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  • El Ciclo Contable Captura de Eventos Económicos

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    IcaPiTuUuLo El ciclo contable: captura de eventos econdmicos De las paginas de BusinessWeek TS éPUEDE GIANT CONVERTIRSE EN UNA RUEDA GRANDE? En 1997, Giant desbordé sus esfuerzos por dominar el mercado intermedio y moverse igualmente hacia un estrato alto. Ademés de patrocinar a Rob Warner, la firma respalda un equipo del Tour de France como una forma de presién para aumentar la presencia de Giant en Europa, donde ya es fuerte. Las ulilidades se incrementaron en un monto estimado de USS9 millones, y se esperan ganancias adicionales. Este afo, la firma aumentara de 8 2 16 el numero de modelos que utilizan marcos de aluminio de suspension doble, onocides por su facil manejo y durabilidad. Giant dice que puede vender estas bi tuna ganancia en el rango de precios moderado por debajo de $1,000. Gracias al mercadeo agresivo que tiene por objetivo los consumidores adolescentes y los jévenes adul- tos diestros de Estados Unidos, la compania dice que las ventas aumentaron un 30% en 1997. Giant, con tuna participacién de mercado del 6%, afirma que es ahora una de las cinco marcas principales, pero sigue ain detrés de la firma pujante Trek y Schwinn, la cual ha reaccionado desde la quiebra. Es dificil obtener informacién independiente que verifique la atribucién de Giant. Pero Ash Jaising, presidente del Instituto de investigacién del mercado de bicicletas en Boston, est de acuerdo en que Giant ha ganado participacion de $1,100 millones en el segmento estratégico de bicicletas especiales. “Cientos de marcas y docenas de compaitias han quedado en la quiebra’, dice Jaising. “Quedar entre las cinco mejores es un logro”. Fuenle: Jonathan Moore y Pete Engardo, "Can Giant Become a Big Whee?” Business Week, enero 26, 1998. Relmpreso con permiso especial, derechos de reproducién © 1998 par The McGraw-Hil Companies, Ino. £1 objetivo basioo de cualquier negocio, bien sea una corporacién enorme coma Giant Bicycles 0 una empresa de un solo propietario como Mike's Bicycle Shop, es obtener una utiidad. Por qué es tan importante para un negocio obtener una utidad? Le respuesta se encuentra en la misma defnicién de la utlidad neta: un aumento en el patio rio del propietaro resultante de la operacién rentable de un negocio. Lo opuesto a la utlidad neta es una disminucién en el patiimonio del propitaro, resuitante de la operacion no rentable del negocio, que se conoce como pérdida neta. Si usted fuera a organizar un negocio propio lo aria con la esperanza y expectativa de que el negocio operara con una utiidad, aumentando con ello su parimonio, Los individuos que inverten en acciones de capital de una gran Corporacién, tal como una firma mulinacional fabvicente de bicicetas, esperan tambign que el negocio obtenga una uilidad en forma consistene, lo cual aumentara el valor de su inversion, ‘Aredia que una comparia se dedica a actividades generadoras de ingresos, empiezan a ocunir cambios en el estado de resultados, el balance general y el estado de flyjos de electvo. En este capitulo, descubrirernos el papel de los regstros contables en fa "caplacién’ y presentacién de informes de estos importanies eventos econdmicos en los estados financieros de una compaiia Uso de las cuentas Papel de los registros contables Las empresas no preparan estado financieros nuevos después de cada transaccién sino que acu- ‘mulan los efectos de las transacciones individuals ce negocios en sus registros contables. Luezo, «intervals regulares, la informaciGn en estos registro se utiliza para preparar estados financie- ros, dcclaraciones del impuesto sobre larenta y otro tipo de informes contables Pero la necesidad de informes contables no es la tinica razén para que las empresas leven registros contables, Los gerentes y empleados del negocio utlizan frecuentemente estos registtos para fines tales como: 1. Establecer la eapacidad de responder por los activos y/o las transacciones bajo el control de un individuo. 2, Hacer el seguimiento de las actividades de rutina del negocio, tales como las cantidades de dinero en las cuentas bancarias de la compaitia, las cantidades vencidas de clientes a quienes, se les ha otorgado erédito, las cantidades debidas a proveedores. 3, Obiener informacién detallada sobre una transaecién particular. 