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ACUERDO NÚMERO 

XXX
( xx xxx xx) 

POR EL CUAL SE CREA, Y DISPONE COMISION


EVENTOS SOCIALES SE DICTAN DISPOSIONES
PARA SU CUMPLIMIENTO

El Consejo De Administración COOMUATOLSURE  y


Juntas Directivas FUNCHINCA y ASOGEMA , en uso de
sus Facultades legales, reglamentando disposiciones de
la Asamblea General, acorde a la Ley 454 /98, Estatuto
de la Cooperativa y conforme a las contempladas en el
artículo 19 parágrafo 1 de la ley 79 de 1988, circular
básica contable y financiera y carta circular 004
emitidas por la superintendencia de economía solidaria
y artículos xx 96 numerales 21,22 del ESTATUTO, y
demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que para brindar balance social, acatar las


normas cooperativas aplicar el código de buen gobierno
y código de ética, para la transparencia de las
actuaciones, garantizar los eventos sociales de nuestra
entidad cumplan su real objetivo, debemos planear
disponer organizar y supervisar dichas actuaciones.

SEGUNDO: Para el normal funcionamiento inherente a


la administración, facilitar la prestación de servicios de
la cooperativa, es preciso contar con el apoyo de
asociados y delegados, organizados en comisiones
especiales.

TERCERO: Es deber del Consejo de Administración y


Juntas Directivas emanar las disposiciones ajustadas a
derecho, para obligatorio cumplimiento de los
asociados, delegados, la Gerencia, y empleados

ACUERDA

ARTICULO PRIMERO. Integrar una comisión


interdisciplinaria conformada por directivos, delegados
y asociados, comité de deportes, Educación, Damas
Voluntarias, para planear aconsejar y ayudar en la
realización de los eventos sociales de
COOMUATOLSURE y sus ENTIDADES AUXILIARES,
cumpliendo sus funciones en beneficio de los asociados
y la comunidad en general, de conformidad con el
estatuto, circulares básicas contables y jurídicas,
código civil y concordante con el artículo 23 del Código
de comercio siendo la responsabilidad hasta por la
culpa levísima.

ARTICULO SEGUNDO. Esta COMISION EVENTOS


SOCIALES deberá conformarse por cada consejo de
Administración, en la medida que los parámetros
legales lo exijan, y las  disposiciones de la Honorable
Asamblea lo estimen pertinente.

ARTICULO TERCERO. La COMISION EVENTOS


SOCIALES elaborara el proyecto de acuerdo con los
planes de los eventos sociales, plasmando sus
recomendaciones para el Visto Bueno del Consejo de
Administración, dejando expresa constancia de las
cotizaciones realizadas, los menús, obsequios o regalos
como el costo aproximado de cada evento, dejando
claridad sobre la participación de los asociados
DELEGADOS de cada regional y apoyo de la Gerencia
coordinación con la Junta de Vigilancia , los medios
utilizados, Fechas y horas de comunicación

PARAGRAFO: el Señor Gerente en compañía del


Contador, presentaran al Consejo de Administración al
inicio de la vigencia fiscal en el cronograma de ejecución
de presupuesto, los EVENTOS SOCIALES DEL AÑO,
actualizando la relación de proveedores y cotizaciones
efectuadas por cada regional, verificando idoneidad y
veracidad de los costos y gastos, se debe tener en
cuenta las contrataciones deben ser sobre el real
consumo y por consignación.

La Gerencia en coordinación con LA COMISION DE


EVENTOS SOCIALES el jefe de Relaciones Publicas,
Administrador de la sede social, para los eventos de la
ZONA 1 IBAGUE  debe vender servicios de la sede
social integrando a FUNCHINCA, con nuestro propios
recursos e inventarios, recordando FUNCHINCA deberá
realizar todos sus eventos en ASOGEMA, en las demás
regionales se debe contar con mínimo tres cotizaciones
de lugar a realizar el evento costos transporte y menú.

ARTICULO CUARTO: En la Fiesta del Asociado se debe


programar el gasto para todos y cada uno de los
asociados activos, en caso de que no pueda asistir, la
Gerencia LA COMISION DE EVENTOS SOCIALES el jefe
de Relaciones Publicas con el apoyo de los comités de
deportes, Educación, Damas Voluntarias, deberá enviar
ya sea por medio de cancillería, medios como inter
rapidísimo, SERVIENTREGA  ENVIA, etc.  a cada
asociado una ancheta o el obsequio determinado en el
presupuesto,  anexándole Boletín Informativo,
portafolio de servicio, copia del estatuto, acumulado de
aportes y si tiene cuenta en fondo vacacional ASOGEMA
y mínimo el  botón escudo distintivo de nuestra
cooperativa, si cumple requisitos para la otorgación de
la medalla se debe programar e imponer dicho mérito
ya sea por servicios ,de fidelidad etc, acorde a lo
reglamentado para la otorgación de las MEDALLA
INIOCENCIO CHINCA, TC SANCHEZ etc.

