Seminario de Administración

Índice
Resumen Ejecutivo................................ ................................ ................................ .................. 2 Introducción ................................ ................................ ................................ ............................ 3 Metodología para el análisis y diseño de sistemas administrativos. ................................ ..... 4 Antecedentes ................................ ................................ ................................ ....................... 4 Misión ................................ ................................ ................................ ................................ .. 4 Visión ................................ ................................ ................................ ................................ ... 4 Planeación del Estudio ................................ ................................ ................................ ............ 5 Determinación de la problemática organizacional ................................ .............................. 5 Definición del Objetivo de Estudio ................................ ................................ ....................... 5 Investigar las opciones que se tienen para solucionarlo y crear una hipótesis. ................ 5 Realizar un plan de trabajo para la solución del problema ................................ ................ 5 Recopilación de Datos y Documentos ................................ ................................ .................... 5 Registro de Datos ................................ ................................ ................................ ................ 5 Determinar la técnica más adecuada para la recopilación de los datos ............................ 6 Análisis de Datos ................................ ................................ ................................ ..................... 6 Propósito de Análisis ................................ ................................ ................................ ........... 6 Procedimiento del Análisis ................................ ................................ ................................ .. 7 Técnicas e Instrumentos de Análisis ................................ ................................ ................... 8 Diagnostico y formulación de conclusiones y recomendaciones ................................ ........ 10 Conclusiones................................ ................................ ................................ ...................... 10 Recomendaciones ................................ ................................ ................................ ............. 10 Informe y presentación del sistema administrativo propuesto ................................ ........... 11 Bibliografía ................................ ................................ ................................ ............................ 11 Anexos ................................ ................................ ................................ ................................ .. 12

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Durante el análisis que se efectuó a esta empresa se puedo observar que tiene un muy buen sistema administrativo. para conocer detalladamente sus actividades diarias y de esta manera poder especificar de una mejor manera los requisitos del puesto. ya que la empresa no cuenta con descripciones de puestos ni un sistema de contratación de personal. es por eso que esta empresa se dio a la tarea de crear un producto saludable.Seminario de Administración Resumen Ejecutivo La empresa a la cual se analiza es la productora de arroz con leche Rice & Milk Co. Esta empresa surge por la necesidad de satisfacer un mercado muy amplio: las escuelas primarias. y requiera de nuevo personal. pero sobre todo que se haga llegar a los mejores y mas idóneos candidatos para que apoyen y contribuyan con el logro de los objetivos organizacionales. 2 . La empresa actualmente tiene ventas de $31.25%. habilidades. por lo cual queda claro que la empresa es rentable. para que en un futuro cuando la empresa prospere. pero donde se detecto la falla es en la organiz ación. Es por eso que el objetivo de estudio se centra en esta problemática organizacional. capacidades y aptitudes necesarias para ocupar determinada vacante dentro de la organización. este sea reclutado de una manera eficiente.000 mensuales aproximadamente y un retorno sobre la inversión de un 65. Hoy en día la preocupación por la alimentación sana es lo primordial. y con esfuerzo y perseverancia puede llegar a prosperar. Las técnicas utilizadas para la recolección de la información va n desde cuestionarios hasta entrevistas a los trabajadores de la empresa. que a la v ez fuera agradable al paladar de sus clientes potenciales sin descuidar su buena alimentación. es por eso que es de vital importancia que su sistema administrativo sea perfeccionado.

3 . se le recomendó la mejor solución a dicho problema. esto se haga de una manera sistematizada y ord enada. El principal problema es que no cuenta con descripciones de puestos por lo que se le recomendaron ciertos pasos y técnicas para que el análisis de puesto se elabore de una manera efic iente. resultando de este análisis un defecto en su sistema administrativo. para que la organización conozca exactamente los requerimientos necesarios para los distintos puestos dentro de la misma. centrándose el problema en la etapa de la organización.Seminario de Administración Introducción En el presente trabajo se muestra el análisis de una empresa. También se hicieron recomendaciones de implementar un diagrama de flujo de proceso de selección. para que a la hora de necesitar ocupar una vacante. estudiando su proceso administrativo. Por ultimo se sugirió modificar su etapa de organización para beneficio no solo del personal si no para el beneficio organizacional. Con el fin de apoyar a esta empresa.

