SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 01

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL Código: GFPI-G-001

Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual Fecha de vigencia: 2013-10-09
EVIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”.

Desarrollada por: Ana Carolina Daza Salinas – Ficha: 2497846

ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Presentado por:
ANA CAROLINA DAZA SALINAS

Presentado a:
WINSTON MAURICIO ZAPATA CORREA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO FORMACIÓN VIRTUAL
ADMINISTACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Ficha: 2497846
VALLEDUPAR
Marzo de 2022
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Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual Fecha de vigencia: 2013-10-09
EVIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”.

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ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

En el presente documento se efectúa ensayo acerca de la importancia de los archivos,

solicitado en la actividad 3 de la semana 1, dentro del programa de formación complementaria
Administración Documental en el Entorno Laboral. Y a modo introductorio, se puede indicar que
los archivos como fuente de documentación del obrar de la humanidad es empleado desde el
mismo momento en que surgió la comunicación, y le ha permitido hacer registro de todo su
recorrer y proyectar su accionar a futuro, dado que se almacena información por medio de dicha
institución del archivo.

Al hacer lectura del material de apoyo y el correspondiente análisis de los vídeos

complementarios suministrados para documentar el presente documento, es necesario recordar
que la Ley General de Archivo – Ley 594 de 2000 (Congreso de Colombia, 2000) define el término
archivo en su artículo 3, el cual reza:

Artículo 3 - “Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.”

Es en este sentido que por definición doctrinal este concepto se halla etiquetado como la
documentación producida o recibida por las diferentes dependencias de una unidad
administrativa o empresa/entidad en el quehacer de la gestión que ella efectúa, que sirve de
testimonio o medio de prueba de su accionar y para los ciudadanos de fuente histórica; porque
es a través de él donde la organización recopila, maneja, organiza su información, para fines de
almacenamiento, custodia y conservación de la misma; siendo posible usarla a tiempo futuro, o
según las necesidades que ella o sus usuarios presenten.

De lo ya expuesto se colige que el archivo se constituye en la herramienta por excelencia

para acopio, conservación y consulta de datos (información); por lo tanto exige que toda
organización disponga de entes o funcionarios responsables no solo de gestión y trámite, sino
que también para la respectiva manipulación y transferencias, custodia, preservación a largo
plazo de lo registrado en ellos, dado que dicho archivo se forma en el ámbito o curso del desarrollo
de la actividad de una persona natural o jurídica, y que por ende se hallan relacionados con ella
misma.

No obstante, el concepto de archivo no es algo de nueva data, todo lo contrario, por

investigaciones científicas se asimila como una actividad estrechamente ligada al quehacer del
hombre. Es por ello que se afirma que casi desde el mismo momento en que surgió la escritura
y la comunicación se habla de archivo; ello pues, el hombre no solo escribía, sino que almacenaba
o procuraba resguardar sus escritos a través de unidades de conservación que fuesen
perdurables, como por ejemplo los egipcios en papiros, los chinos en papel, los romanos y griegos
en piedra (mármol) o madera, los sumerios y babilonios en piel, entre otras formas de
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preservación. Pero ello no quedó allí, pues ya en el siglo XII se evidencian los primeros archivos
financieros, y los soportes documentales recopilados por la Real Corona Española, que
almacenaba planos, mapas, cartas, entre otros; siendo una de las instituciones pioneras del
manejo y uso de archivos durante los siglos XV al XVIII. Sin embargo, todo este avance solo
durante el imperio de Napoleón y la Revolución Francesa fue que se tomó como evidente que
existía la necesidad de darle la funcionalidad de los archivos (que no era solo almacenar
documentos), y de que existiese profesionales o personal encargado del manejo, organización y
custodia de tales archivos, para brindar a sus usuarios posibilidad de consulta futura de tales
documento. Por ello Napoleón pretendió recopilar todo el archivo de Europa en París, para
concretar sus objetivos de conquista y dominio; cosa que finalmente no se cristalizó, pero si abrió
la puerta para que muchas empresas e instituciones finalmente aplicaran el archivo dentro de sí
mismas. (Parafraseando a (Ardila)

Este avance ha proseguido hasta nuestros días, donde a pesar de la tecnología y los
medios alternativos de comunicación, persiste la necesidad de acopiar y custodiar información
para futura consulta, utilización y reúso; ello pues, es innato a la naturaleza humana el
documentar y soportar sus procesos. Siendo para el caso, que la informática y las herramientas
ofimáticas, han enriquecido el ejercicio de la archivística, pues a través de ellas se surte un mayor
control de transferencias, de préstamos, consultas, expurgo o depuración de información basura,
entre otras tareas relacionadas a la gestión de archivo; debido a que permite que se de
tratamiento adecuado al soporte, y se alcance una recuperación de información en documentos
en tiempos más reducidos; eso sin contar la velocidad de la difusión en que tales datos pueden
ser divulgados gracias a herramientas como internet y redes sociales, que si bien no se vinculan
directamente con la gestión archivística, si son aliado vital a la hora de consulta, difusión y
transferencia de información.

