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Indice

Indice
El explorador de Windows...............................................................................................................2
Iniciar el explorador de Windows.................................................................................................2
La ventana del explorador...........................................................................................................2
Operaciones con carpetas...........................................................................................................3
• Crear y eliminar carpetas..............................................................................................4
• Mover y copiar carpetas y archivos.............................................................................4
Estilos en Word...............................................................................................................................5
Utilizar los estilos rápidos............................................................................................................5
Crear un estilo.............................................................................................................................5
Modificar un estilo........................................................................................................................6
Eliminar un estilo.........................................................................................................................6
Importar estilos de otros documentos.........................................................................................7
Tablas de contenido........................................................................................................................8
Marcar elementos para una tabla de contenido...........................................................................8
• Marcar elementos utilizando los estilos de título predeterminados......................8
• Marcar elementos de texto concretos.........................................................................8
Explorador de Windows

El explorador de Windows
El Explorador de Windows también es conocido como el Administrador de Archivos. Es una
herramienta con la que podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de las distintas
unidades de almacenamiento montadas en nuestro PC, como puede ser el disco duro, la
disquetera, la unidad de cd, unidades extraíbles, etc.

Iniciar el explorador de Windows

• Pulsar el botón Inicio

• Selecciona Todos los programas

• Selecciona Accesorios

• Selecciona el Explorador de Windows

O bien, puedes pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre el botón de Inicio de Windows y
seleccionar la opción Explorar.

La ventana del explorador

El explorador consta principalmente de dos secciones, en la parte izquierda aparece el árbol de


directorios, es decir, la lista de unidades y carpetas que tenemos. Sólo aparecen unidades y
carpetas, no archivos. En esta imagen aparecen varias carpetas como el icono de Mi Pc, Mis
documentos, Mis sitios de red y la Papelera de reciclaje.

En la derecha encontramos la otra sección, esta mostrará el contenido de la carpeta que


tenemos abierta en la sección de la izquierda. Esta sección muestra las carpetas y los
archivos.

Barra de titulo

Barra de menús
Explorador de Windows

Barra de herramientas
Explorador de Windows

A continuación explicamos las distintas barras que componen esta ventana.

Como en cualquier ventana de Windows tenemos la barra del título que muestra el nombre de
la carpeta en la que nos encontramos.

La barra de menús contiene los menús que nos permitirán acceder a todas las operaciones que
se pueden realizar sobre un archivo o carpeta.

La barra estándar contiene botones para las operaciones más utilizadas, de esta forma se
agilizan las operaciones.

El botón Arriba nos permitirá subir de nivel, es decir, situarnos en la carpeta que contiene
la carpeta actual.

El botón de Búsqueda nos muestra una ventana en la que podemos buscar el archivo de
acuerdo a los criterios que le indiquemos.

El botón Carpetas hace que en la parte izquierda de la ventana se vea la estructura de las
carpetas o bien una zona con las tareas más frecuentes según el archivo que tengamos
seleccionado, en esta zona podemos encontrar, entre otros, los siguientes botones:

El botón permite copiar a otra carpeta archivos o incluso otra carpeta.

El botón permite mover carpetas o archivos o otro lugar.

Con el botón podremos eliminar una/s carpeta/s o archivo/s.

El último botón nos permite cambiar las vistas de las carpetas

Operaciones con carpetas

La estructura de archivos es como un árbol genealógico.

Primero muestra la carpeta más general que en nuestro caso es el


Escritorio. Dentro de él encontramos a Mi Pc que a su vez tiene las
distintas unidades de nuestra PC (A,C,D,E,H), al pulsar sobre el
símbolo + que hay a la izquierda de una unidad se desplegarán las
carpetas que hay en su interior, así hasta llegar al último nivel de
detalle. Al desplegar la carpeta el símbolo + se convierte en un -.
Explorador de Windows

Si quieres ocultar una rama del árbol de directorios tendrás que hacer clic sobre el símbolo
menos (-).
Explorador de Windows

• Crear y eliminar carpetas

Para CREAR una carpeta debemos situarnos en el lugar donde deseamos crearla. Iremos
abriendo la estructura de carpetas que tenemos pulsando sobre el signo + situado a la
izquierda de las carpetas. Si pulsamos sobre la +de una carpeta ésta se desplegará y
aparecerán todas las carpetas contenidas en ella y pasará a convertirse en un signo menos -,
este se encargará de ocultar el contenido de la carpeta seleccionada.

