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FLUJO PROCESO DE COMPRA

USUARIO DEPARTAMENTO DE COMITÉ COMITÉ


JURIDICA DIRECTOR PROVEEDOR
SOLICITANTE ABASTECIMIENTO ABASTECIMIENTO ADJUDICACIÓN
Requerimientos
INICIO (1)
Análisis y
Aprobación
(2)

Despacho al Existencia en Sí
Usuario Bodega (3) Aprueba

No No
Proceso de Compra
1
(Ley de Compras)
FIN (4)

Cuadro Comparativo
Respuesta de Precios

Análisis y
1 Facultad de No Adjudicación
Adjudicar (5)

Acta de
Adjudicación

Revisión
Resolución de Resolución
Adjudicación
Adjudicación
(6)

Resolución
Impresión
Firmada

Proceso de
Adjudicación / Orden de
Orden de Compra Compra
(7)
SIGNIFICADO DE SIMBOLOGÍA UTILIZADA

INICIO - FIN

PROCESO

DOCUMENTO

DOCUMENTO
ELECTRÓNICO

ARCHIVO

CONTABILIZACIÓN

DECISIÓN

1 CONECTOR

FLUJO
DOCUMENTOS

FLUJO DE
INFORMACIÓN
DESCRIPCION PROCESO DE COMPRAS.

1. El proceso se inicia por requerimientos que realicen las unidades solicitantes


que se encuentran autorizadas. La solicitud se dirige a la Sub Dirección de
Recursos Físicos y Financieros mediante memorándum, considerando el
envío de una copia de éste al Departamento de Abastecimiento, ya sea por el
mismo medio o vía correo electrónico.

2. Por regla General todos los requerimientos son consolidados por el


Departamento de Abastecimiento. Una vez consolidados los presenta al
Comité de Abastecimiento para su análisis y aprobación. En dicho Comité
se analiza la pertinencia de la Compra y si existe financiamiento para esta
solicitud. Los integrantes permanentes del Comité de Abastecimiento son, el
Sr. Sub Director de Recursos Físicos y Financieros quien lo preside, el Sr.
Jefe del Departamento de Finanzas y el Sr. Jefe del Departamento de
Abastecimiento, excepcionalmente se invita a un referente técnico para
formar parte de este Comité si el proceso de compra en cuestión así lo
amerita. El mencionado Comité sesiona en forma semanal los días Miércoles
entre las 10:00 y 11:30 y en forma excepcional si la situación así lo requiere.
Si lo solicitado se refiere a un tema menor o es de carácter urgente, la Sub
Dirección de Recursos Físicos y Financieros autorizará de inmediato el
proceso de Compra sin necesidad de evaluación en Comité.

Comité analizará el requerimiento y aprobará, modificará, postergará o


rechazará el requerimiento. Dependiendo de la decisión del comité, el
Departamento de Abastecimiento efectuará lo siguiente.

• Si se rechaza la compra comunicará el resultado al requirente.


• Si posterga la compra comunicará el resultado al requirente.
• Si aprueba la precompra Departamento de Abastecimiento
inicia el proceso según la Ley de
Compras.

3. Si lo requerido se encuentra entre los bienes y servicios definidos por la


institución y existe stocks en bodega; el Departamento de Abastecimiento
despachará lo requerido y el ciclo concluye. Si lo requerido no se encuentra
en stock, se inicia el proceso de compras según la Ley de Compras.
4. Una vez realizado el proceso de compra según la Ley de Compras Públicas y
los procedimientos establecidos en forma interna, ya sea por compras hechas
a través del portal ChileCompra o por medio de alguna de las excepciones
que la Ley de Compras indique se confecciona el Cuadro Comparativo de
Precios correspondiente para ser analizado en conjunto a los otros aspectos
asociados a la transacción.

5. Si la Unidad de Compra tiene facultades delegadas para adjudicar, procede al


trámite siguiente. Si la Unidad de Compra no tiene facultades para
adjudicar, se consolida la información, se realizan todas las acciones para
tener claridad y certeza a la hora de tomar la mejor decisión de compra, esta
acción se realiza en Comité de Adjudicación, instancia en la cual se decide a
que proveedor se realizará la adjudicación y la compra correspondiente. Este
Comité de Adjudicación lo conforman de manera permanente los miembros
del Comité de Abastecimiento, es decir, el Sr. Sub Director de Recursos
Físicos y Financieros (quien lo preside), el Sr. Jefe del Departamento de
Finanzas y el Sr. Jefe del Departamento de Abastecimiento. Al igual que en
el Comité de Abastecimiento, también se considera la invitación del
referente técnico según sea el bien o servicio a adquirir, para que forme parte
de la comisión de adjudicación. De este acto se emitirá un acta de
adjudicación y el Departamento de Abastecimiento confeccionará la
Resolución correspondiente.

6. Una vez confeccionada la Resolución, ésta se envía a la Unidad de Jurídica


para su revisión, asegurándose que la respectiva Resolución se haya
confeccionado de acuerdo a la Ley de Compras Públicas y demás normativas
correspondientes. La Unidad de Jurídica visa la Resolución, la imprime y la
deja a disposición para que el Sr. Director formalice dicho documento por
medio de su firma.

7. Posterior a la firma de la Resolución de compra por parte del Sr. Director y


recepción de una copia de ésta en el Departamento de Abastecimiento, se
procede a realizar el acto de Adjudicación al (los) proveedor(es)
seleccionado a través del portal ChileCompra, en el mismo acto se envía la
correspondiente Orden de Compra vía el portal. Para el caso de las
excepciones a la Ley de Compras se opera de similar forma con la diferencia
que el proceso de compras no contempla licitaciones como es el caso
general. En todos los casos de envío de Ordenes de Compra a los
proveedores, el Departamento de Abastecimiento es el encargado de la
coordinación para el despacho completo y oportuno de los bienes y/o
prestaciones de servicios adquiridas, de esta forma dar cumplimiento a las
necesidades de los diferentes Usuarios.

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