Por otra parte, y ya hablando de las maneras en que se ha estructurado su desarrollo, se

puede afirmar que el archivo se ha subdividido y clasificando conforme ha transcurrido el tiempo
y se hayan evidenciado necesidades; encontrándose diferentes tipos de archivos; donde la
legislación colombiana ha acogido los citados por (Ardila) y son los siguientes:
 Conforme a su organización, en la que se han desarrollado como tipos de archivos los
a) los centralizados, que focalizan en una unidad administrativa el archivo; lo cual es
contrario a los b) descentralizados, donde cada dependencia tiene su proceso de
archivo. No obstante, dentro de este tipo de clasificación, existen tipos compuestos de
archivos, como son c) los descentralizados con control descentralizado, que
consiste en depósitos de documentos administrados bajo la responsabilidad del jefe de
cada dependencia de la organización; y d) los descentralizados con control
centralizados, en donde a pesar de tener depósitos en cada dependencia, éste se
maneja con control centralizado efectuado por la oficina del archivo central de la
entidad/empresa.
 De acuerdo al uso o al tiempo en que se desarrollan las etapas documentales, esto
son: a) Activo: con vigencia o anualidad de uso actual o inmediatamente anteriores,
están en uso o trámite, ejemplo las historias laborales, los contratos; que por estar
vigentes son de frecuente consulta; b) semi-activo: están próximos a expirar su vigencia
o lo ha hecho recientemente, por ello su consulta es menor a los activos; y c) los
inactivos: por disposición legal, fiscal, comercial o histórica se toman con durabilidad
perpetua en su conservación.
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 Según su naturaleza, estos son: los públicos, que pertenece a las entidades públicas
o estatales; los privados con interés público: que pasan a ser públicos por poseen
valor histórico, investigativo, científico, aun siendo privados; y los privados: pertenecen
a personas naturales o jurídicas diferentes del Estado.
 De acuerdo al ciclo vital del documento: se tienen los de gestión, que son los que se
hallan e trámite y consulta administrativa; el central que son los documentos transferidos
por las diferentes dependencias y tienen escasa consulta; y el histórico, que son
transferidos del central para su preservación y conservación permanente en razón a su
relevancia legal, histórica, científica o cultural.

Una vez identificados y reconocidos los tipos de archivos, se debe tener claridad sobre
las cualidades que de éstos se exige por normativa cumplir, ello porque de lo contrario, el
archivista y/o gestor documental no podrá ejecutar su labor de gestión archivística correctamente;
teniendo en cuenta que no sabrá reconocer las características que posee un archivo eficaz y
eficiente, entre las que se encuentran: es una herramienta económico, pues ahorra recursos;
es de manipulación simple, ya que facilita la observación y consulta de la información contenida
en ellos de manera fácil y sencilla; es funcional, porque su manipulación y transferencia es
posible realizarla con eficiencia y no tiene restricciones diferentes a las fijadas por la norma en
cuanto a almacenamiento, custodia y movilidad; son exactos, que permiten su clasificación
inequívoca; y por último son técnicos, donde se registran situaciones e información que ayuda
a la toma de decisiones en el tratamiento del documento. (Parafraseando a (Ardila)

Para estructurar un archivo con las anteriores características se debe contar con el capital
humano capacitado para ejecutar las labores inherentes al trámite, organización, almacenamiento
y custodia de todo documento e información contenida en éstos recibidos y producidos por la
organización. Por lo que se le exige no solo tener conocimientos en archivística, sino en el manejo
de herramientas ofimáticas y protocolos de atención y servicio al usuario, ya que ello le permite
a la empresa/entidad prestar un servicio idóneo de préstamo, trámite y gestión de documentos,
consulta de información, y respuesta de solicitudes o peticiones.

Adicionalmente, se precisa que el archivista posea como valores de desempeño los

siguientes a saber: a) trabajar con orden (trabaja de manera organizada, haciendo posible ubicar
documentos e información con celeridad); b) ser responsable en la ejecución de sus tareas y
mantenerse actualizado en los conocimientos manejados en el área; c) ejecutar labores con
prontitud (precisando de conocimientos para realizar ubicación inmediata, con la
correspondiente disponibilidad al solicitante; d) tener trato cordial a la hora de realizar sus
procesos (no dejarse abrumar por el volumen de trabajo y saber manejar crisis de ansiedad
derivadas de éste); e) saber mantener el sigilo profesional (dar manejo confidencial a la
información manipulada); y f) ser minucioso y estar concentrado en la ejecución de sus
actividades, para evitar pérdida de funcionalidad o fuga de información. (Parafraseando a (Ardila)
y (donQuijote Software, 2013)

