Sistemas de Información Empresarial

Ing. Luis Alfredo Lozada Portal

Agenda
Introducción a los Sistemas de Información. Gestión de los recursos de información. Estructura organizacional y roles que se desempeñan en el área de sistemas y tecnología.

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SIE – Sesión 01

Introducción a los Sistemas de Información

Conceptos Básicos de Sistemas e Información
El Sistema. Información , datos, inteligencia y conocimientos. ¿Qué es procesar datos?. Sistemas de información (SI). Sistemas de información automatizado y empresarial. Ejemplos de SI. Teoría General de Sistemas. Hacia el enfoque a Sistemas.

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Concepto de Sistema
“Sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo.” (Real Academia Española) “Un modelo formado por una serie de elementos interrelacionados entre sí, que opera en un entorno cambiante y con unos determinados objetivos”.

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Elementos de un sistema
Los componentes del sistema. Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema. El objetivo del sistema. El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual está ubicado. Entorno Los límites del sistema.
Límites o contorno Entrada Salida

Sistema
Realimentación

En muchos sistemas la salida influye en el estado del sistema (realimentación).
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Información y datos
Los datos están constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc. La información implica que los datos estén procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos. Los datos se pueden considerar la materia prima para obtener la información.

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Datos vs. Información
Dato es la materia prima a ser convertida en información Aspectos relevantes
Identificación Consistencia Coherencia Actualización Eliminación

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Origen de los Datos y/o Información
Origen Interno Origen Externo

Medio Escrito
Reportes varios

Medio Hablado
Cenas de Negocios
Encuentros casuales

Reportes de PC’s

Cartas & Memos

Publicaciones

Correo de voz

E-Mails

Teléfono

Resolver Problemas
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Reuniones

Tours

Dato, Información, Conocimiento y más

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DATO

INFORMACION

CONOCIMIENTO
•Información valiosa de la mente humana. •Incluye Reflexión, Síntesis y Contexto. •De difícil captación en máquina. •El conocimiento es información con valor agregado, con la pretensión de que tenga un valor universal, asimilado por el individuo o por la organización. •Es información puesta en SIE – Sesión 01 uso.

•Son elementos brutos •Son Datos dotados de sin significado, relevancia. desvinculados de la •Requiere unidad de realidad. análisis. •Son Observaciones •Exige consenso en simples. Datos sin relación al significado. calidad generan información y decisiones de la misma •Exige la mediación humana. naturaleza. • Son materia prima de la información •Es el dato trabajado, contextualizado, dotado de relevancia y propósito.

•Los datos son puramente descriptivos •La información es y no evaluativos. Ing. Luis Lozada Portal evaluativa.

Sistema de Información (SI)
“Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio.” (Andreu et al. 91) “El objetivo del SI es ayudar al desempeño de las actividades en todos los niveles de la organización, mediante el suministro de la información adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato más útil para el receptor.”
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Ejemplo de Sistema de Información
Procesos
Validación de entradas Cálculo de valor de stock Control de cajeras Cálculos estadísticos Impresión de informes Impresión de pagos Estudios de márketing Emisión de pedidos Informes varios

Datos de cajas Datos de almacén Ventas de perecederos Caducidad Fecha

Pedidos Órdenes de almacén Pagos Datos para contabilidad Estadística

Mejoras en la eficacia

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Sistema de información automatizado (SIA)
Un SI no necesita, para existir, estar obligatoriamente basado en el uso de ordenadores. El SI existe siempre, esté mecanizado o no. La aplicación del ordenador a los SI produce los sistemas de información basados en computadora o Sistemas de Información Automatizados (SIA).

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Ejemplos de SI y SIA

Formar equipos de 4 personas y presentar un ejemplo de un SI y un SIA, considerando escenarios distintos.

