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Introducción al Código de Ética
Este código resume algunas directrices a ser
tenidas en cuenta para la
actuación profesional. Ha sido escrito con el
objetivo de exigir estándares
éticos cada vez más elevados en el ejercicio de
nuestras actividades.
En este texto encontrará información que le será
imprescindible conocer para
desarrollar exitosamente su vida laboral. A partir de
su lectura atenta, sabrá
cómo manejarse en Officenet. Del mismo modo,
este texto le permitirá saber
cuáles son los valores, normas y procedimientos
que deberán guiar su
accionar en Officenet.
La compañía tiene la convicción de que el
crecimiento y la consolidación de
los asociados son producto de objetivos
empresariales claros y de valores
compartidos por todos los asociados de la empresa.
Por último, Officenet aclara que este código
se aplica tanto a sus asociados
como a sus proveedores.
2
Índice
Código de Ética
P3 • Ética en las relaciones comerciales
P6 • Acuerdos y contratos
P6 • Pagos indebidos
P7 • Violación de la privacidad/confidencialidad
P8 • Conflictos de intereses
P8 • Actividades políticas
P9 • Uso de bienes e instalaciones/control de
activos/ procedimiento contable
P11• Declaraciones sobre la empresa
P11• Parentesco con los asociados de la empresa
P12• Relaciones amorosas
P12• Política de prevención frente a los acosos
Información General
P13• Cuándo pedir ayuda
P13• Contactos para hacer denuncias o pedir ayuda
P14• Violación del Código de Ética
3

Team Care
1.Ética en las Relaciones Comerciales
1.1 Regalos y propinas:
La empresa establece que sus asociados
--independientemente de la posición
que ocupen--, no pueden aceptar en su propio
beneficio ningún tipo de
regalos o propinas, de cualquier persona o empresa
con la cual mantengan
relaciones de compra, venta o de prestación de
servicios.
Definimos regalos y propinas como:

La entrega de dinero o mercadería.


Descuentos especiales para asociados.


Presentes de cualquier naturaleza que


superen el valor de cincuenta
dólares.
Los asociados tienen prohibido aceptar todo bien o
producto cuyo valor pueda
influir en alguna decisión profesional. Del mismo
modo, no pueden aceptar
viajes gratis, reembolsos por gastos de alojamiento,
ni solicitar o aceptar
valores o presentes (de cualquier naturaleza o
valor) de clientes, potenciales
proveedores o empleados de éstos. Del mismo
modo, los asociados no deben
tampoco aceptar descuentos por compras
personales, que supongan el
aprovechamiento personal de un beneficio obtenido
a través de la empresa.
Tampoco pueden dar u ofrecer (directa o
indirectamente) pagos en dinero o
regalos no institucionales a clientes, proveedores,
miembros del gobierno o
cualquier otra persona, como instrumentos de
influencia en el marco de
transacciones o negocios que afecten a la
compañía.
La empresa le recomienda considerar los mejores
intereses de Officenet ante
la eventualidad de dar o recibir un regalo o verse
envuelto en otras
actividades o relaciones con clientes, vendedores,
familiares de éstos u otras
entidades que puedan interferir con su habilidad en
la toma sana de
decisiones de negocios.
1.2 Relación con los Clientes
Evite dar tratamiento preferencial por intereses o
sentimientos personales.
Ningún asociado de Officenet debe dar, ofrecer o
prometer pago en forma de
dinero o mercancías, o presentes de ninguna
naturaleza a clientes o
potenciales clientes o a sus asociados, con el fin de
influenciar en sus
decisiones con respecto a Officenet exceptuándose
los regalos que para fines
promocionales disponga la propia empresa.
De la misma forma, ningún asociado debe solicitar o
aceptar presentes --de
cualquier naturaleza o valor-- para garantizar la
relación comercial entre
clientes --o sus asociados, o potenciales clientes-- y
Officenet. En el caso de
ser ofrecidos, los asociados deben informar en
forma inmediata a su
supervisor directo.
Por último, se requiere a todos los asociados de la
compañía su compromiso en no revelar información
comercial o personal de los clientes de la empresa,
como ser:

quejas, historia de compras, información


sobre tarjetas de créditos o
cualquier otro tipo de dato personal.
1.3 Relación con Proveedores
El trato de los compradores con proveedores
se rige por las siguientes
normas:

Los proveedores son prioritarios para Officenet, por


lo que deben ser tratados como corresponde; sus
llamados serán atendidos siempre y sus reclamos
serán tenidos en consideración.