por ello el producto se lanzará en las escuelas primarias. además de los ingredientes que les gustan a los pequeños consumidores como lo es la leche ra. Antecedentes Rice and Milk Co. como lo son la economía y la salud de las personas. canela y pasas. es una empresa preocupada por el bienestar y crecimiento de las familias ensenadenses. además de ofrecer la mejor calidad para la satisfacción de los clientes. en nuestro país. por lo cual ha creado un producto que desea conquistar el paladar de los niños y niñas de la localidad. Sobre todo la salud de los niños. ya que se sabe de los problemas que se tienen.Seminario de Administración Metodología para el análisis y d iseño de sistemas administrativos. por ello se busca mantener un bala nce entre ellos. El producto es creado sin conservadores y con el toque casero que lo distingue de los demás. Misión Satisfacer el gusto de los clientes ofreciendo productos de repostería de calidad a un precio accesible. a través de un postre natural y saludable como lo es el arroz con leche. El slogan que caracteriza a la empresa es ´sabor y delicia al alcance de tu paladarµ. 4 . basando el servicio en plena satisfacción del cliente. Visión Ser la mejor empresa local innovadora en productos de repostería obteniendo el reconocimiento de los consumidores por medio del sabor de nuestros productos. y sobre todo se alimentan. porque se ocupa los primeros lugares en obesidad infantil en México. donde los niños pasan la mayor parte del tiempo.

ya que en éste se muestran los puestos ocupados y los posibles puestos a ocupar dentro de la misma. para proceder a elaborar el análisis de puesto. responsables e idóneos . 2. la información que brinda proporciona la descripción de las tareas. y Investigar las opciones que se tiene para solucionarlo y crear una hipótesis. Recopilación de datos y Documentos. y Registro de datos. Pero no cuenta con un análisis de puesto ni un diagrama de flujo del proceso de selección así como tampoco los criterios que se tomaran en cuenta a la hora de ele gir al nuevo personal. y los candidatos. que son esenciales para disponer de un grupo de personas 5 . Frecuentemente la selección es informal por motivos de rapidez y economía. afirmándola en una oración sencilla y clara.Seminario de Administración 1. aunque esta forma es peligrosa porque se pone en manos del azar la contratación de empleados capaces. Crear un sistema de selección de personal efectivo. y Definición del objetivo de estudio: observar el problema y revisar las condiciones que tiene. de este manera se tendrá de una forma mas ordenada y sistematizada el proceso de selección de personal. se necesitarán ocupar con una nueva vacante. Se tomará en cuenta el organigrama de la empresa. Como es una empresa de nueva creación. los planes de recursos humanos a corto y largo plazo permiten conocer las vacantes futuras con cierta precisión y conducir el proceso de selección en forma lógica y ordenada. para que el nuevo personal este altamente capacitado y ayude a cumplir los objetivos organizacionales e individuales. Lo más recomendable es iniciar con el análisis de puesto en base al organigrama. posteriormente en base al análisis de puesto elaborar el diagrama de flujo. y Realizar un plan de trabajo para la solución del problema. Planeación del Estudio. en donde se especifica los puestos ocupados actualmente y los que en un futuro cuando la empresa prospere. las especificaciones humanas y los niveles de desempeño que requiere cada puesto. y Determinación de la problemática organizacional . no se cuenta con un sistema de contratación de nuevo personal. La organización cuenta con un organigrama establecido.

Para utilizar la técnica de análisis de puesto es necesario: a) Recabar todos los datos referentes al puesto. Si no se cuenta con u n plan de recursos humanos lo más recomendable es entrevistar directamente al per sonal que actualmente desempeña las actividades dentro de la organización. que es lo que espera así como también de la preparación académica que requiere del personal de nuevo ingreso. Estos tres elementos determinan la efectividad del proceso de selección. y Propósito del análisis. y Determinar la técnica mas adecuada para la recopilación de los datos. Análisis de datos. Hay otros elementos adicionales que también deben ser considerados:  La oferta limitada de empleo. Requerimientos del puesto. el reclutador y el medio externo. 6 . b) Separar los elementos objetivos que constituyen el trabajo. c) Establecer por escrito los datos obtenidos de manera clara y sistemática.  Los aspectos éticos. Los límites de ese entorno se originan en la organización. Planes de recursos humanos. Se debe considerar también el entorno de la organización . de los cuales los elemen tos más importantes son: Disponibilidad interna y externa de recursos humanos. con integridad y precesión. ya que no hay nadie mejor que conozca el proceso. Políticas de la compañía.  Las políticas de la organización y  El marco legal en el que se inscribe toda la actividad. de los subjetivos que debe poseer el trabajador y ordenar ambos grupos con los datos c orrespondientes. Prácticas de reclutamiento.Seminario de Administración entre las cuales se pueda escoger. o en su defecto acudir con el supervisor y entrevistarlo acerca de lo que el necesita de el personal. La persona que se encarga de reclutar al personal identific ó las vacantes mediante la planeación de recursos humanos. 3. d) Organizar el conjunto de los resultados del análisis.

