ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 11

EVIDENCIA 4: SESIÓN VIRTUAL “INDICADORES DE GESTIÓN”

APRENDIZ:
LEIDYS TATIANA BARBOZA LINARES

FICHA: 2282217

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA BOGOTA D.C.

2021
 EVIDENCIA 4: SESIÓN VIRTUAL “INDICADORES DE GESTIÓN”

Un indicador se define como la relación entre las variables cuantitativas o

cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el
objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstas e influencias
esperadas. Se define como un número (cociente) que sirve para informar continuamente
sobre el funcionamiento o comportamiento de una actividad en una organización.
“Control”, se define como la medida de desviación del comportamiento planeado y
la iniciación de acciones correctivas. El control sea segura vigilando el rendimiento de
los diferentes procesos, se ejerce de acuerdo con indicadores que son una medida de lo que
la empresa hace en un determinado momento.

Los indicadores pueden ser Valores, Unidades, Índices, Series estadísticas, etc. Los
indicadores son factores que permiten establecer el logro y el cumplimiento de las Misión,
Objetivos y Metas de un determinado Proceso.

En el diseño de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de

Actualidad, Capacidad y Potencialidad:

• Actualidad: Valor fluctuante, basado en la medición acerca de lo que se hacen el presente

con los recursos y restricciones existentes.

• Capacidad: Es un valor fijo, significa lo máximo que se podría hacerse con los recursos
existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hace re plácitos los
recursos y restricciones que se relacionan con la capacidad máxima.

• Potencialidad: Es lo máximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos y se

remueven los cuellos de botella para mejorar la capacidad.

La gestión se desarrolla en la organización en tres niveles diferentes:

• Gestión Estratégica: se desarrolla en la dirección, y tiene como característica

fundamental que la influencia de las acciones y las decisiones es, generalmente,
corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definición macro del negocio.
Incluye la relación de la empresa con el entorno.

• Gestión Táctica: Se desarrolla con base en la gestión estratégica. El impacto de las

decisiones y acciones, de mediano plazo, abarca las unidades estratégicas del negocio.
Tiene que ver con las operaciones iniciales de las decisiones estratégicas. Enmarca las
funciones de organización y coordinación.

• Gestión Operativa: Se desarrolla con base en la gestión táctica. El impacto de las

decisiones y acciones es de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los
individuos. Básicamente tiene que ver con las funciones de ejecución y Control.
El control de gestión se define como un instrumento gerencial, integral y estratégico
que , a poyado en indicadores, índices y cuadros producidos en forma sistemática, periódica
y objetiva, permite que la organización sea efectiva para captar recursos, eficiente para
transfórmalos y eficaz para analizarlos.

Otra definición aceptada indica que el Control de Gestión “Es un sistema de

información estadística, financiera, administrativa y operativa que puesta al servicio
de la directiva de la organización, le permite tomar decisiones acertadas y oportunas,
adoptar las medidas correctivas que correspondan y controlar la evolución en el tiempo de
la principales variables y procesos”.

¿POR QUÉ MEDIR INDICADORES DE GESTIÓN?

La evaluación cualitativa y cuantitativa del desempeño, conlleva el compromiso de todos

los involucrados en la generación del servicio o "producto" que ofrece su respectiva
organización o unidad, y permite detectar inconsistencias entre el quehacer de la
institución y sus objetivos prioritarios, induce adecuaciones en los procesos internos y
aporta mayor transparencia a la gestión pública y privada.

Una herramientas útil para el desarrollo de una gestión de calidad, es la medición y

evaluación del servicio o producto que provee cada unidad u organización, a través de un
conjunto de indicadores claves. Un sistema que entregue información regular sobre la
calidad de la gestión posibilitará mayor eficiencia en la asignación de recursos
físicos, humanos y financieros, proporcionará una base de seguridad y confianza en
su desempeño al conjunto de los funcionarios implicados en su implementación -en
la medida que delimita mejor el campo de sus atribuciones y deberes- incrementará la
autonomía y responsabilidad de los directivos -en tanto cuenten con bases sustentables de
información para la toma de decisiones, y ayudará a mejorar la coordinación con los
demás niveles del aparato público.

¿A QUIÉN INTERESA O BENEFICIA LA MEDICIÓN DE GESTIÓN?

La medición de indicadores de gestión, que en estricta lógica tendría que iniciarse por el
proceso integral Planificación Estratégica, debe involucrar en forma democrática y
participativa a todos los empleados implicados en la producción de un servicio o función,
por lo que su desarrollo e implementación debería beneficiar tanto a sus productores como
a sus destinatarios.