En otro orden de ideas, se deben reconocer y respetar por parte del archivista la
categorización que por norma se ha dispuesto para los archivos, la que se da por diferentes
criterios así: a) conforme a la jurisdicción de competencias, que está en cabeza del Archivo
General de la Nación, le siguen los Archivos Departamentales, Municipales y Distritales; b) desde
punto de vista Territorial, se cuentan de acuerdo a las entidades territoriales del orden Nacional,
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Departamental, Distrital, Metropolitano, Municipal y Local, así como las entidades creadas por la
ley y los territorios Indígenas fijados por la constitución del 91; y c) de acuerdo al punto de vista
de la organización del estado, los que se clasifican conforme a las ramas del poder público
(ejecutiva, legislativa, judicial), a los organismos de control (contraloría, procuraduría, defensoría,
etc.), y los organismos autónomos como las corporaciones autónomas regionales, las
superintendencias, etc.

De todo lo expuesto se colige que los archivos son de relevante importancia en la actualidad
para una organización, porque a través de ellos se puede recopilar, organizar, almacenar y
conservar documentos; permitiendo la consulta, préstamo y suministro de documentos o
información contenida en ellos; y finalmente le facilita a la entidad/empresa contar con un banco
de información con la cual pueda tener elementos suficientes para tomar decisiones, prestar
servicios, ejecutar procesos y testimoniar sus operaciones y trámites ante sus usuarios y/o
terceros interesados en ellas. Siendo por lo tanto que, un archivo correctamente implementado,
provee a una organización de ciertas ventajas, entre las que se pueden citar y parafrasear las
mencionadas en el artículo escrito en el sitio web (ATS GESTION DOCUMENTAL, 2019) así:
 Administración del espacio y del almacenamiento: Por medio de la gestión
documental y de archivo, los profesionales en archivística podrán determinar qué
documentos mantener en formato físico y cuáles son candidatos ideales para ser
digitalizados, es decir, para ser adaptados a formatos electrónicos almacenados en la
nube. Este proceso inicial ayuda a administrar el espacio físico, reduciendo su uso y
destinándolo de manera adecuada.
Por otro lado, recuerda que el almacenamiento es uno de los factores clave a la hora
de administrar los documentos, ya que esto permite conocer dónde ubicarlos, cómo
categorizarlos y de qué manera acceder a ellos. Por ello, la gestión documental y de
archivo aporta significativamente al entorno laboral, en el manejo y el uso adecuado del
espacio de almacenamiento y archivo, ofreciendo estrategias de custodia documental
que garanticen la conservación y el respaldo integral de la información.
 Acceso eficiente: Cuando una empresa hace uso de la gestión documental a través
de un archivo eficiente, se nota, más que todo al momento en el que sus empleados o
colaboradores tienen acceso a la información necesaria, en tiempo real y sin muchos
conflictos. ¿La razón?, la gestión documental y un archivo correctamente implementado
– especialmente en la fase de gestión-, permitiendo la clasificación, tipificación y archivo
de los documentos según su uso y relevancia.
Es decir, cuando un área necesita de algún documento en específico para culminar una
función, podrá acceder a este sin contratiempos ya que, gracias a este sistema, podrán
saber dónde y de qué manera acceder a él en un tiempo reducido y de manera eficiente.
 Reducción de costos: Uno de los objetivos de la automatización de todo tipo de
procesos, es la reducción considerable de gastos, por lo que el manejo adecuado de un
archivo con una gestión documental no es ajena a esto, pues ésta última motiva la
digitalización documental dado el avance de los procesos tecnológicos y de las TIC:
Tecnologías de la Información y la Comunicación. Esto se traduce en un ahorro
significativo en costos asociados al papel y el almacenamiento, ofreciéndonos:
- Ahorro del 75% del tiempo destinado para búsqueda de documentos y para el
archivo de los mismos.
- Ahorro de un 50% de los costos de fotocopiado e impresión.
- Aumento de un 40% de la capacidad de respuesta a los clientes.
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 Eficacia y eficiencia: la gestión documental –y la consecuente organización de los

archivos- van de la mano con los procesos laborales y con el equipo de trabajo de las
empresas, por ello cuando se ejecuta adecuadamente los principales beneficiados serán
los empleados, ya que la carga laboral disminuye notablemente. Esto gracias a que se
enfoca en la automatización de procesos que antes eran manuales como, por ejemplo, la
búsqueda de un documento en un archivo.
 Conciencia ambiental: Finalmente, cuando se implementan procesos de archivo con su
correspondiente gestión documental desde las primeras fases del documento (archivo de
gestión), es cuando una empresa ahorra en el uso del papel, administra el
almacenamiento y promueve la digitalización de la información; está contribuyendo en el
correcto uso de los recursos. Esto lleva a minimizar el impacto ambiental y a maximizar el
desarrollo económico.