4, Bvaluar Ia eficiencia y el desempeiio de los diversos departamentos dentro de la organizaci6n, 5. Maniener evidencia documentaria de las actividades de negocios de la compat, (Por ejem- pio, las leyes tributarias exigen que las compatifas lleven registros contables que apoyen las cantidades reportadas en las declaraciones de impuestos). EL MAYOR Un sistema contable ineluye un registro separado para cada rengl6n que aparece en los estados financieros. Por ejemplo, se guarda un registro separado para el activo efectivo, que muestre todos los aumentos y disminuciones en efectivo resultante de todas las transacciones en las cuales ‘se recbid o se pagé efectivo, Se lleva un registro similar para cada uno de os demas activo, para cala pasivo, para el patrimonio del propietario y para cada cuenta de ingreso y de gasto que aparece en el estado de resultados, El registro utilizado para hacer seguimiento alos aumentos y disminuciones en os renglones, de Ios estados financieros se denomina una “cuenta del mayor” o, simplemente, una ewenta, El stupo total de cuentas se reine en un registro contable llamado mayor. USO DE LAS CUENTAS Una cuenta es un medio de acumtar en un lugar toda Ia informacién sobre Ios cambios en renglo- nes especficos de los estados financieros, tales como un activo o pasivo particular. Por ejemplo, la cuenta de Efectivo proporciona el saldo de efectivo actual de una compaiia, un registro de sus entradas de efectivo y uno de sus desembolsos de efectivo, En su forma més simple, una cuenta tiene s6lo tres elementos: (1) un nombre: (2) un lado inguierdo, que se Hama cl lado débito, y 3) un lado derecho, que se denomina el lado crédito. Esta forma de cuenta, ilustrada a continuacién y en la pégina siguiente, se llama una cuenta T, Aebido a su parecido con la letra “T”. En un sisiema computarizado, por supuesto, ls elementos de cada cuenta se almacenan y formatean clectrénicamente, Mas adelante se ilustrarén formas ‘mis completas de las cuentas. “Titulo de ta cuenta tad oto {ade erécto o izpierdo ‘derecho 81 Analizar el papel de los registros contables en tuna organizacién. Deseribir una cuenta del mayor y un mayor. Una cuenta "7, una Cuenta del mayor en ‘su forma mas simple Transacclones oe efectivo ingresadas ala cuenta dei mayor CAPITULO 3 EI ciclo contable: captura de eventos econémicos PARTIDAS DEBITO Y PARTIDAS CREDITO Una suma registrada al lado izquierdo o débito, de una cuenta se Hama un débito, o una parta débito. De igual manera, cualquier suma ingresada al lado derecho o crédito se lama un erédito, ‘o una partida crédito. En términos simples, los débitos se refieren al lado izquierdo de una cuenta Y los eréditos, al lado derecho, Para ilustrar el registro de débitos y eréditos en una cuenta, retorne a la siete transacciones de cfectivo de Overnight Auto Service, descrtas en el capitulo 2. Cuando estas transacciones de cfectivo son registradas en la cuenta de efectivo, las entradas se anotan en el lado dbito y los pagos se anotan en el lado crédito. Las fechas de las transacciones pueden anotarse también, como se muestra en la siguiente ilustracin: Etectvo i: 1 eoc00 | 113 52,000 1125, 600 | 115 6.000 180 2200 | 117286500 1150 200 1180 Saldo 16600 Cada partida débito y enédito en la cuenta de efectivo representa una entrada de efectivo 0 un pago de efectivo. La cantidad de efectivo que posee la empresa en una fecha determinada es igual al saldo de la cuenta en esa fecha. Determinacién del saldo de una cuenta T El saldo de una cuenta es la diferencia entre las partidas débito y erédito en la cuenta. Si el total del débito excede el total de erédito, la cuenta tiene un saldo deébito; si el total del crédito excede el total del débito, la cuenta tiene un saldo crédito En muestra cuenta ilustrada de Bfectivo, se ha trazado una Kinea punteada a través de la ‘cuenta a continuacién de la tltima transaceién de efectivo registrada en noviembre. Las entra das de efectivo totales (débitos) registradas en noviembre ascienden a $82,800 y los pagos totales de efective (créditos) ascienden a $66,200, Al restar el total del crédito de total del debito ($82,800 — $66,200), determinamos que la cuenta de Efectivo tiene un saldo débito de $16,600 a 30 de noviembre. Este saldo débito es ingresado en el lado débito de la cuenta, justo debajo de la Vnea. En «efecto, la linea horizontal crea una “iniciacién fresca” en la cuenta, donde el saldo de fin de mes representa el resultado nero de todas las partidas débito y crédito anteriores. La cuenta de Efect- vo muestra ahora la cantidad de efectivo que posee el negocio a 30 de noviembre. Ea un balance general preparado a esta fecha, apareceria efectivo por un valor de $16,600 relacionado como un activo. SU TURNO Usted como estutiante Usted probablemente no utza debits y crédts en la eplcacén de sus actividades fancieas personales {sigtica esto quo el concep de contabiidad de paride doble no se apica