Una vez seleccionada la que queremos haremos clic sobre ella.


Abrir el menú Archivo, seleccionar la opción Nuevo y a continuación seleccionar la opción
Carpeta.

Ahora podremos observar en la ventana inferior derecha una nueva carpeta que tiene como
nombre Nueva Carpeta, este es el nombre que Windows les aplica por defecto a las carpetas
que creamos, en el caso de encontrar otra carpeta con ese nombre la llamará Nueva Carpeta
(2), Nueva Carpeta (3), así sucesivamente. Escribimos el nuevo nombre para la carpeta.

Para ELIMINAR una carpeta debemos seleccionarla primero.

Una vez seleccionada nos iremos a la barra Estándar y pulsaremos el botón o podemos
utilizar la tecla Supr.

Cuando eliminamos una carpeta o un archivo, por defecto Windows lo moverá a la papelera de
reciclaje desde donde podremos eliminarla definitivamente después.

• Mover y copiar carpetas y archivos

– Seleccionamos el elemento a copiar.


– Pulsamos con el botón derecho del ratón encima de la carpeta y seleccionamos la opción
Copiar.
– Buscaremos la carpeta donde vayamos a copiar el elemento y la seleccionamos.
– En la sección derecha del explorador damos clic con el botón derecho y seleccionamos la
opción Pegar.
– Podemos copiar tantas veces queramos el elemento, hasta que coloquemos un nuevo
elemento en el portapapeles.

Mover una carpeta o archivo significa copiar el elemento a un destino nuevo y después
eliminarlo de su posición inicial.

Para mover una carpeta arrastramos el elemento presionando sin soltar el botón izquierdo del
ratón hacia su posición final. Esto podemos hacerlo en la sección derecha del explorador o bien
arrastrando los elementos hacia el árbol de directorios.
Estilos en Word

Estilos en Word
Un estilo es un conjunto de atributos de caracter y de párrafo, que reciben un nombre, el
nombre del estilo, y que puede usarse para dar formatos complejos a párrafos en un solo paso.

Utilizar los estilos rápidos

Un conjunto de Estilos rápidos puede incluir estilos


para distintos niveles de título, texto normal, una cita
y un título. Lo único que debe hacer es aplicar los
estilos desde la galería Estilos rápidos mientras va
creando el documento.

En esta caja de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que


facilitan la tarea, simplemente selecciona el texto que deseas
modificar y luego haz clic en el Estilo deseado. Si haces clic en el

botón , puedes ver la totalidad de estilos de esta galería.

Para mostrar el panel de estilos debemos dar clic en el botón y


aparecerá el siguiente cuadro:

En él se muestran los estilos en uso, si queremos ver la totalidad de


estilos debemos dar clic en Opciones… y en el cuadro de diálogo que
aparece seleccionar de la lista Seleccionar estilos que desea
mostrar, la opción Todos los estilos.

Crear un estilo

Para crear un estilo de una manera fácil lo mejor es definir el estilo


en una parte de nuestro documento.

A continuación hacer clic en el botón Nuevo Estilo del panel Estilos,


se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato,
escribir el Nombre del nuevo estilo, cambiar las características del
formato definido hasta ese momento y pulsar Aceptar.
Estilos en Word

Si deseamos crear un estilo a partir de un párrafo que tiene determinados atributos, primero
aplicaremos sobre él las características de caracter y de párrafo que queramos. Luego
seleccionaremos el párrafo y daremos clic con el botón derecho del ratón sobre la opción Estilos,
seguido de la opción Guardar selección como un nuevo estilo rápido.

