DIRECCION GENERAL DE SANIDAD MILITAR ‘SUBDIRECCION SALUD ‘GRUPO GESTION DEL RIESGO EN SALUD # MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL tay tots Couanoo SoneRA Ue Une cues wuraRes Fecha de expedicién: Bogoté D.C., 17 de marzo de 2021 Vigencia: A partir de la fecha de su expedicion, Direcciones de Sanidad Ejército ~ Armada — Jefatura Salud Fuerza Aérea 05 Version: 2 FORMATOS PARA SEGUIMIENTO AL REGISTRO DE LA VACUNA COVID 19 EN EL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILIFARES de.Sanidad, Jefatura ore le seguimiento ‘We las is/Militares. El propésito de este documento es actualizar a las Direcoio de Salud y los Establecimientos de Sanidad Militar Sty es lug al registro de la vacuna COVID-19 del Subsistema de 4. GENERALIDADES no.previamenté adoptado por el jento en fisico y la hoja 2 > Se actualiza el formato No. 1 del formato aplica Pai gi : > Se continua con Ja dbligatoriedad def diligenciamiento formato No. 2 Movimiento de biolégicos del Ministerio de Salud y Proteccién Social. > El formato No. 1 registto Diario:contiene, todas las fases para ir gestionando de | de acuerdo con las etapas y fechas de la vacunacién, el cual 2.1. Diligenciamiento de variables TIPO DE IDENTIFICACION AS = Adulto sin identificacién CC = Cédula ciudadania PA = Pasaporte SEXO CE = Cédula de Extranjeria F = Femenino Tl = Tarjeta de identidad M= Masculino RC = Registro civil (gS, [NOS YEMOS ENLA VICTOR "Un equipo humano a sev dela salud? ‘Avenisa Calle 28 No 69 ~ 76 Centro Empresarial Elemento Torre Tiera Piso 4 PEX. 3298555 Ext 1064 wen sanidadiuerzasmiltaes mil.co; Jennifer poras@sanidastuerzasmitares.mileo Somes um -régimen de ‘exoepcion que administra los recursos de! subsistoma de salud de las FFMM, conforme a fa Ley 352 do 1997,Pagina 2 de 5 REGIMEN DE AFILIACION Contributivo 2= Subsidiado Pobre No Asegurado 4= Especial y de Excepcién AREA DE RESIDENCIA 1= Cabecera Centro Poblado ural GRUPO ETNICO Indigena FECHA PROBABLE DE PARTO Gitano Solo si es gestante, ingrese la fecha Raizal probable de parto en dd/mm/aaaa Palenquero Negro, Mulato 6 Afrocolombiano Variables 28 - 142. DOSIS APLICADAS 6 =Sin pertenencia étnica ue Primera Dosis CONDICION DE DESPLAZAMIENTO 3. FORMATO NO. 2 MOVIMIENTO DE BIOLOGICOS (Anexo en CD) VARIABLES DEL Registre el nombre de la ET 0 Distrito que esta reportando ENTIDAD TERRITORIAL la informacion. (Nombre del!ESM). i 8 correspondiente al informe a presentar Registre el afio correspondiente al informe a presentar SALDO ANTERIOR; Registre el niimero de dosis de vacuna y unidades de jeringas e insumos con los que paso el mes anterior ENTRADAS: Registre: el ntimero de dosis que ingresan en el periodo por medicamentos icos, dispositive médico e insumos PAl - Fuente de informacion Salida de elemer mprobantes de egreso, soporte de entrega/recepcién técnica. Nota: Las dosis de medicamentos biolégicos, dispositive medico e insumos PAI que ingresan a la ET 0 Distrito por trasiados deben registrarse de la misma manera que una entrada Periédica y debe registrarse en observaciones que corresponde a un traslado. SALIDAS. DOSIS APLICADAS: Registre el nimero de dosis aplicadas en colombianos y en Extranjeros ‘segiin corresponda por medicamentos biolégicos, dispositivo médico e insumos PAl en el eriodo del informe - fuente de informacién piantilla de reporte mensual del Departamento o Distrito, revisado y validado. “NOS VEMOS EN LA VICTORIA" "Un equipo humane al servicio de a sal Avenida Calle 26 No 89 ~ 76 Centro Empresarial Elamonto Torte Tera Piso 4 PBX. 3238565 Ext 1064 ‘ww sanidadtverzaemiltares milco; Jennifer poras@sanidadtuerzasmiliaresmilco Somos _un regimen de ‘excepcion que acminsira los recursos del subsisiema de salud elas FFM, conforme a a Ley 362 de 1997,Pagina 3de5 DESPACHADAS: Registre el numero de dosis despachadas por medicaments biolégicos, dispositivos médicos ¢ insumos PAI, en el periodo del informe. TRASLADOS: Registre el numero de dosis trasiados por medicamentos biolégicos, dispositivos médicos ¢ insumos PAI en el periodo del informe. DOSIS PERDIDAS: Registre el nimero TOTAL de dosis perdidas por medicaments biolégicos, dispositivo médico e insumos