responder a las preguntas: ¿Qué es los que va a servir? Y ¿Para qué? 3. la manera de estructurar los datos que se obtengan. Esto servirá para determinar en que secuencia se realizará el análisis. 7 . 4. Es indispensable determinar los objetivos del análisis para conocer el tipo de factores que van a ser investigados. Por ello es conveniente que estas personas realicen un recorrido de la empresa para obtener información con que pue dan apreciar más detalladamente los elementos de cada puesto. 5. comprobar si se están c umpliendo los objetivos planeados. Entrenar a los analistas. calcular el tiempo aproximado que tomará llevarlo a cabo. 2. Se deben mencionar también los beneficios que se obtendrán. esto es. Aprobación por parte de la gerencia . como se mencionó anteriormente. Fijar objetivos. es necesaria una implantación del sistema como una inversión y hacer el presupuesto de su costo de manera clara. etc. además debe especificarse si estas personas serán de la empresa o si el análisis lo realizarán personas que no pertenezcan a ella. entre otros. Establecimiento de un programa de acción . Para lograr esto. 1. precisa y justificable. situaciones.Seminario de Administración y Procedimientos de análisis. Las bases para la selección de personal adecuado para realizar el análisis deben fundarse en ciertas cualidades como pueden ser capacidad de observación. mente analítica y facilidad para expresarse de una manera clara y objetiva. Obtener cualquier aprobación de la gerencia es el punto de partida para llevar a cabo cualquier procedimiento administrativo. entrenarlo en manejo de técnicas. Seleccionar al personal que relazara el análisis . Después de haber seleccionado al person al que llevará a cabo el análisis. es necesario que éste posea una preparación adecuada.

a fin de que el primero realice sus actividades de la maner a más natural posible. Este método permite recabar información directa. Para garantizar un análisis eficiente. Con esta finalidad se debe informar al personal involucrado acerca de lo que se va a hacer.. los principales medios para conocer los elementos que integran cada puesto son: 5 La observación directa. etc. 7. Campaña de información y motivación a los trabajador es. y Técnicas e instrumentos de análisis. carteles. pero no debe emplearse de manera exclusiva. El diseño se refiere a la elaboración de instrumentos adecuados en cuanto al orden. Su realización requiere que el trabajador no se sienta incómodo por la presencia del analista. En cuanto a las técnicas que se utilizaran para la recabación de la información. conferencias. secuencia y nivel de aplicación. Se lleva a cabo en el lugar en que se desarrolla el trabajo y es conveniente tomar datos por escrito. 8 . Definir métodos de trabajo y diseñar instrumentos de recopilación de datos . Los métodos de trabajo son la entrevista. puesto que no resulta suficiente. Para realizar un análisis de puestos eficiente se necesita contar con la cooperación de los trabajadores. de acuerdo con las siguientes características:  Experiencia en el puesto  Rendimiento adecuado  Facilidad para comunicarse  Responsabilidad  Tipo de relaciones con otros trabajadores. boletines. los cuestionarios y la observación directa. que indiquen las finalidades y beneficios que persigue el análisis. un requisito importante es seleccionar a los trabajadores adecuados. Selección de los titulares del puesto de quienes se obtendrá la información .Seminario de Administración 6. como ocurre en los casos en que el trabador realiza actividades periódicas o eventuales que no lleva a cabo en el momento de la observación. 8. Esta información puede transmitirse a través de follet os.