ARTICULO QUINTO EJEMPLO DE PLANEACION:


Consejo de Administración analiza, modifica y evalúa
periódicamente el presente proyecto FIESTA DE
INTEGRACION DIA DEL ASOCIADO

1° MISIÓN El Consejo de Administración, Juntas


Directivas y en pleno La Administración de la
Cooperativa "Coomuatolsure", con el concurso activo de
Empleados oficina central, Oficina Bogotá, Colegio
Militar funchinca , Sede Social ASOGEMA, los Comités
de educación, Deportes, Damas Voluntarias y los
integrantes de la Comisión Eventos sociales, programan
realizar la FIESTA DE INTEGRACIÓN DIA DEL
ASOCIADO (A).

Los días xx del mes de noviembre del 2014, a partir de


las 10:00 horas hasta las 24:00 horas. la ZONA 1
IBAGUE se realizará en las instalaciones de ASOGEMA
esto es la Sede Social de la Cooperativa, con el fin de
evitar improvisaciones las ZONAS 2,3,4,y5 designaran
el lugar y hora como los menús requieren, si es
necesario transporte deben incluirlo con las respectivas
cotizaciones por aporte  en la solicitud de apoyo para el
evento social DIA DEL ASOCIADO, si su costo es
oneroso se decidirá apoyar con una suma de dinero a
cada asociado para que se dirija por su propios medios
al lugar del evento, si deciden integrase para la fiesta
del asociado en las ZONAS 1 y 2  deberá coordinarse
transporte y alojamiento. La Gerencia cumple las
funciones propias de su cargo, Coordina, dirige, controla
el desarrollo del presente planAutoriza previo visto
bueno del Consejo de Administración los distintos
gastos que demande la actividad, Coordina y gestiona
con los proveedores de la cooperativa la donación de
obsequios, premios, recopilando de todas las entidades
a lo largo del año llevando para tal efecto un libro
anexo, sin perder de vista cada entidad debe aportar
mensualmente 10 salarios mínimos mensuales legales
vigentes para la Fiesta del Asociado (a)s.Así mismo
Firma las distintas cartas para la seguridad del evento
con la Policía Nacional, Ejercito Fiscalía etc.Contrata por
prestación de servicios o de obra o la modalidad cada
ZONA requiera ejemplo música animador, vigilancia
privada logística súper honorarios, recordando en la
medida nuestros empleados de servicios generales de
todas las entidades deberán estar comprometidos en la
ejecución de la actividad, Elaborando el plan de turnos
para los empleados que participan en el evento,
evaluando si sale más económico contratar meseros en
cada regional o desplazar pagando viáticos a nuestros
empleados.

Con los departamentos de sistemas,Talento Humano,


atención al usuario o asociado, directores de
oficina ,secretarias en general ,todos deben apoyar
cada una llamando mínimo 30 asociados, dejando
constancia de la llamada, correo electrónico Faces Book
o medios agoto para localizar al asociado o sus
beneficiarios para el plan difusión y publicidad del
presente plan

Se Dispone la elaboración de las tarjetas de invitación


mismas deben llevar fotografías de nuestras entidades,
motivos propios y no foráneos sistemas elabora la
publicidad a fijar en página web y la cartelera sobre
este evento.Difundiendo a todos los asociados la
información respectiva.

En la ZONA 1 se evitara al máximo el alquiler y


préstamo de sillas, mesas los cuales deben contratarse
con FUNCHICNA y viceversa  y carpas, suministra
tesorería y aporte y crédito deberán entregar y controlar
las boletas de alimentos, bebidas y obsequios,
ASOGEMA tendrá un inventario disponible de
mercancías para la venta ese día, el cual será auditado
y las cuentas entregadas a tesorería al final de la
actividad. 

MENU debe ser variado adjunto envió un y este


segundo  ejemplo
 

el anterior acuerdo fue ordenado en acta xx del xxde


Febrero de 2014 del Consejo de Administración,
facultando a la Gerencia para su actualización y
ordenando su puntual cumplimiento, siendo debatido,
analizado y aprobado por Unanimidad.

Dado en Ibagué a los xx días del mes de Octubre del


2014.

 
COMUNIQUESE, PUBLIQUESE Y CUMPLASE

POR EL HONORABLE CONSEJO DE


ADMINISTRACION

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