.
las actividades de nuestros procesos Ausentismo 5%
operacionales

- Entregar productos y servicios según lo

acordado con nuestros clientes Disminuir el consumo de energía por orden Consumo energía 5%
de producción.
- Reducir los costos de las operaciones
de la empresa Disminuir la generación de desperdicios
tóxicos en los procesos de producción Generación de residuos 25%

Generar utilidades anuales de $

5.000.000.000 Utilidad $ 5.000.000.000

Aun no hemos realizado los cálculos ni diligenciado las tablas de

indicadores, pero todo se cumplió.

Con toda la información base reunida durante la revisión documental, usted se

dispone a iniciar la Auditoria Interna.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Usted se dispone a ingresar a la organización, para realizar la reunión de apertura,

y apresuradamente la coordinadora HSEQ, le indica, que el sitio de la reunión ha
cambiado, pues la sala de juntas presenta una inundación por fuga en las
instalaciones sanitarias, ubicadas en el piso superior. El daño se presentó en la
tarde del día anterior y no se ha logrado corregir el problema, pues, aunque la fuga
es mínima, el olor es insoportable.
Este Caso tiene fines exclusivamente académicos, prohibida su reproducción.
Se solicita correr una hora el plan de auditoría y dar inicio en las instalaciones de
la cafetería, donde existe el espacio suficiente, y de paso se aprovecha la presencia
del personal operativo, que se encuentra desayunando a esa hora.

Usted da inicio a la reunión de apertura la cual se realiza acorde con los

requerimientos de la organización, y contando con la participación del Gerente
general, y todos sus colaboradores de primera línea según el cronograma.

CONTEXTO, PLANTEAMIENTO ESTRATÉGICO, OBJETIVOS, METAS Y

PROGRAMAS, RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y
AUTORIDAD.

La primera entrevista se desarrolla con el gerente General de la empresa.

Usted le pregunta sobre el análisis del Contexto, las partes interesadas pertinentes,
la definición del alcance, así como del planeamiento estratégico,Política y objetivos,
y su apreciación respecto a los hallazgos presentados en la revisión documental,
para lo cual le contesta:

Se realizó la consulta con la organización que nos asesora para la

implementación de las normas, y nos comunica que, así como está
planteado, se le da respuesta a la norma.

Sin embargo, le confieso, no poseo conocimiento sobre este nuevo modelo

de gestión, y según los resultados de la revisión documental, desconfío de
la competencia de nuestro consultor. Quisiera que, en este punto, y
aprovechando esta auditoría, así se detecten las no conformidades que sean,
nos den las recomendaciones y los aspectos por mejorar pertinentes que nos
permitan iniciar la certificación con el pie derecho.

PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Usted se entrevista ahora con la Coordinadora HSEQ, Ing. Sandra Palencia y usted
pregunta por la identificación de Aspectos Ambientales, peligros y riesgos deSST.
La ingeniera hace referencias a las matrices donde se evidencia dichainformación.
(Ver Anexos).

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A usted le preocupa mucho lo relacionado con las sustancias agotadoras de la capa
de ozono; así que pregunta por el agente de soplado en las espumas y su impacto
ambiental. A esto la ingeniera le responde:

“Efectivamente, hoy existen sustitutos de los antiguos CFC agotadores de la

capa de ozono, por algunos agentes alternativos de soplado incluyen cloruro
de metilo, metil cloroformo, HCFCs, acetona y monóxido de Carbono,
generado por la reacción entre acido fórmico con un isocianato. Elcloruro de
metileno se encuentra disponible con facilidad, y es técnica y comercialmente
factible, este compuesto contabiliza aproximadamente un
70 % del agente de soplado auxiliar. Adicionalmente se emplea en los
Estados Unidos, pero su utilización se ha extendido a países como el Reino
Unido. Otra ventaja se encuentra en que el cloruro de metileno es más
económico que el CFC-11 y puede reducir su utilización entre un 80 y un
100%, sin embargo, su uso aun levanta controversias en aspectos
relacionados con seguridad y medio ambiente”.