En el cuadro que aparece dar nombre al nuevo estilo y pulsar Aceptar.

Modificar un estilo

Para modificar un estilo debes ir al panel Estilos y


seleccionar el estilo que quieres modificar, al hacer clic en
la flecha de la derecha se desplegará un menú con la
opción Modificar..., se abrirá el cuadro de diálogo
Modificar estilo.

En este cuadro puedes modificar las características del


formato que desees, para ello tienes diferentes opciones
con los elementos del formato más usuales, como son el
tipo de fuente, el tamaño, negrita, cursiva, subrayado,
color de fuente, alineación, interlineado, sangrías, etc.

Eliminar un estilo

Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar, al hacer
clic en el triángulo de la derecha se desplegará un menú con la opción Eliminar...,

Debemos tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecerá el formato correspondiente de


los párrafos a los que se aplico dicho estilo.
Estilos en Word

Importar estilos de otros documentos

Podemos copiar al documento en el que trabajamos los estilos definidos en otro documento, lo
cual nos ahorra el trabajo de volver a definirlos.

Para importar estilos, debemos hacer clic en el botón Administrar estilos del panel Estilos se
abrirá el cuadro de diálogo Administrar estilos , dar clic en el botón Importar o exportar para
abrir el cuadro Organizador.

Damos clic en el botón Cerrar archivo de la sección derecha. El botón cambiará a uno con título
Abrir archivo, damos clic sobre éste último. Aparecerá un cuadro de diálogo parecido al que
utilizamos al Abrir un documento. En este cuadro seleccionamos el documento del que
queremos importar los estilos.

Volviendo al cuadro Organizador, observamos que a la izquierda de este cuadro aparece la lista
de los estilos que tiene el documento con el que estamos trabajando y a la derecha, la lista de
los que tiene el documento que abrimos. Para importar los estilos a nuestro documento,
seleccionamos el estilo que queremos copiar y damos clic en el botón Copiar. En la sección
izquierda (que es la que corresponde a nuestro documento) irán apareciendo los estilos que
importamos del otro documento.
Tablas de contenido

Tablas de contenido

Una tabla de contenido es la que muestra la estructura de un documento y contiene los títulos
de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenido puede contener o no
el número de página y puede establecer un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La
tabla de contenido suele aparecer al principio de un libro y es lo primero que vemos cuando
queremos saber qué temas tratará.

Las tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de título, Word busca los títulos que tienen
el estilo elegido, aplica formato y sangría al texto e inserta la tabla de contenido en el
documento.

La manera más sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los estilos de título (estilo de título:
formato que se aplica a un título. Microsoft Word tiene nueve estilos integrados diferentes: Título 1 a Título 9.) predeterminados.
También se pueden crear tablas de contenido basadas en los estilos personalizados aplicados. O
bien, se puede asignar niveles de tabla de contenido a elementos de texto específicos.

Marcar elementos para una tabla de contenido

• Marcar elementos utilizando los estilos de título predeterminados

1. Seleccione el título al que desea aplicar un estilo de título.

2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en el estilo que desee.

Por ejemplo, si seleccionó texto al que desea aplicar un estilo de título principal, haga clic en el
estilo denominado Título 1 en la galería de estilos rápidos.

• Marcar elementos de texto concretos

Si desea que la tabla de contenido incluya texto que no tiene formato de título, puede utilizar
este procedimiento para marcar elementos de texto específicos.

1. Seleccione el texto que desea incluir en la tabla de contenido.

2. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Agregar texto.


Tablas de contenido

3. Haga clic en el nivel en que desea etiquetar la selección como, por ejemplo, Nivel 1 para
mostrar un nivel principal en la tabla de contenido, Nivel 2 y 3 para niveles secundarios.
Tablas de contenido

* Si el documento tiene más niveles de los tres que se incluyen en Word, podemos aumentarlos
dando clic en el grupo Tabla de contenido y seleccionando la opción Insertar tabla de contenido.
Aparecerá una ventana con una serie de opciones. Ve a la parte inferior que dice General y, en
la opción Mostrar niveles, especifica el número que deseas mostrar en la tabla de contenido.

