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2.1. Elaboración de análisis de puesto.

Análisis de puesto: una herramienta básica de la administración


de recursos humanos.

El análisis de puesto es el proceso sistemático que consiste en determinar


las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempeñar trabajos
específicos en una organización. Tradicionalmente es una técnica de recursos
humanos básica y penetrante, así como el punto inicial de las actividades de
recursos humanos. En el ambiente laboral de constantes cambios, hoy en día, es
indispensable un sistema sólido de análisis de puesto. Se crean puestos nuevos y
los puestos viejos se rediseñan o eliminan. Un análisis de puesto realizado sólo
hace unos cuantos años es muy probable que incluya información obsoleta.
Incluso algunas personas han sugerido que los cambios ocurren con tanta rapidez
que es imposible mantener un sistema de análisis de puesto eficaz.

Un puesto consiste en un conjunto de tareas que se deben llevar a cabo


para que una organización logre sus metas. Un puesto puede requerir los servicios
de una persona, como el del presidente, o los servicios de 75 personas, como
podría ser el caso de los capturistas de datos de una empresa grande. Una
posición es el conjunto de tareas y responsabilidades que desempeña una
persona; existe una posición para cada persona en una organización. En un grupo
de trabajo integrado por un supervisor, dos empleados ejecutivos y cuatro
operadores de procesamiento de texto, hay tres puestos y siete posiciones. Por
ejemplo, una empresa pequeña podría tener 25 puestos para sus 75 empleados,
en tanto que en una empresa grande podrían existir 2,000 puestos para 50,000
empleados. En algunas empresas, tan solo 10 puestos integran el 90 por ciento de
la fuerza laboral.

El propósito del análisis de puesto es obtener respuestas a seis preguntas


importantes:
1 ¿Qué tareas mentales y físicas desempeña el trabajador?
2 ¿Cuándo se realizara el trabajo?
3 ¿Dónde se llevará a cabo el trabajo?
4 ¿Cómo realiza el empleado su trabajo?
5 ¿Por qué se realiza el trabajo?
6 ¿Qué competencias se necesitan para desempeñar el trabajo?
El análisis de puesto proporciona un resumen de los deberes y
responsabilidades de un puesto, su relación con otros puestos, los
conocimientos y habilidades que se requieren, y las condiciones de trabajo en
las que se realiza. La información se reúne, analiza y registra si el puesto
existe, no si debe existir. Determinar las características del puesto corresponde
con frecuencia a ingenieros industriales, analistas de métodos y otros
profesionales. El análisis de puesto se realiza después de que éste ha sido
diseñado, el trabajador ha sido capacitado y el puesto se está llevando a cabo.
El análisis de puesto se realiza en tres ocasiones. En primer lugar, cuando
se funda la organización y se inicia un programa de análisis de puesto por
primera vez; en segundo lugar, cuando se crean puestos nuevos y, en tercer
lugar, cuando éstos cambian significativamente por el surgimiento de nuevas
tecnologías, métodos, procedimientos o sistemas. El análisis de puesto se
realiza con mayor frecuencia debido a los cambios en la naturaleza de los
puestos. La información del análisis de puesto se utiliza en el propósito de
elaborar tanto descripciones como especificaciones del puesto.

La descripción de puesto es un documento que proporciona información con


respecto a las tareas, deberes y responsabilidades del puesto. Las
competencias mínimas aceptables que debe tener una persona para
desempeñar un trabajo en particular están contenidas en la especificación de
puesto.

Razones para realizar el análisis de puesto.


Los datos que provienen del análisis de puesto pueden influir en casi todos los
aspectos de la administración de recursos humanos. Un uso importante de los
datos del análisis de puestos se encuentra en el área de la planeación de
recursos humanos. Es insuficiente saber simplemente que la empresa
necesitará 1,000 empleados nuevos para producir bienes o servicios con el
propósito de satisfacer la demanda de ventas. Cada puesto requiere diferentes
niveles de conocimientos, habilidades y capacidades. Obviamente, la
planeación de recursos humanos eficaz debe tomar en cuenta estos requisitos
del puesto.