¿QUÉ SON LAS METAS DE PRODUCTIVIDAD Y DE GESTIÓN?

Para evaluar adecuadamente la gestión de un una organización, es necesario,

previamente, definir su misión, formular los objetivos que orientarán a corto, mediano
y largo plazo su accionar, y establecer metas de productividad y de gestión la evaluación
de la gestión institucional debe constituirse en un proceso permanente, que
permita medir el logro de resultados, según parámetros previamente establecidos y
acordados por todos sus miembros, para derivar de allí los proyectos, medidas y
transformaciones que sean pertinentes.

¿QUÉ INFORMACIÓN SE REQUIERE PARA EVALUAR LA GESTIÓN?

Además de las definiciones estratégicas, la medición de indicadores de gestión está

condicionada por la capacidad de la institución de generar la información necesaria de
elaborar los indicadores, con niveles adecuados de calidad, certeza y
confiabilidad. Es obviamente necesario determinar la calidad y cantidad de
información que será necesario procesar para evaluar la gestión. En este sentido puede ser
útil elaborar un catastro con la información disponible en el servicio, distinguiendo
aquélla que es posible generar en forma relativamente sencilla, de la que requerirá de un
trabajo específico para su obtención.

Metodología empleada

¿CÓMO SE CONSTRUYEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN?

La medición de la gestión global de una institución requiere del desarrollo de un

conjunto armónico y sistemático de indicadores de gestión que abarquen, con un adecuado
conocimiento de sus posibles interrelaciones, las dimensiones de

 Economía (manejo adecuado de los recursos financieros).

 Eficacia (logro de los objetivos institucionales).
 Eficiencia (ejecución de las acciones usando el mínimo de recursos).
 Calidad del Servicio (satisfacción de los requerimientos de los usuarios).

Ventajas para la organización por implementar Indicadores de Gestión.

 Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la

organización.
 Generar un proceso de innovación e enriquecimiento del trabajo diario.
 Impulsar la eficiencia la eficacia y productividad de las actividades de cada
uno delos negocios.
 Disponer de una herramienta de información sobre la gestión del negocio para
determinar que tan bien se están logrando los objetivos y metas propuestas.
 Identificar fortalezas en las diversas actividades que puedan ser utilizadas para
reforzar comportamiento pre activo.
 Contar con información que permita priorizar actividades basadas en la necesidad
del cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo.
 Establecer una gerencia basada en datos y hechos.
  Evaluar y visualizar periódicamente el comportamiento de las actividades claves
dela organización, y la gestión general de las unidades del negocio con respecto al
cumplimiento de sus metas.
 Reorientar políticas y estrategias con respecto a la gestión de la organización.
Metodología para establecer los indicadores de Gestión.
 Contar con Objetivos y Planes: Es fundamental contar con objetivos claros,
precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearan
para lograr los objetivos. Ello nos da el punto de llegada, las características del
resultado que se espera.
 Identificar Factores críticos de éxito: Se entiende por factor crítico de éxito aquel
aspecto que es necesario mantener bajo control, para lograr el éxito de la gestión, el
proceso o la labor que se pretende adelantar. Estos factores críticos de éxito nos
permiten realizar.
 Establecer Indicadores para cada Factor Crítico: Después de identificar los
factores críticos de éxito asociados a la eficiencia, eficacia, productividad, etc. Es
necesario establecer un indicador que permitan realizar el monitoreo antes del
proyecto, durante éste y después de la ejecución del proceso respectivo. Se debe
tener establecido la capacidad de Gestión y los recursos disponibles para el
desarrollo de la actividad.

Ejemplo de indicador para el factor eficacia, en cuanto a la aprobación de pruebas:

Nivel de Aprobación de Pruebas. = (Total Personas que aprobaron pruebas) (Total de

personas capacitadas) Este indicador mide el grado en el cual las personas captaron y
aprendieron los conceptos teóricos y las metodologías impartidas en la capacitación, en
donde se tiene establecido que se aprueba la prueba con 4 o más de 4 puntos, además se
supone que todas las personas capacitadas presentan la prueba.

A continuación se presenta el ejemplo de Indicadores de Gestión para Equipo de

Ventas:

1. Eficacia: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada vendedor y del

grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de ventas programadas.
Eficacia= ventas realizadas por semana x 100 Visitas realizadas por semana.

2. Resultado: Mide el total de ventas logrado por cada vendedor y por el grupo
Resultado = Total Ventas Realizadas por semana.

