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Introducción

El presente trabajo comprende una síntesis sobre la importancia estructura y


contenido de una descripción y especificación de puestos que es esencial en toda
organización para garantizar el buen funcionamiento de una operación en
cualquier momento.

Este trabajo ha sido estructurado de la siguiente forma:

Definición, términos implícitas en el tema de la descripción y especificación


de puestos.
Fundamentos a considerar para la elaboración de una descripción de
puestos.
Elementos que conforman la descripción de puestos.
Importancia del análisis y descripción de los puestos de trabajo.
Esquema, modelo de hoja de descripción de puesto.
Se incluye además un ejemplo estructurado sobre la descripción de puestos
para una mejor comprensión del tema.
Objetivos

General:

Determinar la importancia, estructura y contenido de una descripción


y especificación de puestos en una organización.

Específicos:

Identificar la información que debe contener una descripción y


especificación de puestos

Determinar los factores a considerar para el análisis de la


descripción y especificación de puestos.

Elaborar un esquema con la información que debe contener una


descripción de puestos.
DESCRIPCIONES Y ESPECIFICACION DE PUESTOS

La definición precisa de lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo se detalla


en el documento que se denomina descripción de puestos.

Descripción de puestos: Es una relación escrita que delinea los deberes y las
condiciones relacionados con el puesto. Proporciona datos sobre lo que el
aspirante hace, como lo hace y por que lo hace.

La descripción de puestos es un documento que responde a las siguientes


preguntas:

¿Cuáles son mis responsabilidades?

¿Qué tipo de autoridad tengo?

¿Quién es mi superior inmediato?

¿Quiénes son mis subordinados?

¿con quienes coordino mis tareas?

En este punto es importante definir tres importantes términos que están implícitos
en el tema sobre la descripción de puestos.

1. Responsabilidad: es una actividad que ha sido asignada específicamente a


una persona.
2. Autoridad: el derecho o el poder para actuar sobrellevando una
responsabilidad.
3. Subordinación: la obligación de sobrellevar una responsabilidad.

FUNADAMENTOS PARA ELABORAR LA DESCRIPCION DE PUESTOS

1. Una descripción de puestos debe ser considerada como un contrato, ya


que cuando una persona ingresa a una organización deberá
entregársele un ejemplar de su descripción de puesto. Así, ambas
partes se ponen de acuerdo en el trabajo que deberá ser realizado; y se
involucra a la persona en la elaboración de su propia descripción de
puesto.
2. Las descripciones de puestos deben ser elaboradas para los puestos
ejecutivos y para todos los empleados de la organización.
Nadie debe tener una responsabilidad que su subordinado no comparta.
Esto desarrolla un marco de referencia piramidal dentro de la
organización.
Si usted es responsable de todas las actividades dentro de su área de
trabajo deberá saber todo lo que esta ocurriendo; así, su descripción
deberá contener en conceptos generales todo lo que correspondan a
sus subordinados.
Deben ser dinámicas y revisarse periódicamente.

ELEMENTOS DE UNA DESCRIPCION DE PUESTOS

1. ENCABEZADO: En esta parte se anotan todos aquellos datos


que permitan identificar el puesto descrito. Asimismo, se detalla lo
que se denomina ubicación del puesto en la organización; es
decir, de quien depende (jefe inmediato) quienes dependen del
puesto (subordinados) y con quienes coordina sus funciones o
actividades.

2. DESCRIPCION GENERICA: Párrafo que describe brevemente la


función sustantiva del puesto. En la práctica, este término se
puede suplir por el de objetivo básico del puesto, que se
considera de más fácil comprensión para toda persona.

3. DESCRIPCION DETALLADA: Es la relación detallada, precisa y


clara de todas y cada una de las responsabilidades que le
corresponden al puesto en cuestión; así como las condiciones en
que se han de realizar.

Aunado a la descripción de puestos, al realizar el diseño laboral se formula el


documento que se denomina Especificación de puestos.

Especificación de puestos: Documento en el que se determinan las características


que debe reunir una persona para poder desempeñar exitosamente un puesto.
Esta especificación de puestos se formula teniendo como referencia la descripción
de puestos, ya que el conocimiento de las responsabilidades de un puesto y las
condiciones en que se han de efectuar permitirán identificar características físicas,
psicológicas y especificas que ha de poseer una persona para desempeñar dicho
puesto con máxima eficiencia.

En este documento de detallan aspectos como: sexo, estado civil, escolaridad,


estudios específicos, experiencia, cualidades personales y físicas que debe tener
una persona para desempeñar al puesto exitosamente.
En muchas ocasiones el crecimiento de las organizaciones y multiplicación de sus
actividades originan que las características de los puestos sufran modificaciones
sustanciales; cambios que no fueron anotándose en la descripción de puestos
correspondiente, llegando a tal punto que en determinadas circunstancias un
superior desconoce con precisión lo que realiza cada uno de sus subordinados,
por lo que es necesario realiza lo que se denomina análisis de puestos técnica que
con base en la recopilación de información, como principal medio, determinan lo
que hacen los trabajadores, así como la forma en que lo hacen y por que lo hacen.

La descripción de puestos puede representarse un pasivo si es imprecisa,


incompleta y obsoleta; puede representarse un activo si cubre cada uno de los
puestos de la organización, demostrando que cada uno ha sido diseñado y
analizado como parte integral e un esfuerzo total. Las descripciones de puestos
adquieren mas valor si son complementadas por consejos en el trabajo, estudios
del progreso y oportunidades para el desarrollo de una carrera. De esta forma todo
empleado cuanta con un estimulo que le ofrece una guía del puesto sin confusión
alguna.

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTO DE TRABAJO

El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP) no es otro


que el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en
un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con
éxito.
 
Tal es su importancia, que debería considerarse como un método fundamental y
básico para cualquier organización, sin embargo aún seguimos viendo como es
considerado como un procedimiento “no importante”, o al menos “no tan
necesario”, como otras herramientas utilizadas.
 
