EVENTOS SOCIALES SE DICTAN DISPOSIONES PARA SU CUMPLIMIENTO
El Consejo De Administración COOMUATOLSURE y
Juntas Directivas FUNCHINCA y ASOGEMA , en uso de sus Facultades legales, reglamentando disposiciones de la Asamblea General, acorde a la Ley 454 /98, Estatuto de la Cooperativa y conforme a las contempladas en el artículo 19 parágrafo 1 de la ley 79 de 1988, circular básica contable y financiera y carta circular 004 emitidas por la superintendencia de economía solidaria y artículos xx 96 numerales 21,22 del ESTATUTO, y demás normas concordantes, y
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que para brindar balance social, acatar las
normas cooperativas aplicar el código de buen gobierno y código de ética, para la transparencia de las actuaciones, garantizar los eventos sociales de nuestra entidad cumplan su real objetivo, debemos planear disponer organizar y supervisar dichas actuaciones.
SEGUNDO: Para el normal funcionamiento inherente a
la administración, facilitar la prestación de servicios de la cooperativa, es preciso contar con el apoyo de asociados y delegados, organizados en comisiones especiales.
TERCERO: Es deber del Consejo de Administración y
Juntas Directivas emanar las disposiciones ajustadas a derecho, para obligatorio cumplimiento de los asociados, delegados, la Gerencia, y empleados
ACUERDA
ARTICULO PRIMERO. Integrar una comisión
interdisciplinaria conformada por directivos, delegados y asociados, comité de deportes, Educación, Damas Voluntarias, para planear aconsejar y ayudar en la realización de los eventos sociales de COOMUATOLSURE y sus ENTIDADES AUXILIARES, cumpliendo sus funciones en beneficio de los asociados y la comunidad en general, de conformidad con el estatuto, circulares básicas contables y jurídicas, código civil y concordante con el artículo 23 del Código de comercio siendo la responsabilidad hasta por la culpa levísima.
ARTICULO SEGUNDO. Esta COMISION EVENTOS
SOCIALES deberá conformarse por cada consejo de Administración, en la medida que los parámetros legales lo exijan, y las disposiciones de la Honorable Asamblea lo estimen pertinente.
ARTICULO TERCERO. La COMISION EVENTOS
SOCIALES elaborara el proyecto de acuerdo con los planes de los eventos sociales, plasmando sus recomendaciones para el Visto Bueno del Consejo de Administración, dejando expresa constancia de las cotizaciones realizadas, los menús, obsequios o regalos como el costo aproximado de cada evento, dejando claridad sobre la participación de los asociados DELEGADOS de cada regional y apoyo de la Gerencia coordinación con la Junta de Vigilancia , los medios utilizados, Fechas y horas de comunicación
PARAGRAFO: el Señor Gerente en compañía del
Contador, presentaran al Consejo de Administración al inicio de la vigencia fiscal en el cronograma de ejecución de presupuesto, los EVENTOS SOCIALES DEL AÑO, actualizando la relación de proveedores y cotizaciones efectuadas por cada regional, verificando idoneidad y veracidad de los costos y gastos, se debe tener en cuenta las contrataciones deben ser sobre el real consumo y por consignación.
La Gerencia en coordinación con LA COMISION DE
EVENTOS SOCIALES el jefe de Relaciones Publicas, Administrador de la sede social, para los eventos de la ZONA 1 IBAGUE debe vender servicios de la sede social integrando a FUNCHINCA, con nuestro propios recursos e inventarios, recordando FUNCHINCA deberá realizar todos sus eventos en ASOGEMA, en las demás regionales se debe contar con mínimo tres cotizaciones de lugar a realizar el evento costos transporte y menú.
ARTICULO CUARTO: En la Fiesta del Asociado se debe
programar el gasto para todos y cada uno de los asociados activos, en caso de que no pueda asistir, la Gerencia LA COMISION DE EVENTOS SOCIALES el jefe de Relaciones Publicas con el apoyo de los comités de deportes, Educación, Damas Voluntarias, deberá enviar ya sea por medio de cancillería, medios como inter rapidísimo, SERVIENTREGA ENVIA, etc. a cada asociado una ancheta o el obsequio determinado en el presupuesto, anexándole Boletín Informativo, portafolio de servicio, copia del estatuto, acumulado de aportes y si tiene cuenta en fondo vacacional ASOGEMA y mínimo el botón escudo distintivo de nuestra cooperativa, si cumple requisitos para la otorgación de la medalla se debe programar e imponer dicho mérito ya sea por servicios ,de fidelidad etc, acorde a lo reglamentado para la otorgación de las MEDALLA INIOCENCIO CHINCA, TC SANCHEZ etc.