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Teoría General de Sistemas
El análisis de sistemas tiene como objetivo general la comprensión de los sistemas complejos para abordar su modificación de forma que se mejore el funcionamiento interno para hacerlo más eficiente, para modificar sus objetivos, etc. En general, el análisis de sistemas (enfoque sistémico u holístico) establece los siguientes pasos a seguir:

Definición del problema Comprensión y definición del sistema
Descomposición jerárquica en subsistemas

Elaboración de alternativas Elección de una de las alternativas definidas en el paso anterior Puesta en práctica de la solución elegida Evaluación del impacto de los cambios introducidos en el sistema
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Hacia el enfoque de sistemas
Descomposición de sistemas Los sistemas complejos requieren ser descompuestos en sistemas más sencillos para poder ser entendidos. Este proceso consta de varias etapas. La unión de todos los sistemas constituye el sistema completo. Ejemplo: El sistema de información gerencial de una empresa puede descomponer en los siguientes subsistemas :
Planeación Compras Ventas Distribución Producción Personal y nóminas Contabilidad Soporte para toma de decisiones.
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Gestión de los recursos de información

Definiciones
Recursos de Información: Tecnología Personas Información Sistemas de Información: Conjunto(s) Recursos de información Integrados para respaldar gestión común

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Definiciones
Gerencia de Recursos de Información:
Planificar estratégicamente la administración Priorizar la integración de RI a procesos críticos Allegar los RI requeridos Optimizar la integración de los RI Maximizar rendimiento de los RI Minimizar la inversión y maximizar la recuperación (ROI) Alcanzar armonía entre el uso de RI y Metas de la org

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Evolución
Evolución de la tecnología:
Moore’s Law (Gordon Moore – INTEL) Anualmente duplica capacidad procesar Reducción del costo y del tamaño

Evolución de las comunicaciones:
Redes amplias Redes locales Redes inalámbricas

Evolución de los sistemas:
Transacciones (“Transaction processing”) Integración de sistemas (“Mangement Information Systems”) Apoyo decisiones (“Decision Support Systems” ) Ofimática (“Virtual Office”)
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Modelo Informático

Transaction Processing
Management Information Systems

TP D A T A B A S E S

MIS

Decision Support Systems

DSS

Expert Systems

ExS

N E T W O R K S

Virtual Office
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VO
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Modelo Informático
Usuario TP I N D A T A B A S E N E T W O R K S

MIS Flujo

O U T

Problema

DSS

ExS

VO Información
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Principios de Gerencia
Niveles gerenciales:
Alta Media Operaciones

Problemas:
Estructurados Semi-estructurados No-estructurados

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Niveles y Funciones

Planificación estratégica Plazo medio y largo Informes resumidos Monitorea y controla Informes acumulados e integrados

Alta

Gerencia Media

Operación diaria Informes detallados

Gerencia Baja

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Niveles y Tipo de Problemas

NO Estructurados Inversiones, Proyectos, Planificación estratégica

Alta

SEMI Estructurados Control de inventarios

Gerencia Media

Estructurados Producción, ventas

Gerencia Baja

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Niveles y Funciones

Alta

Estructurado
Semi Estructurado

Gerencia Media

NO Estruct urado
Gerencia Baja
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Niveles organizacionales en áreas funcionales

Gerencia Alta

Planificación Estratégica

Servicios de nformación

Fiscalización y control

Gerencia Media

Gerencia Baja

Implantación operacional

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Mercadeo

Manufact.

Finanzas

Rec. Hum.

Serv. Infor

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Funciones Gerenciales
Planificar. Organizar. Obtener recursos. Dirigir. Controlar.

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Solución de Problemas
Toma de decisiones informadas Consideración del entorno macro Ubicación del problema en el contorno amplio Actividades en el proceso de solución:
“Intelligence activity” “Design activity” “Choice activity” “Review”

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Modelos
Definición:
Representación de un problema Integra la secuencia de pasos para su solución Asegura resultado consistente

Tipo de modelos:
Narrativos Físicos Matemáticos Gráficos
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Sistemas
Definición:
Conjunto de elementos Trabajan en consonancia Lograr objetivo común

Elementos:
Insumo (Input) Proceso (Output) Producto (Process) Control y retroalimentación

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Otras Teorías
Modelo general de la empresa Valor agregado (Porter) Roles gerenciales (Mintzburg) Manejo de inventario (“Just in Time”)