Crear una tabla de contenido

Una vez marcados los elementos de la tabla de contenido, puede generarla.

• Crear una tabla de contenido a partir de los estilos de título predeterminados

Utilice este procedimiento si creó un documento utilizando estilos de título.

Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del
documento.

En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a


continuación, en el estilo de la tabla de contenido que desee.

• Crear una tabla de contenido a partir de los estilos personalizados aplicados

Siga este procedimiento si ya ha aplicado elementos personalizados a sus títulos.

1. Haga clic en el lugar en el que desee insertar la tabla de contenido.

2. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y,


a continuación, en Insertar tabla de contenido.

3. Haga clic en Opciones.

4. En Estilos disponibles, busque el estilo que haya aplicado a los títulos del documento.

5. En Nivel de TDC, junto al nombre del estilo, escriba un número del 1 al 9 para indicar el
nivel que represente ese estilo de título.

6. Repita los pasos 4 y 5 para cada estilo de título que desee incluir en la tabla de contenido.

7. Haga clic en Aceptar.

8. Elija una tabla de contenido adecuada al tipo de documento:

Documento impreso.- Si va a crear un documento que se leerá en formato impreso, cree una
tabla de contenido en la que cada uno de sus elementos incluya tanto el título como el número
de la página en la que aparece dicho título.
Tablas de contenido

Documento en pantalla.- Si el documento se va a leer en pantalla en Word, puede aplicar


formato de hipervínculo a los elementos de la tabla de contenido, de manera que los lectores
puedan ir al título correspondiente haciendo clic en él en la tabla de contenido.
Secciones

• Actualizar la tabla de contenido

Si agregó o quitó títulos de tabla de contenido en el documento, puede actualizarla rápidamente


dando clic en la opción Actualizar tabla del grupo Tabla de contenido.

Haga clic en Actualizar sólo los números de página o en Actualizar toda la tabla.

Eliminar una tabla de contenido

Haga clic en Tabla de contenido y seleccione la opción Quitar tabla de contenido.


Secciones

Secciones
Definición de Sección

Una sección es la parte de un documento que tiene un formato especial con respecto al resto del
texto. Una de las aplicaciones mas habituales de las secciones es su uso para incluir en un
mismo documento párrafos con diferentes números de columnas, o cambiar encabezados y pies
de páginas, etc.

Creación de una sección

Para crear nuevas secciones insertaremos marcas de nueva sección. Dicha marca señalará el
final de una sección y el principio de la siguiente.

• Sección manual

Podemos crear una sección manualmente siguiendo el siguiente procedimiento:

1. Colocar el punto de inserción en el lugar en donde deseemos crear la sección.

2. Ir al grupo Configurar Página de la Ficha Diseño de Página y seleccionar la opción Saltos.

3. Elegir el tipo de salto que insertaremos.

Ejemplos del uso de secciones:

• Podemos utilizar las secciones para definir bordes de


página diferentes para cada una de las páginas de
nuestro documento.

• También funciona para definir diferentes encabezados y


pies de página en cada una de las hojas de nuestro
documento.

• Podemos tener en una misma página, diferentes estilos de columnas.

Definir diferentes Encabezados en un mismo documento

1. Diseñar nuestro documento.


Secciones

2. Colocar nuestro cursor al final de cada una de las hojas de nuestro documento e insertar
en cada una el salto que corresponda, en este caso será de Página siguiente.

3. Nos dirigimos a la primer página de nuestro documento y editamos el encabezado de esta


sección.

