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Instructivo del Sistema de Gestión

- Actuación en Caso de Siniestro -

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ACTUACION EN CASO DE SINIESTRO

1. Objetivo y alcance

2. Conceptos y abreviaturas

3. Responsabilidad y funciones

4. Distribución

5. Documentos relacionados

Modificaciones a la versión anterior:

Rev. Nº. Fecha Elaborado por Revisado por Aprobado por

0 24- Jun-2009 Mauricio Numpaque Nelson Becerra


Ivonne Soto © Transportes Iceberg de Colombia S.A.
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1. Objetivo y alcance

Con este instructivo se reglamenta la forma como el personal debe actuar en caso de siniestro durante el transporte de la
carga.

Este procedimiento es aplicable a todos los vehículos asociados a la flota propia de TRANSPORTES ICEBERG DE
COLOMBIA, en los casos con orden de carga, despacho vehiculo cargado y despacho vehiculo vacío.

2. Conceptos y abreviaturas

 Siniestro: Todo daño causado por un hecho súbito, accidental e imprevisto, ocurrido dentro del período de vigencia
de la póliza, cuyas consecuencias estén total o parcialmente cubiertas.

Abreviaturas

JO Jefe de Operaciones y Tráfico


JG Jefe de Gestión HSEQ
CO Conductor
GG Gerencia General
GA Gerente Administrativo
DRH Director de Recursos Humanos
DS Director de Servicio al Cliente
DP Despachos
TR Trafico

R Responsabilidad principal
A Autoriza
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E Elabora / Ejecuta
I Es informado

3. Responsabilidad y autoridad

La responsabilidad de este procedimiento recae sobre el Jefe de Operaciones y Tráfico, quien responde por controlar las
actividades reglamentadas en este instructivo.

RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD
R A E I

ACCIDENTES DE VEHICULOS

PARE INMEDIATAMENTE Si es posible, aléjese del tráfico y apague el motor. No trate


CO
de huir, porque eso empeoraría la situación.
CO DEJE LAS LUCES O SEÑALES ENCENDIDAS, aunque sea de día.
UBIQUE AL CONDUCTOR DEL OTRO VEHÍCULO INMEDIATAMENTE. Verifique
que el otro vehículo no se encuentra en llamas o en alto riego, pues esto pondría en grave
CO
peligro su propia vida. Verifique que usted no está herido. Si el motor está muy dañado, o
el carro se ha volcado, haga que desconecten la batería.
ALERTE AL TRÁFICO. Coloque triángulos, banderas y/o luces a unos 15 metros del carro,
CO en ambas direcciones para que los conductores de otros vehículos que se acercan sepan que
hay una emergencia en la vía.
Si la situación se torna grave o peligrosa, PRESIONE EL BOTÓN DE PÁNICO del GPS
CO
para avisar a la empresa que está sucediendo una emergencia.
RESTRINJA EL ACCESO DE PERSONAS AL ÁREA. Los curiosos pueden agravar la
CO situación.

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RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD
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ACORDONE EL ÁREA CON CINTA DE CERRAMIENTO. Así evitara situaciones aun