alos cambios en su posicién ‘inanciea personal? Exolque y proporione varios elempls.. “*Muesbes comentanas aparece en la pagina 137. las regias para debitar y acreditar I ‘cuentas del balance Saldos débito en las cuentas del activo En la ilustracién anterior de una cuenta de Best vo, los aumentos fueron registrados al lado izquierdo o débito de la cuenta y las disminvciones al lado derecho o crédito. Los aumentos fueron mayores que las disminuciones y el resultado fue un saldo débito en la cuenta, Pardes débio y paridas créito ‘Todas las cuentas de activo normalmente tienen saldos débitos. Bs dificil imaginar una cuenta ‘un activo como terrenos, que tenga un saldo crédito, ya que esto indicaria que ef negocio ha dispuesto de més terrenos de os que ha adquirido. (Para otros actives, tales como el efectvo, es sible adguirir un saldo crédito, pero esos saldos son slo femporales. I hecho de que los activos estén locatizados en el lado icquierdo del balance general es un medio conveniente de recordar la regla de que un aumento en un activo se registra en el lado icquierdo (ébito) de la cuenta y que una cuenta del activo normalmente tiene un saldo débito lado icquierdo). CCualguier cuenta do activo eb reat (representa | opresont un aumento} | una cisminucién) Saldos crédito en las cuentas del pasivo y del patrimonio del propietario Los au- mentos en el pasivo y en el patrimonio del propietario se registran como paridas erédito y las disminuciones en estas cuentas se registran como débitos. La relacién entre partidas en estas ‘eens y st posicién en el balance general puede resumirse de la siguiente manera: (1) los pasi- ‘os y el patrimonio del propietario pertenecen al lado derecho del balance general, (2) un aumen- {ef un pasivo o en una cuenta del patrimonio del propietaro se registra al lado derecho (crédito) de la cuenta y, (3) las cuentas del pasivo y del patrimonio del propietario normalmente tienen saldos erédito (lado derecho). Cualquier cuenta de! pasivo © del patrimonio del propotario ito (wopresenta ua minute) (rico (representa un auerio} Afirmacién concisa de las reglas débito y crédito El uso de débitos y créditos para registrar cambios en los activos, pasivos y en el patrimonio de propictarios puede resumirse de la siguiente: manera: CCuentas det activo ‘Normalmert tienen sas doo, Poi tan obs aumentos son registrados como di 10s las clsminaciones como crs, ‘Cuentas det pasiva y del paimonio el propatario Normaimente tienen sas crédito. Por lo tanto, ls aumentos son regisvades coma crédtosy las dminucones como dbitos, Contabitidad por partida doble — La igualdad entre débitos y créditos Las reglas para los débitos y los créditos estén disefadas de manera que cada transaccién es ‘esistrada por cantidades iguales de débitos y créditos. La razén para esta igualdad se encuentra ena relacién de las reglas débito y crédito con la ecuacién contable: Activos = Pasivos + Patrimonio del propietario. eee creme e oe DE Saldos débito Saldos crédito Siesta ecuacién debe permanecer en equilibrio, cualquier cambio al lado izquierdo de la ecua- «6m (activos) debe ir acompaitado por un cambio igual en el lado derecho (hien sea pasivos 0 Pitrimonio del propictario). De acuerdo con las teglas dbito y crédito que se acaban de descriir, los aumentos en el lado izquierdo de la ecuaciGn (activos) se rexistran como débitos, mientras que ‘os aumentos en el lado derecho (pasivos y patrimonio de propietarios) se registran como crédito. Las cuentas del activo ‘normalmente tienen saldos débito Las cuentas del pasivo ¥ del patrimonio de! ropietario normalmente tienen saldos crédito Raglas débito y crédito 84 Explicar el sistema contable de partida doble. El propietario invierte ‘dinero en efectivo en ‘8! negocio CAPITULO 9 E! ciclo contable: captura de eventos econdmicos Exe sistema se llama, con frecuencia, eontabilidad por partida doble, Esta frase “partida doble” se refere a Ia necesidad de que las partidas débito y las partidas crédito, de montos iguales en dolares, registren toda transaccidn, Pricticamente toda organizacién de negocios vtili- 7a el sistema de partida doble independientemente de silos registros contables de la compatia se Hevan manualmente 0 por computador. Adicionalmente, cf sistema de partida doble permite me- dir la utilidad neta a la vez que se registran los efectos de las transacciones en las cuentas del balance general. REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES EN LAS CUENTAS DEL MAYOR: UNA ILUSTRACION El uso de débitos y créitos para registrar las transacciones en las cuentas ser ilustrado ahora seleccionando las transacciones de noviembre de Overnight Auto Service. En