4. Vamos a otra página del documento, damos doble clic sobre el encabezado de esa sección
y observamos que aparece en la parte derecha la leyenda “igual que el anterior”:

Esto nos indica que el texto del encabezado de esta sección esta vinculado al de la sección
anterior. Para añadir otro texto debemos romper este vínculo yendo a la pestaña Herramientas
para encabezado y pie de página y seleccionar la opción Vincular al anterior del grupo
Exploración. Observamos que esta opción está iluminada de color naranja lo cual indica que
está activada, debemos de dar clic sobre ella para desactivarla.

clic aquí

5. Vemos que en la parte derecha del encabezado no aparece ninguna leyenda , ahora si
podemos insertar el nuevo texto.
Secciones

* Nota: Este procedimiento puede ser útil también para definir diferentes imágenes de fondo
para cada una de las páginas de un documento.
Combinación de correspondencia

Combinación de correspondencia
Cuando necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones, la
herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda.

Esta herramienta permitirá hacer una plantilla de una carta, informe, etc. y a partir de unas
variables vincularlo con una tabla de Excel u otra base de datos, para que dicha plantilla se
personalice automáticamente con los datos de la tabla. Por ejemplo, podrías elaborar una
plantilla de un Diploma y mediante la opción de combinación de correspondencia vincularla
con el listado de alumnos que tuvieses en Excel. Piensa en el tiempo que te ahorrarías si
tuvieras que ir imprimiéndolos uno por uno a medida que vas cambiando el nombre del alumno.
Esto se puede hacer más fácil.

Documento Plantilla

Para empezar vamos a crear una carpeta en la que vamos a almacenar tanto la Plantilla que
creemos en Word como la base da datos, esta se llamara CORRESPONDENCIA.

Para la explicación hemos elaborado como plantilla una carta comercial en la que se informa a
los clientes de los descuentos que se realizarán durante el año:

Estimados Señores del Departamento Comercial de la Empresa

Nos complace comunicarle que habiendo realizado compras por valor de pesos, la
dirección de esta empresa ha decidido aplicarle durante este año un descuento de
en todas sus compras.

Esperamos con este descuento agradecer su confianza.

En las posiciones que señalamos con las flechas se introducirán los datos de la base de datos
que haremos posteriormente. Guardamos esta carta dentro de la carpeta que creamos
anteriormente con el nombre que deseemos, en este ejemplo le llamaremos Documento
Plantilla.

Elaborar la base de datos

Damos clic en la pestaña


Correspondencia de la barra de
herramientas y seleccionamos la opción
Iniciar combinación de
correspondencia . Del Menú que se
despliega seleccionamos Paso a paso
por el Asistente para combinar
correspondencia.
Combinación de correspondencia

A continuación aparece un menú en la parte derecha de la pantalla que muestra el paso 1 del
asistente, el cual nos pregunta ¿En que tipo de documento está trabajando? seleccionamos la
opción Cartas. Pulsamos en el vínculo Siguiente: Inicie el documento.

Ahora el asistente nos pregunta ¿Cómo desea configurar las cartas? seleccionamos Utilizar el
documento actual porque trabajaremos en el documento que se muestra en la pantalla.
Pulsamos en el vínculo Siguiente : Seleccione los destinatarios.

En el paso número 3 seleccionaremos la opción Utilizar una lista existente para abrir una
lista de Excel previamente creada, posteriormente seleccionaremos la opción Examinar… para
abrir dicha lista.

En nuestro ejemplo, aún no contamos con una lista por lo que seleccionaremos la opción
Escribir una lista nueva y a continuación damos clic en la opción Crear… se abrirá un cuadro
de diálogo como el siguiente:

En los encabezados de columnas aparecen los nombres de los campos que de manera
predeterminada Word nos proporciona como : Tratamiento, Nombre, Apellidos, Nombre de la
organización, etc…

Para nuestro ejemplo no utilizaremos ninguno de ellos, por lo que vamos a definir nuestros
propios nombres de campos. Para ello damos clic en el botón Personalizar columnas…

Aparecerá un cuadro muy similar a este:

En el se muestran los nombres de los campos que Word


nos proporciona, los cuales vamos a cambiar para
adecuarlos a nuestro ejemplo.