A las anteriores se les pueden sumar las mencionadas en el sitio web (SOLOGESCAR,
s.f.), el cual toma textualmente lo expuesto en el artículo de gestion.net, que reza como ventajas
de instrumentos archivísticos, las siguientes:
 Cumplimiento de regulación y normatividad: La implementación y su aplicación bajo
los parámetros establecidos en la normatividad, lleva a la estandarización de un
sistema de gestión, así como el acceso seguro a la información a nivel de usuarios
internos y entes externos. Esto establece un amplio grado de intercomunicación entre
archivos de diferentes empresas, y si está de la mano de una adecuada
sistematización, genera una garantía de seguridad, eficiencia y protección de la
información.
 Mayor seguridad y orden: No importa si tu archivo es físico o digital, solo importa que
cuente con la seguridad y el orden necesario. Por lo tanto la organización de un archivo
de gestión, con el consecuente uso de los instrumentos archivísticos, garantiza el
control adecuado, la seguridad de los documentos y la información en general,
establece unos parámetros de categorización, almacenamiento y disposición final que
permite identificar fácilmente la ubicación, características de cada documento.
 Gestión del conocimiento: Disminución del impacto frente a la fuga de información
cuando se presenten retiros o cambios de cargos, los instrumentos archivísticos
reflejan la estructura de producción documental, especian las agrupaciones
documentales en base a sus funciones y tramites, esto da como resultado que cada
documento producido sea evidenciado bajo unas actividades y funciones.

Éstas se extienden al proceso de organización de archivos, iniciando en el archivo de

gestión; y culminando en la disposición final de los documentos o en la designación del
documento al archivo histórico (si fuere el caso), pasando por el archivo central.

Como conclusión se puede establecer que una garantía para el normal funcionamiento
operativo de una entidad/empresa, está en su archivo, su estado, el personal que lo maneja, la
inversión que ella le haga a él como herramienta de gestión, la correcta distribución de recursos
invertidos implementando las políticas y disposiciones normativas que respecto de dicho archivo
estén vigentes, y de la continua e ininterrumpida actualización de los sistemas de recopilación,
trámite, almacenamiento y custodia documental y del personal encargado de los mismos.
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Por lo tanto, como herramienta de recaudo y acopio del bien más preciado de una
organización, no existe justificación para mantenerlo en desorden, desactualizado, con manejo
no correspondiente a normativa, sin automatizar, sin protocolos adecuados de acceso y ubicación
de documentos, entre otras necesidades que un archivo eficiente debe poseer. Siendo en efecto,
que una cultura de archivo, no es cosa del pasado, y por lo contrario, cobra más vigencia hoy que
nunca; dado que el volumen de documentos, la variedad de tipos de documentos y los diferentes
medios en los que éstos son producidos y recepcionados, exige que una empresa/entidad cuente
no solo con un archivo, sino que éste implemente los instrumentos archivísticos, y se halle
debidamente registrada la información en medios digitales; para así tener acceso a la información
con fines de consulta, de testimonio y de fuente histórica de los usuarios de ella o de terceros que
por ley estén autorizados a solicitar datos contenidos en documentos de archivo.

Finalmente y en atención a lo expuesto, un archivo permite: evitar fuga de información,

disminuye el excesivo gasto de recursos (financieros, humanos, logístico y en tiempo) para surtir
la gestión de la información (búsqueda y manejo de datos), evita la disminución de rendimiento y
agilidad en la operatividad de la organización porque se gestiona la información con celeridad y
eficacia; lo que se traduce en eficiencia, eficacia y efectividad. (Parafraseando a (donQuijote
Software, 2013))

Bibliografía

Para realizar se consultaron y se tomó textualmente apartes de los siguientes documentos:

 Ardila, C. M. (s.f.). Obtenido de

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/Fi
nanzas/51130033_1/Contenido/OVA/MaterialF_1/utilidades/oa.pdf

 ATS GESTION DOCUMENTAL. (8 de octubre de 2019). Obtenido de

https://atsgestion.net/gestion-documental-beneficios-aplicacion-empresas/

 Congreso de Colombia. (14 de julio de 2000). LEY 594 DE 2000. LEY 594 DE 2000.
Bogotá D.C, Colombia. Obtenido de https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-
2000/

 donQuijote Software. (4 de julio de 2013). ¿Necesito una gestión documental? Obtenido

de https://www.youtube.com/watch?v=ErUTg8uvVDk

 SOLOGESCAR. (s.f.). Obtenido de https://sologescar.com/2019/11/13/instrumentos-

archivisticos-5-beneficios-que-puede-tener-tu-empresa-con-su-implementacion/