Unidad didáctica 5

Aplicación de las TIC en la gestión del almacén.

UNIDAD DIDÁCTICA 5

APLICACIÓN DE LAS TIC

EN LA GESTIÓN DEL
ALMACÉN

OFICINA DE FARMACIA
2021-2022
Ciclo de Grado Medio Técnico en Farmacia y Parafarmacia

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Rocío Ramos Valiño
Unidad didáctica 5
Aplicación de las TIC en la gestión del almacén.

ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 3
2. PARTES BÁSICAS DE UN ORDENADOR ...................................................................... 4
2.1. EL HARDWARE ............................................................................................................... 4
2.2. EL SOFTWARE ................................................................................................................ 5
3. COMPONENTES BÁSICOS DE UN ORDENADOR ......................................................... 7
3.1. UNIDAD CENTRAL.......................................................................................................... 7
3.2. SEGURIDAD ................................................................................................................... 8
3.3. ANTIVIRUS ..................................................................................................................... 8
3.4. CORTAFUEGOS (FIREWALL)........................................................................................... 8
3.5. COPIA DE SEGURIDAD ................................................................................................... 8
3.6. SISTEMAS OPERATIVOS ................................................................................................. 8
4. APLICACIONES INFORMÁTICAS. HOJA DE CÁLCULO, PROCESADORES DE TEXTO Y
OTRAS APLICACIONES ..................................................................................................... 10
4.1. PROCESADORES DE TEXTO .......................................................................................... 10
4.2. HOJAS DE CÁLCULO ..................................................................................................... 10
4.3. GESTORES DE BASES DE DATOS ................................................................................... 11
5. TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN: REDES DE COMUNICACIÓN Y CORREO
ELECTRÓNICO ................................................................................................................. 12
5.1. REDES DE COMUNICACIÓN ......................................................................................... 12
5.2. CORREO ELECTRÓNICO ............................................................................................... 12
5.3. ALMACENAMIENTO EN LA NUBE (ONLINE) ................................................................. 13
6. APLICACIONES INFORMÁTICAS PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DEL ALMACÉN ........ 14
6.1. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN ..................... 14
6.2. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN DE SERVICIOS SANITARIOS .......... 15

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1. INTRODUCCIÓN
En los capítulos anteriores se ha explicado cómo las Tecnologías de la Información y la
Comunicación (TIC) están totalmente integradas en la gestión del almacén y en la gestión y
organización de las Oficinas de Farmacia. Hoy en día no se entiende el funcionamiento de las
Oficinas de Farmacia sin las aplicaciones informáticas específicas para las mismas.
Actualmente hay muchos programas de gestión que cumplen a la perfección con los requisitos
exigidos en las Oficinas de Farmacia.

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2. PARTES BÁSICAS DE UN ORDENADOR

2.1. EL HARDWARE
El hardware es el conjunto de dispositivos físicos, conectados entre sí, que componen el
ordenador (unidad central, monitor, teclado, etc.). El hardware se divide en hardware básico
(las piezas fundamentales e imprescindibles para que el ordenador funcione: placa base,
monitor y ratón) y hardware complementario (todos los dispositivos adicionales no esenciales:
impresora, escáner, cámara de vídeo digital, etc.).

HARDWARE BÁSICO

 Unidad central de proceso (CPU) o microprocesador, que controla el funcionamiento de