PAI, en el periodo del informe, tenga en cuenta que debe ser consistente con los datos consignados en el formato contiguo de causas de perdidas. Recuerde que todas las perdidas excepto las que corresponden a politica de frascos abiertos deben estar soportadas en acta de baja, notificacién de tecnovigilancia, notificacién a comité seguridad del paciente, entre otros. SALDO QUE INICIA EL MES SIGUIENTE: Registre el resultado de la operacion (sumatoria del valor del saldo que pasa del mes anterior mas las entradas durante el periodo y réstele el valor de las dosis aplicadas, despachadas, perdidas y traslados). N° de LOTE: Registre la informacién de los lotes correspondientes a las dosis que posee (es decir lo que tiene en refrigerador y/o cuarto frio); si no cuenta con existencias en el saldo con que inicia el mes-no registre informacién. El Informe movimiento biolégicos, debe contener todos los lotes, para que al frente se registren las correspondientes fechas de vencimiento. FECHA DE EXPIRACION: Registre la fecha de vencimiento por lote del medicamento biolégicos, dispositive médico e insumos PAI, que tiene en saldo en formato dd/mm/aa. PORCENTAJE DE PERDIDA: Aplica la siguiente formula: Dosis pérdidas durante el periodo por 100 dividido entre las dosis utilizadas en el periodo (dato que corresponde a las aplicadas y pérdidas durante el mes). Pérdidas X 100 / Utiizadas Nota: Utilice nimeros enteros; la fila.esta formulada para que no se visualicen decimales. CAUSAS DE PERDIDAS DE PRODUCTOS/INSUMOS: Consigne el numero de dosis Perdidas de acuerdo Con las causas ocurridas en el cuadro por medicamentos biolégicos, dispositivo médico e insumos PAI, para el periodo de! informe. POR POLITICA DE FRASCOS ABIERTOS: Conforme a circular 026 de 2017 INTRAMURAL: Registre el total de las pérdidas de acuerdo con la politica de frascos abiertos, en intramural (28 dias 0 segiin indicacién del biolégico y taboratorio por ejemplo en las vacunas TV, SR y FA). EXTRAMURAL: Registfe el total de las pérdidas en extramural (7 dias 0 segiin biolégico y laboratorio por. ejemplo en las vacunas TV, SR y FA). INTERRUPCION DE CADENA DE FRIO: Consigne el total de las dosis pérdidas por interrupcién de la cadena de frio (fallas en los equipos, falla fluido - elctrico, u otros). El cual tiene como soporte acta de baja seguin el caso: \Vacuna que vence en cuarentena sin respuesta del MSPS-INVIMA Oficio con la respuesta del MSPS/INVIMA que indica dar de baja. APLICACION FUERA DE LA EDAD Y OTRAS": Consigne el total de dosis que fueron administradas pero que no se reportaron en la Plantilla reporte mensual de dosis. "NOS VEMOS EN LA VICTORIA" “Un equipo humano al servicio dela salud” ‘Avenida Calle 26 No 69 ~ 76 Centro Empresarial Elemento Torte Thera Piso 4 PBX. 3238665 Ext 1054 www sanidacfuerzesmitares.mil.co, Jennifer poras@sonicadiverzasmiltares.miico Somos un régimen do ‘excepoién que administra los recursos del subsistema de salud de las FFM conforme ala Ley 382 do 1097,Pagina 4 de 5 VACUNADO FUERA DE LA EDAD: Corresponde a la persona vacunada con la o las dosis de medicamentos bioldgicos a una EDAD diferente a la estipulada en el esquema nacional de vacunacién vigente y que se encuentran dentro de las causas tipificadas para este motivo: 1-Viaje. 2: Orden médica 3+ Sentencia Judicial 4- Autorizacién por el MSPS (Ministerio de Salud y Protecci6n Social). REVACUNADO: Corresponde a la persona vacunada con la 0 las dosis de medicamentos biolégicos que contienen el mismo Antigeno, en un intervalo de tiempo que no esta considerado en el esquema nacional vigente o en el inserto deb producto. Contiene tres opciones: ee 1- Ausencia de registro de vacunas y/o dosis: cuando al verificar ia informacién disponible al momento de realizar el procedimiento de vacunacién, no’se evidencian antecedente de datos de medicamentos bioldgicos (dosis y fechas) administrados de acuerdo con el esquema para la edad en el camé o aplicativos PAI WEB nacional. 2- Sin posibilidad de verificar datos en aplicativos: situaciones en donde por falla de ‘suministro eléctrico, interrupcién de la conectividad 6 en la extramuralidad (zonas de riesgo por seguridad) no hay posibilidad dé verificar antecedente de vacunacién de la persona. 