Usted pregunta sobre la ligereza de análisis que refleja las matrices de aspectos e
impactos ambientales sobre el impacto sobre el Río Manzanares, dadas las
recientes alteraciones de orden público en el pueblo de la Campiña, a lo que se
responde:

Ha existido mucha especulación sobre los reales efectos de la Organización

sobre el Río. Quieren responsabilizar a la Organización sobre su estado
actual, y no somos los únicos que vertimos aguas residuales. Hay otras
empresas, así como la Universidades ubicadas en el sector. Nosotros
pagamos nuestras tasas retributivas correspondientes, y nunca nos han
impuesto una multa.

Usted consulta sobre la gestión del riesgo inherente al proceso de HSEQ, a lo que
le responden:

De acuerdo con los resultados de la etapa I, se procedió a elaborar dicha

matriz. La misma se origino en un estudio DOFA al proceso relacionada con
los riesgos de impactar el ambiente, así como la identificación de las acciones
para la mitigación de esos riesgos

CONTROL OPERACIONAL SEGUIMIENTO Y MEDICION

En esta etapa de la auditoria, usted se reúne con el Gerente de Producción, Ing.

Carlos Torres y el jefe de planta Edgar Montana.
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Usted pregunta al Jefe de Planta, que documentación hay para controlar los
Aspectos Ambientales y los peligros y riesgos de SST, y él responde que existen
manuales que describen los controles de temperatura del proceso mediante la
utilización de radiadores de agua y que en este paso no se generan gases.

Sin embargo usted observa, que el agua caliente generada, se vierte directamente
en la cañería, así como la utilización por parte del personal, de respiradores con
filtros para gases, a lo que el Jefe de Producción contesta que el reactor es tan viejo,
que eventualmente se presentan fugas, pero que las mismas son controladas al
final del proceso.

Adicional se evidencia el desarrollo de las siguientes actividades:

✓ Realizar actividades tendientes a mejorar orden y aseo, señalización y

reubicación de extintores para beneficio de la seguridad industrial de la
empresa.

✓ Realizar programas educativos en salud tendientes a que los trabajadores

conozcan las medidas de protección para los riesgos a los cuales están
expuestos y su importancia.

✓ Mantener altos niveles de seguridad por medio de inspecciones de seguridad

Se pregunta sobre las acciones tomadas frente a las salidas no conforme del
proceso productivo, el cual jefe de producción comenta:

✓ Reparación o reposición parcial o total de la parte interna (lamina de espuma

y/o casata, malla de resortes, entre otros), por una de las mismas
características y especificaciones técnicas por impresiones del cuerpo
superiores a 4 c.m., siempre y cuando sean permanentes o por las dos caras
del producto.
✓ Reparación parcial o total por desprendimiento de capas internas (láminas
de espumas y/o casatas) del producto (en especial colchones tipo Pillow,
Oneface y/o Resortados).

Este Caso tiene fines exclusivamente académicos, prohibida su reproducción..

 ✓ Reparación parcial o total de costuras reventadas y/o sueltas del ribete,
agarraderas y/o del acolchado (costuras decorativas) del forro.
✓ Reparación parcial o total por tela del forro suelta y/o destemplada, durante
el primer mes de uso.
✓ Reparación o reposición parcial o total por defectos de fabricación en el cierre
o cremallera del forro por uno de las mismas características y
especificaciones técnicas, durante el primer mes de uso.
✓ Reposición parcial o total del producto y/o de una de sus partes constitutivas
por uno de las mismas características y especificaciones técnicas, una vez
que adquirido este, afecte la salud del cliente.

