FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN

PROCESO Y EVALUACIÓN DE PLANES Y CÓDIGO PIGU03

PROGRAMAS
GUÍA PRÁCTICA PARA LA
GUÍA VERSIÓN 3
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

GUÍA PRÁCTICA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE

INDICADORES

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de Planeación Planeación Planeación
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Presentación
En el marco del segundo eje estratégico para el cuatrienio 2018-2022, definido por la
Superintendencia Nacional de Salud (SNS): : “Aumentar la capacidad técnica, tecnológica,
autonomía e independencia de la entidad”, la Oficina Asesora de Planeación (OAP), en
trabajo conjunto con las dependencias de la SNS para la construcción de los instrumentos
de planeación y evaluación requeridos por la institución, ha identificado una serie de
oportunidades de mejora en el proceso de formulación y seguimiento de indicadores de
gestión al interior de la entidad.

La presente guía es la herramienta de construcción y análisis de indicadores de gestión,

que tiene como propósito sugerir una ruta práctica que facilite la construcción de
indicadores a los equipos técnicos de cada una de las dependencias de la SNS, y
que les provea unos principios sencillos para pensar y formular indicadores que generen
valor a la toma de decisiones dentro de la entidad, al seguimiento de su gestión y de sus
metas desarrollados en instrumentos como el Plan Anual de Gestión (PAG).

La guía práctica de construcción de indicadores tiene, entonces, tres objetivos:

• Definir una ruta práctica que facilite la formulación de indicadores.

• Priorizar el valor estratégico de los indicadores para la toma de decisiones.
• Disminuir el nivel de complejidad técnica o teórica que obstaculiza la apropiación
de los indicadores como una herramienta clave en los procesos internos de la SNS.

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Se trata de una guía orientada a lograr un mayor nivel de simplificación y orientación

práctica en la conceptualización, formulación y uso de indicadores.

________________________

Sandra Camargo Bendeck

Oficina Asesora De Planeación

Jefe De Oficina Superintendencia Nacional de Salud

Diciembre de 2019

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Capítulo 1

¿Para qué me sirve un indicador?

Antes de establecer la función o utilidad de un indicador, debemos fijar con claridad y

precisión su definición. Existen múltiples definiciones técnicas de un indicador, incluso
definiciones desde las metodologías de evaluación de la gestión pública; sin embargo,
buscamos simplificar el entendimiento del indicador para poder simplificar su uso y
formulación. Por lo tanto, para el caso de esta guía, usaremos la definición más simple y
sencilla del indicador:

Definición RAE: Indicar:

Indicador
1. Mostrar o significar
Que indica o sirve para algo con indicios y
señales.
indicar
2. Decir algo

Los indicadores son una representación cuantitativa, verificable, que permiten

registrar, procesar y presentar la información de avance o retroceso en logro de un
objetivo determinado.)

Los indicadores son un mensaje o una señal que queremos comunicar sobre el estado de
una actividad, un objetivo, un proceso, etc.

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Los indicadores nos muestran, nos ayudan a poner en evidencia, algo que queremos
comunicar.

¿Cuál es la función más básica de un indicador? Nos sirven para informar, probar o
demostrar.

¿Qué podemos informar, evidenciar, probar o demostrar con un indicador?

• El avance o retroceso de un proceso o actividad de nuestro trabajo.

• El estado de consecución de un objetivo.
• Las problemáticas, necesidades o desafíos que enfrentamos en nuestro trabajo.

Cuando usamos un indicador ¿qué podemos lograr?

Los indicadores tienen una utilidad en doble vía: generan valor para el que los diseña,
como para el que los analiza. Los indicadores no deben ser pensados solo para el uso
de los equipos directivos, sino que tienen un uso y funcionalidad clave también para los
equipos operativos, técnicos y ejecutivos.

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Al mismo tiempo, con un indicador podemos lograr para nuestra gestión y funciones
específicas:

• Medir el avance o estado de nuestras tareas.

• Identificar oportunidades de mejora en nuestro trabajo.
• Orientar nuestras acciones y actividades a resultados específicos.

Los indicadores no solo sirven para posicionar y medir nuestro trabajo, nos facilitan el
entendimiento de lo que hacemos y su evolución en el tiempo, cuando generamos un
indicador no es para describir lo que hacemos, sino para evidenciar el valor de un producto,
tarea, proceso o actividad que es determinante para las misiones, objetivos y propósitos
estratégicos de nuestro rol o dependencia dentro de la Superintendencia Nacional de
Salud.