3. Productividad: Mide la relación entre las ventas realizadas por hora vendedor,
medida de productividad aplicable a cualquier otro recurso.
Productividad=

Total de ventas realizadas por semanas = Ventas

Vendedor x horas trabajadas Hora vendedor Hora vendedor por semanas

Tabla de Indicadores para el programa de Capacitación

 Diseñar la Medición: Consiste en determinar la fuente de información, frecuencia

de medición, presentación de la información, asignación de responsable de
recolección, Tabulación, análisis y presentación de la información Se requiere
determinar exactamente la fuente de información por indicador: Las fuentes de
información se pueden clasificar como externas o internas. Existen por lo general
fuentes de información tales como los estados financieros (para cálculos de las
razones financieras), informes de producción, cuadros de costos, reportes de
gestión, etc.
 Determinar y asignar recursos: Se debe establecer las necesidades de recursos
que demanda la realización de las mediciones.

Para asignar los recursos es ideal:

-La medición se incluya e integre al desarrollo de las actividades de cada empleado.

-Los recursos que se utilicen en la medición deben ser parte de los recursos que se emplean
en el desarrollo del trabajo.

 Medir, Probar y ajustar el sistema de Indicadores de Gestión:

La experiencia ha demostrado que la precisión adecuada de un sistema de

indicadores no se logra a la primera vez. Es necesario tener en mente que
muy seguramente la primera vez que se efectúa las mediciones surgirán una
serie de factores que es necesario ajustar o cambiar en los siguientes sentidos.

-Pertinencia del indicador.

-Valores y rangos establecidos.
-Fuentes de información seleccionadas.
-Proceso de toma y presentación de la información.
-Frecuencia en la toma de Información.
-Destinatario de la información entre otros.

Cuando se tiene claro que la precisión del sistema de indicadores se logra entre la cuarta y
quinta medición, con los correspondientes ajustes, se mejoraran las probabilidades de
éxito.
  Estandarizar y Formalizar: La Consiste en el proceso de especificación completa,
documentación, divulgación e inclusión entre los sistemas de operación del negocio
de los indicadores de gestión. Durante esta fase es que se desarrollan y quedan en
limpio las cartillas o manuales de indicadores de gestión del negocio.
 Mejoramiento Continuo: El sistema de indicadores de Gestión debe ser revisado a la
par con los objetivos, estrategias y procesos de la organización.
El mantenimiento del sistema consiste básicamente en darle continuidad operativa y
efectuar los ajustes que se deriven del permanente monitoreo del sistema
empresa y su entorno.

INDICADORES DE ALMACENAMIENTO Y BODEGAJE

La administración del almacenamiento debe estar completamente adaptada a la

administración de entrega y distribución. Por lo tanto, los procesos que se generan dentro
del Centro de Distribución verifican si el inventario es crucial en términos del efecto de los
costos de operación en el negocio dela logística. Este indicador tiene como finalidad
supervisar el valor unitario del costo por almacenamiento, que consiste en coordinar
el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un ciclo
determinado. Con este cálculo se puede dar una idea más clara de cómo llevar a cabo este
indicador.

Valor =Costo de almacenamiento

Número de unidades almacenadas.

INFORMACION AL INGRESAR MES COSTO TOTAL DE TRANSPORTE

INFORMACION AL INGRESAR
COSTO TOTAL DE TOTAL VALOR VALOR
MES
TRANSPORTE VENTAS INDICADOR
ENERO 2.000.000 20.000 $100.00
FEBREO 2.000.000 12.000 $166.67
MARZO 2.200.000 11.000 $200.00
ABRIL 19.800 11.000 $1.80
MAYO 3.500.000 4.500 $777.78
JUNIO 3.000.000 18.000 $166.67
JULIO 3.560.000 525.000 $6.82
AGOSTO 5.360.000 56.300 $95.20
SEPTIEMBRE 2.560.000 478.000 $5.36
OCTUBRE 7.890.000 568.000 $13.89
NOVIEMBRE 2.500.000 245.000 $10.20
DICIEMBRE 5.500.000 500.000 $ 11

I
Indicador de almacenamiento y bodegaje

diciembre
noviembre
octubre
septiembre
agosto
julio
junio informacion al ingresar
costos total de
mayo trasporte
abril
marzo
febreo
enero
0 2,000,000 4,000,000 6,000,000 8,000,000

GRAFICO INDICADORINDICADORES DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCION

Dentro de una organización cada una de las áreas son importantes pero la que
mayor importancia tiene es la de La distribución la cual juega un papel de vital
importancia para el buen desempeño de la función logística de la empresa, por lo tanto, es
esencial para controlar los costos y la gestión de la productividad asociada, particularmente
el transporte , ya que es la actividad que más consume recursos y esfuerzos en la gestión de
logística debido al fuerte impacto en las inversiones en activos fijos y en la respuesta al
cliente final.