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Gerencia de Recursos de Información (IRM)
Recursos de información:
Tecnología:
Hardware Software Network infrastructure

Personal:
Técnicos de informática Usuarios Gerente(s)

Información:
Datos / información Database(s) / Datawarehouse Procesos

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Gerencia de Recursos de Información
Propiedades de la información:
Relevante Precisa Temporal Completa

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Gerencia de Recursos de Información
Tendencias de IRM:
Administrar el HW Administrar el SW Administrar el personal Administrar la infraestructura:
Modelo de datos integrado Modelo de redes

Administrar la seguridad Integrar recursos externos (“outsourcing”)

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Gerencia de Recursos de Información

Sistemas Tradicionales “Legacy”

Imágenes y documentos electrónicos

Depósito de conocimientos

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Gerencia de Recursos de Información
Planificación estratégica (SPIR):
CIO:
Agente de cambio en procesos Promotor de integración tecnológica Gestor de infraestructura confiable

Comité de SPIR Objetivos SPIR
Armonizar objetivos y estrategias con tecnología informática necesaria Anticipar recursos requeridos y asignar prioridades Concretar Plan de acción

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Gerencia de Recursos de Información
Estrategias de control:
Centralizar control Centralizar el peritaje Centralizar el control y descentralizar el peritaje Descentralizar el control y el peritaje

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Estructura organizacional y roles que se desempeñan en el área de sistemas y tecnología.

Estructura Organizacional
Un centro de cómputo representa una entidad dentro de una empresa u organización. Su objetivo es satisfacer las necesidades de información de la empresa, de manera veraz y oportuna. Su función principal es apoyar la labor de la empresa mediante una más acertada toma de decisiones y así hacerla más segura fluida y simplificada.

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Estructura Organizacional
Dentro de estos Centros de Cómputo se encuentran, además del equipo y programas que procesan la información, los recursos humanos especializados. Algunas de las funciones administrativas de un centro de cómputo son:
Racionalización del Trabajo Disciplina Unidad de Mando

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Estructura Organizacional
Capacitación del Personal Satisfacción del Personal Comunicación con la Gerencia Comunicación con Logística Supervisión de Contratos Intervención en las Compras Compenetración en la Empresa Comunicación con los Usuarios Seguridad Comunicación con el Personal
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Problemas en un Centro de Cómputo
Problemas de hardware:
Vandalismo Obsolescencia de equipos Consumibles Mantenimiento inadecuado

Problemas de software:
Accesos no autorizados Clave de autorización de encendido Copias y/o backups de respaldo Protección contra virus
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Problemas en un Centro de Cómputo
Problemas de recursos humanos:
Mala administración del Centro de Cómputo

Problemas de instalaciones físicas:
Desastres naturales Accidentes Vandalismo Robo

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Estructura de un Centro de Cómputo

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Estructura Sugerida
DIRECCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA OTRAS EMPRESAS

UNIDAD USUARIA

UNIDAD USUARIA

ÁREA ADMINISTRADORA DE LA FUNCIÓN INFORMATICA DE LA EMPRESA

UNIDAD USUARIA

Dep.

Dep.

Dep.

Dep.

CENTRO DE COMPUTO

Dep.

Dep.

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Soluciones
Primer Objetivo:
Descentralizar el área informática

Segundo Objetivo:
Formar un mecanismo para la administración global del entorno informático de la empresa.

Tercer Objetivo:
Crear una cultura informática en el nivel de la empresa.

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Funciones del Personal
Área directiva. Departamento o área de operaciones. Departamento o área de producción y control. Departamento o área de análisis de sistemas. Departamento o área de programación. Departamento o área de implementación. Departamento o área de soporte. Departamento o área de teleinformática.

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Áreas dentro del Departamento de Sistemas
Dependiendo del tamaño del Área de Sistemas o la Empresa de Sistemas, estas son algunas de las Áreas posibles de encontrar: Desarrollo de Sistemas
Para todo nuevo producto, mejora y/ó mantenimiento de productos de software.

