UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

DIRECTIVA INTERNA PARA LA CREACIÓN DE NUEVAS

UNIDADES ORGANICAS
I.- OBJETO
Normar el proceso de creación de nuevas unidades orgánicas en la Universidad
Nacional de Trujillo.
II.- FINALIDAD
Con la aplicación de la presente norma se pretende lo siguiente:
 Establecer un proceso metodológico del proceso organizativo en relación a la creación
de nuevas unidades orgánicas en la Universidad Nacional de Trujillo.
 Fijar las posibilidades y las limitaciones para hacer compatible la previsión con la
realidad.
 Puntualizar las relaciones entre documentos de gestión que sirven a los mismos
propósitos.
III.- BASE LEGAL
 Ley Nº 27658.- Aprueba Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
 Ley Nº 29289.- Ley de Presupuesto del Sector Público, Año Fiscal 2009.
 Ley Nº 29158.- Ley Orgánica el Poder Ejecutivo.
 D.S. Nº 030-2002-PCM.- Aprueba Reglamento de la Ley Marco de Modernización de la
Gestión del Estado.
 D.S. Nº 043-2004-PCM-Lineamientos para la elaboración y aprobación del Cuadro para
Asignación de Personal CAP de las entidades de la Administración Pública.
 D.S. Nº 043-2006-PCM-Lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento
de Organización y Funciones-ROF por parte de las entidades de la Administración
Pública.
 Resolución Rectoral Nº 1214-2003/UNT que aprueba el Reglamento de Organización y
Funciones ROF.
 Resolución de Consejo Universitario Nº 0329-2008/UNT que aprueba la Directiva para
la Formulación del Manual de Organización y Funciones – MOF de la Universidad
Nacional de Trujillo.
IV.- ALCANCE DE APLICACIÓN
La presente norma es de obligatorio cumplimiento en todas las unidades orgánicas de la
Universidad Nacional de Trujillo.
V.- DISPOSICIONES GENERALES
La creación de nuevas estructuras orgánicas en la Universidad Nacional de Trujillo se
rigen por los siguientes criterios:

a. Las funciones y actividades que realice la Universidad Nacional de Trujillo, a través de sus
dependencias, entidades y organismos, debe estar plenamente justificada y amparada en
sus normas.
 b. Las dependencias, entidades, organismos e instancias de la Universidad Nacional
de Trujillo no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados por otras
unidades orgánicas ya existentes.
c. En el diseño de la estructura orgánica en la Universidad Nacional de Trujillo,
prevalece el principio de especialidad, debiéndose integrar las funciones y
competencias afines.
Toda dependencia, entidad u organismo de la Universidad Nacional de Trujillo, debe
tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la
calidad de su desempeño y el grado de cumplimiento de sus funciones, en base a una
pluralidad de criterios de medición.

VI.- JUSTIFICACIÓN PARA LA CREACIÓN DE NUEVAS DEPENDENCIAS

El o los interesados deberán presentar la propuesta de creación de la nueva unidad donde

se justifique su necesidad de creación de la nueva unidad orgánica teniendo en
consideración de manera alternativa o concurrente los criterios siguientes:
a) Que el órgano de la Universidad Nacional de Trujillo cuente con más de 15 personas.
b) Que la carga administrativa que conlleva la función que generó la creación de uno de los
órganos de la Universidad Nacional de Trujillo justifica la creación de una unidad
orgánica.
c) Que se establezca, por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la necesidad de
independizar ciertos servicios o tareas.
Cuando se presente al menos uno de estos factores se hace necesario la creación de
unidades orgánicas. Asimismo será necesario evaluar las circunstancias del caso específico,
así como la justificación incluida en el Informe Técnico Sustentatorio a que se refiere el
Artículo 29 del decreto supremo Nº 043-2006-PCM – Lineamientos para la elaboración y
aprobación del Reglamento de Organización y Funciones-ROF.

VII.- ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE UNA PROPUESTA

ETAPA I: IDENTIFICAR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN

EL MARCO LEGAL

1.1. Se debe revisar:

a) Las normas legales (Sustantivas),
b) Las normas sobre Sistemas Administrativos.
c) Las normas de Aplicación General que determinan su existencia.

1.2. Se deberá identificar el marco legal y las funciones y criterios de organización que
se desprenden del mismo, aplicable a su accionar, y que deberán verse reflejados
en los documentos de gestión.
1.3. Se deberá hacer un cuadro de normas relacionados con las competencias la
unidad orgánica que le competen.
 1.4. Se deberá identificar la normatividad para lo cual se procederá a elaborar una
matriz que señalará funciones generales, funciones específicas y áreas de la
entidad según lo señalado en las norma.