Proceso empleo.
Todas las tareas del proceso empleo serían un desorden si el reclutador no
conociera las competencias necesarias para desempeñar los diversos
puestos. Si careciera de descripciones y especificaciones de puesto
actualizadas, una empresa tendría que reclutar y seleccionar empleados sin
tener instrucciones claras, esta práctica podría tener consecuencias
desastrosas. Una práctica de este tipo es muy rara cuando las empresas

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adquieren materias primas, provisiones o equipo. Ciertamente, ¡la misma
lógica se debe aplicar al reclutar y seleccionar el activo más valioso de una
empresa¡

Capacitación y desarrollo.
La información de la especificación de puesto es útil para identificar las
necesidades de capacitación y desarrollo. Si la especificación sugiere que
el puesto requiere conocimientos, habilidades o capacidades particulares y
la persona que ocupa el puesto no posee todas las competencias
requeridas, la capacitación y el desarrollo probablemente estarán indicados
y deberán estar orientados a ayudar a los trabajadores a desempeñar las
tareas especificadas en sus descripciones de empleo actuales o a
prepararlos para asumir mayores responsabilidades. Con respecto a la
evaluación del desempeño, los empleados deben ser evaluados en cuanto
al desempeño de los deberes especificados en sus descripciones de puesto
y al logro de cualquier meta específica que se haya establecido. Un gerente
que evalúa a un empleado en factores no predeterminados con claridad,
queda expuesto a acusaciones de discriminación.

Compensación y prestaciones.
En el área de compensaciones, es útil conocer el valor relativo de un puesto
en particular para la empresa antes de asignarle un valor en dinero. Desde
una perspectiva interna, cuanto más significativos sean sus deberes y
responsabilidades, mayor valor tendrá el puesto. Los puestos que requieren
más conocimientos, habilidades y capacidades deben tener un mayor valor
para la empresa. Por ejemplo, el valor relativo de un puesto que exige un
grado de maestría será generalmente mayor que el de un puesto que
requiere un diploma de bachillerato. Sin embargo, éste no sería el caso si el
valor de mercado del puesto que requiere sólo un diploma de bachillerato
fuera más alto. Una situación de este tipo se presentó en una ciudad
importante de la costa Oeste hace varios años. Se descubrió que los
ingenieros de servicios sanitarios (recolectores de basura) ganaban más
que los profesores de escuelas públicas que tenían un nivel educativo más
alto.

Seguridad social y salud


La información que proviene del análisis de puesto también es valiosa para
identificar aspectos de seguridad social y salud. Por ejemplo, los patrones
deben avisar si un puesto es peligroso. La descripción y especificación del
puesto debe reflejar esta condición. Además, en ciertos puestos peligrosos,

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los trabajadores pueden necesitar información específica sobre los riesgos
que enfrentan para desempeñar su trabajo de manera segura.

Relaciones laborales y con empleados


La información del análisis de puesto también es importante en las
relaciones laborales y con empleados. Cuando los empleados son
considerados para promoción, transferencia o descenso, la descripción del
puesto proporciona un estándar para la evaluación y comparación de
talentos. Sin importar si la empresa está sindicalizada o no, la información
obtenida por medio del análisis de puesto produce con frecuencia
decisiones de recursos humanos más objetivas.

Consideraciones legales
Un análisis de puestos preparado adecuadamente, es particularmente
importante para apoyar la legalidad de las prácticas de empleo. Por
ejemplo, los datos del análisis de puesto son necesarios para defender
decisiones que involucran promociones, transferencias y descensos. El
análisis de puesto proporciona la base para vincular las áreas entre sí y el
fundamento para desarrollar un programa de recursos humanos sólido.

Análisis de puesto para equipos


Históricamente, las empresas han establecido puestos permanentes y los
han cubierto con las personas que concuerden mayor con la descripción de
puesto. Entonces, los puestos permanecieron vigentes durante muchos
años. En algunas empresas actuales, las personas son contratadas como
miembros de equipo. Siempre que alguien le pregunta al miembro de un
equipo “¿Cuál es la descripción de tu puesto?”, la respuesta bien podría ser
“cualquiera”. Esto significa que si es necesario terminar un proyecto, cada
persona del equipo hace lo que tiene que hacer para completar la tarea.
Con el diseño de equipos, no hay puestos limitados. En la actualidad,
el trabajo de los departamentos y las áreas funcionales se organiza con
frecuencia en equipos. Los miembros de estos equipos tienen una amplitud
de habilidades mucho mayor que las requeridas en puestos tradicionales.
Antiguamente, hubieran podido existir 100 clasificaciones de puesto
diferentes en una instalación. Con el diseño de equipos, puede haber sólo
10 papeles o menos ampliamente definidos para equipos. Otro aspecto que
se agrega al análisis de puesto cuando se toman en consideración los
equipos, es que el análisis de puesto puede determinar qué tan importante
es para los empleados ser miembro del equipo y trabajar bien en
situaciones de grupo. Entre otras características que se podrían descubrir

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por medio del análisis de puesto esta la habilidad para trabajar en más de
una actividad.