todos los dispositivos y donde se procesa la información. En la CPU se interpretan y
ejecutan instrucciones y también se administran, se coordinan y se procesan los datos. La
CPU es el “cerebro” del sistema del ordenador. La velocidad del ordenador depende de la
velocidad de la CPU. La unidad central de proceso se divide en:
• Unidad de control: controla que las instrucciones se ejecuten, buscándolas en la
memoria principal e interpretándolas para que después sean ejecutadas en la unidad
de proceso.
• Unidad aritmeticológica: es donde se ejecutan las instrucciones con operaciones
aritméticas y lógicas.
 Unidad de almacenamiento o memoria: guarda todos los datos que son procesados en el
ordenador; se divide en memoria principal y memoria secundaria o auxiliar.
• Memoria principal (RAM-ROM): aquí se encuentran las memorias RAM, ROM y
Caché.
o La memoria RAM (Random Access Memory o memoria de acceso aleatorio) es un
circuito integrado o chip que almacena temporalmente los programas, datos y
resultados ejecutados por el ordenador, ya que su contenido se pierde cuando
se apaga. El contenido de la memoria RAM puede ser modificado.
o La memoria ROM (Read Only Memory o memoria de sólo lectura) viene grabada
en chip con una serie de programas por el fabricante hardware y es solo de
lectura, por lo que no se puede modificar. En esta memoria se almacenan los
valores correspondientes a las operaciones de inicio del sistema y a su
configuración; esta memoria permite que el ordenador compruebe sus funciones
básicas, es necesaria para que arranque el ordenador.
o La memoria caché o RAM es una memoria auxiliar de alta velocidad, es una copia
de acceso rápido de la memoria principal almacenada en los módulos de RAM.
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• Memoria secundaria (periféricos de almacenamiento): está compuesta por todos los

dispositivos capaces de almacenar datos. Pueden ser internos (disco duro) o
extraíbles (CD, DVD, flash USB, tarjetas de memoria, unidades de red,
almacenamiento con line-nube).
 Placa base: es donde está montado el microprocesador y la mayor parte de los circuitos
electrónicos e integrados del procesador. La placa base interconecta todos los dispositivos
internos.
 Dispositivos de entrada (periféricos): permiten al usuario introducir datos en el ordenador,
a través de estos se envían datos externos a la unidad central del proceso (teclado).
 Dispositivo de salida (periféricos): reciben los datos procesados por el ordenador y
permiten exteriorizarlos (pantalla). Hay algunos dispositivos que son tanto de entrada
como de salida (módem, CD, DVD, pendrive).
 Hardware complementario: no es imprescindible para el funcionamiento del ordenador:
complementa al hardware básico facilitando determinadas tareas (ratón, impresora, etc.).
El microprocesador (“cerebro”) está montado sobre la placa base (sistema de conexiones que
transmite las órdenes al resto de dispositivos).

2.2. EL SOFTWARE
El software es el soporte lógico de un ordenador que permite que pueda realizar tareas
inteligentes, dirigiendo al hardware con instrucciones y datos mediante distintos programas.
Es el conjunto de programas y aplicaciones que permiten utilizar el hardware (programas y
datos).
Dentro del software se encuentran los programas de aplicación y los sistemas operativos.
Dependiendo de sus funciones se distinguen tres clases principales de software: de sistema,
de aplicación y de programación.

SOFTWARE DE SISTEMA

Es el conjunto de programas que interactúan con el sistema, controlando el hardware y dando

apoyo a otros programas. El software de sistema se divide en:
• Sistema operativo (SO). Conjunto de programas que administran los recursos del
ordenador y controlan su funcionamiento. Se encargan de gestionar el funcionamiento
del hardware y del software instalado, es decir, hace funcionar al ordenador. Existen
distintos sistemas operativos (Ubuntu, Microsoft Windows, Mac, etc.), aunque el que está
más extendido es el Windows.
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• Controladores de dispositivos. Programas que permiten que otros programas de mayor

nivel (sistema operativo) interactúan con un dispositivo de hardware.
• Programas utilitarios. Programas para resolver problemas específicos y también para
realizar tareas en general y de mantenimiento. Alguno puede estar incluido en el sistema
operativo.

SOFTWARE DE APLICACIÓN

Son programas informáticos (herramientas) que permiten que el usuario realice distintas
tareas con el ordenador, pero necesitan tener como base un sistema operativo. Con las
aplicaciones informáticas se consigue automatizar tareas. Los programas de aplicación se
pueden diseñar a medida, en función de las necesidades de los usuarios (edición de textos,
diseño gráfico, gestión de empresas…).

SOFTWARE DE PROGRAMACIÓN

Conjunto de herramientas que permiten al desarrollador informático escribir programas

usando diferentes alternativas y lenguajes de programación.