Lo siguiente tiene como función dominar el costo del transporte con respecto a las ventas
de la organización.

Tiene un impacto que sirve para dar a conocer el porcentaje de los gastos por
transporte y así poder fijar decisiones que disminuyan este considerable costo
logístico.

Con este cálculo se puede dar una idea más clara de cómo llevar a cabo este
indicador.

INFORMACION AL INGRESAR
COSTO TOTAL DE TOTAL VALOR VALOR
MES
TRANSPORTE VENTAS INDICADOR
ENERO 3.000.000 20.000 $150.00
FEBREO 2.500.000 18.000 $138.89
MARZO 2.200.000 16.000 $137.50
 ABRIL 1.980.000 11.500 $172.17
MAYO 3.500.000 45.000 $77.78
JUNIO 3.000.000 18.000 $166.67
JULIO 3.560.000 100.000 $35.60
AGOSTO 5.360.000 156.300 $34.29
SEPTIEMBRE 2.560.000 42.000 $60.95
OCTUBRE 7.890.000 56.900 $138.66
NOVIEMBRE 2.500.000 72.000 $34.72
DICIEMBRE 5.500.000 500.000 $ 11

Indicadores de transporte y distribución

DICIEMBRE
NOVIEMBRE
OCTUBRE
SEPTIEMBRE
AGOSTO
JULIO
costo total de transporte
JUNIO
valor de ventas
MAYO
ABRIL
MARZO
FEBREO
ENERO

El mejoramiento continuo significa incrementar el valor que el sistema de

indicadores de gestión agrega a las personas usuarias; consiste en hacer cada vez más
preciso el sistema, ágil, oportuno, confiable y sencillo.

De igual forma en la elaboración de indicadores se pueden presentar dificultades que

debemos tener en cuenta para que no se presenten a futuro, tales dificultades potenciales se
muestran a continuación:

 ¿Cómo formular objetivos estratégicos y desagregarlas metas?

 ¿Cómo medir los productos cuyos resultados se obtienen a largo plazo?
 ¿Qué unidades o áreas deben generar indicadores?
 ¿Cómo construir las formulas?
  ¿Cómo medir resultados de una gestión de una unidad que dependen de la gestión
de otras varias unidades?
 Disponibilidad de datos históricos.
 Dificultad para medir insumos y productos por falta de sistemas contables
financieros.
 No se percibe el valor agregado de elaborar indicadores.
 Realizar los indicadores se transforma en una carga burocrática y no se estimula el
interés por la evaluación Indicadores de efectividad La efectividad, significa
cuantificación del logro de la meta, también es sinónimo de eficacia y se le define
como "Capacidad de lograr el efecto que se desea".

Los indicadores de eficacia o efectividad, tienen que ver con hacer realidad
un intento o propósito, y están relacionados con el cumplimiento al ciento por ciento
de los objetivos planteados.

CONCLUSIONES

 Indicadores de gestión es un instrumento de medición de las variables asociadas a

las metas, los cuales pueden ser cualitativos o cuantitativos, y se entienden como la
expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una
organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel
de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán
acciones correctivas o preventivas según el caso.

 En el desarrollo de los Indicadores se deben identificar necesidades propias del área

involucrada, clasificando según la naturaleza de los datos y la necesidad del
indicador. Esto es fundamental para el mejoramiento de la calidad, debido a
que son medios económicos y rápidos de identificación de problemas.

 El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeño del área

mediante parámetros establecidos en relación con las metas, así mismo observar la
tendencia en un lapso de tiempo durante un proceso de evaluación.

 Establecer un conjunto de indicadores de gestión es una parte clave de un sistema de

medición de desempeño.

 Los indicadores de gestión nunca se crean de la noche a la mañana, y además será

necesario mejorarlo en la medida que se tenga mayor experiencia sobre el
tema.
 El modelo de valor de mercado permite a los administradores mantener vigilancia
continua sobre la marcha del negocio, mediante el seguimiento de un grupo
de macro indicadores (rentabilidad, competitividad, riesgo y liquidez) que a su
vez dependen de varios indicadores y variables.

 Implementar un sistema de indicadores de gestión, si es construido

apropiadamente, ofrece muchos beneficios a la organización; sin embargo, si
el sistema es implementado y conducido indebidamente puede afectar el desempeño
dela organización.