este punto, ana- lizararemos solamente aquellas transacciones relacionadas con cambios en la posicién finan- ciera de la compaiia y reportadas directamente en su balance general. Las transacciones de ingresos y gastos que tuvieron lugar el 30 de noviembre seran consideradas mis adelante en el capitulo. ‘Cada transaccién desde el | hasta el 26 de noviembre sera analizada primero en términos de tos en los actives, pasivos y en el patrimonio del propietario. Luego debemos seguir las reglas débito y crédito para ingresar estos aumentos y disminuciones en cuentas especificas. Las coventas del activo se mostrarin al lado izquerdo del ais; kas cuentas del pasivo y del patrimo- no del propietario se mostraran al lado derecho, Por conveniencia en las siguientes transaccio- nes, las entradas débito y crédito para la transaccién bajo discusién se muestran en negeilla, Las partidas que se relacionan con transacciones anteriores, aparecen en negro. Nov. 1 Michael McBryan, el propietario invintié $80,000 en efectivo en el negocio. El atv efecto es aumentad en $50,000 ye patimonio poe ‘del propietario aumenta en la misma cantidad. # a 3 recugptnno: seine ea Los aumentos en el patrimonio del propetario son registrados como crédtes; crédito a Capital, Michael McBryan, $80,000. PARTIDAS EN Efectvo Capital, Michael McBryan LAS CUENTAS: 111 80,000 11/1 80,000 DEL MAYOR Nov.3. En representacidn de Overnight, McBryan negocié con la Ciudad de Santa Teresa y 1a Autoridad det Trénsito Metropolitano (ATM) para comprar un taller de buses aban- donado. (La ciudad era propictaria del terreno, pero ATM posefa el edifcio). BI 3 de noviembre, Overnight Auto Service compré el terreno a fa ciudad por $52,000 en cfectivo, Aegisto de las transacclones en las cuentas del mayor: una iustracién PARTIDAS EN Etectvo LAS CUENTAS, Tift @oi00 113 523000 DEL MAYOR. Hi Nox. $ Overnight complet6 la adquisicién de su sitio del negocio al comprar el edificio aban- ‘donado a ATM. El precio de compra fue $36,000; Overnight hizo un pago inicial en core oo0'0es opIes co0'oe OPES OCI | 08 e6ed 10d soweunooa, ‘tuowiwed jap onsed jep A ongoe yop eswuEND YOAV 13 104 Un balance de prueba demuestra la igualdad de los débitos y de los ceréaitos, pero ie da también una “idea” acerca de la sitvacién del negocio. Pero cespere, hay mas para considerar Explicar la naturaleza de los asientos de ajuste. CAPITULO 9 E! ciclo contable: captura de eventos econémicos OVERNIGHT AUTO SERVICE Balance de prueba 31 de diciembre, 2001 Electvo $ 14220 ] (Ouentas poe cabrar 6.600 | Suministos de elmacén 1400 | Terrenos 152,000 | Eelicios 36.000 Herramientas y equipo 12,000 Documentos por pegar CCuenias por pager Capa, Michael MeBiyan : Retios, Michael McBryan 3,100 Ingreso de servicios de reparacin 10.380 Gast de publicidad 800 Gasto de salarios 4.900 $in.0s0 $13,050 Usos y limitaciones del balance de prueba El balance de prueba ofrece una comprobacié de que el mayor estéen eq ccién de los totales débito y crédito del balance de prueba da seguridad de qu 1. Han sido registrados débitos y créditos iguales para todas las transacciones. 2. El saldo débito o crédito de cada cuenta ha sido calculado correctamente. 3. La suma de los saldos de cuenta en el balance de prucba ha sido realizada correctamente. Suponga que los totales débito y crédito del balance de prueba no concuerdan. Bsta situacién indica que se han cometido uno 0 mis errores. Los errorestipicos son (1) el traslado de un débito como un erédito, 0 viceversa; (2) errores aritméticos al determinar los saldos de las cuentas; (3) ertores de copia de los saldos de las cuentas en el balance de prueba; (4) listado de un saldo débito en la columna erédito del balance de prueba, o viceversa, y (5) errores de suma del balance de prueba. La preparacién de un balance de prueba no significa que las transacciones hayan sido anali- zadas y registradas correctamente en las cuentas apropiadas. Si, por ejemplo, una entrada de ‘efectivo fuera registrada erréneamente debitando la cuenta Terrenos en lugar de la cuenta Efec- tivo, el balance de prucba atin estaria en equilibrio. Ademas, si una transaccién fuera omitida ‘completamente del mayor, el error no seria revelado por el balance de prueba, En resumen, ¢/ balance de prueba demuestra solamente un aspecto del mayor, que es la igualdad de los debi- tos y eréditos. ASIENTOS DE AJUSTE: EL PASO SIGUIENTE EN EL CICLO CONTABLE Veremos ahora que hay algo mis en la medicidn del ingreso de negocios que el simple registro de transacciones. Muchas transacciones afectan el ingreso o los gastos de dos o mds periodos conta- bles. Por ejemplo, un negocio puede comprar equipo que duraré muchos