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3. COMPONENTES BÁSICOS DE UN ORDENADOR

3.1. UNIDAD CENTRAL
Ya hemos dicho que es la parte principal del ordenador. En la unidad central pueden
distinguirse dispositivos situados en el exterior y dispositivos alojados en el interior.

Dispositivos situados en el exterior

• Botón Power y botón Resert. El botón Power sirve para encender el ordenador. El botón
Resert sirve para desbloquear el ordenador, cuando no responde a las acciones normales.
• Unidad de acceso al DVD.
• Conexiones y puertos.

Dispositivos alojados en el interior

• Placa base: todos los componentes electrónicos del ordenador están conectados a la
placa base. La pieza fundamental de la placa base es el microprocesador.
• Memoria RAM: aquí se almacenan la información de forma temporal.
• Disco duro: aquí se almacenan los programas y los datos de forma permanente.
• Tarjeta gráfica y de sonido: proporcionan la imagen y el sonido.

Monitor o pantalla
En el monitor aparece tanto la información que introducimos como la que genera el
ordenador.

Teclado
Es un dispositivo de entrada.

Ratón
Es un dispositivo de entrada. Podemos introducir datos de forma sencilla: en la pantalla del
ordenador aparece como un puntero, normalmente en forma de flecha. Permite realizar las
siguientes operaciones básicas:
• Seleccionar.
• Ejecutar.

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• Arrastrar.

3.2. SEGURIDAD
Hay que asegurarse que la información que se almacena en los equipos informáticos no se
pierda, bien por un error en el manejo del equipo o por intromisiones no autorizadas en el
mismo.
La forma de proteger a los ordenadores frente a esta última acción es mediante el
establecimiento de una contraseña para acceder al equipo o a los archivos que guardemos en
el equipo, mediante antivirus y mediante cortafuegos.

3.3. ANTIVIRUS
Un virus informático es un programa que se ejecuta automáticamente, tiene capacidad de
infectar otros programas (hacen copias de sí mismos dentro de otros programas) y suelen
causar serios problemas. Los antivirus impiden que esos programas se ejecuten.

3.4. CORTAFUEGOS (FIREWALL)

Son programas (o también equipos) que impiden la entrada de información que puede dañar
la red. Son filtros que controlan las comunicaciones que pasan de una red a otra, y deciden si
permiten las comunicaciones (tanto de entrada como de salida), es decir, el cortafuego oculta
el ordenador donde está instalado del resto de la red. Los cortafuegos pueden ser de dos tipos:
• Hardware (en equipo).
• Software (un programa).

3.5. COPIA DE SEGURIDAD

Se realiza para tener una copia de la información guardada en el ordenador, de manera que
si se estropea el ordenador no se pierda dicha información. La información se guarda en una
memoria externa (dispositivo físico o en la nube).

3.6. SISTEMAS OPERATIVOS

Los sistemas operativos enlazan al ordenador, hardware, con el software. Ciertos sistemas
operativos soportan unos programas y otros no, ya que los programas se crean
específicamente para un sistema operativo.

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MICROSOFT WINDOWS
En Microsoft Windows se trabaja sobre un espacio que se denomina escritorio, en el cual se
van abriendo ventanas, en las que aparecen iconos, que representan archivos, carpetas,
programas, etc.
Para movernos por el disco duro, se puede utilizar Inicio/Mi PC, o si queremos ir a Mis
documentos o a un documento abierto recientemente, se usará el botón correspondiente
dentro del menú Inicio.
Microsoft Windows denomina con la letra C al disco duro o disco de sistema, D a la primera
unidad de disco óptico, E a la segunda y así sucesivamente.

GNU/LINUX
El sistema operativo GNU/Linux, comenzó en 1991 cuando Linus Torvalds empezó a crear,
para su uso personal, un núcleo de un sistema operativo a partir de Unix, un sistema operativo
que requería un hardware muy bueno pero que era de pago. A este núcleo le llamó Linux y a
él se le han ido añadiendo programas para construir un sistema operativo completo.