En las empresas estamos preocupados por cuestiones tales como: políticas de
selección, promoción, retribución, etc. y, sin embargo olvidamos o dejamos en un
segundo plano la base de todos estos procesos: El Análisis y Descripción de
Puestos de Trabajo (ADP)
 
Antes de comentar brevemente la utilidad de esta herramienta, me gustaría invitar
a una reflexión  sobre las siguientes cuestiones:
 
¿Cuántas veces hemos visto la desorientación de muchos trabajadores porque no
saben, cuales son exactamente sus tareas y sus funciones?
¿Cuántas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un
puesto en una organización y nos damos cuenta de que esa persona no era la
idónea?

¿Cuántas veces nos hemos preguntado por nuestra situación o, el lugar que
ocupamos en nuestra empresa?

¿Cuántas veces nos hemos dado cuenta de que nuestros valores chocan con la
cultura de nuestra organización?

¿Cuántas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o responsabilidad


para tomar determinadas decisiones?
 
En mi opinión, son demasiadas las veces que nos encontramos ante tales
cuestiones. Y las respuestas a todas ellas están en  el ADP.
 
Con estos ejemplos tan solo pretendo poner de relieve la importancia que tiene
este sistema y las repercusiones que a largo plazo puede tener para una
organización el “ignorarlo” o, en su caso, no otorgarle dicha importancia.
 
Todo empresario, todo Directivo y todo departamento de Recursos Humanos
debería de promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de ADP. Y
entre sus funciones debería destacar la de concienciar al resto de la organización
de la importancia y utilidad de dicho sistema.
 
A la hora de implantar tal sistema no deben olvidar que de nada sirve desarrollar
una herramienta ininteligible, compleja o de difícil utilización, pues esto provocará
desconfianza, pérdidas de tiempo y, sobre todo, altos costes.
 
Aunque existen modelos estándares de ADP, la organización debe desarrollar e
implantar aquel sistema que mejor defina y describa las variables más relevantes
para su organización. Debe ser un sistema sencillo y claro, que todo el mundo
comprenda, concreto y de fácil utilización.
 
El establecimiento de un ADP sentará las bases, y en cierta medida, determinará
el éxito o el fracaso de muchos de los procesos de una organización.
 
Así, hablamos de que tener una herramienta clara y sencilla determinará:
 
Los procesos de selección: Cuando seleccionamos a alguien lo que hacemos es
establecer los requisitos necesarios que ha de tener un candidato para
desempeñar de manera eficaz un puesto de trabajo y, sobre la base de esa
información desarrollar todo el proceso de selección propiamente dicho
(plantearnos qué técnicas vamos a utilizar, qué pruebas vamos a pasar, cómo
vamos a enfocar la entrevista, etc.) Así pues, los perfiles profesionales se basan
en los requerimientos y exigencias que un determinado puesto va a imponer a
quien lo desempeñe. En este sentido la utilización de este sistema es
indispensable. De aquí, podemos deducir también su importancia para el
reclutamiento, pues en él especificamos las características o exigencias que debe
tener un candidato para desempeñar ese puesto de manera eficaz. Y la pregunta
que cabe plantearnos es: ¿Cómo reclutamos al personal, cómo realizamos un
proceso de selección si ni tan siquiera conocemos lo que el propio puesto impone
a su ocupante?
 
- Planes de carrera y promoción. A la hora de planificar la carrera de un
profesional dentro de nuestra organización es necesario conocer las necesidades
futuras que tiene nuestra compañía y, qué requisitos son necesarios para
satisfacer y responder a tales necesidades. En este sentido es necesario saber
qué puestos tengo, qué puestos voy a crear, por qué los considero necesarios y,
qué características han de tener aquellas personas que ocupen estos  puestos.
 
- Valoración de puestos de trabajo. La valoración de puestos es un procedimiento
que proporciona información acerca del valor o el “peso” específico que un 
determinado puesto tiene, cuestión fundamental a la hora de establecer
retribuciones. Para hacer una valoración de puestos es necesario la información
aportada por el ADP. Si no sabemos cuáles son las tareas de un puesto de
trabajo, ¿cómo podremos determinar  su valor?
 
- Evaluación del desempeño. Para evaluar o medir el desempeño de un trabajador
es necesario conocer con exactitud cuáles son las tareas que hace, cuáles son
sus funciones, sus objetivos. Si no tenemos esta información, ¿qué variables
vamos a utilizar para medir su eficiencia?
 
- Formación. Para planificar la formación necesaria para un trabajador es
necesario saber lo que hace, cómo lo hace y dónde lo hace, para así determinar
que capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en cuáles muestra carencia y,
en función de ello proporcionarle la formación necesaria.
 
- Determinación de la responsabilidad. Un Análisis y Descripción de puestos nos
dará información acerca de nuestras responsabilidades, nuestras competencias,
etc., lo que reducirá la incertidumbre que, en muchas ocasiones, tenemos al
respecto y evitará  el desempeño de un rol distinto al que realmente tenemos.
 
- Clasificación y ordenación de puestos. Como anteriormente mencionamos, la
información obtenida en el ADP servirá para clasificar y ordenar todos los puestos
de nuestra organización y sobre la base de ello establecer la estructura retributiva.
 
Como hemos visto hay muchos aspectos y procesos de nuestra organización  que
requieren la implantación de un sistema como éste. Todos deberíamos reflexionar
acerca de los beneficios que tendría para nosotros el implantar dicho sistema, que
en mi opinión son muchos, y de las repercusiones negativas que para nuestra
organización y, sobre todo para nuestros trabajadores, tiene el ignorar este
aspecto fundamental de la gestión empresarial.
 Antecedentes del Análisis y Descripción de los puestos de trabajo.

Desde la época primitiva cuando los hombres comenzaron a formar grupos para
alcanzar sus objetivos que resultaban inalcanzables de modo individual, la
administración ha sido fundamental para lograr la coordinación del quehacer
humano. La organización y la división del trabajo generaron la necesidad de
modelos para gestionar personas.