ARTICULO QUINTO EJEMPLO DE PLANEACION:
Consejo de Administración analiza, modifica y evalúa periódicamente el presente proyecto FIESTA DE INTEGRACION DIA DEL ASOCIADO
1° MISIÓN El Consejo de Administración, Juntas
Directivas y en pleno La Administración de la Cooperativa "Coomuatolsure", con el concurso activo de Empleados oficina central, Oficina Bogotá, Colegio Militar funchinca , Sede Social ASOGEMA, los Comités de educación, Deportes, Damas Voluntarias y los integrantes de la Comisión Eventos sociales, programan realizar la FIESTA DE INTEGRACIÓN DIA DEL ASOCIADO (A).
Los días xx del mes de noviembre del 2014, a partir de
las 10:00 horas hasta las 24:00 horas. la ZONA 1 IBAGUE se realizará en las instalaciones de ASOGEMA esto es la Sede Social de la Cooperativa, con el fin de evitar improvisaciones las ZONAS 2,3,4,y5 designaran el lugar y hora como los menús requieren, si es necesario transporte deben incluirlo con las respectivas cotizaciones por aporte en la solicitud de apoyo para el evento social DIA DEL ASOCIADO, si su costo es oneroso se decidirá apoyar con una suma de dinero a cada asociado para que se dirija por su propios medios al lugar del evento, si deciden integrase para la fiesta del asociado en las ZONAS 1 y 2 deberá coordinarse transporte y alojamiento. La Gerencia cumple las funciones propias de su cargo, Coordina, dirige, controla el desarrollo del presente planAutoriza previo visto bueno del Consejo de Administración los distintos gastos que demande la actividad, Coordina y gestiona con los proveedores de la cooperativa la donación de obsequios, premios, recopilando de todas las entidades a lo largo del año llevando para tal efecto un libro anexo, sin perder de vista cada entidad debe aportar mensualmente 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes para la Fiesta del Asociado (a)s.Así mismo Firma las distintas cartas para la seguridad del evento con la Policía Nacional, Ejercito Fiscalía etc.Contrata por prestación de servicios o de obra o la modalidad cada ZONA requiera ejemplo música animador, vigilancia privada logística súper honorarios, recordando en la medida nuestros empleados de servicios generales de todas las entidades deberán estar comprometidos en la ejecución de la actividad, Elaborando el plan de turnos para los empleados que participan en el evento, evaluando si sale más económico contratar meseros en cada regional o desplazar pagando viáticos a nuestros empleados.
Con los departamentos de sistemas,Talento Humano,
atención al usuario o asociado, directores de oficina ,secretarias en general ,todos deben apoyar cada una llamando mínimo 30 asociados, dejando constancia de la llamada, correo electrónico Faces Book o medios agoto para localizar al asociado o sus beneficiarios para el plan difusión y publicidad del presente plan
Se Dispone la elaboración de las tarjetas de invitación
mismas deben llevar fotografías de nuestras entidades, motivos propios y no foráneos sistemas elabora la publicidad a fijar en página web y la cartelera sobre este evento.Difundiendo a todos los asociados la información respectiva.
En la ZONA 1 se evitara al máximo el alquiler y
préstamo de sillas, mesas los cuales deben contratarse con FUNCHICNA y viceversa y carpas, suministra tesorería y aporte y crédito deberán entregar y controlar las boletas de alimentos, bebidas y obsequios, ASOGEMA tendrá un inventario disponible de mercancías para la venta ese día, el cual será auditado y las cuentas entregadas a tesorería al final de la actividad.
MENU debe ser variado adjunto envió un y este
segundo ejemplo
el anterior acuerdo fue ordenado en acta xx del xxde
Febrero de 2014 del Consejo de Administración, facultando a la Gerencia para su actualización y ordenando su puntual cumplimiento, siendo debatido, analizado y aprobado por Unanimidad.
Dado en Ibagué a los xx días del mes de Octubre del