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4. APLICACIONES INFORMÁTICAS. HOJA DE CÁLCULO, PROCESADORES

DE TEXTO Y OTRAS APLICACIONES
4.1. PROCESADORES DE TEXTO
En un primer momento, los procesadores de texto se destinaban a la producción de escritos.
Actualmente, se han ido acercando a la autoedición, es decir, a la obtención de textos con un
aspecto profesional en cuanto a tipografías, ilustraciones, tamaño, etc.
Entre las utilidades de un procesador de texto podemos incluir:
• Inserción y manejo de gráficos
• Tablas
• Opciones de búsqueda y reemplazo de términos
• Combinación de correspondencia
Se utiliza mucho Word (Microsoft Office), aunque también el OpenOffice (Linux).

4.2. HOJAS DE CÁLCULO

Una hoja de cálculo es una aplicación informática que permite dar distintos tratamientos a un
gran número de datos (realizar operaciones matemáticas) y además permite crear tablas o
gráficos con los datos ingresados (histogramas, curvas, representaciones de sectores, etc.).
Las tablas que se crean se conocen como hojas de trabajo. La estructura de una hoja de cálculo
está formada por un número de filas y columnas, que conforman una matriz. La intersección
de una fila y una columna se denomina celda, en cada celda es donde se introducen los datos
o la información (números, texto o fórmulas). La hoja es la unidad fundamental que forma el
área de trabajo. Varias hojas relacionadas entre sí conforman un libro. Muchas compañías de
software han creado hojas de cálculo, por ejemplo, Microsoft Excel.

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4.3. GESTORES DE BASES DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de registros de datos, de forma que cada registro puede
tomar distintos valores en una serie de variables. Se suelen organizar en tablas en las que cada
fila es un registro y cada columna es una variable. En una base de datos puede haber varias
tablas relacionadas entre sí.
Un gestor de base de datos nos permite trabajar con las tablas haciendo consultas y otras
operaciones, por ejemplo, podríamos querer saber cuántos pacientes han ingresado un cierto
día, imprimir todos los datos conocidos de un pacientes sobre su diagnóstico y tratamiento o
estudiar a cuántos pacientes atiene un médico.
Un ejemplo es Microsoft Access (Windows) o MySQL (Linux).

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5. TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN: REDES DE COMUNICACIÓN Y

CORREO ELECTRÓNICO
5.1. REDES DE COMUNICACIÓN
Una red de comunicación es la conexión que se establece entre varios ordenadores de forma
que puedan comunicarse e intercambiar información (vos, datos, vídeos). Internet hace
referencia a una red genérica que resulta de interconectar diversas redes de ordenadores;
puede decirse que internet es una red de redes donde se encuentra alojada toda la
información.
Internet es una red informática que utiliza la tecnología del Protocolo de Internet para
compartir información, sistemas operativos…, es decir, proporciona un espacio común dentro
de una organización. Es una red interna que conecta los ordenadores de una organización.
La web es una parte de Internet formada por páginas a las que se puede acceder a través de
un navegador.
Los navegadores más usados son:
• Internet Explorer. Es suministrado por Microsoft junto con su sistema operativo
Microsoft Windows, por lo que es muy utilizado. En breve, será sustituido por
Microsoft Edge, basado en Chrome.
• Mozilla Firefox. Es una buena alternativa a Internet Explorer, es software libre.
Además de un navegador y un cliente de correo electrónico, tiene un editor básico de
páginas web. Pueden encontrarse el navegador (Firefox) y el cliente de correo
(Thunderbird) por separado.
• Google Chrome. Es el navegador de software libre más joven y con más rápido
crecimiento, desde su lanzamiento en 2008 ha tenido un ascenso meteórico en el
mercado, con más de 300 millones de usuarios hasta la fecha.
• Opera. Es un navegador rápido y seguro que presenta gran velocidad y privacidad
gracias a su bloqueador de anuncios publicitarios.
• Otros: Safari, Brave…

5.2. CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico es un método para crear, enviar y recibir mensajes a través de sistemas
de comunicación electrónica.
Webmail o correo electrónico web es un servicio de acceso al correo electrónico a través de
una página web usando un navegador. Los mensajes no se descargan al ordenador, sino que
los correos quedan almacenados en el servidor; de esta forma, los correos pueden ser
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consultados, enviados u organizados desde cualquier ordenador que tenga instalado un

explorador y cuente con conexión a Internet.
Hay muchos servidores de webmail, entre los que se encuentran:
• Gmail.
• Hotmail/Outlook.
• Yahoo.