Tipos de información para el análisis de puesto


Se requiere mucha información para lograr el análisis de puesto con éxito. El
analista identifica los deberes y las responsabilidades actuales del puesto, y
reúne los otros tipos de datos que muestra la tabla 4.1. Las funciones básicas
del puesto se determinan en este proceso. Observe la importancia que tienen
las actividades de trabajo, las actividades orientadas hacia los trabajadores, así
como los tipos de máquinas, herramientas, equipo y apoyos de trabajo usados
en el puesto. Esta información se usa posteriormente para ayudar a determinar
las habilidades requeridas en el puesto. Además, el analista ve los tangibles e
intangibles relacionados con el puesto, como son los conocimientos
necesarios, los materiales procesados, y los bienes a producidor o los servicios
prestados.
Algunos sistemas de análisis identifican los estándares de puesto. Se
pueden requerir estudios de medición del trabajo para determinar el tiempo
necesario para desempeñar una tarea. Con relación al contenido del puesto, el
analista estudia el programa de trabajo, los incentivos financieros y no
financieros, y las condiciones laborales físicas. Se identifican aspectos
específicos de educación, capacitación y experiencia laboral pertinentes al
puesto. Debido a que muchos puestos se realizan frecuentemente en conjunto
con otros, también se observan los contextos organizacional y social. Se deben
identificar las habilidades subjetivas requeridas, como lo serían habilidades
interpersonales, si el puesto requiere que el trabajo sea agradable.

Tabla 4.1. Tipos de datos recolectados en el análisis de puesto.


Resumen de los tipos de datos recolectados en el análisis de puesto.
1. Actividades de trabajo.
a. Actividades y procesos de trabajo.
b. Registro de actividades (en forma de película, por ejemplo)
c. Procedimientos usados.
d. Responsabilidad personal.
2. Actividades orientadas hacia los trabajadores.
a. Comportamiento humano, como acciones físicas y comunicación en
el trabajo.
b. Acciones elementales para el análisis de métodos.
c. Exigencias personales del puesto, como el consumo de energía.
3. Maquinas, herramientas, equipo y apoyos de trabajo utilizados.
4. Tangibles e intangibles relacionados con el puesto.

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a. Conocimientos manejados o aplicados (como en contabilidad)
b. Materiales procesados.
c. Productos fabricados o servicios prestados.
5. Desempeño laboral.
a. Análisis de errores.
b. Estándares laborales.
c. Mediciones del trabajo, como el tiempo necesario para desempeñar
una tarea.
6. Contenido del puesto.
a. Programa de trabajo
b. Incentivos financieros y no financieros.
c. Condiciones laborales físicas.
d. Contextos organizacionales y sociales.
7. Requisitos personales para el puesto.
a. Características personales, como la personalidad y los intereses.
b. Educación y capacitación requeridas.
c. Experiencia laboral.

ESTRUCTURA:
IDENTIFICACIÓN, DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS Y
CONDICIONES DE TRABAJO.

El análisis de cargos se conforma de un encabezado que contiene:

IDENTIFICACIÓN. El primer paso para el análisis de un puesto es proceder a su


identificación. Esa tarea resulta realmente sencilla en una organización pequeña.
En una grande es posible que el analista deba recurrir a la nómina y a los
organigramas vigentes, en caso de haberlos, o a una investigación directa con los
empleados, supervisores y gerentes. Aunque no sea vigente, un análisis de
puestos anterior resulta de mucha utilidad.

DESCRIPCIÓN.
Distinguiremos en ella 3 partes:
a) El encabezado. Contiene los datos de identificación del puesto:
I. Título del puesto.
II. Número o clave que se le asigne al puesto
III. Ubicación; se expresará el departamento, sección, taller, nave,
etc., en que se desarrolle el trabajo.

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IV. Especificación de las máquinas o herramientas empleadas por
el trabajador.
V. Jerarquía y contactos. Suele añadirse el título del funcionario a
quien reporta, los de los trabajadores sus órdenes inmediatos, y los
contactos permanentes que tiene dentro de la empresa y fuera de
ella.
VI. Puestos que conforme a los requisitos de la especificación y
valuación, constituyan el inmediato superior e inferior dentro de una
línea de labores.
VII. Puestos que representan la mayor afinidad de trabajo y
cualidades, para fines de sustituciones temporales.
VIII. Número de trabajadores que desempeñan el puesto, mas no
el nombre.
IX. Nombre y firma del analista y del supervisor inmediato.
X. Fecha del análisis.