La forma de enfocar la gestión de los recursos humanos ha cambiado en


correspondencia con la dinámica del desarrollo social, influenciado por sucesos y
filosofías como la revolución industrial, la administración científica y la psicología
industrial.

Los estudios preliminales en el Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo


(ADPT) coinciden con la revolución industrial en Europa y en Estados Unidos,
Charles Babbage, en Europa, y Frederick Taylor en la Unión Americana fueron los
primeros autores que plantearon que el trabajo podría y debía estudiarse de
manera sistemática y en relación con algun principio científico.

La revolución industrial estuvo caracterizada por el desarrollo rápido de la


tecnología de producción, la división y la especialización del trabajo, la producción
en masa, mediante procedimiento de ensamble, así como la reducción del trabajo
físico pesado. Con ella aparecieron métodos cientificos aplicados a la ingeniería
de producción y el desarrollo computarizado de control (33).

Como uno de los resultados de la revolución industrial, los empleados comenzaron


a discutir colectivamente temas de intéres mutuo y surgen los sindicatos que
influyeron notablemente en las relaciones entre empleados y patrones. El
sindicalismo constribuyó a la expansión de programas de beneficio para los
empleados, a la definición clara de las obligaciones laborales, a la implantación de
estructuras sistemáticas de salarios y al sistema de manejo de quejas entre otras
más.

De forma paralela a la revolución industrial surgió la administración cientifica que


fue un intento por investigar métodos de producción y montaje y establecer la
manera más eficiente para realizar un trabajo. Se considera que el "padre" de este
movimiento fue Frederick Taylor.

La administración cientifica contribuyó a la profesionalización de la GRH. Se


sustituyó el enfoque de corazonada e intuición en la gestión, por el de diseño y
planificación basados en técnicas para la administración.

Después de la segunda guerra mundial, las investigaciones en el campo de la


ingeniería del factor humano comenzaron a experimentar en el diseño de las
tecnologías, las instalaciones y el equipamiento, obteniéndose resultados a finales
de la década de 1940.
Algunos años después se hizo evidente que muchos de los problemas
administrativos existentes eran el resultado de fenómenos humanos en vez de
mecánicos. Este reconocimiento impulsó la intervención del psicólogo industrial en
el mundo del trabajo, introduciéndose la idea de que los trabajadores tenian
necesidades emocionales y psicológicas que debían considerarse en el trabajo,
convirtiéndose la satisfacción del trabajador y el compromiso con el trabajo en
aspectos importantes, mejorando asi algunos aspectos relacionados con la gestión
del personal como la selección, capacitación, colocación, entre otras.(33)

En la medida en que fueron cambiando las relaciones con los empleados y las
personas fueron más valiosas, los métodos y funciones de los Recursos Humanos
se convirtieron en aspectos claves de las organizaciones

Las tendencias actuales de la Gestión de los Recursos Humanos se dirigen hacia


enfoques sistemáticos prácticos, multidisciplinarios y participativos que consideran
el Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajo (ADPT) como una herramienta
básica para el establecimiento de toda política de recursos humanos pues casi
todos las actividades desarrolladas en el área de recursos humanos se basan de
uno u otro modo en la información que proporciona este procedimiento (11).

Análisis y Descripción de los puestos de trabajo. Conceptos y Objetivos.

Antes de entrar en materia de conceptos, resulta conveniente realizar una serie de


reflexiones relacionadas todas ellas con la figura del puesto de trabajo, a partir de
la bibliografía consultada:

 Respecto a su procedencia podemos afirmar que el análisis de los puestos


de trabajo nace y se desarrolla en el ámbito de la teoría y de las técnicas de
la Organización Científica del Trabajo. Esta escuela del pensamiento
organizativo propugna la racionalización del centro de trabajo como vía
principal para la maximización del rendimiento de los trabajadores. El
núcleo de esta corriente estaba constituido por el estudio organizado del
trabajo, posterior análisis hasta conseguir reducirlo a sus elementos más
simples y la mejora sistemática del rendimiento del trabajador con relación
a cada uno de estos elementos.
 El análisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida
en que no tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto de
trabajo, sino al puesto en sí (7,32). Aparece entonces el peligro que acecha
a todo analista de puestos: perder la orientación y concentrarse en el titular
del puesto de trabajo en lugar de hacerlo en el propio puesto. Esta
circunstancia también está presente en el proceso de valoración de los
puestos de trabajo (28).
 Los puestos, curiosamente, son considerados como una posesión personal
por parte de sus ocupantes y ello unido al inevitable egocentrismo presente
en la interpretación de las percepciones individuales induce a los
empleados a considerar este proceso como una intromisión territorial
molesta (34).
 El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas
juegan en las organizaciones. Esto hace que se espere un determinado
comportamiento en un individuo por el simple hecho de ocupar un
determinado puesto de trabajo.(3)
 El puesto de trabajo es el principal nexo de unión entre los empleados y la
organización. Efectivamente, este vínculo permite a los individuos realizar
aportaciones para con su organización, al tiempo que les permite recibir las
recompensas pertinentes. Estas recompensas pueden ser intrínsecas
(satisfacción respecto al trabajo realizado, sentimientos de logro, etc.) y
extrínsecas (promociones y remuneraciones principalmente). Hágase
constar en este momento que la remuneración continúa ocupando un lugar
ciertamente privilegiado entre los instrumentos de motivación de que
disponen las organizaciones, y que es precisamente el puesto de trabajo
ocupado uno de los principales determinantes del montante económico
recibido por tal concepto.
 Las organizaciones pueden ser entendidas como conjuntos de personas
que desempeñan puestos de trabajo o como conjuntos de puestos de
trabajo que son ocupados por personas. En consecuencia el tándem
persona-puesto de trabajo es el que caracteriza a una organización de
forma similar a como el tándem producto-mercado caracteriza la estrategia
desplegada.
 Resulta oportuno aclarar en este momento que no siempre existe
equivalencia entre el número de empleados de una organización y el
número de puestos de trabajo distintos que dicha organización contempla.
Con frecuencia suele ocurrir que diversas personas ocupan puestos de
idéntico contenido, luego, generalmente el número de puestos de trabajo es
inferior al de miembros de la compañía. No obstante, también pueden
observarse situaciones contrarias cuando una determinada firma convive
con la figura del puesto vacante. En este caso existe el puesto, pero no la
persona que ha de ocuparlo. Esta circunstancia normalmente tiene carácter
coyuntural; no estructural. Las posibles combinaciones resultado de cruzar
la existencia/inexistencia de empleados y puestos de trabajo pueden ser
observadas en el gráfico 2.(6)