5.3. ALMACENAMIENTO EN LA NUBE (ONLINE)

El almacenamiento on-line consiste en alojar los datos en espacios de almacenamiento
virtuales (redes) que por lo general son alojados por compañías de alojamiento masivo; son
centros de procesamiento de datos. Aunque el espacio de almacenamiento no se encuentre
físicamente en nuestro equipo, podemos controlar nuestros archivos e interactuar con ellos.
El acceso es online, desde cualquier archivo e interactuar con ellos. Esto supone que no es
necesario tener espacio en nuestro equipo para guardar la información, ni tampoco hace falta
tener todo el software de aplicación cargado, ya que está a disposición en la nube.

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6. APLICACIONES INFORMÁTICAS PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DEL

ALMACÉN
Aunque actualmente las aplicaciones informáticas incluyen tanto la gestión como la
facturación de los almacenes sanitarios (farmacia hospitalaria y oficinas de farmacia), veremos
ambos aspectos por separado.

APLICACIONES INFORMÁTICAS PARA EL ALMACÉN

Gestión y control del almacén Facturación de servicios sanitarios

6.1. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN

Cuando un determinado artículo llega al almacén, debe introducirse en la base de datos de la
aplicación.
Cuando se produce una operación de compraventa de un artículo, la aplicación informática
nos va a permitir generar los documentos pertinentes, estudiados anteriormente (hojas de
pedido, factura, albarán, presupuesto…).
Los documentos de compraventa pueden personalizarse, de forma que podamos incluir el
nombre, dirección, etc. de nuestra empresa, u otros datos de interés. Además, estos
programas también enlazan con otras aplicaciones, como la calculadora, agenda, editor de
texto…

APLICACIONES PARA LA GESTIÓN DE SUMINISTROS

Estas aplicaciones se diseñan específicamente para los almacenes y pueden formar parte de
una aplicación integrada para la gestión de todo el hospital o de la oficina de farmacia.
Trabajarán con los siguientes datos:
• Artículos: todos los artículos, organizados en un catálogo de acuerdo con grupo,
subgrupo y familia.
• Proveedores.
• Almacenes o secciones del almacén.
• Servicios o GFH del hospital (Grupo Funcional Homogéneo).
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La aplicación informática permite:

- El control de las ofertas de los materiales que realizan los proveedores y los pedidos de
material que el hospital realiza.
- Facilitar los trámites de recepción de mercancías.
- Controlar los pedidos que hacen los distintos GFH al almacén.
- Controlar las existencias.
- Realizar análisis de consumo (qué artículos, en qué cantidad, qué servicios…).

6.2. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN DE SERVICIOS SANITARIOS

PRINCIPALES FUNCIONES DE UNA APLICACIÓN DE FACTURACIÓN:
- Inclusión de los datos referentes a las facturas de los proveedores.
- Posibilidad de establecer los vencimientos de una factura con múltiples recibos (ventas
a plazos).
- Comprobación de la letra del NIF, así como que el número de tarjeta de crédito
corresponde a alguna de la tarjetas emitidas por la entidad.
- Creación de cartas personalizadas. Nos permite mandar cartas a nuestros clientes a
partir de un texto único que se utiliza para todos y de una base de datos con los nombres
y las direcciones de los clientes.
- Los ficheros de datos llevan los datos de los artículos, los clientes y los proveedores. La
aplicación genera una ficha de cada artículo, cliente o proveedor, para no tener que
escribir esos datos todas las veces.
o Fichero de artículos: código, fecha de entrada del registro, claves de grupo,
subgrupo y familia, unidades de medida, datos de control de stocks, IVA…
o Fichero de clientes: código, fecha de entrada del registro, datos de identificación
y domicilio, NIF o CIF, señalización de cliente problemático o moroso, descuento,
datos bancarios…
o Fichero de proveedores: código, fecha de entrada del registro, datos de
identificación y domicilio, NIF, datos bancarios…

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