b) La descripción genérica. Consiste en una explicación de conjunto de las


actividades del puesto, considerando este como un todo.
Una buena descripción genérica sirve para obtener una buena descripción
específica, pues bastará ir explicando detalladamente cada uno de los
elementos de la primera.

c) La descripción específica. Consiste en una exposición detallada de las


operaciones que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado.
Conviene exponer cada una en párrafo por separado, a ser posible, con
numeración ordinal.
Debe procurarse la separación de las actividades continuas, de las
periódicas o eventuales.
Parece más aconsejable la enumeración en orden cronológico; pero si bien
es relativamente fácil tratándose de trabajos manuales, no siempre lo es en
los de oficina, ni mucho menos en los de supervisión o dirección. En estos
últimos es preferible seguir un orden lógico, partiendo de las funciones más
generales a las más concretas comprendidas en ellas.

REQUERIMIENTOS Y CONDICIONES DE TRABAJO.


Por lo general, el análisis de puestos se compone de cuatro áreas de requisitos,
aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo:

I.- Requisitos intelectuales. Las exigencias del cargo, requisitos


intelectuales que debe poseer el ocupante del cargo, tales como:
a) Instrucción básica
b) Experiencia básica anterior
c) Adaptabilidad al cargo
d) Iniciativa necesaria

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e) Aptitudes necesarias

II.- Requisitos físicos. La cantidad y continuidad de energía y de esfuerzos


físico y mental requeridos y la fatiga provocada:
a) Esfuerzo físico necesario
b) Capacidad visual
c) Destreza o habilidad
d) Complexión física necesaria

III.- Responsabilidades implícitas. Además del trabajo normal y sus


atribuciones:
a. Supervisión de personal
b. Material, herramientas o equipo
c. Dinero títulos o documentos
d. Contactos internos o externos
e. Información confidencial

IV.- Condiciones de trabajo. Se refiere a las condiciones ambientales del


lugar donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo
desagradable, molesto o sujeto a riesgos, exigiendo al ocupante del cargo
una fuerte adaptación para mantener su productividad y rendimiento:
a) Ambiente de trabajo
b) Riesgos

ANALISIS DE PUESTOS:
1.- ENCABEZADO:
* NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de planeación y control de la producción
* NIVEL JERARQUICO: 2do. Nivel.
* JEFE INMEDIATO: gerente de producción
* SUBORDINADO A SU CARGO: Jefe del área de tráfico, de embarque y de
compras locales así como 2 secretarias.
* CLAVE DEL PUESTO: 08613

2.- DESCRIPCION DEL PUESTO:


* DESCRIPCION GENERICA: Se encargará de hacer una planeación y control
de la producción a través de una programación para poder controlarla, tanto en
existencias, salidas y además se revisará que éste cumpla con los objetivos
planteados por la empresa.

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* DESCRIPCION ESPECÍFICA:
* ACTIVIDADES DIARIAS:
I. Registrar los avances diarios de producción
II. Apoyar cuando haya dudas dentro del proceso productivo.
III. Realizar controles estrictos para que no haya faltas o excesos de la
producción
IV. Asistir a reuniones para dar informes sobre los avances que se han
obtenido en el proceso
V. Realizar las compras necesarias a los proveedores cuando sea necesario.
* ACTIVIDADES PERIODICAS:
I. Realizar informes de los resultados obtenidos del proceso.
II. Mostrar los resultados obtenidos al jefe inmediato
III. Checar los estándares de calidad que vayan de acuerdo a lo esperado en
las compras.
* ACTIVIDADES EVENTUALES:
IV. Realizar posibles convenios con otros proveedores o distribuidoras.
V. Tramitar recursos para adquirir nuevas unidades de embarque.

3.- ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:


* GRADO ACADEMICO: Ing. Industrial.
* OTROS ESTUDIOS: Maestría en informática y programación.
* EXPERIENCIA: 3 años en la elaboración de proyectos y planes que lleven a
un correcto control de la producción.
* HABILIDADES:
* Responsable
* Líder
* Buena comunicación
* RESPONSABILIDAD EN MAQUINARIA Y EQUIPO: Se hace responsable de
una computadora, impresora, copiadora, teléfono y fax.
* ESFUERZO:
FISICO: 10% MENTAL: 90%

Bibliografía:
Administración de Recursos Humanos 9ª. Edición.
R. Wayne Mondy y Robert M. Noe
Pearson Prentice Hall
México, 2005.

http://usuarios.multimania.es/pcastillo80/pages/rhmnos/puestos.htm

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http://www.buenastareas.com/ensayos/Ejemplo-De-Analisis-De-
Puestos/1183532.html

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