afios, una péliza de seguro que cubre 12 meses, 0, como lo ha hecho Overnight, suficientes suministros para muchos aos. Tnicialmente, los costos de esos renglones son registrados como activos, porque beneficiardn el negocio en periodos contables futuros. Con el tiempo, estos activos se utlzan y sus costos se convierten en gastos de los periods en los cuales se usan los bienes y servicios. Asientos de ajuste: of paso siguiente en ef ciclo contable {{Cémo asignan las empresas los costos de esos activos al gasto durante un Tapso de muchos pesiodos contables? La respuesta es efectuando asientos de ajuste al final de cada periodo conta- bil. El propsito de estos asientos es asignar a cada periodo contable las cantidades apropiadas de ‘ngresos y de gastos. Estos asientos “ajustan” los saldos de las diversas cuentas del mayor, de ahi elnombre, asientos de ajuste Hay muchos tipos diferentes de asientos de ajuste; algunos afectan los gastos y otros los ingre~ «0s. De hecho, un negocio puede hacer una docena © mis de asientos de ajuste en cada periodo. Para mantener nuestra ilustraci6n corta, supondremos que las cuentas de Overnight requieren solamente tres asientos de ajuste a 31 de diciembre, los cuales comprenden el reconocimiento de Jos gastos. Otros tipos de asientos de ajuste, incluyendo aquellos que afectan el ingreso sern analizados e ilustrados en el capitulo 4 Suministros de almacén: un activo que se convierte en un gasto E14 de diciembre, Overnight compré por $1,400 una cantidad de suministros de almacén que se ‘experaba alcanzaria para tres o cuatro meses. En la fecha de ta compra, este costo de $1,400 se debitd de una cuenta del activo (Suministros de almacén), porque se esperaba que beneficiara periodos contables fururos. Pero a medida que estos suministros se utlican, este activo se con- vierte gradualmente en un gasto. Ete concept se iustra en el diagrama siguiente. Cesto de sumiistos que benetcaran| erodes taturos ‘A medida qu tos sums son utlaados Suponga que durante diciembre, se utilizaron suministros de almacén de Overnight por ‘valor de $400 en operaciones del negocio y que se dispone ain de suministros por valor de $1,000 aproximadamente, para utilizarlos en periodos futuros. Los suministros por $400 util zados durante diciembre deben ser reconocidos como un gasto en ese mes; os $1,000 en suministros ain disponibles deben aparecer en el balance general a 31 de diciembre como un activo Para transferir el costo de los suministros, uilizados durante el mes, de la cuenta del activo a luna cuenta de gasto, Overnight hard el siguiente asiento de ajuste a 31 de diciembre: 105 A medida que se utiliza tun activo, se convierte en un gasto Asiento de ajuste para reconacer los suminis- t1os utlizados como un gasto 106 CAPITULO 3 EI ciclo contable: captura de eventos econdmicos: La idea de suministros de almacén utilizados durante diversos meses es fécil de entender, {Pero sabia usted que el mismo concepto se aplica a activos tales como edificis, automéviles e incluso a las vias del ferrocaril? El concento de depreciacién Los activos depreciables son objetas fisicos que conservan su tamaiio y su forma pero que even- tualmente se desgastan o se tornan obsoletos. No se consumen fisicamente, como sucede con activos tales como suministros, pero, de igual forma, su utiidad econémica disminuye con el tiempo. Entre los ejemplos de activos depreciables estén los edificios y todo tipo de equipo, instalaciones, muebles¢ incluso las vias del ferrocaril El terreno, sin embargo, no es considera do un activo depreciable, ya que tiene una vida til itimitada, Cada periodo, una porciGn de la utlidad de un activo depreciable expira. Por consiguiente, una porcién correspondiente de su costo se reconoce como un gasto de depreciacién. EQué es la depreciacion? En contabilidad, el término depreciacién significa la asignaciéin sistemdtica del costo de un activo depreciable durante la vida wil del activo, Este proceso se ilustra en sezuida: Depreciacién: proceso de asignacién del costo de un activo depreciable Sona Cow do un ‘ctvo Sepreciable ‘Amaia que expia ia Vda it dol activo La vida real del edifcio Enpire State excede por gran margen Tos 30.640 Observe la semejanza de este diagrama con el de la pégina anterior. La depreciacién no es un intento de registrar cambios en el valor de mercado de! activo. En el corto plazo, el valor de mercado de algén activo depreciable puede incluso aumentar, pero el proceso de depreciacién de todas maneras continia. El razonamiento para la depreciacién se encuentra en el principio de asociacién. La meta es compensar una porcién razonable del costo del activo con el ingreso en