Seleccionamos el campo Tratamiento y damos clic en el


botón Cambiar nombre…
Combinación de correspondencia

En el cuadro que aparece escribimos el nuevo nombre de campo. En nuestro ejemplo se llamará
Clientes.

Repetimos el mismo procedimiento para el campo Nombre el cual cambiaremos por Compras
realizadas.

El campo Apellidos cambiará por el de Descuento.

Estos son los campos que requerimos para nuestro ejemplo, por lo tanto los demás deberemos
eliminarlos. Seleccionamos Nombre de la organización y damos clic en el botón Eliminar, nos
pedirá confirmación seleccionamos Sí.

Repetimos este proceso hasta eliminar todos los campos que no nececitemos.

Ahora empezaremos a llenar los registros con la información de los clientes, las compras que
realizaron y el descuento que se les aplicará. Damos clic en cada una de las celdas para escribir
la información.

Damos clic en el botón Aceptar, nos aparecerá un cuadro de diálogo para guardar esta lista,
seleccionamos la ubicación donde la vamos a almacenar dentro de la carpeta
CORRESPONDENCIA. Le daremos por nombre Lista.

Si deseamos hacer alguna modificación a esta lista seleccionamos su nombre en el cuadro


Origen de Datos y pulsamos en el botón Edición…, con lo cual nos aparecerá el cuadro Modificar
origen de datos para realizar los cambios necesarios. Una vez realizado esto pulsamos en el
botón Aceptar.

Ahora pulsamos en el vínculo Siguiente: Escriba la carta para ir al paso 4.

Insertar los campos de combinación

A continuación colocamos el cursor en la posición donde se va insertar el campo que se va a


combinar (en donde estaban las flechas). Vamos al grupo Escribir e insertar campos y
seleccionamos la opción insertar campo combinado.
Combinación de correspondencia
Combinación de correspondencia

En el Menú que se despliega debemos seleccionar el campo que corresponda a la posición en


donde esta situado el cursor, quedándonos como sigue:

Estimados Señores del Departamento Comercial de la Empresa <<CLIENTES>>

Nos complace comunicarle que habiendo realizado compras por valor de pesos, la

dirección de esta empresa ha decidido aplicarle durante este año un descuento de en


todas sus compras.

Esperamos con este descuento agradecer su confianza.

Como podemos observar aparece el nombre del campo que acabamos de insertar, no el dato
que contiene ese campo. Repetimos este proceso hasta insertar todos los campos en sus
posiciones respectivas.

Damos clic en el vínculo Siguiente: Vista previa de las cartas para ir al paso 5 del asistente.

Verificar la vista previa de las cartas combinadas

A continuación se puede verificar el resultado previo de la combinación de cartas con los datos
del primer registro de la lista.

Estimados Sres. del Departamento Comercial de la Empresa La Surianita S.A. de


C.V.

Nos complace comunicarle que habiendo realizado compras por valor de $6,000
pesos, la dirección de esta empresa ha decidido aplicarle durante este año un
descuento de 5% en todas sus compras.

Esperamos con este descuento agradecer su confianza.

Podemos ver los demás cartas dando clic en las flechas del Destinatario.

Presionamos sobre el vínculo Siguiente: Complete la combinación para ir al paso 6 del


asistente.

De esta manera aparece un nuevo menú en el que se muestran dos opciones: Imprimir y
Editar cartas individuales, se puede seleccionar la segunda opción, Editar cartas
individuales, para observar el detalle de todas las cartas combinadas.
Combinación de correspondencia

El cuadro Combinar en un documento nuevo nos permite seleccionar el tipo de combinación


de registros mediante tres opciones : Todos, Registro actual y Desde / Hasta. Seleccionamos la
opción Todos y a continuación se genera un nuevo archivo con todas las cartas combinadas, el
cual podemos guardar o eliminar.