Puesto SI; Persona SI Puesto NO; Persona SI


PUESTO CUBIERTO EXCEDENTE DE PLANTILLA
Puesto SI; Persona NO Puesto NO; Persona NO
PUESTO VACANTE PUESTO POTENCIAL

Gráfico 1. Adaptado de ELORDUY MOTA (1993)


 Normalmente este proceso es acometido en tres típicas ocasiones: una
primera cuando la organización nace y se enfrenta a la necesidad de
sistematizar su flujo de trabajo; en segundo lugar, cuando es creado un
nuevo puesto de trabajo; y, en tercer lugar, cuando un puesto, a
consecuencia de la implantación de nuevos métodos, procedimientos o
tecnología, es alterado en su contenido significativamente.(31)
 Como última de las reflexiones apuntadas debemos señalar que la figura
del puesto de trabajo es el principal referente de la gestión de carreras. Por
tanto, los individuos y las organizaciones evaluarán esta faceta a partir de la
relación de puestos de trabajo desempeñados durante el historial
profesional de los empleados.(31)

Los términos "Análisis de puestos de trabajo", "Descripción de puestos de trabajo"


y "Especificaciones o requisitos del puesto de trabajo" son habitualmente
utilizados indistintamente; por lo que conviene establecer, al menos de forma
teórica, una diferenciación conceptual (18):

 Análisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtención de


información acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y
condiciones que los rodean.
 Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge la información
obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el
contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes
al mismo.
 Especificaciones del puesto de trabajo: esta relacionado con los
requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento
satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características
personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y
descripción del puesto. Mediante esta información se elaboraría el perfil
profesiográfico. Figura 1.

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Figura 1: Elementos del diseño de los puestos de trabajo

Es importante, también, aclarar la diferencia existente entre ciertos términos


comúnmente utilizados en el Análisis y descripción de puestos de trabajo:

 Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo.



o Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del
resto.
o Función: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que
forman un área definida de trabajo. Suelen mantener entre sí una
relación de proximidad física o técnica.
o Obligación: se le denomina así a las diversas compromisos que
puede desarrollar una persona en una organización.
o Puesto: Se trata de una o mas funciones que se organizan
constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una
posición jerárquica en la organización. También puede definirse
como "una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes
y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros"
(8).
o Ocupación: clases de puestos que pueden ser hallados en
diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre
sí. Este término está relacionado con la calificación profesional de los
individuos, que le capacita para el desempeño de determinados
puestos de trabajo.

Por las características del tema objeto de estudio se hace necesario adentrarnos
un poco en los aspectos relacionados con puesto de trabajo a partir del análisis e
interpretación de las definiciones encontradas en la literatura consultada.

PERETTI (1987), en este sentido, afirma que este proceso debe responder a dos
preocupaciones: conocer la utilidad del trabajo y describir los componentes
(materiales, organizacionales, ambientales) del mismo(29).

PEÑA BAZTAN (1990) lo define como "la fijación del contenido de un puesto de
trabajo, con las funciones o actividades que en el mismo se desarrollan, así como
los niveles de formación, habilidad, experiencia, esfuerzo que son precisos y la
responsabilidad que se exige a su ocupante en el marco de unas determinadas
condiciones ambientales. (...) Dada la importancia, de esta actividad, es preciso
aplicar a su realización el máximo interés y esfuerzo, utilizando analistas
capacitados, a los que se hayan señalado normas claras y concretas a fin de que,
si se utilizan varios, puedan aplicar idénticos criterios de observación y
análisis."(28).

Según LOUART(1994) puesto de trabajo no es mas que: "punto de encuentro


entre una posición, que es a la vez geográfica, jerárquica y funcional, y un nivel
profesional, que se refiere a competencia, formación y remuneración. Comporta un
conjunto de actividades relacionadas con ciertos objetivos y supone en su titular
ciertas aptitudes generales, ciertas capacidades concretas y ciertos conocimientos
prácticos relacionados con las maneras internas de funcionar y con los modos
externos de relacionarse"(20).

Insistiendo un poco más en el puesto de trabajo, señalaremos que NOE,


HOLLEMBECK, GERHART y WRIGHT (1994) presentan esta figura desde una
perspectiva de proceso; es decir, inputs concurren en un puesto de trabajo para
dar lugar a una serie de outputs.(24)

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Figura 2. Proceso que ocurre en los puestos de trabajo

Efectivamente, en una estructura organizativa correctamente diseñada todo


puesto de trabajo responde a una necesidad de la organización, por consiguiente
ha de esperarse una aportación de dicho puesto para con la organización; además
debe superar ciertos criterios de productividad y calidad. Para lograr estos outputs,
los puestos de trabajo están diseñados a partir de tareas, obligaciones y
ocupaciones que han de ser desempeñadas mediante los procedimientos
instaurados por la organización, los cuales han de responder a criterios de eficacia
y eficiencia. Finalmente señalar que en el desempeño de estas actividades están
presentes una serie de factores mediáticos: la persona que ocupa el puesto de
trabajo (conocimientos, habilidades, potencial, etc.), los medios necesarios para
ejecutar las actividades (tecnología usada, herramientas disponibles, etc.) las
condiciones organizacionales (relaciones humanas, clima laboral, etc.) y
ambientales (lugar físico, iluminación, ruido, etc.).