cada periodo de la vida til de activo, EI gasto de depreciacién ocurre continuamente durante 1a vida del activo, pero no hay “transacciones de depreciacién” diatias. En efecto, el gasto de depreciacién se paga por adelantado cuando el activo es comprado original- ‘mente. Por consiguiente, para transfetir un monto apropiado del costo del acti- vo al gasto de depreciacidn se necesitan asientos de ajuste al final de cada petiodo contable La depreciacién es solamente una estimacién El monto apropiado del gas to de depreciacién es solamente una estimacién. Después de todo, no se puede rirar un edificio o una pieza de equipo y determinar en forma precisa cudnta de su ulidad econémica ha expirado durante el periodo actual. El medio mis ampliamente utilizado para estimar el gasto de depreciacién pe- riddico es el método de depreciacién en linea reeta. Bajo el enfoque de linea ‘Asientos de ajuste: el paso siguiente en el ciclo contable recta, una porcin igual del costo del activo es asignada al gasto de depreciacién en cada periodo ela vida stl estimada del activo. La formula para caleular el gasto de depreciacién mediante cl rétodo en linea recta es‘ Costo del activo Gasto de depreciacién (por periodo) = i atl estimada Bl uso de na vida stil estimada es la raz6n principal de que el gasto de depreciacién sea solamente una estimacién. En la meyoria de los casos, la gerencia no conoce con anticipacién ‘exactamente cunto tiempo permanecerd en uso el activo. 107 tempo dura un edifiio? Para fines del célculo del gaslo de depreciacén, la mayoria de las compa- aededor de 30 040 aos. Pero el Edficio Empire State fue construlgo en 1981 no es probable sea demoldo en algun momento cercano. 2Qué deci del Casilo Windsor? Aunque estos no son ejem- “ipicos’,lustran la diicutad que se presena al estar por aticipado el tiempo justo en que los activ. ‘pueden permanecer en uso. CASO ILUSTRATIVO En sus estados financieros, la mayoria de las compatias determinan el gasto de depreciacién ‘mediante el método en linea recta. Sin embargo, en la declaracién del impuesto sobre Ta renta, el uso de métodos diferentes es frecuente. Las altermativa al método de line recta para ealcular ef ¢gasto de depreciacién serdn analizadas en el capitulo 9, Registro del gasto de depreciacién: una ilustracién Overnight Auto Service posee dos categorias de activos depreciables: su edificio y sus herramien- tas y equipo. Puesto que estas categoria de activos tienen vidas stiles diferentes, la depreciacién debe sercalculada separadamente para cada categoria, Overnight elige calcular el gasto de depre- ciacién mediante el método en linea recta. Depreciacién sobre el edificio Overnight compr su edificio por $36,000, Puesto que el dificio era viejo, McBryan estima que s6lo tendré una vida itil de 20 afios. Por lo tanto Over night reconocerd un gasto de depreciacién igual a 1/20 del costo del edificio, 0 $7,800 (costo de ‘$36,000 = vida util estimada de 20 afios). En forma mensual el gasto de depreciacién asciende a $150 (costo de $36,000 + 240 meses). Elasiento de ajuste para registrar la depreciacién sobre este edificio durante el mes de diciem- ‘bre aparece en seguida: Nombres de cuentas y explicacién 31 Gasto de depraciaién: Eatcio 150 ‘Depreciacion acumslada: Edificio Para registrar a depreiacon de un mes sobre sedi (el costo, $36,000, ‘ivicido por la vida tl estimada, 240 meses, es igual a $150 por mes) 150 “Ep eae punto de nuesto ands, estamos inorando cualquier valor revida posible que pura se recaperado al dsponer de eine, Loy valores resides se atlzan ene cape 8 Asiento de ajuste para ‘registrar la depreciacién ‘el edifcio 108 Muestra de la deprecia- ‘cl6n acumulada en ef balance general Asionto de ajuste para ‘registrar a depreciacién ‘de herramientas y equipo CAPITULO 3 E ciclo contable: captura de eventos econdmicos La cuenta del Gasto de depreciacién aparecera en el estado de resultados de Overnight para diciembre, junto con los demas gastos del mes. La cuenta de Depreciacién acumulada aparecerd en el balance general como una deduccién del saldo de la cuenta Edificio, como se muestra a continuacién: ‘OVERNIGHT AUTO SERVICE ‘Actives Etectvo $ 14220 Cuenta por cobrar 6.600 Suministos de almacén +1000 Tercena 2,000 Editicio sateen : + $36,000 Menos: Depreciaciin acurnulada 150 95,850 El resultado final de acreditar la depreciacién acumulada: edificio, equivale a si se hubiera sacreditado la cuenta Edificio; es decir, el monto neto que se muestra en el balance general del editicio se reduce de $36,000 a $35,850. Aungue el lado crédito de un asiento de depreciacién podria hacerse directamente a la cuenta del activo, se acostumbra y es mas