ETAPA II: IDENTIFICAR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN

LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL

2.1. Se incluirá un análisis Institucional de los documentos de planeamiento elaborados

por la Universidad Nacional de Trujillo (antes de definir la estructura de la
organización y sus funciones), así las responsabilidades otorgadas a los órganos y
unidades orgánicas no interferirán en el desarrollo de los objetivos y estrategias.
2.2. Luego se deberá elaborar una matríz identificando: las funciones, determinar un
área responsable de la estrategia institucional, verificar que la misión, visión y
objetivos institucionales estén acordes con las competencias y funciones que la
ley señala para la entidad.

ETAPA III: IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LAS FUNCIONES Y LA

ESTRUCTURA ORGÁNICA.

3.1. Existen 2 fuentes de información para identificar las acciones que viene realizando la
unidad orgánica y ver si al interno ha sufrido modificación alguna: el ROF vigente y el
personal de la entidad.
3.1.1. EL ROF vigente:
La modificación del ROF resulta de la necesidad que tiene la entidad de
reestructurarse a fin de cumplir con sus nuevas funciones que le hayan sido
asignadas. En muchos casos no será necesario modificarlo completamente
por lo que es importante analizar el ROF vigentes.
3.1.2. Personal de la entidad:
Debe aplicarse un cuestionario a los responsables de los órganos y unidades
orgánicas de la entidad, y de ser necesario, al personal identificado como
clave en la organización, así los responsables de elaborar el proyecto de
ROF podrán sustentar las modificaciones.

ETAPA IV: DEFINIR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA

UNIDAD ORGÁNICA.

4.1. Primero, sobre la base del análisis normativo, de la estrategia institucional, del ROF
vigente se elaborará una matriz comparativa de todas las funciones, lo cual será el
insumo básico que tendrá la entidad para plantear su nuevo ROF.
4.2. Segundo, se definirán las funciones generales y específicas de la organización, la
matriz ayudara a consolidar todas las funciones.
Para describir y redactar las funciones, cuidar que cada función no exceda un párrafo
de 3 líneas, evitar el uso de adjetivos calificativos, iniciar la descripción de cada
función con un verbo en infinitivo, usar una redacción sencilla, etc.
 Si la entidad considera conveniente crear nuevas áreas en su organización, debe ser muy
prudente, pues implicaría la contratación de personal adicional y por lo tanto, la necesidad
de ampliar sus mecanismos de control interno.

ETAPA V: DISEÑAR EL ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ORGÁNICA.

5.1. El organigrama refleja la posición de los órganos que lo conforman, niveles jerárquicos, y
facilita al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.
5.2. Son requisitos fundamentales de un organigrama: precisión, vigencia y uniformidad.
5.3. El organigrama refleja la posición de los órganos que lo conforman y los niveles
jerárquicos, facilita al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
organización.
5.4. Para diseñar un organigrama es necesario recopilar información básica sobre los órganos
y unidades orgánicas, niveles jerárquicos y las relaciones de coordinación existentes.
5.5. Las figuras y líneas de conexión empleadas para diseñar un organigrama, deben seguir
criterios específicos, con el objeto de uniformizar su representación.
5.6. Un organigrama permite: apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones
de trabajo de la entidad y muestra quien depende de quien.
5.7. La desventaja de un organigrama es que con frecuencia olvidan actualizarlo.

ETAPA VI: ANALIZAR LA VIABILIDAD DE ADECUACIÓN DEL ROF

Se debe verificar que la propuesta se adecué al ROF o plantear las posibles adecuaciones a
implementar.

ETAPA VIl: ELABORAR EL DOCUMENTO DE PROPUESTA DE CREACIÓN DE LA NUEVA

UNIDAD ORGÁNICA.

ESQUEMA DEL INFORME DE PROPUESTA DE CREACIÓN DE UNA NUEVA UNIDAD

ORGÁNICA

1.- ANÁLISIS DE LA NECESIDAD DE LA EXISTENCIA DE LA NUEVA ESTRUCTURA

ORGÁNICA
Se debe indicar con precisión la necesidad de la acción de la universidad
• Naturaleza de la Unidad Orgánica
• Finalidad
• Objetivos
• Actividades a realizar
• El interés relevante a satisfacer
• Justificación legal

2.- ANÁLISIS ACERCA DE LA NO DUPLICIDAD

En la descripción de cada unidad orgánica se consignara información que permita
diferenciar:
a. Ámbito de competencia: territorio, sector de población y/o sector de actividades
sociales.
 b. Funciones Previstas.
c. Atribuciones o facultades otorgadas mediante norma legal para resolver,
reconocer, asignar, establecer, oficializar peticiones de personas naturales o
jurídicas.
d. Servicios que debe prestar a la universidad o a la colectividad.
e. Estructura de Cargos.
f. Niveles de Autoridad.
g. Nivel de Dependencia.
h. Organigrama Actual y Organigrama Propuesto.