No está permitido aceptar presentes de parte


de los proveedores
(mayores a cincuenta dólares).

No está permitido realizar almuerzos con
proveedores sin autorización
gerencial.

No está permitido visitar empresas


proveedoras de mercadería sin
autorización gerencial.

No está permitido operar con proveedores que


tengan alguna
vinculación familiar con el comprador o con algún
asociado de la
empresa.

No está permitido operar con proveedores


que fuesen asociados de la
empresa.

No está permitido tener vínculos, de ninguna


naturaleza, con
proveedores. De producirse, a través de la relación
laboral, esta
situación debe ser declarada a la Gerencia General.

Las muestras que pudieran ser recibidas de


proveedores tendrán los fines que determine la
compañía; no podrán utilizarse para beneficio
personal de algunos de sus asociados, salvo que la
compañía así lo determine.

Todo premio obtenido por un asociado de nuestra
empresa mientras éste la represente en cualquier
tipo de evento de cualquier compañía será
considerado propiedad de Officenet, y deberá ser
entregado a

RR.HH. Se incluirán en esta situación los


lanzamientos de productos de
proveedores.
2. Acuerdos y Contratos
Los contratos a nombre de Officenet deberán
ser firmados por personas
acreditadas y con el poder correspondiente.
Asimismo, en todos los casos estos documentos
deberán ser previamente revisados y aprobados por
los asesores legales internos o externos, según
corresponda.
3. Pagos Indebidos
Sobornos
Los sobornos son actos criminales que no serán
tolerados en Officenet. Los
asociados no deben entregar nada de valor a
clientes, vendedores,
funcionarios del gobierno o terceros para obtener
ventajas competitivas.
Reembolso de los Gastos no
Relacionados con el Trabajo
La compañía tiene como política el reembolso de
todos los gastos razonables y necesarios
concretados por sus asociados en el desarrollo de
los negocios de la empresa y en el cumplimiento
efectivo de su trabajo. El asociado debe ser
cuidadoso con el manejo de los gastos, evitando la
elección de hoteles, traslados y comidas de
negocios extraordinariamente costosas.
La compañía tiene como política no reembolsar
gastos no relacionados con el
trabajo, como ser gastos por viajes del cónyuge,
entretenimientos y
suscripciones personales.