Tecnología
Para todo lo referido a Hardware de base, comunicaciones, bases de datos, etc.

Mesa de Ayuda
Soporte a usuarios de todo tipo y nivel.

Quality Assurance
Gestión de la Calidad de los trabajos del Area.

Oficina Gestión de Proy.
Coordinacion/Centralización de todos los proyectos del Area.

¿Qué roles aplican a cada una de estas Áreas?
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Roles y Responsabilidades
Conceptos relevantes:
Rol : Papel que desempeña una persona. Función : Responsabilidades asociadas a un rol

Una misma persona puede cumplir varios Roles.

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Roles y Responsabilidades
Gerente de Sistemas (CIO)
Responsable del Área Gestiona los diferentes recursos y proyectos Participa en la priorización de los requerimientos/proyectos.

Líder de Proyecto
Realiza la planificación del proyecto Participa en la definición de las condiciones de aceptación de los productos resultantes del proyecto. Evalúa productos, servicios y proveedores Negocia técnicamente y selecciona el producto / proveedor Identifica y gestiona los riesgos del proyecto. Organiza, controla y dirige el proyecto Controla el desempeño del proveedor Informa el estado de avance del proyecto. Detecta desvíos y toma acciones correctivas y/ó preventivas.
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Roles y Responsabilidades
Analista Funcional
Releva las necesidades del usuario y elabora la documentación correspondiente a la etapa en la que se encuentre el proyecto. Participa en la elaboración y ejecución del plan de pruebas. Participa de las pruebas de aceptación del usuario Verifica y analiza los resultados de la prueba Es responsable de la puesta en producción de los productos.

Analista Técnico
Efectúa el Diseño técnico en función del Diseño Funcional recibido. Evalúa las opciones técnicas disponibles para los requerimientos relevados. Brinda soporte en la codificación del producto.

Analista Programador
Realiza la codificación y testeo unitario del producto de software de acuerdo al diseño recibido.
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Roles y Responsabilidades
Analista Tester
Confecciona el Plan de Prueba Coordina las actividades de testing con los distintos participantes. Diseña, carga, valida y ejecuta los casos de prueba. Registra y realiza el seguimiento de defectos detectados. Verifica y analiza los resultados de las pruebas. Actúa como soporte en la prueba de aceptación del usuario. Emite el Informe final de pruebas y lo distribuye.

Analista Quality Assurance
Participa en la elaboración del Plan de Calidad del proyecto. Brinda soporte en la generación de los documentos entregables en cada etapa del proyecto. Realizar las tareas de Control de Calidad en todos los productos determinados en el Plan de Calidad del proyecto. Realiza el seguimiento del Plan de Calidad del Proyecto.
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Roles y Responsabilidades
Administrador de la Configuración
Distribuye los componentes a testear Distribuye los componentes a producción

Administrador/Analista del ambiente de prueba
Asegura la disponibilidad del ambiente necesario para la prueba. Instala los componentes a testear en el ambiente de prueba Gestiona la preparación del ambiente.

Administrador/Analista de la Seguridad Informática
Es responsable del mantenimiento de la seguridad, creación y eliminación de los accesos a los distintos sistemas, módulos, opciones de menú dinámico.

Administrador/Analista de Base de Datos
Monitorea las diferentes bases de datos implementadas. Analiza las adaptaciones o incorporaciones en temas de base de datos. Responsable de la implementación de nuevas bases de datos o mejoras a las existentes
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Roles y Responsabilidades
Operador
Encargado de efectuar y monitorear las ejecuciones de los programas. Monitorea el estado de los ambientes y equipos.

Administrador/Analista de Redes y Comunicaciones
Monitorea el estado de las redes de datos y comunicaciones. Analiza cada nuevo requerimiento de incorporación/adaptación de la red. Gestiona cualquier incorporación/adaptación a la red.

Analista de Mesa de Ayuda
Brinda soporte en los diferentes incidentes reportados. Resuelve los incidentes para los cuales está capacitado y deriva el resto a los especialistas en el tema.