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Hace parte de la naturaleza de los indicadores la medición. Medir en términos

generales es importante, porque permite evaluar y establecer los resultados de una acción,
actividad, plan o proyecto, de ahí que los indicadores sean un instrumento de medición de
por sí y que se entiendan simplemente como una unidad de medida, dejando atrás su valor
y utilidad estratégica previamente señalada en esta guía.

¿Para qué me sirve un indicador?

Para posicionar y medir mi trabajo.

Capítulo 2

Mitos de los indicadores

La Superintendencia Nacional de Salud, al igual que muchas organizaciones de carácter

público, no escapa a las creencias erróneas o mitos sobre la formulación, uso y utilidad de
los indicadores. Es determinante poder aclarar e identificar cada uno de esos mitos con el
fin de propiciar un uso y apropiación efectiva del valor de los indicadores por parte del
equipo operativo, técnico y directivo de la institución.

Mito 1: Un indicador es una medida/formula única

No existe una formula única para construir un indicador. La fórmula varía de acuerdo
con la información y datos que se busque comunicar. Los indicadores de carácter

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cuantitativo pueden tener diferentes fórmulas de cálculo como por ejemplo relaciones (por
ciento, por cien mil), medidas de dispersión estadística (media, moda, mediana, desviación
estándar, etc.), modelos de estimación estadística descriptiva o predictiva, o incluso el
indicador puede ser solo una cifra o dato.

Mito 2: Es para medir el desempeño de los empleados

Los indicadores van más allá del desempeño de un rol, buscan establecer o conocer los
resultados y estado de la gestión de una actividad, proceso, plan o proyecto. Son una
señal que nos permite ver qué estamos haciendo bien y qué podemos mejorar.

Mito 3: Siempre tienen que dar el 100%

Un indicador que informe el cumplimiento del 100% de una actividad u objetivo, es un

indicador obsoleto. Los indicadores de 100% reportan que no hay nada que hacer, que
todo está cumplido para esa tarea y que debemos enfocar nuestros esfuerzos por medir
aquello que necesita mayor atención. Los indicadores nos deben ayudar a decir cómo
vamos y qué nos falta por hacer o mejorar en nuestra gestión. Un indicador que no
reporte el 100% no es un mal indicador, es un indicador real.

Mito 4: Es un requerimiento de planeación y solo los funcionarios de planeación

saben para qué sirven

Los indicadores son una herramienta para el seguimiento, monitoreo y evaluación de la

gestión pública en el país, permiten medir los resultados de las intervenciones públicas
como un programa de gobierno, un proyecto de desarrollo o una política pública. No son
un ítem de chequeo en los procesos de planeación, por el contrario, son la variable

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que da cuenta del cumplimiento de las metas de gestión y los resultados de las entidades
públicas en el país.

Mito 5: Solo se usan una vez al año

Los indicadores deben guiar al día a día de la gestión. Si los indicadores solo se revisan o
se reportan una vez al año, no están siendo relevantes ni pertinentes para la gestión y la
gestión no está teniendo un norte o enfoque estratégico que le permita contribuir al logro
de objetivos o avances en la misionalidad de la entidad, en este caso para
Superintendencia Nacional de Salud. Por lo tanto, la medición y su reporte, debe ser
mínimo dos veces al año.

Capítulo 3

Ruta fácil para la formulación de indicadores

A continuación, se presentan cuatro pasos básicos y sencillos para lograr que cualquier
miembro del equipo de la Superintendencia de Salud pueda construir indicadores con un
mínimo de utilidad y relevancia para la gestión de la entidad y sus dependencias. Esta ruta
fácil para la formulación de indicadores está compuesta por:

Paso 1: Pensar el indicador.

Paso 2: Formular el indicador.

Paso 3: Revisar y aprobar el indicador.

Paso 4: Usar el indicador.

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Paso 1: Pensar el indicador

Antes de sentarnos a escribir y buscar las fórmulas de los indicadores, que van a informar
sobre la gestión de nuestra dependencias y roles en la entidad, debemos hacernos una
serie de preguntas guía que nos permitirán especificar cuál es el propósito de los
indicadores. Para ello debemos tener en cuenta tres ejercicios clave:

Ejercicio 1 - Alineación: Aterrizar la estrategia de la entidad a la gestión de la

dependencia

Los indicadores deben generar valor, no solo a la dependencia, sino a toda la

entidad y la consecución de sus objetivos. De ahí que, el primer ejercicio de
conceptualización de los indicadores sea establecer el enfoque o ejes u objetivos
estratégicos de la entidad a los cuales buscamos apuntar o contribuir como dependencia.
Es importante, entonces, tener en cuenta:

1. ¿Cuáles son los ejes u objetivos estratégicos de la entidad para el periodo en

curso?
2. ¿A qué objetivo(s) o eje(s) estratégico(s) aplican las funciones de mi
dependencia o rol?
3. ¿Cómo contribuye el área o dependencia al cumplimiento de ese(os) objetivo(s)
o eje(s) estratégico(s)?
4. ¿Qué tareas de mi área o dependencia son de alto valor para objetivo(s) o ese
eje(s) estratégico(s)?