Deben tomarse en cuenta los objetivos para los cuales se pretende aplicar.Seminario de Administración Es necesario observar todas las operaciones que el empleado realiza. pues éste permitirá establecer el antecedente y el consecuente de la ejecución de una tarea en un momento determinado. Ya que se elaboró el análisis de puestos se puede proceder a elaborar el diagrama de flujo de proceso de selección de personal. con el fin de que la observación sea más confiable. Este informe deberá hacerse en términos claros y precisos. utilizando un lenguaje accesible que evite dudas. 9 . Una vez recopilados. es necesario establecer con claridad cuál es la información que se desea obtener. Para que el registro de los datos sea los más confiable y válido posible. Las preguntas que el analista puede utilizar para escoger los datos con integridad y precisión son:  ¿Qué es lo que hace?  ¿Cómo lo hace?  ¿Con qué fin lo hace?  ¿Cuándo lo hace?  ¿Dónde lo hace? 5 Cuestionarios. la fuente de reclutamiento y las pruebas a aplicar al aspirante para llenar la vacante dentro de la organización. Una vez que se han examinado de manera minuciosa las preguntas que contendrá el análisis de puestos. el trabajador podrá hablar mas sobre sus actividades y la forma en las que las realiza. De esta manera. teniendo como base el análisis de puestos se sabe que es lo que se requiere para el puesto. ya que dependiendo de éstos serán las preguntas que se van a abordar. conviene conversar con él de manera informal. deberá descartarse aquellas que sean innecesarias o resulten obvias. Se sugiere que. durante ella se utilice un registro anecdótico. con objeto de que la presencia del analista no le moleste. describiendo de manera detallada y sistemática los elementos que lo integran. analizados y verificados los dat os. 5 La entrevista. pero cuidando que sea de manera ordenada. mostrándose amistoso durante la observación. La observación puede ser complementada con explicaciones verbales del trabajador y el supervisor inmediato. se elaborara el análisis de puestos definitivo. se debe permitir hacerlo exhaustivamente.

Diagnóstico y formulación de conclusiones y recomendaciones . y Conclusiones. y Recomendaciones. se actualice anualmente o cada dos años antes de la revisión del contrato colectivo de trabajo. ausencia de conflictos. es por eso que se recomienda que el análisis en general. un desempeño a decuado. ya que la mayorí a de las veces las decisiones se toman en base en las emociones. opiniones y prejuicios personales y muchas veces esto crea descontento entre los trabajadores y puede llegar a crear conflictos organizacionales. Lo que resulta al final del proceso de selección es nuevo personal contratado. por el contrario una retroalimentación negativa puede resultar en renuncia antes de tiempo. para ver hacia el futuro y maximizar los recursos de la organización y debe responder a las siguientes preguntas: ¿Cuántos nuevos empleados van a necesitarse durante el año que viene? ¿Para qué o por qué serán necesarios esos empleados? ¿Cu ándo serán necesarios? ¿Cuánto le costará a la compañía contratarlos? ¿Qué beneficio traerán a los clientes y a la organización? 10 . Una retroalimentación efectiva produce promociones. Otro punto es desarrollar un plan proactivo d e contratación.Seminario de Administración 4. Para tomar siempre la mejor decisión los gerentes de pe rsonal deben comprender el proceso y utilizarlo de la misma manera. Para la elaboración del diagrama de flujo de proceso de selección de personal se recomienda que para estar seguros de que tanto el candidato de nuevo ingreso como el proceso de selección son efectivos se requiere de una retroalimentación. Para el análisis de puestos es conveniente señalar la posibilidad de que los objetivos de una gerencia sean cambiados por necesidades específicas de la organización. entre otros. lo cual traerá como resultado la revisión o rediseño de los puestos que forman parte de ésta. las decisiones de personal son mas uniformes en toda la organización y reduce los c ostos del proceso. si cuidadosamente se tomaron en cuenta los elementos anteriores y se llevaron a cabo los pasos en forma adecuada lo mas probable es que el empleado de nuevo ingreso se convierta en el mas idóneo y desempeñe sus actividades productivamente. También se recomienda que los criterios en los que se basan para seleccionar al personal sean basados en el desempeño. Un sistema de contratación bien diseñado aumenta las probabilidades de contratar a las personas idóneas. Por lo que se dice que un p uesto no es estático. entre otros.

J. (1971). Dirección y Administración de recursos humanos. E. solamente es necesario ponerlos en practica y así se ma rcarán los parámetros de conducta y los estándares de cada puesto de la organización.Hill Interamericana de México. G. contratación e inducción de personal. Leal.) México: McGraw . S. En los anexos se muestran los elementos que debe contener un análisis de puesto básico así como también una propuesta de un diagrama de flujo de proceso de selección. (1998). Bibliografía Milkovich. México. (2 ª ed. selección. 5. Reyes.Seminario de Administración Los cambios no se logran rápidamente e inmediatos pero si gradualmente.) México: El Manual Moderno. 11 . (6ª ed. (1994). (2001). Reclutamiento y Selección.A. Informe y presentación del sistema administrativo propuesto. (1998). Grados. Como entrevistar y Seleccionar. Reclutamiento. America Management Association International. Administración de Personal. A.

Seminario de Administración ANEXOS 12 .

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