De acuerdo a lo anteriormente comentado, el Análisis y Descripción de los puestos


de trabajo puede ser definido como el proceso de determinación, mediante la
observación y el estudio, de los elementos componentes de un puesto específico,
estableciéndose las responsabilidades, capacidades, requisitos físicos y mentales
que exige, los riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se
desenvuelve. Los autores consultados lo definen como:

DESSLER (1994) define el análisis de puestos de trabajo como el "procedimiento


para determinar las obligaciones y habilidades requeridas por un puesto de trabajo
así como el tipo de individuo idóneo para ocuparlo"(10).

CARREL, ELBERT y HATFIELD (1995) señalan que es el "proceso por el cual la


dirección investiga sistemáticamente las tareas, obligaciones y responsabilidades
de los puestos dentro de una organización. El proceso incluye la investigación del
nivel de toma de decisiones de los empleados pertenecientes a una determinada
categoría profesional, las habilidades que los empleados necesitan para ejercer su
puesto adecuadamente, la autonomía del trabajo en cuestión y los esfuerzos
mentales requeridos para desempeñar el puesto"(5).

Similar resulta la definición ofrecida por DUCCESCHI (PUCHOL, 1993): "proceso


de determinar, mediante observación y estudio, los elementos componentes de un
trabajo específico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y mentales
que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones
ambientales en las que se desenvuelve".(30)

El análisis y descripción de puestos de trabajo es una herramienta básica para


toda la Gestión de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los
individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su
evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones
técnicas y los equilibrios de la organización.
En la descripción se detallan:

"Que hacen" los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que ejecutan en el


desempeño del puesto.

"Como lo hacen": Recursos que utilizan, métodos que emplean, manera como
ejecutan cada tarea.

"Para qué lo hacen": Objetivos que pretenden conseguir, propósito de cada tarea.

Junto a esto se han de especificar los requisitos y cualificaciones necesarias para


que el trabajador realice las tareas con una cierta garantía de éxito.

Entre los objetivos o posibles usos del análisis y descripción de puestos de trabajo
cabe destacar los siguientes:

Reclutamiento: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona


información sobre las características que debe poseer el candidato/a a ocupar el
puesto de trabajo y por tanto resulta de utilidad a la hora de determinar las fuentes
de reclutamiento, esto es, aquellos lugares, centros, etc., donde es más probable
que encontremos suficiente número de personas que se ajustan a los requisitos
exigidos.

Selección de Personal: El análisis y descripción de puestos de trabajo


proporciona datos suficientes para elaborar el perfil profesiográfico o
profesiograma en el que se especifican las características y requisitos tanto
profesionales como personales que debe cumplir el candidato para desarrollar de
forma adecuada las tareas y actividades propias del puesto. Esta información
guiará la elección de la batería de pruebas psicológicas que se utilizará para medir
las características aptitudinales y de personalidad que buscamos. También servirá
de guía para la entrevista de selección y para los distintos procedimientos
selectivos que se utilicen: dinámicas de grupo, assesment center, etc.

Formación: Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el


puesto y los conocimientos, aptitudes y características que aporta el candidato,
podremos determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la
necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las
carencias y potenciar los aspectos positivos. De esta forma, una vez detectada la
necesidad podremos diseñar e implementar los planes de formación más
adecuados.

Evaluación del desempeño: Dado que la descripción de puestos nos indica las
tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona
que ocupa el cargo, dicha descripción nos servirá para determinar hasta que punto
la persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto.
Esto cobra especial relevancia si se está utilizando un procedimiento de
evaluación por objetivos o por valores.

Valoración de Puestos: El análisis y descripción de puestos de trabajo constituye


la herramienta básica a partir de la cual se determina el sistema de valoración de
puestos a utilizar. Sin el análisis de puestos de trabajo no resultaría posible la
posterior realización de la valoración, procedimiento mediante el que se pretende
determinar el valor relativo de los distintos puestos que componen una
organización. Esto se hace de cara al establecimiento de sistemas retributivos
más justos y equitativos.

Otras Finalidades en las que contribuye o participa:

Administración de salarios

Seguridad e higiene del trabajo

Planes de carrera

Mejora de la comunicación entre el personal de la organización y otras. (18)

Profesiograma De Cargos.

A partir del ADPT se elabora el Profesiograma de cargos que constituye el


documento que sintetiza los principales requerimientos y exigencias que debe
poseer el ocupante del puesto.

Según A. Cuesta Santos "el Profesiograma, cuyos componentes esenciales se


expresan en la figura 3, es el resultado de las actividades claves de ADPT, marca
un hito metodológico fundamental y es un elemento esencial de conexión técnico –
organizativo.(9)

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Figura 3: Componentes esenciales del ADPT.

Para J. M. Fourgous citado por M. Fernández Ríos, el Profesiograma debe


contener las seis rúbricas siguientes:

1. La identificación del puesto: Denominación exacta, lugar de trabajo, número


de personas que ejercen el mismo cargo.
2. El objetivo del puesto: La situación dentro del organigrama.
3. Las responsabilidades del puesto.
4. Las relaciones: relaciones en el seno de un equipo, animación, contactos,
influencias sobre el trabajo de otros que no tienen relación de supervisión
con el puesto que se describe y que es ejercida a través del intercambio de
información o de opinión.
5. Las condiciones físicas de trabajo: descripción del lugar de trabajo,
naturaleza del esfuerzo físico, riesgos posibles, así como las exigencias
mentales inherentes al mismo. En cuanto a las exigencias mentales se
consideran la concentración, reflexión, coordinación, juicio, discernimiento,
etc., que el puesto requiera para el desarrollo de sus funciones, teniendo en
cuenta tanto la frecuencia con que se los requiere cuanto la complejidad del
razonamiento requerido.
6. Requerimientos para ocupar el puesto: Deberán indicarse las condiciones
mínimas que debería reunir el ocupante ideal del puesto que se describe
los cuales no coincidirán necesariamente con los que posee el ocupante
real del puesto, incluye:

 Estudios: Nivel mínimo y la especialidad de los estudios formales


requeridos, se refieren a aquellos que se adquieren fuera de la empresa,
con sus propósitos general y no necesariamente para un puesto específico.
 Cursos de especialización: Se especificaran aquellos cursos o actividades
complementarias que proveen conocimientos particulares especializados y
que se consideran necesarios para el cumplimiento de las tareas del
puesto.
 Experiencia previa y entrenamiento: Se indicará el tiempo mínimo de
trabajo como para una persona de características medias y con el nivel de
estudios ya descrito, este en condiciones de ejercer satisfactoriamente
todas las funciones y salarios, pensiones de jubilación, primas, beneficios,
posibilidades de promoción, cambios, desarrollo de carreras.(14)

 Nombre del cargo u ocupación


 Dirección de trabajo.
 Objetivos
 Responsabilidades
 Relaciones con otros puestos
 Calificación técnica
 Nivel de escolaridad requerido
 Habilidades y conocimientos requeridos
 Cualidades Físicas
 Sexo
 Características personológicas necesarias.