Ejercicio 2 - Propósito: Establecer el objetivo del indicador

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Este segundo ejercicio busca responder a la pregunta el para qué del indicador, es decir
con el indicador busco:

1. Señalar un problema, necesidad o desafío.

2. Posicionar una actividad o resultado.
3. Incidir en la toma de decisiones sobre un tema o línea de acción.
4. Dar a conocer información prioritaria.

Ejercicio 3 - Uso: estimar el uso del indicador

Los indicadores deben servir a toda la entidad y no solo a un área o dependencia; en

consecuencia, es necesario establecer a quién le sirve el indicador, quién lo puede usar
y si se tienen o no las capacidades o recursos para que su uso sea eficiente y oportuno.

Resultados esperados del paso 1:

• Indicadores pertinentes al marco o enfoque estratégico de la entidad.

• Propósito del indicador
• Usuario y/o audiencia del indicador.

Paso 2: Formular el indicador

Una vez establecido el propósito, usuario y conexión estratégica de los indicadores que
queremos construir, el paso siguiente es avanzar en su formulación. El proceso de
formulación es fundamental, ya que de él depende que el indicador sea usado y refleje
efectivamente su propósito y función.

Para este momento se sugiere llevar a cabo los siguientes ejercicios:

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Ejercicio 1 - Alcance: delimitar el indicador

Es el paso de lo estratégico a lo técnico, específicamente a la condición de medición que

requiere tener un indicador. En este momento se sugiere resolver las siguientes preguntas:

• ¿Qué quiero medir?

• ¿Es posible medirlo?
• ¿Esa medición me permite informar lo que quiero comunicar?
• ¿Es costo-eficiente?
• ¿Cuál es la fuente de información del indicador?

Ejercicio 2 - Nombre: establecer el nombre del indicador

El nombre del indicador es su carta de presentación y debe tratar de ser un mensaje

en sí mismo. Si el nombre del indicador logra explicar o generar una noción general de
su utilidad, ya se habrá dado un paso importante en el posicionamiento y uso de este.

Para el nombre tener en cuenta:

• Corto.
• Usar el lenguaje común en la entidad.
• Que genere reconocimiento en el usuario final del indicador.

Ejercicio 3 - Tipo1: establecer el tipo de indicador

Escoger el tipo de indicador que sea más adecuado. Según la clasificación establecida en
la actualidad, los indicadores pueden ser de:

1Guía para la construcción y análisis de indicadores de gestión (2018), Departamento Administrativo de la

Función Pública.
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1. Gestión: cuantifica los recursos físicos, humanos y financieros utilizados en el

desarrollo de las acciones; y mide la cantidad de acciones, procesos,
procedimientos y operaciones realizadas durante de la etapa de implementación.
2. Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados esperados.
3. Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
4. Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
1. Producto: cuantifica los bienes y servicios (intermedios o finales) producidos y/o
provisionados a partir de una determinada intervención, así́ como los cambios
generados por ésta que son pertinentes para el logro de los efectos directos.
2. Resultado: evidencian los cambios que se generan en los ciudadanos una vez
recibidos los bienes o servicios
3. Impacto: evidencian el cambio en las condiciones objetivas que se intervinieron,
esto es, si en realidad se dio solución a los problemas o satisfacción a las
necesidades, gracias a la gestión de la organización.

Ejercicio 4 - Fórmula: establecer la fórmula de cálculo

De acuerdo con el tipo de indicador, su fuente y el tipo de información que se busca

reportar, se debe definir la fórmula de cálculo más apropiada. Algunas de las fórmulas
de cálculo que se pueden tener en cuenta son:

• Porcentaje: Proporción que toma como referencia el número 100

• Tasa: Relación entre dos magnitudes.
• Promedio: cantidad igual o más próxima a la media aritmética
• Razón:Cociente de dos números o, en general, de dos cantidades comparables e
ntresí.

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• Cifra: Signo con que se representa un número dígito.

• Media: promedio de un conjunto de números.
• Moda: Valor que aparece con mayor frecuencia en una serie de medidas.

Ejercicio 5 - Desplegar: definir una línea base y una meta

Los indicadores no son estáticos en el tiempo, deben tener un punto de arranque y un

punto de llegada, esto con el fin de poder contrastar y determinar avances o retrocesos.