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y SU CUMPLIMIENTO

En cuanto a la reglamentación Ambiental y de SST, usted pregunta por su

identificación. Se evidencia dicha información en la matriz de requisitos legales. (Ver
Anexo)

COMPETENCIA, FORMACIÓN, COMUNICACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA.

Ahora la entrevista es con la Gerente de Recursos Humanos, Dra. Claudia Benítez,

quien le comenta que el trabajador promedio en la zona, tienen niveles de
escolaridad, solo a niveles primarios y que todos los Jefes y Gerentes de la Empresa
tienen título Universitario.

Usted pregunta por el manual de funciones, pero la Dra., no lo puede ubicar en la

nube, lugar donde la organización guarda toda la documentación del sistema, para
lo cual es solicitado el Jefe de sistemas, quien en pocos minutos logra ubicarle el
Manual de Funciones a la Dra. Benítez.

Usted pregunta por los perfiles de los cargos, y ella le contesta que son los mismos
que se establecieron para los perfiles de los cargos del sistema de calidad basado
en ISO 9001:2008.

Usted pregunta sobre las competencias del Auditor Interno, así como del Brigadista,
para lo cual le contestan, que esos no son cargos; estas actividades las realizan el
coordinador del SGI y el Gerente de producción, así como uno o dos operarios que
recibieron dicha capacitación.

Usted pregunta sobre los programas o planes de capacitación y le responden que

si, existe una programación de actividades, dirigidas a fortalecer el conocimiento
Este Caso tiene fines exclusivamente académicos, prohibida su reproducción.
en los modelos de gestión y su aplicación en la organización. Usted consulta sobre
cómo la organización ha logrado concientizar al personal en el tema de calidad,
seguridad y ambiental, a lo que le responden, que esta información se encuentra en
Intranet, y que existen tres sitios de acceso a esta información los cuales están
dispuestos para el personal para cuando ellos los quieran usar.

COMUNICACIÓN.

Para evaluar este punto, usted se reúne con la Trabajadora Social, María Ugarte y
le pregunta si se han recibido quejas por parte de la comunidad. María le responde
que sí, por el ruido generado por las máquinas de corte. Usted le pide más
información y le muestra una carta enviada por los vecinos del LA GRANJA.

Adicional a la carta, la trabajadora Social, le indica que recientemente hubo

bloqueos de vías y marchas en contra de la organización, culpándolos del estado
de contaminación del río y la falta de agua en el municipio, aunque oficialmente,
no se ha recibido ninguna comunicación o carta manifestando este malestar.

PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

La ingeniera Elba a este respecto le explica lo siguiente:

Existe cierto riesgo de auto-ignición de la espuma que se acaba de formar

inmediatamente después de la producción. El valor calórico de la espuma
es de alrededor de 10.000 Kcal/Kg suficiente para permitir una rápida
propagación del fuego. La espuma que se quema libera gases nocivos que
contienen una variedad de compuestos altamente tóxicos. Nuestro plan de
emergencia depende de la rápida respuesta de nuestras brigadas, así como
de la participación de los cuerpos de bomberos de las poblaciones vecinas.

El 6 de noviembre del año 2007 la compañía sufrió un siniestro en el cual fue

destruida el 50 % de la planta de producción.

Esto ha permitido que a hoy la compañía haya renovado su maquinaria y planta

física para brindar cada día mejores productos y de óptima calidad.

Pese a esto, no hay un Plan de Respuesta ante emergencias estructurado y solo

está en borrador.

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 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.

Usted continúa con la entrevista, para culminar con la revisión por la dirección, al
SGI. A este respecto, el Gerente le comenta sobre la metodología empleada, y usted
encuentra conformidad respecto al método empleado. Sin embargo, al revisar el
cumplimiento de objetivos y metas, se observa que en el papel todas cumplen, pero
sus resultados son sustentados con indicadores que no tienen relación con el
objetivo involucrado.

Finalmente, usted debe preparar la Reunión de cierre y el informe de auditoría

respectivo.

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