Es necesario precisar que el profesiograma no puede constituir un documento


estático en el tiempo y ajeno al micro y macro entorno laboral. Sobre este aspecto
señala A. Cuesta: "Como tendencia actual es hacia puestos polivalentes o de
multihabilidades, habría que garantizar que los profesiogramas, perfiles de cargos
o perfil por competencia se mantengan consecuente con esa tendencia, de
manera que no signifique encasillamiento o traba legal, sino un marco referencial,
flexible y coherente con un perfil amplio, propiciando el enriquecimiento del
desempeño o trabajo, tanto en vertiente horizontal como vertical" (9).

Para la confección de los profesiogramas de cargos es necesario durante el


proceso de investigación brindar la mayor información posible familiarizando al
personal implicado con las concepciones modernas de GRH, a fin de obtener la
máxima colaboración de todos, fomentar el diálogo y la comunicación, para
eliminar suspicacias que procedimientos de este tipo suelen generar entre los
empleados.

En cuanto a la redacción de los profesiogramas de los cargos no existe un


esquema fijo de presentación y descripción de un puesto, no obstante en la
bibliografía consultada se sugiere el uso de un estilo sencillo, conciso y claro,
procurando iniciar cada frase con un verbo de acción y en tiempo presente.

Fernández Ríos (14) sobre el tema, recomienda:

 Sólo valen hechos objetivos, no las opiniones e interpretaciones subjetivas.


 La descripción debe ser sencilla.
 Palabras ambiguas como: "tal vez", "puede", "ocasionalmente", "pocas
veces", siempre son fuentes de conflictos interpretativos y en consecuencia
habrán de evitarse.
 Si se describe un puesto de trabajo es preciso asegurarse de que se ha
hecho plenamente. De no ser así debe indicarse con la máxima claridad y
transparencia.
 Un puesto de trabajo no es ninguna "historieta" que haya que ser contada.
En consecuencia debe usarse un correcto estilo literario, con corrección y
fluidez sintáctica.
 Los contenidos de las afirmaciones deben ajustarse a la estructura previa
del formato, evitando duplicaciones y redundancias innecesarias.
 Siempre que sea necesario hacer referencia a otro puesto de trabajo, debe
mencionarse la denominación formal del mismo.

Teniendo en cuenta los estudios realizados es recomendable establecer un


procedimiento para el Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo y a partir de
este elaborar el modelo de profesiograma de cargos, que permita recoger toda la
información necesaria acerca de las características y requisitos del candidato para
ocupar el puesto de trabajo.

El procedimiento de Análisis y Descripción de puestos de trabajo utilizado debe


brindarle información detallada y abarcadora a la Organización de todos los
puestos de trabajo, para su estudio y al grupo de experto que una vez procesada
dicha información decidirán los aspectos claves que debe estar en el
profesiograma de cargos, teniendo en cuenta la repercusión e importancia de
estos en el desenvolvimiento del ocupante del puesto.
Esto nos permitirá que cuando se necesite consultar el profesiograma para un
proceso de selección, un análisis de las necesidades y/o la evaluación del
desempeño, se concentrará la atención en aquellos datos que realmente
interesan.

MANUAL DE ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del puesto Gerente de Mercadeo

Departamento Mercadeo

Nombre del puesto del jefe inmediato Gerente de Operaciones

Puestos que Supervisa en Forma Directa Asistentes, asociados

Puestos que Supervisa en Forma Indirecta Gerente de Tienda

Elaborado por

Fecha de elaboración 02/02/2009

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II. RESUMEN DE LAS FUNCIONES DEL CARGO

Funciones:

• Análisis de mercado, distribución y entorno de la empresa

• Diseño y presentación de nuevos productos

• Diseño y ejecución de planes promocionales y programación de ambos.

• Actividades de merchandising mensual

• Encargado de gestionar artes e información POP

• Generación de alianzas estratégicas

• Obtener información de 5 estándares de cada sucursales


• Organizar actividades de inauguración o remodelación de sucursales

• Sugerir a los encargados cambios en las sucursales

• Planificar , organizar y dirigir la apertura de nuevas sucursales

• Planificar la remodelación de sucursales

III. FINALIDAD DEL CARGO

¿Cuales son los principales los objetivos del cargo?

Abrir nuevos mercados para lograr un crecimiento sostenible de la organización, a


través de la investigación sistemática de la preferencias y expectativas de los
clientes

IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES

¿Qué hace?

(Que funciones tiene) ¿Como lo hace? ¿Para qué lo hace? ¿Cada Cuánto
lo Hace?

• Análisis de mercado, distribución y entorno de la empresa

• Analizar la psicología del consumidor a través de la observación para


aplicarla en la promoción del producto

• Identificar nuevos nichos de mercados por medio de la investigación de


mercado

• Analizar el mercado a través de la informática y otros medios de


comunicación

• Análisis de los movimientos de la competencia

• Para tener un crecimiento sostenible en el tiempo de la organización.