• Línea base: Dato base de comparación. Es el punto de arranque del indicador. Si

no hay información disponible, es necesario ponerlas en marcha al momento de
crear el indicador.

• Meta: Proyección del resultado deseado o esperado. El cumplimiento de la meta no

determina el éxito del indicador. Las metas permiten visualizar avances esperados,
pero no son una condición de utilidad o éxito del indicador.

Paso 3: Revisar el indicador

Una vez conceptualizado y formulado el indicador es clave someterlo a revisión y

ajustes, no solo del formulador sino de los posibles roles que puedan retroalimentarlo y
perfeccionarlo. Los ejercicios de revisión sugeridos son:

Ejercicio 1 – Metodología SMART o CREMA

Elaborar una lista de posibles indicadores a ser utilizados y finalmente seleccionar los más
adecuados. Una de las metodologías utilizadas para validar técnicamente el indicador es
la metodología SMART o CREMA

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Los indicadores deben cumplir al menos las siguientes cinco características:

(C) Claro: Que exprese de manera precisa e inequívoca el objeto de

medición.

(R) Relevante: Esté relacionado directamente con el objetivo de medición.

(E) Económico: esté disponible o sea posible de recolectar bajo un costo

razonable

(M) Medible: que pueda estimarse o validarse de manera independiente,

o que cualquiera pueda verificarlo.

(A) Adecuado: que cumpla con una representatividad o base suficiente

para medir o estimar la dimensión del objeto de medición

C R
Claro Relevante

A
E
Adecuado
Económico

M
Medible

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

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Ejercicio 2 – Retroalimentación pares

Los indicadores pueden tener implicaciones estratégicas y operativas para todo un equipo
de trabajo, por eso es importante hacer una revisión y validación colectiva de los
mismos. Para orientar la realización de este ejercicio se proponen las siguientes preguntas
guías:

• ¿Con quién se debe validar el indicador?

• ¿Quién es el responsable del indicador?
• ¿Qué implicaciones tiene en las actividades y procesos de levantamiento de
información del área o dependencia?

Paso 4: Uso del indicador

En diferentes momentos de esta guía hemos hecho énfasis en que los indicadores
existen para usarlos. Evitar la complejidad y la saturación de indicadores es clave para
facilitar la apropiación del indicador como herramienta de gestión y planeación. Para este
último paso se propone examinar la batería o grupo de indicadores finales teniendo en
cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Cuántos indicadores tengo?

• ¿Estoy midiendo todo o solo lo prioritario?
• ¿Hay indicadores redundantes o que informan lo mismo?
• ¿Puedo alimentar el indicador oportunamente?
• ¿Va a ser útil para la toma de decisiones? ¿lo van a usar?
• ¿El indicador se entiende?
• ¿Para dónde voy con el indicador? ¿Qué metas puede tener?

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Capítulo 4

Formato de formulación:

La formalización de un indicador se debe realizar en el formato PIFT12 hoja de vida de

indicadores. Formato establecido en el Subsistema de Gestión de Calidad. Una vez
definido el indicador se realizará el registro en la Hoja de Vida del Indicador.

Los indicadores formulados se podrán ver reflejados en los siguientes planes

Institucionales:

• Indicadores Estratégicos: Plan Estratégico Institucional y Desarrollo Administrativo

- PEIDA
• Indicadores de Gestión: Plan Anual de Gestión – PAG
• Indicadores Situacionales: Plan Anual de Gestión.

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CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS
RESPONSABLE
QUE FECHA DEL
DETALLES DE LOS DE LA
CAMBIARON CAMBIO VERSIÓN
CAMBIOS EFECTUADOS SOLICITUD DEL
EN EL DD/MM/AAAA
CAMBIO
DOCUMENTO
Mediante memorando con
NURC 3-2019-13421, se solicitó Jefe Oficina
Inclusión Anexo el cambio de código que era Asesora de 26/07/2019 1
ASGU02 y se aprobó mediante Planeación
NURC 3-2019-13490
Mediante el memorando
NURC 3-2019-23407 se
solicita la modificación total
de la guía, relacionada en
Modificación de Jefe Oficina
cuanto a la presentación y
Documento Asesora de 14/01/2020 2
contenido. Este se aprueba Planeación
mediante memorando de
aprobación NURC 3-2020-
405.
Mediante el memorando
NURC 3-2020-11399 se
solicita la modificación de la
Jefe Oficina
Modificación de guía, relacionada en cuanto a
Asesora de 24/08/2020 3
Documento la presentación y contenido. Planeación
Este se aprueba mediante
memorando de aprobación
NURC 3-2020-11666.

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