3.- ASPECTOS PRESUPUÉSTALES

3.1. Presupuesto de Ingresos y Gastos.
Las acciones del proceso de modernización no conllevarán, en ningún caso, la
ampliación en la asignación presupuestaria preestablecida para la entidad en la que se
lleva a cabo dicho proceso.

4.- ASPECTOS DE RESULTADOS

4.1.Resultados esperados de manera cualitativa y cuantitativa.
4.2.En este documento se deben establecer y comparar los costos y beneficios que se
generarían a la Universidad, la ciudadanía y la sociedad en general, como consecuencia de
la existencia de la unidad orgánica. Asimismo, se deberá establecer con detalle, la fuente
de financiamiento que dará cobertura a la entidad materia de creación.

5.- ASPECTOS DE PLANEAMIENTO

5.1 Acciones realizadas para ser considerado en el Plan Operativo Institucional.
-Después de contar con la Propuesta de nueva estructura orgánica se recomienda, hacer
una revisión final al interior de la entidad para verificar que la información sea la necesaria,
esté completa, corresponda a la realidad y comprobar que no tenga contradicciones y
deficiencias.
-La Propuestas debe elaborarse con la participación de las áreas que tienen
responsabilidad de realizar las funciones.

6.- ASPECTOS LEGALES

6.1. Se debe sustentar la coherencia entre la estructura orgánica propuesta y los dispositivos
legales vigentes. Es decir la estructura debe responder a los diferentes análisis de carácter
legal lo cual redundara a que la organización logre de la manera más eficaz y eficiente el
logro de su finalidad de mejorar el bienestar de la universidad y procurar su desarrollo
sostenido.
Tratara sobre los alcances de una o varias normas legales aplicables al caso concreto
relativo a la creación de la nueva unidad orgánica contenido en el expediente
administrativo, no sobre su vigencia.
El informe legal tendrá el esquema siguiente: i) Antecedentes, ii) Análisis; iii) Conclusiones.
 VIII.- DE LA ELABORACIÓN DEL INFORME PREVIO Y APROBACIÓN

En caso de estar incompletos o presentar deficiencias, la Oficina General de Planificación y Desarrollo de

la Universidad Nacional de Trujillo podrá solicitar a los proponentes; la revisión, corrección o actualización
de los documentos señalados en la presente directiva y no emitirá opinión técnica previa en tanto no se
cumplan con los requisitos y documentación establecida.

La Universidad Nacional de Trujillo tomará en cuenta estas disposiciones únicamente para la conformación
de los órganos y unidades orgánicas con responsabilidades administrativas en armonía a lo establecido en
la Quinta Disposición Complementaria del D. S. N° 043-2006-PCM-Lineamientos para la elaboración y
aprobación del Reglamento de Organización y Funciones ROF correspondiendo a la Secretaria General del
Ministerio de Educación la emisión del Informe Previo a que se refiere el Artículo 33 del dispositivo antes
mencionado.

La dependencia encargada emitirá opinión dentro de los 15 días hábiles. Este plazo se computará desde la
fecha de cumplimiento en la presentación de toda la documentación requerida.

Recibido el Informe previo favorable del Ministerio de Educación, con el V°B° de la Oficina General de
Planificación y Desarrollo, se deberá aprobar la propuesta Modificación del Reglamento de Organización y
Funciones ROF mediante la emisión de Resolución Rectoral.

IX.- MODIFICACIÓN DE OTROS DOCUMENTOS DE GESTIÓN

9.1.Aprobada la creación de la nueva unidad orgánica, los responsables deberán considerar sus
actividades y los gastos previstos para el funcionamiento de la nueva unidad en su Plan Operativo a fin
de ser consignado en el Plan Operativo Institucional (POI) del año en vigencia y para el funcionamiento
de la unidad en el siguiente ejercicio, sí fuera el caso.
9.2.Con el V°B° de la Oficina General de Planificación y Desarrollo, se deberá aprobar la propuesta, de
modificación del Cuadro para Asignación de Personal - CAP, en la estructura de cargos; la actualización
del Manual de Organización y Funciones - MOF y si fuera necesario del Texto Único de Procedimientos
Administrativos - TUPA y el Manual de Procedimientos Administrativos - MAPRO.

Es importante tener presente que la actualización de los Documentos de Gestión tenga correspondencia
con la previsión de recursos para la implementación y puesta en marcha de la nueva unidad orgánica.

X.- DIFUSIÓN DE LA CREACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA

Aprobado la Propuesta, este debe difundirse en todo el personal para que conozcan la nueva estructura
organizacional. Asimismo a versión electrónica debe ser puesta a disposición del público en la página web
de la Universidad Nacional de Trujillo.