• Para incursionar donde la competencia no lo ha hecho para obtener ventaja


competitiva

• Para dar al publico las mejores promociones en el área de comida rápida y


lo mejores precios

• Para estar preparados y sacar ventaja de los movimientos de la


competencia
• Todos los días constantemente

• Todos los días constantemente

• Todos los días

• Todos los días

• Diseño y presentación de nuevos productos • Diseño de etiquetas y


empaques atractivos para el cliente

• Diseño de nuevos productos

• Para proyectar una excelente imagen hacia los clientes

• Para mantener la imagen que queremos proyectar • Ocasionalmente

• Ocasionalmente

• Diseño y ejecución de planes promocionales y ejecución de combos

• Preparación y diseño de campañas publicitarias y promocionales

• Administración de fechas especiales para ser aprovechadas y proponer


eventos promocionales

• Organización , presentación y gestiones de contactos con proveedores


promocionales

• Evaluar y recomendar diferentes agencias de comunicación para llevar a


cabo publicidad y promociones y hacer gestiones para su contratación

• Evaluar recursos como telemercadeo para vender el producto •


Para promover las ventas y asegurar la permanencia de la empresa en el
tiempo

• Para aprovechar aumentar las ventas en dichas fechas festivas

• Para preparar los eventos con las proveedores y apartar cupos, para evitar
atrasos

• Recomendar una terna de agencias publicitarias que menos costos


generen a la Compañía

• Para tener nuevas opciones de mercado o nuevos canales de distribución


• Semanal

• Ocasionalmente

• Ocasionalmente

• Ocasionalmente

• Todos los dias

• Actividades de merchandising mensual

• Realizar actividades de publicidad en el punto de ventas

• Realizar sugerencias de arreglos de producto adaptado a cada sucursal •


Para hacer mas llamativas clientes los productos y servicio que prestamos

• Para evitar que el cliente vea siempre lo mismo, y la rotación del producto
sea más efectiva • 1 vez al mes

• Ocasionalmente

• Encargado de gestionar artes e información de material P.O.P •


Gestionar la creación de material P.O.P. con proveedores tomando en
cuenta el precio, calidad del producto, servicio y rapidez de entrega

• Proporcionar elementos necesarios a los proveedores para el diseño de


artes y material a utilizar para la publicaciones

• Para asegurarse que los materiales sean de calidad, tengan un


precio justo y que la entrega sea al tiempo estipulado

• Para que el material tenga todas las especificaciones dadas, la calidad


sugerida y el tiempo que se requiere

• Una vez al mes

• Una vez al mes

¿Qué hace?

(Que funciones tiene) ¿Como lo hace? ¿Para qué lo hace? ¿Cada Cuánto
lo Hace?

• Generación de alianzas estratégicas


• Promover nuevos productos ya exigentes a través de patrocinio o
actividades de lanzamiento empuje en lugares donde haya presencia de clientes
actuales o potenciales

• Generar relaciones comerciales con diferentes empresas

• Abrir nuevas oportunidades de negocio o explotar al máximo las


existentes

• Para expandir o asegurar relaciones con proveedores, para cubrir mas


territorio, para llegar a clientes donde no es posible nuestra presencia •
Ocasionalmente

• Ocasionalmente

• Obtener información de 5 estándares de cada sucursal

• Analizar información obtenida por medio de supervisores para


identificar los puntos fuertes o débiles en el cumplimiento de los estándares

• Llevar acabo acciones de conjunto con gerencia de Área, Operaciones y


Gerentes de Sucursal para motivar al personal a cumplir a cabalidad los
estándares establecidos por la empresa

• Para garantizar la existencia del menú completo que es ofrecido a los


clientes y asegurar que se estén cumpliendo con todos los lineamientos dados,
además ver donde se puede mejorar.

• Retroalimentar al personal de las acciones a llevarse a cabo e incentivarlos


para desempeñar mejor las tareas

• Todos los días

• Cuando sea necesario

• Organizar actividades de inauguraciones o remodelaciones de sucursales


• Contar con proveedores de servicio de entretenimiento para
actividades de apertura
• Preparar muestras de productos, hojas volantes, música, promociones,
entre otros • Para poner alegría a las actividades, llamar la atención de los
clientes e impulsarlos a comprar

• Para que la gente pruebe los productos, se de cuenta quienes somos y que
productos ofrecemos

• Todos los días

• ocasionalmente

• Sugerir a los encargados cambios en las sucursales

• Llevar a cabo un libro de bitácoras en donde se anoten las


observaciones y sugerencias realizadas

• Asegurar de que las sugerencias realizadas se hayan cumplido por medio


de visitas a las sucursales • Para verificar que los lineamentos dados se
cumplan según las indicaciones

• Para asegurarse del cumplimiento de las sugerencias

• Todos los días

• Ocasionalmente

• Planificar, organizar y dirigir la apertura de nuevas sucursales •


Identificar el punto o zona de ubicación de la tienda

• Contactar con proveedores para determinar la distribución de la tienda con


base a diseño

• Para acercarse a los clientes potenciales, además para expandir


nuestros servicios

• Contar con la opinión de los proveedores para determinar la accesibilidad


del nuevo restaurante

• Ocasionalmente
• Ocasionalmente

V. REQUERIMIENTOS DEL CARGO.

FACTORES DE HABILIDAD

EDUCACION

Nivel mínimo de educación Educación superior

Cual Lic. En mercadeo

Cursos complementación Publicidad y Promoción de productos

Requiere Inglés si Nivel 80% como mínimo

MotivoComunicación directa con Wendy’s Internacional Inc.

EXPERIENCIA (Que experiencia previa se requiere para desempeñar en este


cargo)

PROMOCION INTERNA

Tiempo (años) 3 Dpto. Similares

Cargo Asistente de promoción

EXTERNO

Tiempo (años) 4 años Dpto. Mercadeo

Cargo Gerente o Sub gerente de Mercadeo y Promoción o afines

Entrenamiento recibido para el desarrollo de las funciones del cargo

Capacitaciones de publicidad y promoción.