eficiente registrar esos créditos en una cuenta separada ttulada Depreciacién acumulada, Fl costo original del activo y el monto total de Ia depreciacién registrada durante los afios puede ser determinado més fécil- ‘mente del mayor cuando se llevan cuentas separadas para el activo y para la depreciacién acum- Tada, Depreciacién acumulada: el edificio es wn ejemplo de contracuenta de activo, porque éste tiene un saldo crédito y se compensa una cuenta del activo (Edificio) para producir el monto aptopiado del balance general para el activo, Depreciacién sobre las herramientas y el equipo Ovemight debe registrar también la depreciacién sobre sus herramientas y equipo. Estos activos cuestan $12,000 y la gerencia estima ‘que permanecersin en servicio durante cerca de cinco afios. Por lo tanto, el gasto de depreciacién rmensual asciende a $200 (costo $12,000 + 60 meses). El asiento de ajuste para reconocer este gzasto mensual es: DIARIO GENERAL Fecha. ‘Nombres de cuentas y explicacién Débito __Créaito 2001 Dic. 81 Gasto de depreciacién: Herramientas y equipo .. Depreciacion acumulada: Herramientas y equipo Para registrar la depraciacién de herramientas y equipo ($12,000 + 60 meses) Cada mes se hardin asientos de ajuste similares para reconocer el gasto de depreciacién sobre el edificio y las herramientas y equipo en el transcurso de las vidas tiles de los activos. La deprecia- cin empieza cuando los activos se ponen en aplicacién para el propésito del negocio que se busca. Una ver. que los activos se han depreciado completamente, es decir, cuando su costo total ha sido reconocido como gasto de depreciacién, el reconocimiento de la depreciacién se deten- dré, (No se reconocié depreciacién sobre estos activos en noviembre, porque Ovemight operd solamente durante parte del mes). ‘Asientos de suste: el paso siguiente en el ciclo contable 109 [SET o28 €9 ¢! efectivo La depreciacion es un gasto “que no se realiza en efectvo” . Hemas planteado que la utlidad neta ro representa una entrada de efectiva 0 de algin otro activo sino que es un célculo del efecto ‘qobal de ciertas transacciones del negocio sobre el patrimonio de! propietario. El calculo y reco rocimiento del gasto de depreciaciéniiustran este punto, ‘Amedida que los actvos depreciables “expiran’, el patiimonio del propitaro se reduce; pero 10 hay una sada de etectivo correspondiente en al periodo actual. Por esta razén, la depreciacién 0 denorrina un gasto que no se reaiza en efectvo. Con frecuencia, éste representa la cferencia més grande entre la uiilidad neta y los fujos de efectivo que resultan de las operaciones del negocio. a El balance de prueba ajustado Después de que todos los asientos de ajuste necesarios se han registrado en el diario y trasladado, se prepara un balance de prueba ajustado para probar que el mayor atin esté en equilibrio. Este también proporciona un listado completo de los saldos de las cuentas que deben utilizarse al preparar los estados financieros. El siguiente balance de prueba ajustado difiere del balance de prucha que aparece en la pégina 104, porque incluye diversos nombres de cuentas nuevos y los, saldos en algunas cuentas existentes han sido ajustados. ‘Una vez que se ha preparado el balance de prueba ajustado, el proceso de registrar los cambios cen la posicin financiera para este periodo contable esta completo. Los estados financieros son preparados directamente del balance de prueba ajustado. Cada cuenta en el balance de prueba ajustado contiene su saldo del final del periodo, con Ja cexcepcién de la cuenta de capital del propietario. Durante el periodo contable, muchas transac ciones que afectan el patrimonio del propietario no fueron registradas directamente en la cuenta de capital del propietario, sino que fueron registradas en las diversas cuentas de ingresos y gastos, ‘en la cuenta de Retiros del propietario, Por consiguient, el saldo en la cuenta de capital dl ‘ropietario que aparece en el balance de prueba ajustado no esté completamente actualizado. Esto 10 causaré problemas; a medida que se preparan los estadosfinancieros, el monto de patrimonio el propitario al final del periodo seré claro. ‘OVERNIGHT AUTO SERVICE Balance de prueba : Std uenas Dart de a tc : decree pores i Set ost dl eae PS final de proto se ‘Cuentas por cobrar " 6,600 (muesiran en negrita Simin de adda eo . foam fren setoo ence S00 Deel sami: Ei ee $10 rminney oie ‘2000 Depelto coma: ein ei 200 | dozmnce perso’ ovo | coos per gape aro | Cap ia cen eto pao eral ean soo Men po cross swe 0300 Ga iad 0 Gas Sate 0 ens dactaaiwes e tae Site dopo: Ea ‘o Git de doprecrton:Heamiras yelp 2 me me parar ol estado de resultados, de