3- Orden médica: menores:o adultos que se vacunan con uno o varios medicamentos bioldgicos ya registrados en el aplicativo PAI WEB nacional, pero tiene indicacién médica de administrar nuevamente: ERROR PROGRAMATICO: Corresponde al error humano de vacunar a una persona con la jicos NO indicados en el inserto del producto o en el esquema de vacunacién nacional vigente: 1- Error en correctos de vacunacién’ cuando al aplicar medicamento(s) biol6gico(s) NO ‘se implementan los correctos en la administracion, como son: biolégico y diluyente correcto, jeringa y agua correcta, sitio anatémico de administracién correcto, via de -administracién correcta, reconstitucion del medicamento biolégico correcta y respetar _ las contraindicaciones correctas. 2- Error en dosificacién: cuando se administra medicamento(s) biolégico(s) en Sobredosificacién (mas) 0 sub-dosificacién (menos), de acuerdo con la indicacién especifica del inserto def laboratorio productor. CONTAMINAGIGNEDEL BIOLOGICOIDISPOSITIVO MEDICO: Consigne el total de dosis pérdidas por centaminacién (por ejemplo: VOP-gotero que toca mucosa oral del menor, ‘contaminacién durante el envase o almacenamiento.). Soporte Acta de baja FRASCOIVIAL ROTO: Registre el total de pérdidas por fractura de los viales, jeringas o ampollas “durante el transporte de los medicamentos biolégicos (vehiculo-termo-caja térmica) y dispositivos médicos. Soportado con notificacién via correo electrénico y registro fotografico al PAI local, y acta de baja. ERRORES EN LA MANIPULACION: Registre el total de pérdidas por efror en almacenamiento, alistamiento, reconstitucién, envase o derrame del medicamento biolégico (por ejemplo, aguja mal empatada con el cuerpo de la jeringa) y/o perdidas por inadecuada "NOS VEMOS EN LA VICTORIA’ -"Un equipo humano al servicio dele salus” ‘Avenida Calle 26 No 69 - 76 Centro Empresarial Elemento Torre Tera Piso 4 PEX. 3238566 Ext 1064 ‘www. sanidadiuerzasmitares.mi.co; Jennie: poras@sanidadhverzasmiltares.mileo Somos un régimen de excepcién que acininisira los recursos del subsisteme de salu de las FFMM, conforma a a Ley 252 do 1997,Pagina 5 665 econstituci6n del biolégico con un diluyente que no le coresponde segtin el laboratorio tfabricante. Soporte Acta de baja Error en el diligenciamiento por ejemplo en los camés. Soporte Acta de baja NOTA ACLARATORIA: Se constituyen un error en la manipulacién aquellos casos citados en el concepto que no hayan comprometido o involucrado a un usuario, ya que en estos casos corresponderian a errores programaticos. VENCIMIENTO DEL BIOLOGICO/DISPOSITIVO MEDICO: Registre el total de pérdidas por fechas de expiracién segun la etiqueta de! producto. Soporte Acta de baja FARMACOVIGILANCIA Y TECNOVIGILANCIA: Relacione las dosis 0 unidades pérdidas por: A) Farmacovigilancia: Fallas de calidad con los Medicamentos biolégicos o faltantes de viales en las cajas. Soporte Acta de baja. B) Tecnovigilancia: Incidentes relacionados con dispositivos médicos - fallas de fabricacién. Soporte Acta de baja. RECONSTITUCION BIOLOGICO: Aplica unicamente para los dispositivos médicos jetinga calibre 25GX5/8" que se usa para reconstituir ia vacuna Varicela y Triple Viral autorizada por el MSPS para reconstituir el lioflizado. En caso de preguntas asociadas se puede comunicar con la SMSM. Jennifer Porras Mediante el correo electrénico jenniffer.porras@sanidadfuerzasmilitares.mil.co. Revision Grupo Revision Final ‘Aprobé Grupo Gestion del Riesgo x SMSM LEIDY LORENA | SIWSM MARIA fronet ROCIO DEL. ROJAS FIERRO DURAN ACOSTA PILAR GARZON AYALA, Coordinadora Grupo | Coordinadora Grupo | Subdirectora de Salud | BA Aseguramiento en Salud | Gestion del Riesgo DIGsA Director General de €) ‘Sanidad Militar "NOS VEMOS EN LA VICTORIA’ -"Un equipo humano al servicio de a salud" ‘Avenida Calle 26 No 69 76 Centro Empresarial Elemento Torre Tierra Piso 4 PAX, 3238556 Ext 1064 ‘eww sanidadtuerzasmiltares mico; Jennifer porras@sanidedfuarzasmiltares milco Somos. un réginen doe ‘excepct6n que adminsie los recursos del subsistema de Salud do las FMM, conforme a a Ley 352 de 1987,