Conocimientos Competencias conductuales

• Conocimiento y desarrollo de la industria y planificación

• Conocimientos de HACCP Y BPM

• Sistemas de Gestión de Calidad

• Técnicas de Excelencia en el Servicio al cliente


• Idioma Ingles

• Proyecciones de ventas y mercado

• Preferencias del cliente

• Conocimientos en técnicas estadísticas

• Conocimientos en promoción de productos • Empatía

• Creatividad

• Iniciativa

• Capacidad investigativa

• Dinamismo

• Extrovertido

• Tolerancia a la frustración

• Proactivo

El cargo tiene dependencia de otras áreas

Cuales: Sí, de la Gerencia de Operaciones

Casos en los que trabaja bajo presión:

Cuando están siendo elaboradas las promociones de ocasiones especiales, o


cuando sea requerida su presencia en la organización de un evento

Tareas que se consideran repetitivas:

• Ejecución de planes promocionales

• Análisis de la competencia

• Análisis de mercado

TOMA DE DECISIONES

Posee el poder de en la toma de decisiones: Si


Casos: En todo lo concerniente a planes, estrategias y actividades de promoción y
mercadeo, aunque debe estar en comunicación constante con la Gerencia de
Operaciones.

Casos en los que es necesario consultar con el jefe Inmediato para la toma de
decisiones.

Casos: En el tratamiento de la información y el manejo de lo referente a lo


confidencial

FACTORES DE RESPONSABILIDAD

BIENES Y VALORES

Bienes y/o valores por los cuales responde directamente:

Responde por valores: Si Monto en dólares -------------------------

• Responsabilidad de la confidencialidad de la información.

• Por bienes y activos fijos.

• Ética profesional.

• Si actúa incorrectamente y además lo hace con dolo, le puede acarrear una


responsabilidad penal o civil, puesto que si su actuación ilegal dolosa causa
perjuicios a terceros, es apenas natural que deba responder por ello.

RELACIONES INTERPERSONALES

A- INTERNAS

¿Con que cargos o áreas se relaciona dentro de la organización?

(Con quienes cargo o área) MOTIVO PERIOCIDAD IMPACTO POR

MALA RELACION

• Gerencia de Área

• Gerentes de Tiendas

• Para coordinar nuevas promociones y actividades de mercadeo


• Retroalimentación de las promociones ejecutadas

• Ocasionalmente

• Ocasionalmente

• No se consiguen los resultados esperados de las estrategias

• No se conocen los resultados de las promociones

B- EXTERNAS

¿Con quiénes se relaciona fuera de la organización?

(Con quienes cargo o área) Razón

• Clientes

• Proveedores (Compañías publicitarias) • Para conocer sus


preferencias y costumbres de compra

• Para coordinar y solicitar servicios

POR INFORMACION

Tiene que Presentar Informes: Si

Nombre del informeTipo Dirigido a

(cargo o área) Periocidad

• Planificación de promociones

• Precios sugeridos

• Lineamentos de Promociones • Interna


• Interna

• Interna • Gerente de Operaciones

• Gerente de Operaciones

• Gerente de Área

Mensual

Mensual

Ocasionalmente

Maneja información confidencial dentro de la organización: Sí

Tipo de información (solo nombrada):

• Planes estratégicos de Mercadeo

• Promociones a Ejecutar

CONDICIONES DE TRABAJO

Describa las condiciones ambientales que hacen adecuado el puesto de trabajo


(iluminación, ruidos, ventilación, temperatura, etc.),

• Iluminación adecuada

• Confort en los escritorios

• Herramientas adecuadas al puesto de trabajo( conto metro, computadora,


lápiz y papel)

• Aire acondicionado a temperatura ambiente


Riesgos que tiene durante el desempeño del cargo: Afectaciones nerviosas,
enfermedades ocupacionales

Capacidades sensoriales necesarias y a que escala: Vista a una escala de


mucho; el oído a una escala de regular.

Tipo de fatiga que ocasiona el puesto en el cuerpo del ocupante:

El tipo de fatiga causada por el puesto es mental.

Condiciones Personales

Este cargo puede ser desempeñado tanto por el género masculino o femenino de
en una de edad de 30 a 40 años.

Habilidades

• Habilidad para investigar, crear y desarrollar nuevos productos

• Habilidad para proyectar( visión a futuro)

• Habilidad para comunicarse oralmente y de forma escrita

• Establecer y mantener nuevas relaciones

• Habilidad para analizar y solucionar problemas

• Habilidad para gestionar al personal

• Habilidad para manejar múltiples situaciones simultaneas

• Liderazgo

Otros requisitos
Jornada Laboral:

Comprendida de

De Lunes a Viernes en horarios

De 8:00 a.m. a 12:00 md

De 1:00 p.m. a 5:00 p.m.

Sábados en horarios de

De 8:00 a.m. a 12:00 md

Descripción General del puesto

• Desarrollar labores de mercadeo en general así como estudiar el mercado


para encontrar nuevos nichos de mercado, todo encaminado a cumplir los planes
de ventas

Elaborado por : RR.HH Wendy’s International Inc. Latinoamérica

Autorizado por : Wendy’s International Inc.


CONCLUCION

La descripción y especificación de puestos brinda a las organizaciones de


una manera clara y sencilla la manera de cómo debe realizarse las
actividades en cada uno de los puestos y además los factores necesarios
para realizar las actividades.

Para cumplir con el objetivo esperado de una descripción de puestos debe


contener: un detalle pasó a paso de las actividades de cada puesto
información sobre la relación jerárquico con otros puestos.

Una descripción y especificación de puestos clara y objetiva, brinda


información útil para el análisis y evaluación de cada puesto, así como
también constituye una herramienta útil para la selección de personal.
Bibliografia

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2. BARRANCO, Francisco Javier: Planificación estratégica de recursos
humanos. Del marketing interno a la planificación. Madrid: Pirámide, 1993.
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Resource Management: Global Strategies for Managing A Diverse
Workforce. New Yersey: Prentice Hall, 5ª ed. , 1995.
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12. FERNANDEZ CAVEDA, Alberto: La Gestión Integrada de los Recursos
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16. Harper y Lynch. "Manuales de Recursos Humanos". Madrid. Ed. La Gaceta
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