CO
más riesgosas.
NOTIFIQUE INMEDIATAMENTE A LA EMPRESA. Informe claramente la naturaleza
y gravedad del accidente. Incluya, por lo menos, la siguiente información:
GG  Descripción breve del incidente o accidente (vehículos implicados, personas, etc.).
GA  Su ubicación, lo más exacta posible.
CO  Si hay heridos y la gravedad de las lesiones, para que se pueda obtener atención médica
JO
urgente.
 Si hay derrame y su magnitud. Para que se pueda coordinar la respuesta necesaria.
 Otra información que considere relevante.
INFORMA A LA POLICIA DE CARRETERAS y da instrucciones al
JO conductor para evitar que mueva el vehículo hasta que lleguen las autoridades a
hacer los procedimientos y croquis respectivo.
EVITE MOVER LOS HERIDOS hasta que lleguen al sitio las ambulancias a atender
a las personas involucradas en el siniestro.
Si el conductor del otro vehículo implicado quiere hacer un arreglo económico
CO GG JO y evitar los tramites con la policía de carreteras se debe pedir autorización e
instrucciones a los Directivos de la compañía
PIDE COLABORACIÓN a la policía, ejercito, escoltas, conductores de la
empresa, frente de seguridad empresarial o autoridades correspondientes, en caso
CO
que el tráiler sufra rupturas y la mercancía se riegue, para evitar que la mercancía
sea robada.
Si el vehículo involucrado en el accidente no puede continuar el viaje con un
DS
JO tráiler cargado se informa a servicio al cliente y a despachos, de igual manera se
DP
procede en caso de ruptura del van con mercancía expulsada del tráiler.
TR JO INFORMA A LA ASEGURADORA, sobre el accidente suministrando datos del
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RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD
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conductor, datos del vehículo, lugar y toda la información que sea posible
proporcionar.
OBTIENE LOS DATOS DEL OTRO VEHÍCULO. Marca, Modelo, Placa, Conductor
(nombre cédula, dirección, teléfono). Pasajeros. Seguro de Accidentes. Seguro Obligatorio,
CO
Nombre del propietario y sus datos, empresa transportadora, origen y destino, carga
transportada.
RECOPILA LA MAYOR CANTIDAD POSIBLE DE INFORMACIÓN para la
CO investigación del accidente y la reclamación a los seguros. Cuando ya esté controlada la
emergencia: tome fotografías del accidente o incidente, reúna datos de posibles testigos.
ASEGÚRESE: de que el levantamiento de la información efectuada en el croquis este
CO
acorde con la realidad de los hechos.
DRH DILIGENCIA Fo8302 “Registro y Reporte de Accidentes y Casi Accidentes” y
HSE Fo8303 “Investigación de Incidentes de Trabajo”

SEGURIDAD

Da instrucciones al conductor para que tome precauciones como señalización,


detección e inspección de la carga en caso de apertura o ruptura del tráiler y
JO CO
cuidados ante actos de vandalismo de personas ajenas a las actividades de apoyo
que se encuentren en el sector.
Coordina el trasbordo de la mercancía, si el caso lo amerita. (El conductor debe
JO
CO estar pendiente del trasbordo tomar registro fotográfico y orientar a las personas
DP
encargadas del trasbordo para que den a la mercancía el mejor trato).
Evita que sean violados los dispositivos de seguridad en caso que el tráiler, no
CO presente averías que comprometan la carga, este debe permanecer sellado con
sus precintos de forma que no se presenten actos de oportunidad de vandalismo.
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HURTO DE VEHICULOS

Si el personal presencia personas sospechosas, deberá notificar al Comité nacional de


CO
emergencias y al Cuerpo de Policía.
Personal del Comité nacional de emergencias notificará al Coordinador HSEQ, Gerente
de operaciones.
Accione el botón de pánico del vehículo.
GG Se comunica vía telefónica, macro, o terceros para obtener información sobre el
JO GA hecho, y solicita confirmación del sitio exacto del hecho, hora, señales
DRH particulares de vehículos y personas que propiciaron el robo.
Da instrucciones a los conductores de la flota que se encuentren cerca al sitio
JO del hurto, con el fin de que suministren información que permita la
recuperación del vehiculo.
Informa a los comandos de policía de la zona, policía de carreteras, frente de
JO
seguridad empresarial y autoridades competentes.
Diligencia formato de la Ocurrencia del Siniestro, con la información del
CO vehiculo, trailer, mercancía, conductor, etc. y lo envía vía fax a las autoridades
pertinentes (Dijin, Policía de Carreteras, Comando de Policía del sector).
Verifica que el conductor instaure la denuncia, informando los hechos del robo,
JO CO en la estación de policía más cercana, también en caso de acompañamiento
vehicular.
Presenta documentos exigidos por las autoridades competentes para la radicación
del siniestro.
CO JO Intercambia información con las autoridades a las cuales se les radico el hurto con

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el fin de recuperar el vehiculo y la mercancía.


El conductor afectado reporta el hurto ante la aseguradora y pide el número de
CO JO
radicado.

4. Distribución

La distribución de este procedimiento está regulada en el Ps42301 “Procedimiento de Control de


Documentos”, de acuerdo con la Fo4201 “Lista de Control de Documentos y Registros”.

5. Documentos Relacionados

Ocurrencia del Siniestro

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