4. Violación de la
Privacidad/Confidencialidad
En la realización del trabajo cotidiano los asociados
de Officenet acceden a
información confidencial, como ser estrategias,
planes de negocios,
información contable, proyectos comerciales y datos
sobre el personal y
sueldos. La divulgación de este material fuera de la
compañía, en especial a
competidores, puede resultar muy perjudicial para la
organización y sus
integrantes; en consecuencia, estos contenidos
deben ser resguardados en
archivos protegidos y deben ser utilizados en forma
apropiada.
Del mismo modo, la firma recomienda ser
sumamente cauteloso al tratar
temas confidenciales, en especial en presencia de
personas ajenas a la
empresa, en espacios públicos o aún en el espacio
laboral frente a asociados
no autorizados a conocer dicha información.
Asimismo, permitir el acceso no
autorizado a las instalaciones de Officenet a
personas ajenas constituye una
violación del principio de confidencialidad.
Por su parte, los asociados no deben proporcionar
información a personas ajenas a la empresa a
menos que cuenten con una autorización específica
para hacerlo.
En caso de no poseer una autorización expresa, los
asociados deben
contactar a la persona ajena a la compañía con el
jefe del Departamento o
área correspondiente, o eventualmente, con el
Gerente de Recursos
Humanos.
Los documentos particulares de los asociados son
privados y confidenciales.
Su acceso es limitado. Officenet no proveerá
información o documentación
personal a terceros, salvo que el asociado lo
autorice legalmente o ante
requerimiento judicial que lo obligue.
La empresa solicitará a los nuevos asociados, en el
momento de su ingreso, que firmen un Acuerdo de
Confidencialidad. Dicho compromiso los obliga a
proteger los secretos comerciales y a no divulgar
información confidencial, aún después de haber
cesado en sus funciones en la empresa.
5. Conflicto de Intereses
La empresa establece que sus asociados no
trabajan para la competencia ni
para proveedores en carácter de asociados,
asesores o miembros del
directorio. La posibilidad de que ésto ocurra se
opone a los intereses
comerciales de Officenet.
Habrá "Conflicto de Intereses" cuando la compañía
desarrolle actividades
comerciales con un proveedor en el cual alguno de
los asociados de Officenet
posea intereses.
La capacidad de un asociado de influir en los actos
y decisiones de la
compañía, la participación de éste en la empresa
proveedora y la falta de
independencia podrá derivar en un conflicto de
interés real. También la
participación de familiares directos en las empresas
proveedoras puede
generar un conflicto de intereses.
Igualmente, cada caso potencial es único, por eso,
todas las situaciones
deberán ser analizadas por la empresa en forma
integral antes de que sea
tomada una decisión.
Cualquier conflicto de interés potencial
deberá ser informado al jefe de área,
al departamento de Recursos Humanos o al
Gerente General.
86. Actividades Políticas
Ningún asociado puede contribuir con fondos,
productos, servicios u otros recursos de la empresa
para ninguna causa, partido o candidato político en
nombre de Officenet.
Tampoco está permitido hacer manifestaciones o
charlas políticas con compañeros, clientes o
proveedores dentro del ámbito de la empresa,
excepto los explícitamente permitidos por la ley.
6.1. Visitas e Inspecciones de
Organismos Públicos
En caso de inspecciones de autoridades
gubernamentales, los asociados de
Officenet deben notificar al área de Recursos
Humanos y a la dirección
financiera. Son estas dependencias las
responsables de coordinar visitas y/o
resolver los requerimientos de las representaciones
oficiales, según
corresponda.
7. Uso de Bienes e Instalaciones /
Control de Activos /
Procedimiento Contable
Los bienes de Officenet son los recursos físicos que
le permiten a la compañía
desarrollar normalmente su actividad. Esto incluye
bienes materiales, tales
como edificios, muebles, mercadería, etc.; así como
bienes inmateriales,
como por ejemplo, información confidencial,
estrategias, planes e ideas de
negocios, ya sea que estén representadas por
documentos, en archivos, en
computadoras o en forma de conocimiento. Estos
últimos bienes son los más
valiosos y los más difíciles de proteger de robos y
usos no autorizados.
Todos los bienes e instalaciones disponibles
para los asociados deben ser
utilizados exclusivamente para actividades
comerciales. No deben ser

utilizados para fines no acordes a la


necesidad del uso laboral propio de la
función.
Está expresamente prohibido el uso de recursos
financieros, servicios o
activos de Officenet para cualquier fin que no sea el
cumplimiento de las
funciones laborales específicas. Cualquier otro uso
será considerado ilícito o
impropio.
No será aprobado o efectuado, en nombre de
Officenet, ningún pago que sea
utilizado para cualquier finalidad que no sea aquella
descripta en un
documento comprobante de lo pagado.
Todos los asociados serán responsables del control
de los activos y recursos
de Officenet. Estos activos y recursos financieros no
se destinarán al uso
personal y no podrán ser prestados a ninguna
persona, para ningún tipo de
finalidad.
Se consideran faltas graves:

Arrancar, destruir, o adulterar carteles o


comunicaciones de la
empresa.

Dañar la propiedad, ensuciar o fijar inscripciones,


afiches o elementos
de cualquier índole en paredes u otros lugares no
autorizados por la
empresa.

Fumar en oficinas o ambientes cerrados. Sólo


se podrá fumar en
lugares especificados por la compañía a este
fin.

No respetar las disposiciones


correspondientes a la conservación del
orden y limpieza dentro de la empresa.
En caso de observar alguna de estas situaciones,
los asociados deberán informar de inmediato al jefe
de Departamento o área, o al Gerente de Recursos
Humanos.
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Código de ética de Officenet/Staples Argentina


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