patrimonio del propietario y de flujos de efectivo. Explicar la forma como estos estados se relacionan con el balance general. CAPITULO 3 E! ciclo contable: captura de eventos econémicos Miremos ahora el proceso de preparacién de un juego de estados financieros directamente de Jos montos que aparecen en el balance de prueba ajustado. PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROS Ahora que Overnight Auto Service ha estado operando durante un mes, los gerentes y partes, externas desearén conocer algo més que la posicién financiera de la compafifa, Ellos deseardn conocer los resultados de las operaciones ¥ si las actividades de un mes han sido rentables 0 no. Para proporcionar esta informacién adicional, prepararemos un juego mas completo de estados financieros, que consta de un estado de resultados, un estado de patrimonio del propie- taro, un balance general y un estado de flujos de efectivo. Estos estados se ilustran en las péginas 111 y 112. El estado de resultados Los ingresos y los gastos que aparecen en el estado de resultados se toman directamente del balance de prueba ajustado de 1a compafia. El estado de resultados de Overnight para di ciembte muestra que los ingresos excedieron los gastos durante el mes, produciendo asf una utilidad neta de $3,900. Tenga en mente, sin embargo, que la mediciGn de la utilidad neta hecha aquf no es absolutamente precisa, debido a los supuestos y estimaciones en el proceso contable. Un estado de resultados tiene ciertas limitaciones. Recuerde que los montos que aparecen para el gasto de depreciaciGn se_basan en estimaciones de las vidas tiles del edificio de la compaiia y del equipo de oficina. Ademé, el estado de resultados incluye solamente aquellos eventos que inan sido evidenciados por transacciones de negocios. Tal vez durante diciembre, la publicidad de Overnight capt6 la atenciGn de muchos clientes potenciales. Una buena “base de clientes” es ciertamente un paso importante hacia las operaciones rentables. Sin embargo, el desarrollo de tuna base de clientes no se refleja en el estado de resultados porque su valor no se puede medir objetivamente hasta que las transacciones reales tengan lugar. A pesar de estas imitaciones, el «estado de resultados es de vital importancia e indica que el nuevo negocio ha sido rentable duran- te su primer mes de operacién. Nombres alternativos para el estado de resultados incluyen estado de ganancias, estado de ‘operaciones, y estado de pérdidas y ganancias, Sin embargo, el estado de resultados es el térmi- ‘no més popular para este importante estado financiero. En conclusi6n, podemos decir que un estado de resultados se utiliza para resumir os resultados de operacién de wn negocio al asociar el ingreso percibido durante un periodo de tiempo determinado con los gastos en que se incurre al ‘obtener ese ingreso. El estado de patrimonio del propietario El estado del patrimonio del propietario resume los aumentos y disminuciones en el monto del patrimonio del propietario durante el periodo contale. Los incrementos resultan de la obtencin de wtilidad neta y de inversiones adicionales por parte del propietaro; las disminuciones son el resultado de pérdidas netas y de retiros de activos por parte del propietri. EI patrimonio del propietario al principio del periodo ($80,800) se puede obtener del mayor o del balance general del periodo anterior. Como lo acabamos de ilustrar,e! monto de la utilidad o pérdida neta para el periodo se determina en el estado de resultados de la com- pafia, Las inversiones adicionales del propietario se pueden determinar revisando la colum- na crédito de la cuenta de capital del propietario en el mayor. Los retiros durante el periodo estin indicados por el saldo en la cuenta de Retiros del propietaro. Al ajustar el monto de iniciacin del patrimonio del propietario en cuanto a los aumentos y disminuciones ocurri dos durante el periodo, se puede determina el patrimonio del propietaro al final del perio- do. Esta cantidad, $82,600 en el ejemplo, también aparecerd en el balance general de la compafia a 31 de diciembre Proparacién de estados finencieros 1 E| balance general En el balance general aparecen los montos de los activos, pasivos y el patrimonio del propietario al final del periodo contable. Los saldos de las cuentas del activo y del pasivo se toman directa- mente del balance de prueba ajustado en la pégina 109. El monto del patrimonio del propitario al final del petiodo, $82,600 fue determinado en el estado del patrimonio del propietario.. Las ilustraciones anteriores de balances generales han sido ordenadas en forma de cuenta, es

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