Arquitecto
Es responsable del diseño y revisión de la arquitectura de los diferentes productos a implementar.
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Control OBjective for Information & related Technology
Es un marco de trabajo para la Gobernanza (Gobierno) de T.I El término Governance hace referencia al sistema que implementa la alta gerencia para asegurar los logros de los objetivos de la empresa.

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COBIT
Cuando se habla de Gobierno de TI se hace mención a las relaciones y procesos necesarios para guiar a la empresa hacia sus objetivos organizacionales balanceando de forma adecuada el ROI (Retorno de Inversión). Surge de la necesidad de que en antaño no existía ningún modelo de referencia para llevar acabo la administración de la función informática en las empresas.

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5 Áreas Clave de COBIT

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COBIT
Los usuarios de COBIT son variados pero es útil para:
La alta gerencia Los responsables de las TICs dentro de la empresa Los usuarios de las TICs Para los auditores

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¿Cómo se relaciona COBIT con las organizaciones?

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¿Para que me sirve COBIT?
Para planear, organizar, dirigir y controlar toda la función informática dentro de una empresa. Nos sirve de modelo de referencia. COBIT está basado en estándares de organismos como ISO e ISACA. Tiene una fuerte orientación hacia el negocio y hacia procesos.
ISO : International Organization for Standardization ISACA : Information Systems Audit and Control Association

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COBIT
Ayuda a estandarizar en la empresa:

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COBIT
Se puede visualizar de mejor forma en un cubo:
REQUERIMIENTOS DE NEGOCIO
ad

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gu

INFRAESTRUCTURA

PROCESOS DE TI

DOMINIOS APLICACIONES

PROCESOS

INFORMACION

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R

EC

U

ACTIVIDADES

R

SO

S

D

E

TI

PERSONAS

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COBIT
Define un modelo de madurez para los procesos de Gobernanza de TI de las organizaciones similares a CMM:
0 Inexistente 1 Inicial 2 Repetible 3 Definida 4 Administrada 5 Optimizada

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COBIT
La estructura del estándar es la siguiente:
RECURSOS DE TI • datos • sistemas de aplicación • tecnología • instalaciones • gente

PLANEACON Y ORGANIZACION

MONITOREO ADQUISICION E IMPLEMENTACION

ENTREGA Y SOPORTE Ing. Luis Lozada Portal SIE – Sesión 01

Planeación y Organización
PO1 Definición de un Plan Estratégico de Tecnología de Información PO2 Definición de la Arquitectura de Información … PO11 Administración de Calidad

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Adquisición e Implementación
AI1 Identificación de Soluciones Automatizadas AI2 Adquisición y Mantenimiento de Software de Aplicación ... AI6 Administración de Cambios

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Entrega y Soporte
DS1 Definición de Niveles de Servicio DS2 Administración de Servicios prestados por Terceros ... DS13 Administración de Operaciones

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Monitoreo
M1 Monitoreo de los procesos M2 Evaluar la Adecuación del Control Interno M3 Obtener Garantía Independiente M4 Proveer Auditoría independiente

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Resumen COBIT
4 dominios 34 procesos 318 objetivos de control

Ing. Luis Lozada Portal

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Resumen COBIT
Recursos
Tecnología Instalaciones Datos Sistemas de información Gente

Efectividad

Eficiencia Confidencialidad Integridad
El proceso de planeación debe tomar en consideración los requerimientos de integridad de datos

Requerimientos Requerimientos

Disponibilidad Cumplimiento Confiabilidad de la información

Monitoreo Prestación de servicio y soporte Adquisición e implementación

Planeación y organización
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Trabajo Próxima Sesión
¿Investigar que roles propone COBIT para la estructuración de un Departamento de TICs? Próxima sesión: pequeña síntesis con sus propias palabras y referencias al documento. Desarrollar los Ejercicios y Aplicación.
Texto: Introducción a la Ingeniería de Sistemas; Sarapura Yupanqui, Kruger. Página 45

Lectura Sesión 02
Capitulo VI: La Organización Texto: Introducción a la Ingeniería de Sistemas; Sarapura Yupanqui, Kruger.
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Preguntas

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